Regulamin COP - nowy z 29.09.15

REGULAMIN
KORZYSTANIA Z POMIESZCZEŃ I SPRZĘTU
W CENTRUM ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH W TCZEWIE
Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z pomieszczeń i sprzętu Centrum
Organizacji Pozarządowych prowadzonego przez Fundację Pokolenia, zwanego dalej
Centrum.
1. Postanowienia ogólne
1.1 Centrum wspiera organizacje pozarządowe, grupy nieformalne i inicjatywy
obywatelskie działające na terenie powiatu tczewskiego lub na rzecz jego
mieszkańców, zwane dalej Organizacjami.
1.2 Centrum jest czynne w dni powszednie: pon. od 8.00 do 16.00, wt.-pt.
od 8.00 do 20.00.
2.
Zasady przyjmowania Organizacji do Centrum
2.1.
Organizacja ubiegająca się o przyjęcie do grona organizacji, którym
Centrum udziela wsparcia zobowiązana jest do:
2.1.1. złożenia
wypełnionego
„Porozumienia
o
współpracy
z organizacją”;
2.1.2. dostarczenia aktualnego wypisu z KRS, w formie odpisu
sądowego
lub
w
wersji
pobranej
ze
strony
https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu lub wypisu
z innego rejestru, oraz statutu – w przypadku organizacji
zarejestrowanych.
2.1.3. dostarczenie
projektu
statutu
lub
opisu
działalności
(szczegółowy zakres działania organizacji, grupa docelowa,
czy działania prowadzone są odpłatnie i w jakim zakresie)
- w przypadku organizacji niezarejestrowanych
2.2.
Decyzja o przyjęciu lub odmowie przyjęcia Organizacji podejmowana jest
w terminie do 14 dni po przeanalizowaniu możliwości technicznolokalowych Centrum na dany moment.
2.3.
Organizacja przyjęta do Centrum zobowiązana jest do zapoznania się
z Regulaminem i podpisania Porozumienia, w terminie do 14 dni od daty
poinformowania o przyjęciu. Odmowa zawarcia Porozumienia, oznacza
rezygnację ze współpracy z Centrum.
2.4.
Porozumienie
jest
podstawą
dla
Organizacji
do
korzystania
z pomieszczeń, sprzętu oraz adresu korespondencyjnego.
2.5.
Organizacja może w każdym momencie zrezygnować ze współpracy
z Centrum składając pisemną rezygnację.
2.6.
Organizacja lub osoba z nią związana, korzystająca z Centrum na mocy
porozumienia, może zostać pozbawiona tego prawa, gdy:
2.6.1. nie przestrzega niniejszego regulaminu;
2.6.2. jej działania są sprzeczne
z obowiązującym
prawem,
zasadami współżycia społecznego lub osoba ta działa
na szkodę Centrum, bądź jego użytkowników;
2.6.3. przestaje być członkiem, pracownikiem, wolontariuszem
organizacji, z którą Centrum podpisało Porozumienie;
3.
Uprawnienia i obowiązki Organizacji korzystającej z Centrum.
3.1.
Organizacja korzystająca z Centrum uprawniona jest do:
3.1.1. bezpłatnego
korzystania
ze
stanowisk
biurowych,
pomieszczeń i wyposażenia Centrum na potrzeby działalności
statutowej organizacji;
3.1.2. używania adresu Centrum jako adresu korespondencyjnego;
3.1.3. bezpłatnego korzystania z czytelni Centrum;
3.2.
Organizacja korzystająca z Centrum zobowiązana jest do:
3.2.1. niezwłocznego informowania o zmianach statutu, składu
organów
reprezentujących
organizację
adresowych i kontaktowych;
3.2.2. przestrzegania regulaminu i zasad BHP;
oraz
danych
3.2.3. utrzymywania w należytej czystości stanowisk biurowych oraz
pomieszczeń po każdorazowym skorzystaniu z nich;
3.2.4. podporządkowania się uwagom i zaleceniom pracowników
Centrum;
3.2.5. regularnego odbierania poczty w przypadku korzystania
z adresu korespondencyjnego;
3.2.6. poniesienia ewentualnych kosztów napraw lub wymiany,
w przypadku uszkodzenia lub zniszczenia sprzętu;
3.2.7. po
zakończeniu
współpracy
z
Centrum,
do
usunięcia
wszelkich mebli, dokumentów i innego wyposażenia będącego
własnością Organizacji oraz przekazania opróżnionych szaf,
szuflad wraz z kluczem, a także usunięcia własnych zasobów
z sieci komputerowej;
4.
Szczegółowe zasady korzystania z adresu korespondencyjnego.
4.1.
Organizacja
może
korzystać
z
adresu
Centrum
jako
adresu
korespondencyjnego Organizacji, po zadeklarowaniu w porozumieniu
takiego zapotrzebowania i po podaniu danych osób z Organizacji
upoważnionych do odbioru korespondencji (imię i nazwisko, telefon
i e-mail).
4.2.
Cała korespondencja organizacji przychodząca na adres Centrum będzie
kierowana do wydzielonej dla organizacji skrzynki znajdującej się
na parterze budynku.
4.3.
Pracownicy
Centrum
nie
odbierają
przesyłek
za
zwrotnym
poświadczeniem odbioru oraz przesyłek poleconych do Organizacji.
AWIZO
zaświadczające
o nadejściu
przesyłki
poleconej
listonosz
zostawia w dedykowanej skrzynce organizacji, o której mowa w pkt 4.2.
4.4.
Korespondencja organizacji, powinna być odbierana co najmniej jeden
raz w tygodniu.
4.5.
Zabrania się podawania i wykorzystywania jako własnego: adresu
mailowego i numerów telefonów należących do Centrum.
5.
Szczegółowe zasady korzystania ze stanowisk komputerowych.
5.1.
W Centrum znajdują się dwa stanowiska komputerowe z dostępem
do Internetu.
5.2.
Korzystanie
ze
stanowisk
komputerowych
wymaga
każdorazowo
wpisania się do „Ewidencji Korzystania ze Stanowisk Komputerowych”.
5.3.
Zabrania się spożywania posiłków i picia napojów przy stanowiskach
komputerowych.
5.4.
Korzystanie z Internetu dozwolone jest tylko w sprawach związanych
z działalnością statutową organizacji. Korzystanie do celów prywatnych
jest niedozwolone.
5.5.
Zabrania
się
samodzielnego
instalowania
oprogramowania
na stanowiskach komputerowych.
5.6.
Zabrania
się
wprowadzania
jakichkolwiek
zmian
w
konfiguracji
komputerów oraz prób łamania istniejących zabezpieczeń systemu.
5.7.
W
przypadku
problemów
technicznych
z
komputerem
oraz
oprogramowaniem należy niezwłocznie poinformować o tym pracownika
Centrum. Niedopuszczalne jest podejmowanie jakichkolwiek prób napraw
przez Użytkownika.
5.8.
Po zakończeniu pracy, użytkownik ma obowiązek usunąć wszystkie pliki
zapisane w trakcie pracy na dysku komputera. Jednocześnie Użytkownik
komputera przyjmuje do wiadomości, że wszelkie pozostawione przez
niego na komputerze pliki i dane będą dostępne dla kolejnych
Użytkowników komputera. Centrum nie odpowiada za pliki pozostawione
przez Użytkownika.
5.9.
Centrum nie ponosi odpowiedzialności za dane pozostawione przez
Użytkownika na dysku komputera, w szczególności hasła, dane osobowe,
dane poufne itp.
6.
Szczegółowe zasady korzystania z sali szkoleniowej zwanej dalej salą.
6.1.
Organizacja może korzystać z sali w dni powszednie w godz.
funkcjonowania centrum: pon. od 8.00 do 16.00, wt.-czw. od 8.00
do 20.00 i pt. od 8.00 do 13.00.
6.2.
Z
uzasadnionych
przyczyn
Koordynator
może
zadecydować
o zamknięciu Centrum lub skróceniu godzin otwarcia w dni powszednie.
6.3.
W dni wolne od pracy, Centrum nie prowadzi działalności
- w wyjątkowych sytuacjach, na wniosek Organizacji, Koordynator
Centrum może odstąpić od tej zasady udostępniając salę na prowadzenie
szkoleń, spotkań, wernisaży, imprez okolicznościowych itp.
6.4.
Sala może zostać udostępniona nieodpłatnie grupom nieformalnym
i organizacjom pozarządowym, o ile nie pobierają one opłat od swoich
odbiorców
za
prowadzone
wydarzenia/warsztaty/zajęcia
w wynajmowanej sali. Decyzję co do zwolnienia podejmuje Koordynator.
6.5.
Zwolnienie z opłat za wynajem sali zależne jest m.in. od ilości
wynajmowanych godzin, dnia tygodnia oraz okresu na jaki ma zostać
wynajęta sala.
6.6.
Centrum użyczając salę zapewnia: zaplecze audiowizualne (projektor)
i wyposażeniem: stoły i krzesła, dostęp do sieci internetowej Wi-Fi oraz
zaplecze sanitarne (toaleta).
6.7.
Rezerwacji sali dokonuje się osobiście lub telefonicznie.
6.8.
Organizacja rezerwująca salę jest zobowiązana do podania:
6.8.1. celu spotkania/tytułu wydarzenia;
6.8.2. przewidywanej liczby uczestników;
6.8.3. informacji o pobieraniu/niepobieraniu opłat od uczestników;
6.8.4. danych osoby odpowiedzialnej za organizację wydarzenia;
6.8.5. informacji o potrzebnym wyposażeniu.
6.9.
Niedozwolone
jest,
bez
uzgodnienia
z
Koordynatorem
Centrum,
prowadzenie w sali zajęć niezgodnych z przeznaczeniem sali lub takich,
które z uwagi na swój charakter (np. hałas), utrudniają pracę innym
użytkownikom Centrum.
6.10.
W przypadku cyklicznych/systematycznych (w okresie powyżej miesiąca
i częstszych niż raz w tygodniu) spotkań/wydarzeń, Organizacja
zobowiązana jest do:
6.10.1. wcześniejszego
uzgodnienia
warunków
i
terminów
z Koordynatorem Centrum;
6.10.2. ewentualnego podpisania „Umowy partnerskiej” z Fundacją
Pokolenia prowadzącą Centrum Organizacji Pozarządowych;
6.10.3. ewentualnego pokrycia kosztów obsługi i eksploatacji sali,
zgodnie z przedstawioną przez Centrum kalkulacją.
6.11.
Organizacja
jest
zobowiązana
do
niezwłocznego,
telefonicznego
powiadomienia Centrum o rezygnacji z rezerwacji sali.
6.12.
W przypadku dwukrotnego niepoinformowania o rezygnacji z rezerwacji,
Organizacja może zostać pozbawiana prawa do korzystania z tej formy
wsparcia.
6.13.
Centrum zastrzega sobie prawo do zweryfikowania czy zaplanowane
wydarzenie jest zgodne z deklaracją poprzez wizytę monitorującą
w trakcie trwania wydarzenia i do ewentualnego przerwania spotkania.
6.14.
Centrum zastrzega sobie, w wyjątkowych przypadkach, prawo odwołania
rezerwacji i zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia o tym
fakcie Organizacji oraz uzgodnienia terminu zastępczego.
7.
Szczegółowe zasady korzystania z pomieszczenia co-working’owego zwanego dalej
pomieszczeniem wspólnym.
7.1.
Organizacja może korzystać z pomieszczenia wspólnego w dni
powszednie w godz. funkcjonowania centrum: pon. od 8.00 do 16.00
i wt.-pt. od 8.00 do 20.00.
7.2.
Z
uzasadnionych
przyczyn
Koordynator
może
zadecydować
o zamknięciu Centrum lub skróceniu godzin otwarcia w dni
powszednie.
7.3.
W dni wolne od pracy, Centrum nie prowadzi działalności.
7.4.
Pomieszczenie wspólne może zostać udostępnione nieodpłatnie
grupom nieformalnym i organizacjom pozarządowym, o ile nie
pobierają
one
opłat
od
swoich
wydarzenia/warsztaty/zajęcia
w
odbiorców
za
wynajmowanym
prowadzone
pomieszczeniu.
Decyzję co do zwolnienia podejmuje Koordynator.
7.5.
Zwolnienie z opłat za wynajem pomieszczenia wspólnego zależne jest
m.in. od ilości wynajmowanych godzin, dnia tygodnia oraz okresu na
jaki ma zostać wynajęte pomieszczenie.
7.6.
Niedozwolone jest, bez uzgodnienia z Koordynatorem Centrum,
prowadzenie w pomieszczeniu wspólnym spotkań niezgodnych
z przeznaczeniem pomieszczenia lub takich, które z uwagi na swój
charakter (np. hałas), utrudniają pracę innym użytkownikom Centrum.
7.7.
Organizacja
chcąca
korzystać
z
pomieszczenia
wspólnego
zobowiązana jest do:
7.7.1. wcześniejszego uzgodnienia warunków i terminów
z Koordynatorem Centrum;
7.7.2. podpisania „Umowy partnerskiej” z Fundacją Pokolenia
prowadzącą Centrum Organizacji Pozarządowych;
7.7.3. ewentualnego pokrycia kosztów obsługi i eksploatacji sali,
zgodnie z przedstawioną przez Centrum kalkulacją.
7.8.
Organizacja jest zobowiązana do niezwłocznego, telefonicznego lub
mailowego
powiadomienia
Centrum
o
rezygnacji
z
rezerwacji
pomieszczenia wspólnego w danym terminie lub o zakończeniu stałej
współpracy.
7.9.
W
z
przypadku
rezerwacji,
dwukrotnego
Organizacja
niepoinformowania
może
zostać
o
rezygnacji
pozbawiana
prawa
do korzystania z tej formy wsparcia.
7.10.
Centrum zastrzega sobie, w wyjątkowych przypadkach, prawo
odwołania
rezerwacji
i
zobowiązuje
się
do
niezwłocznego
powiadomienia o tym fakcie Organizację oraz uzgodnienia terminu
zastępczego.
7.11.
Szafki biurowe udostępniane są w pierwszej kolejności organizacjom,
które pełnią dyżury w siedzibie Centrum często i regularnie
(przynajmniej raz w tygodniu).
7.12.
Centrum nie przechowuje należących do Organizacji przedmiotów
i materiałów, które ze względu na swoje wymiary gabarytowe nie
mieszczą się w szafce.
7.13.
Organizacje mogą drukować/kopiować czarno-białe kartki A4 według
„Kalkulacji Kosztów Obsługi i Eksploatacji” dostępnego w siedzibie
Centrum i na stronie internetowej Centrum.
7.14.
Urządzenia kopiujące obsługiwane są wyłącznie przez pracowników
Centrum.
7.15.
Długotrwałe zaleganie z uiszczeniem opłaty może być powodem
rozwiązania współpracy i wystąpienia Centrum na drogę prawną,
a także powiadomienia o tym fakcie organu rejestrowego.
8.
Szczegółowe zasady korzystania ze sprzętu przenośnego.
8.1.
W zasobach centrum znajdują się:
8.1.1. przenośny
zestaw
nagłośnieniowy
z
mikrofonem
przewodowym
8.1.2. rzutniki multimedialne
8.1.3. flipczarty
8.2.
Warunkiem skorzystania z dostępnego sprzętu jest wcześniejsze
zgłoszenie zapotrzebowania na dany sprzęt podczas organizowanego
przez siebie szkolenia lub spotkania.
8.3.
Osoba pobierająca sprzęt przenośny jest za niego odpowiedzialna
i w przypadku uszkodzenia lub całkowitego zniszczenia będzie
obciążona kosztami naprawy bądź zakupu nowego sprzętu.
8.4.
W szczególnych przypadkach możliwe jest wypożyczanie sprzętu
na zewnątrz, po uzgodnieniu warunków z Koordynatorem Centrum.
9.
Przepisy porządkowe
9.1.
Na terenie oraz w obrębie Centrum zabrania się:
9.1.1. palenia tytoniu (nie dotyczy ogrodu na parterze i tarasu
na pierwszym piętrze),
9.1.2. spożywania alkoholu i innych substancji psychoaktywnych,
9.1.3. wynoszenia sprzętu i przedmiotów będących własnością
Centrum poza teren obiektu,
9.1.4. przebywania osób nieuprawnionych,
9.1.5. używania urządzeń wytwarzających nadmierny hałas,
9.1.6. umieszczania znaków i napisów w dowolnych miejscach
na terenie obiektu,
9.1.7. odstępowania użyczonego pomieszczenia i sprzętu innym
osobom lub podmiotom
10.
Postanowienia końcowe
10.1.
Koordynator zastrzega sobie prawo interpretacji niniejszego Regulaminu
i rozstrzygania kwestii spornych.
10.2.
W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem, stosuje się
przepisy Kodeksu Cywilnego.
10.3.
Regulamin może ulec zmianie. O zmianach w regulaminie Organizacja
zostanie poinformowana e-mailem.
10.4.
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.07.2015r.