Zarządzenie nr 51/03 Wójta Gminy Subkowy z dnia 26 czerwca

Zarządzenie Nr 51/03
Wójta Gminy Subkowy
z dnia 26 czerwca 2003 r.
w sprawie nadania Urzędowi Gminy w Subkowach Regulaminu organizacyjnego.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, zm.: z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz.
984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717) Wójt nadaje
Regulamin organizacyjny
Urzędu Gminy w Subkowach
DZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1.
Regulamin organizacyjny zwany dalej „regulaminem"
funkcjonowania Urzędu Gminy zwanego dalej „urzędem".
określa organizację
i zasady
§ 2.
Ilekroć w regulaminie jest mowa o :
1) radzie należy przez to rozumieć Radę Gminy Subkowy,
2) wójcie, sekretarzu i skarbniku należy przez to rozumieć odpowiednio Wójta Gminy
Subkowy, Sekretarza Gminy Subkowy , Skarbnika Gminy Subkowy,
3) statucie należy przez to rozumieć Statut Gminy Subkowy.
§ 3.
1. Urząd jest jednostką organizacyjną prowadzącą działalność w formie jednostki budżetowej.
2. Siedzibą urzędu jest budynek przy ul. Wybickiego 19 a w Subkowach.
§ 4.
1. Urząd prowadzi obsługę wójta i udziela pomocy w zakresie obsługi kancelaryjnej rady i jej
organów oraz jednostek pomocniczych.
2. Urząd może prowadzić - na podstawie zlecenia - obsługę administracyjną i księgową
gminnych jednostek organizacyjnych oraz gminnych osób prawnych.
DZIAŁ II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA I ZADANIA
1
§ 5.
Kierownikiem urzędu jest wójt.
2) Pracą urzędu - w imieniu wójta - kieruje sekretarz. Sekretarz wykonuje również inne
zadania w ramach umocowań zawartych w upoważnieniach i pełnomocnictwach oraz
ustalonym zakresie czynności.
1)
§ 6.
1. W skład urzędu wchodzą :
1) Referat Finansowy, którego kierownikiem jest skarbnik; w skład referatu wchodzą
ponadto stanowiska do spraw :
a) księgowości podatkowej,
b) ksiegowości budżetowej,
c) ekonomicznych,
d) płac,
e) podatków i opłat lokalnych,
2) samodzielne stanowiska do spraw :
a) organizacyjnych i kadr,
b) obsługi rady gminy,
c) obywatelskich,
d) infrastruktury komunalnej,
e) oświaty i działalności gospodarczej,
f) rolnictwa i mienia komunalnego,
g) obsługi kancelaryjnej,
h) interwencji kryzysowej,
i) inwestycji,
j) promocji,
3) Radca Prawny,
4) Urząd Stanu Cywilnego,
5) Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych.
2. Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik Urzędu Stanu
Cywilnego lub jego zastępca. Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest wójt.
3. Strukturę organizacyjną urzędu , w tym ilość etatów oraz wykaz stanowisk przedstawia
schemat organizacyjny stanowiący załącznik do regulaminu.
§ 7.
1. Skarbnik jest głównym księgowym gminy, a w szczególności wykonuje obowiązki i ponosi
odpowiedzialność w zakresie:
1) prowadzenia rachunkowości urzędu,
2) dokonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
3) prowadzenia wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym, w szczególności w formie kontrasygnaty,
2
4) opracowania projektu materiałów do budżetu,
5) zapewnienia właściwej realizacji budżetu oraz płynności finansowej,
6) prowadzenia analiz i opracowania informacji dotyczących budżetu,
7) prowadzenia bieżącej kontroli finansowej urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych
i gminnych osób prawnych.
2. W przypadku, o którym mowa w § 4 ust. 2 skarbnik lub osoba przez niego upoważniona pełni
obowiązki głównego księgowego.
§ 8.
Referat Finansowy i samodzielne stanowiska pracy prowadzą wszelkie sprawy gminy w zakresie
właściwości wójta jako organu wykonawczego gminy.
§ 9.
1. Do wspólnych zadań Referatu Finansowego i samodzielnych stanowisk pracy należy w
szczególności:
1) przygotowywanie projektów uchwał rady oraz zarządzeń wójta i innych materiałów i
dokumentów przedkładanych tym organom,
2) opracowywanie propozycji do projektu budżetu oraz prawidłowa realizacja budżetu w
części dotyczącej zakresu działania,
3) opracowywanie planów, analiz, informacji i sprawozdań w ramach prowadzonych spraw,
4) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań oraz sprawnej i uprzejmej obsługi
interesantów,
5) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania oraz skargi i wnioski kierowane
do wójta ,
6) racjonalne gospodarowanie powierzonym mieniem,
7) prowadzenie w zakresie swojej właściwości postępowań administracyjnych w
indywidualnych sprawach oraz przygotowywanie projektów decyzji i postanowień,
8) sprawne współdziałanie z innymi stanowiskami pracy i gminnymi jednostkami
organizacyjnymi oraz gminnymi osobami prawnymi w sprawach wymagających
uzgodnień,
9) przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych, ochrony informacji niejawnych oraz
dostępu do informacji publicznej.
2. Szczegółowe zadania i kompetencje oraz odpowiedzialność pracowników określają zakresy
czynności.
DZIAŁ III. PRACOWNICY URZĘDU
3
Rozdział I
Podstawowe prawa i obowiązki pracownika samorządowego
§ 10.
Podstawowe prawa i obowiązki pracownika samorządowego reguluje ustawa o pracownikach
samorządowych.
Ponadto:
1) przy przyjęciu do pracy pracownik zapoznaje się ze statutem , regulaminem , zasadami
bhp i ppoż. oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, informacji
niejawnych oraz dostępu do informacji publicznej,
2) pracownik obowiązany jest do punktualnego przybywania do pracy i podpisywania listy
obecności przed godziną rozpoczęcia pracy,
3) czas nieprzepracowany powinien być rejestrowany i rozliczany,
4)
pracownikowi przysługuje prawo do korzystania z 15 minutowej przerwy w pracy ,
wliczonej do czasu pracy ,w celu spożycia posiłku,
5)
pracownik w godzinach pracy może opuścić budynek urzędu jedynie po uprzednim
uzyskaniu zezwolenia wójta lub sekretarza,
6) przed opuszczeniem budynku urzędu pracownik obowiązany jest wpisać swoje wyjście
do książki ewidencyjnej ,podając czas ,miejsce i cel wyjścia oraz przewidywany czas
powrotu. W przypadku opuszczenia pomieszczenia biurowego przez wszystkich
pracowników na jego drzwiach należy wywiesić informację o przewidywanym
powrocie oraz o zastępstwie na danym stanowisku,
7) pracownicy obowiązani są do utrzymania i przestrzegania porządku , czystości i estetyki
pomieszczeń biurowych, a na drzwiach pomieszczeń biurowych powinny być
umieszczone wywieszki zawierające
nazwisko i imię oraz stanowisko służbowe
pracownika zatrudnionego w biurze. Zaistniałe zmiany powinny być niezwłocznie
aktualizowane,
8) po zakończeniu pracy pracownicy obowiązani są do zabezpieczenia pomieszczeń
biurowych, a w szczególności znajdujących się w nich dokumentów, maszyn do
pisania i liczenia, komputerów oraz do zamknięcia biurek i szaf,
9) klucze od pomieszczeń biurowych należy pozostawić w gablocie znajdującej się w
sekretariacie urzędu, najpóźniej w ciągu 15 minut po zakończeniu pracy,
10) obecność na terenie urzędu poza ustalonymi godzinami pracy wymaga zgody wójta lub
sekretarza i podlega odnotowaniu w książce,
11) wszelkie przedmioty i urządzenia oddane do użytku służbowego pracownik obowiązany
jest utrzymać w należytym porządku i zgodnie z ich przeznaczeniem na zasadach
określonych w Kodeksie pracy,
12) zabrania się wynoszenia przez pracowników z pomieszczeń biurowych jakichkolwiek
przedmiotów, materiałów, dokumentów i narzędzi bez uprzedniego uzyskania zgody
sekretarza,
13)
w przypadku zauważenia pożaru lub innego niebezpieczeństwa pracownik powinien
postępować zgodnie z instrukcją bezpieczeństwa pożarowego.
4
Rozdział 2
Czas pracy
§ 11.
1. Czas pracy pracowników urzędu określa ustawa o pracownikach samorządowych.
2. Czas pracy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalają strony tj.
pracodawca i pracownik w indywidualnych umowach o pracę w stosunku proporcjonalnym
do obowiązującego pełnego wymiaru czasu pracy.
§ 12.
Dniami wolnymi od pracy oprócz niedziel i uznanych świąt są wszystkie soboty.
§ 13.
Szczegółowy rozkład czasu pracy ustala wójt z uwzględnieniem zasady , że do kierowców
autobusów można zastosować przerywany czas pracy, zgodnie z art.129 6. Kodeksu pracy.
§ 14.
1. Wykonywanie pracy poza normalnymi godzinami następuje na podstawie polecenia wójta lub
sekretarza .
2. W zamian za czas przepracowany ponad ustaloną normę , pracownikowi na jego wniosek
udziela się czasu wolnego od pracy w tym samym wymiarze.
§ 15.
Zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy
regulują obowiązujące w tym zakresie przepisy.
§ 16.
1. Czas pracy powinien być przez każdego pracownika wykorzystywany na wykonywanie pracy
zawodowej. Załatwianie spraw osobistych i innych nie związanych z pracą zawodową
powinno odbywać się w czasie wolnym od pracy.
2. Załatwianie spraw, o których mowa w pkt 1 w czasie godzin pracy jest dopuszczalne tylko w
razie umotywowanej konieczności. Zwolnień tych udziela wójt lub sekretarz.
3. Za czas zwolnienia od pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jeżeli odpracował czas
zwolnienia w czasie wolnym od pracy według zasad i w trybie ustalonym przez
bezpośredniego przełożonego .
§ 17.
5
1. Urlopów wypoczynkowych , z zastrzeżeniem ust. 2, udziela pracownikom wójt lub sekretarz
na podstawie rocznego planu urlopów , opracowanego przez pracownika ds. organizacyjnych
i kadr w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.
2. Urlopów wypoczynkowych pracownikom Referatu Finansowego zatrudnionym na umowę o
pracę udziela się po uzyskaniu akceptacji skarbnika.
3. Wymiar i zasady udzielania urlopów wypoczynkowych regulują przepisy działu siódmego
Kodeksu pracy oraz odpowiednie przepisy wykonawcze.
§ 18.
1. Wójt - na pisemny wniosek pracownika - może udzielić urlopu bezpłatnego , jeżeli nie
spowoduje to zakłócenia normalnego toku pracy w urzędzie.
2. Wójt na wniosek pracownika udziela urlopu wychowawczego zgodnie z obowiązującymi w
tym zakresie przepisami.
3. Przy udzielaniu zwolnień od pracy dotyczących kształcenia i urlopów szkoleniowych oraz
urlopów okolicznościowych przysługujących w oparciu o obowiązujące przepisy stosuje się
odpowiednio § 17 ust. 1.
Rozdział 3
Narady
§ 19.
1. W celu przekazania zakresu i sposobu realizacji zadań, rozliczenia wykonania wcześniej
postawionych zadań oraz przekazania informacji mających znaczenie dla działalności urzędu
mogą być organizowane narady pracowników, w tym z udziałem kierowników gminnych
jednostek organizacyjnych oraz gminnych osób prawnych.
2. Narady, o których mowa w ust. 1 zwołuje i prowadzi wójt.
3. Z każdej narady sekretarz lub inna osoba wyznaczona przez wójta sporządza protokół ustaleń.
Rozdział 4
Nagrody i wyróżnienia
§ 20.
1. Pracownikom samorządowym , którzy wzorowo wykonują obowiązki, przejawiają inicjatywę
w pracy i doskonalą sposób jej wykonywania mogą być przyznane nagrody i wyróżnienia
2. Nagrody i wyróżnienia pracownikom przyznaje wójt.
3. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych
pracownika.
Rozdział 5
Terminy, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia za pracę
6
§ 21.
1. Wypłata wynagrodzenia za pracę dla pracowników ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem
następuje z dołu w dzień poprzedzający ostatni dzień miesiąca.
2. Wypłata dla pracowników wynagradzanych według stawki godzinowej następuje z dołu w
pierwszy piątek każdego następnego miesiąca.
3. W przypadku gdy dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy wypłata wynagrodzenia odbywa
się w dniu poprzedzającym ten dzień.
§ 22.
Wypłatę wynagrodzenia za pracę dokonuje się w kasie urzędu lub na konto wskazane przez
pracownika.
DZIAŁ IV. ZAŁATWIANIE SPRAW
Rozdział 1
Zasady ogólne
§ 23.
1. Przy załatwianiu spraw z zakresu administracji publicznej pracownicy stosują przepisy
kodeksu postępowania administracyjnego lub inne przepisy proceduralne, a w dziedzinie
merytorycznej przepisy prawne normujące dany dział gospodarki.
2. Pracownicy są zobowiązani do zaznajomienia się z obowiązującymi przepisami prawa, których
znajomość wymagana jest na stanowisku pracy.
3. Pracownik ds. organizacyjnych i kadr czuwa nad tym , aby ukazujące się przepisy prawne i
inne akty normatywne docierały na stanowiska pracy.
§ 24.
1. Pracownicy załatwiający indywidualne sprawy interesantów są obowiązani do należytego i
wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących
mieć wpływ na ustalenie praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania
administracyjnego oraz czuwają nad tym ,aby strony i inne osoby uczestniczące w
postępowaniu nie ponosiły szkody z powodu nieznajomości prawa i w tym celu udzielają
niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.
2. Pracownicy załatwiając sprawy przestrzegają terminów ich załatwiania.
3.Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie określa instrukcja
kancelaryjna.
Rozdział 2
Opracowywanie projektów aktów prawnych
7
§ 25.
1. Wójt wydaje na podstawie regulaminu zarządzenia, w szczególności w sprawach z zakresu:
1) prawa pracy,
2) organizacji pracy urzędu.
2. Zarządzenie wydane na podstawie ustawy i rozporządzenia nie wymaga uzasadnienia , chyba,
że przepis odrębny tak stanowi.
3. Wójt może określić zarządzeniem zasady wykonywania obsługi prawnej.
§ 26.
1. Projekty uchwał rady i zarządzeń wójta przygotowują właściwi pod względem merytorycznym
pracownicy urzędu lub kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych.
2. Projekty aktów prawnych opracowuje się przy odpowiednim zastosowaniu zasad techniki
prawodawczej ustalonych dla organów administracji rządowej.
3. Do projektu aktów prawnych należy dołączyć uzasadnienie , które w sposób jasny i
wyczerpujący oraz zwięzły i konkretny przedstawia stosunki faktyczne w dziedzinie
stanowiącej przedmiot objęty regulacją. Uzasadnienie zawiera datę sporządzenia projektu
aktu prawnego.
4. Opracowany projekt aktu prawnego po zaopiniowaniu przez radcę prawnego kierowany jest do
sekretarza .
5. Uchwały i zarządzenia po ich podpisaniu podlegają zaewidencjonowaniu w prowadzonych w
urzędzie rejestrach.
6. Zarządzenie numeruje się uwzględniając numer kolejny zarządzenia i rok jego wydania.
Rozdział 3
Podpisywanie pism
§ 27.
1. Wójt podpisuje wszelkie dokumenty związane z kierowaniem bieżącymi sprawami Gminy,
a w szczególności pisma :
1) kierowane do :
a) naczelnych i centralnych organów władzy i administracji państwowej oraz terenowych
organów administracji rządowej,
b) rady,
c) organów innych jednostek samorządu terytorialnego,
d) stowarzyszeń gmin oraz regionalnej izby obrachunkowej,
2) stanowiące:
a) odpowiedzi na interpelacje i zapytania oraz skargi i wnioski, oświadczenia woli,
pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu i w imieniu gminy, w tym
do reprezentowania gminy przed sądami powszechnymi i innymi organami
orzekającymi,
b) decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej , postanowienia i
zaświadczenia , z zastrzeżeniem § 28,
8
3) ponadto:
a) mające ze względu na swój charakter duże znaczenie dla spraw społeczno gospodarczych gminy,
b) wyrażające stanowisko wójta,
c) stwierdzające podjęte czynności należące do kompetencji wójta,
d) związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz,
e) dotyczące nawiązania, trwania i rozwiązania stosunku pracy pracowników urzędu.
2. Sekretarz i skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do
podpisu wójta.
3. Wójt może upoważnić sekretarza do podpisywania dokumentów w swoim imieniu.
§ 28.
Wójt może upoważnić pracownika do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych
sprawach z zakresu administracji publicznej oraz innych dokumentów w sprawach
indywidualnych , do których stosuje się przepisy odrębne.
§ 29.
Pracownik przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, postanowień i
zaświadczeń , parafuje je swoim podpisem umieszczonym na końcu projektu tekstu po lewej
stronie kopii pisma.
§ 30.
Przy oznaczaniu akt z poszczególnych stanowisk stosuje się symbole określone w schemacie
organizacyjnym.
Rozdział 4
Podróże służbowe
§ 31.
Cele służbowe urzędu w ramach delegacji służbowych mogą być zaspokojone - na wniosek
pracownika, za zgodą pracodawcy - przy użyciu samochodów osobowych, motocykli i
motorowerów stanowiących własność pracownika.
§ 32.
Za przejazd w podróży służbowej własnym samochodem osobowym, motocyklem lub
motorowerem pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej
iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu w wysokości
9
maksymalnych stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z
tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U.Nr 236, poz.1990).
§ 33.
Stawka za jeden kilometr przebiegu, o której mowa w § 31, ulega zmianie w stopniu
odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług
konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana następuje od
pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa
budżetowa w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej.
DZIAŁ V. SKARGI I WNIOSKI
§ 34.
1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach
od 8.00 do 10.00.
2. Sekretarz przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy
urzędu, a w poniedziałki do godziny 15.30.
3. Rejestr skarg i wniosków prowadzi pracownik sekretariatu.
DZIAŁ VI. KONTROLA WEWNĘTRZNA I ZEWNĘTRZNA
§ 35.
1. Kontrolę wewnętrzną w urzędzie sprawuje : wójt , sekretarz i skarbnik
2. Kontrolę wewnętrzną mogą prowadzić również pracownicy urzędu na podstawie pisemnego
upoważnienia wójta.
§ 36.
Kontrolę w gminnych jednostkach organizacyjnych zarządza wójt.
Kontrolę wykonuje sekretarz , skarbnik lub inni wyznaczeni przez wójta pracownicy urzędu na
podstawie pisemnego upoważnienia.
DZIAŁ VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 37.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
10
Wójt Gminy Subkowy
mgr Mirosław Murzydło
11