Jak rozliczyć projekt B+R - Biuletyn Finanse Publiczne BDO
Transkrypt
Jak rozliczyć projekt B+R - Biuletyn Finanse Publiczne BDO
Jak rozliczyć projekt B+R Wpisany przez Michał Bury Stopień trudności rozliczenia kosztów w dużej mierze jest uzależniony od sposobu opisu i przedstawienia projektu we wniosku o dofinansowanie. Bardzo ważna na etapie rozliczenia dotacji jest prawidłowa dokumentacja poniesionych kosztów. Szeroki katalog kosztów kwalifikowanych ma działanie 1.4-4.1 PO IG ,,Wsparcie na prace badawcze i rozwojowe oraz wdrożenie wyników tych prac''. Stopień trudności rozliczenia kosztów w dużej mierze jest uzależniony od sposobu opisu i przedstawienia projektu we wniosku o dofinansowanie. Nieodpowiednie uzasadnienie budżetu i rodzaju kosztów na etapie wnioskowania może być przyczyną nieuznania wydatków przez instytucję wdrażającą i w rezultacie może prowadzić do zmniejszenia kwoty dofinansowania. Na etapie rozliczenia konieczna jest odpowiednia i prawidłowa dokumentacja poniesionych kosztów. Zasada ta dotyczy także kosztów, które we wniosku o dofinansowanie zostały wskazane jako niekwalifikowane, ale stanowią istotny element projektu decydujący o jego spójności. Przykład: w ramach projektu została wybudowana hala, w której tylko część powierzchni jest przeznaczona do celów realizacji projektu. W kosztach kwalifikowanych zostały ujęte wyłącznie koszty dotyczące wydzielonej części przeznaczonej na cele projektu. W takim przypadku w trakcie rozliczenia należy wykazać zarówno koszty kwalifikowane dotyczące części wydzielonej, jak i niekwalifikowane dotyczące pozostałej powierzchni hali. Etap badawczy - wynagrodzenia i amortyzacja 1/4 Jak rozliczyć projekt B+R Wpisany przez Michał Bury Podstawą rozliczenia wynagrodzeń jest lista płac zawierająca dane dotyczące pracowników zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu. Oprócz wartości wynagrodzenia należy opisać rodzaj i czas zaangażowania pracownika w wykonanie projektu. W tym celu wypełnia się kartę pracy przedstawiającą procent etatu wynikający z wkładu pracy na realizację projektu objętego umową o dofinansowanie. Przykładowo, gdy pracownik na realizację zadania badawczego poświęcił 128 ze 160 godzin przepracowanych w miesiącu oznacza to, że podstawą refundacji kosztów lub rozliczenia zaliczki będzie tylko 80% jego wynagrodzenia. W ramach rozliczenia wynagrodzeń konieczne jest także udokumentowanie pozapłacowych kosztów pracy. W przypadku składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne należy przedstawić kopie deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCX. Niezbędne jest załączenie do wniosku o płatność dowodów zapłaty wynagrodzeń w postaci wyciągów bankowych lub potwierdzeń dokonania przelewów, a w przypadku pozapłacowych kosztów pracy także składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych. Koszty amortyzacji sprzętu i aparatury są rozliczane na podstawie tabel amortyzacyjnych. Amortyzacja sprzętu i aparatury jest kwalifikowana wyłącznie w zakresie i przez okres ich używania na potrzeby projektu badawczego. Jeżeli amortyzowany środek trwały został nabyty w trakcie trwania projektu, dodatkowo do wniosku o płatność należy załączyć faktury zakupu, dowody płatności oraz dokumenty OT - dokument przyjęcia środka trwałego. Nabycie lub wytworzenie środka trwałego 2/4 Jak rozliczyć projekt B+R Wpisany przez Michał Bury W celu wykazania poniesionych kosztów nabycia środka trwałego, wraz z wnioskiem o płatność należy złożyć poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur, dowody płatności, protokoły odbioru oraz dokumenty OT. Jeżeli dane urządzenie było wykorzystywane zarówno w ramach etapu badawczego, jak i w ramach wdrożenia, to w części badawczej jako kwalifikowane mogą zostać uwzględnione odpisy amortyzacyjne. Natomiast w ramach rozliczenia II etapu jako kwalifikowalne może zostać uwzględniona cena nabycia urządzenia pomniejszona o wartość odpisów amortyzacyjnych uwzględnionych jako wydatek kwalifikowany w I etapie projektu. Bardziej złożone jest rozliczenie wytworzenia środka trwałego. Należy wtedy udokumentować wszystkie koszty ujęte na dokumencie OT, który jest podstawą rozliczenia kosztów wytworzenia (np. amortyzacja urządzeń, wynagrodzenia pracowników, materiały wykorzystane do wytworzenia). Każdy koszt należy wykazać oddzielnie, np. jeżeli koszt wytworzenia obejmuje wynagrodzenia pracowników, to należy je udokumentować w taki sam sposób, jak opisany powyżej dla etapu badawczego. Decyzja o wytworzeniu środka trwałego powinna zostać podjęta w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę. Element ten bardzo często jest przedmiotem kontroli instytucji wdrażającej, która zwraca się o przedstawienie co najmniej 3 ofert od potencjalnych dostawców. Przy rozliczaniu kosztów wytworzenia środka trwałego należy w szczególności przestrzegać zakazu podwójnego finansowania kosztów. Oznacza ono niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku 2 razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych. Jeżeli firma otrzymała uprzednio dofinansowanie na nabycie maszyny, to rozliczenie jej amortyzacji jako kosztu wytworzenia środka trwałego w ramach innego projektu współfinansowanego ze środków unijnych musi być zgodne z przepisami o pomocy publicznej. W trakcie weryfikacji wniosku o płatność instytucja wdrażająca może poprosić o dodatkowe 3/4 Jak rozliczyć projekt B+R Wpisany przez Michał Bury dokumenty (oferty, umowy, zamówienia). Zasady i sposób dokumentacji poniesionych kosztów przedstawiony jest głównie w umowie o dofinansowanie oraz w instrukcji do wniosku o płatność. Dlatego przed przystąpieniem do rozliczenia projektu należy szczegółowo zapoznać się z tymi dokumentami. W przedsiębiorstwie powinna zostać wyznaczona osoba, która będzie koordynowała prawidłowe rozliczenie projektu. W przypadku współpracy w zakresie rozliczenia projektu z firmą doradczą, przed rozpoczęciem realizacji projektu warto uzgodnić, które czynności wykonuje przedsiębiorca, a które doradca. W trakcie rozliczania projektu bardzo ważnym elementem (obok sprawozdawczości i promocji) jest prawidłowa dokumentacja poniesionych kosztów. Należy pamiętać, że na przebieg rozliczenia kosztów duży wpływ ma sposób uzasadnienia budżetu we wniosku o dofinansowanie. 4/4