Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w
Transkrypt
Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w
Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 1. Niniejsze wytyczne nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, w szczególności ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; Raport sporządzony niezgodnie z niniejszymi wytycznymi do raportu finansowego nie zostanie zaakceptowany, beneficjent zostanie poproszony o jego poprawę w wyznaczonym czasie, a bieg terminu, w jakim Narodowa Instytucja Zarządzająca winna dokonać rozliczenia, zostanie wstrzymany do momentu przedłożenia poprawnego rozliczenia. WYTYCZNE OGÓLNE 1. Raport finansowy zawiera ostateczną kalkulację przyznanego dofinansowania w oparciu o dane projektu po jego zrealizowaniu (np. czas trwania działań, liczba uczestników). 2. Daty wystawienia dokumentów finansowych uwzględnionych w rozliczeniu oraz ich płatności muszą zawierać się w okresie obowiązywania umowy (patrz: pkt. A.7 umowy finansowej). 3. Do raportu należy załączyć oświadczenie (zgodnie z załącznikiem nr 3 raportu finansowego) o poniesieniu kosztów, właściwie wypełnione i podpisane przez osoby uprawnione zgodnie z KRS lub innym dokumentem statutowym. 4. W przypadku wszystkich kategorii należy pamiętać, że kwota przyznanego dofinansowania w ramach poszczególnych kategorii (np. przygotowanie działań, koszty podróży) jest kwotą ostateczną i nie może zostać zwiększona zarówno po, jak i w trakcie trwania projektu. Wydatki nieprzewidziane w momencie akceptacji projektu przez Fundusz nie mogą być zaakceptowane w rozliczeniu końcowym. Wydatki powinny być związane z harmonogramem przedstawionym jako załącznik do umowy finansowej. 5. W sytuacjach wyjątkowych możliwe jest przesunięcie kwot pomiędzy kategoriami opartymi na kosztach rzeczywistych (koszty podróży, koszty specjalne, koszty upowszechniania wyników projektu). O potrzebie dokonania przesunięć kosztów rzeczywistych maksymalnie do 10% wartości przyznanej kwoty w danej kategorii, należy powiadomić Fundusz. Przesunięcia przekraczające 10% wartości przyznanej kwoty każdej z kategorii, której przesunięcie dotyczy wymagają podpisania stosownego aneksu do umowy finansowej, podpisanego w terminie obowiązywania umowy. Każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie. Należy uzasadnić konieczność dokonania przesunięć. 6. Nie ma możliwości przesunięć kwot niewykorzystanych pomiędzy kategoriami obliczanymi na podstawie stawek ryczałtowych i kwot stałych. 7. Należy załączyć kopie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów w ramach kategorii opartych na kosztach rzeczywistych, takich jak: koszty podróży (również w przypadku kosztów podróży wizyty przygotowawczej), rozpowszechnianie rezultatów projektu oraz koszty specjalne (jeśli występują w projekcie). 8. Wszystkie przedstawiane kopie dokumentów muszą zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta wg KRS lub przez księgowego rozliczającego projekt. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem należy wykonać na wszystkich stronach dokumentu, jeżeli występuje na nich tekst. Kopia dokumentu musi być wykonana tak, aby widoczny był jego opis. i Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 1. 9. W przypadku, gdy oryginał dokumentu znajduje się w partnerskiej organizacji za granicą, wówczas w organizacji powinna znaleźć się kopia tego dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę z organizacji partnerskiej. 10. Za dowody dokumentujące poniesione koszty (dowody księgowe) Polsko-Litewski Fundusz Wymiany Młodzieży uznaje dokumenty, które wskazuje ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami. Każdy z ww. dowodów poniesienia kosztów należy opisać wg następującego wzoru: Wydatek w wysokości ________(waluta dokumentu) sfinansowano z Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży. Projekt nr___________ Powyższy opis musi być opatrzony datą oraz podpisem osoby opisującej dokument. 11. Dokumenty załączone w rozliczeniu należy ułożyć wg kategorii i w kolejności zgodnej z zestawieniami kosztów poniesionych w ramach projektu. 12. Na potrzeby raportu końcowego kategorie budżetowe należy przeliczyć na EUR według kursu podanegow pkt. 3.5 umowy finansowej. PRZELICZANIE KOSZTÓW PONIESIONYCH W TRAKCIE PROJEKTU 13. Wszelkie koszty poniesione w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP z dnia transakcji. Za dzień transakcji, wg którego przyjmujemy kurs do przeliczenia kosztów ponoszonych w walutach obcych, innych niż PLN, przyjmujemy dzień zapłaty. 14. W sytuacji, gdy mowa o kosztach podróży poniesionych przez organizację partnerską w walucie innej niż PLN, za dzień transakcji przyjmuje się dzień złożenia Beneficjentowi przez uczestnika lub organizację partnerską wniosku o zwrot kosztów podróży. ZŁOŻENIE WNIOSKU rozumiane jest jako fizyczne dostarczenie do Beneficjenta przez ubiegającego się o zwrot kosztów podróży (uczestnika projektu, bądź organizację), wypełnionego i podpisanego formularza WNIOSKU O ZWROT kosztów podróży, wraz z kompletnymi dokumentami poświadczającymi poniesienie kosztu (bilety, faktury itp.). Wówczas do przeliczeń na PLN należy stosować datę z wniosku o zwrot kosztów. Jeśli bilet wraz z Wnioskiem o zwrot kosztów podróży instytucja otrzymuje pocztą, za dzień transakcji przyjmujemy DZIEŃ DOSTARCZENIA PRZESYŁKI DO DANEJ INSTYTUCJI. Datę dostarczenia odczytujemy z pieczątki dokumentującej dzień wpływu dokumentu do organizacji, nie biorąc pod uwagę daty samego wniosku. Beneficjent ma obowiązek zachowania koperty, w której została dostarczona przesyłka oraz przesłania jej kopii razem z dokumentacją załączoną do raportu finansowego . 15. Jeśli instytucja nie stosuje formularza wniosku o zwrot kosztów – za dzień transakcji przyjmujemy datę na DOWODZIE WYPŁATY Z KASY (KW) lub datę realizacji przelewu. 16. Jeśli beneficjent dokonał wypłaty środków partnerowi przed poniesieniem przez niego kosztów, to wówczas za dzień zapłaty przyjmujemy datę wystawienia dokumentu. 17. Powyższe punkty nie dotyczą kosztów, których poniesienie jest udokumentowane fakturami, biletami itp. w PLN. 18. Wszystkie koszty niezależnie od dnia dokonania transakcji muszą być poniesione w datach ii Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 1. obowiązywania umowy, np. koszty biletów zakupionych przed okresem obowiązywania umowy zwrócone uczestnikom w czasie trwania umowy nie będą uznane za koszty uprawnione. Ważne jest, aby data wystawienia dokumentu finansowego, data sprzedaży oraz data uregulowania zobowiązania mieściły się w okresie uprawnionym. 19. Kwoty z poz. budżetowej koszty przygotowań, przeznaczone dla organizacji partnerskiej, powinny bezwzględnie zostać przekazane partnerowi. 20. Przy przekazywaniu środków dla organizacji partnerskich z zagranicy należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie przepisów polskiego prawa. 21. Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą: Umowy z partnerem (W przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie) Wezwania do zapłaty (request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską Potwierdzenia przelewu KOSZTY PODRÓŻY 22. Dokumentem poświadczającym poniesienie kosztów podróży dla transportu liniowego (pociąg, autobus, bus za okazaniem biletu) jest kopia biletu wystawionego dla uczestnika projektu wraz z widoczną ceną. Jeżeli cena nie jest umieszczona na bilecie bądź umieszczona kwota różni się od faktycznie zapłaconej, wymagane jest przedstawienie dodatkowo kopii faktury; dla transportu wynajętego (autokar, bus itp.) należy załączyć fakturę. 23. Do rozliczenia kosztów podróży transportu liniowego jedynie na podstawie faktury konieczna jest pisemna zgoda Narodowej Instytucji Zarządzającej, jednak musi na niej figurować nazwisko uczestnika, dla którego zakupiony został bilet. 24. Zmiana środka transportu wskazanego we wniosku na samochód osobowy wymaga odrębnej zgody Funduszu otrzymanej przed odbyciem podróży. Rozliczenie podróży prywatnym samochodem osobowym należy sporządzić na podstawie stawek urzędowych ustalonych przez Ministra Infrastruktury (ryczałt za kilometr) oraz oświadczenia o wykorzystaniu samochodu do celów projektu. Jeżeli podróż odbywa się samochodem wynajmowanym, koszt naliczony w ramach projektu należy ograniczyć do kwoty faktury lub do kwoty wyliczonej na podstawie stawek określonych tak jak przy podróży prywatnym samochodem osobowym (w zależności od tego, który wariant jest najtańszy). Do raportu końcowego należy przedstawić fakturę(-y) za wynajem oraz kalkulację kosztów podróży przy zastosowaniu stawki za kilometr. UMOWY CYWILNO-PRAWNE iii Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 1. 25. Umowy cywilno-prawne zawierane w ramach projektu muszą być podpisane w okresie obowiązywania umowy finansowej. Wynikające z umów płatności muszą być dokonane w czasie obowiązywania umowy finansowej. 26. Do dokumentów poświadczających poniesienie kosztów w ramach umów cywilno-prawnych muszą zostać także załączone dokumenty potwierdzające odprowadzenie składek do ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych do US. Kwoty naliczonych składek ZUS oraz wartości PDOF powinny zostać uregulowane w okresie obowiązywania umowy. UWAGA: Należy pamiętać, że zgodnie z wymogami polskiego prawa, wszelkie dokumenty księgowe powinny być przechowywane w archiwum organizacji przez okres pięciu lat od daty wygaśnięcia umowy finansowej i w tym okresie mogą podlegać kontroli właściwych instytucji polskich i europejskich. iv