Badanie satysfakcji klienta

KSIĘGA
PROCEDUR
według wymagań normy ISO 9001:2009
[PN-EN ISO 9001:2009]
Niniejszy dokument stanowi własność Zespołu Szkół w Legionowie.
Powielanie w całości lub w jakiejkolwiek części oraz rozpowszechnianie poza
placówką bez zgody Pełnomocnika lub Dyrektora jest - ZABRONIONE
Egzemplarz numer:
Wydanie nr 5
Użytkownik: Pełnomocnik ds. SZJ
Opracował : Zespół ds. jakości
Weryfikował: Pełnomocnik ds. SZJ
Małgorzata Matuszewska
Zatwierdził :
Dyrektor:
mgr Agnieszka Jakubowska
......................................................
Data: 2011 –09-01
Podpis
.......................................................
Data:2011-09-01
Podpis
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
PROCEDUR
Data wydania:
2011-09-01
Wydanie nr 5
Strona - 2 - z 31
SPIS TREŚCI
1.
AUDiT WEWNĘTRZNY PS1 ....................................................................... 5
1.1. CEL PROCEDURY .................................................................................... 5
1.2. ZAKRES PROCEDURY .............................................................................. 5
1.3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ............................................................................. 5
1.4. DEFINICJE ............................................................................................. 5
1.5. OPIS DZIAŁAŃ ....................................................................................... 6
1.5.1. Program i plan auditów wewnętrznych .............................................. 6
1.5.2. Planowanie auditów ........................................................................ 6
1.5.3. Auditorzy ...................................................................................... 7
1.5.4. Przygotowanie auditu ..................................................................... 7
1.5.5. Przeprowadzenie auditu .................................................................. 8
1.5.6. Dokumentowanie wyników auditów .................................................. 8
1.5.7. Zakończenie auditu ........................................................................ 9
1.5.8. Rozpowszechnienie raportu ............................................................. 9
1.5.9. Przechowywanie zapisów z auditu .................................................. 10
1.5.10. Działania poauditowe .................................................................... 10
1.5.11. Wnioski i zalecenia z auditów ......................................................... 10
1.6. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW ......................................................................... 10
2.
NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ PS2 ........................................................ 11
2.1. CEL PROCEDURY .................................................................................. 11
2.2. ZAKRES PROCEDURY ............................................................................ 11
2.3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ........................................................................... 11
2.4. DEFINICJE ........................................................................................... 11
2.5. ZASADY POSTĘPOWANIA ...................................................................... 13
2.5.1.1.Zasady organizacji prac kancelaryjnych, postępowania
administracyjnego, obiegu i nadzorowania akt i dokumentów oraz
sposobu ich prowadzenia reguluje Instrukcja Kancelaryjno- Archiwalna
dla Zespołu Szkół w Legionowie. .................................................... 13
2.5.1.2. W Zespole Szkół w Legionowie obowiązuje bezdziennikowy system
rejestracji korespondencji oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt
zwanym dalej wykazem akt........................................................... 13
2.5.1.3.Wykaz akt stanowi jednolitą klasyfikacje akt powstających w toku
działania placówki, zawierającą zarazem podział akt na kategorie
archiwalne. ................................................................................. 13
2.5.1.4.Wykaz akt jest podstawą do rejestrowania spraw oraz oznaczenia ,
łączenia i przechowywania w ustalonym porządku akt spraw. Wykaz
spraw stanowi załącznik nr 1 do instrukcji. ...................................... 13
2.5.1.5.Rejestracja sprawy polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę
do spisu spraw założonego zgodnie z wykazem akt i umieszczeniu na
piśmie znaku akt oraz kolejnego numeru z rejestru prowadzonych
spraw. ........................................................................................ 13
2.5.1.6.Każde kolejne pismo wpływające w tej sprawie otrzymuje ten sam znak
sprawy i dołączane jest do pisma rozpoczynającego sprawę Wszystkie
akta dotyczące jednej sprawy tworzą całość, czyli tzw. akta sprawy i
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
PROCEDUR
Data wydania:
2011-09-01
Wydanie nr 5
Strona - 3 - z 31
musi z nich wynikać kiedy sprawa została wszczęta i kiedy zakończona.
Akta szeregu spraw dotyczące tego samego zagadnienia z danego roku
szkolnego łączy się w jednej teczce lub kilku teczkach w zależności od
ilości akt. Niezależnie od ilości teczek, określona grupa spraw
zaliczanych przedmiotowo do danego hasła wymienionego w rzeczowym
wykazie akt, oznaczona jest symbolem klasyfikacyjnym danego hasła i
będzie zakwalifikowana do tej samej kategorii archiwalnej. ............... 13
2.5.1.7.Dla każdej teczki aktowej odpowiadającej końcowej klasie wykazu akt
zakłada się spis spraw, w których rejestruje się sprawę i nadaje jej
znak. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo
dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. ................... 13
2.5.1.8.Wszystkie przesyłki przyjmuje i otwiera (z wyjątkiem spraw poufnych,
tajnych i adresowanych imiennie do pracowników) osoba upoważniona
przez dyrektora placówki. Otwierający przesyłką odciska pieczątką
wpływu na pierwszej stronie przesyłki. ........................................... 14
2.5.1.9.Obieg akt pomiędzy pracownikami odbywa się bez pokwitowania. Za
pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek
kwitowania wynika z odrębnych przepisów. ..................................... 14
2.5.2. Nadzorowanie dokumentów wewnętrznych szkoły - systemowych ...... 14
2.6. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW ......................................................................... 15
2.7. ROZDZIELNIK ...................................................................................... 15
3.
NADZÓR NAD ZAPISAMI PS3 ................................................................. 18
3.1. CEL PROCEDURY .................................................................................. 18
3.2. Zakres procedury ................................................................................. 18
3.3. Definicje ............................................................................................. 18
3.4. OdpowiedzialnośĆ ................................................................................ 18
3.5. Opis działań......................................................................................... 19
3.5.1. Tworzenie zapisów jakości SZJ ....................................................... 19
3.5.2. Tworzenie zapisów związanych ze świadczoną usługą. ...................... 19
3.5.3. Nadzór nad zapisami instytucji kontrolujących. ................................ 20
3.5.4. Nadzór nad zapisami organizacyjno-prawnymi. ................................ 21
3.5.5. Zasady udostępniania zapisów jakości na zewnątrz .......................... 21
3.5.6. Analizy........................................................................................ 21
3.5.7. Dokumenty związane .................................................................... 21
3.5.8. Sposób postępowania z formularzami ............................................. 21
3.6. Wykaz załączników .............................................................................. 21
4.
POSTĘPOWANIE Z WYROBEM NIEZGODNYM PS4 ..................................... 23
4.1. Cel procedury ..................................................................................... 23
4.2. Zakres procedury ................................................................................. 23
4.3. Definicje ............................................................................................. 24
Wyrób niezgodny - propozycje ocen niedostatecznych z zajęć edukacyjnych i ocen
nieodpowiednich lub nagannych z zachowania na miesiąc przed klasyfikacją. .... 24
4.4. Odpowiedzialność ................................................................................. 24
4.5. Opis działań: ....................................................................................... 24
4.5.1. Poprawa oceny bieżącej ................................................................ 24
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
PROCEDUR
Data wydania:
2011-09-01
Wydanie nr 5
Strona - 4 - z 31
4.5.2.
Poprawa oceny niedostatecznej zaproponowanej na miesiąc przed radą
klasyfikacyjną semestralną lub roczną. ........................................... 25
4.5.3. Poprawa oceny nieodpowiedniej lub nagannej z zachowania .............. 25
4.5.4. Poprawa oceny semestralnej/rocznej - egzamin sprawdzający. ......... 26
4.5.5. Poprawa oceny semestralnej/rocznej - egzamin poprawkowy ............ 26
4.5.6. Postępowanie ze skargami, (reklamacjami klienta) ........................... 26
4.6. Wykaz załączników ............................................................................... 27
5.
DZIŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE PS 5..................................... 28
5.1. CEL PROCEDURY .................................................................................. 28
5.2. ZAKRES PROCEDURY ............................................................................ 28
5.3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ........................................................................... 28
5.4. DEFINICJE ........................................................................................... 28
5.5. OPIS DZIAŁANIA .................................................................................. 29
5.5.1. Opis działań zapobiegających otrzymywaniu ocen niedostatecznych ... 29
5.5.2. Opis działań zapobiegających otrzymywaniu ocen nieodpowiednich i
nagannych z zachowania .............................................................. 29
5.5.3. Opis postępowania z uczniem wagarującym ..................................... 30
5.5.4. Opis działań korygujących dotyczących systemu .............................. 30
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
KSIĘGA
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS1 Audit wewnętrzny
Strona - 5 - z 31
1. AUDIT WEWNĘTRZNY PS1
1.1. CEL PROCEDURY
Ciągłe doskonalenie funkcjonowania ZS poprzez sprawdzenie czy SZJ:
1.1.1
jest zgodny z wymaganiami normy oraz z wymaganiami SZJ
ustanowionymi przez szkołę
1.1.2
jest skutecznie wdrożony i utrzymywany.
1.2. ZAKRES PROCEDURY
Wszystkie działania podejmowane przez auditorów ZS w Legionowie mają na
celu sprawdzenie i utrzymanie SZJ ustanowionego przez ZS.
1.3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Pełnomocnik ds. SZJ ponosi odpowiedzialność za organizację, realizację i nadzór
nad auditami całego SZJ zgodnie z opracowanym programem.
2. Auditorzy odpowiadają za skuteczne, rzetelne wykonywanie zadań auditora
zgodnie z planem auditu oraz za przestrzeganie niniejszej procedury.
3. Właściciele procesów odpowiadają za:
udostępnienie auditorom wszystkich środków niezbędnych do zapewnienia
prawidłowego przebiegu auditu,
umożliwienie na żądanie auditorów, dostępu do urządzeń oraz dokumentacji,
współpracę z auditorami, aby osiągnąć cel auditu,
określenie, inicjowanie i realizację w odpowiednim czasie działań
profilaktycznych/naprawczych w oparciu o sprawozdanie z auditu – bez
nieuzasadnionych opóźnień i w celu wyeliminowania przyczyn stwierdzonych
niezgodności.
1.4. DEFINICJE
AUDIT WEWNĘTRZNY - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces.
Proces sprawdzający i oceniający działanie systemu.
AUDITOR - osoba mająca
przeprowadzenia auditu.
kompetencje,
nadane
przez
Pełnomocnika,
AUDITOWANY - obszar, proces, który podlega sprawdzeniu w szkole.
do
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS1 Audyt wewnętrzny
Strona - 6 - z 31
1.5. OPIS DZIAŁAŃ
1.5.1.
Program i plan auditów wewnętrznych
1.5.1.1. Pełnomocnik ds. SZJ przygotowuje roczny program auditów.
1.5.1.2.
Przydziela
auditorów
wewnętrznych
do
konkretnych
auditów,
uwzględniając ich kwalifikacje i umiejętności. Auditorzy nie auditują własnej pracy.
1.5.1.3. Audytorzy opracowują plany poszczególnych auditów.
1.5.1.4. Plany auditów opracowane przez auditorów wewnętrznych uwzględniają
ważność działań realizowanych w poszczególnych procesach oraz wyniki
poprzednich auditów. Auditorzy wewnętrzni określają w planie auditu jego kryteria,
zakres i metody.
1.5.1.5. Przygotowany plan auditów przedstawiony jest właścicielom Procesów.
1.5.1.6. Po ich akceptacji strony zainteresowane: auditowany,
powiadamiani są przez Pełnomocnika na dwa tygodnie przed auditem.
auditor
1.5.1.7.
Wyznaczeni auditorzy odpowiedzialni są za przygotowanie i
przeprowadzenie auditu oraz sporządzenie raportu na formularzu „Raport
z auditu” [F-03-03]. Raporty przechowywane są w segregatorze „ISO”.
1.5.2.
Planowanie auditów
1.5.2.1. Pełnomocnik opracowuje we wrześniu każdego roku roczny „Program
wewnętrznych auditów”- formularz [F-03-01] systemu zarządzania jakością
na dany rok kalendarzowy. Program może obejmować (w zależności od potrzeb)
wszystkie procesy główne, wspomagające i zarządzające objęte SZJ. Uzgodniony
i zatwierdzony przez Dyrektora „Program auditów wewnętrznych” [F-03-01] jest
przekazywany do wiadomości właścicielom procesów wg rozdzielnika w listopadzie
każdego roku.
1.5.2.2. Czas pomiędzy auditami każdego obszaru jest nie dłuższy niż pół roku.
1.5.2.3. Terminy zaplanowanych w programie auditów
wszystkimi właścicielami procesów ujętych w programie.
są
uzgadniane
ze
1.5.2.4. Oprócz zaplanowanych i regularnych auditów (tzw. planowych)
Pełnomocnik może polecić przeprowadzenie tzw. auditów nieplanowanych,
wynikających z:
- ujawnienia istotnej niezgodności w realizacji usług objętych certyfikacją,
- wprowadzenia zmian w strukturze, organizacji świadczonych usług itp.,
- przeglądów, obserwacji i inspekcji, wizytacji wewnętrznych lub zewnętrznych,
- informacji i potrzeb rynku,
- sprawdzenia, czy podjęto działanie korygujące i czy jest ono skuteczne.
1.5.2.5. Audity dodatkowe (nieplanowane) są zaznaczone w programie kolorem
niebieskim i autoryzowane na tych kopiach „Programu” [F-03-01], których
procesów dotyczą. W uzasadnionych przypadkach Pełnomocnik wprowadza zmiany
KSIĘGA
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
PROCEDUR
PS1 Audyt wewnętrzny
Data wydania:
2011-09-01
Wydanie nr 5
Strona - 7 - z 31
w Programie, po uzgodnieniu z właścicielem procesu nowego terminu. Nie
wykonany audit jest w programie przekreślony na krzyż kolorem niebieskim, nowy
audit zaznaczony niebieskim kwadratem.
1.5.2.6. Pełnomocnik zbiera informacje realizacji auditów i poleceń korygujących.
1.5.3.
Auditorzy
1.5.3.1. Audity wewnętrzne przeprowadzają pracownicy szkoły, którzy spełniają
kryteria:
- mają wykształcenie co najmniej średnie,
- pracują w szkole co najmniej 2 lata,
- posiadają odpowiednie kwalifikacje uzyskane przez udokumentowane
szkolenie w zakresie organizowania i przeprowadzania auditów,
- zostali powołani na auditorów przez Dyrektora i umieszczeni na „Liście
zatwierdzonych audytorów szkoły”,
- „Lista” jest weryfikowana raz w roku przez Dyrektora na podstawie zapisów
z auditów.
1.5.3.2. W trakcie planowania i prowadzenia auditów zarówno auditor wiodący jak
i wyznaczeni auditorzy są niezależni od osób mających bezpośrednią
odpowiedzialność za działalność lub obszar poddawany auditowi.
1.5.4.
Przygotowanie auditu
1.5.4.1. Pełnomocnik wyznacza auditorów lub auditora wiodącego i powiadamia go
o planowanym audicie na formularzu „Polecenie przeprowadzenia auditu
wewnętrznego” – formularz: [F-03-02], co najmniej dwa tygodnie przed
terminem auditu.
1.5.4.2. Pełnomocnik wpisuje polecony audit do „Rejestru audytów
wewnętrznych” – formularz: [F-03-05].
1.5.4.3. Pełnomocnik opracowuje na formularzu: [F-03-02] program dla
każdego audytu. Program ten zawiera:
cele i zakres auditu,
termin i miejsce auditu,
nazwę auditowanego procesu,
nazwiska auditorów,
instrukcje dla auditorów dotyczące: dokumentów SZJ, z których należy
korzystać
przy
przeprowadzeniu
auditu,
poleceń
naprawczych
i profilaktycznych, które należy zweryfikować.
1.5.4.4. Auditor wiodący zobowiązany jest na dwa tygodnie przed:
powiadomić pozostałych członków zespołu audiytującego o planowanym
audicie,
sporządzić listę pytań kontrolnych [F-03-06] zgodnych z zakresem
auditu oraz w oparciu o dokumenty, cele jakości, karty procesu, procedury,
instrukcje, normę ISO 9001:2009, cele auditu, a także zalecenia i uwagi
ujęte w raporcie z ostatniego auditu,
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS1 Audyt wewnętrzny
Strona - 8 - z 31
ustalić z właścicielem procesu dogodny termin dla przeprowadzenia auditu
przynajmniej 7 dni wcześniej przy auditach planowanych, a 2 dni wcześniej
przy auditach nieplanowanych,
dokonać podziału zadań dla poszczególnych auditorów, uwzględniając ich
kwalifikacje i predyspozycje osobiste.
1.5.5.
Przeprowadzenie auditu
1.5.5.1. Na miejscu auditu, w wyznaczonym dniu auditor wiodący organizuje
krótkie spotkanie zespołu auditorów z właścicielem procesu, na którym:
przedstawia cel i zakres auditu,
uzgadnia termin i miejsce spotkania końcowego oraz osoby w nim
uczestniczące,
wyjaśnia wszystkie niezrozumiałe elementy planu auditu.
1.5.5.2. Auditorzy, każdy w wyznaczonym auditowanym procesie, wykonują
kolejno czynności związane z zebraniem dowodów polegające na:
1) przeprowadzeniu wywiadów z pracownikami,
2) przeprowadzeniu badań i obserwacji mających na celu stwierdzenie:
czy wyznaczone dla procesu cele są osiągane,
czy proces i określone w nim działania są skutecznie nadzorowane
i monitorowane,
czy są przechowywane zapisy związane z wykonaną pracą.
W czasie zbierania dowodów auditorzy posługują się „Listą pytań kontrolnych” formularz [F-03-06]. Dowody z auditu odnotowują w rubryce „Uwagi”.
1.5.5.3. Po przeprowadzeniu wszystkich czynności auditu, zespół auditorów
dokonuje przeglądu wszystkich zebranych dowodów w celu udokumentowania
spostrzeżeń i określenia, które z nich powinny być uznane i zgłoszone jako
niezgodności. Auditorzy muszą upewnić się, że są one udokumentowane w sposób
jasny i precyzyjny oraz poparte dowodami. Niezgodności są przedstawiane przez
auditorów wraz z odniesieniem do określonych wymagań dokumentów systemu lub
normy lub innych dokumentów, w oparciu o które był wykonany audit.
1.5.5.4. Przed sporządzeniem raportu auditor wiodący organizuje spotkanie
końcowe z udziałem właściciela procesu poddanego auditowi. Na spotkaniu
końcowym auditor wiodący omawia spostrzeżenia z auditu, udziela wyjaśnień, aby
zapewnić właściwe zrozumienie wszystkich spostrzeżeń. Auditor wiodący reasumuje
wyniki i wpisuje uzgodnione z właścicielem procesu terminy planowanych przez
niego działań korygujących i zapobiegawczych.
1.5.6.
Dokumentowanie wyników auditów
1.5.6.1. Zespół auditorów pod kierunkiem auditora wiodącego sporządza w ciągu
najbliższego tygodnia raport z auditu.
1.5.6.2. W raporcie z auditu wewnętrznego auditor podaje informacje w sposób
skumulowany, natomiast informacje szczegółowe dołącza się w postaci załączników.
KSIĘGA
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS1 Audyt wewnętrzny
Strona - 9 - z 31
1.5.6.3. W „Raporcie z auditu” podajemy:
datę auditu
zakres auditu
imię i nazwisko auditora
imię i nazwisko osoby auditowanej
ustalenia z auditu
wnioski
Polecenie działań naprawczych i korygujących,” które zawiera:
1. nazwę procesu którego dotyczy
2. spostrzeżenia z audytu, niezgodności
3. działania korygujące
4. działania zapobiegawcze
5. termin realizacji
6. podpisy: audytora, właściciela procesu, pełnomocnika
7. potwierdzenie przeprowadzenia działań naprawczych i korygujących
„Polecenie działań naprawczych i korygujących” wypełniany tylko w tych
przypadkach, kiedy w raporcie z audytu stwierdzono
niezgodności i podano
zalecenia .
1.5.6.4. Auditor wiodący zobowiązany jest sporządzić raport z audytu w ciągu 3 dni
roboczych po jego zakończeniu. Raport zatwierdza Pełnomocnik.
1.5.7.
Zakończenie auditu
Audit uważa się za zakończony wówczas, gdy raport z auditu zostanie przyjęty
przez Pełnomocnika i przekazany zainteresowanym.
1.5.8.
Rozpowszechnienie raportu
1.5.8.1. Raport z wewnętrznego audytu jest materiałem poufnym. Oryginał
„Raportu” [F-03-03], [F-03-04] wraz z wypełnioną „Listą pytań kontrolnych” [F03-06], poleceniem przeprowadzenia wewnętrznego auditu oraz poleceniem
działań korygujących auditor wiodący przekazuje Pełnomocnikowi.
1.5.8.2. Kopię raportu wraz z ewentualną kopią Polecenia działań korygujących i
zapobiegawczych [F-03-04], otrzymuje właściciel auditywnego procesu, zgodnie
z rozdzielnikiem, w ciągu 8 dni od ukończenia auditu.
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
1.5.9.
KSIĘGA
PROCEDUR
PS1 Audyt wewnętrzny
Data wydania:
2011-09-01
Wydanie nr 5
Strona - 10 - z 31
Przechowywanie zapisów z auditu
Zapisy jakości dotyczące auditu: programy, raporty i polecenia działań
korygujących i zapobiegawczych przechowywane są pod nadzorem Pełnomocnika
przez okres 3 lat, a następnie archiwizowane przez okres 3 lat w archiwum szkoły.
1.5.10. Działania poauditowe
1.5.10.1. Po zakończeniu audiitu, auditor wiodący wypełnia „Polecenie działań
korygujących i zapobiegawczych” zgodnie z Procedurą Działań Korygujących i
Zapobiegawczych [PS5] oraz dołącza do raportu opis niezgodności i formułuje
w oparciu o raport z audytu wnioski.
1.5.10.2. Sposób i terminy realizacji działań korygujących podjętych w oparciu
o wewnętrzne audity przedstawia właściciel auditowanego procesu do akceptacji
Pełnomocnikowi w terminie 7 dni od zakończenia auditu, aby zapewnić, że są one
adekwatne do wykrytych niezgodności.
1.5.10.3. Właściciel odpowiedzialny za auditowany proces realizuje uzgodnione
działania korygujące i/lub naprawcze zgodnie z procedurą PS 5 Działania
Korygujące i Zapobiegawcze.
1.5.11. Wnioski i zalecenia z auditów
Pełnomocnik na przeglądach zarzadzania omawia wnioski i zalecenia, zapisane w
„Raporcie z auditu”, ewentualne niezgodności oraz zaproponowane w trakcie auditu
działania doskonalące system. Wszyscy nauczyciele wspólnie ustalają zakres
ewentualnych działań korygujących lub zapobiegawczych.
1.6. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
„Raport z auditu” [F-03-03]
Data auditu .........................
Zakres auditu ......................
Auditor ...............................
Osoba auditowana ...............
Ustalenia z auditu:
- elementy procesu funkcjonujące poprawnie ....................
- niezgodności ................
- wnioski .......................
Działania doskonalące system „Polecenie działań naprawczych i korygujących”
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS2 Nadzór nad dokumentacją
Strona - 11 - z 31
2. NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ PS2
2.1. CEL PROCEDURY
Nadzór nad dokumentacją ma na celu zapewnienie stosowania w ZS
aktualnych dokumentów systemowych, wewnętrznych i zewnętrznych,
pozwalają na jednolite i spójne działania we wszystkich procesach
określenie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole
w Legionowie.
tylko
które
oraz
Szkół
2.2. ZAKRES PROCEDURY
Procedura stosowana jest podczas:
nadzoru nad dokumentacją systemową w ZS w Legionowie
przyjmowaniem i obiegiem korespondencji,
czynnościach kancelaryjnych sekretariatu,
przeglądzie i przydzielaniu korespondencji,
wewnętrznym obiegiem akt,
systemem kancelaryjnym, rejestracją i znakowaniem spraw
wysyłaniem i doręczaniem pism
przechowywaniem akt
2.3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
2.3.1. Pełnomocnik ponosi odpowiedzialność za opracowanie i rozpowszechnienie
dokumentacji wewnętrznej szkoły - systemowej.
2.3.2. Dyrektor odpowiada za ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem
przez pracowników placówki czynności kancelaryjnych, udzielaniu im wskazówek w
tym zakresie.
2.3.3. Dyrektor ZS ponosi odpowiedzialność za nadzorowanie, aktualizację, i
rozpowszechnianie dokumentacji zewnętrznej i wewnętrznej szkoły.
2.4. DEFINICJE
Dokument-informacja i jej nośnik
Dokumentacja wewnętrzna szkoły – dokumenty opracowane
pracowników szkoły, dotyczące funkcjonowania Zespołu Szkół – zgodnie z
nadzorowanych dokumentów”.
przez
„Listą
Dokumentacja zewnętrzna szkoły– przepisy i regulacje prawne wydane przez
organa władzy zewnętrznej, mające wpływ na funkcjonowanie Zespołu Szkół –
zgodnie z „listą nadzorowanych dokumentów”.
Dokumentacja wewnętrzna szkoły - systemowa –dokumentacja stosowana w
systemie zarządzania jakością, która ma na celu sprawne funkcjonowanie systemu.
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS2 Nadzór nad dokumentacją
Strona - 12 - z 31
Należą do niej: Księga Jakości, procedury, instrukcje, zapisy dokumentujące
poszczególne procesy.
Lista nadzorowanych dokumentów i zapisów– użytkowy spis dokumentów oraz
dowodów realizacji działań, które podlegają nadzorowi w systemie zarządzania
jakością.
Nadzór nad dokumentem i zapisem – wszelkie działania związane z uznaniem
danego dokumentu jako powszechnie obowiązującego w szkole, procesem
wprowadzania w nim i zatwierdzania zmian, ustaleniem sposobu jego oceniania,
zapewnieniem aktualności oceniania, czytelności, prawa dostępu, miejscem
stosowania oraz zapobieganiem stosowania jego nieaktualnych wersji.
Księga Jakości - wydawana jest w postaci egzemplarzy nadzorowanych i
nienadzorowanych. Egzemplarze nadzorowane posiadają: właściciele procesów oraz
Pełnomocnik. Egzemplarze nadzorowane oznaczone są jako „ Oryginał” . Wersja
elektroniczna Księgi, zabezpieczona przez Pełnomocnika przed wprowadzaniem
zmian, znajduje się w Katalogu ISO . Egzemplarze nienadzorowane Księgi Jakości
mogą otrzymać Klienci ZS. Egzemplarze te oznaczone są jako „ Nie podlega
aktualizacji”. Za aktualizację zmian w Księdze odpowiada Pełnomocnik.
Zaktualizowane egzemplarze wydawane są osobom uprawnionym. Egzemplarze u
Klienta nie podlegają aktualizacji. Za aktualizację zmian w Księdze odpowiada
Pełnomocnik. Zaktualizowane egzemplarze wydawane są osobom uprawnionym.
Egzemplarze u klienta nie podlegają aktualizacji.
Dokumentacja procesów - Dokumentacja poszczególnych procesów jest
nadzorowana merytorycznie przez właściciela procesu, za zgodność tych
dokumentów z wymaganiami normy ISO 9001:2009 odpowiada Pełnomocnik.
Pełnomocnik wprowadza również zmiany, zgłoszone przez danego właściciela
procesu lub przez niego zaakceptowane. Pełnomocnik odpowiada również za
poinformowanie wszystkich zainteresowanych stron o zmianach w dokumentacji.
Dokumentacja systemowa umieszczona jest w segregatorze ISO i w wersji
elektronicznej w katalogu ISO. Dostęp do niej posiadają wszyscy pracownicy.
Sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający
rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych
Zapisy – Zapisy w Zespole Szkół w Legionowie mają formę papierową bądź
elektroniczną. Zapisy te są czytelne. Przechowywane i utrzymywane. Miejsce
przechowywania zapisów, osoba odpowiedzialna za nadzór, osoby uprawnione do
dostępu oraz czas przechowywania oznaczone są w dokumentacji poszczególnych
procesów.
Akta sprawy –pisma, notatki, wypełnione formularze, które były, są lub mogą być
istotne przy rozpatrywaniu sprawy
Hasło – w odniesieniu do wykazu akt oznacza zwięzłe określenie zagadnienia ,
które wiąże się stale z tym samym symbolem liczbowym
Pieczęć urzędowa – pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i odpowiednim
napisem w otoku
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
KSIĘGA
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS2 Nadzór nad dokumentacją
Strona - 13 - z 31
Pieczęć – pieczęcie nagłówkowe , pieczęcie wpływu, pieczęcie imienne
Znak sprawy – zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej
grupy spraw złożonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt
2.5. ZASADY POSTĘPOWANIA
2.5.1.
Nadzorowanie
zewnętrznych
szkoły
dokumentów
wewnętrznych
i
2.5.1.1.Zasady
organizacji
prac
kancelaryjnych,
postępowania
administracyjnego, obiegu i nadzorowania akt i dokumentów oraz sposobu
ich prowadzenia reguluje Instrukcja Kancelaryjno- Archiwalna dla Zespołu
Szkół w Legionowie.
2.5.1.2. W Zespole Szkół w Legionowie obowiązuje bezdziennikowy system
rejestracji korespondencji oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt
zwanym dalej wykazem akt.
2.5.1.3.Wykaz akt stanowi jednolitą klasyfikacje akt powstających w toku
działania placówki, zawierającą zarazem podział akt na kategorie archiwalne.
2.5.1.4.Wykaz akt jest podstawą do rejestrowania spraw oraz oznaczenia ,
łączenia i przechowywania w ustalonym porządku akt spraw. Wykaz spraw
stanowi załącznik nr 1 do instrukcji.
2.5.1.5.Rejestracja sprawy polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego
sprawę do spisu spraw założonego zgodnie z wykazem akt i umieszczeniu na
piśmie znaku akt oraz kolejnego numeru z rejestru prowadzonych spraw.
2.5.1.6.Każde kolejne pismo wpływające w tej sprawie otrzymuje ten sam
znak sprawy i dołączane jest do pisma rozpoczynającego sprawę Wszystkie
akta dotyczące jednej sprawy tworzą całość, czyli tzw. akta sprawy i musi z
nich wynikać kiedy sprawa została wszczęta i kiedy zakończona. Akta
szeregu spraw dotyczące tego samego zagadnienia z danego roku szkolnego
łączy się w jednej teczce lub kilku teczkach w zależności od ilości akt.
Niezależnie od ilości teczek, określona grupa spraw zaliczanych
przedmiotowo do danego hasła wymienionego w rzeczowym wykazie akt,
oznaczona jest symbolem klasyfikacyjnym danego hasła i będzie
zakwalifikowana do tej samej kategorii archiwalnej.
2.5.1.7.Dla każdej teczki aktowej odpowiadającej końcowej klasie wykazu
akt zakłada się spis spraw, w których rejestruje się sprawę i nadaje jej znak.
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS2 Nadzór nad dokumentacją
Strona - 14 - z 31
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące
tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2.5.1.8.Wszystkie przesyłki przyjmuje i otwiera (z wyjątkiem spraw
poufnych, tajnych i adresowanych imiennie do pracowników) osoba
upoważniona przez dyrektora placówki. Otwierający przesyłką odciska
pieczątką wpływu na pierwszej stronie przesyłki.
2.5.1.9.Obieg akt pomiędzy pracownikami odbywa się bez pokwitowania. Za
pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek
kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
2.5.2. Nadzorowanie dokumentów wewnętrznych szkoły systemowych
2.5.2. 1. Aktualne wersje są przechowywane w wersji elektronicznej w folderze ISO
9001:2009 mają numer wydania i datę. Przed niepożądanymi zmianami chroni je
blokada edycji, znana tylko Pełnomocnikowi. Oryginały w wersji papierowej mają
pieczęć szkoły, numer wydania, datę i są oznaczone: Oryginał, data podpis osoby
nadzorującej dokument. Są przechowywane przez pełnomocnika w segregatorze
ISO 9001:2009.
2.5.2.2. Dokumenty udostępnione są w wersji papierowej. Są one oznaczone
pieczątką: Kopia nr…,podpisem osoby nadzorującej dokument.. Pełnomocnik
rozpowszechnia je zgodnie z rozdzielnikiem [F-40] Odbiór kopii zainteresowana
osoba potwierdza podpisem.
2.5.2.3. Dokumenty nieaktualne archiwizowane są w wersji elektronicznej przez
Pełnomocnika. Folder ma nazwę
”Dokumenty nieaktualne” Nadzorowanie
dokumentów w wersji elektronicznej.
2.5.2. 4. PG1 funkcjonują dwie niezależne sieci: edukacyjna i administracyjna,
podłączone do oddzielnych serwerów. Nad bezpieczeństwem danych w
dokumentach na nośnikach elektronicznych czuwa powołany przez Dyrektora
administrator bezpieczeństwa informatycznego, zwany dalej ABI.
2.5.2.5. ABI określa hasła użytkownikom komputerów i zmienia je w razie
potrzeby. Hasło jest znane obsługującemu komputer. ABI dokonuje także przeglądu
sprawności sieci i na bieżąco usuwa usterki oraz zgłasza ewentualne
zapotrzebowania lub problemy Dyrektorowi.
2.5.2.6. Dodatkowym zabezpieczeniem sieci są: firewall do ochrony sieci
administracyjnej, oprogramowanie antywirusowe do ochrony sieci administracyjnej,
karta odtwarzania do ochrony komputerów edukacyjnych.
2.5.2.7 Dokumenty archiwizują na nośnikach elektronicznych użytkownicy
komputerów. Specjalista ds. kancelarii, Kierownik administracyjno-gospodarczy i
główny księgowy raz w miesiącu, a specjalista ds. płac dodatkowo po każdej liście
płac.
Data wydania:
KSIĘGA
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS2 Nadzór nad dokumentacją
Strona - 15 - z 31
2.6. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
2.6.1. Instrukcja kancelaryjno- archiwalna dla Zespołu Szkół w
Legionowie wraz z załącznikami: Jednolity rzeczowy wykaz akt, Stempel wpływu,
Wzór formularza poleceń dyrektora, Wzór formularza spisu spraw, Książka
doręczeń, Opis teczki aktowej, Spis zdawczo odbiorczy nr, Spis wybrakowanych akt
2.6.2. Lista nadzorowanych dokumentów wewnętrznych szkoły
2.6.3. Lista nadzorowanych dokumentów wewnętrznych szkoły –
systemowych
2.7. ROZDZIELNIK
2.7.1. Rozdzielnik dokumentów wewnętrznych szkoły
– systemowych [F40]
Rozdzielnik
Nazwa dokumentu:
Lp.
Nr kopii
Imię i nazwisko
Data wydania
Podpis
LISTA NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW WEWNĘTRZNYCH SZKOŁY SYSTEMOWYCH
W systemie zarządzania jakością ISO 9001:2009
W Zespole Szkół w Legionowie
Lp
Dokument - nazwa Oznaczenie Odpowiedzialny
Miejsce
za nadzór
przechowywania
oryginału
1.
Księga Zarządzania SZJ
ZS
Pełnomocnik
Gabinet
Jakością
pełnomocnika
2.
Księga Procesów
Jw.
Jw.
Jw.
3.
Księga Procedur
Jw.
Jw.
Jw.
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
KSIĘGA
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS2 Nadzór nad dokumentacją
Strona - 16 - z 31
LISTA NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW WEWNĘTRZNYCH SZKOŁY W
SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ ISO 9001:2009 W ZS W
LEGIONOWIE
A
Dokumenty wewnętrzne szkoły
Lp. Dokument -nazwa Oznaczenie
Odpowiedzialny
Miejsce
za nadzór
przechowywania
2.
Arkusz organizacji
3.
Regulamin Rady
Rodziców
4.
Regulamin Rady
Pedagogicznej
Regulamin pracy
5.
6.
7.
8.
9.
Regulamin
wynagradzania
nauczycieli
Regulamin
wynagradzania
pracowników
administracji i
obsługi
Plan Wieloletniego
Doskonalenia
Zawodowego
Nauczycieli
Roczny Plan
Doskonalenia
Zawodowego
Nauczycieli
10. Plan Nadzoru
Pedagogicznego
Szkoły Podstawowej
nr 8 i Gimnazjum
nr 4
PORSZ
Dyrektor
organizacja
roku szkolnego
Regulaminy
Dyrektor
ST1, ST2
Sekretariat
Regulaminy
ST1, ST2
Regulaminy
ST1, ST2
Regulaminy
Dyrektor
Sekretariat
Kierownik
Administracyjny
Dyrektor
Kadry
Regulaminy
Kierownik
Administracyjny
Kadry
PWDZN Dyrektor
Program
Wieloletniego
Doskonalenia
Zawodowego
Nauczycieli
RPDZNDyrektor
Roczny
Program
Doskonalenia
Zawodowego
Nauczycieli
Dyrektor
PNP – Plan
Nadzoru
Pedagogiczneg
o Szkoły
Podstawowej
Sekretariat
Kadry
Gabinet Dyrektora
Gabinet
Dyrektora,
Kierownik
administracyjnogospodarczy
Gabinet
dyrektora,
Gabinety
wicedyrektorów
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
KSIĘGA
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS2 Nadzór nad dokumentacją
Strona - 17 - z 31
nr 8
i Gimnazjum nr
4
11. Procedura przebiegu
stażu
12. Statut SP8 i G4
Tablica
ogłoszeń –
pokoje
nauczycielskie
ST1, ST2statuty
Dyrektor
Gabinet
Dyrektora, Pokoje
nauczycielskie
Dyrektor
Gabinet Dyrektora
sekretariat
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS3 Nadzór nad zapisami
Strona - 18 - z 31
3. NADZÓR NAD ZAPISAMI PS3
3.1. CEL PROCEDURY
Zapewnienie identyfikacji oraz właściwych zasad przechowywania zapisów
jakości w Zespole Szkół w Legionowie.
3.2. Zakres procedury
Procedura obowiązuje w Zespole Szkół, w której są sporządzane i
przechowywane zapisy jakości (m.in. z wykorzystaniem obowiązujących w Zespole
Szkół wzorów formularzy).
3.3. Definicje
Zapis – dowód, przedstawiający obiektywne stwierdzenie wykonanych działań czy
osiągniętych rezultatów, opisujący w jakim stopniu spełniono wymagania
jakościowe, świadectwo efektywności funkcjonowania systemu jakości. Celem
wykonywania i gromadzenia zapisów jest możliwość udowodnienia w przyszłości
zdolności do spełnienia stosownych wymagań oraz, że czynności w przeszłości
zostały wykonane, możliwość prowadzenia analiz w odniesieniu do osiąganego
poziomu jakości, w celu podjęcia działań korygujących lub zapobiegawczych.
Przykłady zapisów jakościowych:
- raporty poauditowe,
- protokoły kontroli.
Rodzaje zapisów jakości nadzorowanych w Zespole Szkół w Legionowie:
- zapisy jakości sporządzane na formularzach stosowanych w Zespole Szkół ze
względów organizacyjno - prawnych (np. druki z kancelarii),
- zapisy jakości sporządzane w związku z realizacją świadczonych usług (dziennik
zajęć, protokoły z posiedzeń Rad Pedagogicznych, arkusze spostrzeżeń
pohospitacyjnych),
- zapisy jakości sporządzane na formularzach będących załącznikami do procedur i
instrukcji SZJ - wewnętrzne zapisy pokontrolne,
- zewnętrzne zapisy jakości (raporty pokontrolne).
Lista nadzorowanych zapisów - uporządkowany spis dowodów realizacji działań,
które podlegają nadzorowi w systemie zarządzania jakością. SZJ.
Formularz – druk stanowiący element składowy np. procedury, służący do
sporządzania zapisów jakości.
3.4. OdpowiedzialnośĆ
3.4.1. Pełnomocnik ds. SZJ jest odpowiedzialny za:
- nadzór nad realizacją działań opisanych w niniejszej procedurze,
- sporządzenie i zatwierdzenie list nadzorowanych zapisów.
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS3 Nadzór nad zapisami
Strona - 19 - z 31
3.4.2. Użytkownicy formularzy są odpowiedzialni za ich właściwe, czytelne i zgodne
ze stanem faktycznym wypełnianie. Przechowywanie opisują stosowne dokumenty
SZJ lub przepisy prawne.
3.5. Opis działań
3.5.1.
Tworzenie zapisów jakości SZJ
Użytkownik formularza dokonuje stosownych wypełnień, czytelnie, zgodnie
ze stanem faktycznym.
Zasady posługiwania się formularzami, ich wypełnianie, dystrybucję, miejsce
i czas przechowywania, opisują stosowne dokumenty lub przepisy prawne.
Dla uporządkowania gospodarki zapisami jakości w Zespole Szkół w
Legionowie Pełnomocnik ds. SZJ zatwierdził opracowane listy nadzorowanych
zapisów:
- wewnętrznych zapisów jakości podlegających nadzorowi,
- zewnętrznych zapisów jakości podlegających nadzorowi.
Wykaz wewnętrznych zapisów jakości jest spisem aktualnych formularzy
stosowanych w Zespole Szkół w Legionowie w ramach Systemu Zarządzania
Jakością (PN-EN 9001:2001 – wymaganie pkt. 4.2.4. Nadzór nad zapisami) z
podaniem miejsca i czasu przechowywania wypełnionego formularza.
Czas i miejsce przechowywania wypełnionych formularzy – zapisów jakości
uwzględniają:
- wymagania przepisów prawnych (w tym przepisów Karty Nauczyciela i
Kodeksu Pracy w odniesieniu do zatrudnionych),
- wymagania dotyczące audytów i kontroli,
- przydatność do okresowych analiz,
- inne wymagania jeśli są uzasadnione.
3.5.2.
Tworzenie zapisów związanych ze świadczoną usługą.
3.5.2.1. Dzienniki zajęć
Zespół Szkół prowadzi dla każdej klasy dziennik lekcyjny, w którym
dokumentowany jest przebieg nauczania w danym roku szkolnym. Do dziennika
lekcyjnego wpisuje się:
nazwiska i imiona dzieci,
daty i miejsca ich urodzenia,
adresy ich zamieszkania,
imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów) i ich adresy,
tygodniowy plan zajęć dydaktycznych,
oznaczenie realizowanych programów nauczania,
imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących lekcje oraz imię i nazwisko
wychowawcy,
w dzienniku zajęć odnotowuje się obecność uczniów na lekcjach, ważniejsze
wydarzenia z życia klasy, wycieczki, indywidualne rozmowy z rodzicami,
wpisuje tematy przeprowadzonych lekcji/zajęć Przeprowadzenie lekcji/zajęć
nauczyciel potwierdza podpisem,
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS3 Nadzór nad zapisami
Strona - 20 - z 31
hospitacje zajęć, kontrole dokumentacji.
W Zespole Szkól prowadzone są również dzienniki:
zajęć pozalekcyjnych (kół zainteresowań, zajęć sportowych),
zajęć wspomagających rozwój uczniów: (zajęć logopedycznych, dydaktycznowyrównawczych, korekcyjno- kompensacyjnych, gimnastyki korekcyjnej),
dzienniki zajęć pedagogów,
dziennik zajęć psychologa,
dzienniki zajęć wychowawców świetlicy i klubu,
dzienniki pracy bibliotekarzy.
Dla uczniów objętych nauczaniem indywidualnym prowadzone są dzienniki lub
zeszyty nauczania indywidualnego na dany rok szkolny, w których wyznaczeni przez
Dyrektora nauczyciele wpisują realizację zajęć z danym uczniem.
Za poprawne, bieżące, czytelne dokonywanie wpisów w dzienniku odpowiedzialny
jest każdy nauczyciel/wychowawca lub odpowiednio: psycholog, pedagog,
nauczyciel bibliotekarz. W klubie i świetlicy nauczyciele klubu, świetlicy. Dzienniki
kontrolowane są przez dyrektora lub wicedyrektorów.
W czasie trwania roku szkolnego dzienniki lekcyjne i dzienniki zajęć pozalekcyjnych
przechowywane są w pokojach nauczycielskich, pozostałe dzienniki są w: świetlicy
szkolnej, w klubie gimnazjalisty, w bibliotece, u pedagogów, psychologa.
Po zakończeniu roku szkolnego wszystkie dzienniki nauczyciele przekazują do
sekretariatu. Są one przechowywane zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
3.5.2.2. Księga Protokołów
Protokoły z posiedzeń Rad Pedagogicznych są specjalnymi zapisami.
Posiedzenia Rad Pedagogicznych dzielą się na posiedzenia zwyczajne i i
nadzwyczajne. Protokoły są zapisywane z datą posiedzenia w Księgach Protokołów.
Posiedzenia zwyczajne mają ustalony porządek: otwarcie, zatwierdzenie protokołu z
poprzedniego posiedzenia, część główna posiedzenia, dyskusja, sprawy bieżące.
Posiedzenia nadzwyczajne zwołuje się celem omówienia konkretnego tematu. Za
poprawność wpisów do Ksiąg Protokołów odpowiada protokolant, a nadzór sprawuje
Dyrektor. Protokolantami są nauczyciele powołani przez Dyrektora, a zatwierdzani
przez Radę Pedagogiczną. Wpisy do księgi protokołów dokonywane są w ciągu
dwóch tygodni po radzie.
3.5.3.
Nadzór nad zapisami instytucji kontrolujących.
Osoby kontrolujące szkołę z ramienia uprawnionych instytucji zewnętrznych
rejestrują się:
a) w przypadku kontroli sanitarnych w Książce kontroli sanitarnej
znajdującej się w sekretariacie szkoły,
b) w przypadku pozostałych kontroli w Książce kontroli znajdującej się w
sekretariacie szkoły. Osoby odpowiedzialne za wykonanie decyzji instytucji
kontrolujących są odpowiedzialne za:
a) wykonanie poleceń zawartych w decyzjach/nakazach itp.,
b) udzielenie odpowiedzi, jeżeli taka jest wymagana oraz prowadzenie
dalszej korespondencji,
c) przechowywanie dokumentacji pokontrolnej.
KSIĘGA
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
3.5.4.
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS3 Nadzór nad zapisami
Strona - 21 - z 31
Nadzór nad zapisami organizacyjno-prawnymi.
Za wszystkie zapisy organizacyjno-prawne i wewnętrzne zapisy pokontrolne
odpowiedzialny jest Dyrektor, dokumenty te są przechowywane w sekretariacie
szkoły.
3.5.5.
Zasady udostępniania zapisów jakości na zewnątrz
Pełnomocnik ds. SZJ podejmuje decyzję o ewentualnym udostępnieniu
zapisów jakości osobom spoza Zespołu Szkół w Legionowie.
3.5.6.
Analizy
Analizy robocze, dotyczące zapisów jakości są wykonywane w trakcie ich
bieżącego sporządzania i po ich sporządzeniu. Odpowiednie dokumenty systemowe
i prawne szczegółowo opisują zasady analizowania zapisów jakości, które są
dowodem stwierdzonych niezgodności.
3.5.7.
Dokumenty związane
Rozporządzenie MENiS z dnia 19.02.2002 roku z późniejszymi zmianami
w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki
dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz
rodzajów tej dokumentacji.
Dokumenty normatywne:
PN-EN ISO 9001:2001
3.5.8.
Sposób postępowania z formularzami
Listy wewnętrznych i zewnętrznych zapisów jakości podlegających nadzorowi
stanowią załącznikach nr Z 36 i Z 37 do niniejszej procedury. Sporządzone wykazy
są archiwizowane zgodnie z instrukcją kancelaryjno- archiwalną przez specjalistę
ds. kancelarii .
3.6. Wykaz załączników
3.6.1. Lista nadzorowanych
zarządzania jakością ISO9001:2009
3.6.2. Lista nadzorowanych
zarządzania jakością ISO9001:2009
zapisów zewnętrznych
w ZS [Z36]
zapisów wewnętrznych
w ZS [Z37]
szkoły
w
systemie
szkoły
w
systemie
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Lp
1.
2.
Data wydania:
KSIĘGA
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS3 Nadzór nad zapisami
Strona - 22 - z 31
LISTA NADZOROWANYCH ZAPISÓW ZEWNĘTRZNYCH SZKOŁY
W systemie zarządzania jakością ISO 9001:2009
W Zespole Szkół w Legionowie [Z36]
Dokument - nazwa Oznaczenie Odpowiedzialny
Miejsce
za nadzór
przechowywania
oryginału
Księga
kontroli KKS
Dyrektor
sekretariat
sanitarnej
Księga kontroli
Kk
Dyrektor
sekretariat
LISTA NADZOROWANYCH ZAPISÓW WEWNĘTRZNYCH SZKOŁY W
SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ ISO 9001;2009 W ZS [Z 37]
Lp
.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Dokumenty SZJ
wymagane normą
Dzienniki zajęć
lekcyjnych
Dzienniki zajęć
pozalekcyjnych
Dzienniki zajęć
pedagogów
Dziennik zajęć
psychologa
Dzienniki pracy
bibliotekarzy
Dzienniki zajęć
wychowawców klubu
Dziennik zajęć
wychowawców
świetlicy
Dziennik lub zeszyt
nauczania
indywidualnego
Księgi Protokołów z
Rad Pedagogicznych
Zeszyty protokołów
zespołów
wychowawczych
Zeszyt protokołów
zespołu nauczycieli
świetlicy i klubu
Zeszyt zwolnień
świetlica
Arkusze ocen
Oznaczenie
DZL
DZP
DzPP1, DzPP2
DzPP3
DzPB
DzK
DzŚ
Odpowiedzialny
za nadzór
Dyrektor/wicedyre
ktor
Dyrektor/wicedyre
ktor
Dyrektor/wicedyre
ktor
Dyrektor/
wicedyrektor
Dyrektor/
wicedyrektor
Dyrektor/
wicedyrektor
Dyrektor/
wicedyrektor
Miejsce
przechowywania
oryginału
Pokój
nauczycielski
Pokój
nauczycielski
Pokoje pedagogów
Pokój psychologa
Biblioteka
Klub gimnazjalisty
Świetlica szkolna
DzNI
Wychowawca klasy Pokój
nauczycielski
KPRP1, KPRP2
ZPZW1,
ZPZW2
Dyrektor/
wicedyrektor
Dyrektor/
wicedyrektor
ZPNŚiK
Kierownik świetlicy Świetlica szkolna
ZZ
Kierownik świetlicy Świetlica szkolna
AO
Dyrektor
Sekretariat
Sekretariat
Sekretariat
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS4 Postępowanie z zapisami
Strona - 23 - z 31
4. POSTĘPOWANIE Z WYROBEM NIEZGODNYM PS4
4.1. Cel procedury
4.1.1. Nadzór nad wyrobem niezgodnym ma na celu zapewnienie stosowania w
Zespole Szkół jednolitych działań, które doprowadzą do zmniejszenia liczby:
- ocen niedostatecznych semestralnych i rocznych,
- ocen nieodpowiednich lub nagannych z zachowania,
- nieklasyfikowanych uczniów.
Uczeń niepromowany to uczeń, który otrzymał jedną lub więcej ocen
niedostatecznych
z obowiązkowych zajęć edukacyjnych, określonych
w szkolnych planach nauczania z zastrzeżeniem, iż jeden raz w cyklu
uczeń może otrzymać promocję do klasy programowo wyższej z jedną
oceną niedostateczną.
Uczeń nieklasyfikowany to uczeń, u którego brak jest podstaw do ustalenia
z jednego, kilku lub wszystkich zajęć edukacyjnych śródrocznej lub
rocznej oceny klasyfikacyjnej z powodu nieobecności na zajęciach
edukacyjnych przekraczającej połowę czasu przeznaczonego na te zajęcia
w szkolnym planie nauczania (frekwencja poniżej 50 %).
Szczegółowe zasady klasyfikowania, przeprowadzania egzaminu klasyfikacyjnego,
egzaminu poprawkowego oraz tryb odwołania od oceny opisane są w statutach
[ST1], [ST2] „Wewnątrzszkolny System Oceniania”.
4.1.2. Zapewnienie skutecznego eliminowania wszelkich niezgodności w systemie,
w tym skarg (reklamacji).
4.1.3. Za nadzór nad postępowaniem z reklamacjami odpowiada Dyrektor szkoły.
4.2. Zakres procedury
4.2.1. Wszystkie działania podejmowane w ZS w Legionowie, które
doprowadzają do poprawienia:
bieżących ocen niedostatecznych z zajęć edukacyjnych i oceny
nieodpowiedniej i nagannej z zachowania
propozycji
ocen
niedostatecznych
śródrocznych/rocznych
z obowiązkowych zajęć edukacyjnych na miesiąc przed radą
klasyfikacyjną,
wskaźnika promowania uczniów do następnej klasy.
4.2.2. Działania związane ze skargami (reklamacjami) klienta.
KSIĘGA
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS4 Postępowanie z zapisami
Strona - 24 - z 31
4.3. Definicje
WYRÓB NIEZGODNY - PROPOZYCJE OCEN NIEDOSTATECZNYCH Z ZAJĘĆ
EDUKACYJNYCH I OCEN NIEODPOWIEDNICH LUB NAGANNYCH Z ZACHOWANIA NA
MIESIĄC PRZED KLASYFIKACJĄ.
Niezgodność – niespełnienie wymagań.
Odwołanie od oceny – umotywowanie pisemne klienta (ucznia, rodzica/opiekuna
prawnego) zgodnie z procedurą zawartą w [ST1] i [ST2].
4.4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
4.4.1. Nauczyciel przedmiotu – jest odpowiedzialny za jakość i wyniki pracy
dydaktyczno-wychowawczej, bezpieczeństwo powierzonych jego opiece uczniów.
staranne i systematyczne prowadzenie dokumentacji, stan warsztatu pracy,
sprzętów i urządzeń oraz środków dydaktycznych mu przydzielonych. Szczegółowy
opis zadań, obowiązków i odpowiedzialności nauczyciela znajduje się w § 32 ST1 i
ST2
4.4.2. Wychowawca – sprawuje opiekę wychowawczą nad powierzonymi mu
uczniami z danej klasy lub grupy. Odpowiada za prowadzenie, w powierzonej
klasie/grupie, planowanej pracy zmierzającej do pełnej realizacji celów
wychowawczych, kształtowanie wśród swoich podopiecznych pożądanych postaw
społecznych i obywatelskich. Zadania wychowawcy szczegółowo opisane są w § 35
ST1 i ST2
4.4.3. Pedagog szkolny i Psycholog – odpowiadają za organizację i udzielanie
pomocy psychologiczo- pedagogicznej uczniom i ich rodzicom/prawnym opiekunom.
Szczegółowy zakres zadań pedagoga i psychologa opisany w § 27 ST1 i ST2
4.4.4. Dyrektor – odpowiada za dydaktyczny i wychowawczy poziom szkoły,
realizację zadań zgodnie z uchwałami rady pedagogicznej i rady szkoły, podjętymi
w ramach ich kompetencji stanowiących oraz zarządzeniami organów
nadzorujących szkołę. Tworzenie warunków do rozwijania samorządnej i
samodzielnej pracy uczniów i wychowanków, zapewnienie odpowiednich warunków
organizacyjnych do realizacji zadań dydaktycznych i opiekuńczo-wychowawczych.
Zakres zadań i odpowiedzialności dyrektora opisany w § 7 ST1,ST2
4.5. Opis działań:
4.5.1.
Poprawa oceny bieżącej
4.5 1.1. Dziecko, wychowawca, rodzic/prawny opiekun, ustnie ustalają przyczynę
niepowodzeń szkolnych, przejawy złego zachowania.
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS4 Postępowanie z zapisami
Strona - 25 - z 31
4.5.1.2. Nauczyciel przedmiotu i uczeń ustnie uzgadniają przyczynę oceny
niedostatecznej z przedmiotu.
4.5.1.3. Po ustaleniu przyczyn złego zachowania wychowawca, dziecko,
rodzic/prawny opiekun, pedagog, psycholog ustnie uzgadniają działania , które
doprowadzą do zmiany postaw.
4.5.1.4. Nauczyciel i uczeń wspólnie ustalają działania, które doprowadzą do
poprawienia oceny bieżącej z przedmiotu.
4.5.1.5. Dziecko, wychowawca i nauczyciel wspólnie pracują nad wyrównaniem
braków.
4.5.1.5. Nauczyciel i uczeń realizują uzgodnione działania.
4.5.1.6. Wychowawca przyczynia się do sukcesu dziecka.
4.5.2.7. Nauczyciel stara się, by uczeń odniósł sukces.
4.5.2.
Poprawa oceny niedostatecznej zaproponowanej na miesiąc
przed radą klasyfikacyjną semestralną lub roczną.
4.5.2.1. Wychowawca informuje rodziców /prawnych opiekunów o proponowanych
ocenach niedostatecznych z zajęć edukacyjnych, ocenie nieodpowiedniej lub
nagannej z zachowania. Propozycje te zostają wpisane do indeksu/dzienniczka
ucznia oraz na kartę „Informacja o zagrożeniach oceną niedostateczną”.
Rodzic/prawny opiekun potwierdza wpis do indeksu i na karcie zagrożeń
własnoręcznym podpisem, zgodnie ze [ST1] i [ST2].
4.5.2.2. Nauczyciel informuje ucznia i rodziców /prawnych opiekunów o zakresie i
terminie zaliczenia nieopanowanego materiału. Uzgodnione działania zostają
zapisane przez nauczyciela na formularzu „Zobowiązanie dotyczące poprawy
oceny niedostatecznej [F36] podpisane przez niego i przez ucznia. Umowa
zawiera termin i zakres zaliczenia materiału.
4.5.2.3. Wychowawca klasy organizuje uczniowi zagrożonemu śródroczną/roczną
oceną niedostateczną z obowiązkowych zajęć edukacyjnych pomoc: udział w
zajęciach dydaktyczno- wyrównawczych, konsultacje indywidualne z nauczycielem,
pomoc koleżeńską. Na bieżąco monitoruje podjęte działania.
4.5.2.4. Nauczyciel i uczeń realizują uzgodnione działania (działanie po stronie
ucznia i nauczyciela).
4.5.2.5. Podjęte przez nauczyciela/wychowawcę działania doprowadzają
zniwelowania niepowodzeń edukacyjnych ucznia.
do
4.5.2.6. Ocena niedostateczna uzyskana w wyniku niedotrzymania warunków
umowy przez ucznia nie jest traktowana jako produkt niezgodny.
4.5.3.
Poprawa oceny nieodpowiedniej lub nagannej z zachowania
Uczeń, który ma zaproponowaną na semestr lub koniec roku ocenę nieodpowiednią
lub naganną z zachowania może poprawić się w następnym semestrze. Musi
ponownie zapoznać się z obowiązkami ucznia , z kryteriami ocen ze sprawowania,
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS4 Postępowanie z zapisami
Strona - 26 - z 31
odbyć rozmowę z pedagogiem i psychologiem, napisać dla siebie krótki program
naprawczy.
4.5.4.
Poprawa oceny semestralnej/rocznej - egzamin
sprawdzający.
Uczeń ma prawo do składania egzaminu sprawdzającego , jeżeli ustalony przez
nauczyciela stopień za I semestr / roczny jest jego zdaniem lub zdaniem jego
rodziców/prawnych opiekunów zaniżony. Procedury egzaminu sprawdzającego
opisane w „wewnątrzszkolnym systemie oceniania” ST1(Art. 11) i ST2 (Art.7.)
4.5.5.
Poprawa oceny semestralnej/rocznej - egzamin
poprawkowy
4.5.4.1. Począwszy od klasy czwartej szkoły podstawowej, z wyjątkiem klasy
programowo najwyższej, uczeń, który w wyniku rocznej lub końcowej klasyfikacji
uzyskał ocenę niedostateczną z jednych obowiązkowych zajęć edukacyjnych, może
zadawać egzamin poprawkowy. W wyjątkowych przypadkach rada pedagogiczna
może wyrazić zgodę na egzamin poprawkowy z dwóch zajęć edukacyjnych.
4.5.4.2. Począwszy od klasy pierwszej gimnazjum, z wyjątkiem klasy programowo
najwyższej, uczeń, który w wyniku rocznej lub końcowej klasyfikacji uzyskał ocenę
niedostateczną z jednych obowiązkowych zajęć edukacyjnych, może zadawać
egzamin poprawkowy. W wyjątkowych przypadkach rada pedagogiczna może
wyrazić zgodę na egzamin poprawkowy z dwóch zajęć edukacyjnych.
4.5.4.3. Szczegółowe zasady przeprowadzenia egzaminu poprawkowego opisane są
w „Wewnątrzszkolnym systemie oceniania” ST1 ( Art. 13.) i ST2 (Art. 9.)
4.5.6.
Postępowanie ze skargami, (reklamacjami klienta)
4.5.5.1. Specjalista ds. kancelarii ZS prowadzi „Rejestr Skarg i wniosków”
zgłaszanych przez uczniów i ich rodziców/prawnych opiekunów oraz pracowników
szkoły.
4.5.5.2. Postępowanie prowadzi się w przypadku zgłoszenia skargi lub wniosku na
piśmie z uzasadnieniem.
4.5.5.3. Postępowanie wyjaśniające prowadzi Dyrektor ZS. Wynik postępowania
wyjaśniającego zostaje odnotowany w „Rejestrze skarg i wniosków”.
4.5.5.4. Dyrektor przekazuje wynik postępowania
Pełnomocnikowi oraz
zainteresowanym stronom. Na polecenie Pełnomocnika ewentualne działania
korygujące i zapobiegawcze wdrażane są przez właściciela procesu zgodnie
z procedurą PS5.
4.5.5.5. Postępowanie w związku z reklamacją dotyczącą uzyskania niższych niż
przewidywane roczne oceny klasyfikacyjne prowadzone jest zgodnie z trybem
opisanym w [ST1] i [ST2].
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
KSIĘGA
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS4 Postępowanie z zapisami
Strona - 27 - z 31
4.6. Wykaz załączników
4.6.1. Zobowiązanie ucznia dotyczące poprawy oceny niedostatecznej
[F 36]
Imię i nazwisko ………………………………………………………. Klasa
Przedmiot ……………………………………
Zakres materiału do poprawy................................
..........................................................................
Termin zaliczenia:……………………………………..
…………………………………….
Data
………………………………………………
Podpis ucznia
4.6.2. Rejestr skarg i wniosków [Z17]
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
KSIĘGA
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS5 Działania korygujące i zapobiegawcze
Strona - 28 - z 31
5. DZIŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE PS 5
5.1. CEL PROCEDURY
Ciągłe doskonalenie systemu poprzez podejmowanie działań zapobiegawczych,
korygujących lub eliminowanie niezgodności we wszystkich procesach w tym
eliminowanie
ocen
niedostatecznych
z
zajęć
edukacyjnych,
ocen
nieodpowiednich i nagannych z zachowania oraz godzin nieobecnych –
nieusprawiedliwionych.
5.2. ZAKRES PROCEDURY
Procedura dotyczy działań doskonalących, korygujących, zapobiegawczych
podejmowanych w ZS w Legionowie, które nie dopuszczają do otrzymania ocen
niedostatecznych z przedmiotów, nieodpowiednich i nagannych z zachowania
oraz godzin nieobecnych – nieusprawiedliwionych.
5.3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
5.3.1. Nauczyciel odpowiada za działania zapobiegawcze, nie dopuszczające do
otrzymywania przez uczniów ocen niedostatecznych.
5.3.2. Wychowawca odpowiada za działania zapobiegawcze, nie dopuszczające do
otrzymania przez uczniów ocen nieodpowiednich i nagannych z zachowania oraz
nieobecności nieusprawiedliwionych.
5.3.3. Właściciel procesu odpowiada za wdrożenie działań korygujących lub
zapobiegawczych w swoim procesie.
5.3.4. Pełnomocnik odpowiada za wprowadzenie
systemowych, wynikających ze stosowania procedury.
zmian
w
dokumentach
5.4. DEFINICJE
Działania korygujące – eliminacja przyczyn niezgodności.
Działania zapobiegawcze – profilaktyka potencjalnej przyczyny niezgodności.
Niezgodność – niespełnienie wymagań.
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
Data wydania:
KSIĘGA
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS5 Działania korygujące i zapobiegawcze
Strona - 29 - z 31
5.5. OPIS DZIAŁANIA
5.5.1.
Opis działań zapobiegających otrzymywaniu ocen
niedostatecznych
5.5.1.1. Zapoznanie ucznia z wymaganiami i kryteriami ocen przez wychowawców
klasy i nauczycieli przedmiotów na pierwszych zajęciach edukacyjnych.
5.5.1.2. Dostosowanie
nauczycieli.
wymagań
do
możliwości
ucznia
przez
wszystkich
5.5.1.3. Tworzenie planów pracy wychowawców klasy w SP nr 8 i G nr 4.
5.5.1.4. Organizowanie zajęć wyrównawczych przez wychowawców klas dla swoich
uczniów (kierowanie na właściwy rodzaj zajęć, podanie terminu i osoby
prowadzącej je).
5.5.1.5. Stworzenie uczniom możliwości poprawy oceny bieżącej.
5.5.1.6. Organizowanie konsultacji i zajęć pomocniczych w celu wyrównywania
braków.
5.5.1.7. Organizowanie i monitorowanie pomocy koleżeńskiej.
5.5.2.
Opis działań zapobiegających otrzymywaniu ocen
nieodpowiednich i nagannych z zachowania
5.5.2.1. Wychowawca klasy wnikliwie rozpoznaje środowisko uczniów w swojej
klasie poprzez rozmowy indywidualne z rodzicami/prawnymi opiekunami
wychowanków.
5.5.2.2. Na pierwszym zebraniu z rodzicami wychowawca klasy zapoznaje
rodziców/prawnych opiekunów z prawami i obowiązkami oraz kryteriami ocen
z zachowania.
5.5.2.3.
Wychowawca
klasy
sporządza
niedostosowaniem społecznym, patologiami.
5.5.2.4. Wychowawca klasy
na zajęciach lekcyjnych.
systematycznie
listę
uczniów
kontroluje
zagrożonych
frekwencję
uczniów
5.5.2.5. Na godzinach do dyspozycji wychowawcy klasowego realizuje metodami
aktywnymi tematykę związaną z agresją i przemocą oraz stosowaniem używek.
5.5.2.6. Wychowawca klasy potrafi zmotywować oceną z zachowania do przyjęcia
właściwej postawy przez wychowanków.
5.5.2.7.
W
i pedagogiem.
działaniach
wychowawczych
współpracuje
z
psychologiem
5.5.2.8. W sytuacjach nieprzestrzegania statutowych obowiązków uczniów
podejmuje współpracę z rodzicami/prawnymi opiekunami – indywidualne rozmowy
nauczycieli z rodzicami/prawnymi opiekunami.
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
5.5.3.
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS5 Działania korygujące i zapobiegawcze
Strona - 30 - z 31
Opis postępowania z uczniem wagarującym
5.5.3.1. Na pierwszym zebraniu z rodzicami/prawnymi opiekunami wychowawca
klasy informuje rodziców/prawnych opiekunów o sposobie rozliczania frekwencji
uczniów, trybie zwalniania ich z zajęć edukacyjnych.
5.5.3.2. Wychowawca klasy i nauczyciele uczący systematycznie kontrolują
obecność uczniów na obowiązkowych zajęciach edukacyjnych.
5.5.3.3. Wychowawca klasy dokonuje tygodniowego rozliczania frekwencji uczniów.
5.5.3.4. W przypadku pojawiających się godzin nieusprawiedliwionych podejmuje
współpracę z pedagogiem i psychologiem szkolnym.
5.5.3.5. Wychowawca niezwłocznie podejmuje współpracę z rodzicami/prawnymi
opiekunami w celu wyjaśnienia przyczyn nieobecności ucznia.
5.5.3.6. Jeżeli wyżej wymienione działania nie przynoszą oczekiwanych rezultatów
wychowawca wysyła do rodziców/prawnych opiekunów upomnienie o
systematycznym posyłaniu dziecka do szkoły (wymagane potwierdzenie odbioru).
5.5.3.6.Nieusprawiedliwiona nieobecność ucznia w okresie jednego miesiąca na co
najmniej 50% obowiązkowych zajęć edukacyjnych traktowana jest jako
niespełnianie obowiązku szkolnego podlegające egzekucji w trybie przepisów o
postępowaniu egzekucyjnym w administracji. (Dyrektor szkoły powiadamia policję.
Do powiadomienia dołączona jest opinia o uczniu sporządzona przez wychowawcę).
5.5.4.
Opis działań korygujących dotyczących systemu
5.5.4.1. Wnioski o działania zapobiegawcze i korygujące zgłaszane są przez
nauczycieli
na
zespołach
wychowawczych,
zespołach
przedmiotowych,
nauczycielskich zespołach klasowych, radach pedagogicznych oraz przez audytorów
po przeprowadzonych audytach wewnętrznych.
5.5.4.2. Zatwierdzone do realizacji wnioski znajdują się w protokołach z rad
pedagogicznych, zebrań zespołów przedmiotowych, nauczycielskich zespołów
klasowych, zespołów wychowawczych oraz w raportach z audytów wewnętrznych.
5.5.4.3. Do realizacji przyjętych wniosków zobowiązana jest każda
one dotyczą.
osoba której
5.5.4.4. Stopień realizacji wniosków ocenia się podczas rad podsumowujących
pracę szkoły.
5.5.4.5. Przed zakończeniem każdego roku szkolnego dyrektor szkoły przedstawia
radzie pedagogicznej i radzie rodziców (wyniki i wnioski ze sprawowanego w roku
szkolnym nadzoru pedagogicznego) informację o realizacji planu nadzoru
zawierającą:
1) zakres wykonania planu
2) wnioski ze sprawowania nadzoru pedagogicznego, a w szczególności:
Zespół Szkół
w Legionowie
ul. Zegrzyńska 3
KSIĘGA
Data wydania:
2011-09-01
PROCEDUR
Wydanie nr 5
PS5 Działania korygujące i zapobiegawcze
Strona - 31 - z 31
a) wnioski z analizy poziomu osiągnięć edukacyjnych uczniów i wychowanków, z
uwzględnieniem ich możliwości rozwojowych, wymagań edukacyjnych wynikających
z podstaw programowych, oraz wyników sprawdzianu i egzaminu;
b) ocenę sytuacji wychowawczej oraz stanu opieki nad uczniami i wychowankami;
3) wnioski z przeprowadzanych kontroli przestrzegania przez nauczycieli przepisów
prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz
innej działalności statutowej szkoły
4) sposoby wspomagania nauczycieli w realizacji ich działań.
WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
Protokoły z rad pedagogicznych.
Informacja o realizacji planu nadzoru