Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy

Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
Podstawowym warunkiem, który musi być spełniony przy wystawieniu faktury elektronicznej jest
uzyskanie akceptacji nabywcy na taką właśnie jej formę.
Od 4 sierpnia 2005 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r.
w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także
przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli
skarbowej tych faktur (Dz. U. nr 133, poz. 1119) w sprawie wystawiania oraz przesyłania
faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organom
podatkowym lub organom kontroli skarbowej tego typu faktur. Od tego dnia
przewidziana jest w Polsce możliwość, by obok zwykłych faktur w formie papierowej w
obrocie gospodarczym występować mogły także faktury w formie elektronicznej.
Podstawowym warunkiem, który musi być spełniony, by mieć możliwość wystawiania faktury w
formie elektronicznej jest uzyskanie akceptacji nabywcy na wystawianie faktury w tej formie,
jednakże przepisy nie regulują terminu, w jakim nabywca powinien tego dokonać. Dokonanie
akceptacji może nastąpić w formie pisemnej lub też elektronicznej.
Należy w tym miejscu podkreślić, iż termin dokonania akceptacji musi wynikać wprost
z dokumentów posiadanych przez podatnika, gdyż może on wystawiać faktury elektroniczne nie
wcześniej niż od dnia następnego po dniu, w którym uzyskał akceptację. Jeżeli jednak takowa
zgoda zostanie cofnięta, podatnik traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych począwszy
od następnego dnia, w którym otrzymał powiadomienie o jej cofnięciu.
Ustawodawca nie przewiduje, by po stronie nabywcy istniał obowiązek spełniania szczególnych
1/9
Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
warunków do tego, aby mógł on się stać odbiorcą faktur elektronicznych. Oczywisty jest jednak
fakt, iż w momencie, gdy nabywca akceptuje wystawianie faktur w formie elektronicznej, de
facto stwierdza, iż ma on fizyczną możliwość odbioru takowych faktur (komputer, dostęp do
internetu etc.).
Ważne jest to, by w wypadku wystawiania faktury w formie elektronicznej również i duplikaty
czy też faktury korygujące wystawiane były w tej samej formie (§ 5 ust. 1 Rozporządzenia).
Ustawodawca przewidział jednakże sytuację, w której wystawienie i przesłanie powyżej
wymienionych dokumentów w formie elektronicznej było niemożliwe ze względów technicznych
czy też formalnych. Wtedy podatnicy mają możliwość wystawiania ich w formie papierowej.
Klasyczną tego typu przeszkodą będzie cofnięcie zgody kontrahenta na wystawienie i
przesłanie faktur w formie elektronicznej.
Warto w tym miejscu nadmienić, iż faktura „papierowa" oraz faktura „elektroniczna" to dwie
różne formy tego samego bytu prawnego i dotyczyć ich będą te same zasady. Oznacza to, że w
dokumentach tych powinny być zawarte te same informacje. Podobnie jak faktury VAT
wystawiane w formie papierowej, tak samo faktury elektroniczne muszą odpowiadać wszystkim
wymogom ustawy o VAT, jak również zawierać elementy wymienione w przepisie § 5
Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur, z dnia 28 listopada 2008 roku.
Dopuszczalna jest rezygnacja z niektórych elementów faktury papierowej, np. z oznaczenia
„oryginał/kopia" czy określenia kwoty należności wyrażonej słownie, jeśli w systemie EDI
rzeczywiście brak jest standardu (np. EDIFACT) umożliwiającego zapisanie należności słownie
i system ten nie umożliwia stosowania polskich znaków diakrytycznych, o ile będzie
zapewniona czytelność i niezmienność (integralność) kwot wyrażonych liczbowo oraz nie
budząca wątpliwości identyfikacja elementów faktury wyrażanych słownie (np. nazw stron
transakcji i przedmiotu transakcji).
2/9
Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
Zgodnie z § 4 Rozporządzenia faktury mogą być wystawione i przesłane w formie
elektronicznej, jeżeli autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści będą
zagwarantowane:
- bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 UPE, weryfikowanym za
pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (jest to jedna z różnic pomiędzy fakturami
papierowymi a elektronicznymi, gdyż te pierwsze nie potrzebują podpisu), lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie
europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej
wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i
integralność danych.
Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę
oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób
gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich
czytelność przez cały okres ich przechowywania. Faktury te przechowuje się na terytorium kraju
w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej
natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur.
Jeżeli podatnik zamierza przechowywać faktury na terytorium innego państwa członkowskiego
niż terytorium Polski, zobowiązany jest poinformować o tym w formie pisemnej naczelnika
urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku
akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie,
a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub
otrzymał fakturę - także o nazwie tego podmiotu). Również zmiana miejsca przechowywania
dokumentów podlega niezwłocznemu zgłoszeniu do ww. urzędów, nie później niż w terminie 7
dni od zaistnienia tej zmiany.
3/9
Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
W przypadku archiwizowania faktur elektronicznych zastosowanie znajdą również przepisy
ustawy o rachunkowości (dalej - URACH). Zgodnie z art. 71 ust. 2 URACH, przy prowadzeniu
ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na:
- stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
- doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
- systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach
komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu
rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg
rachunkowych, oraz
- zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego
rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych,
chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Problemy
Wystawienie faktury korygującej w przypadku faktury elektronicznej
Czy jest możliwe wystawienie faktury korygującej do faktury elektronicznej w formie
papierowej?
4/9
Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
W przypadku, gdy podatnik wystawił pierwotną fakturę w formie elektronicznej, fakturę
korygującą powinien wystawić w ten sam sposób. Jednakże jest dopuszczalne przy
przeszkodach technicznych, by wystawić korektę w formie papierowej. W takim wypadku na
fakturze papierowej należy umieścić adnotacje, że odpowiednia faktura korygująca została
wystawiona w celu skorygowania faktury wystawionej w formie elektronicznej. Przeszkodę
natury technicznej mogą stanowić przykładowo różnego rodzaju problemy spowodowane
utrudnieniami informatycznymi, np. techniczne braki systemu komputerowego (tak
postanowienie Izby Skarbowej w Rzeszowie z 21 maja 2007 r., nr IS II/2-443/33/07).
Moment obniżenia podatku naliczonego w przypadku faktury elektronicznej
Do tego, by skorzystać z prawa obniżenia podatku należnego ważny jest moment otrzymania
faktury, gdyż zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 UVAT prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w
którym podatnik otrzymał fakturę. Jak zatem w przypadku e-faktur należy określić ten moment?
Ustawodawca nie rozstrzygnął, co należy rozumieć przez pojęcie „otrzymania" e-faktury. W tej
sprawie swoje stanowisko zajął Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w postanowieniu
z dnia 25 stycznia 2007 r. nr ŁUS-III-2-443/208/06/AMM. Stwierdził w nim, iż w tym wypadku
należy posłużyć się definicją słownikową, zgodnie z którą słowo „otrzymać" oznacza „stać się
odbiorcą czegoś, dostać coś". Dlatego też za moment otrzymania przez Spółkę faktury
wystawionej w formie elektronicznej należy uznać:
1. moment umieszczenia faktury w archiwum elektronicznym spółki - w przypadku, gdy
kontrahent ma podpisaną umowę o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych,
5/9
Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
2. moment „wejścia" wiadomości do serwera pocztowego podatnika - w przypadku braku
umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych.
Jest to jednakże rozwiązanie dość formalistyczne i nie daje pewności, że adresat odebrał
wiadomość. Nie zawsze będzie tak, iż adresat zapozna się z e-fakturą już w momencie
„wejścia" wiadomości do serwera podatnika. Powinien on mieć fizyczną możliwość
zaznajomienia się z treścią wiadomości. W praktyce dużo lepszym rozwiązaniem jest
stosowana opcja „potwierdzenia otrzymania przez odbiorcę". Wystawca faktury ma bowiem w
takiej sytuacji pewność, iż odbiorca fakturę otrzymał.
Obowiązki podmiotów świadczących usługi archiwizowania faktur elektronicznych
Spółka zamierza zlecić innej firmie prowadzenie i techniczną obsługę archiwum e-faktur. Czy
ustawodawca nakłada na podmioty świadczące w tym zakresie usługi jakieś dodatkowe
obostrzenia, np. zezwolenia, certyfikaty itp.?
W obrocie gospodarczym, ze względu na obniżenie kosztów prowadzenia działalności,
stosunkowo często będzie dochodzić do sytuacji, w której podmioty posługujące się fakturami
elektronicznymi decydować się będą na zlecenie archiwizacji tychże faktur innemu,
wyspecjalizowanemu w tym zakresie przedsiębiorstwu. Ustawodawca nie przewiduje żadnych
specjalnych wymagań formalnych, jakie takie firmy powinny spełniać oraz dodatkowych
wymogów, w szczególności informacyjnych, związanych z zawarciem takiej umowy z odbiorcą
6/9
Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
faktur.
W tym wypadku należy zatem przyjąć zasadę, zgodnie z którą przy wyborze konkretnego
przedsiębiorstwa należy kierować się należytą starannością, którą zachowujemy przy wyborze
kontrahenta, z którym chcemy nawiązać kontakty gospodarcze (umowa cywilnoprawna).
Podkreślić bowiem należy to, iż w stosunkach z organami podatkowymi to wystawca faktury,
jako podmiot zobowiązany do prawidłowego wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur,
podlega odpowiedzialności prawno-podatkowej. Jednakże na podstawie zawartej umowy z
podmiotem, który faktycznie archiwizuje faktury, podatnik może dochodzić w drodze regresu
ewentualnych roszczeń powstałych na gruncie przeprowadzonej kontroli (podobnie jak w
sytuacji prowadzenia ksiąg podatkowych i rachunkowych przez podmiot zewnętrzny).
Odliczenie podatku naliczonego z e-faktur
Czy dokument wydrukowany z serwera sprzedawcy, ale niepotwierdzony tzw. podpisem
elektronicznym, daje nabywcy prawo do odliczenia podatku wynikającego z takiej faktur?
Taki sposób wystawiania faktur jest niewątpliwie korzystny dla podatników, którzy muszą
wysyłać do kontrahentów znaczne ilości faktur. Jednakże wskazane powyżej rozwiązanie
zostało uznane przez organy podatkowe za niedopuszczalne.
7/9
Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 19 października 2007 r., sygn. akt III
SA/Wa 1341/07 wskazał, iż przesłanie faktury pocztą elektroniczną bądź ściągnięcie jej
z serwera firmy wystawiającej nie spełnia wymagań stawianych zarówno e-fakturom, jak
i fakturom „klasycznym".
Nie będzie spełnieniem wymogów Rozporządzenia również umożliwienie kontrahentowi po
zalogowaniu się wydrukowania udostępnionej w ten sposób faktury (pismo Izby Skarbowej
w Katowicach, Ośrodek Zamiejscowy w Bielsku-Białej z 30.01.2006 r., nr PPB2-4407/I/79/2005)
mimo iż w takim wypadku mamy do czynienia z przekazaniem faktury w języku informatycznym.
Ustawodawca świadomie wprowadza obostrzenia dla funkcjonowania faktur w formie
elektronicznej. Jeżeli zatem strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie
elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień Rozporządzenia. Tylko
bowiem wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, co ma istotne
konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego
u odbiorcy takiej faktury.
Oczywiście zawsze istnieje możliwość przekazywania faktur przez kontrahenta w formach
wyżej opisanych, jednakże na gruncie przepisów prawa faktury te nie rodzą żadnych skutków
prawnych. W takim przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości
odbiorcy, treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa
w art. 106 ust. 1 UVAT.
Wystawianie faktur w formacie pdf
8/9
Faktura elektroniczna – orzecznictwo i problemy
Wpisany przez Tomasz Biel
Czy faktury wystawione w formacie pdf i przesłane za pomocą poczty elektronicznej
do nabywcy, są fakturami elektronicznymi?
W tej sprawie swoje stanowisko zajął Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie,
który w postanowieniu z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/443-294/06/ST stwierdza, iż (...
) samo wygenerowanie przez kontrahenta faktury w formacie pdf i przesłanie jej drogą
e-mailową do Spółki nie będzie wystarczające, by potraktować taką fakturę za prawidłowy
dokument potwierdzający dokonanie transakcji, bowiem muszą zostać spełnione odpowiednie
warunki (...).
Oznacza to, że faktury wystawiane w formacie pdf nie spełniają warunków określonych przez
ustawodawcę i nie można ich traktować jako faktur elektronicznych.
9/9