Kontroling

iSCALA
Informacje o wybranych
funkcjach systemu klasy ERP
„Kontroling i informacja
zarządcza”
Opracował:
Grzegorz Kawaler
SCALA Certified Consultant
I. KONTROLING I INFORMACJA ZARZĄDCZA
1. Zarządzanie płynnością finansową.
SCALA 5.1 oferuje szereg funkcji wspomagających kontrolę finansów firmy oraz pozwala na
racjonalizację działań związanych z zarządzaniem płynnością finansową firmy.
Poniżej przedstawiona zostanie funkcjonalność SCALI 5.1 w tym właśnie zakresie.
Istniejący w systemie moduł przepływu gotówki (Cash Flow) pozwala na bieżącą kontrolę wszystkich
spodziewanych wpływów i wypływów pieniężnych. Użytkownik wskazuje tylko okres za jaki ma być
sporządzone zestawienie:
System analizuje wszystkie moduły i wszystkie zgłoszone w nich transakcje i generuje raporty:
•
dzienny spodziewanych transakcji:
STANDARD COMPANY
* * PLAN PRZEPŁYWU GOTÓWKI * *
00-03-27 07:17:56 Strona
1
FIRMA S1 ROK FINANSOWY
00=====================================================================/Scala-Client/GL0271/5
TYDZIEŃKWOTA
ŚRODKI OBROT.
UWAGI------------------=============================================================================================
ŚRODKI OBROTOWE
65'579.58
65'579.58
0013
5'397.7860'181.80
0014
1'407.00
61'588.80
0015
109.80
61'698.60
0017
424.50
62'123.10
0019
7'246.80
69'369.90
* * * * * * * * * * * *
K O N I E C
R A P O R T U
* * * * * * * * * * *
oraz
• szczegółowy z uwzględnieniem miejsca powstania operacji związanej z przepływem pieniądza:
STANDARD COMPANY
* * TRANSAKCJE PRZEPŁYWU GOTÓWKI * *
00-03-27 07:18:52 Strona
1
FIRMA S1 ROK FINANSOWY
00===================================================================================/Scala-Client/GL0271/5
DATA-- TR ODN.
KWOTA P.GOT.
IN
FIX KWOTA
STAŁA
NR KONTA
OKRES-- OKRES WAŻN.--UWAGI----------------========================================================================================================
000119 00 0000
345.00 14
345.00
1.0000
1 - 12 000119--000219
000327 01 0000
18'784.71 14
18'784.71
1.0000
1 - 1 000327--999999
KSIĘGA SPRZEDAŻY
02 0000
8'526.84- 14
8'526.841.0000
1 - 1 000327--999999
KSIĘGA ZAKUPÓW
04 0000
15'718.09- 14
15'718.091.0000
1 - 1
--999999
ZAMÓWIENIE ZAKUPU
2
06 0000
UMOWA SERWISOWA
000401 01 0000
KSIĘGA SPRZEDAŻY
000406 01 0000
KSIĘGA SPRZEDAŻY
000407 01 0000
KSIĘGA SPRZEDAŻY
000410 03 0000
ZAMÓW./FAKTUROWANIE
000424 01 0000
KSIĘGA SPRZEDAŻY
000429 01 0000
KSIĘGA SPRZEDAŻY
000508 01 0000
KSIĘGA SPRZEDAŻY
* * * * * * * * * * * *
0.00
14
0.00
1.0000
-
1 -
1
--999999
62.44
14
62.44
1.0000
-
1 -
1 000327--999999
632.00
14
632.00
1.0000
-
1 -
1 000327--999999
775.00
14
775.00
1.0000
-
1 -
1 000327--999999
109.80
14
109.80
1.0000
-
1 -
1
54.90
14
54.90
1.0000
-
1 -
1 000327--999999
369.60
14
369.60
1.0000
-
1 -
1 000327--999999
7'246.80
14
7'246.80
1.0000
-
1 -
1 000327--999999
K O N I E C
R A P O R T U
--999999
* * * * * * * * * * *
SCALA 5.1 automatycznie kontroluje stan rozrachunków z danym klientem na każdym etapie pracy z
systemem.
Stan rozrachunków z klientem kontrolowany jest już na etapie przyjmowania zamówienia i dalej na
etapie wydawania towaru i wystawiania dokumentu sprzedaży:
System kontroluje saldo klienta i w zależności od konfiguracji może tylko ostrzec użytkownika o
nieuregulowanych należnościach lub zablokować możliwość sprzedaży i przyjęcia zamówienia.
Wszystkie parametry związane z obsługą kontrahenta definiowane są na etapie wdrażania systemu i
mogą być zmieniane w trakcie pracy programu
Zawansowana i jednocześnie łatwa w obsłudze opcja „Zapytania finansowe” pozwala na
natychmiastowy wgląd w:
• aktualne najważniejsze informacje finansowe związane z naszym kontrahentem:
•
zbiorcze informacje statystyczne dotyczące wartości obrotu, marży zrealizowanej oraz
aktywności kontrahenta:
4
•
listę faktur (rozliczonych i nierozliczonych) z wyszczególnieniem informacji o terminach
płatności, saldach itd.
Oprócz analizy płatności oraz informacji statystycznych związanych z pojedynczym kontrahentem
SCALA 5.1 umożliwia analizę danych zbiorczych dla całej Księgi Sprzedaży oraz w zakresie
wybranych grup kontrahentów.
Zbiorcze informacje o płatnościach od kontrahentów dostępne są po naciśnięciu pojedynczego
klawisza (hot-key). Zestawienie prezentuje sumę sald księgi oraz płatności przeterminowane i
spodziewane z podziałem na okresy:
Uzyskane zestawienie można „doprecyzować” uzyskując informację o spodziewanych płatnościach od
kontrahentów w ujęciu tygodniowym lub dziennym:
SCALA 5.1 prowadzi analityczną kartotekę rozrachunków z każdym kontrahentem i na żądanie
zestawia informacje raportu sald w formie wymaganej przez Ustawę o Rachunkowości. Przykład
zestawienia dla dwóch kontrahentów zamieszczony jest poniżej:
STANDARD COMPANY
LISTA SALD KSIĘGI SPRZEDAŻY
00-03-27 07:29:24 Strona
1
ZA 00-03-27 (Kurs waluty wg daty:00-03-27)
FIRMA S1 ROK FINANSOWY 00============================================================/Scala-Client/SL0100/5
KOD KLIENTA NAZWA--------------------------NR FAKTURY----- DAT.FAK. TERMPŁA DAT.RAB. DATA KS NR TR.
KWOTA
SALDO
WAL S UWAGI
===========================================================================================================
001
KONSTANTY SOBEK
000004
00-03-21 00-03-21
00-03-21 000087
100.00
100.00
*
000005
00-03-22 00-03-22
00-03-22 000005
775.00
775.00
*
400080
00-03-21 00-03-21
00-03-21 000085
532.00
532.00
*
KONSTANTY SOBEK
RACŁAWICE 234
TELEFON
:
001
SALDO
:
Z CZEGO NAL :
ODSETKI
:
RABAT.GOTÓW.:
1'407.00
1'407.00
2.52
0.00
BLOK MONITU
VAT
UWAGI
:
0.00
:
30.00
: Inwestor Indywidualny
KLIENT SERWISU
ANALIZY WIEKU (WARTOŚĆ BIEŻĄCA)
NIE NALEŻNE
15 DNI
30 DNI
45 DNI
60 DNI
75 DNI
STARSZE
RAZEM
PLN
0.00
1'407.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1'407.00
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 002
PETROLEX
400081
00-03-21 00-03-31
00-03-21 000087
549.00
549.00
PETROLEX
JAROSŁAW
OS. WITOSA 1/2
TELEFON
:
ANALIZY WIEKU (WARTOŚĆ BIEŻĄCA)
NIE NALEŻNE
15 DNI
RAZEM
002
SALDO
:
Z CZEGO NAL :
ODSETKI
:
RABAT.GOTÓW.:
30 DNI
549.00
0.00
0.00
0.00
45 DNI
BLOK MONITU
VAT
UWAGI
60 DNI
:
:
:
75 DNI
0.00
99.00
STARSZE
6
PLN
549.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
549.00
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - * * * * * * * * * * * *
K O N I E C
R A P O R T U
* * * * * * * * * * *
W zakresie obsługi płatności do dostawców SCALA oferuje mechanizmy podobne do opisanych dla
obsługi klientów.
Dodatkowo system umożliwia wygenerowanie listy proponowanych płatności na dany dzień (z
uwzględnieniem płatności przeterminowanych:
STANDARD COMPANY
PROPOZYCJA PŁATNOŚCI KSIĘGI ZAKUPÓW
00-03-27 07:33:09 Strona
1
FIRMA S1 ROK FINANSOWY 00============================================================/Scala-Client/PL0141/5
DATAPŁAT
KWOTA FAKTURY
SALDO NUMER FAKTURY-- ODNOŚN
DOSTAWCA
ŻYRO BANK/POCZT
===========================================================================================================
99-09-02
8.98
8.98 1
000008 2003
FARBIX
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 99-09-23
390.00
398.98 123
000011 ROLNIK 1
SPÓŁDZ. ROLNIK
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 99-10-08
400.00
798.98 FA23/98
000010 2002
CHEMIK
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 99-11-03
41'800.0041'001.02- FRB1/2R.
000017 2004
10'000.00-USD
FARBE
99-11-05
1'220.00
39'781.02- 123/56
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 99-12-09
1'220.00
38'561.02- 78
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 00-01-14
642.90
37'918.12- UC->SAD1/2000
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 00-01-17
642.90
37'275.22642.90 --- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 00-01-24
122.00
37'153.22-
- - - - - - - 2/SAD3
- - - - - - - SPED 427/428
00-01-26
458.00
36'695.22- PPO
00-01-27
122.00
36'573.22- 2-SAD3
00-01-27
122.00
36'451.22- A/SAD3
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 00-02-03
20'900.00
15'551.225'000.00 USD
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 00-02-18
1'776.50
13'774.72425.00 USD
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 00-03-02
58.56
13'716.16-
- - - - - - - S/2000/1
- - - - - - - SAM/12
- - - - - - - 1/2000
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 00-03-21
1'220.00
12'496.16- OKI1/-3
00-03-25
20'900.00
5'000.00 USD
* * * * * * * * * * * *
K O N I E C
8'403.84
1/N
R A P O R T U
000013 2003
FARBIX
- - - - - - - - - 000018 OKIEUROPE
OKI EUROPE
- - - - - - - - - 000026 UC
URZĄD CELNY
- - - - - - - - - 000030 UC
URZĄD CELNY
- - - - - - - - - 000025 SPEDPOL
SPEDPOL
000019 2002
CHEMIK
000029 SPEDPOL
SPEDPOL
000031 SPEDPOL
SPEDPOL
- - - - - - - - - 000020 SAMSUNG
SAMSUNG Co
- - - - - - - - - 000032 SAMSUNG
SAMSUNG Co
- - - - - - - - - 000039 2003
FARBIX
- - - - - - - - - 000042 OKIEUROPE
OKI EUROPE
000040 1000
NIEFTOPROD
- - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - -
* * * * * * * * * * *
System generuje automatycznie polecenia przelewu, może współpracować z systemem home-banking.
Również system w automatyczny sposób może księgować potwierdzenia płatności bankowych
przysłanych do firmy drogą elektroniczną.
Poprzez zdefiniowanie w systemie struktury importu i i wskazanie pliku z potwierdzeniami zapłat
SCALA automatycznie zaktualizuje salda kontrahentów oraz zaksięguje rozrachunki na poszczególne
konta , co pozwala na bieżącą kontrolę kredytową kontrahenta (rysunek poniżej)
1. Wielowymiarowa analiza kosztów.
Jedną z cech stanowiących o możliwościach SCALI jako systemu do zarządzania przedsiębiorstwem
jest wielowymiarowa struktura planu kont.
Umożliwia ona analizowanie wszystkich operacji zarejestrowanych w systemie w układzie
dostosowanym do wymagań firmy.
Obok istniejącego jako podstawowy wymiar księgowania – Planu Kont w systemie można
zdefiniować do dziewięciu dodatkowych wymiarów (analityk) księgowych. Na przykład:
Wprowadzane operacje: księgowe, sprzedaży, wydania z magazynu, rejestracji kosztów itd. Mogą być
alokowane na poszczególne wymiary, a co za tym idzie mogą być analizowane i raportowane w
dowolnym ujęciu.
Na przykład; dla wymiaru „Środki transportu” definiujemy listę pojazdów, dla których chcemy np.
prowadzić szczegółową analizę wszystkich kosztów:
8
Każda rejestrowana w systemie operacja związana z pojazdem znajdzie swoje odzwierciedlenie w
dodatkowym wymiarze (analityce) i w efekcie umożliwi nam szczegółową analizę kosztów
eksploatacji poszczególnych pojazdów.
Wykorzystując istniejące w systemie mechanizmy użytkownik może w łatwy sposób zdefiniować
raport - zestawienie aktualnych kosztów związanych z eksploatacją pojazdu:
Analitykę wymiarów księgowych można definiować w dowolnym układzie np. dla poszczególnych
produktów sprzedawanych przez firmę. W tym przypadku możliwa będzie dokładna analiza marży
zrealizowanej oraz uwzględnienie w dla poszczególnego produktu dodatkowych kosztów związanych
z transportem, magazynowaniem itd.
3. Ewidencja magazynowa.
System SCALA umożliwia prowadzenie wyceny ewidencji magazynowej według jednej z wybranych
zasad:
• FIFO;
• Cen średnio- ważonych;
• Rzeczywistych cen zakupu;
• Rzeczywistych cen nabycia;
• Stałych cen ewidencyjnych;
• Rzeczywistego kosztu wytworzenia
Dodatkowo w systemie zaimplementowana została obsługa kontroli partii (ewidencjonowana jest
„historia zdarzeń” związanych z daną partią towaru). W każdej chwili wiadomo, z której partii
pochodzi dany towar.
System oferuje również możliwość kontroli numerów seryjnych. Jest to analiza zdarzeń związanych z
pojedynczą sztuką danego asortymentu. W każdej chwili wiadomo gdzie znajduje się dany egzemplarz
towaru, kto go dostarczył, kto kupił, jakie operacje zostały wykonane.
Bardzo obszerna karta cech towaru zawiera wszystkie potrzebne informacje, nie tylko handlowe, ale
również statystyczne.
Dostępna dla kartoteki towarów opcja „Zapytań” pozwala na szybki wgląd w informacje o wszystkich
operacjach związanych z danym asortymentem.
W szczególności można uzyskać informację o wszystkich transakcjach magazynowych w danym
okresie (przyjęcia, wydania, doliczenie kosztów dodatkowych itp.)
10
W każdej chwili dostępna jest również informacja statystyczna o wielkości obrotu na danym towarze,
ilości zamówień, wielkości marży zrealizowanej i innych :
Oprócz opcji zapytań SCALA 5.1 zawiera szereg zestawień umożliwiających bieżącą kontrolę
sprzedaży oraz obrotu magazynowego.
Wszystkie zestawienia użytkownik może parametryzować poprzez podanie zakresu danych lub
wartości zmiennych pomocniczych.
Przykładem może być tutaj raport „Statystyka ABC towarów”, który obrazuje jaka wielkość dochodu
firmy przypada na poszczególne towary:
STANDARD COMPANY
ARTYKUŁ - ANALIZA ABC (OBRÓT) * *
00-03-27 10:40:08 Strona
1
OKRES
FIRMA S1 ROK FINANSOWY 00===========================================================/Scala-Client/SC0120/5
ABC KOD ARTYKUŁU-------- OPIS--------------------KWOTA
% PROC.SKU
KOLEJN. WYDANE-==========================================================================================================
A
ST1
STYROPIAN ST05
1'300.00
41.08
41.08
1 00-03-20
A
P2/1
CEMENT WORKOWANY
590.00
18.65
59.73
2 00-03-22
A
0100000012--L
EMULSJA UNIW. ORZE.ŚR.LUZ
532.00
16.81
76.54
3 00-03-21
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - A
R A Z E M
2'422.00
76.54
B
B
KA1
91B
MYSZ A4TECH
495.00
15.64
92.19
4 00-04-01
AKUMULATOR 12Ah
180.00
5.69
97.88
5 00-03-21
"FIVE STAR"
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - B R A Z E M
3'097.00
97.88
C 40-95
BENZYNA 95
67.20
2.12
100.00
6 00-03-07
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - C SUMA CZĘŚCIOWA
3'164.20 100.00
ARTYKUŁ ZAWIERA 641 BRAK ARTYKUŁU LUB SALDO UJEMNE OBRÓT
* * * * * * * * * * * *
K O N I E C
R A P O R T U
* * * * * * * * * * *
Oprócz istniejących – zdefiniowanych raportów SCALA umożliwia definiowanie własnych raportów
użytkownika, a także oferuje moduły do analizy graficznej: wykresy, histogramy itp. (moduły dodatkowe –
SCAView i Scala EIS).