Opis oferty realizacji zadania publicznego

Nowy wzór oferty
/zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25)/
Przedstawienie najistotniejszych zmian i wskazówki
dla aplikujących organizacji pozarządowych:
Pierwsza strona oferty.
Najbardziej widoczną zmianą we wzorze oferty jest dostosowanie jej do nowych zapisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.
U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) związanych z możliwością składania oferty
wspólnej przez dwa lub więcej podmiotów. Dlatego już na wstępie należy oznaczyć (przez skreślenie niepotrzebnej formy) czy oferta stanowi propozycję
jednego podmiotu, czy też jest ofertą wspólną.
W dalszych zapisach konsekwentnie używane są rozszerzenia, które odpowiednio oznacza pojedynczy podmiot lub oferenci składający ofertę wspólną.
Oprócz powyższego oznaczenia na pierwszej stronie oferty zamieszczone są
następujące informacje:
rodzaj zadania publicznego - na podstawie art. 4 ust. 1 Ustawy - w przypadku konkursu Wojewody: pkt 1: „pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans
tych rodzin i osób”,
tytuł zadania publicznego – nazwa własna nadana przez oferenta lub oferentów,
oznaczenie, czy zadanie realizowane jest w formie powierzania (100% środków dotacji), czy wspierania (z wkładem własnym i pozyskanym przez oferenta) - w przypadku konkursu Wojewody realizowane są zadania tylko
w formie wspierania,
nazwa organu administracji publicznej, który zleca realizację zadania –
Wojewoda Pomorski.
Część I. Dane oferenta/oferentów.
W tej części wzoru oferent lub oferenci mają obowiązek podać dane dotyczące organizacji, w tym m.in.: nazwę, formę prawną, dane teleadresowe, numer rachunku bankowego, nr KRS lub innego rejestru, NIP, REGON, osoby
upoważnione do reprezentowania, dane jednostki organizacyjnej bezpośrednio
wykonującej zadanie (np. oddziału terenowego, placówki, czy innej jednostki
organizacyjnej oferenta), osobę upoważnioną do składania wyjaśnień w sprawie
oferty, przedmiot działalności pożytku publicznego (zakres działalności organizacji) w podziale na działalność odpłatną i nieodpłatną (zakres działalności
odpłatnej i nieodpłatnej musi być określony w statucie lub innym dokumencie
formalnym). W przypadku, gdy podmiot prowadzi tylko działalność nieodpłatną
– wpisuje tylko jej zakres. W części tej wpisujemy też informacje dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej (jeśli jest), w tym przedmiot tej działalności
(ze statutu).
Zgodnie z pouczeniem zawartym w przypisie 3, w przypadku oferty wspólnej
należy podać dane wszystkich oferentów (przez dołączenie właściwych pól do
oferty).
Część II. Sposób reprezentacji oferentów.
Ta część wypełniana jest wyłącznie w przypadku składania oferty
wspólnej. To pole opisowe, w którym należy podać sposób reprezentacji oferentów przed organem administracji publicznej – wraz z podaniem podstawy
prawnej. Pouczenie w przypisie 10 wskazuje, że należy określić, czy sposobem
reprezentacji są zapisy określone w statutach, pełnomocnictwo, prokura, lub
inna podstawa. Ani ustawa, ani rozporządzenie nie wskazują preferowanej formy wyboru sposobu reprezentacji.
Część III. Szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji.
1. Krótka charakterystyka zadania publicznego:
Zgodnie z dotychczasowa praktyką w tym miejscu należy przedstawić najważniejsze, skrócone informacje dotyczące zadania: problem na jaki odpowiada
zadanie, grupa docelowa, miejsce realizacji, najważniejsze działania i rezultaty
realizacji zadania.
2. Opis potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego, opis ich przyczyn i skutków:
W rozporządzeniu brak pouczenia do wypełniania tego punktu. Zgodnie
z przyjętą praktyką można uznać, że w tym miejscu należy przedstawić zdefiniowane przez oferenta/oferentów potrzeby środowiska, do którego skierowane
jest zadanie publiczne. Potrzeby te powinny być określone na podstawie analizy
przeprowadzonej przez oferenta/oferentów – wskazując skalę potrzeb, źródła
informacji na ten temat. Podmiot/podmioty składające ofertę powinni też określić jakie są przyczyny powstania takich potrzeb (z jakich problemów lokalnych
wynikają) oraz skutki ich niezrealizowania.
3. Opis grupy adresatów zadania publicznego:
Również w przypadku tego pola nie ma wskazówek w kwestiach jego wypełnienia w rozporządzeniu. Bazując na dotychczasowym doświadczeniu należy
w nim opisać grupę, która bezpośrednio lub pośrednio korzystać będzie z zadania publicznego. Należy zatem wskazać wszystkie cechy grupy docelowej mające znaczenie dla wykonywania zadania publicznego (np. zakres wiekowy, liczność, wykształcenie, miejsce zamieszkania, inne cechy charakterystyczne).
W tym polu należy podać liczbę osób, które uczestniczyć będą w zadaniu.
Pola 4 i 5 wypełniane są wyłącznie w przypadku, gdy oferent/ oferenci
chcą z dotacji dofinansować część inwestycyjną (budowę, rozbudowę, duży
remont obiektu, w którym przeprowadzone zostanie zlecone zadanie). Umieszczenie tych pól jest konsekwencją nowelizacji ustawy o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o finansach publicznych. Udzielenie
dotacji w części inwestycyjnej nie jest obligatoryjne dla administracji publicznej. W przypadku dotacji udzielanych w ramach konkursu Wojewody
Pomorskiego na zadania z zakresu pomocy społecznej inwestycje nie są
dofinansowywane.
6. Zakładane cele realizacji zadania oraz sposób ich realizacji:
Pole nie zostało opatrzone pouczeniem. Zgodnie z przyjętą praktyką w polu
tym należy określić cele, a więc zmianę jaką oferent/oferenci chcą osiągnąć
realizując zadanie publiczne. Jednocześnie w polu tym należy określić sposób
realizacji celów, wskazując metody jakie oferent/oferenci chcą zastosować
w realizacji zadania (np. szkolenia, warsztaty, poradnictwo, wsparcie psychologiczne, organizacja zajęć umożliwiających rozwój różnych zainteresowań, udzielenie schronienia itp.).
7. Miejsce realizacji zadania publicznego:
Zgodnie z przyjętą praktyką należy wskazać miejsce, w którym zadanie publiczne będzie realizowane (np. świetlica środowiskowa w X lub miasto, dzielnica, gmina Y ).
8. Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego:
Do tego pola dodano przypis nr 12 wskazujący, że opis działań powinien
być spójny z kosztorysem i harmonogramem. W przypadku oferty wspólnej
należy wskazać podział zadań między oferentów.
Zgodnie z przyjętą praktyką działania należy opisywać chronologicznie. Aby
uzyskać spójność z harmonogramem lub kosztorysem warto posługiwać wewnętrzną numeracją: np. działanie 1, działanie 2, itd. Wówczas w harmonogramie oraz kosztorysie konsekwentnie tę numerację stosować.
9. Harmonogram:
We wzorze harmonogram podano w formie tabeli podzielonej na kolumny:
poszczególne działania, terminy realizacji, oferent lub inny podmiot odpowiedzialny na realizację działania. W pouczeniu w przypisie 13 podano, że w harmonogramie należy zawrzeć terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych
działań oraz ich skalę z uwzględnieniem miar adekwatnych dla danego działania.
Z uwagi na konieczność zachowania spójności z punktem 8 warto chronologicznie przepisać nazwy działań z punktu 8 dodając informację na temat ich
skali (np. liczba szkoleń, liczba godzin zajęć w wymiarze tygodniowym). W drugiej kolumnie należy dodać terminy rozpoczęcia i zakończenia działania. Zgodnie z przyjętą praktyką od oferentów nie oczekuje się podawania konkretnych dat dziennych. Dla zwiększenia realności i elastyczności realizacji
zadania warto ograniczyć się do podawania zakresu miesięcznego. Jeżeli
zadanie ma krótki czas realizacji – można zastosować tygodniowe okresy realizacji. W ostatniej kolumnie należy podać informację o tym kto będzie realizował
dane działanie. Działanie może być realizowane przez samego oferenta, w przypadku oferty wspólnej przez któregoś z oferentów, może też być zlecone do realizacji zgodnie z art. 16. ust. 7 ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie.
10. Zakładane rezultaty zadania publicznego:
Do tego pola dodano przypis 16, który wskazuje, że należy opisać zakładane
rezultaty zadania publicznego – czy będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja
zadania przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub złagodzi jego
skutki. Zgodnie z przyjęta praktyką warto odnieść się do określonych w punkcie 2 tej części oferty potrzeb oraz skutków i przyczyn. Czy zdanie zlikwiduje
przyczyny lub je ograniczy, czy zmniejszy skutki, które zostały przez oferenta/oferentów określone.
Część IV. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania
publicznego.
W tej części zawarty jest formularz kosztorysu oraz spodziewane źródła
finansowania zadania.
Punkt pierwszy to tabela kosztorysu. Została ona zmieniona w stosunku
poprzedniej wersji. Kosztorys w kolumnach obejmuje następujące informacje:
rodzaj kosztu
ilość jednostek
koszt jednostkowy
rodzaj miary
koszt całkowity (wynikający z przemnożenia ilości jednostek i kosztu jednostkowego).
Kolejne kolumny to wskazanie źródła pokrycia kosztu:
z dotacji, na którą składana jest oferta
z środków własnych oferenta lub oferentów, środków z innych źródeł, wpłat
i opłat adresatów zadania – kolumna wypełniana w przypadku zlecania zadania w formie wspierania, kiedy wymagany jest wkład własny organizacji
(tak jak to jest w przypadku konkursu Wojewody Pomorskiego)
z wkładu osobowego – w tym z pracy społecznej członków lub pracy wolontariuszy.
Nowością jest wprowadzenie do kosztorysu wyceny pracy społecznej członków lub wolontariuszy. Oznacza to, że wycena ta jest traktowana w kosztorysie
na równi z wkładem finansowym. Zgodnie z przyjętą praktyką wycenę pracy
społecznej i pracy wolontariuszy należy dokonać na podstawie obowiązujących
stawek rynkowych (jaki byłby koszt takiej pracy, gdybyśmy musieli za nią zapłacić – inna będzie zatem wycena pracy np. psychologa, a inna osoby wykonującej proste czynności administracyjne, czy porządkowe).
Również w układzie wierszowym tabeli pojawiły się zmiany. Rodzaje kosztów
zostały bowiem podzielone na:
koszty merytoryczne (wg przypisu są to wszystkie koszty bezpośrednio związane z realizacją zadania),
koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (wg przypisu należy podać wszystkie koszty związane z wykonywaniem działań
o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym: w tym obsługę
finansową, prawną),
inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji.
Oferenci składający ofertę wspólną są zobowiązani oznaczyć, które koszty
kogo dotyczą. Należy to zrobić rozdzielając poszczególne kategorie kosztów na
każdego oferenta oddzielnie (przypis 19).
Punkt drugi tej części oferty to tabela wskazująca źródła finansowania.
Źródła te należy podać sumując odpowiednie kolumny kosztorysu. Dodatkowo
należy wypełnić kolumnę z podaniem procentowego udziału każdego ze źródeł
finansowania.
Uwaga! W wierszu nr 3 tej tabeli (środki finansowe z innych źródeł) wkradł
się błąd dotyczący numeru przypisu- zamiast 11 powinno być 17 – bo dotyczy
zlecania zadań w formie wspierania. Środki finansowe określone w tym wierszu
są sumą środków wymienionych w pkt. 3.1 – 3.3.
W punkcie trzecim tej części oferty jest tabela, której wypełnienie zależy od decyzji oferenta/oferentów. Wypełnienie tabeli ma znaczenie dla
sposobu zawarcia umowy z oferentem/oferentami. Jeżeli organizacja przewiduje, że wkład własny do zadania będzie w całości lub części pochodził z dotacji
z innego organu administracji publicznej, ale nie ma jeszcze pewności czy zostaną te środki przyznane – wypełniając tabelę będzie mogła skorzystać ze specjalnych zapisów w umowie, które w przypadku nieotrzymania środków zapewnią jej prawo do zmiany oferty lub rezygnacji z jej wykonania (paragraf 16 wzoru umowy).
Aby skorzystać z tego uprawnienia organizacja w punkcie 2 – źródła finansowania - powinna podać ile planuje pozyskać środków od innych organów
administracji publicznej. Następnie w tabeli 3 podać: nazwę organu, kwotę
przewidywanych środków, oznaczyć, czy środki zostały przyznane, czy nie,
podać termin rozpatrzenia w przypadku, kiedy rozpatrzenie nie nastąpiło.
Pod tabelami znajduje się dodatkowe, nienumerowane pole, w którym można podać uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu.
Część V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania publicznego.
1. Zasoby kadrowe przewidziane do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego:
Zgodnie z przypisem nr 22 należy podać kwalifikacje osób, które będą wykonywać zadanie publiczne oraz kwalifikacje wolontariuszy. Nie ma obowiązku
podawania imienia i nazwiska osoby – pouczenie wprost mówi o kwalifikacjach
angażowanej kadry.
W przypadku oferty wspólnej zasoby kadrowe należy podawać wraz z przypisaniem do konkretnego oferenta.
2. Zasoby rzeczowe przewidziane do wykorzystania przy realizacji
zadania publicznego:
W tym polu zgodnie z przypisem 23 należy podać np. lokal, sprzęt, materiały, które będą w dyspozycji oferenta/oferentów i zostaną wykorzystane do realizacji zadania. W tym polu nie należy umieszczać sprzętu, czy materiałów, które
zostaną zakupione z dotacji. Jeżeli jest to oferta wspólna należy dodatkowo
oznaczyć, który z oferentów jest dysponentem danego zasobu rzeczowego.
3. Dotychczasowe doświadczenie w realizacji zadań publicznych:
W tym polu należy opisać doświadczenie oferenta/oferentów w realizacji zadań publicznych podobnego rodzaju – wraz z informacją, które z nich realizowane były we współpracy z organami administracji publicznej.
W opisie warto zawrzeć zakres zadań, skalę zadań oraz ich wartość.
4. Informacja, czy oferent/oferenci przewidują zlecać realizację zadania w trybie art. 16 ust 7 ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie;
Pole to jest konsekwencją nowego zapisu w ustawie o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie, która pozwala zlecać realizację zadania innej
organizacji pozarządowej lub podmiotowi wymienionemu w art. 3 ust 3 ustawy
pod warunkiem zapewnienia jawności i uczciwej konkurencji.
Ostatnia część oferty istotna dla oferenta/oferentów to oświadczenia. Podpisując się pod ofertą oświadczamy, że:
1) proponowane zadanie publiczne w całości mieści się w zakresie działalności
pożytku publicznego oferenta/oferentów;
2) w ramach składanej oferty przewidujemy pobieranie/niepobieranie (należy
oznaczyć) opłat od adresatów zadania;
3) oferent/oferenci związani są ofertą do dnia: (należy wpisać: do dnia podpisania umowy);
4) 4)osoby, których dane osobowe zostały wykorzystane w ramach konkursu
(np. podano je w ofercie) złożyły stosowne oświadczenia pozwalające na ich
gromadzenie, przetwarzanie - zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn.
zm.);
5) należy oznaczyć czy oferent/oferenci zalegają czy nie zalegają z opłacaniem
należności z tytułu zobowiązań podatkowych/składek na ubezpieczenia społeczne;
6) podane dane określone w części I oferty są zgodne z KRS lub innym rejestrem;
7) wszystkie podane informacje zgodne są ze stanem faktycznym i stanem
prawnym.
Pod oświadczeniami następują podpisy upoważnionych osób oraz data podpisu. Nie ma obowiązku składania pieczęci organizacji.
Do oferty dołączane są załączniki określone w treści ogłoszenia konkursowego.
Materiał przygotowany na podstawie artykułu Marcina Dadela „Nowy wzór oferty”