Za³acznik nr 3 - Szczegółowe zasady pracy

Załącznik nr 3
Regulamin Pracy Urzędu Gminy i Miasta
w Zdunach
I
Postanowienia ogólne
§1
Regulamin Pracy Urzędu Gminy i Miasta w Zdunach ustala porządek wewnętrzny
w Urzędzie jako zakładzie pracy.
§2
1.
Postanowienia Regulaminu Pracy obowiązują wszystkich pracowników Urzędu, dla
których zwierzchnikiem służbowym jest kierownik Urzędu – Burmistrz.
2.
Zastępca Burmistrza jest zobowiązany czuwać nad przestrzeganiem przepisów
Regulaminu.
II
Czas pracy
§3
Czas pracy nie może przekraczać 40 godzin na tydzień i 8 godzin na dobę.
§4
Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególne dni tygodnia określa
Burmistrz w drodze zarządzenia.
1
§5
Czas pracy należy wykorzystywać całkowicie na wykonanie zadań służbowych.
§6
1.
Każdy pracownik po przyjściu do pracy zobowiązany jest podpisać listę obecności.
2.
Jako formy kontroli wykorzystania czasu pracy stosuje się:
3.
a)
listę obecności,
b)
ewidencję wyjść w godzinach służbowych,
c)
ewidencję wyjazdów (delegacji służbowych),
d)
ewidencję zwolnień od pracy oraz okresów nieobecności w pracy,
e)
ewidencję spóźnień do pracy.
Brak podpisu pracownika na liście obecności lub wpisu do ewidencji wyjścia
w godzinach pracy oznacza nieobecność wymagającą wyjaśnienia.
4.
Listy obecności i zbiory ewidencyjne wyszczególnione w punkcie 2 prowadzi
sekretariat.
§7
Wyjście pracownika poza Urząd w godzinach pracy jest możliwe po uzyskaniu zgody
bezpośredniego przełożonego i dokonaniu odpowiedniego wpisu w książce wyjść.
§8
1.
W Urzędzie zatrudnia się wyłącznie pracowników dyspozycyjnych.
2.
Pracownik jeżeli wymagają tego potrzeby Urzędu, może wykonywać pracę poza
normalnymi godzinami pracy na polecenie przełożonego.
§9
O udzielenie urlopu, zwolnienia od pracy oraz o usprawiedliwienie nieobecności
i spóźnień do pracy decyduje Burmistrz.
2
§10
W czasie pracy pracownikowi przysługuje przerwa na spożycie posiłku (ok. 15 min).
Przerwa ta nie może zakłócać normalnego toku pracy (obsługi interesantów).
III
Obsługa interesantów
§11
Interesantów przyjmuje się przez cały czas urzędowania z wyjątkiem kasy, która czynna
jest w godzinach ustalonych odrębnie.
§12
Posłowie na Sejm, Senatorowie oraz Radni przyjmowani są w pierwszej kolejności.
§13
Interesanci zamiejscowi powinni być przyjmowani przed interesantami zamieszkałymi
na terenie gminy i miasta.
§14
1.
Obsługa mieszkańców powinna być rzeczowa i sprawna z zachowaniem zasad
uprzejmości.
2.
Jeżeli sprawa wymaga uzupełnienia dodatkowych dokumentów lub wniesienia opłaty
skarbowej, czynności te wykonuje pracownik. Pracownik odpowiedzialny jest również
za potwierdzenie otrzymania dokumentu (podania lub wniosku)
3
IV
Zabezpieczenie akt i mienia Urzędu
§15
1.
Akta, pieczątki, maszyny i inne przedmioty (urządzenia służbowe) powinny być
zabezpieczone (zamknięte) przed dostępem osób postronnych.
2.
Zabrania dokumentów oraz wyposażenia poza teren Urzędu wymaga zgody
bezpośredniego przełożonego.
§16
Pracownik opuszczający jako ostatni lokal biurowy obowiązany jest zamknąć ten lokal
a klucz umieścić w przeznaczonej na ten cel gablocie (miejscu).
§17
1.
Zezwoleń na pozostawanie w biurze poza godzinami pracy, udziela Burmistrz lub jego
Zastępca.
2.
Pracownik, który uzyskał zezwolenie pozostania w biurze poza godzinami służbowymi,
obowiązany jest zgłosić sprzątaczce, że po skończonej pracy opuszcza biuro.
§18
Pracownicy są informowani o osobach posiadających klucze do budynku Urzędu.
Informacje te stanowią tajemnice służbową.
V
Obowiązki i uprawnienia
§19
Pracownicy są odpowiedzialni przed Burmistrzem za wykonanie zadań określonych dla
poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:
4
–
zgodność z prawem opracowanych projektów decyzji,
–
przygotowanie projektów zarządzeń, uchwał pod obrady Rady Miejskiej
–
właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,
–
terminowe załatwianie spraw,
–
dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązującym na danym
stanowisku pracy.
Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu reguluje kodeks
postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególnie dotyczące
prowadzenia określonych spraw.
Do podstawowych obowiązków pracowników należy:
1)
realizacja zadań wspólnych wynikających z regulaminu organizacyjnego,
2)
sumienne, rzetelne i bezstronne wykonywanie powierzonych zadań,
3)
przestrzeganie ustalonego w zakładzie pracy czasu pracy i porządku,
4)
zachowanie tajemnicy w każdym przypadku gdy dobro tego wymaga,
5)
zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikiem, podwładnym
i współpracownikami,
6)
zachowanie szczególnej grzeczności w kontaktach z mieszkańcami,
7)
zachowanie się z godnością w pracy i poza nią,
8)
staranny i estetyczny ubiór.
§20
Ustawowe obowiązki pracowników określa ustawa z dnia 22 marca 1990r.
o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 21 poz.124 z późniejszymi zmianami).
§21
Obowiązki pracodawcy:
1)
należyta organizacja pracy,
2)
umożliwienie pracownikom podnoszenia kwalifikacji i szkolenia ich,
3)
prezentacja nowo przyjętego pracownika,
4)
terminowe wypłacanie wynagrodzenia oraz innych świadczeń,
5)
stosowanie kar dyscyplinarnych w każdym przypadku zaniedbania obowiązków,
5
5a) zaznajomienie pracowników z obowiązkami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny
pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
6.
organizowanie spotkań z pracownikami w celu omówienia spraw dotyczących Urzędu,
§22
Pracownik uprawniony jest do:
1)
otrzymania urlopu zgodnie z planem urlopu zatwierdzonym najpóźniej do 15 stycznia na
dany rok kalendarzowy,
2)
do awansu, jeżeli praca wykonywana jest nienagannie i co zostało stwierdzone coroczną
oceną,
3)
do urlopu okolicznościowego w przypadkach określonych Rozporządzeniem Rady
Ministrów w sprawach regulaminów pracy z 20 grudnia 1974 (Dz. U. Nr 49 poz. 290,
z późniejszymi zmianami).
VI
Wyróżnienia i kary
§23
1.
Wyróżnienia otrzymuje pracownik tylko wówczas, kiedy poza obowiązkami
wynikającymi z przydzielonych mu zadań:
2.
a)
wykonuje inne zadania,
b)
przez okres dłuższy niż dwa tygodnie zastępuje innego pracownika,
c)
wykazuje troskę o gminę i mieszkańców,
d)
systematycznie podnosi swoje kwalifikacje,
e)
wykazuje inicjatywę.
W stosunku do pracowników, którzy nie przestrzegają ustalonego porządku i dyscypliny
pracy oraz nie wykonują lub wykonują niesumiennie obowiązki stosowane są kary:
a)
w stosunku do pracowników z wyboru i powołania:
–
pozbawienie
dodatku
służbowego
na
ściśle
określony
czas
lub
bezterminowo,
–
odwołanie ze skutkiem natychmiastowym.
6
b)
w stosunku do pracowników mianowanych:
–
kara porządkowa – upomnienie,
–
kary dyscyplinarne:
–
nagana,
–
nagana z ostrzeżeniem,
–
nagana z pozbawieniem możliwości awansowania przez okres do dwóch lat
do wyższej grupy zaszeregowania lub na wyższe stanowisko,
c)
–
przeniesienie na niższe stanowisko,
–
wydalenie z pracy w Urzędzie.
w stosunku do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę:
–
kary przewidziane w art. 108 kodeksu pracy tj.:
–
upomnienie,
–
nagana,
–
kara pieniężna.
VII
Obieg dokumentów
§24
W sprawie prowadzenia dokumentów stosuje się instrukcję kancelaryjną, a ponadto:
1.
Korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana.
2.
Korespondencja, która wymaga dyspozycji Burmistrza zostaje skierowana do adresata
po zwrocie od Burmistrza. Sekretariat Urzędu jest odpowiedzialny za uzupełnienie
rejestru symbolami adresata i niezwłocznie kierowanie każdej korespondencji do
właściwego adresata. Sekretariat jest odpowiedzialny za odbiór korespondencji od
Burmistrza.
3.
Korespondencja do Rady Miejskiej przyjmowana jest do rejestru w sekretariacie
(rejestr ogólny) i niezwłocznie kierowana do biura Rady Miejskiej.
4.
Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata bez opatrzenia jej
pieczęcią nadawcy winna być traktowana jako prywatna i nie podlega rejestracji. Jeżeli
okaże się, ze korespondencja ta nie miała charaktery prywatnego, adresat niezwłocznie
przedkłada ją do zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią i numerem rejestru.
7
5.
Korespondencja wysłana związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym
lub sadowym wysyłana jest listami poleconymi.
6.
Samodzielne
stanowiska
wysyłają
korespondencję
zwykłą
za
pośrednictwem
sekretariatu, prowadząc własny rejestr.
VIII
Akta spraw
§25
1.
Każda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga założenia teczki „akta
sprawy”.
2.
Jeżeli z okoliczności wynika, że sprawa wymaga wyłączenie odpowiedzi, bez szukania
i kompletowania dokumentacji, pismo wraz z odpowiedzią wpina się do teczki
korespondencji. Teczka korespondencji zawiera zawsze pismo i odpowiedź ewentualnie
adnotację „bez odpowiedzi”.
3.
Poza wymienionymi w pkt.2 każdy samodzielny pracownik przechowuje akta sprawy
w teczkach:
a)
sprawy do załatwienia,
b)
sprawy załatwione.
4.
Pracownik prowadzi terminarz spraw do załatwienia.
5.
Terminarzem może być odpowiedni program komputerowy.
IX
Oznaczenia stanowisk oraz zasady podpisywania pism
§26
1.
W korespondencji obowiązują oznaczenia podane w schemacie graficznym. Pisma i akta
normatywne oznacza się pieczęciami wg. wzorów podanych w instrukcji kancelaryjnej.
2.
Korespondencję podpisuje Burmistrz lub osoba upoważniona.
3.
Decyzje, postanowienia oraz oświadczenia podpisuje Burmistrz lub upoważniona przez
niego osoba.
4.
Korespondencję
w
toku
postępowania
podpisuje
inspektor
po
otrzymaniu
pełnomocnictwa.
8
5.
Wszystkie strony pisma lub innego dokumentu sporządzonego w gminie muszą być
oznaczone w lewym dolnym rogu podpisem inspektora.
X
Zasady współpracy między pracownikami, Burmistrzem
i Radą Miejską oraz zasady aktów prawnych
§27
1.
Projekty uchwał pod obrady Rady Miejskiej i Zarządzenia Burmistrza przygotowują
pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska (inspektor) z własnej inicjatywy lub
polecenia Burmistrza.
2.
Projekty kierowane są do Burmistrza, a następnie pod obrady komisji Rady Miejskiej.
3.
Projekt uchwały winien odpowiadać wymogom ustalonym przez Radę Miejską
w statucie gminy lub regulaminie.
4.
Kontrolę merytoryczną przedkładanego projektu uchwały wykonuje Burmistrz,
a następnie przed włączeniem uchwały do porządku obrad – Przewodniczący Rady
Miejskiej.
5.
Uchwały Rady Miejskiej po jej podjęciu kierowane są do właściwego stanowiska .
Potwierdzenie odbioru uchwały odbywa się w rejestrze uchwał.
XI
Interpelacje, wnioski i skargi
§28
Burmistrz nie oczekuje na pisemną informację z sesji, niezwłocznie przystępuje do
realizacji wniosków, interpelacji czy skarg zgłoszonych podczas sesji i na które nie było
możliwości udzielić wyczerpującej odpowiedzi podczas jego przebiegu.
9
XII
Postanowienia końcowe
§29
Wyposażenie stanowisk pracy w niezbędne materiały oraz sprzęt zapewnia sekretariat.
§30
Burmistrz Gminy i Miasta przyjmuje swoich pracowników codziennie w godzinach
urzędowania.
§31
Regulamin wchodzi w życie po podaniu go do wiadomości pracowników z dniem
podpisania.
10