Informajca dot. kontroli przeprowadzanych przez

Informacja dla Pani Elżbiety Polak - Marszałka Województwa Lubuskiego dt. kontroli
przeprowadzanych przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego w Wojewódzkim
Urzędzie Pracy w Zielonej Górze, pełniącym funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia
w Województwie Lubuskim
Departament Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z założeniami Rocznego Planu
Kontroli przeprowadza w WUP w Zielonej Górze w każdym roku kontrolę systemową, kontrolę realizacji
Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej oraz kontrolę projektów własnych realizowanych przez
WUP w Zielonej Górze.
Przeprowadzona w 2012 roku kontrola systemowa dotyczyła weryfikacji poprawności
stosowania procedur oraz przestrzegania zapisów Porozumienia w sprawie dofinansowania działań
Priorytetu VI Rynek Pracy otwarty dla wszystkich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr
KL/2.08/VI/2009/1 przez IP2 a w szczególności sprawdzenie:
 zgodności procesu wyboru projektów konkursowych i systemowych z:
 Systemem realizacji PO KL 2007-2013,
 procedurami jednostki kontrolowanej,
 kryteriami wyboru projektów zawartymi w Planie Działania,
 Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL,
 zgodności dokonywania rozliczeń finansowych z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach PO KL i procedurami, w tym poprawności kwalifikowania wydatków
(sposobu weryfikacji i zatwierdzania wydatków przez (IP2),
 prawidłowości oraz zgodności z procedurami realizacji obowiązków w zakresie kontroli,
 prawidłowości oraz terminowości realizacji obowiązków w zakresie monitorowania wdrażania
Priorytetu/Działania oraz opracowywania i przekazywania sprawozdań z realizacji
Priorytetu/Działania,
 prawidłowości realizacji obowiązków w zakresie odzyskiwania środków od beneficjentów,
prowadzenia rejestru obciążeń na projekcie oraz informowania o nieprawidłowościach,
 poprawności realizacji zadań z zakresu promocji i informacji,
 zachowania właściwej ścieżki audytu dla realizowanych procesów,
 przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów,
 realizacji obowiązków w zakresie wprowadzania danych do KSI SIMIK 07 - 13,
 realizacji obowiązków w zakresie zabezpieczenia i przetwarzania danych osobowych w zbiorze
PEFS 2007 zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości dotyczących naruszenia przez WUP w Zielonej
Górze procedur oraz przestrzegania zapisów Porozumienia w sprawie dofinansowania działań
Priorytetu VI Rynek Pracy otwarty dla wszystkich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i
oceniono, iż system działa prawidłowo.
Ponadto przeprowadzona w ubiegłym roku kontrola realizacji Rocznego Planu Działania
Pomocy Technicznej miała na celu weryfikację faktycznej realizacji założeń RPD PT POKL, m.in.
weryfikację zgodności zapisów Uchwały nr 77/940/11 Zarządu Województwa Lubuskiego z dnia 20
grudnia 2011 roku w sprawie przekazania Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Zielonej Górze części
dofinansowania Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki oraz załączonych do niej Obowiązków nałożonych na Wojewódzki Urząd Pracy, jako
Instytucję Pośredniczącą II stopnia, wynikające z realizacji Rocznego Planu Działania Pomocy
Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a szczególności:
 zgodność zapisów dokumentu, na podstawie którego IP nałożyła na IP2 obowiązki wynikające
z otrzymania środków z PT przez IP2 ze stanem rzeczywistym,
 prawidłowość rozliczeń finansowych,
 poprawność udzielania zamówień publicznych przez IP2,
 prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków i stosowania zasady
konkurencyjności,
 zgodność założeń zawartych w sprawozdaniach oraz we wnioskach o płatność IP2 (w tym
weryfikacja dokumentów potwierdzających wydatki) z faktycznym postępem rzeczowym,
 kwalifikowalność wydatków,

kwalifikowalność wydatków dotyczących zatrudnienia w ramach RPD PT PO KL,
prawidłowość i terminowość realizacji obowiązków w zakresie monitorowania wdrażania
Pomocy technicznej oraz opracowywania i przekazywania sprawozdań z realizacji Pomocy
technicznej (w przypadku IP2 ),

poprawność realizacji zadań z zakresu promocji i informacji,

przestrzeganie zasad archiwizacji dokumentów oraz zapewnienie właściwej ścieżki audytu.

W wyniku kontroli realizacji Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej nie stwierdzono
żadnych uchybień i nieprawidłowości i stwierdzono, iż system działa poprawnie.
W 2012 r. IP przeprowadziła także kontrolę dwóch projektów własnych realizowanych przez
WUP w Zielonej Górze, tj.: Lubuski Przedsiębiorca, realizowany w ramach Działania 6.2 PO KL oraz
Po dyplom!” studnia podyplomowe dla pracowników Publicznych Służb Zatrudnienia, realizowany
w ramach Poddziałania 6.1.2.
Przeprowadzone kontrole w zakresie poprawności realizacji ww. projektów przez WUP w Zielonej
Górze wykazały uchybienia, które zostały usunięte na etapie odpowiedzi na Informację pokontrolną
i w obu przypadkach Instytucja Pośrednicząca odstąpiła od wydania zaleceń pokontrolnych.
W bieżącym roku zgodnie z założeniami określonymi w Rocznym Planie Kontroli na 2013 r.
Departament Europejskiego Funduszu Społecznego przeprowadzi w III kwartale kontrolę realizacji
Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej, natomiast w IV kwartale kontrolę systemową. Ponadto
do końca 2013 r. zostanie skontrolowany przez IP projekt własny realizowany jeszcze przez IP2.
Ponadto informuję, iż w październiku 2012 r. w IP i IP2 został przeprowadzony audyt systemu
zarządzania i kontroli Komisji Europejskiej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. We wstępnej wersji
raportu otrzymanego przez Departament EFS nie stwierdzono żadnych uchybień i nieprawidłowości
w odniesieniu do Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze.
Instytucja Pośrednicząca zgodnie z zapisami Zasad kontroli w ramach PO KL może również
przeprowadzić w WUP w Zielonej Górze kontrolę doraźną w sytuacji zaistnienia takiej potrzeby.
Dodatkowo informuję, iż Departament EFS rozpatrzył w 2012 i 2013 r. dwie skargi złożone
przez Beneficjentów na poprawność realizacji projektu własnego realizowanego przez WUP w Zielonej
Górze pt. Lubuski przedsiębiorca. Rozpatrzenie skarg nie potwierdziło stawianych zarzutów.