ANTEEO SPEDYCJA KOLEJOWA umożliwia wspomaganie
Transkrypt
ANTEEO SPEDYCJA KOLEJOWA umożliwia wspomaganie
ANTEEO SPEDYCJA KOLEJOWA umożliwia wspomaganie faktycznych procesów występujących podczas pracy spedytora, jak również przewoźnika kolejowego. Wspomaga zarządzanie procesem spedycyjnym począwszy od zapytania ofertowego od Klienta, a skończywszy na akceptacji faktur kosztowych od podwykonawców. Struktura programistyczna programu została opracowana w celu elastycznego dostosowania programu do faktycznych potrzeb użytkownika, uwzględniając jednocześnie specyfikę pracy spedytora kolejowego. Pozwala to na spersonalizowanie oraz dostosowanie systemu do procesów działania firmy. Poprzez zdefiniowanie oddziałów firmy oraz skonfigurowania uprawnień poszczególnych użytkowników systemu mamy możliwość odwzorowania organizacyjnej struktury firmy. System wykorzystuje najnowsze rozwiązania informatyczne oraz logistyczne, stawiając produkt w grupie wiodących rozwiązań na światowym poziomie. Zalety systemu • Redukcja kosztów logistycznych poprzez uporządkowanie przebiegu procesów. • Kontroling kosztów bezpośrednich we wszystkich oddziałach firmy. • Możliwość łączenia pracy różnych rodzajów spedycji, rejestracja przewozów intermodalnych z uwzględnieniem specyfiki pracy różnych rodzajów spedycji (kolejowa, morska, portowa, drogowa). • Dostęp do informacji finansowych przedsiębiorstwa z chwilą zamknięcia danego okresu obrachunkowego: wolumen sprzedaży, planowane i rzeczywiste koszty, zyskowność na zleceniu, na użytkowniku, na oddziale firmy. • Podniesienie wydajności pracy oraz jakości świadczonych usług. • Integracja z systemami zewnętrznymi, możliwość wymiany danych, eksportowania i importowania danych systemowych do plików elektronicznych. Funkcjonalność • Definiowanie kontrahentów. • Rejestracja usług spedycyjnych. • Rejestracja stawek dostawców. • Ofertowanie. • Zakładanie zleceń spedycyjnych. • Możliwość łączenia poszczególnych rodzajów spedycji. • Wystawianie rozliczeń sprzedażowych. • Rejestrowanie oraz akceptacja faktur kosztowych. • Rejestrowanie reklamacji w systemie. • Generowanie zestawień dotyczących kosztów planowanych oraz planowanej sprzedaży. • Wbudowany słownik rodzajów NHM, stacji kolejowych. • Obsługa przesyłek RID. • Wydruki ofert, listów przewozowych, instrukcji załadunkowych, faktur, specyfikacji. Cechy użytkowe • Rejestracja kontrahentów odbywa się z uwzględnieniem podziału na zleceniodawców, dostawców oraz odbiorców. System umożliwia skonfigurowanie zleceniodawcy oraz ustawienie płatnika docelowego. Pozwala to na rozróżnienie zleceniodawcy od płatnika, a więc przyjęcie zlecenia spedycyjnego od oddziału danej firmy, a następnie wystawienie faktury na centralę firmy, która jest płatnikiem wykonanej usługi spedycyjnej. Użytkownik może skonfigurować dostawców ze względu na rodzaj stosowanej taryfy przez danego dostawcę. System umożliwia zdefiniowanie stałego cennika (tzw. kilometrówki) dla danego dostawcy usługi (np. PKP CARGO), bądź pracę spedytora w oparciu o stawki dostawcy przesyłane na konkretne zapytanie • • • spedytora. Zaczytywanie stawek podwykonawców może odbywać się poprzez wprowadzenie danych przez użytkownika systemu, bądź poprzez zaczytanie danych z pliku (pdf, xls) bezpośrednio do systemu. Użytkownik ma możliwość wprowadzania do systemu stawek oferowanych przez podwykonawców na wybranych trasach. Stawki mogą być definiowane ze względu na szereg czynników, takich jak: stację nadania, stację dostawy, NHM, grupę wagonu, rodzaj wagonu. Stawkę od dostawcy możemy skonfigurować w sposób prosty jak również szczegółowy, z uwzględnieniem definiowania dodatkowych usług spedycyjnych związanych z daną relacją. Pozwala to na szczegółowe skonstruowanie oferty dla klienta z uwzględnieniem stawki za fracht i stawki za usługi spedycyjne, jednocześnie pozostawiając użytkownikowi program prosty w obsłudze. Ofertę dla klienta przesyłamy w odpowiedzi na zapytanie na daną relację lub daną usługę spedycyjną, na podstawie stawek dostawców wprowadzonych do systemu. Jeżeli użytkownik otrzyma zapytanie o relację na którą nie ma stawki dostawcy w systemie spedycyjnym, może w sposób systemowy skonstruować zapytanie do dostawcy, a po otrzymaniu oferty na daną stawkę przekształcić ją w ofertę dla klienta. W przypadku akceptacji danej oferty przez klienta i przekształcenia oferty w obowiązującą umowę na przewóz, możemy przekształcić ofertę w zlecenie. Pozwala to na zachowanie logiki procesu spedycyjnego, a tym samym usprawnia organizację pracy spedytorów: System umożliwia generowanie wielojęzycznych wydruków niezbędnych do pracy spedytora: CIM, SMGS, oferty, instrukcje wysyłkowe, specyfikacje wagonowe, specyfikacje usługowe. • Kontroling spedycji: System akceptacji kosztów zastosowany w programie ANTEEO spedycja kolejowa pozwala na kontrolę kosztów w systemie, oraz na wielopoziomową akceptację bezpośrednich faktur kosztowych. Logika systemu pozwala na zdefiniowanie procesu w sposób odpowiadający danej firmie. Wprowadzanie faktur kosztowych do systemu może następować poprzez zaczytanie pliku w formie elektronicznej, jak również poprzez wprowadzanie faktur przez osobę uprawnioną. Następnie w formie elektronicznej następuje przekazanie faktury do weryfikacji do wybranych lub zdefiniowanych użytkowników firmy. Pozwala to na akceptację zarówno faktur przez jednego użytkownika, jak również rozpisanie zbiorczych faktur kosztowych przez wielu użytkowników systemu, a następnie podpięcie kosztów pod zlecenie, wagon bądź fakturę sprzedażową. Pozwala to na kontrolę kosztów z dokładnością do całej firmy, poszczególnych oddziałów, jak również pojedynczych użytkowników systemu: Rentowność zleceńRentowność spedytorów • Rentowność oddziałów • Rentowność spedycji • Rentowność firmy Szacunek kosztów = Kontrola CASH FLOW System umożliwia założenie planowanego kosztu dla danego rozliczenia, przed otrzymaniem od podwykonawcy faktury kosztowej. W przypadku gdy otrzymamy fakturę kosztową od podwykonawcy, a nie została jeszcze wystawiona faktura sprzedażowa na klienta, system umożliwia podpięcie faktury kosztowej pod tzw. przyszłą sprzedaż. Pozwala to na generowanie wyników finansowych za dany okres obrachunkowy wraz z zakończeniem fakturowania w ostatnim dniu okresu obrachunkowego. System pozwala jednocześnie generować raporty w postaci kosztów planowanych oraz planowanego poziomu sprzedaży. • Dane generowane z systemu użytkownik może eksportować do plików elektronicznych o popularnych formatach (xls) a następnie poddawać dalszej merytorycznej obróbce. System Akceptacji Kosztów • Platforma ANTEEO wspomaga proces akceptacji kosztów bezpośrednich spedycji zgodnie z poniższym schematem. Zastosowane rozwiązania ułatwiają przepływ dokumentów kosztowych pomiędzy poszczególnymi działami firmy i zapewniają kontrolę nad stanem akceptacji faktury. Poniżej jest przedstawiony modelowy przebieg tego procesu. 1. Odbiór korespondencji przychodzącej: Korespondencja przychodząca zostaje odebrana a następnie segregowana przez osobę do tego upoważnioną. Osoba upoważniona sprawdza czy faktura jest adresowana do właściwej firmy, a następnie dokonuje wstępnej selekcji faktur. 2. Rejestracja faktury w systemie: W przypadku gdy faktura jest zaadresowana właściwie i użytkownik ANTEEO jest prawidłowym odbiorcą dokumentu, osoba upoważniona dokonuje rejestracji faktury kosztowej w systemie ANTEEO. Poziom ilości danych rejestrowanych przez użytkownika systemu pozostaje do indywidualnego ustalenia przez użytkownika systemu spedycyjnego. 3. Określenie rodzaju spedycji: Osoba upoważniona do sortowania faktur określa na podstawie danych zawartych na fakturze (rodzaj listu przewozowego, nazwa kontrahenta) ustala rodzaj usługi spedycyjnej którego dotyczy przesłana faktura. 4. Określenie oddziału firmy: W przypadku gdy firma posiada kilka oddziałów osoba upoważniona do selekcjonowania faktur ustala oddział firmy do którego powinna zostać przesłana informacja o odebraniu faktury kosztowej. 5. Przekazanie dokumentu kierownikowi oddziału: W przypadku ustalenia oddziału firmy do której adresowana została faktura informacja o wpłynięciu i zarejestrowaniu faktury w systemie zostaje przesłana do kierownika oddziału. 1. Przekazanie dokumentu kierownikom oddziałów: W przypadku nieustalenia oddziału 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. firmy do której adresowana została faktura informacja o wpłynięciu i zarejestrowaniu faktury zostaje przesłana do kierowników wszystkich oddziałów. Wskazanie spedytorów: Kierownik lub kierownicy oddziałów wskazują spedytorów których dotyczy przesłana faktura kosztowa. Przekazanie informacji do spedytorów: następuje przekazanie informacji o wpłynięciu i zarejestrowaniu faktury kosztowej do spedytorów zamawiających usługę określoną na otrzymanej fakturze kosztowej. Akceptacja kosztów: spedytor zamawiający usługę weryfikuje poprawność kosztów wystawionych przez kontrahenta na fakturze, po czym dokonuje akceptacji faktury w systemie spedycyjnym ANTEEO. Przekazanie faktury do księgowości: Po zarejestrowaniu faktury kosztowej do systemu ANTEEO osoba dokonująca selekcji dokumentów przychodzących przekazuje otrzymaną fakturę do działu księgowości. Sprawdzenie dokumentu przez księgowość: Dział księgowości sprawdza merytoryczność odebranego dokumentu faktury kosztowej. Akceptacja księgowa: W przypadku pozytywnej weryfikacji dokumentu faktury kosztowej przez dział księgowości a także przez spedytora zamawiającego usługę następuje akceptacja faktury kosztowej od strony księgowej. Umożliwia to zaksięgowanie oraz płatność faktury w systemie ERP XL. Przesłanie do ERP XL: Po akceptacji merytorycznej dokumentu faktury kosztowej następuje przesłanie dokumentu do programu ERP XL.