Korzyści z optymalizacji procesów

W
poprzednim numerze wspominałem o metodach poprawy
efektywności firmy w trudnych
czasach. Optymalizacja procesów to jeden z możliwych
kierunków działania. Przyjrzyjmy się zatem bliżej
owym zagadkowym procesom.
A cóż jest takiego zagadkowego w procesach biznesowych? Otóż kilkanaście lat temu stosunkowo niewielu polskich menedżerów słyszało o zarządzaniu
procesami. Dziś już istnieje co prawda ogólna świadomość tego terminu, ale wciąż niewiele zarządów
potrafi skutecznie zorganizować optymalny przebieg procesów biznesowych w swojej firmie.
CZYM SĄ PROCESY BIZNESOWE?
Zacznijmy dla porządku od krótkiej definicji. Procesem biznesowym nazywamy ciąg czynności wykonywanych przez pracowników w celu uzyskania
określonego rezultatu. Tak więc – dla przykładu
– w każdej chyba firmie można odnaleźć takie procesy, jak: proces zaopatrzenia w surowce, proces
produkcyjny, proces składania (przyjmowania) zamówień, proces rozpatrywania reklamacji, proces
zatrudniania nowego pracownika itd. Każda organizacja realizuje dziesiątki rozmaitych procesów.
Różnica w efektywności poszczególnych firm zależy
często właśnie od sposobu zaprojektowania procesów biznesowych.
Procesy biznesowe mogą okazać się na tyle nowatorskie, że stanowić będą o sukcesie rynko-
wym całej firmy. W latach 80. (zeszłego stulecia)
firma Dell wkroczyła na rynek z niespotykanym
wcześniej pomysłem dostarczania komputerów
osobistych bezpośrednio do końcowego użytkownika. Ten wyjątkowy model biznesowy został
oparty na doskonałych procesach produkcji i dystrybucji. Wkrótce Dell stał się jednym z czołowych graczy w tej branży na świecie, a przez pewien czas dzierżył nawet palmę pierwszeństwa
pod względem sprzedaży. Źródłem tego sukcesu
wcale nie był wyjątkowy produkt, ale wyjątkowy
proces!
SPECJALISTA DS.
PLANOWANIA
założyciel firmy
Processum,
specjalizującej
się w poprawie
efektywności
organizacji. Od
kilkunastu lat
doradza zarządom
jako konsultant.
Autor książek
„Praktyczne
lekcje zarządzania
projektami” oraz
„Alfabet zarządzania
projektami”.
START
[1.]
Aktualizacja
łącznego poziomu
produkcji
w kolejnym
miesiącu
[3.]
Akceptacja
szczegółowego
planu produkcji
[2.]
Przeliczanie zadań
produkcyjnych na
wszystkie maszyny
[4.]
Przekazanie
zadań wszystkim
mistrzom
zmianowym
KIEROWNIK
MAGAZYNU
Michał
Kopczewski
Korzyści z optymalizacji
procesów
KIEROWNIK
PRODUKCJI
EFEKTYWNA ORGANIZACJA
[6.]
Jaki poziom
zapasów
surowca?
ZA MAŁY
[7.]
Złożenie
zamówienia na
dostawę surowców
KONIEC
ODPOWIEDNI
CO MOŻNA ZYSKAĆ?
Czym innym jest planowanie firmy od podstaw,
a czym innym – próby porządkowania procesów
w już istniejących organizacjach. Ludzie z czasem
przyzwyczajają się do określonego sposobu działania, nawet jeśli nie zawsze jest on najprostszy,
najbardziej efektywny czy logiczny. Dlatego zmiany
w procesach zawsze będą trudnym zadaniem. Warto jednak od czasu do czasu krytycznie spojrzeć na
funkcjonowanie własnej firmy i postarać się zmienić
złe przyzwyczajenia.
Co można zyskać? Przyjrzyjmy się kilku typowym
korzyściom wynikającym z optymalizacji procesów.
1. Skrócenie czasu realizacji. Dlaczego klient banku
tak długo czeka na decyzję kredytową? Czy zawsze
to musi trwać tygodniami? Niekoniecznie. „U nas
kredyt w 48 godzin” – zachwala jedna z instytucji
finansowych. Najwyraźniej popracowali nad proce-
sem udzielania kredytu i mogą teraz walczyć o zdobycie dużej grupy nowych klientów, dla których czas jest
niezwykle istotny.
2. Oszczędność kosztów. Częste i długotrwałe awarie maszyn ograniczają nasze zdolności produkcyjne?
Udoskonalenie procesu przeglądów planowych pozwoli na minimalizację liczby awarii i tym samym ograniczy koszty przestojów.
3. Uporządkowanie działań. Zdarzało się, że ginęły
umowy lub faktury? Uporządkowanie procesów finansowych pomoże uniknąć takich wpadek w przyszłości.
4. Standaryzacja czynności. Chcemy zapewnić klienta
o tym, że w dowolnym miejscu na świecie będzie obsłużony identycznie? Musimy szczegółowo zaprojektować procesy obsługi klienta i wdrożyć je we wszystkich
placówkach. Od razu przychodzi nam na myśl sieć restauracji McDonald’s, prawda?
5. Eliminacja zbędnych czynności. W dwóch miejscach
firmy różni ludzie zbierają takie same dane i tworzą podobne raporty? Być może całkiem niepotrzebnie.
6. Jasna odpowiedzialność. Niespodziewanie zabrakło jednego komponentu do produkcji i trzeba było
zatrzymać całą linię produkcyjną? Czyżby nie było
ustalone, kto odpowiada za utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów w magazynie? Kierownik produkcji nie zgłosił czy magazynier się nie zorientował?
Klarownie rozpisany proces zaopatrzenia, który znają
wszyscy pracownicy, zapobiegłby takim niepożądanym sytuacjom.
6
[5.]
Przekazanie
informacji do
magazynu
nr 2/2014
Wszystkie te korzyści mają ostatecznie wpływ na finanse
firmy. Logicznie i klarownie poustawiane procesy pozwalają na uzyskanie oczekiwanego efektu bez ponoszenia
zbędnych kosztów. Potencjał oszczędności w wielu organizacjach jest duży i często niewykorzystany.
MAPOWANIE PROCESÓW
Trudno zabrać się do optymalizacji procesów bez jasnego oglądu stanu obecnego. Duże organizacje potrafią być
tak skomplikowane, że mało kto jest świadomy faktycznego przebiegu całego procesu przez firmę. Poszczególne piony, działy czy oddziały zamykają się w sobie, słabo
ze sobą współpracują, rzadko się komunikują – przez co
firma osiąga gorsze wyniki. Zatem naszkicowanie przebiegu procesu jest często pierwszym krokiem działań
optymalizacyjnych.
Mapa procesu to nic innego jak schemat prezentujący
chronologiczną sekwencję czynności przypisanych do
osób, które je realizują (zob. rysunek). Konsultanci zajmujący się doradztwem organizacyjnym wyspecjalizowali się
w mapowaniu procesów, ale firmy mogą także próbować
szkicować procesy samodzielnie. Już samo ćwiczenie mapowania pozwala wielu osobom spojrzeć na firmę z nowej
perspektywy. Nieraz widziałem zarządy, które otwierały
oczy ze zdumienia, pytając „To u nas tak się dzieje? Niemożliwe!”. Od zdumienia już tylko jeden krok do działania.
Patrząc na mapę procesu łatwo jest bowiem dyskutować
o możliwościach jego usprawnienia.
Mapowanie procesów już za nami. Teraz pozostaje zaprojektować nowy przebieg procesów i wdrożyć je w firmie.
Dopiero wtedy zobaczymy rezultaty. W kolejnym numerze
omówimy bliżej etap wdrażania nowych procesów. ■
7