ZARZĄDZENIE Nr S.0050.98.2011 Burmistrza Miasta i Gminy

ZARZĄDZENIE Nr S.0050.98.2011
Burmistrza Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki
z dnia 27 czerwca 2011r.
w sprawie wprowadzenia i stosowania Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta i
Gminy w Ożarowie Mazowieckim
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze. zm.) oraz § 1 ust. 3 § 2 ust.2 i 3, § 42 ust.3 instrukcji
kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 stycznia 2011r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z
2011 r. Nr 14, poz. 67), zarządza się, co następuje:
§1
Wprowadza się w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim Instrukcję
kancelaryjną w brzmieniu załącznika stanowiącego integralną część niniejszego Zarządzenia
§2
Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy w Ożarowie
Mazowieckim do niezwłocznego zapoznania podległych im pracowników z treścią Instrukcji
oraz do bezwzględnego jej przestrzegania.
§3
Wykonanie Zarządzenia powierza się wszystkim pracownikom Urzędu.
§4
Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2011 roku.
§6
Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia traci moc Zarządzenie nr 123/08
Burmistrza Ożarowa Mazowieckiego z dnia 25 listopada 2008 roku w sprawie wprowadzenia
Regulaminu obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim.
/-/ Paweł Kanclerz
Burmistrz Miasta i Gminy
Ożarów Mazowiecki
Załącznik
do Zarządzenia nr S.0050.98.2011
Burmistrza Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki
z dnia 27 czerwca 2011 r.
Instrukcja kancelaryjna w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim
Rozdział
Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej
§1
Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją”, określa szczegółowe zasady i tryb
wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie
Mazowieckim, w tym:
1) zasady i tryb rejestracji oraz obiegu dokumentów,
2) czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami w toku bieżącej pracy,
3) obieg dokumentów od momentu ich wpływu z zewnątrz lub powstania wewnątrz
komórki organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego.
§2
Określenia zastosowane w niniejszej instrukcji oznaczają:
1) Urząd – Urząd Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim
2) komórka organizacyjna - samodzielne stanowisko pracy oraz wydziały i referaty Urzędu
Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim,
3) Burmistrz –Burmistrz Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki,
4) Sekretarz –Sekretarz Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki,
5) Skarbnik – Skarbnik Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki,
6) kierownik komórki organizacyjnej - pracownika na samodzielnym stanowisku pracy,
naczelnika wydziału, kierownika referatu,
7) biuro podawcze – wyznaczone stanowiska pracy w Urzędzie, odpowiedzialne za
przyjmowanie i wysyłanie przesyłek,
8) akta sprawy –dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu
danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania,
9) koordynator czynności kancelaryjnych - wyznaczony pracownik realizujący zadania
archiwum zakładowego, zatrudniony na stanowisku archiwisty,
10) pismo –wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową,
niezależnie od sposobu jej utrwalenia,
11) prowadzący sprawę –osoba załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym
zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy,
przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i
kompletowanie akt sprawy,
12) przesyłka –dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez Urząd Miasta i Gminy w
Ożarowie Mazowieckim, w każdy możliwy sposób, korespondencja przychodząca lub
wychodząca,
13) sprawa –zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego,
wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości,
14) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających
lub rozpoczętych w komórce organizacyjnej,
15) teczka aktowa –materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym służący do
przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie
załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą odrębną
jednostkę archiwalną,
16) pieczątka urzędowa –stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe,
wpływu, do podpisu itp.,
17) pieczęć urzędowa – pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej
wizerunek na nośniku elektronicznym,
18) poczta elektroniczna –narzędzie informatyczne służące do przesyłania informacji.
§3
1. Podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w
Urzędzie oparty jest na tradycyjnym systemie kancelaryjnym.
2. Dokumentacja gromadzona jest i przechowywana w teczkach aktowych, a dekretacji
dokonuje się na pismach w postaci papierowej.
3. W Urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.
4. Proces obiegu dokumentacji jest wspomagany narzędziami informatycznymi, w tym
elektronicznym system obiegu dokumentów, elektroniczną skrzynką podawczą oraz
pocztą elektroniczną.
5. W elektronicznym systemie dokumentów odnotowywane są czynności kancelaryjne
zgodnie z niniejszą instrukcją.
§4
1. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej
spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
2. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
3. W sytuacji znikomej liczby spraw prowadzonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej
w wykazie akt, dopuszcza się prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres
dłuższy niż jeden rok, przy czym dla każdego roku zakłada się odrębny spis spraw.
4. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.
5. Wzór opisu teczki aktowej określa załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.
6. Dokumentacja spraw zakończonych kwalifikowana jest do właściwych kategorii
archiwalnych i po okresie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego
po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce, przekazywana jest do
archiwum zakładowego.
7. Teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach
określonych w instrukcji archiwalnej.
§5
1. Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie
sprawuje koordynator czynności kancelaryjnych - pracownik zatrudniony na stanowisku
archiwisty.
2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy również nadzór w zakresie
doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i
prowadzenia akt spraw w Urzędzie.
3. Kontrolę nad terminowością załatwianych spraw oraz właściwym stosowaniem instrukcji
kancelaryjnej w Urzędzie sprawuje Sekretarz Gminy.
Rozdział II
Przyjmowanie korespondencji
§6
1. Przesyłki przychodzące do Urzędu podlegają rejestracji w centralnym rejestrze
korespondencji przychodzącej prowadzonym przez Biuro Podawcze,
w formie
elektronicznej, z wyłączeniem wniosków i dokumentacji określonych w § 7.
2. Podania składane do protokołu przyjmowane są przez poszczególnych pracowników
przyjmujących interesanta, który w takiej formie żąda przyjęcia podania. Podanie takie
oraz korespondencję wpływająca do urzędu drogą elektroniczną lub faxem posiadającą
znamiona sprawy, pracownik merytorycznej komórki organizacyjnej kieruje do Biura
Podawczego celem rejestracji.
3. Na każdej wpływającej korespondencji pracownik Biura Podawczego umieszcza w
górnym prawym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę wpływu,
kolejny numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego oraz podpis przyjmującego, wg
wzoru:
URZĄD MIASTA I GMINY W OŻAROWIE MAZOWIECKIM
WPŁYNĘŁO
dnia …………………
L.dz. ………………….. Podpis ……………...
4. Potwierdzenie przyjęcia korespondencji dokonywane jest przez pracownika Biura
Podawczego na żądanie składającego pismo.
5. Pracownicy Biura podawczego wprowadzając korespondencję do elektronicznego obiegu
dokumentów skanują pismo bez załączników, przy czym w przypadku pisma
wielostronicowego skanowaniu podlegają wyłącznie 4 pierwsze strony.
§7
1. Rejestracji w centralnym rejestrze korespondencji przychodzącej nie podlegają:
1) wnioski rozpatrywane przez komórkę organizacyjną właściwą dla spraw ewidencji
ludności, składane na specjalnych formularzach (czynności materialno-techniczne)
tj.:
a) zgłoszenie pobytu czasowego,
b) zgłoszenie pobytu stałego,
c) zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego,
d) zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego,
e) zgłoszenie emigracji czasowej,
f) wniosek o wydanie zaświadczenia na podstawie danych, zgromadzonych w
ewidencji, ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów
osobistych
g) wniosek o wydanie dowodu osobistego ;
2) rozpatrywane przez Urząd Stanu Cywilnego, składane na specjalnych formularzach
(czynności materialno-techniczne) tj.
a) wniosek o skrócenie miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie związku
małżeńskiego,
b) wniosek o wydanie zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie
związku małżeńskiego, o których mowa w art.4 Kodeksu rodzinnego i
opiekuńczego,
c) wniosek o wydanie zaświadczenia, ,że obywatel polski lub zamieszkały w
Polsce cudzoziemiec nie mający żadnego obywatelstwa zgodnie z prawem
polskim może zawrzeć małżeństwo za granicą,
d) wniosek o wydanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego,
e) wniosek o zmianę imienia lub nazwiska,
f) wniosek o wpisanie zagranicznych aktów stanu cywilnego,
g/ decyzje wynikające z prawa o aktach stanu cywilnego,
h/ przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.
3) dokumentacja nie tworząca akt sprawy, w tym m.in.:
a) zaproszenia, życzenia, podziękowania,
b) publikacje i nie zamawiane oferty,
c) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
d) dokumentacja finansowo – księgowa (w tym faktury) oraz magazynowa.
2. Wnioski, o których mowa w ust.1, pkt 1) i 2) składane są bezpośrednio do właściwych
komórek organizacyjnych lub tam przekazywane i podlegają rejestracji wewnętrznej
prowadzonej przez te komórki.
3. Dokumentacja finansowo – księgowa, o której mowa w ust.1, pkt.3), litera d przyjmowana
jest przez Biuro Podawcze i podlega odrębnej rejestracji w rejestrze dokumentacji
finansowo – księgowej prowadzonym przez to Biuro i jest przekazywana bezpośrednio
Skarbnikowi.
4. Na dokumentach, o których mowa w pkt.1 pracownik Biura Podawczego przystawia
stempel wpływu zgodnie ze wzorem określonym w § 6 ust.3, na którym wpisywane są
wyłącznie data wpływu oraz podpis osoby przyjmującej, a w przypadku dokumentacji
finansowo – księgowej również kolejny numer rejestru prowadzonego dla tej
dokumentacji.
5. Dokumenty, o których mowa w ust.1 nie podlegają wprowadzeniu do elektronicznego
obiegu dokumentów.
§8
1. Pracownicy Biura Podawczego otwierają wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
1) zawierających klauzulę informacje niejawne,
2) zawierających ofertę w konkursach,
3) zawierających ofertę w zakresie zamówień publicznych,
4) zawierających ofertę w sprawie naboru na wolne stanowiska pracy,
5) opatrzonych klauzulą „do rąk własnych”,
6) adresowanych imiennie, które przekazuje się adresatom, z wyłączeniem przesyłek
adresowanych do Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza,
7) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej
za pokwitowaniem, chyba że ustalenie adresata możliwe jest jedynie po otwarciu
przesyłki,
8) przesyłek adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego i komórki organizacyjnej
właściwej do prowadzenia spraw z zakresu ewidencji ludności.
2. W przypadku przesyłek, które nie podlegają otwarciu pracownik Biura Podawczego
przystawia stempel wpływu na kopercie tej przesyłki i wprowadza tak przyjętą przesyłkę
do elektronicznego obiegu dokumentów.
§9
1. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone
i wartościowe, pracownicy Biura Podawczego sprawdzają prawidłowość zaadresowania
oraz stan opakowania. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia pracownik Biura
Podawczego sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu
odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu
przesyłki uszkodzonej.
2. Po otwarciu koperty pracownik Biura Podawczego lub adresat przesyłek, o którym mowa
w § 7 ust.1, sprawdza czy przesyłka nie zawiera pisma mylnie skierowanego oraz czy
dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
3. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego
odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
4. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się
tylko do pism:
1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania,
3) w których nie umieszczono nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) zawierających załączniki bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
§ 10
Pracownicy Urzędu przyjmują pocztę elektroniczną kierowaną na przypisane im skrzynki
pocztowe i dokonują selekcji wpływającej korespondencji. W przypadku otrzymania
korespondencji mającej znaczenie dla przebiegu i rozstrzygnięcia sprawy pracownicy
zobowiązani są do przekazania tej korespondencji do Biura Podawczego celem wprowadzenia
do centralnego rejestru.
§ 11
1. Przesyłka może być doręczona drogą elektroniczną przez Elektroniczną Skrzynkę
Podawczą (ESP), zlokalizowaną w Biuletynie Informacji Publicznej. Każdy wniosek
wnoszony w ten sposób musi być opatrzony podpisem elektronicznym.
2. Nadzór nad ESP sprawuje Biuro Podawcze.
3. Pismo wpływające do Urzędu poprzez ESP drukowane jest przez pracownika Biura
Podawczego i podlega obiegowi zgodnie z niniejszą instrukcją.
4. Ostatecznie pismo kierowane jest do komórki organizacyjnej wraz z wersją elektroniczną.
5. Odpowiedź udzielana jest w formie wskazanej przez interesanta.
6. W przypadku udzielanej odpowiedzi w formie elektronicznej należy zastosować podpis
elektroniczny.
Rozdział III
Obieg korespondencji
§ 12
1. Przesyłki podlegające wpisowi do centralnego rejestru korespondencji przychodzącej
wprowadzane są przez pracowników Biura Podawczego do elektronicznego obiegu
dokumentów i kierowane w formie papierowej do Burmistrza lub wskazanego przez
Burmistrza pracownika Urzędu, celem dekretacji.
2. Przesyłki, o których mowa w ust.1 pracownicy Biura Podawczego segregują tematycznie
odpowiednio do zakresu spraw prowadzonych przez komórki organizacyjne.
3. Korespondencja zadekretowana przez Burmistrza przekazywana jest zgodnie z
dyspozycją właściwym komórkom organizacyjnym za pośrednictwem Biura Podawczego,
za pokwitowaniem .
4. Biuro Podawcze przekazując korespondencję do właściwych komórek organizacyjnych
zaznacza jej przekierowanie w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.
§ 13
1. Korespondencja przejęta przez komórkę organizacyjną z Biura Podawczego jest
przyporządkowywana do właściwych spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem
akt (jrwa) i do odpowiadającej temu spisowi teczki aktowej.
2. W poszczególnych komórkach organizacyjnych obowiązuje bezdziennikowy system
kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
3. Odpowiedzi na korespondencję zadekretowaną na więcej niż jedną komórkę
organizacyjną udziela ta komórka, która wymieniona jest w pierwszej pozycji. Komórka
wymieniona jako pierwsza zobowiązana jest pozyskać cząstkową odpowiedź od komórek
wymienionych w dekretacji.
4. Sposób i termin załatwienia sprawy odnotowywany jest w elektronicznym systemie
obiegu dokumentów.
§ 14
1. Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji w formie jrwa, o którym mowa w § 12,
dokonywane jest zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt organów gmin i
związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki,
stanowiącym Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
(Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz.67 z późn.zm.).
2. Nadawany znak sprawy obejmuje:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej zgodnie z Regulaminem organizacyjnym
Urzędu,
2) symbol klasyfikacji z wykazu akt zgodnie z treścią ust.1,
3) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw,
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. Kierownik komórki organizacyjnej opracowuje zakres stosowanych klasyfikacji spraw,
stanowiących wyciąg z jrwa, dla potrzeb kierowanej przez siebie komórki na każdy rok
kalendarzowy i przedstawia go do akceptacji koordynatorowi czynności kancelaryjnych w
terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego.
4. Zmiany klasyfikacji stosowanej przez komórki organizacyjne dokonywane w trakcie roku
kalendarzowego
5. każdorazowo podlegają zatwierdzeniu przez koordynatora czynności kancelaryjnych.
§ 15
1. Korespondencja prowadzona pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu nie podlega
rejestracji w rejestrze centralnym.
2. Komórka merytoryczna współpracująca przy załatwianiu danej sprawy z innymi
komórkami organizacyjnymi informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie
sprawy.
3. Dla wydania opinii, notatek, stanowisk opracowywanych przez komórkę organizacyjną na
rzecz komórki organizacyjnej merytorycznie prowadzącej sprawę, wynikającym ze
współpracy między tymi komórkami, nie zakłada się odrębnych spraw.
Rozdział IV
Korespondencja wychodząca
§ 16
1. Projekty pism wychodzących kierowane są do akceptacji osoby upoważnionej do złożenia
podpisu, w formie papierowej.
2. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane
do blankietów korespondencyjnych formatu A4 w układzie pionowym i powinno
zawierać:
1) nagłówek - odpowiednio w zależności od osoby podpisującej pismo burmistrza, zastępcy burmistrza, skarbnika, sekretarza, urzędu,
2) nazwę miejscowości i datę,
3) określenie odbiorcy, pisanego w pierwszym przypadku, wraz z adresem,
4) znak sprawy,
5) w przypadku udzielania odpowiedzi powołanie się na znak i datę pisma,
którego odpowiedź dotyczy,
6) treść pisma
7) podpis burmistrza lub pracownika posiadającego
upoważnienie do
podpisywania pisma oraz pieczęć imienna.
3. Wszystkie pisma wychodzące z Urzędu wysyłane są na papierze z nagłówkiem, o którym
mowa w ust.3, pkt 1.
4. Wzór pisma, o którym mowa w ust. 2 stanowi załącznik nr 3 do instrukcji i nie ma
zastosowania do wydawanych decyzji i postanowień.
5. Kopia pisma załatwiającego sprawę zawiera odręczny podpis z imienną pieczątką
pracownika prowadzącego sprawę i datę sporządzenia pisma ( w lewym dolnym rogu
pisma).
6. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać dalsze określenia, w tym:
1) informację co do sposobu wysyłki czystopisu (np. „list polecony” za zwrotnym
doręczeniem odbioru”, „list priorytetowy”itp.) oraz potwierdzenie dokonania
wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia,
2) listę przesyłanych załączników (np. Zał..) lub enumeratywne wskazanie z podaniem
liczb porządkowych (na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu
kolejny numer załącznika, np. Zał. nr ... do pisma znak....),
3) adresy tych instytucji lub osób, do których ma być przesłana treść pisma, (umieszcza
się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości: ” ).
7. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego i
uregulowania wewnętrzne.
8. Sposób i termin załatwienia sprawy odnotowywany jest w elektronicznym systemie
obiegu dokumentów.
§ 17
1.
Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
1) przesyłką listową,
2) faksem,
3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,
4) pocztą elektroniczną.
2. Pisma wysyłane są przez Biuro Podawcze.
3. Rejestr korespondencji wychodzącej prowadzony jest w wersji elektronicznej.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 18
1. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej instrukcji zastosowanie mają przepisy
Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych.
2. Zmiany niniejszej instrukcji mogą być dokonywane w trybie jej wprowadzenia.
Załącznik nr 1do Instrukcji kancelaryjnej
w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim
SPIS SPRAW
20.....
........................... .......................................... .......................
......................................................
rok
..
....
...
(stanowisko
pracy)
(symbol komórki
organizacyjnej)
(oznaczenie
teczki
wg RWA)
OD KOGO WPŁYNĘŁO
L.p.
SPRAWA
(krótka treść)
Znak pisma z dnia
(tytuł teczki wg. wykazu akt)
DATA
wszczęcia
sprawy
ostatecznego
załatwienia
UWAGI
(sposób załatwienia)
Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej
w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim
WZÓR
Opisu teczki aktowej
.....................................................
Nazwa komórki Organizacyjnej
....................................
kat. .................
(Symbol literowy komórki organizacyjnej
i symbol klasyfikacyjny)
..............................................................
Tytuł teczki
z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt
i informacji o rodzaju dokumentacji
występującej w teczce
........................
rok założenia teczki
- ..........................
rok zakończenia
wszystkich spraw
..............
nr tomu
Załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej
w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim
Wzór pisma
Logotyp
lub pieczęć urzędu
Ożarów Mazowiecki, 27 maja 2011 roku
Pan
Jan Kowalski
05-800 Ożarów Mazowiecki
ul.Kolejowa 2
SG.2412.13.2011
(ew. dotyczy: nr pisma przychodzącego)
Treść pisma
Podpis i pieczątka imienna
Załączniki:
Do wiadomości:
Podpis osoby przygotowującej pismo (na kopii pisma)