Korespondencja seryjna. Kiedy tworzymy korespondencję seryjną
Transkrypt
Korespondencja seryjna. Kiedy tworzymy korespondencję seryjną
Korespondencja seryjna. Kiedy tworzymy korespondencję seryjną? Korespondencję seryjną tworzymy wtedy, kiedy mamy do zrobienia wiele dokumentów według szablonu np. dyplom, zaproszenie, zawiadomienie, upomnienie itp. Tego typu dokumenty posiadają pewne elementy stałe jak zwroty grzecznościowe, tło, grafika oraz elementy zmienne jak np. dane personalne osób. Aby nie kopiować szablonu dokumentu na wiele stron wykorzystujemy korespondencje seryjną. Dokument korespondencji seryjnej składa się z dwóch elementów: - dokumentu głównego (początkowego), który jest dokumentem programu MS Word i znajdują się w nim elementy statyczne (szablon) - źródła danych. Źródło danych zawiera elementy dynamiczne (te które będą się na dokumencie zmieniać). Źródłem danych jest tabela, której kolumny (pola) to zmienne. Wiersze (rekordy) tabeli reprezentują ilość dokumentów korespondencji. Tabela zawierająca źródło danych może być zapisana w dokumencie edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego czy bazy danych. Korespondencję seryjną możemy tworzyć wykorzystując kreator korespondencji seryjnej. W tym celu uruchamiamy menu główne Narzędzia Listy i dokumenty wysyłkowe Korespondencja seryjna… Rys.1: Tworzenie korespondencji seryjnej. Po uruchomieniu tej funkcji kreator korespondencji seyjnej przeprowadzi nas w kilku krokach przez proces jej tworzenia. 1. Wybór typu dokumentu głównego (początkowego) Wybieramy nad jakim typem dokumentu będziemy pracować (listy, wiadomości e-mail, koperty, etykiety, katalog) 2. Wybór dokumentu głównego (początkowego) Wybieramy dokument początkowy korespondencji seryjnej. Możemy użyć bieżącego dokumentu, który jest otwarty w programie MS Word, możemy wybrać inny wcześniej przygotowany i zapisany dokument lub użyć szablonu. 3. Wybór źródła danych. W tym miejscu możemy użyć istniejącej bazy danych wybierając ją z dysku za pomocą opcji Przeglądaj… lub wpisać nową listę. Po zaznaczeniu opcji Wpisz nową listę pojawi się opcja Utwórz… Wybór opcji Utwórz… uruchomi nam okno formularza: Rys. 2: Okno formularza Jest to formularz kolumnowy, którego poszczególne pola odzwierciedlają kolumny w tabeli. Jeżeli nie potrzebujemy tak dużo pól jak proponuje nam kreator wybieramy przycisk Dostosuj… znajdujący się po prawej stronie w dolnej części okna. Po ustaleniu jakie pola będziemy wykorzystywać wypełniamy formularz, a przycisk Nowa pozycja pozwala na dodawać kolejne wiersze (rekordy do tabeli) Gdy skończymy wprowadzać dane przycisk Zamknij znajdujący się w dolnym prawym rogu okna zamyka formularz jednocześnie dając możliwość zapisania danych na dysku. 4. W kroku czwartym możemy ukończyć tworzenie dokumentu początkowego poprzez dodanie pól korespondencji seryjnej z bazy danych. 5. Krok piaty pozwala przejrzeć bazę danych, edytować tabelę w celu wprowadzania zmian 6. W ostatnim kroku scalamy dokument korespondencji seryjnej. Innym sposobem tworzenia korespondencji seryjnej jest: - przygotowanie źródła danych (tabeli z danym) - utworzenie dokumentu głównego (początkowego) korespondencji w programie MS Word - wykorzystanie paska narzędzi korespondencji seryjnej w celu podpięcia źródła danych, wstawienia pól korespondencji seryjnej oraz scalenia dokumentu Ustaw typ dokumentu Otwórz źródło danych Adresaci korespondencji (podgląd i edycja) Wstawianie pól korespondencji seryjnej Scalanie do dokumentu Scalanie do drukarki