Usługi kopiowania CD uk

Konferencja
„Tworzenie i wspieranie porozumień (sieci)
organizacji
i
ji pozarządowych
d
h o charakterze
h kt
terytorialnym i branżowym”
Aneta Zaraś
Naczelnik Wydziału Obsługi Finansowej
Departament Wdrażania EFS w MPiPS
Instytucja Pośrednicząca – Priorytet I,II PO KL
Instytucja Pośrednicząca II stopnia – Priorytet V PO KL
Podstawowe zasady konstruowania budżetu
W ramach PO KL Wnioskodawca p
przedstawia zakładane kosztyy
projektu we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu
zadaniowego. Dodatkowo wykazuje w załączniku do wniosku
o dofinansowanie „Szczegółowy
Szczegółowy budżet
budżet” ze wskazaniem kosztów
jednostkowych, który stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności
wydatków projektu na etapie oceny merytorycznej wniosku
o dofinansowanie projektu.
Podział kosztów
W ramach budżetu zadaniowego Wnioskodawca dokonuje podziału
kosztów na:
• koszty bezpośrednie (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych
zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu,
które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami)
• koszty pośrednie (tj.
(tj koszty związane z obsługą techniczną
projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do
konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu)
Przykłady kosztów bezpośrednich
W ramach kosztów bezpośrednich Wnioskodawca wykazuje we
wniosku o dofinansowanie rodzaje zadań w ramach projektu.
projektu
W przypadku większości projektów, beneficjent jako zadanie będzie
wykazywać np. „zarządzanie projektem”. W zadaniu tym mogą być
uwzględniane w szczególności koszty wynagrodzenia koordynatora/
ki
kierownika
ik projektu
j kt llub
b iinnejj osoby
b mającej
j
j za zadanie
d i
koordynowanie lub zarządzanie projektem, koszty wynagrodzenia
innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w realizację projektu
(np. specjalista ds. zamówień publicznych, pracownik ds. obsługi
finansowej projektu, pracownik ds. monitorowania projektu, itp.).
Przykłady kosztów bezpośrednich cd.
cd
Koszty związane
K
i
z otworzeniem
i
i prowadzeniem
d
i
rachunku
h k b
bankowego,
k
ustanowieniem zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy, koszty
związane z zakupem lub amortyzacją sprzętu niezbędnego do
zarządzania projektem i inne koszty bezpośrednio związane
z koordynacją i zarządzaniem projektem.
Kolejnym, przykładowym zadaniem może być „promocja projektu”,
w ramach
h ttego zadania
d i można
ż wskazać
k
ć następujące
t
j
kkoszty:
t zakup
k
materiałów promocyjnych i informacyjnych, opracowanie
i utrzymanie strony internetowej
internetowej, koszty ogłoszeń prasowych
prasowych, koszty
wynagrodzenia pracownika odpowiedzialnego za promocję projektu
(o ile zaistnieje taka potrzeba), itp.
Przykładowy katalog zadań w ramach
projektów:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
zarządzanie projektem
promocja projektu
szkolenia
rozwój systemów informatycznych
ekspertyzy
analizy
li
badania
przygotowanie publikacji
ewaluacja
Budżet zadaniowy
•
Kwoty
y wykazywane
y
y
w budżecie zadaniowym
y zawartym
y w części
ę IV
wzoru wniosku o dofinansowanie realizacji projektu powinny
wynikać ze szczegółowego budżetu zawartego w załączniku do
wniosku o dofinansowanie realizacji projektu.
•
Budżet szczegółowy wskazuje poszczególne koszty jednostkowe
związane z realizacją odpowiednich zadań i jest podstawą do oceny
kwalifikowalności wydatków projektu na etapie weryfikacji wniosku
o dofinansowanie projektu. Stopień uszczegółowienia budżetu
powinien dokładnie określać p
p
planowane wydatki
y
w ramach zadań.
Budżet zadaniowy cd.
cd
•
Wp
przypadku,
yp
g
gdy
y beneficjent
j
zakłada zlecanie p
pewnych
y usług
g
w ramach projektu, powinien zawrzeć odpowiednie zapisy we
wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. W przeciwnym razie,
wydatki poniesione na realizację zleconych usług przez wykonawcę
mogą zostać uznane za niekwalifikowalne na etapie rozliczania
projektu.
•
Przykład budżetu zadaniowego stanowi załącznik nr 9 do
dokumentacji konkursowej dla Poddziałania 5.4.2 - Rozwój dialogu
y
g
obywatelskiego.
Koszty pośrednie
•
•
Koszty pośrednie stanowią koszty związane z obsługą techniczną
projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do
konkretnego zadania.
K t l kkosztów
Katalog
tó pośrednich
ś d i h jjestt zamknięty.
k i t
Koszty pośrednie cd
cd.
Koszty pośrednie mogą obejmować wyłącznie następujące koszty
administracyjne związane z obsługą techniczną projektu:
• koszty zarządu
• koszty personelu obsługowego
• koszty obsługi księgowej
• opłaty
ł t za najem
j
powierzchni
i
h i bi
biurowych
h llub
b czynsz
• opłaty administracyjne
Koszty pośrednie cd
cd.
•
•
•
•
•
•
•
amortyzacja środków trwałych (np
(np. budynku)
usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe,
kurierskie
usługi kserograficzne
koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych nie
związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie
koszty ubezpieczeń majątkowych
koszty ochrony
sprzątanie pomieszczeń
Koszty pośrednie cd
cd.
•
W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki
objęte cross-financingiem w projekcie, bowiem wydatki w ramach crossfinancingu mogą dotyczyć wyłącznie konkretnych zadań w ramach projektu,
a więc są wykazywane jako wydatki bezpośrednie.
•
Beneficjent ma obowiązek przedstawienia w załączniku do wniosku
o dofinansowanie realizacji projektu (w szczegółowym budżecie projektu)
uzasadnienia dla wykazanej we wniosku o dofinansowanie wartości
kosztów pośrednich, które zamierza w projekcie rozliczyć.
Uzasadnienie powinno wskazywać metodologię, zgodnie z którą beneficjent
wyliczył wartość kosztów pośrednich. Metodologia wyliczania kosztów
pośrednich podlega weryfikacji na etapie oceny merytorycznej wniosku
o dofinansowanie realizacji projektu.
Koszty pośrednie cd
cd.
Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby:
• ryczałtem (wartość kosztów pośrednich w tym konkursie jest
ograniczona limitem do 20%, 15% lub 10% bezpośrednich kosztów
projektu
j kt w zależności
l ż ś i od
d wartości
t ś i projektu)
j kt )
• na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez
stawki ryczałtowej,
y
j, z p
pełnym
y udokumentowaniem wydatków,
y
, faktury,
y,
rachunki, potwierdzenia zapłaty) W tym przypadku, w umowie o
dofinansowanie nie jest wykazywany limit procentowy kosztów
pośrednich.
pośrednich
Rozliczanie kosztów
Należy pamiętać,
pamiętać że:
• wszelkie redukcje kosztów bezpośrednich (np. w związku
z korektami finansowymi) mogą mieć wpływ na ryczałtową kwotę
k
kosztów
tó pośrednich
ś d i h
• wszelkie (nieprzewidziane) przychody powstałe w ramach projektu
powinny
p
y być
y odliczane od całkowitych
y kosztów zadeklarowanych
y
dla takiego projektu (po wyliczeniu kosztów pośrednich według
stawki ryczałtowej)
Wydatki niekwalifikowalne
Za wydatki niekwalifikowalne w ramach PO KL uznaje się poniższe
kategorie wydatków:
• podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany
w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r.
o podatku od towarów i usług
• zakup nieruchomości
nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury
• zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów z wyjątkiem wydatków
w ramach cross-financingu
• odsetki od zadłużenia
Wydatki niekwalifikowalne cd
cd.
•
•
•
•
•
•
wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu
wydatek poniesiony na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków
krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złożenie wniosku
o dofinansowanie projektu
koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice
kursowe ponoszone w ramach wdrażania projektu, z wyjątkiem projektów
współpracy ponadnarodowej
koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych (z wyjątkiem wydatków
związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji Instytucji
Zarządzającej) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez
sąd
d
wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża
finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty
p
ubezpieczeniowe
składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach
wynagrodzenia personelu projektu
Cross financing
Cross-financing
•
•
•
W ramach PO KL możliwe jjest kwalifikowanie wydatków
y
objętych
ję y
wsparciem w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego na zasadzie cross-financingu.
Cross-financing
g może dotyczyć
y y wyłącznie
yą
takich kategorii
g
wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego
projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań.
W przypadku Działania 5.4 wartość wydatków w ramach
cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10% wszystkich
wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu.
Cross financing cd.
Cross-financing
cd
Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego
cross-finanacingiem dotyczą przede wszystkim:
• zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu
• dostosowywania,
dostosowywania adaptacji budynków,
budynków pomieszczeń i miejsc pracy
Cross-financing w ramach PO KL nie obejmuje budowy nowych
budynków, dużych prac budowlanych, remontów budynków, a jedynie
wyposażenie i niewielkie prace dostosowawcze związane
z realizowanymi projektami
projektami.
Wydatki kwalifikowalne
Kwestie dotyczące kwalifikowalności wydatków zostały szczegółowo
uregulowane w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Wydatki kwalifikowalne
Wynagrodzenie personelu
•
W ramach wynagrodzenia personelu, kwalifikowalne są zasadniczo
wszystkie koszty zatrudnienia personelu, w szczególności
wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia
społeczne,
p
, składki na Fundusz Pracyy oraz Zakładowyy Fundusz
Świadczeń Socjalnych. Wydatkiem niekwalifikowalnym są składki
na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Wydatki kwalifikowalne cd.
cd
Amortyzacja
Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości aktywów podlegających
amortyzacji, stanowią wydatek kwalifikowalny, jeżeli spełnione są
łącznie następujące warunki:
• odpisy amortyzacyjne dotyczą aktywów, które są niezbędne do
prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego
wdrażania
• zakup aktywów nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji
wspólnotowej lub dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie
projektu finansowanego ze środków wspólnotowych
• kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie
do okresu realizacji danego projektu
• wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Wydatki kwalifikowalne cd.
cd
Opłaty finansowe i inne są kwalifikowalne w ramach PO KL, o ile ich
poniesienie jest niezbędne do realizacji projektu:
• koszty otwarcia oraz prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu
subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego
• opłaty
p y bankowe p
pobierane od dokonywanych
y
y transakcjij finansowych
y
(krajowych lub zagranicznych) np. opłaty za dokonywanie przelewów
• koszty porad prawnych
• opłaty notarialne
• koszty
k
doradztwa
d d
udzielonego
d i l
przez ekspertów
k
ó
• koszty księgowości
• koszty obsługi finansowych instrumentów zabezpieczających realizację
umowy o dofinansowanie,
dofinansowanie w szczególności takich jak poręczenie lub
gwarancja.
Wydatki kwalifikowalne cd.
cd
Zlecanie usług
g
W przypadku zlecania usług Wnioskodawca powinien przestrzegać przepisów
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w zakresie,
w jakim ustawa stosuje się do Wnioskodawcy
Wnioskodawcy. Wydatki związane ze zlecaniem
usług w ramach projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod
warunkiem, że:
• zlecanie usług przynosi wartość dodaną do projektu
• Wnioskodawca wskaże we wniosku o dofinansowanie projektu usługi,
które zamierza zlecać innym
y p
podmiotom i wniosek w takiejj formie zostanie
zatwierdzony przez IOK
Wydatki kwalifikowalne cd.
cd
Podatek od towarów i usług VAT
• Zgodnie z art. 11 pkt 2 lit. a Rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006, podatek od towarów
i usług
ł (VAT) może
ż być
b ć uznany za wydatek
d t k kwalifikowalny
k lifik
l tylko
t lk
wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez
Beneficjenta oraz Beneficjent nie ma prawnej możliwości
odzyskania podatku od towarów i usług (VAT).
Okres kwalifikowalności wydatków
Okres kwalifikowalności wydatków każdego pojedynczego projektu
reali o anego w ramach PO KL określa umowa
realizowanego
mo a o dofinanso
dofinansowanie
anie projekt
projektu
zawarta z Wnioskodawcą/Beneficjentem.
Okres realizacji projektu wskazany w umowie jest tożsamy z okresem,
w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne.
Jedynym kosztem, który może zostać uznany za kwalifikowalny przed
rozpoczęciem realizacji projektu jest koszt zabezpieczenia prawidłowej
realizacji
li
ji umowy.
Wkład własny
W Działaniu 5.4 wkład własny nie jest wymagany.
Sposób przekazywania i rozliczania
wniosku o płatność
Kwestie dotyczące rozliczeń zostały szczegółowo uregulowane
w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
2007-2013 stanowiących część Systemu realizacji programu
dostępnego na stronie internetowej www.efs.gov.pl
oraz www.DWFefs.gov.pl
Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej
ewidencji księgowej
•
•
Beneficjent
j
zobowiązany
ą
y jjest do p
prowadzenia wyodrębnionej
y ę
j
ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu w sposób
przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych
operacji księgowych. Obowiązek ten dotyczy również wszystkich
Partnerów, w zakresie tej części projektu, za której realizację
odpowiadają.
Wp
przypadku
yp
Beneficjentów
j
p
prowadzących
ą y p
pełną
ą księgowość
ęg
wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo
odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej
ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych.
Przekazywanie środków na dofinansowanie
projektu
Środki na realizację projektu są wypłacane jako dotacja rozwojowa
w formie zaliczki. Środki dotacji rozwojowej są przekazywane na
wyodrębniony
y ę
y rachunek bankowy,
y specjalnie
p j
utworzony
y dla danego
g
projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Do umowy
o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności
wskazujący zakładane wartości płatności dla beneficjenta
w poszczególnych okresach rozliczeniowych. Pierwsza transza
środków na realizację projektów jest wypłacana w wysokości
i terminie określonym w harmonogramie płatności.
Przekazywanie środków na dofinansowanie
projektu
•
•
Przekazanie
P
k
i k
kolejnej
l j j (kolejnych)
(k l j
h) transzy uzależnione
l
i
jjest od
d
rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% łącznej
kwoty dotychczas otrzymanych transz środków w ramach dotacji
rozwojowej tj. wykazanie przez beneficjenta wydatków
kwalifikowalnych co najmniej w tej wysokości we wniosku
op
płatność i ich zatwierdzenie przez
p
instytucję
y ję weryfikującą
y
ją ą wniosek
o płatność.
Beneficjent jest zobowiązany rozliczyć przyznaną na finansowanie
projektu dotację rozwojową nie później niż w terminie 30 dni od
zakończenia realizacji projektu. W związku z powyższym, w tym
terminie powinien złożyć do IOK końcowy wniosek o płatność oraz
d k
dokonać
ć zwrotu
t wszystkich
tki h środków
ś dkó pozostających
t j
h na
wyodrębnionym rachunku projektu wraz z odsetkami bankowymi,
które narosły na tym rachunku.
Dokumenty dołączane do wniosku o płatność
We wniosku
W
i k o płatność
ł t ść Beneficjent
B
fi j t wykazuje
k
j postęp
t finansowy
fi
i rzeczowy
z realizacji projektu, przy czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp
rzeczowyy p
powinien korespondować
p
zp
przedstawionymi
y wydatkami
y
(p
(postępem
ęp
finansowym). Wzór wniosku o płatność stanowi załącznik nr 3 do Umowy
o dofinansowanie projektu.
Beneficjent załącza do wniosku o płatność:
zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
Zestawienie może mieć formę:
– wydruku z ewidencji księgowej Beneficjenta (w formacie PDF)
– tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność
Dokumenty dołączane do wniosku o płatność
•
•
•
załącznik
ą
p
pt. Szczegółowa
g
charakterystyka
y y udzielonego
g wsparcia,
p
któryy
wypełniany jest przez beneficjenta realizującego wsparcie na rzecz osób
lub instytucji (zał. nr 8 do niniejszej dokumentacji)
wyciągi
y ąg bankowe z rachunku,, za okres którego
g dotyczy
y y wniosek o
płatność.
dodatkowo, § 16 pkt 2 wzoru umowy o dofinansowanie projektu
zobowiązuje
ą j Beneficjenta
j
do p
przekazania w formie elektronicznejj wraz
z wnioskiem o płatność informacji o wszystkich uczestnikach projektu,
zgodnie z zakresem informacji określonym przez ministra właściwego ds.
rozwoju
j regionalnego.
g
g Nieprzekazanie
p
danych
y p
przez Beneficjenta
j
może
powodować odrzucenie wniosku o płatność na etapie oceny formalnej
Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku o płatność
Okres weryfikacji
y
j każdego
g wniosku o płatność
p
wynosi
y
20 dni
roboczych od dnia jego wpłynięcia, przy czym okres ten dotyczy każdej
przedłożonej wersji wniosku. W przypadku stwierdzenia błędów
lub braków w złożonym wniosku o płatność
płatność, IOK weryfikując wniosek
może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym
informuje beneficjenta lub może wystąpić do beneficjenta z prośbą
o poprawę wniosku, przesłanie brakujących informacji lub udzielenie
niezbędnych wyjaśnień, wskazując termin przekazania odpowiedzi.
IOK może wezwać Beneficjenta do złożenia kopii poświadczonych za
zgodność z oryginałem dokumentów księgowych dotyczących Projektu.
Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku o płatność
Zatwierdzony wniosek o płatność rozliczający co najmniej 70%
środków otrzymanych w ramach dotacji rozwojowej jest podstawą do
przekazania kolejnej transzy środków na dofinansowanie projektu.
Płatność dla beneficjenta następuje w terminie wskazanym w umowie
o dofinansowanie,
d fi
i przy czym nie
i później
óź i j niż
iż w terminie
t
i i 20 dni
d i
roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku.
Przychód i trwałość projektu
•
Beneficjent
j
ma obowiązek
ą
ujawniania
j
wszelkich przychodów,
p y
które
powstaną w związku z realizacją projektu PO KL. Przychody uzyskane
w trakcie realizacji projektu wykazywane są we wniosku o płatność.
Każdy przychód uzyskany w ramach projektu pomniejsza kwotę kolejnych
płatności w ramach projektu. Przychód pomniejsza kolejne płatności
w całości lub proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia
przyczynił się projekt realizowany w ramach PO KL.
•
W przypadku uzyskania przychodu związanego z projektem w sytuacji, gdy
p
j
kolejnych
j y transz dotacji,
j Beneficjent
j
jjest
nie jjest możliwe pomniejszenie
zobowiązany do niezwłocznego poinformowania IOK o uzyskaniu
przychodu i zwrotu środków na wskazany rachunek bankowy.
Konferencja współfinansowana przez Unię Europejską
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Dziękuję za uwagę
[email protected]