Zarządzenie Nr 44/2010 - Zasady rejestrowania umów

ZARZĄDZENIE NR 44/2010
Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie
z dnia 1 grudnia 2010 roku
w sprawie rejestrowania umów
w Chełmskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie
W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się zasady
rejestrowania umów w Chełmskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Pauliny Orsetti w Chełmie.
Na podstawie § 9 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Chełmskiej Biblioteki Publicznej stanowiącego Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 1/2008 Dyrektora Chełmskiej Biblioteki Publicznej z dnia 28 lutego 2008 r. w sprawie Regulaminu
Organizacyjnego Chełmskiej Biblioteki Publicznej w Chełmie, zarządzam co następuje:
§ 1.
1.
W ramach usprawnienia i uporządkowania działalności administracyjnej oraz utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych
umów wprowadzam do stosowania Centralny Rejestr Umów (zwany dalej „CRU”) oraz rejestry, o których mowa w pkt. 3-5.
2.
CRU jest prowadzony przez Sekcję Administracyjno-Gospodarczą Biblioteki.
3.
Sekcja Administracyjno-Gospodarcza, oprócz CRU, prowadzi także:
a) Rejestr umów przychodowych;
b) Rejestr umów kosztowych o wartości do 14.000 euro;
c)
Rejestr umów zawartych w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych;
d) Rejestr umów nie angażujących środków finansowych.
4.
Pozostałe komórki organizacyjne Biblioteki prowadzą rejestry umów nie angażujących środków finansowych.
§ 2.
1.
Umowy wpisywane do rejestrów, o których mowa w § 1 pkt. 3 i 4, winny być wpisane także do CRU, czego dowodem ma być
opatrzenie umowy pieczęcią o treści:
WPISANO
DO CENTRALNEGO REJESTRU UMÓW
CHEŁMSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ
im. M. P. Orsetti w Chełmie
zawartych w ................ roku
pod pozycją .................................
Chełm, dnia ................ podpis ..................
2.
Fakt zawarcia umowy sporządzający zaznacza w rejestrze prowadzonym przez jego komórkę organizacyjną
oraz powiadamia o tym niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania podpisanej umowy Sekcję
Administracyjno-Gospodarczą, która dokonuje stosownej adnotacji w CRU.
3.
Rejestracji podlegają umowy (porozumienia) z wyłączeniem umów o pracę.
1
4.
Podstawą rejestracji jest oryginalny egzemplarz zawartej umowy.
5.
Sekcja Administracyjno-Gospodarcza prowadzi zbiór zawartych i zarejestrowanych umów, przekazywanych przez komórkę
organizacyjną odpowiedzialną za sporządzenie umowy w formie uwierzytelnionych kopii.
6.
Uwierzytelnione kopie umów, z którymi związane są skutki finansowe, komórka organizacyjna odpowiedzialna
za sporządzenie umowy niezwłocznie po rejestracji przekazuje także do Działu Finansowo-Księgowego, celem realizacji
zobowiązań z nich wynikających.
§ 3.
1.
Do rejestrów, o których mowa w § 1 pkt 3 lit. a), b), c), wprowadzona może być obustronnie podpisana umowa
(zastrzeżeniem pkt. 7 i 8), która zawiera podpis osoby sporządzającej oraz podpis i pieczęć radcy prawnego potwierdzające
sprawdzenie dokumentu pod względem formalno-prawnym.
2.
Do kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub osoby wyznaczonej należy obowiązek przygotowania projektu umowy
lub uzgodnienia zapisów, w przypadku umów, których projektodawcą jest druga strona umowy.
3.
Do kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub osoby wyznaczonej należy również obowiązek uzyskania wymaganych
opinii w związku z zawierana umową.
4.
Projekt zawieranej umowy (przychodowej, kosztowej o wartości do 14.000 euro, bądź zawartej w wyniku postępowania
w trybie zamówień publicznych) pod względem prawnym opiniuje radca prawny Biblioteki.
5.
Projekt umowy, o którym mowa w pkt 4, do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki, wymaga ponownego
zaopiniowania radcy prawnego. Ostatecznej akceptacji umowy pod względem formalno-prawnym dokonuje radca prawny
Biblioteki poprzez odciśnięcie pieczęci imiennej wraz z podpisem na ostatniej stronie umowy oraz parafowanie każdej
kolejnej strony umowy.
6. Akceptacji radcy prawnego nie wymagają pojedyncze, powtarzające się umowy, dotyczące spraw tego samego rodzaju,
dla których został opracowany, zaopiniowany i zaakceptowany pod względem prawnym stosowny wzór.
7.
Wszystkie umowy podpisuje Dyrektor Biblioteki lub osoba przez niego upoważniona.
8.
Umowy przychodowe, kosztowe o wartości do 14.000 euro, bądź zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień, oprócz
Dyrektora Biblioteki (lub osoby przez niego upoważnionej) podpisuje także Główny Księgowy (lub osoba przez niego
upoważniona).
9.
Każda ze stron umowy winna być parafowana przez każdą z osób wymienionych w preambule umowy.
§ 4.
1.
Umowy, z wyłączeniem tych, którym numerację nadaje kontrahent, komórki organizacyjne oznaczają w sposób
uwzględniający:
a.
kolejną liczbę porządkową, nadawaną narastająco w sposób ciągły w danym roku;
b.
symbol literowy komórki organizacyjnej, która merytorycznie przygotowała umowę;
c.
rok, w którym zawarto umowę;
tj. według nw. schematu:
NR UMOWY / OZNACZENIE KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ / ROK
2.
Przyjmuje się następujący wykaz oznaczeń komórek organizacyjnych:
S
– Sekretariat
A-G
– Sekcja Administracyjno-Gospodarcza
F-K
– Dział Finansowo-Księgowy
2
3