Zarządzenie nr 110 - Załącznik nr 3

Załącznik Nr 3
do Zarządzenia Nr 110/06
Burmistrza Miasta i Gminy w Pieńsku
z dnia 31 października 2006 r.
Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych
nośnikach danych
1. Opis systemu informatycznego oraz jego zabezpieczenia
a) Wykaz programów służących do przetwarzania ksiąg rachunkowych:
Księgi rachunkowe są tworzone i przetwarzane w programach SIGID, których
producentem jest Zakład Systemów Informatycznych SIGID Sp. z o.o. w
Poznaniu
60-195 Poznań, ul. Hanny Januszewskiej 1.
Struktura oprogramowania została dostosowana do struktury organizacyjnej
Urzędu i wygląda następująco.
Urząd Miasta:
• Księgowość budżetowa urzędu
• Ewidencja środków trwałych i przedmiotów
• Program obsługi kasy i drukarki fiskalnej
• Kadry i płace
• Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
• Podatek od nieruchomości od osób prawnych
• Podatek rolny, leśny, nieruchomości dla osób fizycznych
• Ewidencja opłat dzierżawnych
• Ewidencja opłat za wieczyste użytkowanie
• Ewidencja i naliczanie dodatków mieszkaniowych
b) Organizacja systemu.
Wszystkie wymienione w pkt. a programy są aplikacjami sieciowymi,
umieszczonymi na serwerze sieciowym pracującym pod kontrolą systemu Microsoft
Windows Swrwer 2003. Każdy z wymienionych programów posiada odrębną bazę
danych.
Zarówno system operacyjny jak i programy SIGID, umożliwiają kontrolę
dostępu do danych na poziomie użytkownika. Jest to kontrola dwupoziomowa, tzn.,
żeby uzyskać dostęp do danych pracownik musi w pierwszej kolejności podać nazwę
użytkownika i hasło uprawniające do dostępu do domeny Windows. Wtedy uzyskuje
dostęp do potrzebnego oprogramowania np. do księgowości budżetowej, następnie
musi podać nazwę użytkownika i hasło programu SIGID – wtedy program udziela
mu dostępu do określonych funkcji.
1
2. Opis programów:
a) Księgowość budżetowa Urzędu
Księgi rachunkowe Urzędu przetwarzane są w programie „Księgowość
budżetowa Urzędu”. Program umożliwia prowadzenie księgowości jednostki
budżetowej zastępując dotychczasowe ewidencje syntetyczne i analityczne
prowadzone w formie tabelarycznej (dziennik-księga główna) i na kartach
kontowych.
Program księgowości zawiera moduł umożliwiający zakładanie i modyfikację
planu kont, zgodnie z wymaganiami określanymi w Typowym Planie Kont dla
jednostek budżetowych i dla budżetu gminy, powiatu. W celu zapewnienia kontroli
wpływów i wydatków budżetowych zastosowano klasyfikację budżetową jako
dodatkowe kryterium grupowania danych.
Ewidencja operacji gospodarczych odbywa się na najniższym poziomie analityki
przewidzianym w zdefiniowanym planie kont. Użytkownik sam definiuje sobie
podział na grupy dokumentów np. bankowe, kasowe, faktury, noty itp. Dokumenty
księgowe podlegają rejestracji w celu kontroli kompletności i zagwarantowania
prawidłowości księgowań. Dokumenty poprawnie zarejestrowane w komputerze
przez użytkownika mogą być korygowane tylko na podstawie poleceń księgowania
podpisanych przez głównego księgowego.
Program pozwala księgować na jednym z dwóch otwartych do księgowania
sąsiednich miesiącach, a na przełomie roku, także w miesiącach grudniu i styczniu
nowego roku.
Wewnętrzne zabezpieczenia dostępu do poszczególnych zadań, uniemożliwiają
nieupoważnionym pracownikom na dostęp do informacji finansowej i wykonywanie
takich operacji jak np. rejestracja dokumentów, księgowanie, zamykanie miesiąca i
roku itd.
Po zaksięgowaniu operacji gospodarczych na kontach, można otrzymać
informacje wynikowe za dowolny okres, m.in. w postaci:
• wydruku zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i
analitycznych na dowolnym poziomie analityki,
• wydruku operacji gospodarczych na wybranym koncie z podaniem
konta przeciwstawnego,
• wydruku rzeczywistych i planowanych wydatków, kosztów i
dochodów budżetowych w poszczególnych działach, rozdziałach i
paragrafach,
• wydruku - porównania dochodów i wydatków (plan i wykonanie w
zł i %) w układzie wybranego zakresu klasyfikacji budżetowej,
• wydruku informacji o dokumentach (operacjach gospodarczych)
zaksięgowanych w komputerze, itp.
Okresem księgowania (okresem sprawozdawczym) może być miesiąc lub rok,
zamknięcie okresu polega na wykonaniu zadania “zamknięcia miesiąca” lub
“zamknięcia roku”. Wykonanie operacji zamknięcia roku, tworzy automatycznie
bilans otwarcia na rok następny, który dodatkowo może być przez głównego
księgowego korygowany przewidzianym w programie zadaniem obsługi bilansu
otwarcia.
Wbudowany moduł planowania budżetowego pozwala wprowadzać plan
dochodów i wydatków budżetowych wraz ze zmianami planów. Na ich podstawie
2
program generuje większość typowych sprawozdań (np. Rb-27S, Rb-27ZZ,RbPDP,Rb-28S,Rb-NDS,Rb-50), zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w
sprawie sprawozdawczości budżetowej, D.U. nr 24 z 27.03.2001 r. Sprawozdania
można drukować w wersji graficznej w środowisku WN95/98, na drukarkach
laserowych lub atramentowych.
Sprawozdanie Rb-27S,Rb-PDP,Rb28S,Rb-NDS program może przenieść na
dyskietkę z plikiem o nazwie i strukturze wczytywanej do rozpowszechnianego przez
RIO programu "Budżet ST System II".
Program obsługuje szczególne zasady rachunkowości, m.in. „zaangażowanie”
na kontach pozabilansowych 998-..., wydruki bilansów zgodnie z Rozporządzeniem
Min. Fin. z dnia 18 grudnia 2001 r. D.U. 153 poz. 1752.
Z Księgowością Budżetową współpracują (poprzez wymianę danych) także
programy:
• Ewidencja Środków Trwałych i Przedmiotów w Ewidencji,
• Programy Obsługi Kasy,
• Przelewy,
• Wszystkie programy Księgowości Analitycznych (podatków i opłat
SIGID).
Struktura zbiorów:
Podstawowe informacje, wprowadzane w postaci dziennika o zawartości:
konto Wn, kwota Wn, konto Ma, kwota Ma, data operacji, opis operacji
trafią po zaksięgowaniu do zbioru „Operacji" w danym roku o nazwie:
OPErr.DBF
gdzie rr = rok np. 95
w roku 1999, rr = „99"
w roku 2000, rr = „A0"
w roku 2001, rr = „A1" itd.
oraz do zbioru „Transakcji" w danym roku o nazwie:
OPRrr.DBF
gdzie rr = rok np. 99
w roku 1999,
w roku 2000,
w roku 2001,
rr = „99"
rr = „A0"
rr = „A1" itd.
oraz w postaci narastających sum (obrotów za dany miesiąc) do zbioru
„Obrotów i Sald" o nazwie:
OISrr.DBF
gdzie rr = rok np. 95
w roku 1999, rr = „99"
w roku 2000,
w roku 2001,
rr = „A0"
rr = „A1" itd.
Zbiory te są nieusuwalne, i po zamknięciu miesiąca/roku stają się zbiorami
archiwalnymi w rozumieniu braku możliwości zapisów do nich.
3
Zbiory te zakładane są przez program dynamicznie w miarę pracy programu
(użytkownika), w kolejnych okresach księgowych.
Przed zaksięgowaniem dzienniki rezydują w zbiorach roboczych o nazwach:
Xrrnnnn.DBF
gdzie X = kod dziennika np. W
rr= rok np. 95
w roku 1999, rr = „99"
w roku 2000, rr = „A0"
w roku 2001, rr = „A1" itd.
nnnn = nr kolejny np. 0011
Informacja nagłówkowa o dzienniku, jego status (zaksięgowany, do rejestracji,
do zaksięgowania), sumy kontrolne, zapisywane są w zbiorze o nazwie:
KATrr.DBF
gdzie rr = rok np. 95
w roku 1999, rr = „99"
w roku 2000, rr = „A0"
w roku 2001, rr = „A1" itd.
Kody dzienników i ich numeracja narastająca przechowywana jest w zbiorze o
nazwie:
J_NAZPL.DBF
Po zaksięgowaniu program rekonfiguracji kopiuje zawartość zbiorków
roboczych Xrrnnnn.DBF (np. W950011.DBF) do zbioru archiwalnego o nazwie:
KSrrZBT.DBF
gdzie rr = rok np. 95
w roku 1999,
w roku 2000,
w roku 2001,
Jest to nadzwyczajne archiwum, z którego można
księgowość
i z którego drukowane są rejestry dzienników.
rr = „99"
rr = „A0"
rr = „A1" itd.
odtworzyć prawie całą
Aktualny w danym roku księgowym plan kont zapisywany jest w kilku zbiorach
o nazwach:
KONTA.DBF
NAZWYK.DBF
KLASF.DBF
DZIALY.DBF
ROZDZ.DBF
PARAG.DBF
Aktualne w danym roku księgowym Jednostki Organizacyjne zapisywane są w
zbiorze o nazwie:
WYDJO.DBF
Plan budżetowy zapisywany jest do zbioru o nazwie:
4
PLAN_rr.DBFgdzie rr = rok np. 95
w roku 1999,
w roku 2000,
rr = „99"
rr = „A0"
w roku 2001,
rr = „A1" itd.
Bilans otwarcia zapisywany jest do zbioru o nazwie:
BOrr.DBF
gdzie rr = rok np. 95
w roku 1999,
w roku 2000,
w roku 2001,
rr = „99"
rr = „A0"
rr = „A1" itd.
Lista kontrahentów obsługiwana jest w zbiorze:
ROZRAH.DBF
Dane pomocnicze do obsługi kontrahentów przechowywane
pomocniczych zbiorach:
ROZNAD.DBF - zawierającego dane nadawcy - urzędu
są
w
ROZTXT.DBF zawierającego teksty uzasadnienia prawnego
wezwania do potwierdzenia zgodności sald.
Po zamknięciu roku księgowego plan kont za rok miniony zostanie skopiowany
jako archiwalny o nazwach:
KONTAx.DBF gdzie: x = oznacza literę
NAZWYKx.DBF
A dla 1995 r.
KLASFx.DBF
B dla 1996 r.
DZIALYx.DBF
C dla 1997 r.
ROZDZx.DBF
D dla 1998 r.
PARAGx.DBF
E dla 1999 r.
WYDJOx.DBF
F dla 2000 r.
G dla 2001 r. itd. do 2025 r.
Także lista kontrahentów uzyska status archiwalny w zbiorze:
ROZRAHx.DBF
(gdzie x = j/w)
Program korzysta ze zbiorów będących wzorcami struktur przy zakładaniu
właściwych zbiorów miesięcznych i rocznych.Są to zbiory wzorcowe:
BOWZOR.DBF
KATWZOR.DBF
AAWZOR.DBF
OISWZOR.DBF
OPEWZOR.DBF
OPRWZOR.DBF
PLAN_WZ.DBF
5
Wszystkie w/w zbiory bazy danych należą do standardu dBase III+ i są zbiorami
niekodowanymi.
a) Ewidencja środków trwałych
Ewidencja Środków Trwałych i Przedmiotów w Ewidencji (wyposażenia), jest
programem przeznaczonym zarówno do pracy jedno - jak i wielostanowiskowej.
Program zapewnia współpracę i przepływ informacji z programem Księgowości
Budżetowej.
Program pozwala na prowadzenie pełnej ewidencji środków trwałych
użytkowanych w jednostce budżetowej, zawierającej dla każdego środka trwałego
m.in. jego wartość początkową, aktualną, naliczone umorzenia i amortyzacje
roczne i narastające, miejsce użytkowania itp., oraz na tworzenie dla potrzeb
programu finansowo-księgowego raportów o naliczonych umorzeniach i
amortyzacji. Ponadto program pozwala na prowadzenie ewidencji przedmiotów
nietrwałych użytkowanych w jednostce budżetowej, zawierającej dla każdego
przedmiotu nietrwałego m.in. jego wartość początkową, aktualną, miejsce
użytkowania itp., oraz na tworzeniu dla potrzeb programu finansowo-księgowego
raportów o przyjętych w ewidencję przedmiotach.
Program prowadzi ewidencję zmian w rejestrze środków trwałych i przedmiotów
nietrwałych, oraz dla zapisanych zmian, generuje polecenia księgowania dla
wskazanych kont w księgowości.
Dla każdej z kartotek (środków trwałych i przedmiotów nietrwałych), uzyskać
można szereg zestawień, pozwalających w łatwy sposób śledzić ich stan, oraz
dokonujące się w nich zmiany.
Modułowa budowa programu pozwala na łatwe poruszanie się po nim, a
zastosowany system podpowiedzi ułatwia korzystanie z programu przez
użytkownika bez ciągłego korzystania z dokumentacji. Poszczególne moduły
programu stanowią funkcjonalną jedność i realizują niżej wymienione funkcje:
KARTOTEKA PODSTAWOWA - obsługa kartoteki środków trwałych (lub
przedmiotów nietrwałych)
KARTOTEKA DOKUMENTÓW ZMIAN obsługa kartoteki dokumentów
korygujących stan kartotek podstawowych po bilansie otwarcia (BO)
OBLICZANIE UMORZEŃ I AMORTYZACJI - funkcja
comiesięcznego
obliczania umorzeń i amortyzacji (dla środków trwałych).
ZAMKNIĘCIE ROKU zamknięcie roku sprawozdawczego i przygotowanie
danych do obliczeń następnego roku.
WYDRUKI KONTROLNE grupa wydruków kontrolnych.
b) Programy Obsługi Kasy
Programy Obsługi Kasy umożliwiają skomputeryzowanie większości prac
realizowanych w kasie urzędu. Przeznaczone są głównie do obsługi jednostek
administracji rządowej i samorządowej. Wspomagają w znaczący sposób pracę nie
tylko pracowników obsługujących kasę, ale także pracowników księgowości
dekretujących raporty kasowe i księgujących je na kontach zgodnie z dekretami.
Programy Obsługi Kasy współpracują z programami Księgowości Budżetowej oraz
programami Księgowości Podatkowych SIGID, umożliwiając pobieranie i
przesyłanie informacji do w/w programów, mogą też pracować samodzielnie,
6
wczytując dane przygotowane na dowolnych stanowiskach, nie związanych z
systemem SIGID.
Programy Obsługi Kasy umożliwiają m.in.:
1) Tworzenie przez użytkownika własnego systemu podpowiedzi zawierającego
informacje o:
a) wpłacającym (pobierającym),
b) bankach i numerach kont bankowych,
c) rodzaju operacji kasowych (co pozwala na odpowiednie poklasyfikowanie
dochodów, kosztów, wydatków),
d) kodach dekretacji umożliwiających wstępną dekretację raportów kasowych.
2) Tworzenie przez użytkownika "wzorców dokumentów kasowych". Wzorce te
sterują m.in. sposobem pobierania informacji w trakcie rejestracji dokumentu w
kasie, wydrukiem oraz sposobem wstępnej dekretacji dokumentu. Opracowanie
wzorców dokumentów przez użytkownika radykalnie skraca czas obsługi klienta
kasy, poprzez ograniczenie do minimum wprowadzania informacji z klawiatury.
3) Prowadzenie ewidencji i wydruk dokumentów przechodzących przez kasę.
Wydruk dokumentów odbywa się na papierze składanym o dowolnej ilości kopii.
4) Tworzenie, wydruk i ewidencjonowanie raportów kasowych.
5) Tworzenie, wydruk i ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania takich
jak KP, KW i K103.
6) Jeżeli program współpracuje z Księgowością Budżetową program umożliwia
wygenerowanie Komputerowego Raportu Kasowego w standardzie SIGID, i
przekazanie tej informacji do Księgowości Budżetowej do weryfikacji i
zaksięgowania na kontach.
7) Jeżeli program współpracuje z Księgowością Podatkową SIGID, to możliwe jest
pobieranie danych o podatniku chcącym dokonać wpłaty (identyfikator, dane
osobowe, kwota zaległości, odsetek, należności bieżącej) bez potrzeby
wprowadzania tych danych ręcznie przez klawiaturę.
8) Wraz z podstawowym programem "obsługi kasy" dostarczany jest program
pomocniczy, umożliwiający rejestrowanie dowolnych dokumentów (np. rachunków,
dowodów wpłat) "poza kasą" (np. w Księgowości - na dowolnym stanowisku w
ramach tej samej sieci komputerowej) i "wczytywanie" tych informacji "w kasie", w
momencie realizowania wpłaty lub wypłaty. Tego typu rozwiązanie eliminuje
"zbędne papiery" z którymi wysyła się klientów "do kasy", pozwala "odciążyć"
kasjerkę, dzięki czemu skraca się wydatnie czas obsługi interesantów i stawia
"obsługę kasową" na przyzwoitym, nowoczesnym poziomie!
9) Drukowanie słowników zdefiniowanych w programie.
10)Tworzenie i drukowanie zestawienia zbiorczego dokumentów kasowych w
układzie i o zawartości informacji definiowanej bezpośrednio przez użytkownika,
co pozwala kontrolować poprawność danych, jak również rozwiązuje problem
niezbędnej sprawozdawczości.
c) Podatki
Programy podatkowe obsługują szczegółową ewidencję i rozliczanie osób fizycznych i
prawnych zobowiązanych do płacenia podatków od nieruchomości, rolnych, leśnych na
dany rok kalendarzowy, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.
Programy umożliwiają m.in.
7
•
zarejestrowanie zeznania podatkowego na podatek od nieruchomości wraz
z danymi osobowymi i adresowymi właściciela, współwłaścicieli,
administratora i adresem nieruchomości,
• obliczenia indywidualnie lub grupowo podatku
• wydrukowanie nakazu podatkowego indywidualnie lub grupowo,
przekazanie danych do Księgowości Podatkowej, wieloletnich rejestrów
wymiarowych,
• rejestrowanie i drukowanie decyzji przypisowych, odpisowych,
umorzeniowych,
• wprowadzanie zmian w podstawach opodatkowania i ewidencjonowanie
tych zmian w wieloletnich archiwach podstaw opodatkowania,
• symulowanie wysokości dochodów gminy zależnie od wielkości stawek użytych
do symulacji
Programy są w pełni sparametryzowane. Użytkownik definiuje nie tylko stawki i teksty
prawne drukowane na nakazach i decyzjach, ale także nazwy tytułów podatkowych
nieruchomości obowiązujące w gminie wg lokalnej uchwały samorządu.
Programy są instalowane wraz z Księgowością Podatkową, gdzie następuje zasadnicza
obsługa rozliczeń podatnika (rejestracja wpłat, obliczanie odsetek, sald, zaległości,
nadpłat, drukowanie upomnień i tytułów egzekucyjnych itd.).
Programy spełniają wymogi ustawy o ochronie danych osobowych.
2. Zabezpieczenie zbiorów
Zbiory baz danych programów SIGID przechowywane są na serwerze
umiejscowionym w specjalnie chronionym pomieszczeniu z ograniczonym dostępem. W
celu uzyskania dostępu do danych pracownik musi skorzystać z wydzielonego
terminala (komputera PC). Terminale nie przechowują żadnych danych, tworzących
księgi rachunkowe. Terminale są zabezpieczone hasłami:
• hasło bios – konieczne, żeby uruchomić terminal
• hasło sieciowe – konieczne, do uzyskania dostępu do danych na
serwerze.
• hasło wygaszacza terminala.
Hasło sieciowe umożliwia dostęp tylko do tych programów, z których pracownik ma
prawo korzystać.
Po uzyskaniu dostępu do programu, pracownik musi podać jeszcze jeden
identyfikator i hasło, żeby uzyskać dostęp do konkretnych pozycji menu.
W celu zabezpieczenia przed włamaniami z zewnątrz, na styku sieci Urzędu z
siecią Internet zainstalowany jest firewall, dodatkowy firewall jest uruchomiony na
serwerze (dostarczony z systemem Small Buisness Serwer 2003). Każde stanowisko i
serwer są chronione programem antywirusowym NOD32.
Zbiory danych tworzące księgi rachunkowe są archiwizowane codziennie o
22.04 na dysku serwera (serwer jest wyposażony w partycję RAID 1 – zapewniającą
podwyższone bezpieczeństwo trwałości zapisu danych), dodatkowo kopia jest
pakowana i szyfrowana protokołem szyfrującym DES, klucz szyfrowania wykorzystuje
dodatkowe znaki. Dodatkowo 1 kopia z tygodnia jest nagrywana na nośniku CD-R i
8
przechowywana w metalowej szafie umieszczonej w pomieszczeniu z serwerem. Niska
awaryjność nośników, jakimi są płyty CD-R oraz wysoka częstotliwość archiwizacji
umożliwia w razie awarii odtworzenie aktualnego stanu danych.
9