Zarzadzenie Nr 10/14 - BIP - Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy

Zarz^dzenie Nr #i./2014
Starosty Bydgoskiego
z dnia '#£ kwietnia 2014 r.
w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamowien publicznych do 30 000 euro
w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy.
Na podstawie §43 ust. 4 pkt 2 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego
w Bydgoszczy wprowadzonego Uchwat^ Nr 261/XXIV/12 Rady Powiatu Bydgoskiego z dnia
20 grudnia 2012 r. z pozn. zm.
zarz^dzam, co nast^puje
§1. Uwzgl^dniajqc przepisy art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2013, poz. 885 z pozn. zm.) oraz art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamowien publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 907 z pozn. zm.), w celu dostosowania regulacji
wewn^trznych w zakresie realizacji zamowien publicznych o wartosci szacunkowej do 30000 euro
do nowych uregulowan prawnych w przepisach o zamowieniach publicznych, atakze celem
zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarz^dczej, wprowadzam
Regulamin udzielania zam6wien publicznych do 30 000 euro w Starostwie Powiatowym
w Bydgoszczy, w brzmieniu Zal^cznika do Zarz^dzenia.
§2. Dyrektorzy wydzialow Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy realizuj^c zamowienia na dostawy,
uslugi i roboty budowlane, ktorych wartosc szacunkowa nie przekracza wyrazonej w zlotych
rownowartosci 30 000 euro sa. odpowiedzialni za przestrzeganie Regulaminu, o ktorym mowa w § 1.
§3. Nadzor nad realizacj^ zamowien publicznych do 30 000 euro w zakresie przestrzegania planu
finansowego Starostwa sprawuje Skarbnik Powiatu,
§4. Nadzor nad realizacj^ Zarzqdzenia sprawuje Sekretarz Powiatu.
§5.Traci moc Zarz^dzenie Nr 27/2012 Starosty Bydgoskiego z dnia 12 grudnia 2012 r. w sprawie
wprowadzenia Regulaminu udzielania zamowien publicznych do 14 000 euro w Starostwie
Powiatowym w Bydgoszczy.
§6. Zarz^dzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania.
STJ|ROSTA BYDGOSKI
WOfCIECH FKJRZYCH
planowa
oraz zanfowieii
Oanuta
^—sjjyrektpr
dziatuy6rg£niza
Spraw.Obywatelskich
ew.
vfainik
Sekreta
Zalacznik
do Zarsjdzenia Mr .
Starosty Bydgoskiego
z dnia £#kwietnia2014 r.
REGULAMIN UDZIELANIA ZAMOWIEN PUBLICZNYCH DO 30 000 EURO
W STAROSTWIE POWIATOWYM W BYDGOSZCZY
1.
DEFINICJE
§1 Ilekroc w postanowieniach Regulaminu udzielania zamowien publicznych, ktorych wartosc
nie przekracza wyrazonej w ztotych rownowartosci kwoty 30 000 euro poshizono si? poj?ciem:
1. Starosta
nalezy przez to rozumiec Staroste Bydgoskiego,
2. Sekretarz
nalezy przez to rozumiec Sekretarza Powiatu
Bydgoskiego,
3. Skarbnik
nalezy przez to rozumiec Skarbnika Powiatu
Bydgoskiego,
4. Powiat
nalezy przez to rozumiec Powiat Bydgoski,
5. Starostwo
nalezy przez to rozumiec Starostwo Powiatowe
w Bydgos/czy,
6. WF-K
nalezy przez to rozumiec Wydzial FinansowoKsi^gowy,
7. WOiSO
nalezy przez to rozumiec Wydziat Organizacyjny
i Spraw Obywatelskich,
8. Kodeks Cywilny
nalezy przez to rozumiec ustaw? z dnia 23 kwietnia
1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z2014 r. poz. 121),
9. Ustawa
nalezy przez to rozumiec ustaw$ z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamowien publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z pozn. zm.),
10. Rozporzadzenie
nalezy przez to rozumiec Rozporzaxdzenie Prezesa
Rady Ministrow z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie sredniego kursu zJotego w stosunku
do euro stanowi^cego podstawe przeliczania wartosci zamowien publicznych (Dz. U. z 2013 r.
poz. 1692),
1 1 Zarzijclzenic
nalezy przez to rozumiec Zarzadzenie Starosty
Bydgoskiego w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamowien publicznych
do 30 000 euro w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy,
12. Regulamin
nalezy przez to rozumiec Regulamin udzielania
zamowien publicznych do 30 000 euro w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy,
13. Zamowienie publiczne
nalezy przez to rozumiec kazde odptatne zamowienie,
ktorego przedmiotem s^ dostawy, uslugi lub roboty budowlane o wartosci do 30 000 euro,
14. Wnioskodawca
nalezy przez to rozumiec dyrektora wydzialu lub
osob$ przez niego upowazniona^ realizujqcego zamowienia zgodnie z kompetencjami
okreslonymi w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy,
15. Oferta najkorzystniejsza
nalezy przez to rozumiec ofert? z najnizszq cena^ lub
przedstawiaj^cq najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagan okreslonych w stosunku
do danego przedmiotu zamowienia,
16. Wniosek
nalezy przez to rozumiec wniosek o wyrazenie zgody
na realizacje zamowienia do 30 000 euro,
17. BIP
nalezy przez to rozumiec strong internetow^ na ktorej
udostepniony jest Biuletyn mformacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy.
II. ZASADYOGOLNE
§2
I. Regulamin okresla procedury dokonyvvania zamowieri publicznych w Starostwie Powiatowym
w Bydgoszczy, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty
30 000 euro.
§3
1. Przedmiot zamowienia opisuje si? w sposob jednoznaczny i wyczerpujacy, za pomocq.
dostatecznie dokladnych i zrozumiafych okresleii, uwzgl?dniajac wszystkie wymagania
i okolicznosci mog^ce miec wptyw na sporzadzenie oferty.
2. Podstaw^ ustalenia wartosci zamowienia jest catkoxvite szacunkowe wynagrodzenie
wykonawcy, bez podatku od towarow i usfug.
3. Do przeliczenia wartosci zamowien publicznych stosuje si? sredni kurs zlotego w stosunku
do euro okreslony w Rozporzadzeniu, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 Ustawy.
4. Niedopuszczalne jest dzielenie zamowienia na cz?sci lub zanizanie jego wartosci w celu
unikni?cia obowiazku stosowania przepisow Ustawy oraz niniejszego Regulaminu.
5. Przy ustalaniu wartosci zamowienia konieczna jest wspolpraca pomi?dzy wydzialami
w odniesieniu do sumowania wartosci zamowien tego samego rodzaju, na realizacj^ ktorych
Wnioskodawcy planuj^ zabezpieczenie fmansowe w roznych rozdzialach klasyfikacji
budzetowej.
§4
1. Osobami odpowiedzialnymi za realizacj? zamowien do 30 000 euro s^ dyrektorzy wydziatow
realizujacy zadania w zakresie kompetencji okreslonych Regulaminem Organizacyjnym
Starostwa oraz w ramach planu wydatkow pozostajacych w dyspozycji danego wydzialu
zgodnie z przyje^ na dany rok uchwat^ budzetowa^
2. W przypadku nie spemiania warunku zabezpieczenia srodkow na realizacj^ zamowienia
nie ma mozliwosci dokonywania zamowien, z wy^czeniem sytuacji, w ktorych fmansowanie
zamowienia moze nastapic w scisrym uzgodnieniu z innym wydzialem dysponujacym
srodkami oraz Skarbnikiem.
§5
Wszelkie czynnosci wynikaj^ce z niniejszego Regulaminu wykonuje si? z uwzgl^dnieniem zasad
dokonywania wydatkow i zaci^gania zobowiazari, bior^c pod uwag$ w szczegolnosci,
ze dokonywanie wydatkow musi nast^powac w sposob celowy i oszcz^dny, z zachowaniem zasad:
uzyskiwania najlepszych efektow z danych nakladow, optymalnego doboru metod i srodkow
sluz^cych osi^gni^ciu zatozonych celow i w sposob umozliwiajacy terminow^ realizacj^ zadari
oraz z uwzglednieniem zasad: rownego traktowania Wykonawcow, zachowania uczciwej
konkurencji, zachowania tajemnicy przedsi^biorstwa i jawnosci post^powania.
III. PROGI WARTOSCIOWE DOKONYWANIA ZAMOWIEN
§6
Ustala si? nast^puj^ce progi wartosciowe udzielania zamowien:
a) Prog I dlazam6wien o wartosci netto ponizej 250 euro,
b) Prog II dla zamowien o wartosci netto od 250 euro do 7 000 euro,
c) Prog IIIdla zamowien o wartosci netto od 7 000 euro do 14 000 euro.
d) Prog IV
dla zamowien o wartosci netto od 14 000 euro do 30 000 euro.
§1.7
Dla zamowien o wartosci nie przekraczaj^cej kwoty okreslonej w Progu I nie stosuje si?
procedur okreslonych niniejszym Regulaminem.
2. Wydatkowanie srodkow w tym progu dokumentuje si? opisanymi: faktur^, rachunkiem lub
innym dokumentem, potwierdzajacymi realizacj? zamowienia, ktore przekazuje si? do WF-K.
IV. PROCEDURY DOKONYWANIA ZAMOWIEN
§8 Wniosek o wyrazenie zgody na realizacje^ zamowienia.
1. Dla zamowien, o wartosciach okreslonych w Progach II, III, IV stosuje si? wniosek
o wyrazenie zgody na realizacj? zamowienia, zgodnie ze wzorem okreslonym w Zal^czniku
nr 1 do Regulaminu.
2. Wniosku nie sporzqxlza si? w przypadku realizacji zamowien wsp6tfinansowanych ze srodkow
zewn?trznych, ktorych szczegoJowy budzet zostaje zatwierdzony na etapie skladania wniosku
aplikacyjnego.
3. Wniosek zawiera co najmniej:
a) sygnatur? sprawy, pod jak^prowadzone jest zamowienie,
b) nadany przez WOiSO zbiorczy numer rejestracyjny zamowienia,
c) okreslenie przedmiotu zamowienia,
d) wartosc netto i brulto przedmiotu zamowienia w ztotych,
e) rodzaj wartosciowego progu dokonywania zamowienia,
f) zrodlo finansowania zamowienia wedhig rozdzialow klasyfikacji budzetowej
i paragrafow wydatkow,
g) wskazanie formy przeprowadzenia procedury rozpoznania rynku (konieczne w Progu in
UV),
h) podpis wnioskodawcy,
i) potwierdzenie Skarbnika zabezpieczenia w budzecie Powiatu srodkow na realizacj^
zamowienia,
j) akceptacj^ Starosty.
4. Zbiorczy rejestr Wnioskow prowadzi WOiSO.
5. Oryginat Wniosku wraz z oryginatem opisanej faktury, rachunku lub innego dokumentu
wystawionego przez wykonawc^ za realizacj^ zamowienia przekazuje si? do WF-K.
6. Kopi§ Wniosku dol^cza si? do notatki smzbowej z rozpoznania rynku i przechowuje
w dokumentacji wydzialu realizuj^cego zamowienie.
§9 Procedury dla Progu II.
1. Przy realizacji zamowien, o wartosci mieszczqcej si$ w Progu II nie ma obowi^zku
przeprowadzenia procedury rozpoznania rynku, a dokonywanie zakupow powinno odbywac
si? na podstawie posiadanej wiedzy i informacji powszechnie dost^pnych, po akceptacji
Wniosku, o ktorym mowa w §8.
2. W przypadku, gdy Wnioskodawca uzna. ze przeprowadzenie procedury rozpoznania rynku
moze przyczynic si? do uzyskania korzystniejszych warunkow realizacji zamowienia,
wowczas jej przeprowadzenie jest wskazane.
3. W przypadku, gdy wymaga tego specyfika przedmiotu zamowienia mozna udzielic
zamowienia w formic pisemnej umowy z Wykonawca.
§10 Procedury dla Progu III.
1. Sporz^dzenie Wniosku, o ktorym mowa w §8 nalezy poprzedzic przeprowadzeniem procedury
rozpoznania rynku.
2. Dopuszcza si? nast?puj$ce formy rozpoznania rynku:
a) droga pisemna,
b) za posrednictwem faksu,
c) za posrednictwem poczty elektronicznej,
d) za posrednictwem ogloszenia o zapytaniu ofertowym , ktore mozna zamiescic na stronie
BIP.
3. Zapytania kieruje si? do co najmniej trzech wykonawcow, z wyj^tkiem sytuacji, gdy
przedmiot zamowienia jest mozliwy do wykonania przez mniejsza, liczb? wykonawcow.
4. Z procedury rozpoznania rynku sporzadza si? notatk? smzbowq zawieraj^cq. w szczegolnosci:
a) okreslenie przedmiotu zamowienia,
b) rodzaj zastosowanej formy rozpoznania rynku,
3
5.
6.
7.
8.
9.
10.
c) nazwy i adresy wykonawcow, do ktorych skierowano zapytanie,
d) zestawienie otrzymanych ofert,
e) wskazanie wykonawcy, ktory zlozyl Ofert? najkorzystniejsz^,
f) dat?, imi? i nazwisko oraz podpis osoby sporzadzaj^cej notatk? smzbowa.
Zapytania i oferty dotycz^ce przeprowadzanego rozpoznania rynku stanowi^ zataczniki
do notatki sluzbowej.
Notatk? shizbowa. wraz z zalacznikami oraz z Wnioskiem przekazuje si? Staroscie celem
zatwierdzenia.
Udzielenie zamowienia jest mozliwe vv przypadku otrzymania co najmniej jednej waznej
oferty.
Zamowienia udziela si? wykonawcy, ktory przedstawil Oferty najkorzystniejsz^.
W przypadku, gdy w dwoch kolejno provvadzonych post?powaniach, nie zostary zlozone
zadne oferty dopuszcza si? udzielenie zamowienia w drodze negocjacji z jednym wykonawcy.
Zamowienia udziela si? w formic pisemnej umowy z wykonawcy.
§11 Procedury dla Progu IV.
1. Sporz^dzenie Wniosku, o ktorym mowa w § 8 nalezy poprzedzic przeprowadzeniem
procedury rozpoznania rynku.
2. Dopuszcza si? nast?pujqce formy rozpoznania rynku:
a) droga pisemna,
b) za posrednictwem faksu,
c) za posrednictwem poczty elektronicznej.
3. Zapytania kieruje si? do co najmniej trzech wykonawcow, z wyjatkiem sytuacji, gdy
przedmiot zamowienia jest mozliwy do wykonania przez mniejsz^ liczbe wykonawcow.
4. Dla zamowieri o wartosci okreslonej w progu IV, oprocz zastosowania form rozpoznania
rynku wskazanych w ust. 3 dodatkowo zamieszcza si? ogtoszenie o zapytaniu ofertowym
na stronie BIP w zakladce pod nazw^: ,,Zamowienia do 30 000 euro" celem zapewnienia
dost?pu do informacji o zamowieniu dla szerszej grupy Wykonawcow, zainteresowanych
wzi?ciem udzialu w post?powaniu o zamowienie do 30 000 euro.
5. Z procedury rozpoznania rynku sporzadza si? notatk? shizbowa zawierajacq w szczegolnosci:
a) okreslenie przedmiotu zamowienia,
b) rodzaj zastosowanej formy rozpoznania rynku,
c) nazwy i adresy wykonawcow, do ktorych skierowano zapytanie,
d) date zamieszczenia ogloszenia o zapytaniu ofertowym na stronie BIPa
e) zestawienie otrzymanych ofert,
f) wskazanie wykonawcy, ktory ztozyl Oferte najkorzystniejsza^
g) dat?, imi? i nazwisko oraz podpis osoby sporzqdzaj^cej notatk? shizbowq.
6. Zapytania i oferty dotycz^ce przeprowadzanego rozpoznania rynku stanowi^ zalaczniki
do notatki sluzbowej.
7. Notatk? shizbow^ wraz z zat^cznikami oraz z Wnioskiem przekazuje si? Staroscie celem
zatwierdzenia.
8. Udzielenie zamowienia jest mozliwe w przypadku otrzymania co najmniej jednej waznej
oferty.
9. Zamowienia udziela si? wykonawcy, ktory przedstawit Ofert? najkorzystniejsza^
10. W przypadku, gdy w dwoch kolejno prowadzonych post?powaniach, nie zostaly zlozone
zadne oferty dopuszcza si? udzielenie zamowienia w drodze negocjacji z jednym wykonawcy.
11. Zamowienia udziela si? w formie pisemnej umowy z wykonawcy,
V. UMOWY
§12
1. Do zawicrania umow stosuje si? przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. Umowy sporzqdza si? w co najmniej dwoch egzemplarzach. z czego jeden egzemplarz
pozostaje w aktach pod sygnatur^ wydziafu prowadz^cego post?powanie, a drugi egzemplarz
przekazuje si? wykonawcy zamowienia.
3. Umowy w sprawie zamowien, przed podpisaniem przez strony, podlegaj^ rejestracji
w Rejestrze Umow, prowadzonym przez WO1SO.
4. Jedna^ kopi$ podpisanej umowy w postaci elektronicznego obrazu dokumentu (skan
dokumentu) przekazuje si$ do WOiSO, drug^ kopi? w formic papierowej do WFK
(kserokopia dokumentu).
VI. NADZOR NAD REALIZACJ4 DOSTAW, USLUG I ROBOT BUDOWLANYCH
§13
1. Wnioskodawca nadzoruje realizacj? zamowienia publicznego i zobowi^zany jest
do rejestrowania wszystkich uchybien po stronie wykonawcy zwiazanych z realizacja umowy
0 zamowienie publiczne w formic notatki sluzbowej, ktora^ nalezy doi^czyc do dokumentacji
danego zamowienia publicznego.
2. W przypadku stwierdzenia uchybien, ktore w mysl postanowien umowy stanowia podstaw§
do nalozenia kar umownych tub wyciqgni^cia innego rodzaju konsekwencji Wnioskodawca
zobowiazany jest do podjecia niezbednych dzialan.
VII.
OCENA WYKONAWCOW
§14
1. Dla zamowien, ktorych wartosc przekracza wyrazon^ w ztotych rownowartosc 7 000 euro,
a nie przekracza wyrazonej w ztotych rownowartosci 30 000 euro pracownik odpowiedzialny
za realizacj^ zamowienia wypehiia Protokot oceny wykonawcy, uwzgl^dniajac w nim uwagi
pozytywne i uwagi negatywne dotycz^ce realizacji zam6wienia,
2. Wzor Protokolu oceny wykonawcy stanowi Zalacznik nr 2 do Regulaminu,
3. Ocena wykonawcow zamowien dokonywana jest raz w roku, w miesi^cu listopadzie
1 przekazywana Sekretarzowi.
4. Wyniki oceny wykonawcow sq brane pod uwag? w przypadku wyboru wykonawcy
dla kolejnych zamowien.
VIII.
WYL^CZENIA
§15
Procedur okreslonych w rozdziale IV Regulaminu nie stosuje si^ do:
a) zamowien w przypadku wystapienia sytuacji pilnych i awaryjnych wymagajacych
niezwlocznej realizacji,
b) zamowien dla dysponowania ktorymi prowadzi si? odr^bne rejestry rozchodu, w tym
m.in. biletow MZK, kart pre-paid do telefonow komorkowych, piecz^ci i piecz^tek, itp.
c) wydatkow ponoszonych z tytuJu udziahj pracownik6w w szkoleniach,
d) zamowien dotycz^cych obstugi posiedzen organow Powiatu,
e) zam6wien dotycz^cych zakupu czasopism, publikacji oraz portali spccjalistycznych
i prawnych,
f) zamowien realizowanych w oparciu o obowi^zuj^ce w chwili wejscia w zycie
Regulaminu, dhigoterminowe umowy,
g) umow cywilno-prawnych dotyczqcych sprz^tania pomieszczen w ramach zast^pstwa
podczas choroby b^dz urlopu pracownikow,
h) umow cywilno-prawnych dotyczqcych przeprowadzania kontroli fmansowych
w Starostwie oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu, a takze audytu wewn9trznego
w Starostwie,
i) innych, nie wymienionych w ppkt a-h zamowien, dla ktorych zastosowanie przyj^tych
procedur nie jest mozliwe.
IX. POSTANOWIENIA KONCOWE
§16
Dokumentacja z post^powan realizowanych wedlug procedur okreslonych w rozdziale IV jest
rejestrowana i przechowywana w wydziale prowadz^cym post^powanie.
GJowny speejanstn
x~ ~>ivr«#o.as planowania/kontroltwydatkAfc dya,u
nra7 7nmo«W(iir\'
''~-
Diimtfa\jprd»&Cichort
^-.le.resa^
Zatacznik Nr 1
do Regulaminu udzielania zam6wien publicznych
do 30 000 euro w Starostvvie Powiatowym
w Bydgoszczy.
Sygnatura i piecz^6 Wydziahi
WNIOSEK O WYRAZENIE ZGODY
NA REALIZACJ^ ZAMOWIENIA DO 30 000 EURO
NR
(zbiorczy numer rejestracyjny)
Okreslenie przedmiotu
zamowienia
Wartosc net to przedmiotu
zamowienia w zl
Prog wartosciowy
(zgodnie z §6 Regulaminu)
Wartosc brutto przedmiotu
zamowienia w zl
RozdzialAvy
IXU£,U£:1<11/
Zrodto finansowania zamowienia
Forma przeprowadzenia
rozpoznania rynku
(zgodnie z §10 ust.2 i §1 1 ust.2 Regulaminu)
Uwagi dotyczqce zamowienia
Data i pod pis Dyrektora Wydzialu
Data i podpis Skarbnika
AKCEPTAC JA STAROSTY
Data i podpis Starosty
Paragraf/-ywg
..
„.
..
.
klasyiikacji budzetowej
Zalqc-nik Nr 2
do Regutaminu udzieiania zamowien publicznych
do 30 000 euro w Starostwie Powiatowvm w Bydgos=c=y
Protokol oceny Wykonawcy
Okres oceny:
Lp.
r.
Wykonawca
Nazwa
Przedmiot zamowienia
Ad res
D
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
1.
2.
3.
4.
5.
Ocena obiegu realizacji zamowienia (zgodno££ z
zam6wieniem/terminowosc)
Rekomendacja
dalszej wspdlpracy
USLUGI
n
DOSTAWY
1 |
PI
ROBOTY BUDOWLANE
USLUGI
DOSTAWY
ROBOTY BUDOWLANE
USLUGI
DOSTAWY
ROBOTY BUDOWLANE
USLUGI
DOSTAWY
DOSTAWY
ROBOTY BUDOWLANE
TAK
NIE
[ |
NIE
n
TAK
1 |
NIE
(Dyrektor WydziaJu)
Dala i podpisoceniajacego
NIE
n
PI
n
PI
ROBOTY BUDOWLANE
USLUG1
TAK
TAK
NIE
TAK