Korespondencja seryjna. Kiedy tworzymy korespondencję seryjną

Korespondencja seryjna.
Kiedy tworzymy korespondencję seryjną?
Korespondencję seryjną tworzymy wtedy, kiedy mamy do zrobienia wiele
dokumentów według szablonu np. dyplom, zaproszenie, zawiadomienie, upomnienie
itp. Tego typu dokumenty posiadają pewne elementy stałe jak zwroty
grzecznościowe, tło, grafika oraz elementy zmienne jak np. dane personalne osób.
Aby nie kopiować szablonu dokumentu na wiele stron wykorzystujemy
korespondencje seryjną.
Dokument korespondencji seryjnej składa się z dwóch elementów:
- dokumentu głównego (początkowego), który jest dokumentem programu MS Word
i znajdują się w nim elementy statyczne (szablon)
- źródła danych. Źródło danych zawiera elementy dynamiczne (te które będą się na
dokumencie zmieniać). Źródłem danych jest tabela, której kolumny (pola) to zmienne.
Wiersze (rekordy) tabeli reprezentują ilość dokumentów korespondencji. Tabela
zawierająca źródło danych może być zapisana w dokumencie edytora tekstu,
arkusza kalkulacyjnego czy bazy danych.
Korespondencję seryjną możemy tworzyć wykorzystując kreator korespondencji
seryjnej. W tym celu uruchamiamy menu główne Narzędzia Listy i dokumenty
wysyłkowe  Korespondencja seryjna…
Rys.1: Tworzenie korespondencji seryjnej.
Po uruchomieniu tej funkcji kreator korespondencji seyjnej przeprowadzi nas w kilku
krokach przez proces jej tworzenia.
1. Wybór typu dokumentu głównego (początkowego)
Wybieramy nad jakim typem dokumentu będziemy pracować (listy,
wiadomości e-mail, koperty, etykiety, katalog)
2. Wybór dokumentu głównego (początkowego)
Wybieramy dokument początkowy korespondencji seryjnej. Możemy użyć
bieżącego dokumentu, który jest otwarty w programie MS Word, możemy
wybrać inny wcześniej przygotowany i zapisany dokument lub użyć szablonu.
3. Wybór źródła danych.
W tym miejscu możemy użyć istniejącej bazy danych wybierając ją z dysku za
pomocą opcji Przeglądaj… lub wpisać nową listę. Po zaznaczeniu opcji
Wpisz nową listę pojawi się opcja Utwórz…
Wybór opcji Utwórz… uruchomi nam okno formularza:
Rys. 2: Okno formularza
Jest to formularz kolumnowy, którego poszczególne pola odzwierciedlają
kolumny w tabeli. Jeżeli nie potrzebujemy tak dużo pól jak proponuje nam
kreator wybieramy przycisk Dostosuj… znajdujący się po prawej stronie w
dolnej części okna.
Po ustaleniu jakie pola będziemy wykorzystywać wypełniamy formularz, a
przycisk Nowa pozycja pozwala na dodawać kolejne wiersze (rekordy do
tabeli)
Gdy skończymy wprowadzać dane przycisk Zamknij znajdujący się w dolnym
prawym rogu okna zamyka formularz jednocześnie dając możliwość zapisania
danych na dysku.
4. W kroku czwartym możemy ukończyć tworzenie dokumentu początkowego
poprzez dodanie pól korespondencji seryjnej z bazy danych.
5. Krok piaty pozwala przejrzeć bazę danych, edytować tabelę w celu
wprowadzania zmian
6. W ostatnim kroku scalamy dokument korespondencji seryjnej.
Innym sposobem tworzenia korespondencji seryjnej jest:
- przygotowanie źródła danych (tabeli z danym)
- utworzenie dokumentu głównego (początkowego) korespondencji w programie
MS Word
- wykorzystanie paska narzędzi korespondencji seryjnej w celu podpięcia źródła
danych, wstawienia pól korespondencji seryjnej oraz scalenia dokumentu
Ustaw typ dokumentu
Otwórz źródło danych
Adresaci korespondencji (podgląd i edycja)
Wstawianie pól korespondencji seryjnej
Scalanie do dokumentu
Scalanie do drukarki