Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA ŁÓDZKI
Łódź, dnia 30.06. 2011 r.
ZN.431.3.2011
Pan
Jacek Winiarski
Dyrektor
Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
1. Podstawa prawna kontroli - art. 15 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r.
o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1282) i Zarządzenie Nr 210/2010 Wojewody
Łódzkiego z dnia 1 lipca 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi.
Rodzaj kontroli – kontrola problemowa.
Data i miejsce przeprowadzenia kontroli – 18 - 31 maja 2011 r. Wydział Spraw Obywatelskich
i Cudzoziemców, ul. Piotrkowska 103, 90 - 425 Łódź.
Przedmiot i zakres kontroli - sprawdzenie przestrzegania instrukcji klasyfikowania, ochrony
i przetwarzania dokumentów niejawnych oraz przestrzegania przepisów dotyczących dokumentów
niejawnych, w tym kontrola z zakresu obiegu dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” z lat
2009 – 2011 dotycząca prawidłowego prowadzenia dzienników ewidencyjnych, przestrzegania procedur
nakładania klauzul i znajomości przepisów u pracowników posiadających dostęp do dokumentów
niejawnych.
Informacja o podpisaniu lub odmowie podpisania oraz zgłoszeniu zastrzeżeń do protokołu kontroli – dnia
17 czerwca 2011 r. podpisano protokół kontroli. Brak zastrzeżeń.
2. Ocena badanej działalności podmiotu kontrolowanego, wynikającą z ustaleń zawartych
w protokole kontroli i dodatkowych wyjaśnień /o ile zostały złożone/ - pozytywna z uchybieniami.
3. Opis przyczyn powstania, zakres i skutki stwierdzonych nieprawidłowości oraz wskazanie osób
odpowiedzialnych za ich powstanie – przeprowadzona kontrola wykazała, że narzucony przez Wydział
Prawny, Nadzoru i Kontroli obieg protokołów z kontroli przeprowadzanych przez pracowników oddziału
spraw obywatelskich wprowadził ogromny bałagan ewidencyjny w obu wydziałach. Przesyłane protokoły
do Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli celem zapoznania się z nimi, a zwłaszcza odesłanie ich za
pismem przewodnim z powrotem do oddziału spraw obywatelskich - zawierają wiele nieprawidłowości
głównie w pismach przewodnich do tych protokołów (brak poprawnie oznaczonych załączników,
zapominanie o numerze z dziennika korespondencji, nie zawsze wpisywano informację
o przekazaniu protokołów za pomocą książki doręczeń przesyłek miejscowych).
W związku z wykrytymi nieprawidłowościami w tym zakresie, które dały podstawę do domniemania, że
takie same błędy zostały popełnione w Wydziale Prawnym, Nadzoru i Kontroli kontrolujący zwrócili się
o przedstawienie i rozliczenie ewidencji tych protokołów przez pracownika tegoż wydziału. Należy
anulować dotychczasowe dodatkowe zakresy obowiązków opracowane przez Pełnomocnika Wojewody
ds. Ochrony Informacji Niejawnych dla pracowników odpowiadających za dokumenty niejawne (m.in. za
wytwarzanie, ewidencjonowanie, przechowywanie i udostępnianie) i wpisać te zadania dotyczące
odpowiedzialności za dokumenty niejawne, do każdego zakresu obowiązków poszczególnego
pracownika wydziału mającego dostęp do informacji niejawnych na danym stanowisku pracy.
Kontrolujący poinstruowali również pracowników o stosowaniu nowych zasad zmiany klauzuli na
dokumentach, zgodnie z nowymi przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych.
4. Uwagi, wnioski i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości – według
kontrolujących celem ograniczenia błędów i wielokrotnej ewidencji tych samych dokumentów
niejawnych w obu wydziałach (protokołów kontrolnych), należało wprowadzić ewidencję samych
protokołów bez wytwarzania pism przewodnich i przekazywać je między wydziałami za pomocą
ewidencji w książce doręczeń przesyłek miejscowych. Stwierdzono pilną potrzebę aktualizacji przez
Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców zakresów obowiązków pracowników,
mających dostęp do informacji niejawnych. Osoby kontrolujące udzielały pracownikom instruktażu
dotyczącego wyjaśniania niejasności czy wątpliwości powodujące stwierdzone nieprawidłowości
w dziennikach dokumentów niejawnych.
5. W przypadku zaleceń pokontrolnych - Kierownik podmiotu kontrolowanego w ma obowiązek
wykonania działań zgodnie z § 38 regulaminu kontroli.
6. Informacja o usunięciu nieprawidłowości po sporządzeniu protokołu kontroli – brak nieprawidłowości.
Wnioski i zalecenia w trakcie realizacji.
Z całością dokumentacji kontroli można zapoznać się w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych
ŁUW w Łodzi, ul. Piotrkowska 104, III p, pokój nr 309.
Rozdzielnik:
Egz. 1 – podmiot kontrolowany.
Egz. 2 – wersja elektroniczna do BIP
Egz. 3 - a/a