biuro w Warszawie - Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji

Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM)
biuro w Warszawie,
zaprasza do składania ofert na
USŁUGĘ HOTELOWĄ
ORAZ
WYNAJĘCIE SALI KONFERENCYJNEJ DLA POTRZEB DWUDNIOWYCH WARSZTATÓW
organizowanego w terminie 19 - 21 kwietnia 2017 w Warszawie, w ramach projektu
„Współpraca i kompetencja kluczem do skutecznej walki z handlem ludźmi",
współfinansowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009 – 2014.
WSTEPNY HARMONOGRAM WARSZTATÓW:
• Pierwszy dzień (19 kwietnia):
Przyjazd i zakwaterowanie w godzinach późno popołudniowych
• Drugi dzień (20 kwietnia):
W godzinach ok. 8:30 – 16:00 – sala konferencyjna na ok. 30 osób
• Trzeci dzień (21 marca):
W godzinach ok. 8:30 – 13:00 – sala konferencyjna na ok. 30
OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO
1. WYNAJEM SALI KONFERENCYJNEJ NA DWA DNI, ZGODNIE Z PONIŻSZYMI WYTYCZNYMI:
Sala musi być wyposażona w niezbędny system prezentacyjny (ekran, rzutnik multimedialny,
mikrofon, głośniki, laptop) oraz stół prezydialny dla ok. 3 osób.
Sala powinna być klimatyzowana (preferowany dostęp do światła dziennego), przygotowana
w ustawieniu konferencyjnym (w podkowę), z wodą mineralną dla uczestników.
Usługa obejmuje również:
– bezpłatny, bezprzewodowy dostęp do Internetu dla uczestników, przez cały czas trwania
szkolenia, zarówno w sali konferencyjnej jak i w pokojach; – opiekę oddelegowanego
pracownika w trakcie trwania szkolenia; – obsługę techniczną oraz kelnerską przez cały czas
trwania szkolenia.
2. PRZERWY KAWOWE
Kawa, herbata i napoje powinny być dostępne przez cały czas trwania szkolenia. Przerwy
kawowe powinny zawierać świeżo parzoną kawę i herbatę, wodę, soki oraz wybór przekąsek na
słodko (w tym owoce) i słono. Przy sporządzaniu oferty prosimy o wyszczególnienie, jakie
napoje i jaki poczęstunek jest oferowany. Prosimy też o informację o składzie serwowanych
przekąsek oraz o zawartych w nich alergenach:

20 kwietnia:
W godzinach od 8:30 do 15:00 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 30 osób.

21 kwietnia:
W godzinach od 8:30 do 13:00 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 30 osób.
4. PRZERWY LUNCHOWE
Przerwa obiadowa w formie bufetu o urozmaiconym menu, uwzględniającym potrawy
wegetariańskie z wyborem dań na zimno, sałatek, zup, dań gorących, deserów, owoców oraz z
napojami. Prosimy o przedstawienie przykładowego menu oraz o informację na temat składu
serwowanych potraw i o zawartych w nich alergenach.
• 20 kwietnia:
ok. 13:00 – lunch dla ok. 30 osób.
• 21 kwietnia:
Ok. 13.00 – lunch dla ok. 30 osób
5. ZAKWATEROWANIE
Standard oferowanych produktów i usług nie powinien być niższy niż zakwaterowanie w
pokojach
1-osobowych z klimatyzacją lub otwieranym oknem, bezpłatnym dostępem do Internetu, TV
LCD, łazienką z prysznicem i suszarką, telefonem.
• pierwszy dzień (19.04):
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 30 osób. Przyjazd i rejestracja
gości ok. godziny 19.00
• drugi dzień warsztatów (20.04)
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 30 osób
• trzeci dzień warsztatów (31.04)
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 30 osób. Wyjazd gości około
godziny 15.00
6. KOLACJA
- Pierwszy dzień szkolenia (19.04):
kolacja, w formie bufetu, serwowana w godz. ok. 19:00 - 20:00 dla ok. 30 osób; posiłek powinien
składać się urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariańskie, z wyborem dań na
zimno, sałatek, deserów, owoców oraz napojów. Prosimy o przesłanie propozycji menu oraz
informacji o składzie serwowanych posiłków i o zawartych w nich alergenach.
- Drugi dzień szkolenia (20.04):
Uroczysta kolacja, w formie bufetu, serwowana w godz. ok. 19:00 - 22:30 dla ok. 30 osób; posiłek
powinien składać się urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariańskie, z
wyborem dań na zimno, sałatek, zup, dań gorących, deserów, owoców oraz napojów. Prosimy o
przesłanie propozycji menu oraz informacji o składzie serwowanych posiłków i o zawartych w
nich alergenach.
Uwagi ogólne dotyczące warunków i trybu składania ofert:
a) Oferent zobowiązany jest podać cenę netto realizacji usług w złotych polskich (PLN). Cena za
nocleg powinna uwzględniać możliwość anulowania rezerwacji do dnia przyjazdu gości
b) Oferent zobowiązany jest wskazać wszelkie dodatkowe koszty, które mogą powstać w trakcie
realizacji zadania.
c) Oferent proszony jest o potwierdzenie dostępności sali konferencyjnej i zakwaterowania w
w/w terminie.
d) Oferent zobowiązany jest podać w ofercie informację dotyczącą warunków dokonania
rezerwacji
i sposobie płatności
e) Z Oferentem zostanie podpisana umowa w języku angielskim, na szablonie umowy
zaproponowanym przez IOM. Płatność zostanie dokonana na podstawie faktury wystawionej
przez Oferenta po zrealizowaniu zlecenia. Nie istnieje możliwość dokonania przedpłaty/zaliczki.
Kryteria wyboru oferty:
a) cena vs. jakość proponowanych usług (35%)
b) możliwość ewentualnej, bezkosztowej, rezygnacji z całości rezerwacji lub jej części
(30%)
c) oferta zgodna w wymaganiami, przedstawionymi w zapytaniu (35%)
Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane
firmy, które są władne do złożenia oferty w zakresie i na warunkach w nim określonych z
następującymi zastrzeżeniami:
a) IOM skontaktuje się tylko z wybranymi podmiotami zgłaszającymi swoje oferty.
b) IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert według własnego
uznania.
c) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku
do IOM.
d) IOM zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia od
rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości, jak i jej poszczególnych
elementów.
e) IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji handlowych w celu wyboru
najkorzystniejszej oferty.
f) IOM zastrzega sobie prawo zarówno do zwiększenia, jak i do zmniejszenia zakresu lub/i
wartości zamawianych usług oraz zmiany podanego w zapytaniu ofertowym harmonogramu
usługi.
Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną uzgodnione
między IOM a Wykonawcą i będą na bieżąco konsultowane między Stronami w celu zapewnienia
najwyższej jakości świadczonej usługi.
Zapraszamy do współpracy i zachęcamy do składania ofert.
Zainteresowane podmioty mogą zgłaszać swoje oferty do dnia 1 marca 2017 r.
(środa) do godziny 12:00 na adres e-mail: [email protected]