INSTRUKCJA FINANSOWA MNiD

Załączniknr2dozasadgospodarowaniaśrodkami
budżetowyminadziałalnośćstatutowąwydziałówUG
INSTRUKCJAFINANSOWAMNiD
dotyczącazadańbadawczychorazopracowywaniaiobiegudokumentówfinansowychzwiązanych
zwydatkowaniemdotacjinadziałalnośćpodstawowychjednostekorganizacyjnychuczelni
polegającąnaprowadzeniubadańnaukowychlubpracrozwojowychorazzadańznimi
związanych,służącychrozwojowimłodychnaukowcóworazuczestnikówstudiówdoktoranckich
I. ZADANIABADAWCZE
1. Realizowanym zadaniom badawczym, na podstawie pisemnej informacji dziekana,
uwzględniającej wysokość środków przyznanych na ich realizację, Samodzielna Sekcja ds.
Rozliczeńnadajenumeryzoznaczeniemrokuichrozpoczęcia.
2. Samodzielna Sekcja ds. Rozliczeń informuje onadanych numerach zadań badawczych
dziekanaorazDziałNaukiiWspółpracyzZagranicą.
II. OPRACOWYWANIEDOKUMENTÓWFINANSOWYCH
3. Dokumenty finansowe związane z wydatkowaniem dotacji na działalność podstawowych
jednostek organizacyjnych uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac
rozwojowychorazzadańznimizwiązanych,służącychrozwojowimłodychnaukowcóworaz
uczestnikówstudiówdoktoranckichmusząbyćopracowywanewnastępującysposób:
538–JO–Nrzadania–Rokrozpoczęciazadania–1M
gdzie:
538 – oznacza konto księgowe dotacji na działalność podstawowych jednostek organizacyjnych
uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi
związanych,służącychrozwojowimłodychnaukowcóworazuczestnikówstudiówdoktoranckich,
JO – oznacza symbol jednostki organizacyjnej zgodny z aktualnym wykazem symboli jednostek
organizacyjnychUG,
Nrzadania–oznaczanumerzadaniabadawczegonadanyprzezSamodzielnąSekcjęds.RozliczeńUG,
Rokrozpoczęciazadania–oznaczaroknaktóryzostałaprzyznanadotacja,
1M– jesttokodźródłafinansowaniaprzypisanydladotacjinadziałalnośćpodstawowychjednostek
organizacyjnych uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz
zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów
doktoranckich,
1 4. Za prawidłowy opis dokumentów finansowych i ich kontrolę merytoryczną odpowiada
kierownik zadania badawczego. Odpowiednio opisane przez kierownika zadania
badawczego dokumenty, należy przedłożyć pracownikowi dziekanatu/sekretariatu w celu
rejestracji i przekazania do podpisu dziekana lub innej osoby upoważnionej (bezpośredni
przełożony/promotor/kierownikstudiumdoktoranckiego).
III. OBIEGDOKUMENTÓWFINANSOWYCH
5. Obieg dokumentów finansowych związanych z wydatkowaniem dotacji na działalność
podstawowych jednostek organizacyjnych uczelni polegającą na prowadzeniu badań
naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi
młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich, koordynuje imonitoruje
DziałNaukiiWspółpracyzZagranicą.
6. NiżejwymienionedokumentyfinansowedotycząceMNiD:
a. faktury,
b. fakturypro‐forma,
c. fakturyzaliczkowe,
d. fakturykorygujące,
e. przedpłaty,
f.
rachunki,
g. umowyodziełoizleceniazrachunkami,
h. delegacjekrajowe,
i.
notyksięgowe,
j.
wniosekozaliczkę,
k. innepisma(prośby,wnioski)dotycząceprzeksięgowańwszystkichrodzajówkosztówpo
akceptacjidziekanalubosobyupoważnionej,kierownicyzadańbadawczychskładajądo
DziałuNaukiiWspółpracyzZagranicą.
7. Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą prowadzi bieżącą ewidencję dokumentów
finansowych, októrych mowa w punkcie 6, przeprowadza ich kontrolę formalno‐
rachunkową, potwierdza dysponowanie środkami oraz przekazuje do dalszego
procedowaniawjednostkachadministracjicentralnejUG,zgodniezkompetencjami.
8. Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą sporządza raz na kwartał informację o wpływach
iwydatkachdotyczącychMNiDiprzesyłajądziekanom.
9. Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą przekazuje pracownikowi dziekanatu/sekretariatu
oraz kierownikom zadań badawczych, po zgłoszeniu przez nich zapotrzebowania,
informacjefinansowedotyczącebezpośredniorealizowanegoprzeznichzadania.
2 IV. OPRACOWYWANIE
I
OBIEG
DOKUMENTÓW
DOTYCZĄCYCH
WYJAZDÓW
SŁUŻBOWYCHZAGRANICĘ
10. Wniosekowyjazdsłużbowyzagranicęfinansowanyzdotacjinadziałalnośćpodstawowych
jednostek organizacyjnych uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac
rozwojowychorazzadańznimizwiązanych,służącychrozwojowimłodychnaukowcóworaz
uczestników studiów doktoranckich, kierownik zadania badawczego po uzyskaniu zgody
dziekana lub osoby upoważnionej, składa w Sekcji ds. Współpracy z Zagranicą, która, po
potwierdzeniudostępnościśrodków,przekazujegododalszegoprocedowania.
11. Sekcja ds. Współpracy z Zagranicą nadaje wnioskowi, o którym mowa w punkcie 10, kod
wyjazdu.
12. Zgodęnawyjazdsłużbowyzagranicę,októrymmowawpunkcie10,wydajeProrektords.
Naukiwyłączniepouzyskaniupotwierdzeniadostępnościśrodkówfinansowych.
13. Niżej wymienione dokumenty finansowe potwierdzające poniesione koszty wyjazdu,
októrymmowawpunkcie10:
a) drukpoleceniawyjazdusłużbowego,
b) rozliczeniedewizowe,
c) fakturazakosztypodróży,
d) fakturazaubezpieczenie,
e) fakturazanoclegi,
f) fakturazaudziałwkonferencji,
g) pozostałedokumentynp.oświadczenieoponiesionychkosztach,
opracowanezgodniezpostanowieniamizawartymiwdzialeIIniniejszejinstrukcji,kierownik
zadaniabadawczegorozliczawSekcjids.WspółpracyzZagranicą.
14. Sekcjads.WspółpracyzZagranicąweryfikujeponiesionekosztywyjazduwodniesieniudo
kosztów planowanych i uzupełnia opis dokumentów wymienionych w punkcie 13 o kod
wyjazduzgodnyzwnioskiem,poczymprzekazujejewgkompetencjidoDziałuZamówień
Publicznych i Działu Finansowego oraz informację o całkowitym poniesionym koszcie
wyjazduzagranicznegodoSekcjids.RozwojuKadriBadańNaukowych..
V.
DANEFINANSOWEWSPRAWOZDANIACHROCZNYCHIKOŃCOWYCH
15. Dane finansowe w rocznych i końcowych sprawozdaniach merytoryczno‐finansowych
zrealizacji zadań badawczych muszą być zgodne z ewidencją księgową UG oraz
potwierdzone przez Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą w uzgodnieniu z Działem
KsięgowościFinansowej.
3