Zasady działania finansów od 2008 r

Decyzja Komendanta i Skarbnika Hufca Radomsko nr 1/2014
z dnia 02.04.2014 r.
1.
Z dniem 30.04.2014 r. przestaje obowiązywać Decyzja Komendanta i Skarbnika Hufca Radomsko nr 2/2011 z dnia 03.11.2011 r.
2.
Drużyny/szczepy nie mogą przechowywać środków finansowych w swoich kasach oraz na prywatnych kontach bankowych.
3.
Wszystkie środki finansowe drużyn oraz szczepów znajdują się na oddzielnym subkoncie hufca.
4.
Hufiec zobowiązany jest do gromadzenia dokumentów księgowych drużyn/szczepów oraz prowadzenia rozliczeń wewnętrznych, na
podstawie których na bieżąco odnotowywane są aktualne dostępne środki jednostek.
5.
Skarbnicy szczepów/drużyn zobowiązani są do prowadzenia książek finansowych, przy czym książki te są wykorzystywane do
prowadzenia rozrachunków finansowych miedzy hufcem a jednostką. Książki finansowe są odzwierciedleniem wyliczeń
prowadzonych przez hufiec oraz mają dawać jednostkom informacje na temat środków znajdujących się na wydzielonym koncie.
6.
Publiczne zbiórki pieniędzy należy rejestrować w hufcu 7 dni przed planowaną zbiórką, natomiast rozliczyć w ciągu 14 dni od
zakończenia. Saldo akcji należy wpłacić w całości do hufca oraz sporządzić „Protokół z przeliczenia zebranych pieniędzy” (wzór
znajduje się w książce finansowej). Oryginał protokołu, opatrzony podpisami komisji, hufiec przekazuje do księgowości Chorągwi
Łódzkiej wraz z dowodem wpłaty. Za spóźnienia w rozliczeniu akcji hufiec wprowadził kary finansowe w wysokości 10% zebranej
kwoty za każdy rozpoczęty tydzień spóźnienia.
7.
W dniu wpłacania środków z publicznej zbiórki pieniędzy do kasy hufca, komendant szczepu/drużynowy ma prawo zgłosić, iż
środki te lub ich część zostają przekazane na opłacenie składek członków jednostki. W innym przypadku nie ma możliwości
przekazania pieniędzy z salda jednostki na uregulowanie składek.
8.
Zasady wypłacania środków finansowych:
a)
drużyny i szczepy pobierają środki finansowe z hufca jako zaliczki,
b) aby móc pobrać zaliczkę, należy powiadomić o tym minimum 2 dni wcześniej pracownika księgowości hufca,
c)
zaliczki mogą pobierać: komendanci szczepów, drużynowi – w przypadku drużyn prowadzących własne finanse, skarbnicy
oraz osoby upoważnione przez komendantów, drużynowych lub skarbników,
d) zaliczkę należy rozliczyć najpóźniej w ciągu 14 dni od daty pobrania zaliczki,
e)
9.
zaliczkę na obóz /biwak należy rozliczyć w ciągu 14 dni od daty zakończenia wyjazdu.
Akceptowanym dokumentem księgowym potwierdzającym zakup jest faktura, rachunek, polisa ubezpieczeniowa, bilet przejazdu
bądź bilet wstępu (pod warunkiem, że na dokumencie tym występuje słowo „bilet”). Dokument musi zawierać prawidłowe i
kompletne dane nabywcy. Nie akceptowane są paragony lub inne potwierdzenia zapłaty (np. KP, dowód sprzedaży, kwit
parkingowy itp.). Obowiązkiem każdego kupującego jest dokonanie wstępnej weryfikacji danych na dokumencie i powiadomienie
jego wystawcy o konieczności skorygowania pomyłki (np. błędne dane nabywcy, brak pieczątki sprzedawcy, brak daty lub
miejscowości wystawienia dokumentu, błędy w obliczeniu wartości towaru/usługi). Księgowość hufca może nie przyjąć
nieprawidłowo sporządzonego dokumentu. Księgowa hufca może na prośbę sprzedawcy lub kupującego wystawić notę korygującą
do faktury zawierającej nieprawidłowe dane nabywcy. Notę korygującą kupujący dostarcza sprzedawcy do podpisania.
Dokumenty muszą zawierać następujące dane nabywcy:
ZHP Chorągiew Łódzka, Hufiec Radomsko
lub
Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Łódzka,
ul. Stefanowskiego 19
Hufiec Radomsko
90-537 Łódź
ul. Stefanowskiego 19
NIP: 727-012-60-45
90-537 Łódź
NIP: 727-012-60-45
10. Faktury z datą wystawienia w miesiącu listopadzie i grudniu muszą być zaksięgowane najpóźniej do końca bieżącego roku (oznacza
to, że np. faktura wystawiona w grudniu nie może być zaksięgowana w styczniu nowego roku i hufiec nie zwróci za nią pieniędzy).
11. Faktura za paliwo do samochodu prywatnego (np. używanego podczas HAZ) musi dodatkowo zawierać numer rejestracyjny
pojazdu. Do faktury należy załączyć druk „Ewidencja przebiegu pojazdu” wypełniony przez właściciela pojazdu.
12. W przypadku, gdy osoba wymieniona w punkcie „8 c” zakupi towar bądź usługę dla drużyny/szczepu z własnych pieniędzy,
poniesione koszty zostaną jej w całości zwrócone na podstawie dokumentu księgowego w ściśle określonym terminie (np. faktura
wystawiona w miesiącu lutym powinna być zaksięgowana w hufcu w lutym lub najpóźniej w marcu; po tym terminie pieniądze nie
są zwracane). O fakcie zwrotu pieniędzy na podstawie faktury, tak jak w przypadku zaliczki, kupujący musi księgowość hufca
należy powiadomić 2 dni wcześniej.
13. Zabrania się dokonywania zakupów płatnych przelewem, bez pisemnego upoważnienia skarbnika lub komendanta hufca.
Upoważnienia wydawane są na określony czas. Punkt ten nie dotyczy płatności za hosting i domenę stron internetowych
drużyn/szczepów.
14. Zabrania się dokonywania zapłaty za faktury przelewowe z kont prywatnych lub gotówką w punktach kasowych (np. poczta, bank,
okienka kasowe).
15. Przy rejestracji biwaku, niezbędne jest jego zatwierdzenie pod względem finansowym (w przypadku, gdy uczestnicy płacą za udział
w biwaku), co wynika z „Karty zgłoszenia biwaku”. Aby zatwierdzić wyjazd pod względem finansowym, organizator biwaku
zobowiązany jest przekazać księgowej hufca listę osób zawierającą kwotę odpłatności każdego uczestnika i na podstawie listy
dokonać wpłaty zbiorowej do kasy hufca. Na organizatora wystawiona jest zaliczka, z której jest on zobowiązany rozliczyć się w
terminie nie przekraczającym 14 dni od daty powrotu z biwaku, na podstawie dokumentów określonych w punkcie „9”.
16. Do każdej polisy ubezpieczeniowej i wpłaty zbiorowej należy bezwzględnie załączyć imienną listę osób.
17. Faktury indywidualne są wydawane wyłącznie na wpłaty na obozy letnie i biwaki zimowe, natomiast nie są wydawane na wpłaty na
wyjazdy do 5 dni (biwaki organizowane w ciągu roku).
18. Zasady dokonywania wpłat na HAL oraz HAZ określone są w oddzielnych decyzjach. Na HAL i HAZ nie można dokonywać wpłat
zbiorowych. Uczestnicy dokonują wpłat na konto bankowe hufca nr 82 8980 0009 2001 0076 9718 0005 z dokładnym opisem
jakiego wyjazdu dotyczy wpłata.
19. Pieniądze z Akcji 1% są przelewane na subkonto drużyn, po otrzymaniu środków z Chorągwi Łódzkiej.
20. Składki członkowskie należy wpłacać do 20 dnia ostatniego miesiąca kwartału (20 marca, 20 czerwca, 20 września, 20 grudnia).
Po uregulowaniu składek za cały kwartał hufiec przelewa należną część na konto drużyny, tj.
20% ogółu wpłaconej składki w przypadku osób wykazanych w spisie harcerskim na dany kwartał,
a)
b) 100% składki kwartalnej za każdego nowego członka, który wstąpił do jednostki po przeprowadzonym spisie kwartalnym;
100% tej składki pozostaje w jednostce, do której dana osoba uzyska podstawowy przydział służbowy (Uchwała nr 81/XXXVI
Rady Naczelnej ZHP z dnia 18 maja 2013 r. w sprawie składek członkowskich).
21. Obowiązkiem drużynowego lub wyznaczonej osoby jest zebranie składek za dany kwartał od wszystkich członków drużyny i
jednorazowe wpłacenie ich do kasy hufca (należy dołączyć listę osób).
22. Drużyny/szczepy mogą starać się o zewnętrze środki finansowe na następujących zasadach:
a)
w przypadku dotacji konieczna jest zgoda hufca,
b) w przypadku darowizn i innego wsparcia finansowego - nie wymagana jest zgoda hufca, z wykluczeniem pomocy
finansowej od następujących podmiotów:

Urząd Miasta Radomska i wszystkie podległe mu spółki

Malko

Starostwo Powiatowe w Radomsku

Radomszczańskie Centrum Biznesu

ESBANK

Górak

Tarmex

Firma Milo

Ball Packaging Europe

Nadleśnictwo Przedbórz

Wydawnictwo Adamantan

Kobud