WORD Zaawansowany

Transkrypt

WORD Zaawansowany

„Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS
Wrocław Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Nr projektu: WND-POKL.08.01.01-02-094/11
WROcomp
WORD
Zaawansowany
MATERIAŁ DYDAKTYCZNY
CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA
Spis treści:
I. PRZETWARZANIE TEKSTU, POZIOM ZAAWANSOWANY ................................................................................. 4
1. PRACA Z DOKUMENTEM .............................................................................................................................. 4
1.1. TWORZENIE NOWEGO DOKUMENTU W OPARCIU O SZABLONY .................................................................................... 4
1.2. ZAPISYWANIE DOKUMENTU JAKO PLIKU INNEGO TYPU: TEKSTOWEGO, RTF, SZABLONU, INNEGO ZALEŻNEGO OD EDYTORA, WE
WCZEŚNIEJSZEJ WERSJI EDYTORA ................................................................................................................................. 6
1.3. PORUSZANIE SIĘ POMIĘDZY OTWARTYMI DOKUMENTAMI .......................................................................................... 7
1.4. USTAWIENIE PODSTAWOWYCH OPCJI/PREFERENCJI DLA APLIKACJI: NAZWA UŻYTKOWNIKA, FOLDER DOMYŚLNY, ZAPISYWANIE
DOKUMENTÓW........................................................................................................................................................ 7
1.5. GRAFICZNY INTERFEJS UŻYTKOWNIKA .................................................................................................................... 9
2. TWORZENIE DOKUMENTU.......................................................................................................................... 10
2.1. ZAMIANA POMIĘDZY TRYBAMI WYŚWIETLANIA WIDOKU DOKUMENTU........................................................................ 10
2.2. WPROWADZANIE TEKSTU DO DOKUMENTU .......................................................................................................... 11
2.3. WPROWADZANIE SYMBOLI I ZNAKÓW SPECJALNYCH, TAKICH JAK NP. © ® ™ ............................................................... 12
2.4. WYŚWIETLANIE, UKRYWANIE ZNAKÓW FORMATOWANIA: SPACJI, OZNACZEŃ AKAPITÓW, ZNAKÓW RĘCZNEGO PODZIAŁU
WYRAZÓW, TABULATORÓW ..................................................................................................................................... 12
2.5. ZAZNACZANIE POJEDYNCZYCH ZNAKÓW, SŁÓW, LINII, AKAPITÓW, CAŁEGO TEKSTU........................................................ 13
2.6. UŻYWANIE PROSTEGO WYSZUKIWANIA PODANEGO SŁOWA, FRAZY ............................................................................ 14
2.7. UŻYWANIE PROSTEGO ZASTĘPOWANIA OKREŚLONEGO SŁOWA, FRAZY ........................................................................ 15
3. FORMATOWANIE DOKUMENTU ................................................................................................................. 15
3.1. WSTAWIANIE INDEKSÓW GÓRNYCH I DOLNYCH ..................................................................................................... 15
3.2. ZMIANA KOLORU CZCIONKI................................................................................................................................ 16
3.3. ZASTOSOWANIE DUŻYCH ZNAKÓW (KAPITALIKI, WERSALIKI) ..................................................................................... 16
3.4. ZASTOSOWANIE AUTOMATYCZNEGO DZIELENIA WYRAZÓW ...................................................................................... 17
3.5. TWORZENIE, ZWIELOKROTNIANIE AKAPITÓW ........................................................................................................ 18
3.6. STOSOWANIE DOBRYCH PRAKTYK W WYRÓWNYWANIU TEKSTU: UŻYCIE WYRÓWNYWANIA, WCIĘĆ, TABULATORÓW ZAMIAST
SPACJI.................................................................................................................................................................. 18
3.7. WCIĘCIA AKAPITU: DO LEWEJ, DO PRAWEJ, WCIĘCIE PIERWSZEGO WIERSZA................................................................. 19
3.8. WSTAWIANIE, USUWANIE I UŻYCIE TABULATORÓW ................................................................................................ 22
3.9. STOSOWANIE DOBRYCH PRAKTYK W ODDZIELANIU PARAGRAFÓW ODSTĘPAMI ............................................................. 23
3.10. USTAWIANIE ODSTĘPU NAD I POD AKAPITEM. WSTAWIANIE POJEDYNCZEGO, 1,5 LINIOWEGO, O PODWÓJNEJ LINII ODSTĘPU
WEWNĄTRZ AKAPITÓW ........................................................................................................................................... 23
3.11. ZASTOSOWANIE ZNAKÓW WYPUNKTOWANIA, NUMEROWANIA DLA PROSTEJ LISTY JEDNYM POZIOMEM ZAGŁĘBIENIA).
ZMIANA POMIĘDZY RÓŻNYMI STANDARDOWYMI ZNAKAMI WYPUNKTOWANIA, NUMEROWANIA W PROSTEJ LIŚCIE ..................... 24
3.12. ZASTOSOWANIE OBRAMOWANIA WOKÓŁ AKAPITU, CIENIOWANIE/KOLORU TŁA DLA AKAPITU ....................................... 26
3.13. ZASTOSOWANIE ISTNIEJĄCEGO STYLU CZCIONKI DO WYBRANEGO TEKSTU .................................................................. 27
3.14. ZASTOSOWANIE ISTNIEJĄCEGO STYLU AKAPITU DO JEDNEGO LUB WIĘKSZEJ LICZBY AKAPITÓW ....................................... 29
4. TABELE ....................................................................................................................................................... 29
4.1. TWORZENIE TABELI GOTOWEJ DO WPROWADZANIA DANYCH .................................................................................... 29
4.2. WSTAWIANIE, EDYCJA DANYCH W TABELI ............................................................................................................. 31
4.3. ZAZNACZANIE WIERSZY, KOLUMN, KOMÓREK, CAŁEJ TABELI ..................................................................................... 31
4.4. WSTAWIANIE, USUWANIE WIERSZY I KOLUMN....................................................................................................... 32
4.5. FORMATOWANIE TABELI ................................................................................................................................... 32
4.6. ZMIANA SZEROKOŚCI KOLUMN I WYSOKOŚCI WIERSZY ............................................................................................. 33
Strona 2 z 54
4.7. ZMIANA SZEROKOŚCI OBRAMOWANIA KOMÓRKI TABELI, STYLU I KOLORU LINII OBRAMOWANIA....................................... 34
4.8. WSTAWIANIE OBIEKTU (OBRAZU, RYSUNEK, GRAFIKA, WYKRES) DO OKREŚLONEGO MIEJSCA W DOKUMENCIE .................... 35
4.9. ZMIANA ROZMIARU, USUNIĘCIE OBIEKTU ............................................................................................................. 35
5. KORESPONDENCJA SERYJNA ...................................................................................................................... 37
5.1 PRZYGOTOWANIE ............................................................................................................................................. 37
5.2. OTWARCIE, PRZYGOTOWANIE DOKUMENTU JAKO GŁÓWNEGO DOKUMENTU KORESPONDENCJI SERYJNEJ .......................... 38
5.2. ZAZNACZENIE LISTY ADRESOWEJ (ŹRÓDŁA DANYCH) KORESPONDENCJI SERYJNEJ, RÓWNIEŻ INNEGO TYPU NIŻ DOKUMENT
TEKSTOWY ............................................................................................................................................................ 40
5.3. WSTAWIENIE DANYCH W GŁÓWNYM DOKUMENCIE KORESPONDENCJI SERYJNEJ (LIST, ETYKIETY ADRESOWE) ...................... 42
5.4. ŁĄCZENIE LISTY ADRESOWEJ Z LISTEM, ETYKIETĄ ADRESOWĄ JAKO NOWY PLIK LUB WYDRUK ........................................... 44
6. PRZYGOTOWANIE WYDRUKÓW ................................................................................................................. 46
6.1. DODAWANIE, EDYTOWANIE TEKSTU Z UŻYCIEM STOPEK I NAGŁÓWKÓW...................................................................... 46
6.2. DODAWANIE PÓL TEKSTOWYCH W NAGŁÓWKACH, STOPKACH: DATY, NUMERU STRONY, NAZWY PLIKU ............................. 47
6.3. DRUKOWANIE DOKUMENTU NA ZAINSTALOWANEJ DRUKARCE PRZY UŻYCIU OPCJI WYDRUKU: DRUKUJ CAŁY DOKUMENT,
NIEKTÓRE STRONY, LICZBA KOPII................................................................................................................................ 48
7.
MAKROPOLECENIA ................................................................................................................................ 49
7.1
7.2.
7.3.
7.4.
8.
ZAREJESTROWANIE PROSTEGO MAKROPOLECENIA ........................................................................................... 50
URUCHOMIENIE MAKROPOLECENIA .............................................................................................................. 50
USUWANIE MAKRA ................................................................................................................................... 51
PRZYPISANIE MAKROPOLECENIA JAKO PROCEDURY OBSŁUGI WYBRANEGO KLAWISZA NA PASKU NARZĘDZI ................... 51
SEKCJE.................................................................................................................................................... 53
Strona 3 z 54
I. Przetwarzanie tekstu, poziom zaawansowany
Informacje przekazane w tym module zostały opracowane pod kontem edytora tekstu WORD w wersji
2007 wchodzącego w składa pakietu Microsoft Office 2007. Większość informacji będzie przydatna
również podczas korzystania z innych edytorów tekstu. Jednak wszystkie prezentacje oraz rysunki
będą dotyczyły tej konkretnej wersji WORDA.
1. Praca z dokumentem
1.1. Tworzenie nowego dokumentu w oparciu o szablony
Rozpoczęcie pracy z edytorem wiąże się z utworzeniem nowego dokumentu. Dokument ten może
otworzyć się automatycznie, będzie to wtedy czysta kartka lub możemy sami wybrać dla niego
szablon. Szablon to szkielet dokumentu wpływający na jego strukturę, tzn. zamiast czystej kartki
możemy otrzymać tabelę do wypełnienia. Do dyspozycji w WORDzie mamy kilkanaście różnego
rodzaju szablonów dokumentów oraz możliwość utworzenia własnego szablonu. Standardowe
tworzenie nowego dokumentu odbywa się na kilka sposobów:
1. Uruchomienie edytora, uruchamia automatycznie nowy dokument.
2. Jeżeli pracujemy z dowolnym dokumentem używamy skrótu klawiszowego: CTRL+N,
spowoduje to otwarcie nowego okna z nowym dokumentem.
3. Możemy skorzystać z przycisku pakietu Office → Nowy
RYSUNEK 1 TWORZENIE NOWEGO DOKUMENTU
Strona 4 z 54
RYSUNEK 2 WYBÓR SZABLONU DLA NOWEGO DOKUMENTU
Teraz możemy wybrać pusty dokument lub skorzystać z szeregu szablonów, których lista
znajduje się z lewej strony okna. Szablony podzielone są na kategorie, które zawierają kilka
konkretnych propozycji.
RYSUNEK 3 WYBÓR KONKRETNEGO SZABLONU DLA NOWEGO DOKUMENTU
Strona 5 z 54
Po wybraniu odpowiedniego szablonu wybieramy przycisk Pobierz
Możemy to zobaczyć dokładnie na poniższej prezentacji:
1.2. Zapisywanie dokumentu jako pliku innego typu: tekstowego, RTF, szablonu,
innego zależnego od edytora, we wcześniejszej wersji edytora
Zapisując dokument pod wybraną nazwą możemy jeszcze dodatkowo zdecydować o rodzaju tego
dokumentu (o rozszerzeniu zapisanego na dysku pliku). WORD umożliwia nam zapisywanie naszej
pracy w różnej postaci.
W tym celu w trakcie zapisywania dokumentu poniżej pola Nazwa pliku, wybieramy z listy Zapisz
jako typ interesującą nas opcję – odpowiedni typ pliku:
RYSUNEK 4 OKNO ZAPISYWANIA – TYPY PLIKÓW
Mamy do wyboru cała listę różnego rodzaju typów. Domyślnie (automatycznie) edytor proponuje nam
typ: Dokument programu Word, oznacza to plik w formacie WORDa odpowiedni do
wykorzystywanej wersji edytora, czyli w naszym przypadku będzie to WORD 2007 (.docx).
Poniżej omówione zostaną te najważniejsze i najczęściej stosowane typy plików:
Strona 6 z 54




RTF (Rich text format) – jest to tekst sformatowany, przy pomocy tego formatu możemy
przenosić dokumenty pomiędzy systemami.
HTML – strona internetowa, dorabia znaczniki.
Szablon – możemy wykorzystać do tworzenia nowych dokumentów na podstawie tego
właśnie szablonu.
Word 97-2003… – dokument zgodny z odpowiednią wersją edytora
1.3. Poruszanie się pomiędzy otwartymi dokumentami
Wiemy już, że wykorzystując komputer możemy pracować z wieloma aplikacjami (programami) na
raz. Podobnie jest w przypadku edytora, możemy edytować kilka dokumentów jednocześnie. W takim
przypadku zachodzi konieczność poruszania się pomiędzy tymi dokumentami, możemy to zrobić na
dwa sposoby:


przy wykorzystaniu myszki oraz paska zadań, po prostu klikamy na wybranym dokumencie
wykorzystując znany już skrót ALT+TAB (w celu przypomnienia zasady działania tego skrótu
zajrzyj do modułu 2)
Praca z kilkoma dokumentami jest bardzo wygodna i często w praktyce będziesz z niej korzystać.
WORD traktuje każdy otwarty dokument indywidualnie, tzn. zamknięcie okna programu przy użyciu
czerwonego krzyżyka, nie powoduje zamknięcie wszystkich otwartych okien WORDA.
1.4. Ustawienie podstawowych opcji/preferencji dla
użytkownika, folder domyślny, zapisywanie dokumentów
aplikacji:
nazwa
W tym podrozdziale nauczymy się ustawiać podstawowe opcje edytora, które pomogą nam zwiększyć
komfort pracy oraz dopasować program do konkretnych potrzeb. Zmian tych dokonujemy korzystając
z przycisku pakietu Office w dolnej części → Opcje programu Word oraz odpowiedniej opcji z listy
z lewej strony okna.
Podczas pierwszego uruchomienia WORDa na komputerze wyświetla nam się okienko, gdzie
podajemy inicjały dla nazwy użytkownika tworzącego dokumenty w systemie. Każdy utworzony
dokument posiada w swoich właściwościach nazwę użytkownika, który go stworzył. Nazwę tą można
zmieniać, w tym celu należy korzystając z opcji Popularne, gdzie możemy w części
Personalizowanie kopii pakietu Microsoft Office podać w polu Nazwa użytkownika, nazwę
użytkownika oraz w polu Inicjały jego inicjały. Zmiany zatwierdzamy klikając na przycisk OK.
Strona 7 z 54
RYSUNEK 5 ZMIANA NAZWY UŻYTKOWNIKA W EDYTORZE WORD
Kolejnym parametrem do ustawienia jest folder, w którym domyślnie WORD zapisuje tworzone
dokumenty. Standardowe ustawienie to Moje dokumenty, jednak w razie potrzeby możemy to
zmienić korzystając tym razem z zakładki Lokalizacja plików. Możemy tutaj zadecydować o
ścieżkach dostępu do różnych elementów oraz przede wszystkim do miejsca zapisywania
dokumentów. Odpowiada za to opcja Zapisywanie. Zmiany wprowadzamy przy pomocy przycisku
Przeglądaj, wskazując odpowiednią lokalizację dokumentów. Możemy również ustawić czas
zapisywania autoodzyskiwania, po którym dokument będzie automatycznie zapisywany
(aktualizowany) w celu możliwości odtworzenia go w przypadku awarii. Dodatkowo możemy
zdecydować jaki będzie domyślny typ zapisywanych dokumentów – jest to bardzo przydatna funkcja.
Należy pamiętać o zapisaniu wprowadzonych zmian poprzez kliknięcie przycisku OK.
Strona 8 z 54
RYSUNEK 6 OKNO ZMIANY LOKALIZACJI DOMYŚLNIE ZAPISYWANYCH DOKUMENTÓW
1.5. Graficzny interfejs użytkownika
Microsoft Office posiada bardzo przejrzysty graficzny interfejs użytkownika.
RYSUNEK 7 WIDOK PASKA NARZĘDZI SZYBKI DOSTĘP I WSTĄŻKI
Pasek narzędzi Szybki dostęp umożliwiają wygodną pracę z edytorem. Umieszczone na nich zostały
ikony odpowiadające za określone funkcje edytora. Możemy samodzielnie dostosować pasek do
własnych potrzeb, poprzez dodawanie potrzebnych ikon (dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp –
więcej poleceń)
Wstążka jest zaprojektowana w sposób umożliwiający szybkie znajdowanie poleceń potrzebnych do
wykonania zadania. Polecenia są zorganizowane w grupy logiczne i zgromadzone razem na kartach.
Strona 9 z 54
Strona 10 z 54
Każda karta jest związana z danym typem działania (na przykład pisaniem lub określaniem układu
strony). Aby zwiększyć czytelność, niektóre karty są pokazywane tylko wtedy, gdy są potrzebne. Na
przykład karta Narzędzia obrazów jest pokazywana tylko wtedy, gdy jest zaznaczony obraz. Mamy
możliwość minimalizowania wstążki rozwijając przycisk dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp lub
pod prawym przyciskiem myszy- w obu przypadkach wybieramy Minimalizuj Wstążkę. W
analogiczny sposób postępujemy, chcąc przywrócić pełny widok wstążki.
2. Tworzenie dokumentu
2.1. Zamiana pomiędzy trybami wyświetlania widoku dokumentu
Podczas pracy z dokumentem mamy możliwość korzystania z kliku trybów widoku dokumentu.
Każdy z nich ma swoje zastosowania i w wybranych przypadkach jest najwygodniejszy w użyciu.
Należy jednak pamiętać, że korzystanie z wybranego widoku w żaden sposób nie wypływa na wydruk
dokumentu. Jest to jedynie sposób prezentacji jego zawartości podczas pracy.
Zmiany trybów widoku dokonujemy w zakładce Widok lub korzystając z małych ikon umieszczonych
w lewym dolnym rogu okna:
RYSUNEK 8 ZMIANA WIDOKU DOKUMENTU
Standardowo pracujemy w Układzie wydruku, dzięki czemu widzimy paski z linijkami zarówno
pionowymi jaki i poziomymi. Pomagają nam one zorientować się, w którym miejscu kartki się
znajdujemy. Jest to widok zalecany do pracy z dokumentem, umożliwia obserwację zależności
rozmieszczenia poszczególnych elementów na stronie pomiędzy sobą – takich jak: tekst, grafika,
tabele. Dodatkowo umożliwia wygodnie edytowanie nagłówków i stopek, ustawianie marginesów,
pracy z rysunkami oraz kolumnami. W bloku pokazywanie / ukrywanie możemy manipulować
widokiem linijki, siatki dokumentu, planu dokumentu i miniatur.
Poza Układem wydruku, mamy jeszcze dostępne: Odczyt pełnoekranowy, Układ sieci Web,
Konspektu oraz Wersji roboczej, które wykorzystywane są do innych celów.
Układ wydruku to taki uproszczony widok wydruku. Pokazywane jest w nim formatowanie tekstu,
widzimy tutaj granice strony, nagłówki oraz stopki, rysunki, obiekty graficzne.
Widok Układ sieci Web wykorzystywany jest podczas tworzenia strony internetowej. Podczas pracy
w tym widoku tekst dostosowuje się okna poprzez odpowiednie zawijanie, natomiast rysunki oraz
grafiki są rozmieszczone tak w jak w przeglądarce internetowej.
Konspekt pokazuje strukturę dokumentu i możemy ją edytować poprzez kopiowanie, przeciąganie
tekstu. W widoku tym nie widzimy tła, nagłówków i stopek oraz granic strony.
Wersja robocza stosowana jest w celu wyświetlenia na ekranie możliwe dużej ilości tekstu z
podziałem na strony.Edytor w tym trybie usuwa wszystko to co rozprasza uwagę i zajmuje miejsce.
Strona 11 z 54
Opisane powyżej widoki możesz zobaczyć w kolejnej prezentacji:
2.2. Wprowadzanie tekstu do dokumentu
Jak już wiesz, ze wstępu do tego rozdziału, prawidłowe wprowadzanie tekstu do dokumentu jest
sprawą bardzo ważną. Samego wprowadzania tekstu dokonujemy przy pomocy klawiatury, której
obsługę znasz już bardzo dobrze. Należy jednak pamiętać, że niektóre klawisze pełnią specjalne
funkcje i tak:

Pisanie wielkich liter – korzystamy z klawisza CAPS LOCK lub przytrzymujemy wciśnięty
klawisz SHIFT. Różnica w wykorzystaniu tych dwóch metod jest zasadnicza, z pierwszej
(CAPS LOCK) korzystamy, gdy chcemy pisać wielkimi literami ciągle, tzn. od momentu
wciśnięcia tego klawisza do jego ponownego użycia będziemy pisali wielkimi literami.
Natomiast użycie klawisza SHIFT plus wybrana litera powoduje wpisanie jednej konkretnej
wielkiej litery.
 Polskie znaki uzyskujemy korzystając z kombinacji klawiszy: prawy (bardzo ważne, że
prawy, lewy ma zupełnie inne zadanie) ALT + litera, np. ALT+z → ż, wyjątkiem tutaj jest
literka ź, która uzyskujemy poprzez ALT+x.
 Znaki specjalne umieszczone w górnej części klawiszy wpisujemy przy pomocy klawisza
SHIFT i tak, np. żeby uzyskać ? należy użyć klawisza ze znakiem zapytania w połączeniu z
klawiszem SHIFT, żeby uzyskać znak @ należy użyć klawisza SHIFT w połączeniu z 2, itd.
Inną bardzo ważną sprawą, nie związaną bezpośrednio z samą obsługą klawiatury, jest stosowanie
prawidłowych zasad wprowadzania tekstu. Stosując te zasady będziemy tworzyli dokumenty łatwe do
późniejszej edycji oraz formatowania o zwartej strukturze spełniającej wymagania edycyjne. Podczas
wprowadzania tekstu należy pamiętać o kilku sprawach:







pomiędzy kolejnymi wyrazami używamy jednokrotnej spacji (odstępu)
nigdy nie wolno użyć spacji podwójnie lub wielokrotnie – nie służy ona do rozmieszczania
tekstu na stornie lub tworzenia odstępów pomiędzy literami słowa
jeżeli za wyrazem używamy znaków interpunkcyjnych takich jak: , . : : ! ? zawsze znak taki
doklejamy do wyrazu go poprzedzającego, a dopiero później wstawiamy spację, np. podczas
wymieniania kolorów: czerwony, zielony – nigdy czerwony ,zielony lub czerwony , zielony
jeżeli piszemy blok tekstu nie mieszczący się w jednej linii, nie kończymy go ENTERem,
edytor sam, gdy zabraknie miejsca, przeniesie nas do nowego wiersza
jeżeli chcesz rozpocząć pisanie na nowej stronie użyj znaku podziału strony (CTRL+ENTER
lub z menu Wstaw → Podział i odpowiednio wybrany rodzaj podziału, np. strona)
używaj twardej spacji → ALT+CTRL+SPACJA (w celu trwałego połączenia dwóch
wyrazów, wykorzystywane w celu pozbywania się pojedynczych znaków z końca linii) oraz
miękkiego entera → SHIFT+ENTER (podobne zastosowanie oraz dodatkowo do
zapewnienia ciągłości formatowania w akapicie)
resztę zasad i pojęć związanych z wprowadzaniem tekstu takich jak np. akapit, tabulator,
interlinia poznasz w kolejnych rozdziałach
Strona 12 z 54
2.3. Wprowadzanie symboli i znaków specjalnych, takich jak np. © ® ™
Nierozłączną częścią wprowadzania tekstu do dokumentu jest wykorzystywanie znaków specjalnych
oraz symboli. Ilość klawiszy klawiatury oraz ich kombinacji (łączenie kilku klawiszy na raz) jest
ograniczona i nie jesteśmy w stanie przy jej pomocy wpisać wszystkiego. Z pomocą przychodzi nam
zakładka Wstawianie - Symbole, gdzie zostały zgrupowane wszelkiego rodzaju znaki specjalne, które
możemy używać w tworzonych przez nas dokumentach. Użycie tego narzędzia jest bardzo proste, w
tym celu na wstążce wybieramy pozycję Symbole potem Więcej symboli. Pojawi nam się okno
wstawiania symboli:
RYSUNEK 9 OKNO WSTAWIANIA SYMBOLI
Wybranie symbolu lub znaku specjalnego (po przełączeniu na zakładkę Znaki specjalne) następuje
poprzez kliknięcie go lewym przyciskiem myszki i wybranie przycisku Wstaw. Oczywiście wybrany
symbol pojawi się w naszym dokumencie w miejscu gdzie przed włączeniem tego okna zostawiliśmy
kursor. Symboli, które możemy wstawić jest sporo, dlatego w celu poprawy nawigacji pomiędzy nimi
wprowadzono listy rozwijalne, które segregują je ze względu na wybrane kategorie. Dodatkowo
mamy również listę niedawno używanych symboli.
2.4. Wyświetlanie, ukrywanie znaków formatowania: spacji, oznaczeń akapitów,
znaków ręcznego podziału wyrazów, tabulatorów
Pierwszym narzędziem, które poznamy jest funkcja Pokaż wszystko, służy ona do wyświetlenia
formatu dokumentu, z pokazaniem jego wszystkich części składowych takich jak, użyte spacje, entery,
Strona 13 z 54
utworzone akapity, tabulatory, wprowadzone podziały stron, twarde spacje oraz twarde entery. Tak jak
wskazuje nazwa tej funkcji, po jej włączeniu nic się w dokumencie nie ukryje.
Funkcję tą znajdziemy na Wstążce w Narzędziach głównych – ikona która należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki to
. Po włączeniu tej funkcji na pierwszy rzut oka wygląd dokumentu stanie
się mniej przejrzysty i na ekranie pojawią się dodatkowe symbole pogarszające czytelność całości. Te
symbole to właśnie odpowiednie znaczniki mówiące nam o tym, jakie znaki zostały użyte podczas
pisania dokumentu. Poniżej wyjaśnimy sobie, co poszczególne symbole oznaczają:






∙ znak spacji
¶ nowy akapit
º twarda spacja (spacja nierozdzielająca)
miękki enter
podział strony
tabulator
2.5. Zaznaczanie pojedynczych znaków, słów, linii, akapitów, całego tekstu
Kolejną bardzo ważną sprawą podczas pracy z tekstem jest możliwość zaznaczania (podświetlania)
wybranych fragmentów tego tekstu w celu jego dalszej edycji. Standardowo podczas pracy z tekstem
wszystko odbywa się w tym miejscu, gdzie znajduje się kursor. Czasami jednak zachodzi potrzeba
zmiany tekstu już napisanego, np. powielenia go lub zmiany jego wyglądu, czyli sformatowania go (o
tym jednak dowiesz się więcej w kolejnym rozdziale). Nie będzie tutaj najlepszym sposobem
napisanie tego tekstu od nowa. Są inne metody, szybsze i skuteczniejsze, w takim przypadku wybrany
fragment tekstu należy zaznaczyć (w module 2 wykorzystywaliśmy już ten mechanizm do wybierania
poszczególnych plików i katalogów w celu np. ich skopiowania). Tutaj czynność ta będzie wyglądała
bardzo podobnie, jednak ze względu na specyfikę edytora będziemy mieli dostępnych więcej
możliwości. Zanim je poznamy należy jeszcze powiedzieć, że w edytorze możemy mieć w danej
chwili dostępny kursor lub zaznaczony obszar. Niesie to za sobą pewne konsekwencje i zmusza do
uważnego operowania klawiaturą oraz myszką podczas wykonywania tej czynności, np. możemy
sobie poprzez nieuwagę usunąć całą zawartość dokumentu. W celu uniknięcia takiej sytuacji,
czynność tą należy przećwiczyć, korzystając z zadań umieszonych w rozdziale 2.3 oraz stosować się
do porad umieszonych poniżej.
Podstawowym narzędziem wykorzystywanym przy zaznaczaniu tekstu jest myszka, jak się jednak
okaże można sobie z tym zadaniem poradzić przy pomocy samej klawiatury. Mamy kilka sposobów
na zaznaczanie tekstu:
1. Ustawiamy się przed słowem które chcemy zaznaczyć, następnie przytrzymując wciśnięty
lewy przycisk myszki, przesuwamy ją do momentu, do którego chcemy zaznaczyć tekst.
2. Podwójne kliknięcie na wybranym słowie lewym przyciskiem myszki zaznacza to słowo.
3. Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszki na marginesie na wysokości linijki
zaznacza tą linijkę tekstu.
4. Podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszki na marginesie na wysokości linijki zaznacza
cały akapit zawierający m.in. tą linijkę.
5. Potrójne kliknięcie lewym przyciskiem myszki na marginesie zaznacza cały dokument.
Strona 14 z 54
6. Zaznaczamy wybrany fragment w dowolny znany nam sposób następnie przytrzymując
CTRL zaznaczamy kolejne fragmenty. Przytrzymanie tego klawisza powoduje zaznaczenie
wybranych dowolnych fragmentów w całym tekście.
Możemy również zaznaczać tekst przy użyciu klawiatury, w tym celu ustawiamy kursor w wybranym
miejscu następnie wciskamy klawisz SHIFT i trzymając go wciśnięty klawiszami strzałek
wskazujemy kierunek zaznaczania tekstu. Korzystając z samej klawiatury mamy ograniczone
możliwości w porównaniu do wykorzystania w tym celu myszki. Jednak czasami wygodniej jest
skorzystać właśnie z klawiatury, szczególnie w przypadku zaznaczania fragmentów tabel oraz
pojedynczych słów.
Poniżej spis przydatnych kombinacji klawiszy wykorzystywanych do zaznaczania tekstu:





CTRL+SHIFT+← lub → – zaznacza wyraz na lewo lub prawo od kursora
SHIFT+↑ – zaznacza jeden wiersz w górę od kursora
SHIFT+↓ – zaznacza jeden wiersz w dół od kursora
CTRL+A – zaznacza cały dokument
ALT+lewy przycisk myszki – pozwala na zaznaczenie wybranego obszaru
2.6. Używanie prostego wyszukiwania podanego słowa, frazy
Kolejnym bardzo przydatnym narzędziem podczas edycji dokumentu jest narzędzie służącego do
wyszukiwania wybranego słowa lub frazy. Narzędzie to nazywa się Znajdź. Znajduje się ono na
Wstążce w bloku Edytowanie → Znajdź. Można je również włączyć wykorzystując skrót klawiszowy
CTRL+F (zapamiętaj ten skrót, jest bardzo przydatny). Po włączeniu tego narzędzia zobaczymy
następujące okno:
RYSUNEK 10 OKNO NARZĘDZIA ZNAJDŹ
Teraz wpisując wybrane słowo lub w frazę w dostępne pole i klikając na przycisk Znajdź w edytor
zaznacza wybrany tekst i przenosi nas w to miejsce. Możemy również wyróżnić wybrane elementy w
całym dokumencie poprzez zaznaczenie opcji Wyróżnienie przy odczycie. Wtedy w wybranej części
dokumentu lub w całym dokumencie szukany tekst zostanie zaznaczony. Mamy jeszcze do dyspozycji
Strona 15 z 54
przycisk Więcej, gdzie ukryte zostały dodatkowe opcje związane z wyszukiwaniem pozwalające
sprecyzować w jaki sposób to wyszukiwanie powinno się odbywać.
2.7. Używanie prostego zastępowania określonego słowa, frazy
Wykorzystując poznane w poprzednim podrozdziale narzędzie możemy w prosty sposób zastępować
określone słowa lub frazy nowymi. Początek jest identyczny jak poprzednio, włączamy narzędzie
Znajdź w jeden ze znanych nam już sposobów, np. poprzez skrót klawiszowy CRTL+F i po
pojawieniu się okna Znajdowania i zamienianie klikamy na zakładkę Zamień. Spowoduje to
pojawienie się dodatkowego pola, gdzie możemy wpisać tekst na który chcemy zamienić tekst
wyszukiwany:
RYSUNEK 11 OKNO NARZĘDZIA ZAMIEŃ
Teraz możemy przy pomocy odpowiednich przycisków zamienić wszystkie wystąpienia danego słowa
bądź frazy – przycisk Zamień wszystko lub zamieniać kolejne znalezione – przycisk Zamień.
Dodatkowo mamy do dyspozycji mamy znany nam już przycisk Więcej.
3. Formatowanie dokumentu
3.1. Wstawianie indeksów górnych i dolnych
Pisany przez nas tekst może znajdować się w indeksie górnym lub dolnym. Dostęp do tej opcji
uzyskujemy, podobnie jak w przypadku omawianych już opcji formatowania, korzystając z okna
Czcionka (klikamy Format → Czcionka lub klikamy prawym przyciskiem myszki i z pojawiającego
się menu wybieramy pozycję Czcionka). Następnie przy pomocy myszki zaznaczamy wybrany
kwadracik – indeks górny lub indeks dolny i potwierdzamy nasz wybór klikając na OK.
RYSUNEK 12 WŁĄCZANIE INDEKSU GÓRNEGO ORAZ DOLNEGO
Strona 16 z 54
Dodatkowo możemy skorzystać z odpowiednich ikon skrótu umieszonych na wstążce indeks górny
, indeks dolny
.
3.2. Zmiana koloru czcionki
Kolejnym elementem wchodzącym w pakiet formatowania pisanego tekstu, który możemy zmieniać
jest jego kolor. Podobnie jak w poprzednich przypadkach można to zrobić na dwa sposoby,
wykorzystując ikonę
znajdującą się na wstążce w bloku czcionka lub korzystając z okna
Czcionka – wybierając kolor czcionki lub klikamy prawym przyciskiem myszki i z pojawiającego się
menu wybieramy pozycję Czcionka).
RYSUNEK 13 ZMIANA KOLORU CZCIONKI
Po kliknięciu lewym przyciskiem myszki na trójkącik znajdujący się za literą A, rozwinie nam się
okno dostępnych kolorów. Teraz wystarczy kliknąć na wybranym kolorze i już możemy tworzyć tekst
w wybranej barwie.
W przypadku wykorzystanie okno Czcionka należy kliknąć myszką na Automatyczny:
RYSUNEK 14 ZMIANA KOLORU CZCIONKI – FRAGMENT OKNA CZCIONKA
3.3. Zastosowanie dużych znaków (kapitaliki, wersaliki)
Z wielkością pisanego tekstu, mówiąc dokładniej samej czcionki związane są dwa pojęcia, które na
pierwszy rzut oka mogą wydawać się dość niezrozumiałe, czyli kapitaliki oraz wersaliki. Poniżej
definicja jednego i drugiego pojęcia:
Strona 17 z 54

Kapitaliki – jest to niższa wersja wielkich liter (wersalików). Wysokość tych liter jest równa
wysokości najmniejszych małych liter, np. litery a.
Wyraz napisany zwykłą czcionką: Dom → DOM (wyraz napisany kapitalikami)

Wersaliki – to po prostu wielkie litery (drukowane).
Wyraz napisany zwykłą czcionką: Dom → DOM (wyraz napisany wersalikami)
W celu włączenia kapitalików lub wersalików musimy skorzystać z okna Czcionka dostępnego na
wstążce lub klikamy prawym przyciskiem myszki i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję
Czcionka.
RYSUNEK 15 ZMIANA WIELKOŚCI LITER: KAPITALIKI ORAZ WERSALIKI
Opisany efekt dla czcionki – wersaliki ma głównie zastosowanie do tekstu, który wcześniej został
napisany małymi literami. Jeżeli od razu chcemy tekst drukowany, możemy po prostu wcisnąć klawisz
CAPSLOCK i pisać wielkimi literami. Dzięki wersalikom, bez pisania tekstu od nowa, możemy tekst
pisany małymi literami przerobić na tekst pisany wielkimi literami. Ten sam efekt możemy uzyskać
jeszcze w inny sposób, dzięki funkcji zmiany wielkości liter, w tym celu wybieramy ikonę
Zmień wielkość liter, zobaczymy rozwijaną listę z opcjami zmiany wielkości liter.
RYSUNEK 16 ZMIANA WIELKOŚCI LITER
3.4. Zastosowanie automatycznego dzielenia wyrazów
Edytor WORD daje nam również możliwość zdecydowania czy tekst wpisywany przez nas ma być w
zależności od potrzeb zawijany (domyślne ustawienie – gdy wyraz nie mieści się już w danej linii jest
przenoszony do nowej) czy dzielony. Obecnie bardzo rzadko stosuje się dzielenie wyrazów, jest to
związane z tym, że dostępne możliwości formatowania akapitów (takie jak np. justowanie) działają na
tyle skutecznie, że pisany tekst wygląda bardzo estetycznie. Tym nie mniej, zawsze mamy możliwość
skorzystania z funkcji automatycznego dzielnie wyrazów.
W celu włączenia tej funkcji wybieramy zakładkę Układ strony Blok – Ustawianie strony →
Dzielenie wyrazów( Opcje dzielenia wyrazów)
Strona 18 z 54
RYSUNEK 17 NARZĘDZIE AUTOMATYCZNEGO DZIELENIA WYRAZÓW
Jak widać na powyższym rysunku, automatyczne dzielnie wyrazów włączamy poprzez kliknięcie
odpowiedniego kwadracika. Mamy tutaj również dodatkowe ustawienia, pozwalające sprecyzować
kiedy i w jaki sposób to dzielenie ma występować.
3.5. Tworzenie, zwielokrotnianie akapitów
Podstawową sprawą, która musimy sobie wyjaśnić będzie dokładne zdefiniowanie słowa akapit. Z
potocznego języka akapit, to rodzaj wcięcia w teksie. Okazuje się, że w edytorze pojęcie to
definiowane jest zupełnie inaczej. Pisząc dowolny tekst WORD przenosi wyrazy, które nie mieszczą
się w aktualnie wykorzystywanej linii, do kolejnej. Jeżeli chcemy samodzielnie zdecydować o
przejściu do kolejnego wiersza wciskamy klawisz ENTER. Dla WRODa właśnie tekst zakończony
ENTERem jest akapitem. Mówiąc inaczej, jeżeli chcemy sprawdzić ile w tekście zrobiliśmy akapitów
należy policzyć ENTERy. Do tego celu służy nam narzędzie Pokaż wszystko dostępne jako ikona
na wstążce – zakładka –Narzędzia główne. Po włączeniu tej ikony zobaczymy formatowanie
dokument, w tym właśnie ilość użytych ENTERów, która mówi nam o liczbie akapitów w tekście.
Po użyciu narzędzia Pokaż wszystko, jeżeli zobaczymy znak:


Miękki enter – nie oznacza nowego akapitu
¶ Enter – oznacza nowy akapit
Akapit tekstu, podobnie jak każdy inny dowolnie wybrany jego fragment możemy kopiować,
edytować, zmieniać jego format.
3.6. Stosowanie dobrych praktyk w wyrównywaniu
wyrównywania, wcięć, tabulatorów zamiast spacji
tekstu:
użycie
Pisząc dłuższe teksty bardzo ważne jest przestrzeganie kilku dobrych praktyk, których stosowanie
uchroni nas od popełniania standardowych błędów. Najczęstszym błędem jest nadużywanie klawisza
SPACJI, czyli odstępu (najdłuższy klawisz na klawiaturze). Wiemy już, że użyć tego klawisza
możemy tylko jednokrotnie w celu oddzielenia od siebie dwóch wyrazów. Bardzo często jest on
nadużywany do tworzenia wcięć w tekście, wyrównywania tekstu lub rozmieszczania wyrazów w
wierszu. Do wszystkich tych czynności zostały zaprojektowane specjalne narzędzia, których należy
używać. Zostaną one szczegółowo opisane w kolejnych podrozdziałach:

Wyrównywanie
Strona 19 z 54
 Wcięcia
 Tabulatory
Które znajdziemy w zakładce Narzędzia główne w bloku Akapit
3.7. Wcięcia akapitu: do lewej, do prawej, wcięcie pierwszego wiersza
Wiemy już, że w celu zmiany wyglądu akapitu należy korzystać z narzędzi specjalnie do tego celu
przeznaczonych, czyli z opcji → Akapit. Po wybraniu tej pozycji zobaczymy okno Akapit, gdzie
możemy zmienić kilka ustawień. Omówiliśmy już cześć Ogólne służąco do wyrównywania tekstu,
teraz przejdziemy do części Wcięcia
RYSUNEK 18 OKNO AKAPIT
Możemy tutaj ustawić kilka parametrów:

Wcięcie pierwszego wiersza lub jego wysunięcie – ustawiamy ten parametr przy pomocy
listy Specjalne. Możemy wybrać opcję Pierwszy wiersz i ustawić odległość w oknie Co –
Strona 20 z 54
dzięki czemu ustawimy wcięcie pierwszego wiersza na wybraną wartość. Możemy również
wybrać opcję Wysunięcie i ustawić odległość w oknie Co – dzięki czemu wysuniemy
pierwszy wiersz o wybraną wartość.
 Wcięcie z lewej strony – ustawiamy ten parametr wpisując lub wybierając odpowiednią
wartość w oknie z prawej strony wpisu Od lewej
 Wcięcie z prawej strony – ustawiamy ten parametr wpisując lub wybierając odpowiednią
wartość w oknie z prawej strony wpisu Od prawej
Wszystkie wymienione powyżej ustawienia mają swoje odpowiedniki w znacznikach umieszczonych
na górnej linijce określającej szerokość strony oraz wartość ustawionych marginesów. Po
umieszczeniu kursora w dowolnym miejscu wybranego akapitu ustawienia znaczników na tej linijce
odpowiadają ustawieniom wcięć w tym konkretnym akapicie. Można to zobaczyć na kolejnym
rysunku:
RYSUNEK 19 OPIS ZNACZNIKÓW OKREŚLAJĄCYCH USTAWIENIA WCIĘĆ DLA AKAPITU




1 – oznacza wcięcie pierwszego wiersza
2 – oznacza wysunięcie
3 – oznacza wcięcie z lewej
4 – oznacza wcięcie z prawej
Całość opisanych powyżej ustawień na przykładzie konkretnego tekstu można zobaczyć na kolejnym
rysunku:
Wcięcie pierwszego wiersza
Wcięcie z
prawej
Wcięcie z
lewej
Wysunięcie
RYSUNEK 20 PRZYKŁAD WCIĘĆ W TEKŚCIE
Strona 21 z 54
Strona 22 z 54
3.8. Wstawianie, usuwanie i użycie tabulatorów
Tabulator to miejsce do którego przenosi się kursor po wciśnięciu klawisza TAB. Możemy przy jego
pomocy sformatować tekst i stworzyć np. coś na wzór tabeli, tzn. kilka kolumn tekstu wyrównanego
zgodnie z ustawieniami tabulatora. Mamy klika rodzajów tabulatorów, które możemy wstawić do
tworzonego dokumentu. Rodzaj tabulatora zmieniamy klikając myszką z lewej strony linijki na ikonie
tabulatora
. Dostępne tabulatory to:
 └ – tabulator lewy
 ┴ – tabulator środkowy
 ┘ – tabulator prawy
 ┴▪ – tabulator dziesiętny
 │– tabulator paskowy
Ikona o której mowa, w swoich dwóch ostatnich ustawieniach posiada możliwość zmiany wcięcia oraz
wysunięcia akapitu. W zależności od ustawienia trybu tej ikony, użycie klawisza TAB spowoduje
wstawienie jednego z wymienionych tabulatorów, ustawienie wcięcia lub wysunięcia dla wybranego
akapitu. Zakresem działania wybranego tabulatora jest właśnie dany akapit, czyli każdy kolejny może
mieć zupełnie inaczej ustawione tabulatory.
Wstawienie tabulatora w danym akapicie, po wybraniu tego akapitu poprzez wstawienie kursora w
jego zakres, polega na kliknięciu lewym przyciskiem myszki na wybranym miejscu linijki. W tym
momencie zobaczymy znaczek odpowiadający wstawianemu tabulatorowi.
Mamy jeszcze możliwość precyzyjnego ustawienia oraz zarządzania tabulatorami. W tym celu
wybieramy z menu pozycję Format → Tabulatory:
RYSUNEK 21 OKNO TABULATORY – SZCZEGÓŁOWE USTAWIENIA
Strona 23 z 54
Mamy jeszcze możliwość wybrania wypełnienia pomiędzy dwoma tabulatorami – poprzez wybranie
znaków wiodących.
Zostało nam jeszcze poznanie sposobu na usunięcie tabulatora po jego wstawieniu, jak się okazuje
można to zrobić dwiema metodami:
1. Przy pomocy myszki – przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszki na wybranym
znaczniku tabulatora (w obrębie górnej linijki) przeciągamy go dół linijki. Tym samym
wybrany tabulator znika.
2. Przy pomocy okna Tabulatory – klikamy na wybranym tabulatorze w górnej części tego okna
i wybieramy przycisk Wyczyść lub Wyczyść wszystko – w celu usunięcia wszystkich użytych
tabulatorów w danym akapicie.
3.9. Stosowanie dobrych praktyk w oddzielaniu paragrafów odstępami
Bardzo często podczas pisania większej ilości tekstu dzielimy go na akapity oraz paragrafy (bloki
tekstu oddzielone od siebie). Zazwyczaj to oddzielanie akapitów od siebie wykonujemy przy pomocy
klawisza ENTER. Wiemy już z poprzednich podrozdziałów, że nie jest to właściwa metoda. Musimy
pamiętać, że każde użycie ENTERA powoduje powstanie nowego akapitu – a nie to było naszym
celem.
Stosowanie dobrych praktyk w oddzielaniu akapitów (paragrafów) wymaga od nas ustawienia
odpowiednich odstępów w ustawieniach okna Akapit. Odstępy te podajemy w punktach lub
wierszach. Nie należy do tego celu używać ENTERA.
3.10. Ustawianie odstępu nad i pod akapitem. Wstawianie pojedynczego, 1,5
liniowego, o podwójnej linii odstępu wewnątrz akapitów
Z poprzedniego podrozdziału wiemy już, że do ustawiania odstępów pomiędzy akapitami należy
wykorzystywać odpowiednie ustawienia w oknie Akapit. W dolnej części okna (rysunek 24) Odstępy
mamy dwa możliwe ustawienia Przed i Po:

Przed – ustawiamy ten parametr wpisując lub wybierając odpowiednią wartość w oknie z
prawej strony wpisu Przed
 Po – ustawiamy ten parametr wpisując lub wybierając odpowiednią wartość w oknie z prawej
strony wpisu Po
Wpisywane wartości do tych okien podajemy w punktach (domyślne ustawienie) lub wierszach.
Kolejną sprawą jest możliwość ustawienia odpowiednich odstępów wewnątrz akapitów, czyli tzw.
interlinii. Możemy to zrobić na dwa sposoby:
1. Wykorzystując opisywaną przed momentem część Odstępy okna Akapit, mamy listę
rozwijalną Interlinia oraz okienko Co. Jeżeli chcemy ustawić standardowe wielkości możemy
skorzystać z zaproponowanych wartości. W miejscu Co możemy natomiast wpisać dowolną
wybraną przez nas wartość.
2. Wykorzystując odpowiednią ikonę z paska narzędzi Interlinia w bloku Akapit
Strona 24 z 54
Klikając na Więcej zostaniemy przekierowani do okna opisywanego w punkcie 1.
3.11. Zastosowanie znaków wypunktowania, numerowania dla prostej listy
jednym poziomem zagłębienia). Zmiana pomiędzy różnymi standardowymi
znakami wypunktowania, numerowania w prostej liście
Znaki wypunktowania (punktory) to sposób na wyróżnienie fragmentu tekstu na tle jego całości.
Stosujemy takie wyróżnienie najczęściej w momencie wymienieniami dostępnych możliwości.
Wyróżniony wiersz rozpoczyna się wybranym znakiem, są to na ogół kropki, kwadraty, trójkąty, może
to być jednak również dowolnie przez nas wybrany element:



o

kropka
kwadrat
strzałka
kółko
ptaszek
inny znak…
Znaki wypunktowania włączamy w poprzez ustawiamy kursora w wybranym miejscu i kliknięcie
lewym przyciskiem myszki na odpowiednią ikonę ze Wstążki – blok Akapit
Drugą możliwością włączenia znaku wypunktowania jest kliknięcie w wybranym miejscu prawym
przyciskiem myszki i wybranie z dostępnego menu pozycji Punktory i numeracja. Różnica pomiędzy
tymi dwoma metodami jest taka, że w pierwszym przypadku zobaczymy od razu domyślny punktor –
np. kropkę, a w drugim okno Punktory i numeracja, gdzie będziemy mogli wybrać poprzez
wskazanie myszką wygląd punktora, który zostanie wstawiony. Oczywiście raz wstawiony punktor
możemy zmieniać na inny. Robimy to właśnie poprzez kliknięcie na nim prawym przyciskiem myszki
i wybranie opcji Punktory i numeracja lub podwójnie lewym przyciskiem myszki. Efektem takiego
działania będzie pojawienia się następującego okna:
Strona 25 z 54
RYSUNEK 22 OKNO PUNKTORY I NUMERACJA
Jeżeli spośród dostępnych znaków nie możemy wybrać nic pasującego do sytuacji, mamy możliwość
wybrania dowolnego znaku oraz określenia jego parametrów jako punktora. Robimy to poprzez
kliknięcie przycisku Definiuj nowy punktor.
Rozwiązaniem zastępczym dla znaków wypunktowania jest stosowanie numerowania w prostej liście.
W takim przypadku zamiast znaków na początku linii będą znajdowały się cyfry w wybranym
formacie (ewentualnie litery):
1. jeden
1) jeden
a. jeden
Drugą możliwością włączenia numerowania jest kliknięcie w wybranym miejscu prawym przyciskiem
myszki i wybranie z dostępnego menu pozycji Punktory i numeracja oraz przejście na drugą zakładkę
– Numerowanie. Różnica pomiędzy tymi dwoma metodami jest taka, że w pierwszym przypadku
zobaczymy od razu domyślny numer – np. cyfrę arabską, a w drugim okno Punktory i numeracja,
gdzie będziemy mogli wybrać poprzez wskazanie myszką rodzaj numeru, który zostanie wstawiony.
Oczywiście raz wstawiony numer możemy zmieniać na inny. Robimy to właśnie poprzez kliknięcie na
nim prawym przyciskiem myszki i wybranie opcji Punktory i numeracja lub podwójnie lewym
przyciskiem myszki.
Podobnie jak w przypadku znaków wypunktowania kliknięcie na przycisku Definiuj nowy format
numeracji da nam możliwość ustawienia zaawansowanych parametrów dla numerowania.
Strona 26 z 54
3.12. Zastosowanie obramowania wokół akapitu, cieniowanie/koloru tła dla
akapitu
Obramowanie i cieniowanie to jeden z efektów dodatkowych, które możemy zastosować dla
pojedynczych wyrazów, fragmentów tekstu lub akapitów. Obramowanie i cieniowanie wyróżnienia
tekst lub jego fragment, dzięki czemu wybrany fragment jest wyraźniejszy, mocniej przyciąga wzrok
odbiorcy. Możliwości kolorystycznych i graficznych stosowanych dla obramowania jest dużo,
natomiast sama czynność jest prosta do wykonania.
W celu utworzenia ramki wokół wybranego tekstu musimy ten tekst zaznaczyć lub jeżeli obramować
chcemy cały akapit – umieścić kursor wewnątrz tego akapitu. Następnie klikamy myszką na ikonę
, a dokładniej na ten mały trójkąt za ikoną:
Teraz wystarczy wybrać rodzaj krawędzi i wybrana ramka pojawi się wokół zaznaczonego tekstu lub
akapitu. Jest to sposób uproszczony – nie mamy tutaj możliwości zmiany grubości oraz koloru linii. W
celu usunięcia ramki – z widocznego powyżej menu wybieramy pozycję brak krawędzi, czyli pusty
kwadrat i ramka znika.
W celu zacieniowania wybranego fragmentu tekstu lub akapitu oraz wprowadzenia ramki
niestandardowej, tzn. o wybranym przez nas kolorze oraz grubości krawędzi musimy użyć specjalnego
narzędzia z menu → Obramowanie i cieniowanie…. Otworzy się okno Obramowanie i cieniowanie
składające się z trzech zakładek:

obramowanie – tutaj możemy ustawić ramkę, wybrać jej kolor, grubość krawędzi oraz rodzaj
krawędzi, które mają być widoczne
Strona 27 z 54


obramowanie strony – podobnie jak powyżej, jednak wszystkie ustawienia dotyczą całej
strony. Możemy zastosować obramowanie dla całej strony w postaci ramki o dowolnym
kolorze lub wybranej grafice
cieniowanie – na tej zakładce wybieramy rodzaj oraz kolor tła w ramce. Możemy również
ustawić stopień przezroczystości dla wybranego koloru
Wszystkie wprowadzane opisywanym oknie ustawienia potwierdzamy klikając na przycisk OK.
Usunięcie wybranego cieniowania oraz ramki jest wykonywane w tym samym oknie, gdzie te
parametry ustawialiśmy, w tym celu należy:


dla ramki – kliknąć na zakładce obramowanie w części Ustawienia – brak
dla tła – kliknąć na zakładce cieniowanie – brak wypełnienia
RYSUNEK 23 OKNO OBRAMOWANIE I CIENIOWANIE – ZAKŁADKA OBRAMOWANIE
3.13. Zastosowanie istniejącego stylu czcionki do wybranego tekstu
Wiemy już, że style pomagają w utrzymaniu jednolitego wyglądu w całym dokumencie oraz
dodatkowo ułatwiają poruszanie się po nim – poprzez możliwość zastosowania automatycznego spisu
treści, wykorzystującego opisywane style.
Strona 28 z 54
Rozróżniamy style znakowe oraz style akapitowe, szczególnie te drugie są istotne podczas tworzenia
nowych dokumentów. Informację o tym jaki styl dla danego fragmentu tekstu został zastosowany
otrzymamy sprawdzając w bloku stylu ( zakładka Narzędzia główne) podświetlona zostanie ikona z
nazwą stylu w raz z dodatkowym symbolem mówiącym o rodzaju stylu: ¶ - styl akapitu, a – styl
znaku:
RYSUNEK 24 OKNO ZMIANY STYLU
Zwykły tekst, który piszemy bez stosowania dodatkowych ustawień odpowiada stylowi Normalny.
Jeżeli chcemy przywrócić wybranemu akapitowi lub fragmentowi tekstu domyślne ustawienia –
klikamy na listę ze stylami i wybieramy Wyczyść formatowanie.
Najczęściej wykorzystywanymi stylami są style nagłówkowe:
 Nagłówek 1
 Nagłówek 2
 Nagłówek 3
Mają one zastosowania do ustalenia poziomów tytułów rozdziałów oraz podrozdziałów w tekście.
Dzięki nim możemy łatwo korzystając z odpowiedniego narzędzia wstawić do dokumentu
automatyczny spis treści, który będzie zawierał dokładnie te informacje, które zostały napisany przy
użyciu omówionych styli nagłówkowych.
Korzystając z pozycji Nowy styl możemy zbudować swój styl będący modyfikacją jakiegoś już
istniejącego. Wszystko to robimy w oknie, które po wybraniu tej pozycji otwiera się.
W celu zastosowania dla wybranego tekstu określonego stylu należy ten tekst zaznaczyć, następnie
wybrać z listy określony styl – np. Nagłówek 1.
Strona 29 z 54
RYSUNEK 25 OKNO ZMIANY I MODYFIKACJI STYLU
3.14. Zastosowanie istniejącego stylu akapitu do jednego lub większej liczby
akapitów
Wybrany przez nas styl możemy wielokrotnie stosować w obrębie jednego dokumentu dla różnych
akapitów. Sama metoda ustawienia wybranego stylu dla akapitu nie różni się niczym od stosowania
styli dla wybranego tekstu.
W celu zastosowania wybranego stylu dla akapitu należy ustawić kursor w obrębie tego akapitu i
wybrać z listy określony styl, np. Nagłówek 2. Jeżeli jednocześnie chcemy ustawić styl dla kilku
akapitów, musimy zaznaczyć te akapity i następnie z listy styli wybrać ten, którego chcemy użyć.
4. Tabele
4.1. Tworzenie tabeli gotowej do wprowadzania danych
Tabelę można wstawić na dwa sposoby: uproszczony oraz zaawansowany. Każda tabela od razu po
utworzeniu jest gotowa do wprowadzania do niej danych. Przed wykorzystaniem jednej z dostępnych
metod należy ustawić kursor w miejscu, gdzie chcemy stworzyć tabelę:
1. Sposób uproszony – można skorzystać z ikony
Tabela umieszczonej w zakładce
Wstawianie. Po wciśnięciu tej ikony zobaczymy ramkę zawierającą komórki. Przy pomocy
myszki zaznaczamy wybraną ilość komórek i zwalniamy lewy przycisk. W tym momencie w
dokumencie pojawia się pusta tabela:
Strona 30 z 54
RYSUNEK 26 WSTAWIANIE TABELI METODĄ UPROSZCZONĄ
2. Sposób zaawansowany – korzystamy z odpowiedniego narzędzia umieszonego poniżej ramki
tabelki Wstawianie tabeli.Pojawi się okno
Tutaj wpisujemy lub wybieramy za
pomocą strzałek liczbę wierzy i
kolumn naszej tabeli…
Ustawia układ tabeli –
domyślnie rozciąga
komórki od lewego do
prawego marginesu
Pozwala zapamiętać ostatnio
wybrany rozmiar tabeli
RYSUNEK 27 WSTAWIANIE TABELI METODĄ ZAAWANSOWANĄ
Wszelkie ustawienia potwierdzamy poprzez kliknięcie OK.
Strona 31 z 54
4.2. Wstawianie, edycja danych w tabeli
Wprowadzanie danych w postaci tekstu lub innych obiektów (np. rysunków) do tabeli odbywa się
identycznie, jak wprowadzanie każdego innego tekstu do dokumentu. W celu wpisania danych do
komórek tabeli, klikamy wewnątrz wybranej komórki lewym przyciskiem myszki, aby przenieść tam
kursor i po prostu wpisujemy dane przy pomocy klawiatury. Można oczywiście wypełniać komórki
lub całe wiersze i kolumny wklejając do środka wybrany tekst. Przejście do następnej komórki przy
pomocy myszki odbywa się poprzez kliknięcie na tej nowej, wybranej komórce – co powoduje
przeniesienie kursowa w to miejsce. Alternatywnym sposobem przemieszczania się pomiędzy
komórkami jest wykorzystywanie klawiszy strzałek do przesuwania kursora lub wykorzystanie
klawisza TAB:



TAB – przejdź do kolejnej komórki
SHIFT+TAB – wróć, przejdź do poprzedniej komórki
CTRL+TAB – spowoduje wstawienie tabulatora, czyli zachowanie przypisane klawiszowi
TAB poza tabelą
Musimy tutaj jeszcze powiedzieć, że użycie klawisza ENTER wewnątrz tabeli dla wybranej komórki
nie spowoduje przejścia do następnego wiersza tabeli, tylko utworzy kolejny akapit wewnątrz
komórki, w której ustawiony jest aktualnie kursor. W celu przejścia do wiersza poniżej musimy użyć
klawisza strzałki ↓.
W celu usuwania wpisów (tekstu, grafiki, cyfr) wstawiamy kursor w wybrane miejsce, następnie
korzystamy z standardowych klawiszy kasujących, czyli DELETE lub BACKSPACE. Inna
możliwość to zaznaczenie wybranego fragmentu komórek i wciśniecie klawisza DELETE.
4.3. Zaznaczanie wierszy, kolumn, komórek, całej tabeli
Do zaznaczania wybranych fragmentów tabeli wykorzystujemy znane nam już metody. Można te
zaznaczenia wykonać na kilka sposobów korzystając z myszki lub z klawiatury. W przypadku
wykorzystania myszki:
1. Przytrzymując lewy przycisk myszki zaznaczamy wybrany obszar tabeli i zwalniamy ten
przycisk. Można tak zaznaczyć od jednej komórki do całej tabeli.
2. Umieszczają wskaźnik myszki w odpowiednim miejscu można wykorzystać dodatkowe
funkcje zaznaczania:
 zaznaczenie całej kolumny – ustawiamy wskaźnik myszki na górnej krawędzi


kolumny i po zmianie jego wyglądu na
klikamy lewym przyciskiem
zaznaczenie wybranej komórki – ustawiamy wskaźnik myszki w górnym lewym rogu
komórki i po zmianie jego wyglądu na
klikamy lewym przyciskiem
zaznaczenie całej tabeli – ustawiamy wskaźnik myszki lewym górnym rogu tabeli i
po wyświetlenie w tym miejscu małego kwadratu klikamy na niego lewym
przyciskiem
Strona 32 z 54
W przypadku wykorzystanie klawiatury będzie to kombinacja klawiszy strzałek w połączeniu z
klawiszem SHIFT. Wykorzystywanie klawiatury do podświetlania wybranych komórek tabeli jest
bardzo wygodne, co można zobaczyć na kolejnej prezentacji:
4.4. Wstawianie, usuwanie wierszy i kolumn
Po utworzeniu tabeli możemy ją dowolnie modyfikować, nie tylko jej zawartość, ale również
strukturę. Robimy to poprzez dodawanie (wstawianie) oraz usuwanie wierszy i kolumn. Zarówno
jedną jak i drugą czynność możemy wykonać na klika sposobów. Do stworzonej tabeli można w
prosty sposób dodawać wiersze oraz kolumny Po wstawieniu tabeli uruchomione zostaje Narzędzie
tabel, posiadające dwie dodatkowe zakładki – Projektowanie i Układ
1. Jednym ze sposobów jest wykorzystanie zakładki Układ i wybór odpowiedniej ikony i w
zależności od czynności, która chcemy wykonać – wstawienie kolumny na lewo lub prawo,
wstawienia wiersza powyżej lub poniżej
RYSUNEK 28 WSTAWIANIE WIERSZA LUB KOLUMNY KORZYSTAJĄC Z NARZĘDZI TABEL
2. Można również po zaznaczeniu danego wiersza lub kolumny tabeli skorzystać z menu
podręcznego, klikając na zaznaczonym fragmencie prawym przyciskiem myszki i wybierając
odpowiednią pozycję z menu. W zależności od tego czy zaznaczymy kolumnę czy wiersz, w
podręcznym menu będziemy mieli możliwość wstawienia wiersza lub kolumny.
Kolumny lub wiersze usuwamy w identyczny sposób jak je dodajemy, z tą tylko różnicą, że w celu
usunięcia kolumny lub wiersza po wybraniu właściwej części tabeli (zaznaczanie lub ustawienie
kursora) wybieramy z zakładki Układ Usuń → rozwijana lista z możliwością usunięcia komórki,
kolumny, wiesz lub tabelę. Druga metoda polega na skorzystaniu z podręcznego menu, po kliknięciu
na zaznaczonym fragmencie tabeli prawym przyciskiem myszki wybieramy opcję Usuń.
Dodatkowo możemy komórki w tabeli scalać lub dzielić. W celu scalenia komórek należy wybrane
komórki zaznaczyć, następnie przejść do zakładki Układ (Narzędzia Tabel) blok Scalanie Scal
komórki… lub kliknąć prawym przyciskiem myszki w obrębie zaznaczonych komórek i wybrać
z podręcznego menu opcję Scal komórki.
W celu podzielenia wybranej komórki należy ją zaznaczyć, następnie kliknąć prawym przyciskiem na
tym zaznaczeniu i wybrać z menu podręcznego opcję Podziel komórki. Ten sam efekt uzyskamy
klikając po zaznaczeniu komórki do podziału na pozycję w bloku Scalanie → Podziel komórki. W
wyniku tych działań zobaczymy okno, gdzie podajemy końcową liczbę wierszy i kolumn, następnie
zatwierdzamy nasz wybór klikając na OK.
4.5. Formatowanie tabeli
W poprzednim podrozdziale zajmowaliśmy się tworzeniem tabel, wypełnianiem ich danymi oraz
modyfikowaniem gotowych tabel. Teraz zajmiemy się formatowaniem tabel, czyli ingerencją w ich
Strona 33 z 54
wygląd końcowy oraz zmianą dostępnych właściwości. Poznamy kilka narzędzi ułatwiającą zmianę
wyglądu tabeli, nauczymy się również zmieniać szerokość kolumn i wierszy.
4.6. Zmiana szerokości kolumn i wysokości wierszy
W celu zmiany szerokości wybranych kolumn oraz wierszy musimy skorzystać z właściwości tabeli.
W tym celu w dowolnym miejscu tabeli klikamy prawym przyciskiem myszki i z menu podręcznego
wybieramy pozycję Właściwości tabeli. Teraz w zależności od tego czy chcemy zmieniać szerokość
kolumn (zakładka Kolumna) czy wysokość wierszy (zakładka Wiersz) przechodzimy na odpowiednią
zakładkę w oknie, które nam się otworzyło. Mamy tam dostępne cztery zakładki:




Tabela – można ustawić preferowaną szerokość tabeli, ustawienie tabeli względem
marginesów oraz tabeli względem tekstu
Wiersz – można precyzyjnie wskazać wysokość wiersza.
Kolumna – można określić szerokość kolumny
Komórka – można określić szerokość komórki oraz pionowe wyrównanie zawartości
komórki.
RYSUNEK 29 OKNO WŁAŚCIWOŚCI TABELI
Strona 34 z 54
4.7. Zmiana szerokości obramowania komórki tabeli, stylu i koloru linii
obramowania
Poza możliwością zmiany szerokości kolumn oraz wysokości wierszy mamy możliwość wyboru
grubości, stylu oraz koloru obramowania tabeli. Można tego dokonać kilkoma metodami, od
wykorzystanie gotowych szablonów do indywidualnej zmiany każdej dostępnych w tabeli krawędzi.
Wykorzystamy w tym celu Narzędzia tabel – zakładka Projektowanie :
1. Korzystamy z bloku Style tabel, w tym celu z rozwijanego menu wybieramy interesujący nas
format tabeli klikając myszą
2. Obok listy stylów tabeli mamy dwie ikony Obramowania oraz Cieniowania, wykorzystując
dostępne opcje przerabiamy wygląda tabeli – wykorzystując zakładkę Obramowanie. Drugi
sposób włączenia tego narzędzie to kliknięcie prawym przyciskiem wewnątrz tabeli i wybór z
pojawiającego się menu pozycji Obramowanie i cieniowanie
3. Możemy również skorzystać z bloku Rysowanie obramowań w zakładce Projektowanie.
Wybierając ten wariant otwieramy okno, które pozwoli odpowiednio zmienić obramowania
tabel i wypełnić kolorem i deseniem.
RYSUNEK 30 OBRAMOWANIE I CIENIOWANIE
Z pomocą tego okna możemy zmieniać wygląd krawędzi oraz koloru tła. Dodatkowo możemy
usuwać krawędzie. Nie jest to konieczne, ponieważ każda zmiana wyglądu krawędzi nadpisuje
stary wygląd.
Strona 35 z 54
4.8. Wstawianie obiektu (obrazu, rysunek, grafika, wykres) do określonego
miejsca w dokumencie
W celu wstawienia do tekstu obiektu będącego obrazem, rysunkiem, grafiką ustawiamy kursor w
miejscu, gdzie chcemy wstawić nowy obiekt. Następnie wykorzystujemy pozycję z zakładki
Wstawianie → blok Ilustracje → wybrany rodzaj…

Clipart – jest to obiekt graficzny, coś w rodzaju zdjęcia, przygotowany specjalnie na potrzeby
edytora tekstu WORD. Zajmuje mniej miejsca od zdjęcia i jest na ogół uboższy od niego
graficznie (składa się z mniejszej ilości odcieni). Po wybraniu ikony Obiekt Clipart
zobaczmy po prawej stronie ekranu okno wstawiania clipartów, gdzie przy pomocy dostępnej
wyszukiwarki oraz opcji dostosowujących brany pod uwagę zbiór clipartów oraz rodzaj
wyników, możemy wybrać interesujący nas obrazek. W tym celu należy wpisać nazwę
interesującej nas kategorii obrazów, np. dom i wcisnąć przycisk Przejdź lub klawisz ENTER.
Spowoduje to przeszukanie dostępnych obrazów i w przypadku znalezienia pasujących do
zapytania wyświetlenie ich miniatur w postaci listy. W celu wstawienia takiego obrazka do
dokumentu wystarczy na nim raz kliknąć lewym przyciskiem myszki i obrazek pojawi się w
miejscu pozostawione kursora.

Obraz – jest to opcja pozwalająca wstawić do dokumentu dowolny obraz z pliku, który
posiadamy na dysku twardym naszego komputera. W tym celu wybieramy Obraz → Z
pliku… następnie wskazujemy plik i klikamy na OK.

Kształty – opcja to pozawala na wstawienie gotowych obiektów graficznych dostępnych z
paska autokształtów, są to różnego rodzaju strzałki, elementy schematów blokowych, linie,
itd.

WordArt – to opcja w bliku Tekst, pozwalająca wstawić teksty w postaci graficznej. Użycie
tej opcji uruchamia kreatora napisów, gdzie po wyborze formatu napisu i wpisaniu tekstu
otrzymujemy gotowy graficzny napis.

Wykres – to opcja pozwalająca wstawić wykres będący obiektem EXCELA. Wykres taki
posiada swoją tabelę danych oraz możliwość dostosowywania jego wyglądu do naszych
potrzeb – zgodnie z zasadami tworzenia wykresów w EXCELU.

SmartArt – (Schematy organizacyjny) – to opcja pozwalająca zbudować schemat
organizacyjny przy pomocy specjalnie do tego celu przygotowanego kreatora.
4.9. Zmiana rozmiaru, usunięcie obiektu
Wykorzystywane obiekty po wstawieniu do dokumentu posiadają określony rozmiar, kolor oraz
sposób rozmieszczenia względem otaczającego je tekstu. Wszystkie te parametry możemy zmieniać
przy pomocy właściwych dla obiektu narzędzi. Narzędzie to pojawia się samo po zaznaczeniu
wybranego obrazu
Strona 36 z 54
RYSUNEK 31 PASEK NARZĘDZI OBRAZ
Pozwala na zmianę kolorystyki obrazka, nasycenia braw, jasności, wykadrowanie obiektu, obrócenie,
obramowanie, zmianę jego położenie względem tekstu. Wszystkie te czynności z naciskiem na
najistotniejsze można zobaczyć w kolejnej prezentacji:
Zmianę rozmiaru obiektu możemy wykonać na kilka sposobów, przyjmujemy, że edytowany obiekt
został zaznaczony:
1. Umieszczamy kursor nad uchwytem przeciągania i przytrzymując lewy przycisk myszki
ustawiamy wybrany rozmiar. Po ustawieniu oczekiwanego rozmiaru, zwalniamy przycisk.
Jest to tzw. zmiana na oko, nie możemy precyzyjnie ustawić wymiarów.
2. Po jednokrotnym kliknięciu prawym przyciskiem i wybraniu pozycji Formatuj obraz…,
zobaczymy okno Formatowanie obrazu
RYSUNEK 32 OKNO FORMATUJ OBRAZ
Dostępnych jest sześć zakładek:

Kolor i linie – pozwala zmienić kolor wypełnienia lub ramki.
Strona 37 z 54

Rozmiar – ustalamy rozmiary obrazka, szerokość oraz wysokość, dodatkowo
możemy skorzystać z współczynników proporcji.
 Układ – określa położenie obrazka względem tekstu:
 Równo z tekstem – obrazek umieszczany jest za kursorem. Obrazek będzie
formatowany razem z akapitem
 Ramka – pozwala umieścić obrazek w dowolnym miejscu strony. Tekst
otacza obrazek, a my przytrzymując lewy przycisk na obrazku możemy go
dowolnie przesuwać.
 Przyległy – działa podobnie jak ramka.
 Za tekstem – umieszcza obrazek w tle strony.
 Przed tekstem – obrazek przykrywa tekst.
 Obraz – można kompresować obraz oraz ustawiać jego kolor, jasność i kontrast.
 Tekst alternatywny – wykorzystywane tylko, gdy obrazek umieszczamy w
Internecie, np. na stornie (wyświetla tekst alternatywny)
Do zmiany rozmiaru służy zakładka Rozmiar. Możemy tutaj precyzyjnie określić
w centymetrach wysokość oraz szerokość obrazka. Należy jednak pamiętać, że domyślnie jest
włączona opcja Zablokuj współczynnik proporcji, która dba o zachowanie oryginalnych
proporcji podczas zmiany rozmiaru obiektu. Wyłączając tą opcję możemy ustawić dowolny
rozmiar. Oczywiście wszystkie zmiany potwierdzamy klikając na OK.
Usunięcie wstawionego obiektu jest bardzo proste, w tym celu wystarczy zaznaczyć obiekt do
usunięcia i wcisnąć klawisz DELETE lub BACKSPACE.
5. Korespondencja seryjna
5.1 Przygotowanie
Korespondencja seryjna to bardzo przydatne i jak się zaraz okaże proste w użyciu narzędzie do
tworzenia serii listów, etykiet adresowych, kopert oraz pism adresowanych do dużej liczby odbiorców.
Podstawowym wymogiem łączenia danych jest wybranie głównego dokumentu i źródła danych.
Dzięki łączeniu danych nie trzeba pisać nowego dokumentu dla każdego odbiorcy. Całość działań
odbywa się przy pomocy kreatora i składa się z sześciu kroków.
Strona 38 z 54
Źródło danych
Korespondencj
a seryjna
Główny dokument
Jan Kowalski
Ul. Willowa 25/3
000-400 Karczew
RYSUNEK 33 OGÓLNY SCHEMAT TWORZENIA KORESPONDENCJI SERYJNEJ
5.2. Otwarcie, przygotowanie
korespondencji seryjnej
dokumentu
jako
głównego
dokumentu
Jak już wiemy ze wstępu, podstawowym wymogiem łączenia danych jest wybranie głównego
dokumentu i źródła danych:


Źródło danych – jest to plik zawierający informacje wstawiane do dokumentu docelowego
(coś na wzór bazy danych, np. książki adresowej)
Główny dokument – może zawierać tekst oraz grafikę, które pozostają niezmienne dla każdej
wersji dokumentu docelowego
Przygotowanie dokumentu jako głównego dokumentu korespondencji seryjnej sprowadza się do
wybrania tekstu, do którego będziemy wprowadzać pola korespondencji, np. napisanie treści listu,
która będzie taka sama dla wszystkich odbiorców – zmieniał będzie się tylko adres odbiorcy lub inne
wybrane przez na pola.
Cały proces tworzenia korespondencji seryjnej najwygodniej rozpocząć właśnie z dokumentu
głównego. Po otwarcie tego dokumentu wybieramy z zakładki Korespondencja → Listy i dokumenty
Strona 39 z 54
wysyłkowe → Rozpocznij korespondencję seryjną… Szczegółowo opisany zostanie Kreator
korespondencji seryjnej.
RYSUNEK 34 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 1 – RODZAJ DOKUMENTU
Krok 2 to wybór dokumentu podstawowego korespondencji, w dole okna kreatora mamy możliwość
powrotu do kroku poprzedniego.
Strona 40 z 54
RYSUNEK 35 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 2 – DOKUMENT GŁÓWNY
5.2. Zaznaczenie listy adresowej (źródła danych) korespondencji seryjnej,
również innego typu niż dokument tekstowy
Kolejnym elementem tworzenia korespondencji seryjnej jest wybór źródła danych (czyli swego
rodzaju bazy danych), z której będą pobierane dane wykorzystywane w końcowym dokumencie.
Źródłem danych może być dowolny plik określonego typu:




Plik WORDA zawierający tabelę o określonej strukturze, tzn. w pierwszym wierszu znajdują
się nagłówki kolumn, w kolejnych rekordy – czyli kompletne dane dla pojedynczego wpisu
Plik EXCELA zawierający tabelę z danymi
Baza danych programu ACCESS
Kontakty z programu Outlook
Wracając do naszego kreatora korespondencji, znajdujemy się w kroku trzecim, gdzie wskażemy
źródło danych. W tym celu możemy skorzystać z istniejącej (wcześniej utworzonej) listy adresowej
będącej plikiem jednego z wymienionych powyżej typów. Zaznaczamy w oknie pozycję Użyj
istniejącej listy, a następnie Przeglądaj w celu wskazania pliku z listą adresową. Jeżeli plik spełnia
wymagania odnośnie źródła danych zobaczymy wszystkie rekordy, które zawiera w postaci okna:
Adresaci korespondencji seryjnej. Przy pomocy tego okna będziemy mogli zdecydować, które
pozycje z dostępnych wykorzystać w naszej korespondencji, a które pominąć. Dodatkowo będzie
Strona 41 z 54
możliwość edytowania dostępnych danych, sprawdzenia ich poprawności. Jeżeli wszystko jest w
porządku, potwierdzamy nasz wybór przy pomocy przycisku OK.
RYSUNEK 36 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 3 – ŹRÓDŁO DANYCH
Po kliknięciu na Przeglądaj i wskazaniu pliku ze źródłem danych, zobaczymy okno Adresaci
korespondencji seryjnej opisane powyżej:
Strona 42 z 54
RYSUNEK 37 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 3 – ŹRÓDŁO DANYCH (WYBRANI ADRESACI)
Gdybyśmy po zatwierdzeniu adresatów chcieli dokonać jeszcze jakiś modyfikacji, musimy skorzystać
z dostępnej od tej chwili opcji Edytuj listę adresatów… Jeżeli wszystko jest w porządku przy pomocy
przycisku Następny przechodzimy do kolejnego kroku.
5.3. Wstawienie danych w głównym dokumencie korespondencji seryjnej (list,
etykiety adresowe)
Kolejnym, czwartym krokiem tworzenia korespondencji seryjnej jest wstawienie pól danych do
dokumentu głównego. Do tej pory dokument zawierał tylko treść stałą dla wszystkich odbiorców,
natomiast w tym momencie wzbogacimy go o pola zmiennie – pobierane ze wskazanego w
poprzednim korku źródła danych. Pola te zależą od źródła, które wskazaliśmy i dostępnych tam
kolumn (słów kluczowych):
Strona 43 z 54
RYSUNEK 38 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 4 – POLA DANYCH
W tym celu klikamy na pozycję Więcej elementów…, dzięki czemu zobaczymy okno Wstawianie
pola korespondencji seryjnej:
Strona 44 z 54
RYSUNEK 39 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 4 – WSTAWIANIE PÓL DANYCH
Przy pomocy tego okna wybieramy pola, które chcemy wstawić do dokument głównego. Przy pomocy
lewego klawisza myszki wybieramy pole które chcemy wstawić i klikamy na przycisk Wstaw. Pole to
pojawi się w dokumencie głównym, w miejscu gdzie stał kursor. Jeżeli chcemy wstawić więcej pól od
razu ponawiamy procedurę, jednak w takim przypadku pola te w dokumencie głównym będą zlepione
z sobą. Oczywiście później przy pomocy ENTERA i SPACJI możemy je pooddzielać od siebie.
Ewentualnie po wstawieniu pierwszego pola klikamy na przycisk Zamknij, co spowoduje zamknięcie
okna. Następnie przenosimy kursor w wybrane miejsce dokumentu i ponownie włączamy okno
wstawiania klikając na Więcej elementów. Zarówno jedna jak i druga metoda jest równie skuteczna,
z której skorzystamy zależy od nas.
5.4. Łączenie listy adresowej z listem, etykietą adresową jako nowy plik lub
wydruk
Przechodzimy do kroku piątego kreatora korespondencji seryjnej, czyli połączenia dokumentu
głównego z konkretnymi danymi ze źródła danych, wykorzystując wybrane w poprzednim kroku pola
danych:
Strona 45 z 54
RYSUNEK 40 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 5 – PRZEJRZYJ LISTY
Można powiedzieć, że jest to taki krok podsumowujący, gdzie możemy zobaczyć już w dokumencie
docelowym, czy wszystkie dane źródłowe których chcieliśmy użyć zostały uwzględnione.
Wykorzystując przyciski przewijania, możemy zobaczyć te dane w miejscu wstawionych pól.
Dodatkowo jest możliwość wykluczenia jakieś pozycji ze scalania, która będzie już ostatnim –
szóstym krokiem procesu. Oprócz tego, poprzez pozycję Edytuj listę adresatów… możemy
wprowadzić ostatnie poprawki w wybranych do scalania danych źródłowych. Jeżeli wszystko się
zgadza przechodzimy do kroku szóstego – Ukończ scalanie:
Strona 46 z 54
RYSUNEK 41 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 6 – KOŃCZENIE SCALANIA
W tym momencie mamy dwie możliwości zakończenia całego procesu tworzenia korespondencji
seryjnej:
1. Drukuj – spowoduje wyświetlenie okna pozwalającego określić zakres wydruku, czy
wszystkie pozycje, czy wybrane. Następnie będziemy mogli wybrać drukarkę, której chcemy
użyć do drukowania całego dokumentu. Wszystko potwierdzamy klikając na OK – co
spowoduje powstanie wydruku.
2. Edytuj poszczególne listy… – spowoduje wyświetlenie okna pozwalającego określić zakres
stworzonego dokumentu, czy wszystkie pozycje, czy wybrane. Następnie otworzy nam się
nowy dokument WORDa zawierający wybrane przez nas rekordy. Dokument taki możemy
zapisać na dysku pod wybraną nazwą i w razie potrzeby wydrukować.
Tym sposobem zakończyliśmy tworzenie dokumentacji seryjnej.
6. Przygotowanie wydruków
6.1. Dodawanie, edytowanie tekstu z użyciem stopek i nagłówków
Kolejnym elementem, który poznamy jest nagłówek i stopka. Jest to specjalna część strony
umieszczona u góry (nagłówek) oraz u dołu (stopka) dokumentu. W celu włączenia nagłówka i stopki
należy wybrać odpowiednią pozycję w zakładce Wstawianie → Nagłówek i stopka…
Z rozwijanej listy możemy wybrać gotowe szablony nagłówków, edytować go i właściwie, według
potrzeby uzupełnić. Analogicznie postępujemy dodając stopkę.
Strona 47 z 54
Nagłówek oraz stopka charakteryzują się tym, że tekst oraz obiekty tam wstawione będą powtarzane
w identycznej postaci na wszystkich stronach (chyba, że korzystając z zaawansowanych ustawień
częściowo to zmienimy – patrz rozdział 6.1.1 zakładka Układ). Wprowadzenie tekstu do nagłówka i
stopki sprowadza się do wstawienia w odpowiednim miejscu kursora i wpisania tekstu z klawiatury
lub wykorzystania funkcji kopiuj – wklej. Oczywiście wpisywany tekst możemy dowolnie
formatować wykorzystując poznane narzędzia.
6.2. Dodawanie pól tekstowych w nagłówkach, stopkach: daty, numeru strony,
nazwy pliku
W poprzednim podrozdziale dowiedzieliśmy jak włączyć nagłówek i stopkę oraz jak wpisać do nich
tekst. Okazuje się, że pola te idealnie nadają się do umieszczenia na nich loga, numeru strony, daty,
nazwy pliku, itd. Tak jak już wspomnieliśmy możemy wykorzystać zwykły tekst – będzie on po
prostu w niezmienionej postaci powtarzany na kolejnych stronach. Edycja nagłówka i stopki pozwala
na uruchomienie dodatkowego narzędzia Narzędzia nagłówka i stopki. Charakteryzuje się on tym, że
w zależności od sytuacja może zmieniać swoją treść – np. numeracja stron, aktualna data, godzina,
obrazka, wielkości itd.
RYSUNEK 42 NARZĘDZIA NAGŁÓWKA I STOPKI
Wyboru formatu dokonujemy poprzez listę rozwijalną u góry okna. Nasz wybór zatwierdzamy
klikając na przycisk OK.
Strona 48 z 54
6.3. Drukowanie dokumentu na zainstalowanej drukarce przy użyciu opcji
wydruku: drukuj cały dokument, niektóre strony, liczba kopii
Ostatnią czynnością, która wykonujemy podczas pracy z dokumentem jest wydrukowanie go na
dostępnej w systemie drukarce. W poprzednich podrozdziałach dowiedzieliśmy się jakie elementy
należy sprawdzić, przed przystąpieniem do drukowanie. W tym momencie zapoznamy się z
ustawieniami związanymi z końcowym wydrukiem.
W celu wydrukowania dokumentu możemy wykorzystać dwie możliwości:
1. Klikamy na ikonę
drukuj dostępną na pasku narzędzi Szybki dostęp, co spowoduje
natychmiastowy wydruk całości dokumentu z wykorzystaniem domyślnej drukarki oraz
domyślnych ustawień wydruku (co to oznacza, wiemy z modułu 2). Z opcji tej korzystamy
tylko w przypadku, gdy zależy nam na szybkim wydruku, dostępnym w jednej kopii, bez
zmiany jakichkolwiek ustawień.
2. Mamy również drugą możliwość, wybieramy z paska menu pozycję Plik → Drukuj…
(ewentualnie wykorzystujemy skrót klawiszowy CTRL+P), co spowoduje pojawienie się okna
Drukowanie, gdzie możemy dokonać szeregu ustawień, przed przystąpieniem do drukowania.
Po ustawieniu wszystkich parametrów klikamy OK:
 Z listy rozwijalnej Nazwa wybieramy drukarkę przy pomocy której chcemy drukować
– na liście zobaczymy wszystkie dostępne dla danego komputera drukarki, stąd lista ta
będzie wyglądała inaczej na każdym z komputerów.
 Dla aktualnie wybranej drukarki mamy przycisk Właściwości, który pozwala na
zmianę ustawień sprzętowych drukarki – ustawienia te zależą od konkretnego modelu
dlatego nie będziemy się nimi szczegółowo zajmować (można tam ustawić m.in.
rodzaj papieru, rodzaj wydruku: kolor czy czarno-biały, jakość wydruku, itd.)
 Zakres stron – w tej części okna decydujemy, czy chcemy drukować całość
dokumentu, czy bieżącą stronę (to strona na której zostawiliśmy kursor), czy wybrany
zakres stron, np. 1-4 (oznacza wydruk strony 1,2,3,4) lub 1,4 (oznacza wydruk strony
1 i 4). Wynika z tego, że przy pomocy myślnika podajemy zakres stron, natomiast
wykorzystując przecinek podajemy pojedyncze strony. Oczywiście można te metody
łączyć, np. 1-4, 5-9, 2, 12.
 Kopie – możemy wybrać ile kopii chcemy wydrukować, w tym celu wpisujemy
żądaną wartość lub ustawiamy przy pomocy strzałek. Dodatkowo przy pomocy
kwadratu Sortuj, decydujemy w jakiej kolejności będą ułożone kopie – obrazują to
rysunki kartek:

Powiększenie – na jednej kartce papieru możemy wydrukować klika stron, określając
dokładnie ich liczbę przy pomocy listy wyboru Stron na arkusz – pozwala to
Strona 49 z 54
określonych przypadkach oszczędzać papier. Jeżeli natomiast drukujemy na
nietypowej wielkości papieru w stosunku do przygotowanego dokumentu, możemy
skorzystać ze skalowania dzięki liście wyboru Skaluj do rozmiaru papieru. Działa to
podobnie jak powiększanie i pomniejszanie w kserokopiarce – rozwijamy listę i
wybieramy żądany format
RYSUNEK 43 OKNO DRUKOWANIE – DOSTĘPNE OPCJE
Ostatnią możliwością jest wykonanie wydruku do pliku. W tym celu należy zaznaczyć kwadrat
Drukuj do pliku znajdujący się pod przyciskiem Znajdź drukarkę. Jeżeli to zrobimy zamiast na kartkę
nasz wydruk zostanie przekserowany do pliku, którego nazwę i lokalizację musimy wybrać sami.
7. Makropolecenia
Makropolecenie potocznie nazywane makrem jest to zbiór poleceń i instrukcji zgrupowanych w jedno
polecenie w celu przyspieszenia i zautomatyzowania zadań.
W grupie Makra znajduje sie tylko jeden przycisk Makra.
Strona 50 z 54
7.1 Zarejestrowanie prostego makropolecenia
Kliknięcie przycisku Makra powoduje otworzenie okna dialogowego Makra podobny efekt
uzyskujemy klikając na strzałkę pod przyciskiem Makra i wybierając opcje Wyświetl makra.
Okno dialogowe Makra umożliwia nam wykonywanie operacji na makrach np. uruchomienie makra,
lub jego usuniecie.
Rejestrowanie makr. Aby utworzyć makro nie trzeba być programista. Wystarczy przejść do
karty Widok i w grupie Makra kliknąć strzałkę pod przyciskiem makra i z listy rozwijanej wybrać
opcje Zarejestruj makro.
Od tej chwili MS Word 2007 zacznie zapamiętywać wykonywane przez nas czynności, kiedy juz
skończymy klikamy przycisk Wstrzymaj rejestrowanie.
7.2.
Uruchomienie makropolecenia
Strona 51 z 54
Jeśli chcemy uruchomić makro przechodzimy do karty widok następnie w grupie Makra klikamy
przycisk Makra i w oknie dialogowym Makra wybieramy interesujące nas makro z listy znajdującej
sie w lewej części okna i klikamy przycisk Uruchom.
7.3.
Usuwanie makra
W celu usunięcia makra należy przejść do karty widok i w grupie makra kliknąć przycisk Makra
spowoduje to otwarcie okna dialogowego Makra, w tym oknie wybieramy makro, które chcemy
usunąć i klikamy przycisk Usuń.
7.4.
Przypisanie makropolecenia jako procedury obsługi wybranego
klawisza na pasku narzędzi
W celu dodania makra do Paska narzędzi Szybki dostęp klikamy Przycisk pakietu Office następnie
klikamy przycisk Opcje programu Word
Teraz w panelu bocznym wybieramy opcje Dostosowanie, następnie z listy rozwijanej Wybierz
polecenia z wybieramy pozycje Makra, ograniczy to polecenia wyświetlane w polu po lewej stronie do
makr. Teraz wybieramy interesujące as makro i klikamy je dwukrotnie, aby dodac je do paska
narzędzi Szybki dostęp, aby zmienić ikonę, która będzie reprezentowała makro na pasku narzędzi
klikamy przycisk Modyfikuj i wybieramy odpowiednia ikonę, następnie zatwierdzamy wszystko
klikając OK.
Strona 52 z 54
Strona 53 z 54
8. Sekcje
Dokument możemy podzielić na sekcje. Omówimy to na przykładzie dokumentu, w którym
każda kolejna jego strona ma inną orientację. Pierwszą rzeczą jaka należy zastosować w
takim przypadku to tzw. „łamanie sekcji” przed i po tej stronie, która ma być inna od
pozostałej części. Innymi słowy należy wstawić znak podziału stron z jednoczesnym
łamaniem sekcji. Posłużę się przykładem dokumentu 3 – stronicowego, w którym strona 2 ma
mieć orientację poziomą. Zatem ustawiam kursor „po tekście” na stronie pierwszej i
wybieram Układ strony / Ustawienia strony / Znaki podziału / Następna strona.
Izomorficzną operację wykonuję „po tekście” na stronie drugiej. Wynik działania w tej chwili
będzie taki, że wszystko, co na prawo od kursora w momencie wstawiania podziału zostanie
przerzucone na stronę następną, a że u nas nie było nic, to tylko kursor przeskoczył i pewnie”
jeden Enter” oraz zastosowaliśmy twardy podział dokumentu z jednoczesnym” łamaniem
sekcji”. Jak wciśniemy narzędzie Pokaż wszystko (Narzędzia główne / Akapit / Pokaż
wszystko)…
… to będzie to wyglądało w sposób następujący:
Na pierwszej stronie
Strona 54 z 54
Na drugiej stronie (Enter mogę bez problemu wykasować)
Teraz musimy „uaktywnić” podział sekcji. Zatem wchodzimy do sekcji Nagłówka i stopki,
przykładowo Wstawianie / Nagłówek i stopka / Nagłówek / Edytuj nagłówek lub
Wstawianie / Nagłówek i stopka / Stopka / Edytuj stopkę.
Następnie będąc na stronie drugiej, a potem trzeciej, najpierw w sekcji nagłówka, a potem w
stopce za każdym razem klikamy opcję: Projektowanie / Nawigacja / Połącz z poprzednim
i tym samym odznaczamy to połączenie przerywając je…
Teraz wchodzę w zwykły widok dokumentu (przykładowo Projektowanie / Zamknij /
Zamknij nagłówek i stopkę) i będąc na stronie drugiej zmieniam jej orientację Układ
strony / Ustawienia strony / Orientacja / Pozioma
.

WORD Zaawansowany

Transkrypt

Podobne dokumenty

Praca zespołowa

MS Outlook

Excel Zaawansowany

Redukcja wymiarowości Feature selection Feature extraction