pobierz

BDG-V.2611.3.2016.MP
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy
załącznik nr 3 do umowy)
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - wykonanie audytu zewnętrznego projektów w ramach
Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś – Ukraina (PBU) 2007 – 2013
i
Litwa – Polska – Rosja (LPR) 2007-2013
(stan na koniec 2016 roku)
Ilekroć w niniejszym szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia lub w istotnych postanowieniach umowy (umowy),
do których niniejszy opis jest załącznikiem, jest mowa o:
1)
PWT PBU - należy przez to rozumieć Program Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013;
2)
PWT LPR - należy przez to rozumieć Program Współpracy Transgranicznej Litwa – Polska - Rosja 2007-2013;
3)
Wspólnej Instytucji Zarządzającej – należy przez to rozumieć Departament Współpracy Terytorialnej
w Ministerstwie Rozwoju ;
4)
Wspólnym Sekretariacie Technicznym (WST) – podmiot wspierający Wspólną Instytucję Zarządzającą w bieżących
pracach związanych z wdrażaniem programu;
5)
Projekcie – należy przez to rozumieć przedsięwzięcie realizowane w ramach PWT PBU/LPR na podstawie umowy
o dofinansowanie, umowy partnerskiej lub umowy usługowej. Projekt może być realizowany etapami, stanowiącymi
spójną merytorycznie całość, w wyniku których są tworzone konkretne produkty i osiągane są określone cele;
6)
Projekcie nie będącym projektem pomocy technicznej – projekt infrastrukturalny lub miękki, który realizowany jest
przez co najmniej dwóch Beneficjentów pochodzących z krajów objętych programem, np.: jeden Beneficjent
z Polski i jeden Beneficjent z Ukrainy.
7)
Projekcie pomocy technicznej – projekt realizowany na podstawie umowy usługowej, związany z realizacją zadań
punktów informacyjnych w Brześciu i Lwowie w ramach PWT PBU oraz Olsztynie, Kaliningradzie i Wilnie
w ramach PWT LPR (każdy projekt pomocy technicznej ma wyłącznie jednego Beneficjenta).
8)
Umowie o dofinansowanie - należy przez to rozmieć umowę zawartą przez Wspólną Instytucję Zarządzającą z
partnerem wiodącym, na podstawie której realizowany jest projekt;
9)
Umowie partnerskiej – należy przez to rozumieć porozumienie/umowę zawartą pomiędzy partnerem wiodącym
a partnerem projektu, na podstawie którego/której partner projektu realizuje część projektu;
10) Umowie usługowej – należy przez to rozumieć umowę dotyczącą usług świadczonych przez punkty informacyjne
PWT PBU we Lwowie i Brześciu oraz PWT LPR w Olsztynie, Kaliningradzie i Wilnie; ilekroć w niniejszej umowie
mowa jest o umowie o dofinansowanie projektu należy przez to również rozumieć umowę usługową;
1
11) Partnerze projektu – należy przez to rozumieć Beneficjenta uczestniczącego w realizacji projektu, z którym partner
wiodący zawarł umowę partnerską;
12) Partnerze wiodącym – należy przez to rozumieć Beneficjenta, będącego sygnatariuszem umowy
o dofinansowanie/umowy usługowej ze Wspólną Instytucją Zarządzającą, który ponosi całkowitą odpowiedzialność
prawną i finansową za wdrożenie projektu przed tą instytucją;
13) Beneficjencie – należy przez to rozumieć partnera wiodącego lub partnera projektu realizującego projekt
współfinansowany z PWT PBU/LPR;
14) Biegły rewident – należy przez to rozumieć podmiot, zatrudniony przez Beneficjenta,
i potwierdzający kwalifikowalność wydatków Beneficjenta zgodnie z zasadami PWT PBU/LPR;
weryfikujący
15) Wykonawcy – należy przez to rozumieć podmiot realizujący usługę będącą przedmiotem zamówienia publicznego
(audyt), o której mowa w pkt II niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia (SOPZ);
16) Zakresie audytu – należy przez to rozumieć zakres audytu określony w SOPZ;
17) Audycie na miejscu – należy przez to rozumieć audyt prowadzony oddzielnie dla każdego Beneficjenta
realizującego projekt (w siedzibie tego Beneficjenta oraz w miejscach realizacji projektu przez tego Beneficjenta).
Audyt na miejscu obejmuje m.in. badanie faktyczności, prawidłowości i kwalifikowalności wydatków poniesionych
i przedstawionych do refundacji przez danego Beneficjenta;
18) Zespole Kontrolującym – należy przez to rozumieć minimum dwu osobowy zespół przeprowadzający audyt na
miejscu, składający się z Kierownika Zespołu Kontrolującego i członka Zespołu Kontrolującego; na czele Zespołu
stoi Kierownik Zespołu Kontrolującego;
19) Kierowniku zespołu kontrolującego – należy przez to rozumieć osobę powołaną przez Wykonawcę w skład Zespołu
Kontrolującego, odpowiedzialną przed Wykonawcą za przebieg audytu na miejscu, kontakty Zespołu
Kontrolującego z Beneficjentem oraz przygotowanie Sprawozdania z audytu na miejscu;
20) Koordynatorze audytu - należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za prawidłową i terminową realizację
zamówienia, utrzymanie w trakcie wykonywania zamówienia międzynarodowych standardów audytu oraz
przygotowanie i podpisanie Raportów końcowych.
21) Obserwatorze – należy przez to rozumieć osobę wskazaną przez Zamawiającego, obecną w trakcie audytu na
miejscu, która ocenia realizację umowy w zakresie prowadzenia audytu na miejscu przez Zespół Kontrolujący,
posiadająca bieżący dostęp do badanych dokumentów oraz dokumentów wytworzonych przez Zespół Kontrolujący
w ramach przeprowadzanego audytu na miejscu;
22) Wydatku kwalifikowalnym – należy przez to rozumieć wydatek lub koszt kwalifikujący się do refundacji ze
środków przeznaczonych na realizację PWT PBU/LPR na podstawie umowy o dofinansowanie, umowy
partnerskiej, aktów prawa krajowego, wspólnotowego oraz dokumentów programowych;
23) Wydatku niekwalifikowalnym – należy przez to rozumieć wydatek lub koszt niekwalifikujący się do refundacji ze
środków przeznaczonych na realizację PWT PBU/LPR na podstawie umowy o dofinansowanie, umowy
partnerskiej, aktów prawa krajowego, wspólnotowego oraz dokumentów programowych;
24) Nieprawidłowości - należy przez to rozumieć wydatek niekwalifikowalny przedstawiony przez Beneficjenta
do refundacji ze środków PWT PBU/LPR, który został oceniony przez biegłego rewidenta jako kwalifikowalny,
25) Informacji o wykryciu nieprawidłowości – należy przez to rozumieć szczegółową informację o wykrytej
nieprawidłowości, zawierającą m.in. opis i przyczynę nieprawidłowości, oszacowaną kwotę wydatków
niekwalifikowalnych oraz wskazanie rekomendowanych działań naprawczych;
26) Zakończeniu audytu na miejscu – należy przez to rozumieć zakończenie procedury wnoszenia uwag przez
audytowanego Beneficjenta realizującego projekt do wstępnych wyników audytu na miejscu.
27) Sprawozdaniu z audytu na miejscu - należy przez to rozumieć wynik audytu na miejscu zawierający ustalenia
z przeprowadzonego audytu na miejscu;
28) Raporcie końcowym - należy przez to rozumieć zbiorczy wynik audytów na miejscu dla każdego z programów LPR
i PBU.
29) Dniu roboczym – należy przez to rozumieć dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych
od pracy;
30) Formie elektronicznej – należy przez to rozumieć edytowalny plik tekstowy z rozszerzeniem .doc, .rtf lub plik
nieedytowalny z rozszerzeniem .pdf przekazywany Zamawiającemu na wskazany adres poczty elektronicznej oraz
nośniku elektronicznym (CD, pendrive itp.) przekazywany Zamawiającemu na adres siedziby;
31) Wynagrodzeniu jednostkowym za audyt na miejscu – należy przez to rozumieć wynagrodzenie płacone za
faktycznie przeprowadzony i odebrany przez Zamawiającego pojedynczy audyt na miejscu, z góry określone i nie
ulegające zmianie. Wykonawca nie może żądać jego podwyższenia, nawet, jeśli w momencie zawarcia umowy nie
można było przewidzieć rozmiarów lub kosztów prac (art. 632 § 1 kc);
2
32) Wynagrodzeniu jednostkowym za przygotowanie Raportu końcowego – należy przez to rozumieć wynagrodzenie
z góry określone i nie ulegające zmianie, płacone za przygotowanie odebranego przez Zamawiającego Raportu
końcowego. Wykonawca nie może żądać jego podwyższenia, nawet, jeśli w momencie zawarcia umowy nie można
było przewidzieć rozmiarów lub kosztów prac (art. 632 § 1 kc);
33) Wynagrodzeniu całkowitym – należy przez to rozumieć wynagrodzenie , stanowiące sumę: iloczynu faktycznie
przeprowadzonych
i
odebranych
przez
Zamawiającego
audytów
na
miejscu
i wynagrodzenia jednostkowego za audyt na miejscu oraz iloczynu faktycznie przygotowanych i odebranych przez
Zamawiającego Raportów końcowych i wynagrodzenia jednostkowego za przygotowanie Raportu końcowego –
z ewentualną korektą o kwotę będącą sumą kar umownych;
34) Maksymalnym wynagrodzeniu umownym - należy przez to rozumieć maksymalne wynagrodzenie jakie może
otrzymać Wykonawca za świadczenie usługi, o której mowa w pkt II niniejszego szczegółowego opisu przedmiotu
zamówienia;
35) Ofercie – należy przez to rozumieć ofertę złożoną przez Wykonawcę w terminie i formie określonej przez
Zamawiającego w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
36) PRAG – należy przez to rozumieć dokument: Practical Guide to contract procedures for EU external actions;
37) pzp – należy przez to rozumieć ustawę z 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz.
2164 z późn. zm.);
38) kc – należy przez to rozumieć ustawę z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.);
I.
Informacje ogólne o Programach Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 i Litwa –
Polska – Rosja 2007-2013
1.
Wprowadzenie
1.1. Przepisy unijne mające zastosowanie do wdrażania Programów
1.
Rozporządzenie (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 r.
określające przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa,
2.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiające przepisy wykonawcze
dla współpracy transgranicznej programów finansowanych w ramach rozporządzenia (WE) nr 1638/2006
Parlamentu Europejskiego i Rady określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego
Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (dalej: rozporządzenie (WE) nr 951/2007),
3.
Sprostowanie do rozporządzenia Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiającego
przepisy wykonawcze dla współpracy transgranicznej, programów finansowanych w ramach
rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady określającego przepisy ogólne
w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa.
1.2 Dokumenty programów
Programy operacyjne są dostępne do pobrania pod adresem http://www.pl-by-ua.eu/en,6 oraz http://www.lt-plru.eu/pl,1,39 .
1.3. Inne istotne dokumenty
Praktyczny przewodnik procedur zawierania umów dla działań zewnętrznych UE - dostępny do pobrania na:
http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-funding-and-procedures/procedures-and-practical-guide-prag_en
Należy zwrócić szczególną uwagę na:
2.
-
Załącznik II Warunki Ogólne stosowane wobec Wspólnoty Europejskiej – finansowanie umów grantowych na
działania zewnętrzne,
-
Załącznik VII Specjalne warunki Umowy Grantowej (BUDG i EFR) - Weryfikacja Wydatków.
Podstawowe informacje o Programach
2.1.
Cel Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa oraz komponentu współpracy transgranicznej
Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI) został ustanowiony w celu wspierania procesów rozwojowych
pomiędzy państwami Unii Europejskiej a państwami partnerskimi na zewnętrznych granicach Unii Europejskiej. Cel ten jest
częściowo realizowany za pośrednictwem programów współpracy transgranicznej (Cross Border Cooperation - CBC), tj.
programów wieloletnich, których podstawowym założeniem jest w szczególności:
-
wspieranie zrównoważonego rozwoju gospodarczego i społecznego w regionach po obu stronach wspólnych
granic;
3
-
podejmowanie wspólnych wyzwań w takich dziedzinach jak ochrona środowiska, publiczna służba zdrowia,
zapobieganie i zwalczanie przestępczości zorganizowanej;
-
zapewnienie skutecznych i bezpiecznych granic;
-
promowanie lokalnych działań transgranicznych "ludzie dla ludzi.
Więcej informacji można znaleźć na stronie: http://www.pl-by-ua.eu/en,6 oraz http://www.lt-pl-ru.eu/pl,7
2.2.
Wprowadzenie do Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013
Cel Programu
Program Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 (dalej „program”) w ramach Europejskiego
Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (EISP) kontynuuje i rozszerza współpracę na obszarze pogranicza trzech krajów, która
dotychczas rozwijana była w ramach: Programu Sąsiedztwa Polska – Białoruś – Ukraina INTERREG IIIA/Tacis CBC 20042006.
Program ułatwia współpracę transgraniczną poprzez zbliżanie do siebie różnych podmiotów – mieszkańców, instytucji
i organizacji, przedsiębiorstw i społeczności lokalnych – w celu lepszego wykorzystywania możliwości jakie niesie wspólny
rozwój obszaru przygranicznego.
Beneficjenci
Beneficjentami, którzy mogą być zakwalifikowani do otrzymania pomocy finansowej w ramach programu, są:
-
władze lokalne i regionalne; podmioty świadczące publiczne usługi na zlecenie tych władz, inne podmioty prawa
z udziałem tych władz lub działające w ich imieniu;
-
instytucje centralne odpowiedzialne w imieniu władz regionalnych i lokalnych za realizację zadań publicznych na
poziomie regionalnym/lokalnym;
-
regionalne i lokalne przedstawicielstwa/agendy władz centralnych odpowiedzialne za realizację zadań publicznych
na poziomie regionalnym/lokalnym;
-
organizacje/instytucje państwowe;
-
przedsiębiorstwa publiczne zarządzania drogami i kolejami;
-
publiczne przedsiębiorstwa transportowe;
-
organizacje pozarządowe;
-
odpowiednie euroregiony.
Podstawowe kryteria kwalifikowalności:
-
projekt musi obejmować partnerstwo transgraniczne nad granicą UE, tzn. projekty muszą być złożone
wspólnie przez beneficjentów z Polski i Białorusi, z Polski i Ukrainy lub z Polski, Białorusi i Ukrainy,
-
projekt musi być wdrożony w obszarze wsparcia Programu, a działania inwestycyjne mogą być realizowane
wyłącznie w głównych regionach wsparcia,
-
ogólna wartość działań finansowanych w regionach przyległych nie może przekraczać 20% ogólnego budżetu
programu
-
projekty zintegrowane będą traktowane jako priorytetowe.
Partnerstwo w Projekcie:
•
Dla każdego projektu wszyscy partnerzy wybierają spośród siebie partnera wiodącego przed złożeniem wniosku
•
Partner wiodący składa wniosek do WST, podpisuje umowę o dofinansowanie ze Wspólną Instytucją Zarządzającą
oraz odpowiada prawnie i finansowo za realizację projektu.
•
Obowiązki partnera wiodącego i partnerów zostały określone w Programie.
Partner wiodący określa relacje z partnerami uczestniczącymi w projekcie w umowie partnerskiej obejmującej m.in. zasady
gwarantujące właściwe zarządzanie finansowe funduszami przeznaczonymi na realizację projektu, przekazywanie środków
finansowych pomiędzy partnerami, a także ustalenia dotyczące odzyskiwania kwot nienależnie przekazanych.
4
Obszar wsparcia
Obszar wsparcia obejmuje główne regiony wsparcia oraz regiony przyległe i składa się z następujących jednostek
administracyjnych:
Główne regiony wsparcia:
Polska:
Podregion krośnieńsko-przemyski (powiaty: bieszczadzki, brzozowski, jarosławski, jasielski, krośnieński, lubaczowski,
przemyski, przeworski, sanocki, strzyżowski, leski, powiat m. Krosno, powiat m. Przemyśl), podregion białostocko-suwalski
(powiaty: augustowski, białostocki, bielski, hajnowski, moniecki, sejneński, siemiatycki, sokólski, suwalski, powiat m.
Białystok, powiat m. Suwałki), podregion bialskopodlaski (bialski, parczewski, radzyński, włodawski, powiat m. Biała
Podlaska), podregion chełmsko-zamojski (powiaty: biłgorajski, chełmski, hrubieszowski, krasnostawski, tomaszowski,
zamojski, powiat m. Chełm, powiat m. Zamość), podregion ostrołęcko-siedlecki (powiaty: łosicki, makowski, ostrołęcki,
ostrowski, przasnyski, pułtuski, siedlecki, sokołowski, węgrowski, wyszkowski, powiat m. Ostrołęka, powiat m. Siedlce).
Białoruś:
Obwód grodzieński, obwód brzeski, siedem zachodnich rejonów obwodu mińskiego:
Miadzioł, Wilejka, Mołodeczno, Wołożyn, Stołpce, Nieśwież, Kleck.
Ukraina:
Obwód lwowski, wołyński, zakarpacki.
Regiony przyległe:
Polska:
Podregion rzeszowsko-tarnobrzeski (powiaty: dębicki, kolbuszowski, leżajski, łańcucki, mielecki, niżański, ropczyckosędziszowski, rzeszowski, stalowowolski, tarnobrzeski, powiat m. Rzeszów, powiat m. Tarnobrzeg), podregion łomżyński
(powiaty: grajewski, kolneński, łomżyński, wysokomazowiecki, zambrowski, powiat m. Łomża), podregion lubelski
(powiaty: janowski, kraśnicki, lubartowski, lubelski, łęczyński, łukowski, opolski, puławski, rycki, świdnicki, powiat m.
Lublin).
Białoruś:
Wschodnia część obwodu mińskiego (rejony: Berezino, Borysów, Kojdanów, Kopyl,
Krupki, Łohojsk, Lubań, Mińsk, Słuck, Smolewicze, Soligorsk, Starye Dorogi, Uzda,
Czerwień i Puchowiczi, miasto Mińsk) i obwód homelski.
Ukraina:
Obwód rówieński, tarnopolski oraz iwanofrankowski.
Współpraca w ramach Programu obejmuje następujące obszary:
-
lepsze warunki dla przedsiębiorczości,
-
rozwój turystyki,
-
poprawa dostępności regionu,
-
ochrona środowiska w obszarze przygranicznym,
-
sprawne i bezpieczne granice,
-
rozwój regionalnych i lokalnych możliwości współpracy transgranicznej,
-
inicjatywa społeczności lokalnych,
-
promowanie dialogu między kulturami i kontaktami people-to-people,
-
wsparcie administracji (projekty pomocy technicznej).
Szczegółowe informacje: http://www.pl-by-ua.eu/en,6
5
Poziom dofinansowania projektów
Dofinansowanie: do 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Beneficjenci mają możliwość uzyskania zaliczki
na realizację projektu.
2.3.
Wprowadzenie do Programu Współpracy Transgranicznej Litwa–Polska–Rosja 2007-2013
Cel Programu
Program Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska-Rosja EISP 2007-2013 kontynuuje i rozszerza współpracę na obszarze
pogranicza trzech krajów, która dotychczas rozwijana była w ramach Programu Sąsiedztwa Litwa-Polska-Obwód
Kaliningradzki Federacji Rosyjskiej INTERREG IIIA/Tacis CBC 2004-2006. Głównym celem Programu jest wspieranie
transgranicznych procesów rozwojowych.
Potencjalni wnioskodawcy / beneficjenci programu:
•
władze lokalne i regionalne,
•
instytucje centralne odpowiedzialne w imieniu władz regionalnych i lokalnych za realizację zadań publicznych na
poziomie regionalnym/lokalnym,
•
organizacje pozarządowe i non profit,
•
organizacje edukacyjne, kulturalne, badawcze i naukowe,
•
euroregiony.
Dofinansowanie: do 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Beneficjenci mają możliwość uzyskania zaliczki
na realizację projektu.
Typy realizowanych projektów:
•
Projekty zintegrowane, w których każdy z partnerów realizuje część działań projektu na obszarze swojego
terytorium,
•
Projekty symetryczne, w których podobne działania realizowane są po obu stronach granicy,
•
Projekty wdrażane zasadniczo po stronie jednego kraju, ale wykazujące oddziaływanie także w kraju/krajach
partnerskich.
Podstawowe kryteria kwalifikowalności projektów:
•
projekt musi obejmować partnerstwo transgraniczne nad granicą UE, tzn. musi być złożony wspólnie przez
beneficjentów z Polski i Rosji, Litwy i Rosji lub Litwy i Polski oraz Rosji
•
projekt musi być wdrożony w obszarze wsparcia programu, a działania inwestycyjne (infrastruktura) mogą być
realizowane wyłącznie na głównym obszarze wsparcia
•
ogólna wartość działań finansowanych w regionach przyległych nie może przekraczać 20% ogólnego budżetu
programu
•
projekty zintegrowane będą traktowane jako priorytetowe.
Partnerstwo w projekcie:
•
Dla każdego projektu wszyscy partnerzy wybierają spośród siebie partnera wiodącego przed złożeniem wniosku
•
Partner wiodący składa wniosek do WST, podpisuje umowę o dofinansowanie ze Wspólną Instytucją Zarządzającą
oraz odpowiada prawnie i finansowo za realizację projektu.
•
Obowiązki partnera wiodącego i partnerów zostały określone w Programie.
Partner wiodący określa relacje z partnerami uczestniczącymi w projekcie w umowie partnerskiej obejmującej m.in. zasady
gwarantujące właściwe zarządzanie finansowe funduszami przeznaczonymi na realizację projektu, przekazywanie środków
finansowych pomiędzy partnerami, a także ustalenia dotyczące odzyskiwania kwot nienależnie przekazanych.
6
Obszar wsparcia
Obszar Programu obejmuje następujące jednostki NUTS III:
•
Litwa: okręgi Kłajpedy, Mariampola i Taurogów i jako przyległe: okręgi Olity, Kowna, Telszy i Szawli
•
Rosja: Obwód Kaliningradzki
•
Polska: podregiony: Gdańsk-Gdynia-Sopot, Gdański, Elbląski, Olsztyński, Ełcki, Białostocko-suwalski i jako
przyległe: Słupski, Bydgoski, Toruńsko-włocławski, Łomżyński, Ciechanowsko-płocki, Ostrołęcko-siedlecki
należące do pięciu polskich województw.
Współpraca w ramach Programu obejmuje następujące obszary:
-
zrównoważone wykorzystanie środowiska,
poprawa dostępności
rozwój turystyki
rozwój potencjału ludzkiego poprzez poprawę warunków społecznych, rządzenia i szans edukacyjnych,
zwiększenie konkurencyjności MŚP i rozwój rynku pracy,
wspólne planowanie przestrzenne i społeczno-ekonomiczne,
promowanie dialogu między kulturami i kontaktami people-to-people,
wsparcie administracji (projekty pomocy technicznej).
Szczegółowe informacje: http://www.lt-pl-ru.eu/pl,1,39
3.
Zarządzanie Programami i kontrola
3.1.
Podmioty zaangażowane w system zarządzania i kontroli
3.1.1.
Wspólna Instytucja Zarządzająca
Wspólna Instytucja Zarządzająca jest umiejscowiona w Ministerstwie Rozwoju z siedzibą w Warszawie. Wspólna Instytucja
Zarządzająca jest odpowiedzialna za zarządzanie i wdrażanie wspólnego programu operacyjnego oraz za przeprowadzanie
niezbędnych kontroli zgodnie z zasadami i procedurami przewidzianymi w odpowiednich rozporządzeniach.
W szczególności Wspólna Instytucja Zarządzająca realizuje następujące zadania i jest odpowiedzialna za:
-
sporządzanie rocznych sprawozdań operacyjnych i finansowych z realizacji programu i przekazywanie ich do
Wspólnego Komitetu Monitorującego i Komisji Europejskiej wraz z oświadczeniem w celu zapewnienia, że
systemy zarządzania i kontroli wdrożone w ramach programu w poprzednim roku nadal są zgodne ze wzorem
zatwierdzonym przez Komisję i funkcjonowały w taki sposób, że dają w wystarczającym stopniu gwarancję
prawidłowości stanu wydatków przedstawionego w sprawozdaniu finansowym, a także legalności i prawidłowości
ewentualnych transakcji,
-
przeprowadzanie przez dział audytu wewnętrznego programu audytu dotyczącego wewnętrznego obiegu
i należytego stosowania procedur we Wspólnej Instytucji Zarządzającej; roczne sprawozdania audytu
wewnętrznego są obowiązkowo przekazywane Wspólnemu Komitetowi Monitorującemu i Komisji Europejskiej
-
podpisywanie umów o dofinansowanie na projekty z partnerami wiodącymi i wykonawcami,
-
monitorowanie operacyjne projektów i zarządzanie finansowe projektami,
-
niezwłoczne informowanie Wspólnego Komitetu Monitorującego o wszystkich przypadkach spornego
odzyskiwania wypłaconych kwot.
Więcej szczegółów znajduje się w sekcji 2 rozporządzenia (WE) nr 951/2007. Obowiązek sporządzania przez Wspólną
Instytucję Zarządzającą rocznych sprawozdań z wdrażania programu został zdefiniowany w art. 28 rozporządzenia (WE) nr
951/2007. Sprawozdanie roczne powinno zawierać zapewnienie, że systemy zarządzania i kontroli wdrożone w ramach
programu w poprzednim roku są zgodne ze wzorem zatwierdzonym przez Komisję i funkcjonowały w taki sposób, że dają
wystarczającą gwarancję prawidłowości stanu wydatków przedstawionego w sprawozdaniu finansowym, a także legalności
i prawidłowości przeprowadzonych transakcji.
7
3.1.2.
Wspólny Sekretariat Techniczny
Wspólny Sekretariat Techniczny jest obsługiwany przez Centrum Projektów Europejskich z siedzibą w Warszawie. Wspólny
Sekretariat Techniczny wspiera Wspólną Instytucję Zarządzającą w bieżących pracach związanych z wdrażaniem programu.
3.1.3.
Wspólny Komitet Monitorujący
Wspólny Komitet Monitorujący jest organem nadzorującym realizację wspólnego programu operacyjnego.
W jego skład wchodzą umocowani przedstawiciele każdego z państw uczestniczących we wspólnym programie
operacyjnym, przewodniczący i sekretarz, który jest członkiem Wspólnej Instytucji Zarządzającej. Wspólny Komitet
Monitorujący jest w szczególności odpowiedzialny za:
-
wyznaczanie komisji odpowiedzialnych za wybór projektów,
-
podejmowanie decyzji o kryteriach wyboru projektów i zatwierdzanie ostatecznie wybranych projektów wraz
z przyznanymi kwotami dotacji,
-
analizowanie sprawozdań z wdrażania programu,
-
rozpatrywanie spornych przypadków odzyskiwania dotacji.
Więcej szczegółów - w sekcji 1 rozporządzenia (WE) nr 951/2007.
3.2.
Kontrola wydatków poniesionych przez beneficjentów
W celu wypłaty kolejnej transzy zaliczki na pokrycie wydatków Beneficjent składa do Wspólnego Sekretariatu Technicznego
raport pośredni bądź końcowy wraz z wnioskiem o wypłatę i wymaganymi załącznikami. Każdorazowo, Beneficjent musi
dołączyć Raport z kontroli wydatków sporządzony przez biegłego rewidenta spełniającego warunki Zakresu uprawnień
i obowiązków w odniesieniu do kontroli wydatków (tzw. raport audytora zewnętrznego). Audytor sprawdza m.in. czy
koszty zadeklarowane przez beneficjenta zostały rzeczywiście poniesione, czy są kwalifikowalne zgodnie z prawem,
postanowieniami umowy i programu, czy procedury udzielania zamówień publicznych zostały prawidłowo przeprowadzone.
Audytor sporządza raport z kontroli wydatków, który jest przekazywany do oceny WST, a następnie do WIZ w celu
dokonania odpowiednich płatności. Audytor jest wybierany i opłacany przez beneficjenta.
WST po weryfikacji formalnej, finansowej i rzeczowej, przekazuje raport wraz z wnioskiem o wypłatę i z oryginałem
podpisanej listy sprawdzającej do WIZ (faktury/dokumenty o równoważnej wartości dowodowej załączone do raportu przez
beneficjenta zostają w WST).
WIZ dokonuje sprawdzenia poprawności przeprowadzonej przez WS weryfikacji na podstawie listy sprawdzającej .
W przypadku gdy WIZ nie ma zastrzeżeń do przeprowadzonej przez WST weryfikacji raportu i wniosku o płatność, WIZ
przekazuje do Jednostki Płatniczej (JP) raport finansowy wraz z wnioskiem o wypłatę środków i raportem z kontroli
wydatków, sporządzony przez audytora w celu dokonania wypłaty na rzecz Beneficjenta.
JP dokonuje płatności na rachunek bankowy Beneficjenta.
II. Przedmiot zamówienia
Wykonawca wykona na rzecz Zamawiającego usługę polegającą na:
a)
przeprowadzeniu minimalnie 22, maksymalnie 27 audytów na miejscu (oddzielny audyt na miejscu prowadzony
w odniesieniu do działań wskazanego Beneficjenta) w projektach realizowanych w ramach Programu Współpracy
Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 (PWT PBU) oraz Programu Współpracy Transgranicznej
Litwa – Polska - Rosja 2007-2013 (PWT LPR) oraz sporządzeniu sprawozdań z audytów na miejscu;,
b)
w przypadku wykrycia przez Wykonawcę nieprawidłowości - przygotowaniu i przekazaniu do Zamawiającego
Informacji o wykryciu nieprawidłowości wraz z dokumentacją dowodową,
c)
przygotowaniu i przekazaniu do Zamawiającego Raportu końcowego – odrębnie dla PWT PBU i dla PWT LPR z przeprowadzonych minimalnie 22 – maksymalnie 27 audytów projektów nie będących projektami pomocy
technicznej,
d)
zapewnieniu bieżącej i efektywnej współpracy z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia.
Podstawa prawna audytu na miejscu
Art. 37 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiającego zasady stosowania programów
współpracy transgranicznej finansowanych w ramach rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, zgodnie
z którym Wspólna Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do przeprowadzenia audytów projektów obejmujących badanie
faktyczności, prawidłowości i kwalifikowalności wydatków.
8
1.
Cel audytu na miejscu
Celem audytu projektów realizowanych w ramach programu jest weryfikacja czy:
-
wydatki poniesione przez Beneficjentów, zweryfikowane przez biegłych rewidentów i WST oraz zatwierdzone
przez WIZ do 31 grudnia 2016 r. zostały faktycznie poniesione, są prawidłowe (zgodne z prawem krajowym,
unijnym, umową, zasadami programu) i kwalifikowalne,
-
projekty są realizowane zgodnie z umowami o dofinansowanie i wnioskami aplikacyjnymi,
-
procedury o udzielenie zamówienia publicznego zostały przeprowadzone/są prowadzone prawidłowo,
-
biegli rewidenci prawidłowo zweryfikowali i zatwierdzili jako kwalifikowalne wydatki poniesione przez
beneficjentów.
Wykonawca wyda opinię w powyższym zakresie. Opinia zostanie zawarta w Sprawozdaniach z audytu na miejscu oraz
Raportach końcowych.
2.
Informacje o projektach, które potencjalnie będą podlegały audytowi na miejscu
Audytem zostanie objętych maksymalnie 27 beneficjentów projektów realizowanych
o dofinansowanie zawartych pomiędzy Wspólną Instytucją Zarządzającą i partnerami wiodącymi.
na
podstawie
umów
Listę projektów podlegających audytowi, zawierającą pełne nazwy projektów oraz nazwy Beneficjentów wskazanych do
audytu na miejscu, Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy..
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatków sporządzona jest w językach narodowych beneficjentów. Natomiast
raporty finansowe opracowane są w języku angielskim.
3.
Zakres audytu na miejscu
Wykonawca, aby osiągnąć cel badania projektów, zweryfikuje w szczególności czy:
-
wydatki poniesione przez beneficjentów - zweryfikowane przez zatrudnionych przez nich biegłych rewidentów
i przez WST oraz zatwierdzone przez WIZ do dnia 31 grudnia 2016 r. - zostały faktycznie poniesione, są
prawidłowe (zgodne z prawem krajowym, unijnym, umową, zasadami programu) i kwalifikowalne,
-
projekty są realizowane zgodnie z umowami o dofinansowanie i wnioskami aplikacyjnymi,
-
procedury o udzielenie zamówienia publicznego zostały przeprowadzone/są prowadzone prawidłowo,
W szczególności sprawdzone zostaną (za pomocą list sprawdzających wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 i 1a do SOPZ)
następujące kwestie związane z realizacją projektu:
1)
Wykonanie działań zaplanowanych w projekcie zgodnie z umową o dofinansowanie wnioskiem aplikacyjnym.
Wykonawca zweryfikuje czy działania zaplanowane w projekcie zostały wdrożone (przy uwzględnieniu
zaawansowania realizacji projektu) i czy zostały wykonane w zakresie zgodnym z założeniami zawartymi
w projekcie.
2)
Zakup/wytworzenie środków trwałych w związku z realizacją projektu. Wykonawca przeprowadzi oględziny
środków trwałych w celu potwierdzenia ich zakupu/wytworzenia i/lub remontu/modernizacji. Ponadto Wykonawca
zweryfikuje czy przyjęcie zakupionego/ wytworzonego/ wyremontowanego/ zmodernizowanego środka trwałego
jest potwierdzone odpowiednim dokumentem. Następnie Wykonawca zweryfikuje czy środek trwały został
wpisany do ewidencji środków trwałych oraz /Jeżeli dotyczy/ czy został przypisany/oddany do użytku osobom,
które w zakresach obowiązków mają wskazane zadania dotyczące realizacji projektu. Ponadto Wykonawca
sprawdzi czy środek trwały jest wykorzystywany w ramach projektu zgodnie z umową o
dofinansowanie/wnioskiem aplikacyjnym oraz czy sprzęt został prawidłowo oznaczony (pod kątem promocji).
3)
Osiągnięcie zakładanych wskaźników - realizacji celów i rezultatów projektu. Wykonawca zweryfikuje wykonanie
wskaźników wypełniając poniższa tabelę.
Nazwa
Sposób
pomiaru
wskaźnika
Wartość
Wartość
Wartość
wskaźnika
osiągnięcia
osiągnięcia
przedstawionego
ujęta w
wskaźnika
wskaźnika
we wniosku
raporcie
potwierdzona
potwierdzona
aplikacyjnymcelu/rezultatu
określonego
w
Matrycy logicznej
projektu
beneficjenta
przez
przez Wykonawcę
wskaźnika
Wnioski/Reko
mendacje
Biegłego
rewidenta/WST
9
4)
Prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej dla projektu. Wykonawca zbada czy prowadzona jest odrębna
ewidencja księgowa dla operacji dotyczących projektu i czy ewidencja oparta jest na zasadzie „podwójnego
zapisu”. Istotne jest by zostało zweryfikowane czy wszystkie wydatki przedstawione przez beneficjenta do
refundacji/rozliczenia zaliczek zostały ujęte w księgach rachunkowych. Ponadto konieczne jest sprawdzenie czy
zapisy księgowe poparte są dowodami księgowymi oraz czy dowody księgowe, na podstawie których dokonano
ewidencji wydatków, są identyczne z kopiami przedstawionymi przez beneficjentów do rozliczenia.
5)
Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wyjazdów służbowych i zakwaterowania. Wykonawca sprawdzi czy odbyty
wyjazd był przewidziany w projekcie, a także czy wyjazd został prawidłowo udokumentowany np.: poleceniem
wyjazdu służbowego, fakturą za hotel. Jednocześnie Wykonawca zweryfikuje czy koszt delegacji został
prawidłowo naliczony.
6)
Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wydatków związanych z zatrudnieniem pracowników, ekspertów
zewnętrznych (w tym trenerów szkoleniowych). Wykonawca zweryfikuje czy w projekcie zostało zaplanowane
zatrudnienie pracownika/eksperta do wykonania zadań określonych w umowie beneficjenta
z pracownikiem/ekspertem. Następnie Wykonawca zbada czy zadanie zostało wykonane przez
pracownika/eksperta zgodnie z zakresem określonym w projekcie oraz czy kwalifikacje pracownika/eksperta były
adekwatne do powierzonych mu zadań. Dodatkowo Wykonawca zweryfikuje czy obciążenia wynagrodzenia za
wykonaną usługę zostały prawidłowo naliczone (np.: zaliczka na podatek dochodowy).
7)
Przestrzeganie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu. Wykonawca zbada czy inwestycja
infrastrukturalna została oznaczona odpowiednimi tablicami. W przypadku audytowania działań szkoleniowych,
spotkań itp. Wykonawca zweryfikuje czy pomieszczenie, w którym odbyło się szkolenie/spotkanie zostało
odpowiednio oznakowane (jeżeli jest to możliwe do zweryfikowania). Ponadto Wykonawca sprawdzi czy
dokumentacja dotycząca projektu została odpowiednio oznakowana, np.: dyplomy, dzienniki zajęć, ogłoszenia,
a także czy odpowiednie logo zostało umieszczone na materiałach informacyjnych i promocyjnych zgodnie
z wytycznymi Wspólnej Instytucji Zarządzającej.
8)
Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie kosztów ogólnych (administracyjnych) i przygotowawczych. Wykonawca
sprawdzi czy koszty administracyjne dotyczą jedynie realizacji projektu. Jeżeli koszty administracyjne nie dotyczą
jedynie realizacji projektu to należy zweryfikować czy partner opracował metodologię alokacji kosztów na projekt.
Wykonawca zbada czy opracowana metodologia alokacji kosztów odzwierciedla rzeczywiste koszty poniesione
wyłącznie w związku z realizacją projektu i czy sposób alokacji kosztów jest potwierdzony w dokumentacji
dotyczącej poniesionych kosztów administracyjnych.
9)
Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wydatków inwestycyjnych.
10) Kwalifikowalność podatku VAT, w tym możliwość odzyskania podatku VAT przez beneficjenta.
W przypadku gdy przedstawiono podatek VAT do refundacji Wykonawca zbada czy beneficjent ma możliwość
otrzymania zwrotu tego podatku.
11) Prawidłowość przeprowadzonej procedury udzielania zamówienia publicznego (zgodność z prawem krajowym
w przypadku beneficjentów z Polski i Litwy oraz zgodność z prawem krajowym i PRAG w przypadku
beneficjentów spoza UE). Wykonawca zweryfikuje zgodność przeprowadzonych/prowadzonych procedur z ustawą
Prawo zamówień publicznych na podstawie listy sprawdzającej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1a do SOPZ.
Natomiast
procedury
przeprowadzone/prowadzone
zgodnie
z
prawem
litewskim
oraz
rosyjskim/białoruskim/ukraińskim prawem i PRAG zostaną zweryfikowane na podstawie list sprawdzających
przygotowanych przez Wykonawcę.
12) Prawidłowe nabywanie dostaw, usług i robót budowlanych nie podlegających procedurom dot. zamówień
publicznych. Wykonawca zbada czy beneficjent w sposób uprawniony zrezygnował z przeprowadzenia procedury
udzielenia zamówienia publicznego w ramach projektu. W szczególności Wykonawca zweryfikuje czy beneficjent
przestrzegał zasady równego traktowania i zakazu dyskryminacji wykonawców oraz czy cena jaką zapłacił
beneficjent nie odbiega rażąco od cen rynkowych.
13) Przestrzeganie zasad i przepisów dot. ochrony środowiska. Wykonawca zbada czy podjęte działania
w ramach projektu po stronie polskiej podlegają ocenie oddziaływania na środowisko (OOŚ). Jeżeli zaistniał taki
przypadek - należy sprawdzić czy właściwy organ stwierdził obowiązek sporządzenia raportu OOŚ wraz
z określeniem jego zakresu. Ponadto Wykonawca sprawdzi czy działania w ramach projektu są realizowane na
obszarze Natura 2000 oraz czy działania realizowane w projekcie uzyskały decyzję o środowiskowych
uwarunkowaniach. Jednocześnie Wykonawca zweryfikuje czy działania w ramach projektu zostały wykonane
zgodnie z decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach. Po stronie białoruskiej, ukraińskiej, rosyjskiej i litewskiej
zostanie przeprowadzony audyt w zakresie zgodności z krajowymi zasadami i przepisami dot. ochrony środowiska
i instrukcjami Komisji Europejskiej.
10
14) Przestrzeganie zasady równości szans i niedyskryminacji. Wykonawca sprawdzi czy realizacja projektu narusza
zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn w szczególności w zakresie:
- warunków dostępu do zatrudnienia, kształcenia i awansu zawodowego oraz warunków pracy,
- świadczenia i dostępu do usług oraz dostawy i dostępu do towarów.
Wykonawca zweryfikuje czy projekt realizowany przez Beneficjenta wyklucza osoby niepełnosprawne
z grupy docelowej oraz czy działania w projekcie wykluczają inne osoby z grupy docelowej ze względu na rasę
pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, wiek, orientację seksualną. Zweryfikowane zostanie przestrzeganie
krajowych zasad i przepisów dot. równości szans i instrukcjami Komisji Europejskiej.
15) Generowanie przez projekt przychodu. Wykonawca zbada czy dzięki realizacji projektu beneficjent uzyskał
przychód. Jeżeli nastąpiła taka sytuacja to czy przychód został rozliczony w ramach projektu.
16) Wystąpienie podwójnego finansowania wydatków z innych źródeł, w tym ze środków UE.
17) Wystąpienie i prawidłowe rozliczenie pomocy publicznej w projekcie.
18) Prawidłowość i terminowe poniesionych wydatków. Wykonawca zweryfikuje czy wydatki zostały poniesione
w okresie kwalifikowalności, a także czy przy ponoszeniu wydatków beneficjent przestrzegał zasad legalności,
rzetelności i gospodarności, zgodnie z krajowymi przepisami o finansach publicznych. Wykonawca sprawdzi także
czy wydatki są poparte dokumentami księgowymi potwierdzającymi ich dokonanie. Ponadto Wykonawca zbada
czy wydatki są zgodne z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie
projektu/wniosku aplikacyjnego/umowy partnerskiej. W ramach audytu partnera wiodącego Wykonawca sprawdzi
czy partner wiodący przekazał kwotę zaliczki partnerom w prawidłowej wysokości i w wyznaczonym terminie.
19) Prawidłowe dokumentowanie wydatków i opisywanie dokumentów. Wykonawca zweryfikuje czy działania,
których dotyczą wydatki, są poparte: dokumentami potwierdzającymi wykonanie tych działań (np.: czy szkolenie
poparte jest listą uczestników, dziennikiem zajęć, zdjęciami) oraz dokumentami dotyczącymi odbioru, np.:
protokołami odbioru. Ponadto Wykonawca zweryfikuje czy dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków oraz
wykonanie działań w ramach projektu są opisane zgodnie z wymaganiami Programu. Dodatkowo Wykonawca
sprawdzi czy u beneficjentów po stronie polskiej na oryginałach faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej) widnieje adnotacja o przedstawieniu wydatku do refundacji z innych źródeł, w tym ze środków UE.
20) Przestrzeganie zasad programu (m.in. Rule of Origin),
21) Wdrożenie rekomendacji z poprzednich audytów (jeśli dotyczy).
4.
Sposób i terminy przeprowadzenia audytu na miejscu
Wykonawca przeprowadzi audyt zgodnie z powszechnie uznanymi międzynarodowymi standardami audytu, przy czym
wskaże wybrany przez siebie standard/standardy w treści Sprawozdania z audytu na miejscu.
UWAGA: Termin realizacji zamówienia nie może przekraczać 90 dni od daty przekazania Wykonawcy projektów
podlegających audytowi.
Audyt na miejscu przeprowadzany będzie przez Zespoły Kontrolujące składające się z Kierownika Zespołu Kontrolującego
oraz co najmniej jednego (poza Kierownikiem) członka Zespołu Kontrolującego.
Kierownik Zespołu Kontrolującego oraz co najmniej jeden członek każdego Zespołu Kontrolującego muszą znać na
poziomie minimum B2 w skali globalnej biegłości językowej według Common European Framework of Reference for
Languages: learning, teaching, assessment (CEFR) - Europejski system opisu kształcenia językowego: uczenie się,
nauczanie, ocenianie (ESOKJ) - język państwa Beneficjenta, u którego przeprowadzają audyt na miejscu.
Zespół Kontrolujący w trakcie audytu na miejscu jest upoważniony w szczególności do:
a)
swobodnego poruszania się po terenie Beneficjenta, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi
na tajemnicę państwową;
b)
wglądu do dokumentów związanych z działalnością Beneficjenta związaną z realizacją projektu oraz tworzenia kopii
i odpisów tych dokumentów;
c)
przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych związanych z realizacją projektu;
d)
żądania od pracowników Beneficjenta ustnych i pisemnych wyjaśnień;
e)
zabezpieczenia materiałów dowodowych;
f)
przyjmowania oświadczeń od Beneficjenta;
g)
informowania Beneficjenta o wstępnych i końcowych wynikach audytu na miejscu.
Audyty na miejscu przeprowadzane będą w dni robocze od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem świąt i dni wolnych od
pracy obowiązujących w kraju Beneficjenta.
11
Do przeprowadzenia audytu na miejscu Wykonawca użyje list sprawdzających, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 i
1a do SOPZ oraz list sporządzonych przez Wykonawcę w zakresie badania prawidłowości procedur udzielania zamówień
przeprowadzonych przez ukraińskich, białoruskich, litewskich i rosyjskich beneficjentów. Lista sprawdzająca do audytu na
miejscu, może być rozszerzona przez Wykonawcę, o ile :
−
jest to konieczne do zapewnienia przestrzegania wybranych międzynarodowych standardów audytu oraz
−
zapewni bardziej szczegółową realizację zamówienia, a zakres audytu nie zostanie zmniejszony,
−
jest uzasadniona aktualizacja listy ze względu na zmiany regulacji prawnych.
Wykonawca najpóźniej w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania listy Beneficjentów podlegających audytowi
przekaże Zamawiającemu do zatwierdzenia:
−
projekt harmonogramu audytów na miejscu, uzgodniony z Beneficjentami, zawierający terminy przeprowadzenia
poszczególnych audytów na miejscu oraz informacje o składach Zespołów Kontrolujących,
−
projekt uzupełnionych list sprawdzających, w zakresie bardziej szczegółowym niż jest to przewidziane w
załącznikach 1 i 1a do SOPZ lub dodatkowych list sprawdzających, (np. dotyczących weryfikacji udzielania
zamówień publicznych) do audytu na miejscu, które zostaną użyte w trakcie wykonywania audytu na miejscu.
Zamawiający może zgłosić uwagi do projektów ww. dokumentów w terminie 3 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
Wykonawca w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania uwag przekaże Zamawiającemu do zatwierdzenia poprawione
projekty dokumentów. Procedura przekazywania kolejnych projektów dokumentów oraz zgłaszania do nich uwag jest
ponawiana, zgodnie z ww. terminami do momentu niezgłoszenia przez Zamawiającego uwag.
Ostateczny harmonogram audytów na miejscu oraz listy sprawdzające do audytu na miejscu uznaje się za obowiązujące
i wiążące. Każda zmiana tych dokumentów wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego. Zmiana dokumentów nie stanowi
zmiany umowy.
Wraz z harmonogramem audytów na miejscu i listami sprawdzającymi do audytu na miejscu Wykonawca dostarczy do
Zamawiającego Deklaracje bezstronności i poufności, sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do
SOPZ, podpisane przez Koordynatora projektu, Kierowników Zespołów Kontrolujących oraz wszystkie osoby wchodzące
w skład Zespołów Kontrolujących.
Wykonawca najpóźniej w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowanym audytem na miejscu skutecznie powiadomi
Beneficjenta o terminie audytu oraz o dokumentach, które należy przygotować do audytu. Wykonawca będzie przechowywał
i udostępni Zamawiającemu dowody skutecznego powiadomienia Beneficjenta o terminie audytu na miejscu.
Wykonawca, w trakcie uzgadniania terminu audytu z Beneficjentem, poinformuje go o zakresie audytu oraz dokumentach,
które należy przygotować do audytu. Wykonawca zgromadzi i będzie przechowywał dowody/korespondencję
potwierdzające swoje działania wobec Beneficjenta.
W terminie 7 dni roboczych od dnia przyjęcia ostatecznego harmonogramu audytów Zamawiający przekaże Wykonawcy
upoważnienie do przeprowadzenia audytu na miejscu dla kierowników i członków Zespołów Kontrolujących. W przypadku
niezbędnych i uzasadnionych zmian w Zespole Kontrolującym, w terminie 5 dni roboczych od wyrażenia zgody przez
Zamawiającego na zmianę lub dodanie członka Zespołu Kontrolującego, Zamawiający przekaże Wykonawcy
upoważnienie/pełnomocnictwo do przeprowadzenia audytu na miejscu dla nowego członka Zespołu Kontrolującego.
Kierownik Zespołu Kontrolującego w terminie 3 dni roboczych od zakończenia czynności audytowych w ramach audytu na
miejscu przygotuje i przedstawia Beneficjentowi wstępne wyniki audytu na miejscu podpisane przez wszystkich członków
zespołu kontrolującego, sporządzone w języku narodowym Beneficjenta wraz z informacją o prawie wniesienia uwag.
Korespondencja pomiędzy Kierownikiem Zespołu Kontrolującego i Beneficjentem w sprawie wyników audytu może być
prowadzona w formie elektronicznej, jednak musi być gromadzona i przechowywana przez Wykonawcę.
Beneficjent ma prawo wniesienia uwag do wstępnych wyników audytu na miejscu w terminie 4 dni roboczych od dnia ich
otrzymania.
Kierownik Zespołu Kontrolującego w terminie 3 dni roboczych od otrzymania uwag Beneficjenta lub upływu terminu na
wniesienie przez Beneficjenta uwag przygotuje i przedstawi Beneficjentowi do podpisu końcowe wyniki audytu na miejscu
podpisane przez wszystkich członków Zespołu Kontrolującego, sporządzone w języku narodowym Beneficjenta.
W dniu podpisania przez Beneficjenta końcowych wyników audytu na miejscu lub jeżeli w terminie 2 dni roboczych
Beneficjent nie ustosunkuje się lub odmówi podpisania końcowych wyników audytu – audyt na miejscu uznaje się za
zakończony.
W przypadku wykrycia nieprawidłowości Wykonawca przekazuje do Zamawiającego w terminie 3 dni roboczych od dnia
zakończenia audytu na miejscu Informację o wykryciu nieprawidłowości (wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SOPZ).
Dokument przekazywany jest w polskiej wersji językowej - w formie elektronicznej edytowalnej oraz nieedytowalnej
potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Wraz z Informacją przekazywana jest dokumentacja dowodowa (forma
elektroniczna nieedytowalna). Informacja jest podpisywana przez wszystkich członków Zespołu Kontrolującego.
12
W terminie 5 dni roboczych od zakończenia audytu na miejscu Wykonawca przygotuje i przekaże do Zamawiającego
Sprawozdanie z audytu na miejscu (według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SOPZ). Sprawozdanie
z audytu na miejscu zostanie przygotowane i przekazane Zamawiającemu w polskiej wersji językowej, w formie
elektronicznej w wersji edytowalnej i nieedytowalnej potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Wraz ze Sprawozdaniem są
przekazywane końcowe wyniki audytu podpisane przez Beneficjenta, a w przypadku nie podpisania ich przez Beneficjenta
pisemną informację o powodach nie podpisania ich przez kontrolowany podmiot oraz listy sprawdzające w formie
elektronicznej nieedytowalnej, potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Sprawozdanie i listy są podpisywane przez
wszystkich członków Zespołu Kontrolującego.
W terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania Zamawiającemu Sprawozdania z audytu na miejscu Zamawiający może
przedstawić Wykonawcy uwagi do sporządzonego dokumentu. W przypadku braku uwag przekazane dokumenty uznaje się
za wersje końcowe (o czym Zamawiający informuje Wykonawcę za pośrednictwem poczty e-mail.).
W razie zgłoszenia uwag przez Zamawiającego Wykonawca rozważy ich zasadność i ewentualnie skoryguje Sprawozdanie w
terminie 5 dni roboczych od dnia zgłoszenia uwag przez Zamawiającego.
W przypadku bezskutecznego upływu terminu lub nadal występujących uwag, Zamawiający może ponownie wyznaczyć
Wykonawcy termin nie dłuższy niż 5 dni roboczych, na rozważenie uwag Zamawiającego i korektę dokumentu.
Po wyczerpaniu działań związanych ze zgłaszaniem uwag przez Zamawiającego i ewentualnym przedstawieniem
skorygowanych Sprawozdań przez Wykonawcę, w odniesieniu do pierwszych 11 Sprawozdań, w terminie 2 dni roboczych
od dnia upływu ostatecznego terminu na dokonanie korekty Sprawozdań przez Wykonawcę nastąpi przekazanie przez
Wykonawcę kompletu dokumentów w wersji papierowej, obejmującego:
a/ Sprawozdania – w polskiej i angielskiej wersji językowej,
b/ kopie list sprawdzających z audytu na miejscu (lista stanowiąca załącznik nr 1 do SOPZ przekazywana jest w
wersji polskiej i angielskiej, lista stanowiąca załącznik 1a przekazywana jest wyłącznie w wersji polskiej),
potwierdzone za zgodność z oryginałem,
c/ Informacje o wykryciu nieprawidłowości w polskiej i angielskiej wersji językowej,
d/ Końcowe wyniki audytu przekazane Beneficjentowi.
Komplet końcowych wersji dokumentów w wersji edytowalnej i nieedytowalnej zostanie przekazany przez Wykonawcę
także na nośniku elektronicznym (CD, pendrive itp.)
Z chwilą otrzymania przez Zamawiającego kompletu dokumentów dotyczących 11 Sprawozdań następuje procedura ich
formalnego odbioru. Zamawiający sporządza protokół odbioru w terminie 5 dni roboczych po dniu otrzymania kompletu
dokumentów. Protokół ten będzie ewentualnie zawierać wyszczególnienie przesłanek stanowiących podstawę do
zastosowania kar umownych. Protokół jest podstawą do wystawienia faktury przez wykonawcę.
W odniesieniu do pozostałych sprawozdań (11 – 16 szt.) po wyczerpaniu działań - związanych ze zgłaszaniem uwag przez
Zamawiającego i ewentualnym przedstawieniem skorygowanych Sprawozdań przez Wykonawcę – w terminie 2 dni
roboczych od dnia upływu ostatecznego terminu na dokonanie korekty Sprawozdań przez Wykonawcę nastąpi przekazanie
przez Wykonawcę odpowiedniego kompletu dokumentów. Zamawiający - w terminie 5 dni roboczych po dniu otrzymania
kompletu dokumentów - sporządzi drugi protokół odbioru, który będzie podstawą do wystawienia drugiej faktury przez
wykonawcę.
W przypadku braku uwag do Sprawozdań termin na przekazanie Sprawozdań liczony jest od dnia poinformowania
Wykonawcy przez Zamawiającego o ich braku. W przypadku wnoszenia uwag do części sprawozdań termin na przekazanie
dokumentacji liczony jest od dnia upływu ostatecznego terminu na dokonanie korekty, Sprawozdania lub Sprawozdań, do
których Zamawiający zgłosił uwagi najpóźniej.
Ad c i d przygotowanie i przekazanie do Zamawiającego 2 Raportów końcowych
Najpóźniej w terminie zgodnym z ofertą, (do 90 dni kalendarzowych, nie krótszym niż 80 dni kalendarzowych od dnia
przekazania przez Zmawiającego listy projektów podlegającej audytowi) Wykonawca przekaże do Zamawiającego, w formie
elektronicznej edytowalnej i nieedytowalnej, sporządzone w polskiej wersji językowej, dwa Raporty końcowe
z przeprowadzonych audytów projektów odrębnie dla PWT LPR oraz PWT PBU.
Raporty zostaną sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do SOPZ i podpisane przez Koordynatora
projektu.
Każdy z Raportów końcowych będzie zawierać w szczególności:
•
wpis o przeprowadzeniu audytu zgodnie z powszechnie uznanymi międzynarodowymi standardami audytu,
•
szczegółowy opis przeprowadzonych audytów na miejscu (zakres, rodzaj, termin przeprowadzenia, metodologia
prowadzenia audytu),
•
wyniki audytów na miejscu,
13
•
wyszczególnienie i opis
niekwalifikowalnych,
•
wyszczególnienie błędów i uchybień w przeprowadzonych i prowadzonych przez Beneficjentów procedurach
o udzielenie zamówienia publicznego,
•
zalecenia Wykonawcy dla Beneficjentów (partnerów wiodących i/lub partnerów projektu) sformułowane
w wyniku przeprowadzenia audytu,
•
propozycję działań naprawczych,
•
opinię dotyczącą prawidłowości i efektywności realizacji projektów oraz kwalifikowalności wydatków wraz
z wnioskami co do zarządzania projektami / programem,
•
opinię w zakresie prawidłowości weryfikacji wydatków przez biegłych rewidentów,
•
główne ryzyka zidentyfikowane w ramach realizowanych projektów,
•
wnioski z przeprowadzonych audytów i rekomendacje dla Wspólnej Instytucji Zarządzającej w zakresie
wdrażania programu.
stwierdzonych
nieprawidłowości
wraz
ze
wskazaniem
kwoty
wydatków
W terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania Zamawiającemu Raportów, Zamawiający może przedstawić Wykonawcy
uwagi do sporządzonych dokumentów. W przypadku braku uwag przekazane dokumenty uznaje się za wersje końcowe ( o
czym informuje Wykonawcę za pośrednictwem poczty e-mail).
W razie zgłoszenia uwag przez Zamawiającego Wykonawca rozważy ich zasadność i ewentualnie skoryguje Raport(-y).
Zmieniona wersja Raportu powinna być przekazana Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od dnia zgłoszenia uwag
przez Zamawiającego.
W przypadku bezskutecznego upływu terminu 5 dni roboczych lub nadal występujących uwag Zamawiający może ponownie
wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy termin, nie dłuższy niż 5 dni roboczych, na rozważenie zasadności uwag Zamawiającego
i korektę Raportów.
Po wyczerpaniu działań związanych z przekazywaniem Raportów w wersji elektronicznej oraz ewentualnym zgłaszaniem
uwag przez Zamawiającego nastąpi przekazanie przez Wykonawcę wersji końcowej Raportów, w terminie 3 dni roboczych
od dnia upływu ostatecznego terminu na dokonanie korekty Raportów przez Wykonawcę(a w przypadku braku uwag do
Raportu termin liczony jest od dnia poinformowania Wykonawcy przez Zamawiającego o braku zastrzeżeń). Wersja
końcowa Raportów będzie dostarczona w formie papierowej w polskiej i angielskiej wersji językowej. Końcowe wersje
Raportów w wersji edytowalnej i nieedytowalnej zostaną przekazane przez Wykonawcę także na nośniku elektronicznym
(CD, pendrive itp.).
Z chwilą otrzymania Raportów przez Zamawiającego następuje procedura ich odbioru. Zamawiający sporządza, odrębnie dla
każdego z Raportów końcowych, protokół odbioru w terminie 5 dni roboczych po dniu otrzymania dokumentów. Protokół
ten będzie ewentualnie zawierać wyszczególnienie przesłanek stanowiących podstawę do zastosowania kar umownych.
Protokół będzie stanowić podstawę do wystawienia faktury przez Wykonawcę.
Ad e zapewnienie bieżącej współpracy z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia
Wykonawca zapewni bieżące informowanie Zamawiającego o postępach realizacji przedmiotu zamówienia. W tym celu
Zamawiający i Wykonawca wyznaczoną osoby upoważnione do bieżących kontaktów, we wszystkich kwestiach technicznoorganizacyjnych dotyczących szczegółowych problemów w realizacji zamówienia. Wykonawca, w przypadku pisemnego
wezwania przez Zamawiającego, przekaże wszelkie wymagane informacje w terminie 2 dni roboczych od wezwania.
Załączniki
1. Załączniki do SOPZ stanowią integralną jego część.
2. Załącznikami do SOPZ są:
− Załącznik nr 1: Lista sprawdzająca do audytu na miejscu;
− Załącznik nr 1a : Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych w Polsce
− Załącznik nr 2: Sprawozdanie z audytu na miejscu;
− Załącznik nr 3: Informacja o wykryciu nieprawidłowości;
− Załącznik nr 4: Raport końcowy z przeprowadzonych audytów na miejscu;
− Załącznik nr 5 Deklaracje bezstronności i poufności.
14