Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

Łódzki Urząd Wojewódzki
w Łodzi
PNK-IV.1612.2.2012
Łódź, 25 maja 2012 r.
Pan
Jacek Raczyński
Dyrektor Wydziału
Bezpieczeństwa
i Zarządzania Kryzysowego
WYSTĄPI E N I E
PO K O NTR O LN E
Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej
(Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.), § 8 ust. 4 i 5 Regulaminu Organizacyjnego Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi stanowiącego załącznik do zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 95/2011
z dnia 1 kwietnia 2011 r. oraz § 42 Regulaminu Kontroli stanowiącego załącznik do zarządzenia
Wojewody Łódzkiego Nr 210/2010 z dnia 1 lipca 2010 r., w dniach 12-23 marca 2012 r.
przeprowadzona została kontrola wewnętrzna problemowa w Wydziale Bezpieczeństwa
i Zarządzania Kryzysowego. Przedmiotem kontroli była prawidłowość prowadzenia postępowań
administracyjnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnej. Zakres kontroli obejmował
wszystkie postępowania wszczęte po dniu 1 stycznia 2011 r., a także wszystkie postępowania, które
nie zostały zakończone przed dniem rozpoczęcia kontroli. Kontrola nie obejmowała postępowań
administracyjnych, w których, zgodnie z przepisami prawa, nie są wydawane decyzje
administracyjne, postępowań, w których organem jest Wojewódzka Komisja Lekarska oraz
postępowań, które wymagają dostępu do informacji niejawnych o klauzuli wyższej niż
„zastrzeżone”. Protokół kontroli podpisany został przez Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa
i Zarządzania Kryzysowego bez zastrzeżeń w dniu 24 kwietnia 2012 r.
W toku kontroli zbadano 68 postępowań administracyjnych, które prowadzone były
w oddziałach zarządzania kryzysowego, spraw obronnych oraz ratownictwa medycznego.
Działalność podmiotu kontrolowanego we wskazanym przedmiocie i zakresie oceniam pozytywnie
z nieprawidłowościami. Z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w dalszej części wystąpienia,
rozstrzygnięcia podejmowane były prawidłowo, w prowadzonych postępowaniach zachowywana
była terminowość i zasada pisemności, a strony miały zapewniony czynny udział w postępowaniu.
W zakresie zgodności z przepisami merytorycznie regulującymi daną instytucję prawną
stwierdzono, iż w postępowaniu dotyczącym wydawania pozwoleń na używanie materiałów
wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego naruszono art. 14 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia
21 czerwca 2002 r. o materiałach wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego (Dz.U. Nr
117, poz. 1007 ze zm.), ponieważ wydano decyzję bez załączenia do akt orzeczenia lekarskiego.
Zgodnie z Pana wyjaśnieniami ww. dokument był okazany do wglądu przed wydaniem decyzji.
W związku z enumeratywnym wyliczeniem dowodów, które należy załączyć do wniosku
o wydanie pozwolenia na używanie materiałów wybuchowych, istnieje ryzyko przeoczenia przez
urzędnika jednego z dokumentów, co w przypadku wydania decyzji pomimo wskazanego braku,
może rodzić poważne skutki.
W postępowaniach dotyczących umieszczania w ewidencji (wykazie) i wykreślania
z ewidencji (wykazu) obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie,
wszystkie decyzje wydawane były na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r.
o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 ze zm.) bez uwzględniania kwestii,
czy strona jest podległą, podporządkowaną wojewodzie lub przez niego nadzorowaną jednostką
organizacyjną. Przepis art. 5 ust. 3 ustawy ma zastosowanie wyłącznie do wskazanych jednostek.
Do innych podmiotów ma zastosowanie art. 5 ust. 6 ustawy, przy czym zauważyć należy,
iż zgodnie z orzecznictwem sądowym wykaz (art. 5 ust. 3) i ewidencja (art. 5 ust. 5 i 6) to
niezależne instytucje prawne i nie mogą być stosowane zamiennie. Nieuwzględnianie kwestii, czy
strona jest jednostką podległą, podporządkowaną lub nadzorowaną przez wojewodę, prowadzi do
wydawania nieprawidłowych decyzji i w konsekwencji umieszczania podmiotów w niewłaściwym
rejestrze obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie.
W jednym przypadku w postępowaniu dotyczącym organizowania zadań na rzecz
obronności państwa wydano decyzję bez spełnienia warunku z § 2 ust. 5 pkt 2 lit. b rozporządzenia
z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie warunków i sposobu przygotowania oraz wykorzystywania
publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa oraz właściwości organów
w tych sprawach (Dz.U. Nr 143, poz. 1515 ze zm.) tj. bez wniosku Prezydenta Miasta.
W zakresie przestrzegania terminowości, w tym obowiązku zawiadamiania o przypadkach
niezałatwienia sprawy w terminie stwierdzono, iż postępowania dotyczące organizowania zadań
na rzecz obronności państwa nie wymagały gromadzenia dodatkowego materiału dowodowego,
niemniej rzeczywisty czas trwania wszystkich postępowań przekroczył miesiąc, a do stron nie były
kierowane zawiadomienia o niezałatwieniu sprawy w terminie. Podobna sytuacja miała miejsce
2
w jednym postępowaniu dotyczącym wykreślania z wykazu obszarów, obiektów i urządzeń
podlegających obowiązkowej ochronie. Dla porównania zauważyć należy, iż wszystkie
postępowania
dotyczące
czasowego
zaprzestania
działalności
jednostek
lub
komórek
organizacyjnych szpitala (podmiotu leczniczego) zostały zakończone w ciągu 30 dni od ich
wszczęcia, chociaż ich liczba była większa i wymagały zgromadzenia szerszego materiału
dowodowego. Zasadnym jest rozważenie wprowadzenia mechanizmów kontrolnych, które
przyczyniłyby się do szybszego wydawania rozstrzygnięć w przedmiotowych sprawach.
W przypadku niezakończenia postępowania w terminie określonym w art. 35 kpa konieczne jest
każdorazowe zawiadamianie stron o przyczynach zwłoki i przewidywanym terminie zakończenia
postępowania.
W postępowaniu dotyczącym zwrotu dotacji po wpływie decyzji o uchyleniu rozstrzygnięcia
Wojewody, a przed zwrotem teczki z aktami sprawy, powinno zostać sporządzone zawiadamianie
wskazujące nowy termin załatwienia sprawy na podstawie art. 36 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca
1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.,
zwanej dalej kpa). Zauważyć należy, iż wskazana nieprawidłowość mogłaby nie wystąpić, gdyby
zostały uwzględnione (przez analogię) wytyczne przekazane dyrektorom wydziałów w piśmie
z dnia 29 listopada 2011 r., znak PNK-II.050.314.2011.
Odnośnie kwestii sprawdzania właściwego umocowania do działania w imieniu strony oraz
zapewnienia czynnego udziału stron w postępowaniu stwierdzono, iż w sprawie dotyczącej
wykreślenia z wykazu obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie
wydano decyzję, pomimo iż wniosek złożyła osoba, której umocowanie nie wynikało
ze znajdujących się w aktach dokumentów. Podobnie w dwóch przypadkach postępowań
dotyczących organizowania zadań na rzecz obronności państwa, w których wniosek podpisał
sekretarz gminy z upoważnienia wójta i nie załączył do akt dokumentu potwierdzającego
umocowanie.
W postępowaniu dotyczącym czasowego zaprzestania działalności podmiotu leczniczego
stwierdzono, iż decyzja została skierowana do kierownika szpitala, a nie podmiotu leczniczego –
spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (osoby prawnej). Podobnie w piętnastu postępowaniach
dotyczących organizowania zadań na rzecz obronności państwa decyzje rozstrzygały o prawach
i obowiązkach zakładu opieki zdrowotnej, w miejsce właściwej strony postępowania tj. osoby
fizycznej, będącej podmiotem leczniczym.
W postępowaniu o zwrot dotacji dwukrotnie, niewłaściwie oznaczono w decyzjach stronę
postępowania, co podniósł Minister Finansów w uzasadnieniach decyzji uchylających. Nadto
wgląd do akt postępowania miały i wyjaśnienia w związku z postępowaniem udzielały osoby, które
3
nie załączyły do akt umocowania.
Odnosząc się do wyżej opisanych przypadków, podnieść należy, iż z uwagi na konsekwencje
związane ze skierowaniem decyzji do osoby, która nie jest stroną w sprawie, należy zwrócić
szczególną uwagę na to, aby w decyzji oznaczać właściwie stronę np. osobę prawną (województwo
łódzkie), a nie jej organ (marszałka województwa) lub jednostkę organizacyjną, chyba że przepis
szczególny stanowi inaczej. Pracownik działający w imieniu osoby prawnej powinien przedstawić
dokument potwierdzający umocowanie w sprawie. W przeciwnym wypadku może istnieć ryzyko
kwestionowania przez stronę czynności dokonywanych przez osoby, które nie są upoważnione
do jej reprezentowania.
Na marginesie odnotować należy, iż w postępowaniu w sprawie czasowego zaprzestania
działalności podmiotu leczniczego wniosek złożyła osoba nieumocowana. Postępowanie zostało
wszczęte, a następnie umorzone w związku z wycofaniem podania przez składającego wniosek.
Chociaż można przyjąć, że w sprawie miał zastosowanie art. 61 § 2 kpa umożliwiający wszczęcie
postępowania bez wniosku strony, niemniej w przedmiotowej sprawie umorzenie postępowania
nastąpiło na podstawie art. 105 § 2 kpa (tj. na żądanie strony, którą nie był składający wniosek),
a nie na podstawie art. 61 § 2 kpa (tj. w związku z niepotwierdzeniem żądania wszczęcia
postępowania przez stronę). Brak konsekwencji w stosowaniu różnych instytucji prawa
procesowego może stanowić uzasadnione podważenie zaufania do organu prowadzącego
postępowanie.
W przypadku, gdy stroną postępowania była osoba prawna stosowane w Wydziale
Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego zawiadomienia, co do zasady, jako adresata
wskazywały przewodniczącego organu reprezentującego osobę prawną zgodnie z Krajowym
Rejestrem Sądowym. Zawiadomienia powinny w takiej sytuacji wskazywać jako adresata osobę
prawną (z wyłączeniem przypadków, gdy strona ustanowiła pełnomocnika). Jeżeli jednak pisma
były prawidłowo doręczane, nieprawidłowość powyższa nie ma wpływu, na ważność decyzji.
W postępowaniu w przedmiocie wydawania pozwoleń na używanie materiałów
wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego przed wydaniem decyzji nie zawiadomiono
o zgromadzeniu całości materiału dowodowego i o możliwości wypowiedzenie się co do
zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, co narusza art. 10 kpa. Osobnego
zawiadomienia o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz
zgłoszonych żądań nie wysłano do strony także przed wydaniem decyzji o umorzeniu
postępowania na podstawie art. 105 § 1 kpa w przedmiocie czasowego zaprzestania działalności
jednostek lub komórek organizacyjnych szpitala, przy czym o treści art. 10 § 1 kpa, art. 61 § 1 kpa
oraz art. 73 § 1 kpa pouczono w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania. W postępowaniach
4
dotyczących organizowania zadań na rzecz obronności państwa stwierdzono również nieliczne
przypadki braku w aktach potwierdzenia doręczenia zawiadomień z art. 10 kpa lub wydania
decyzji przed upływem terminu wskazanego w zawiadomieniu. Podkreślenia wymaga okoliczność,
iż w przypadku niedoręczenia zawiadomienia o zgromadzeniu całości materiału dowodowego
i o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań
lub w przypadku doręczenia tego zawiadomienia już po wydaniu niekorzystnej dla strony decyzji,
istnieje ryzyko kwestionowania przez stronę realizacji zasady czynnego udziału w postępowaniu.
Powyższe ryzyko dotyczy zwłaszcza postępowań o czasowe zaprzestanie działalności jednostek
lub komórek organizacyjnych podmiotu leczniczego, gdzie termin wyznaczony stronie
na zapoznanie się z materiałem dowodowym jest niezależny od dnia doręczenia pisma przez
Pocztę.
Odnośnie realizacji zasady pisemności postępowań stwierdzono, iż we wszystkich
oddziałach, w których prowadzone były postępowania administracyjne rozstrzygane w drodze
decyzji administracyjnych, wystąpiły przypadki, że wśród zgromadzonych w aktach dokumentów
były nieuwierzytelnione lub poświadczone za zgodność z oryginałem, przez inne osoby niż
wskazane w art. 76a kpa, kserokopie. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego
z dnia 21 września 1999 r., III SA 7375/98, Lex nr 40052 „niepoświadczone urzędowo kserokopie
dokumentów w zdecydowanej większości nie mogą stanowić dowodu na to, co jest w nich
zapisane”. W jednym postępowaniu w przedmiocie wykreślenia z wykazu obszarów, obiektów
i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie nieprawidłowość powyższa miała miejsce
w odniesieniu do kopii pełnomocnictwa. Z uwagi na istotność prawidłowego uwierzytelniania
pełnomocnictw, kwestie te winny być objęte szczególnym nadzorem.
Stwierdzono także liczne przypadki, w których dane wynikające z ewidencji
elektronicznych (np. Krajowego Rejestru Sądowego lub rejestru zakładów opieki zdrowotnej) nie
były drukowane i załączane do akt. Nadto część z przedstawionych kontrolującym postępowań
składała się z luźnych, zebranych w koszulkach, nieponumerowanych i nieopisanych dokumentów.
Powyższy sposób gromadzenia i przechowywania dowodów ogranicza kontrolę funkcjonalną,
instancyjną i instytucjonalną. Odnotować należy, iż w toku kontroli wystąpiły przypadki
uzupełniania akt postępowania o dokumenty, które nie zostały pierwotnie przedstawione
kontrolującym. Jako przyczynę powyższego wskazywano omyłkowe umieszczenie pism w innym
miejscu segregatora lub teczki z aktami postępowań. Konieczność bieżącego i rzetelnego
prowadzenia metryki i akt sprawy powinna ograniczyć ryzyko niewłaściwego przechowywania,
a nawet zagubienia dokumentów.
W dwóch przypadkach w postępowaniach dotyczących umieszczania w ewidencji (wykazie)
5
i wykreślania z ewidencji (wykazu) obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej
ochronie stwierdzono sporządzenie notatki służbowej z oględzin, podczas gdy przepisy wymagają
protokołu. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia
21 listopada 2001 r., I SA/Gd 306/99, LEX nr 76108 „Notatka służbowa nie może zastąpić
środków dowodowych przewidzianych w nast. 75 i nast. k.p.a.”.
Z kwestią właściwego gromadzenia materiału dowodowego ściśle wiąże się przestrzeganie
zasady prawdy obiektywnej, która stanowi, iż w toku postępowania organy administracji
publicznej z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego
wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny
i słuszny interes obywateli. Przy czym, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić
się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być
dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Organ administracji publicznej
jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Organ
administracji publicznej ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana
okoliczność została udowodniona, co oznacza, iż powyższa kwestia zależy od organu, który nie
jest w tym przypadku związany określoną wagą dowodów (zasada swobodnej oceny dowodów).
Niemniej ocena ta musi być dokonywana w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy
publicznej (art. 10 kpa). W postępowaniu o zwrot dotacji, z uwagi na konieczność dokonania
dodatkowych ustaleń, Minister Finansów dwukrotnie, w tej samej sprawie, uchylił decyzje
Wojewody, co potwierdza istotność przestrzegania zasady prawdy obiektywnej.
W toku kontroli stwierdzono, że w jednym przypadku decyzja w sprawie czasowego
zaprzestania działalności wydana została na podstawie przedstawionej kopii uchwały podjętej
przez niewłaściwy organ, tj. zarząd powiatu w miejsce rady powiatu. Jak wyjaśniono, uznano
za udowodnione, że rada nie mogła wydać opinii w terminie wynikającym z przepisów prawa
(z uwagi na brak sesji). Wątpliwości może budzić jednak nieskierowanie pisma do rady powiatu
celem potwierdzenia tego faktu. Nadto w jednym przypadku decyzję wydano na podstawie
niejednoznacznej opinii dyrektora oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia i odstąpiono
od uzasadnienia decyzji. W kwestiach ocennych (budzących wątpliwości), w szczególności
w przypadku wydawania decyzji pozytywnych pomimo negatywnego stanowiska organu
opiniującego, decyzje powinny być uzasadniane, choć obowiązek taki może nie wynikać z przepisu
kpa.
W części jednego z postępowań dotyczących wykreślenia z wykazu obszarów, obiektów
i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie, zgromadzony został szeroki materiał
dowodowy, obejmujący opinie z Policji i z Ministerstwa Gospodarki oraz oględziny obiektu,
6
natomiast w pozostałym zakresie i w innych postępowaniach decyzje wydawane były głównie na
podstawie wyjaśnień (oświadczeń) strony. Istnienie mapy procesu wskazującej na dowody
(czynności), które w każdym przypadku należy uzyskać (przeprowadzić) dla potwierdzenia
istnienia lub braku interesu publicznego powinno przyczynić się do zwiększenia przejrzystości
wskazanych postępowań.
W toku kontroli stwierdzono również naruszenia polegające na używaniu w pismach
kierowanych do wnioskodawców stwierdzenia, że wniosek nie będzie rozpatrzony, co miało
miejsce w dwóch postępowaniach dotyczących wykazu obszarów, obiektów i urządzeń
podlegających obowiązkowej ochronie. Podanie może zostać pozostawione bez rozpoznania
wyłącznie w przypadkach określonych w art. 64 kpa. Przekroczenie ww. przepisu miało ponadto
miejsce w przypadku postępowania dotyczącego organizowania zadań na rzecz obronności
państwa. W kilku przypadkach wzywano o odpisy z ewidencji, która jest dostępna na stronie
internetowej (naruszenie art. 220 § 1 kpa). Niewłaściwe zastosowanie art. 64 kpa oraz wzywanie
do przysłania zaświadczeń na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli możliwe są
do ustalenia przez organ na podstawie rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty
publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w
przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, rodzi
ryzyko wniesienia i uznania zażalenia na niezałatwienie sprawy w terminie za zasadne.
Celem zweryfikowania realizacji zalecenia pokontrolnego Najwyższej Izby Kontroli
dotyczącego kwestii wydawania decyzji w oparciu o opinie sporządzone w formie zwykłego pisma
przez organy opiniujące, naruszające w ten sposób art. 106 § 5 kpa stwierdzono, iż sytuacja
ta ma miejsce w postępowaniach w sprawie czasowego zaprzestania działalności jednostek lub
komórek organizacyjnych szpitala (podmiotu leczniczego). Chociaż w powyższym zakresie
występują
znaczne
rozbieżności
interpretacyjne,
istnieje
jednak
ryzyko
związane
z kwestionowaniem przez Najwyższą Izbę Kontroli faktu wydawania decyzji w oparciu o opinie
sporządzone w formie zwykłego pisma.
W toku kontroli stwierdzono także uchybienia polegające na powołaniu w decyzji lub
zawiadomieniu niewłaściwego przepisu będącego podstawą prawną ich sporządzenia. W trzech
przypadkach, w podstawie prawnej decyzji o umorzeniu postępowania w sprawie czasowego
zaprzestania działalności szpitala (podmiotu leczniczego) wskazano art. 105 § 1 kpa, zamiast art.
105 § 2 kpa. Art. 105 § 1 kpa oraz art. 105 § 2 kpa są odrębnymi podstawami do umorzenia
postępowania administracyjnego i nie powinny być powoływane łącznie w jednej decyzji.
W postępowaniu o zatwierdzenie programu kursu kwalifikowanej pierwszej pomocy
cztery zawiadomienia, o niezałatwieniu sprawy w terminie, wskazywały jako podstawę prawną art.
7
36 kpa, chociaż postępowanie nie zostało wszczęte z uwagi na brak właściwości Wojewody. Jeżeli
istnieją wątpliwości co do właściwości Wojewody, a sprawa nie była prowadzona merytorycznie
i nie kierowano zawiadomienia o wszczęciu postępowania, zastosowanie ma termin określony
w art. 65 kpa (termin niezwłoczny na przekazanie sprawy). W takiej sytuacji strona powinna zostać
zawiadomiona o przyczynach zwłoki w przekazaniu sprawy, niemniej bez przywoływania art. 36
kpa. Gdy postępowanie, pomimo braku właściwości, było prowadzone merytorycznie, należy
je umorzyć, a podanie przekazać zgodnie z właściwością.
W postępowaniach w przedmiocie organizowania zadań na rzecz obronności państwa
stwierdzono przywoływanie niewłaściwego przepisu (art. 20 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 21 listopada
1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 241,
poz. 2416 ze zm.) jako podstawy prawnej decyzji administracyjnych.
Głównymi przyczynami stwierdzonych nieprawidłowości były niewłaściwa interpretacja
przepisów oraz niedostateczny nadzór, a także brak innych mechanizmów kontroli redukujących
ryzyko ich wystąpienia.
Za stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości odpowiada pracownik prowadzący
postępowanie administracyjne. Odpowiedzialność za właściwy nadzór i wdrożenie mechanizmów
kontroli wewnętrznej ponoszą kierownicy. Do zapewnienia zgodności działania wydziału
z prawem zobowiązany jest jego dyrektor.
Przedstawiając powyższe uwagi i oceny zalecam:
1. Wprowadzenie listy kontrolnej w postępowaniach dotyczących wydawania pozwoleń
na używanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego.
2. Podjęcie dodatkowych działań celem zminimalizowania ryzyka kwestionowania przez
Najwyższą Izbę Kontroli wydawania decyzji w postępowaniach w sprawie czasowego
zaprzestania działalności jednostek lub komórek organizacyjnych podmiotu leczniczego
w oparciu o opinie sporządzone w formie zwykłego pisma.
3. Opracowanie map procesów wszystkich postępowań administracyjnych prowadzonych
w oddziale spraw obronnych w szczególności określających procedurę gromadzenia
materiału dowodowego dla potwierdzenia istnienia lub braku interesu prawnego.
4. Wypracowanie mechanizmów kontrolnych w oddziale spraw obronnych zapewniających
ograniczanie ryzyka naruszania zasady szybkości działania organu oraz informowania
stron o niezałatwieniu sprawy w terminie, uwzględniając również wzmocnioną kontrolę
w zakresie poprawności stosowania art. 64 kpa.
5. Każdorazowe stosowanie art. 10 kpa gwarantującego stronom prawo do wypowiedzenia
się, przed wydaniem decyzji, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych
8
żądań.
6. Wzmocnienie nadzoru nad właściwym stosowaniem przepisów kpa odnoszących się
do dowodów, metryk, protokołów i adnotacji.
7. Uzasadnianie decyzji, w których wydano negatywne stanowiska organów opiniujących,
nawet w sytuacji, gdy kpa zezwala na odstąpienie od uzasadnienia. W postępowaniach
o wpis lub wykreślenie z ewidencji lub wykazu obszarów, obiektów i urządzeń
podlegających obowiązkowej ochronie, uzasadnienie winno dodatkowo wskazywać, czy
i na jakiej podstawie daną jednostkę uznano za podległą, podporządkowaną wojewodzie
lub przez niego nadzorowaną.
8. Wzmocnienie nadzoru nad poprawnością danych zawartych w kierowanych do stron
zawiadomieniach i decyzjach, w szczególności w zakresie właściwego oznaczenia
strony oraz podstawy prawnej.
9. Pouczenie podległych pracowników o konieczności każdorazowego weryfikowania
istnienia i prawidłowości umocowania wnioskodawcy do wszczęcia postępowania,
dokonywania wydruków z elektronicznych rejestrów i ich umieszczania w aktach
postępowania oraz przechowywania akt sprawy w sposób umożliwiający kontrolę
poprawności prowadzonego postępowania i uniemożliwiający usunięcie dokumentów
składających się na akta sprawy.
Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne,
w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje
Dyrektora Generalnego Urzędu o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania
zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy
to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku
niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany
do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości
lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania
w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach
podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania
wniosków (§ 38 w związku z § 44 ust. 3 Regulaminu kontroli).
Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag
i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia
działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Dyrektor Generalny Urzędu
/-/ Sławomir Wasilczyk
9