ZARZĄDZENIE Nr 93/11 WÓJTA GMINY SĘDZIEJOWICE z dnia 6

ZARZĄDZENIE Nr 93/11
WÓJTA GMINY SĘDZIEJOWICE
z dnia 6 października 2011 r.
w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Gminy Sędziejowice.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U.
z 2001 r. Nr 142, poz.1591; z 2002 r., Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr
153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806; z 2003 r., Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568; z 2004 r.,
Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203 i Nr 167, poz. 1759; z 2005 r., Nr 172, poz. 1441 i Nr
175, poz. 1457; z 2006 r., Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337; z 2007 r., Nr 48, poz. 327 i Nr
173, poz. 1218; z 2008 r., Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458; z 2009 r., Nr 52, poz. 420
i Nr 157, poz. 1241; z 2010 r., Nr 28, poz. 142 i poz. 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675
oraz z 2011 r., Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777 i Nr 149, poz. 887),
i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67) zarządzam, co następuje:
§ 1. W Urzędzie Gminy Sędziejowice stosuje się przepisy rozporządzenie Prezesa
Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz.U. Nr 14 poz. 670 ), z uwzględnieniem zapisów § 2 - § 13 niniejszego
zarządzenia.
§ 2. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i
rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy Sędziejowice jest system tradycyjny, z możliwością
korzystania
z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji .
2. Czynności kancelaryjne w Urzędzie Gminy Sędziejowice wykonują
1) sekretariat urzędu – stanowisko ds. ogólnych i obsługi sekretarsko – kancelaryjnej
w Referacie Organizacyjnym i Spraw Społecznych,
2) pracownicy urzędu.
§ 3. 1. Sekretariat urzędu przyjmuje korespondencję wpływającą do urzędu,
rejestrując ją w kancelaryjnym rejestrze prowadzonym w ramach systemu elektronicznego
monitorowania pracy – SEMP na podstawie danych zawartych:
1) w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się
z jego treścią ;
2) na kopercie, w przypadku przesyłek, które nie mogą być otwierane w sekretariacie urzędu.
2. Na pismach lub kopertach umieszcza się pieczęć wpływu z uwzględnieniem daty
i numeru z rejestru kancelaryjnego.
§ 4.1. Określa się następujące rodzaje przesyłek wpływających do Urzędu Gminy
Sędziejowice, które nie mogą być otwierane w sekretariacie :
1) przesyłki adresowane imiennie do pracownika bez podania stanowiska służbowego i nazwy
instytucji lub opatrzone klauzulą „do rąk własnych”,
2) przesyłki niejawne zapakowane zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych,
3) oferty dotyczące prowadzonych postępowań przetargowych i konkursowych składane
w odpowiednio oznakowanych kopertach,
4) przesyłki wartościowe oraz paczki, które przekazuje się do rąk adresatów lub pracowników
odpowiedniej komórki organizacyjnej.
2. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził , że dotyczy
ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do sekretariatu w celu uzupełnienia
danych w rejestrze przesyłek wpływających .
§ 5.1. Dokumenty na nośniku papierowym są przekazywane celem dekretacji w zakresie
kompetencji:
1) wójtowi gminy,
2) sekretarzowi gminy.
2.Osoby wymienione w ust. 1 dokonują dekretacji dokumentów poprzez umieszczenie
odpowiedniego komentarza, a następnie dokumenty te przekazywane są za pośrednictwem
sekretariatu bezpośrednio kierownikom referatów i pracownikom na samodzielnych
stanowiskach pracy.
§ 6. Pracownicy rejestrują sprawy z zastosowaniem jednolitego rzeczowego wykazu
akt stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia, o którym mowa w § 1 .
§ 7. Na projektach uchwał, zarządzeń wójta, umów, porozumień i innych
dokumentów jest wymagany podpis radcy prawnego oraz podpis pracownika sporządzającego
projekt.
§ 8.1. Pracownik opracowujący projekt pisma, po jego akceptacji sporządza właściwy
dokument w stosownej ilości egzemplarzy, przy czym prowadzący sprawę na jednym
egzemplarzu umieszcza swój odręczny podpis i datę złożenia.
2. Znakowanie spraw odbywa się zgodnie z instrukcją kancelaryjną, z tym że przy
oznaczeniu komórki organizacyjnej dodaje się cyfrę rzymską właściwą dla danego
stanowiska, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy Sędziejowice.
3. Pracownicy przedkładają czystopis kierownikowi referatu lub też sami podpisują
w zakresie wydanego upoważnienia przez wójta, w pozostałych sprawach przedkładają do
sekretariatu do podpisu wójtowi , sekretarzowi gminy. Pracownik sekretariatu przed
podpisaniem sprawdza czy pismo zawiera znak sprawy, podpis pracownika (parafkę), który je
sporządził i w przypadku braków cofa je do uzupełnienia.
4. Pracownik po podpisaniu pism wysyła je adresatowi poprzez dostarczenie do
sekretariatu, który nadzoruje rejestrację i wysyłkę korespondencji.
§ 9. Obsługą konta pocztowego [email protected] , podanego w Biuletynie
Informacji Publicznej, zajmuje się pracownik sekretariatu urzędu gminy.
§ 10. 1. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną , a mające istotne znaczenie dla
odzwierciedlenia przebiegu załatwienia i rozstrzygania spraw przez urząd, drukuje się i
postępuje jak z pozostałymi dokumentami.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia nr 93/2011
Wójta Gminy Sędziejowice
z dnia 6 października.2011 r.
Wykaz
wzorów pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu stosowanych przez
organy Gminy Sędziejowice i Urząd Gminy Sędziejowice
1.Wzory pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach
należących do kompetencji rady:
1) nagłówkowe:
RADA GMINY SĘDZIEJOWICE
(adres)
2) podpisowe:
PRZEWODNICZĄCY RADY lub WICEPRZEWODNICZĄCY RADY
imię i nazwisko
imię i nazwisko
2. Pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do
kompetencji przewodniczącego rady:
1) nagłówkowe:
PRZEWODNICZĄCY
RADY GMINY SĘDZIEJOWICE
(adres)
2) podpisowe:
PRZEWODNICZĄCY RADY
(imię i nazwisko)
3. Pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do
kompetencji wójta:
1) nagłówkowe:
WÓJT GMINY SĘDZIEJOWICE
(adres)
2) nagłówkowe:
GMINA SĘDZIEJOWICE lub URZĄD GMINY SĘDZIEJOWICE
(adres)
(adres)
3) podpisowe:
WÓJT
(imię i nazwisko)
w.z. Wójta
imię i nazwisko
stanowisko
4. Pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych
z upoważnienia wójta:
1) nagłówkowe:
WÓJT GMINY SĘDZIEJOWICE
(adres)
2) nagłówkowe:
URZĄD GMINY SĘDZIEJOWICE
(adres)
3) nagłówkowe:
GMINA SĘDZIEJOWICE
(adres)
4) podpisowe:
z up. WÓJTA
imię i nazwisko
stanowisko
5. Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komórki organizacyjne:
1) podpisowe:
SKARBNIK GMINY
imię i nazwisko
lub
Z up.Skarbnika
imię i nazwisko
stanowisko
2) podpisowe:
SEKRETARZ GMINY
imię i nazwisko
3) podpisowe:
INSPEKTOR, REFERENT, …
imię i nazwisko
6. Pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do
kompetencji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego:
1) nagłówkowe:
URZĄD STANU CYWILNEGO
w Sędziejowicach
(adres)
2) nagłówkowe:
KIEROWNIK
URZĘDU STANU CYWILNEGO
w Sędziejowicach
3) podpisowe:
KIEROWNIK
URZĘDU STANU CYWILNEGO
imię i nazwisko