Windows Explorer - to nie dla inżynierów

Windows Explorer
- to nie dla
inżynierów
Jak dużo czasu tracisz na
zarządzaniu danymi projektowymi?
Wprowadzenie
Wprowadzenie
Co to jest PDM?
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Inżynierowie poświęcają na zarządzanie danymi średnio 15 procent czasu pracy.
To tak, jakby tydzień miał o jeden dzień mniej.*
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Strata czasu często wynika z błahego powodu - program Windows® Explorer nie został stworzony dla inżynierów. Zdecydowanie nie został
zaś stworzony do zarządzania plikami CAD. Oto kilka przykładów problemów dotyczących zarządzania danymi, z którymi prawie każda firma
projektowa i pracujący w niej inżynierowie borykają się na co dzień:
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Łatwość pracy grupowej
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM




W przypadku przeglądania
tysięcy plików bardzo przydatna
byłaby możliwość szukania
na podstawie nie tylko nazwy
pliku.
Sama myśl o kopiowaniu lub
zmianie nazw plików wywołuje
dreszcze. Jest to wyjątkowo
czasochłonny proces, a po jego
przeprowadzeniu zazwyczaj
konieczna jest naprawa
zerwanych odniesień.
Jeśli projekt prowadzony jest
wspólnie z innymi inżynierami,
występuje ryzyko wzajemnego
nadpisania plików.
Konieczne jest tworzenie
arkuszy kalkulacyjnych,
w których udokumentowane są
wszystkie miejsca użycia części
i podzespołów.
Wnioski
PDM - warto poznać
Do wyeliminowania tych problemów potrzebny jest program do zarządzania plikami, który został stworzony specjalnie dla inżynierów.
Powinien on być dostosowany do obsługi złożonych relacji między plikami w projektach CAD, oferować funkcje pozwalające znaleźć
odpowiednie pliki w odpowiednim czasie, a przede wszystkim - ułatwić współpracę z innymi pracownikami firmy.
Dokładnie w tym celu stworzono rozwiązania do zarządzania danymi produktów (Product Data Management - PDM). W niniejszym
dokumencie przedstawiono przypadki, w których korzystanie z programu Windows Explorer może mieć negatywny wpływ na produktywność
inżynierów, a także opisano sposób, w jaki odpowiednia strategia PDM może pomóc całemu zespołowi lepiej wykorzystać cenny czas pracy na
to, czym powinni zajmować się inżynierowie.
2
Wprowadzenie
Co to jest PDM?
Co to jest PDM?
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Łatwość pracy grupowej
Rozwiązania PDM mogą być postrzegane jako strategia biznesowa umożliwiająca
zarządzanie informacjami związanymi z produktami oraz procesami inżynieryjnymi
w jednym miejscu.
Systemy PDM realizują kilka funkcji, między innymi:

Ochronę własności
intelektualnej
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Wnioski

Zwiększenie
produktywności
inżynierów

Pełnienie roli
repozytorium wiedzy
inżynieryjnej

Udostępnienie dziennika
kontroli obejmującego
cały proces projektowania
W niniejszym dokumencie skupiono się przede wszystkim na tym, w jaki sposób strategia PDM może usprawnić zarządzanie plikami
projektowymi. Ważne jest jednak, aby być świadomym, że PDM to nie tylko zarządzanie plikami CAD. Kiedy wszystkie dane są już w jednym
miejscu, można zastosować wiele rozwiązań, aby ulepszyć codzienne procesy inżynieryjne: wielokrotne wykorzystywanie projektów,
tworzenie zleceń zmian inżynieryjnych, zarządzanie wersjami produktów i zestawieniami materiałowymi oraz dostosowywanie produktów.
PDM - warto poznać
3
Wprowadzenie
Co to jest PDM?
Wyszukiwanie odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Inżynierowie zapytani o problemy związane z zarządzaniem danymi zazwyczaj jako
jedno z najpoważniejszych wyzwań wskazują wyszukiwanie i pobieranie plików
projektowych.
Aż 46 procent osób zaangażowanych w projektowanie produktów uznaje znajdowanie odpowiednich informacji za podstawowy problem
podczas projektowania.**
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Wyszukiwanie plików powinno być proste. Jednak bardzo często poszukiwane dane gubią się gdzieś na dyskach lokalnych indywidualnych
stacji roboczych lub we współużytkowanych katalogach na różnorakich serwerach. Występują również problemy ilościowe: jeśli wiele osób
pracuje nad setkami projektów, z czasem daje to w wyniku tysiące plików. Jedynym zaś kryterium, którego można tradycyjnie używać podczas
wyszukiwania, jest nazwa pliku.
Łatwość pracy grupowej
Powyższe problemy przyczyniają się do ogromnych strat czasu. Jeśli nie udaje się odnaleźć potrzebnych plików, można stracić jeszcze
więcej czasu, projektując coś, co już istnieje. To zaś wiąże się z dodatkowymi inwestycjami w narzędzia lub koniecznością ponownego
opracowywania procesów produkcyjnych, które zostały już przygotowane dla projektu, którego nie udało się odnaleźć.
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Takie sytuacje jawnie dowodzą, że Windows Explorer nie spełnia oczekiwań inżynierów.
Wnioski
46%
PDM - warto poznać
Aż 46 procent osób zaangażowanych w projektowanie
produktów uznaje odnajdywanie odpowiednich informacji
za podstawowy problem występujący podczas projektowania.**
4
Wprowadzenie
Co to jest PDM?
Łatwe odnajdywanie danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wdrożona strategia PDM umożliwia korzystanie z kryteriów wyszukiwania, które
są dostosowane do potrzeb inżynierów.
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Jeśli wymagane jest znalezienie aluminiowej przekładni o średnicy 150 mm, którą w ramach projektu zakończonego dwa lata temu
zaprojektował jeden ze współpracowników, nie trzeba pamiętać nazwy pliku, w którym znajduje się ten projekt. Wystarczy użyć dokładnej
specyfikacji wyszukiwania, aby szybko znaleźć wymagane dane.
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Pierwszym krokiem strategii PDM jest umieszczenie wszystkich plików w jednym miejscu. Można oczywiście nadal używać folderów, zarówno
na najwyższym poziomie jak i w projektach, co pozwala przeglądać lub wyszukiwać dane przy zawężonym zakresie. Kiedy wszystkie dane
znajdują się już w jednym miejscu, można realizować następujące zadania:
Łatwość pracy grupowej
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Wnioski
PDM - warto poznać



Wyszukiwanie na podstawie nie
tylko nazw plików
Używanie wielu kryteriów
wyszukiwania
Zapisywanie stosowanych
wielokrotnie wyszukiwań
Systemy PDM są zaprojektowane tak,
aby uwzględniać zawartość plików CAD.
Dzięki temu wszystkie właściwości tych
plików są poindeksowane i dostępne
do wyszukiwania. Obejmuje to
zarówno właściwości domyślne, które
są katalogowane automatycznie, jak
i właściwości niestandardowe, które można
odwzorowywać na parametry lub cechy
unikalne dla projektów.
Projekty są często podobne do siebie, tak
więc podczas wyszukiwania konkretnych
elementów niejednokrotnie wymagana
jest szczególna precyzja. Możliwość użycia
wielu różnych właściwości i operatorów
boolowskich do filtrowania wyników jest
wyjątkowo użyteczna przy wyszukiwaniu.
Niektóre typy wyszukiwań są wykonywane
wielokrotnie. Dzięki możliwości zapisywania
wyszukiwań użytkownik zyskuje szybki
dostęp do często używanych elementów,
takich jak aktualnie opracowywane
dokumenty lub ważne pliki projektowe.
5
Wprowadzenie
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Co to jest PDM?
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Problemy związane z wyszukiwaniem plików to nie jedyny aspekt nieefektywnego
zarządzania danymi, który ogranicza produktywność.
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Innym czynnikiem, który powoduje problemy, są czasochłonne i powtarzalne działania „biurowe”. Na przykład: 29 procent inżynierów twierdzi, że jednym
z największych wyzwań podczas projektowania jest dla nich możliwość wielokrotnego wykorzystywania danych.**
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Podstawową przyczyną jest złożoność plików CAD. Informacje nie są przechowywane w pojedynczych plikach. Istnieją powiązania między plikami
reprezentującymi części, podzespoły i zespoły podstawowe. Jakiekolwiek operacje na tych plikach wykonywane w programie Windows Explorer mogą
szybko doprowadzić do poważnych problemów. W przypadku chęci ponownego wykorzystania danego projektu konieczny jest sposób skopiowania
danych i nadania im nowej nazwy. Jeśli jednak plik zostanie przeniesiony, otwarty lub zostanie zmieniona jego nazwa, najprawdopodobniej spowoduje to
zerwanie odniesień. To z kolei oznacza konieczność poświęcenia czasu na powiązanie wszystkich elementów przy użyciu oprogramowania CAD.
Łatwość pracy grupowej
Istnieją co prawda lepsze sposoby kopiowania projektów stworzonych przy użyciu najpopularniejszych aplikacji CAD, ale mimo wszystko są to czasochłonne
i powtarzalne czynności. Jeśli na przykład istnieje zespół zawierający setki lub tysiące części, oznacza to konieczność wykonywania wielu nieefektywnych
działań, takich jak ręczne wybieranie plików, kopiowanie, zmiana nazw, określanie nowych położeń i sprawdzanie, czy wszystko przebiegło poprawnie.
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Ponieważ wielokrotne wykorzystywanie projektów jest tak powszechne, innym ważnym problemem dotyczącym zarządzania danymi jest określenie
wpływu zmiany projektu na część lub zespół, które zostały użyte w wielu produktach. Takich informacji nie da się uzyskać za pomocą programu Windows
Explorer. W tego rodzaju sytuacjach inżynierowie najczęściej tworzą kilka arkuszy kalkulacyjnych, w których podane są wszystkie pliki użyte w zespołach
podstawowych i podzespołach. Takie podejście sprawdza się, ale aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych wymaga dużej ilości czasu.
Wnioski
PDM - warto poznać
29%
29 procent inżynierów twierdzi, że jednym z największych
wyzwań podczas projektowania jest dla nich możliwość
wielokrotnego wykorzystywania danych.**
6
Wprowadzenie
Co to jest PDM?
Przenoszenie, kopiowanie i zmiana nazw
z użyciem systemów PDM
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Łatwość pracy grupowej
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Wnioski
PDM - warto poznać
Wielokrotne wykorzystywanie istniejących projektów pozwala oszczędzić czas oraz
koszty związane z wytwarzaniem i narzędziami. Proces ten jednak nie powinien
ograniczać produktywności.
Strategia PDM pozwala wyeliminować powtarzalne czynności i zredukować frustrację spowodowaną czynnikami technicznymi występującymi
podczas wielokrotnego wykorzystywania istniejących danych. Dzięki temu inżynierowie mają więcej czasu na pracę nad nowymi elementami
projektów. Umożliwiają to następujące rozwiązania:

Przeciąganie
i upuszczanie
Systemy PDM są zazwyczaj
zaprojektowane tak, aby mogły być
obsługiwane w sposób podobny
do programu Windows Explorer.
Wprowadzanie zmian nie powoduje
jednak kłopotów. Można więc
bezpiecznie przeciągać i upuszczać
pliki lub foldery w ramach systemu, nie
obawiając się tego, co może zdarzyć
się w przypadku otworzenia pliku
w miejscu innym, niż to, w którym
został pierwotnie użyty.


Dowolność zmiany nazw
Kopiowanie projektów
Dzięki systemom PDM można zmieniać
nazwy plików dokładnie w ten sam
sposób, co w programie Windows
Explorer. Istnieje jednak ważna różnica:
oprogramowanie PDM gwarantuje, że
żadne powiązania nie zostaną naruszone.
Można również używać narzędzi
pozwalających zastosować schematy
nazewnictwa do grup plików. Jest to
szczególnie użyteczne w przypadku
kopiowania projektu lub pracy nad
projektem zawierającym setki lub tysiące
plików.
Jedną z najbardziej użytecznych
możliwości oferowanych przez
rozwiązania PDM jest znaczne
uproszczenie wielokrotnego
wykorzystywania projektów - wymaga
to wykonania tylko jednego kroku.
Po wybraniu zespołu podstawowego
operacja kopiowania automatycznie
znajduje i uwzględnia wszystkie pliki, do
których istnieją odniesienia w zespole.
Użytkownik może wybrać, które pliki
mają zostać skopiowane, ponownie
wykorzystane lub usunięte z nowego
projektu, a następnie zdefiniować
schemat na potrzeby zmiany nazw
kopiowanych plików.
7

Wskazywanie
miejsca użycia części
i podzespołów
Dzięki śledzeniu relacji między
plikami wystarczy jedno kliknięcie,
aby wyświetlić wszystkie miejsca,
w których używana jest dana część
lub stosowany jest dany podzespół.
Systemy PDM działają też
w odwrotny sposób: użytkownik
może zobaczyć wszystkie pliki
używane przez daną część lub dany
podzespół.
Wprowadzenie
Łatwość pracy grupowej
Co to jest PDM?
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Łatwość pracy grupowej
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Wnioski
PDM - warto poznać
Praca grupowa jest podstawą procesów projektowych.
Ponad 25 procent ankietowanych inżynierów stwierdziło jednak, że współpraca z innymi pracownikami firmy i rozwiązywanie konfliktów
dotyczących wersji dokumentów stanowią dla nich znaczące problemy.*
W programie Windows Explorer brak pewnych podstawowych możliwości, które są konieczne, aby praca grupowa nad projektem
inżynieryjnym była łatwa. Nie ma na przykład żadnego prostego sposobu, aby zapobiec przypadkowemu nadpisywaniu plików znajdujących
się we współużytkowanym folderze. Aby uniknąć takich sytuacji, wymagana jest możliwość zablokowania plików podczas ich edycji.
Pracownicy muszą też zostać przeszkoleni, aby nadawać projektom odpowiednie numery wersji. Jeśli jednak jest to zależne tylko od
dyscypliny, szybko dochodzi do problemów spowodowanych błędami ludzkimi.
W przypadku przechowywania plików we współużytkowanych folderach sieciowych występują dodatkowe problemy dotyczące pracy
grupowej, szczególnie jeśli zespoły pracowników są liczne. Jeśli pliki przechowywane w folderach współużytkowanych są często bezpośrednio
otwierane i zapisywane (co akurat jest dobrą praktyką), może mieć to negatywny wpływ na przepustowość sieci. Z kolei pobranie
edytowanych plików na komputer lokalny pozwala zmniejszyć ruch, ale zwiększa ryzyko utraty danych. Utrudnia również znalezienie plików,
ponieważ w danej chwili mogą one znajdować się w dowolnym miejscu. Jeśli zaś istnieje wiele różnych wersji tej samej części lub tego samego
podzespołu, które znajdują się w różnych miejscach, nie sposób odpowiedzieć na podstawowe pytanie: która wersja jest najnowsza?
25%
Ponad 25 procent ankietowanych inżynierów stwierdziło, że
współpraca z innymi pracownikami firmy i rozwiązywanie
konfliktów dotyczących wersji dokumentów stanowią dla nich
znaczący problem.*
8
Wprowadzenie
Co to jest PDM?
Wydajna praca grupowa dzięki zastosowaniu
PDM
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Łatwość pracy grupowej
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Wnioski
PDM - warto poznać
Ułatwienie współpracy między inżynierami to podstawowa cecha systemów PDM.
Strategia PDM pozwala wyeliminować typowe problemy, które mogą wystąpić, jeśli wiele osób pracuje z tym samym zbiorem plików. Pozwala
to uzyskać korzyści z pracy grupowej bez redukcji produktywności poszczególnych inżynierów.
Poniżej przedstawiono kilka konkretnych sposobów, w jakie rozwiązania PDM pozwalają inżynierom współpracować w bardziej wydajny
sposób:


Wprowadzanie do repozytorium
i pobieranie z niego
Rozwiązania PDM pozwalają uniknąć
wszystkich problemów dotyczących
przypadkowego nadpisywania plików dzięki
prostemu, podstawowemu mechanizmowi:
pobieraniu z repozytorium i wprowadzaniu
do niego. Podobnie jak w przypadku
bibliotek, jeśli plik zostanie pobrany, nikt nie
może go edytować, dopóki nie zostanie on
wprowadzony ponownie (na ten czas staje
się dostępny tylko do odczytu). Kiedy plik
jest pobrany z repozytorium, każdy może go
znaleźć i sprawdzić, kto z nim pracuje. Dzięki
temu można w łatwy sposób skontaktować
się z tą osobą, jeśli będzie to konieczne.
9

Kontrola wersji
Praca lokalna, zapis globalny
Mechanizmy kontroli wersji pozwalają śledzić
wszystkie zmiany wprowadzone podczas
projektowania produktu przy zachowaniu
tej samej nazwy pliku. Rejestrowane jest,
kto dokonał zmiany, jak również co i kiedy
zostało zmienione. Dzięki temu każda
aktualizacja projektu jest możliwa do
wyśledzenia z uwzględnieniem kontekstu.
Zawsze wiadomo też, która wersja jest
najnowsza. Kontrola wersji w połączeniu
z mechanizmami pobierania z repozytorium
i wprowadzania do niego pozwala zapobiec
konfliktom, jakie mogą wystąpić, kiedy wielu
inżynierów pracuje z tymi samymi plikami
w ramach danego projektu.
Większość systemów PDM działa w oparciu
o zasadę, że dane powinny być przechowywane
w miejscu umożliwiającym dostęp globalny, ale
zmiany powinny być wprowadzane lokalnie.
Jeśli plik jest pobierany z repozytorium, oznacza
to jednorazowe pobranie go na lokalną stację
roboczą i zapisywanie na dysku lokalnym.
Po wprowadzeniu zmian plik jest przesyłany
z powrotem na serwer jako nowa wersja. Ten
proces jest szybszy i mniej obciąża sieć, niż gdyby
zmiany były wprowadzane globalnie. Pozwala
również uniknąć utraty danych, ponieważ
oryginalny plik nadal znajduje się na serwerze.
Gwarantuje też, że wszystkie pliki są dostępne
do wyszukiwania, nawet jeśli są pobrane
z repozytorium.
Wprowadzenie
Wnioski
Co to jest PDM?
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Czy strategia PDM może naprawdę coś zmienić?
Warto poznać fakty: najwięksi wytwórcy na świecie wykazują o 30 procent większą tendencję do używania systemów PDM lub PLM (Product
Lifecycle Management — zarządzanie cyklem życia produktów) do zarządzania danymi projektowymi. Te firmy tracą też o 25 procent
mniej czasu na nieproduktywne czynności związane z zarządzaniem danymi.** To oznacza, ze PDM ma dużą szansę pozytywnie wpłynąć na
wydajność i produktywność w każdej firmie projektowej.
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Łatwość pracy grupowej
30%
Najwięksi wytwórcy na świecie wykazują o 30 procent większą
tendencję do używania systemów PDM lub PLM (Product
Lifecycle Management - zarządzanie cyklem życia produktów)
do zarządzania danymi projektowymi.**
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Wnioski
PDM - warto poznać
10
Wprowadzenie
PDM - warto poznać
Co to jest PDM?
Wyszukiwanie
odpowiednich informacji
w odpowiednim czasie
Łatwe odnajdywanie
danych dzięki
zastosowaniu PDM
Wielokrotne wykorzystywanie projektów
Autodesk może pomóc w zarządzaniu danymi projektowymi.
Produkty z serii Autodesk® Vault stanowią wszechstronne rozwiązanie PDM, dzięki któremu można sprawniej zarządzać danymi projektowymi
i śledzić procesy projektowe w ramach prototypowania cyfrowego.
Dodatkowo firma Autodesk i autoryzowani partnerzy oferują specjalistyczną pomoc w zakresie sprawniejszego zarządzania danymi
projektowymi. Autodesk współpracuje z tysiącami innych firm na całym świecie, dzieląc się poradami w zakresie usprawnień i rozwiązań
problemów, z jakimi borykają się klienci.
Przenoszenie, kopiowanie
i zmiana nazw z użyciem
systemów PDM
Informacje o produktach Vault 
Łatwość pracy grupowej
Porozmawiaj ze specjalistą 
Wydajna praca grupowa
dzięki zastosowaniu PDM
Wnioski
* Tech-Clarity Perspective: Best Practices for Managing Design Data, Tech-Clarity, Inc., 2012: http://tech-clarity.com/bp-design-data/2167.
** Tech-Clarity Perspective: The Facts About Managing Product Data, Tech-Clarity, Inc., 2015.
PDM - warto poznać
Autodesk and the Autodesk logo are registered trademarks or trademarks of Autodesk, Inc., and/or its subsidiaries and/or affiliates in the USA and/or other countries. All other brand
names, product names, or trademarks belong to their respective holders. Autodesk reserves the right to alter product and services offerings, and specifications and pricing at any
time without notice, and is not responsible for typographical or graphical errors that may appear in this document.
© 2015 Autodesk, Inc. Wszelkie prawa zastrzeżone.
11