14 Techniki prezentacji EG

Ewa Górska
JAKOŚĆ PRZEKAZU INFORMACJI NAUKOWEJ
"Eksplozja informacji" jest jednym z trafniejszych zwrotów często dziś używanych.
Oznacza on, że nawet przy największym staraniu nie jesteśmy wstanie zobaczyć i usłyszeć
wszystkiego co może mieć znaczenie - po prostu jest tego zbyt wiele.
Istotne staje się więc jak przekazać informację, aby osiągnąć zamierzony cel w sposób
najbardziej efektywny w pełni satysfakcjonujący zarówno prelegenta jak słuchaczy.
Przekaz informacji jest podstawowym narzędziem komunikacji międzyludzkiej.
Tworzeniem zasad sprawnej informacji zajmuje się wiele dyscyplin naukowych, w których
szczególną rolę odgrywa ergonomia, psychologia i organizacja. Organizacja traktuje
informację jako narzędzie sprawnego zarządzania. Psychologia jako czynnik rozwoju
osobowościowego człowieka. Natomiast reguły i zasady wypracowane przez ergonomię
zastosowane do procesów przekazu informacji zwiększają jej percepcję.
Podstawowym elementem wyboru informacji, szczególnie informacji naukowej jest
określone działanie metodyczne, dla potrzeb którego informację dzieli się na 4 kategorie.
To co musi być przekazane,
To co może być przekazane ze względu na zainteresowania uczestników przekazu,
To co jest szczególnym osiągnięciem przekazującego informację,
Wykluczenie tego co jest zbędne.
Szczególnego znaczenia nabiera przekaz informacji naukowej, która w zależności od celu
i formy przekazu może mieć różny stopień trudności. Odpowiednio do tego muszą być
dobrane środki przekazu informacji. Rodzi się zatem pytanie w jaki sposób powstaje
informacja i jak organizować jej przekaz.
Informację z punktu widzenia fizjologicznego odbierają różne receptory, dlatego
organizm potrafi wykrywać 3 właściwości informacji zewnętrznych (bodźców
środowiskowych):
Ich ogólną kategorię i reprezentowany przez nie typ informacji,
Ich lokalizację w przestrzeni,
Natężenie w poszczególnych momentach.
Jednym z głównych zadań przekazu informacji jest jej percepcja oraz wykrywanie
sygnałów istotnych dla danego problemu.
Z punktu widzenia ergonomii interesujące jest podejście reprezentowane przez (Leonor
Gibson 1969-1970), która uważa percepcję za proces polegający nie na dodawaniu czegoś do
istniejącej informacji, lecz redukowaniu nieistotnych elementów tzw. szumu.
Można stwierdzić, że na percepcję oddziałują zarówno doświadczenia kulturowe jak i
doświadczenia osobiste, w tym przede wszystkim zainteresowania, motywy i oczekiwania.
Jakość przekazu informacji zależy od wielu czynników. Zgodnie z założeniami przyjętymi
w artykule autorka wybrała trzy, które uznała za podstawowe w przekazie informacji
naukowo-technicznej.
1. Osobowość wykładowcy – znaczenie wyglądu, zachowania i sposobu mówienia dla
świadomego sterowania zainteresowaniem i koncentracją uwagi słuchacza.
2. Konstrukcja treści przekazu:
• Wybór punktów kluczowych, stanowiących główna myśl przekazu,
• Dobór treści szczegółowych, adekwatnych do odbiorców przekazu,
• Ustalenie języka przekazu w zależności od charakteru informacji (informacja
specjalistyczna, popularyzacja, weryfikacja tez naukowych).
3. Zasada poglądowości w przekazie:
• Rola i znaczenie informacji,
19
• Ergonomiczne zasady w projektowaniu pomocy naukowych,
• Technika wykorzystywania materiałów wizualnych.
7.1. Osobowość wykładowcy
Analizę poglądów dotyczących osobowości można skoncentrować wokół następujących
problemów:
Czy przekazywanie informacji uwarunkowane jest specyficznymi cechami osobowości,
Jakie cechy osobowości zapewniają skuteczny przekaz,
Jakie czynniki decydują o występowaniu tych cech - wrodzone czy nabyte.
W literaturze psychologiczno-pedagogicznej poglądy poszczególnych autorów są zbieżne
jedynie w tym, że określone cechy osobowościowe decydują o sprawności i o skuteczności
działania.
Wpływ osobisty prelegenta nie wydaje się być zawsze uzależniony od jego wiedzy. Jest
wiele przykładów, że ludzie posiadający małą wiedzę posiadają wielką siłę oddziaływania na
innych. Hipotetycznie zakłada się przy tym, że pewną rolę odgrywają właściwości fizyczne,
wzrost, postawa, brzmienie głosu. Na ogół wymienia się 3 cechy postawy sugestywnej
prelegenta:
pewność siebie zwłaszcza w sytuacjach trudnych,
wiara w swoje możliwości,
bezkompromisowa i konsekwentna realizacja własnych planów życiowych,
Cechy te powinien w minimalnym stopniu posiadać każdy wykładowca. U niektórych
są one bardzo silne rozwinięte, co na ogół pozwala im stać się wybitnymi prelegentami.
Prelegent wypowiada się nie tylko słowem, ale i gestem, mimika, środkami
poglądowymi, wszystko to są środki ekspresji.
Z punktu widzenia celu prelegenta najistotniejsza jest skuteczność przekazywania
informacji. Zarówno w przypadku publicznego przemówienia, czyli oficjalnego zebrania z
mównicą i licznymi uczestnikami, jak i spotkania w gronie zaledwie kilku słuchaczy trzeba
mówić skutecznie. Niezależnie od liczby słuchaczy sposób jest w zasadzie taki sam, tj.
swobodna rozmowa. Przy większym audytorium zarówno postawa jak i głos wymagają
wzmocnienia, aby sprostać potrzebom słuchaczy.
W literaturze przedmiotu przeważa pogląd, że trzema najważniejszymi sprawami, o
których należy pamiętać w kolejności ich znaczenia są:
Kim jesteś - (osobowość, wiedza na dany temat i doświadczenie),
Jak mówisz - (najlepszy sposób wykorzystania głosu i możliwie najlepsze przedstawienie
siebie i przygotowanego przez siebie materiału),
Co mówisz - (wymaga starannego wyboru i uporządkowania, wszystko musi mieć
związek z danym tematem).
Dla dobrego zaprezentowania się słuchaczom oprócz czynników gwarantujących
skuteczne przemawianie istnieje problem właściwej prezentacji prelegenta.
Nawet przy najlepszym przygotowaniu się do prelekcji prezentacja osobista wypadnie
miernie, jeżeli nerwy i napięcie emocjonalne uniemożliwią prawidłowy przekaz. Panowanie
nad nerwami i eliminację napięcia można uzyskać dzięki pewnym prostym technikom.
Tab. 7.1. Sposób na dobrą prelekcję
objawy
rada
• sucho w gardle
• przygryź język
• ślinotok
• oddech przez usta
• zapomnienie
• pauza, notatki
• brak powietrza
• głęboki oddech
• napięcie twarzy
• uśmiech
• miękkie kolana
• spacer
• drżenie rąk
• rekwizyt
20
7.2. Konstrukcja treści przekazu
Prezentacja składa się z wprowadzenia, części głównej i zakończenia. Przygotowanie
wystąpienia wymaga innej metodyki niż jego wygłoszenie.
Opracowanie kształtu wystąpienia wymaga przede wszystkim przygotowania głównej
części wystąpienia, następnie jego zakończenia, a na ostatek wstępu.
Szkieletem głównej części wystąpienia są nagłówki (problemy), stanowiące przedmiot
wystąpienia. Zabiegiem metodycznym jest uporządkowanie tych nagłówków w kolejności ich
znaczenia (pierwszy największa, ostatni najmniejsza waga problemu). Szczegółowe
opracowanie należy zacząć od drugiego pod względem ważności problemu i po opracowaniu
wszystkich pozostałych powrócić do opracowania najwyższego szczebla.
Oznacza to, że punkt najciekawszy (kluczowy) lub o największej wadze znajduje się
na końcu głównej części wystąpienia.
W zakończeniu następuje powtórzenie głównych zagadnień wystąpienia oraz
zakończenie wszystkich wątków odpowiednio do celu lub postawionego do rozwiązania
problemu.
Wprowadzenie powinno składać się z 2 elementów: ogólnego wstępu i wprowadzenia
do tematu.
Skład prezentacji:
• Zdanie na rozruszanie audytorium,
• Wstęp 40% całego czasu
• Zdanie zamykające w formie prostego streszczenia
• Materiały pomocnicze - przeźrocza lub prezentacja komputerowa,
• Dowcip wskazany, ale niekonieczny,
• Prelekcja prowadzona w pierwszej i drugiej osobie,
• Prosty i potoczny styl,
• Jak najmniej odnośników literaturowych,
• Jak najmniej podziękowań.
Badania krzywej uwagi wykazały, że po wykładzie trwającym 15 min zostaje
zapamiętanych 40% informacji, a po wykładzie 40 minutowym -20% informacji.
7.3. Zasada poglądowości przekazu
Poglądowość jako metoda przekazu informacji niesie za sobą wiele korzyści, gdyż
przez odpowiednie skojarzenia służy lepszej przyswajalności przekazywanej informacji.
Wymaga ona dużego doświadczenia i wiedzy gdyż nadmiar środków poglądowych może
wpłynąć na rozkojarzenie odbioru przez uczestników i w rezultacie nie spełni swego celu.
W prawidłowym jej stosowaniu bardzo przydatna jest ergonomia, która dość ściśle
określa dobór środków poglądowych w ilości i formie przystosowanej do możliwości
percepcyjnych i spostrzeżeniowych człowieka.
Można przyjąć, że ergonomiczna informacja to taka, która:
• Stwarza dobry nastrój,
• Rozprasza monotonię i nudę,
• Czyni obserwację przyjemniejszą,
• Wywołuje poczucie komfortu.
Projektując materiały wizualne należy zwrócić uwagę na maksymalizację walorów
estetycznych. Decyduje o nich głównie kompozycja (właściwa konstrukcja), polegająca na
umiejętnym dobraniu i połączeniu poszczególnych elementów obrazu w jedną harmonijną
całość, którą charakteryzuje:
• Jedność tematu,
• Poczucie głębi
• Harmonia sąsiadujących barw, itp.
21
Na całokształt przekazywanej informacji mają wpływ takie zagadnienia jak
• Wielkość i kształt znaku,
• Kontrast z tłem,
• Barwa,
• Kompozycja,
• Wzajemne relacje,
• Ilość przekazywanej informacji,
• Skojarzenia, itp.
Należy również zwrócić uwagę na zagadnienie skali tzn. wielkości liter w stosunku do
formatu papieru, marginesów, odstępów itp.
Istotnym elementem mającym wpływ na pozytywne odebranie naszej informacji jest
zdjęcie rysunek czy inna forma ilustrująca dane zagadnienie. Elementy te powinny być proste
i jednoznaczne przedstawiające ściśle określoną treść w ściśle określony i jednolity sposób,
bez żadnych dodatków nieistotnych dla tej treści lub zamazujących ją. Jednocześnie
stwierdzono, że napisy barwne są około 35% skuteczniej zauważalne od napisów czarnobiałych.
Posługując się barwą można koncentrować uwagę widza lub różnicować
przekazywane informacje. Należy przy tym przestrzegać określonych reguł kompozycyjnych.
Nieumiejętne operowanie barwą może obniżać czytelność obrazu, a za razem estetykę.
Stwierdzono, że barwy mogą wywoływać pewne akcenty nastroju u ludzi, np.:
• Czerwony - ożywienie i podniecenie,
• Niebieski - bezpieczeństwo i wygoda,
• Pomarańczowy - zmartwienie i niepokój,
• Żółty - humor i wesołość,
• Czarny - siła i władza.
Należy pamiętać, że barwę zapamiętuje się lepiej od kształtu. Wskazane jest więc
akcentowanie barwą tych fragmentów obrazu, które niosą najistotniejsze informacje.
Łatwiej dostrzegane i zapamiętywane są te elementy obrazu, które w jakiś sposób
wyróżniają się, przyciągają uwagę i pełnią rolę punktów organizujących percepcję, dlatego w
miarę możliwości należy ograniczyć kompozycję do figur zwartych i pozbawionych
zbędnych szczegółów. Należy pamiętać, że informacja jest czytelna tylko wtedy, gdy jest
prosta i jasno ilustrująca problem czy zagadnienie.
Zasada kolejności zwana również zasadą kierunku, jest jedną z najważniejszych
podstaw kompozycji formalnej. Na ogół odbiorca analizuje treść obrazu rozpoczynając od
skoncentrowania swego wzroku na punktach organizujących percepcję. Wzrok osoby
oglądającej obraz powinien być przede wszystkim kierowany na elementy głównego tematu,
jak również kolejność oglądania elementów obrazu nie powinna być przypadkowa.
22