Renegocjacje – Okiem Eksperta 2013

CBRE
Praktyka na rynku biurowym
Okiem experta
www.cbre.eu/research
Kwiecień 2013
GAMBIT RENEGOCJACJI – STAY OR GO?
Daniel Bienias – Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców
Joanna Mroczek - Dyrektor Działu Doradztwa i Badań Rynku
Renegocjować czy szukać nowego biura? Jakie korzyści można uzyskać w przypadku renegocjacji? Kiedy rozpocząć
proces? Jak się przygotować? Jakich strategii użyć, aby osiągnąć jak najlepszą pozycję i uzyskać najwięcej
oszczędności? Czy obecny rynek nieruchomości sprzyja renegocjacjom? O czym należy pamiętać? – eksperci rynku
odkrywają niektóre tajniki strategii negocjacyjnych w procesie renegocjacji warunków najmu powierzchni biurowych.
W dobie niestabilnej koniunktury i nieustannego poszukiwania
oszczędności, firmy coraz częściej stają przed dylematem
efektywnego
zarządzania
swoimi
umowami
najmu.
Niepewność co do przyszłej sytuacji na rynku nieruchomości
komercyjnych, coraz częściej przekłada się na trudność w
podejmowaniu decyzji dotyczących podpisywania nowych
umów.
W ciągu ostatnich trzech lat, renegocjacje miały istotny udział
w całkowitej ilości wynajętej powierzchni biurowej w
Warszawie. W 2012 roku w stolicy wynajęto 608.500 mkw.
powierzchni biurowej, z czego renegocjacje stanowiły 28%,
czyli prawie 170.000 mkw. Łącznie zarejestrowaliśmy 132
takie transakcje.
W tym roku wygaśnie znaczna ilość umów podpisanych w
2008r., który był rekordowy pod względem nowych umów.
Firmy muszą podjąć decyzję czy szukać innego biura, czy
pozostać w dotychczasowym. W obliczu wzrostu popytu na
tańsze parki biurowe i lokalizacje na obrzeżach centrum
Warszawy, najemcy decydujący się na renegocjowanie
umów na powierzchnie biurowe położone w centralnych
lokalizacjach stolicy mają relatywnie dobrą pozycję
przetargową oraz szansę na uzyskanie korzystniejszych
warunków.
200,000
150,000
100,000
50,000
0
2008
2009
2010
Czy taka sytuacja coś Państwu przypomina? Szybsze cykle
koniunkturalne, rosnące zróżnicowanie branżowe, nieustanne
zmiany, a czasem wręcz niemożność planowania oraz coraz
bardziej wymagana przez klientów elastyczność stawia przed
firmami nieustające wyzwania. Jednym z nich jest rozważna
polityka nieruchomościowa firmy.
Jakie są opcje działania w wyżej opisanym przypadku?
Umowa najmu jest formą zabezpieczenia interesów obu stron,
nie
przewiduje możliwości zmiany zawartych w nich
zapisów, a przede wszystkim jest zawarta na czas
oznaczony. Czynsz musi być zapłacony, nawet gdy firma
znalazła się w trudnej sytuacji finansowej. Oczywiście wyżej
opisana sytuacja była dość ekstremalna, natomiast w
większości przypadków renegocjacje warunków umowy nie
są związane tylko z obniżeniem czynszu. Praktyka rynkowa
zmienia się wraz z cyklami koniunktury na rynku, wymagania
najemców kształtują decyzje wynajmujących. To co 5 lat
temu, w momencie podpisywania umowy było normą,
obecnie może wyglądać zupełnie inaczej.
Renegocjacje w Warszawie (mkw.)
2007
Najlepszym sposobem przedstawienia dylematów przed
jakimi stoją firmy, będzie studium przypadku. Najemca z
sektora IT miał średniej wielkości biuro w budynku na
obrzeżach centrum Warszawy, które całkowicie odpowiadało
zarządowi firmy. Budynek był całkiem nowy - firma
przeprowadziła się półtora roku wcześniej, po kilku latach
wynajmowania lokali w kamienicach i postkomunistycznych
biurowcach. Biuro było przygotowane dla 80 pracowników,
decyzje o podpisaniu umowy najmu zapadały w okresie
szybkiego
wzrostu
gospodarczego
(niekoniecznie
objawiającego się większymi przychodami), potencjalną
sprzedażą firmy przez udziałowców. Niestety szybko okazało
się, że nowoczesne biuro i zobowiązania stały się dużym
obciążeniem dla spółki. Zatrudnienie zredukowano o połowę,
bieżące przychody nie wystarczały na wypłaty pensji,
udziałowcy nie bardzo wiedzieli, gdzie szukać oszczędności
i jak ratować firmę.
2011
2012
Strona 1
© 2013, CBRE
Praktyka na rynku biurowym Okiem eksperta
Znajdź doradcę! Najprostszym rozwiązaniem jest zatrudnienie
doradcy do spraw nieruchomości. Jest to jedyny dobry sposób,
aby profesjonalne przeprowadzić renegocjacje. Wynajmujący
robią wszystko, aby wynająć szybko, jak najwięcej
powierzchni i uzyskać wysoką cenę najmu, a najemcy mają
ograniczone budżety i pragną uzyskać jak najwięcej korzyści i
udogodnień od właściciela budynku. Dobry, doświadczony
negocjator uzyska dla najemcy najkorzystniejsze warunki, i
sprawi, że obie strony po renegocjacjach będą zadowolone.
Doradcy, pracując aktywnie na rynku nieruchomości, mają
wpływ na jego zmiany. Kształtowanie rynku, polega na
umiejętnym wpływaniu na właścicieli nieruchomości, aby byli
w stanie (czyli mogli przekonać swoich udziałowców, banki,
zarządy) zaakceptować coś co na pierwszy rzut oka nie jest
możliwe do zaakceptowania. Trzeba podkreślić również
znaczenie słowa nieustannie – doradcy przeprowadzają
transakcje
codziennie,
dobrze
znają
rynek,
mają
doświadczenie i potrafią przeanalizować sytuacje w sposób
trafny, poparty konkretnymi przykładami. Doradcy potrafią w
umiejętny sposób pozycjonować sytuację Najemcy, tak aby
podczas rozmów uzyskać jak najwięcej korzyści.
Szukaj oszczędności! Wynajmujący, planując swój biznes
długoterminowo, starają się unikać ryzyka. Stabilność
przychodów jest o wiele ważniejsza niż częste wymiany
najemców, które związane są ze znacznymi wydatkami na
marketing,
prowizje agentów czy utrzymywanie wolnej
powierzchni nie przynoszącej przychodu.
Jeżeli właściciel budynku będzie przekonany, że kłopoty firmy
są przejściowe, firma ma solidne podstawy i w zamian za
krótkoterminowe obniżki może wydłużyć umowę najmu,
można uzyskać potrzebne oszczędności.
Analizuj sytuację! Renegocjacje muszą zostać poparte
gruntowną analizą sytuacji najemcy i celów jakie chcemy
osiągnąć:
obniżka
czynszu,
zredukowanie
ukrytych
zobowiązań (nakłady na przywrócenie powierzchni do stanu
wyjściowego), czasowe obniżenie zobowiązań, redukcja
powierzchni, wynegocjowanie elastycznych zapisów odnośnie
dobierania powierzchni, podnajmu etc.
Istotna jest również sytuacja Wynajmującego: jaka jest jego
pozycja na rynku, jaka strategia, czy wynajmujący ma w
planach sprzedaż budynku (strategia krótkoterminowa), czy
buduje portfel
nieruchomości (strategia długoterminowa).
Trzeba wziąć pod uwagę wszystkie możliwe scenariusze, jak
wygląda sytuacja innych najemców w budynku - czy
potrzebują dodatkowej powierzchni, czy może znaleźli się w
podobnej, trudnej sytuacji, czy jakaś firma jest zainteresowana
przejęciem tej powierzchni i umowy najmu.
Wszelkie informacje zebrane na etapie analizy sytuacji
pozwalają na określenie strategii renegocjacji i mają istotny
wpływ na ich przebieg.
Największe renegocjacje w 2012 w Warszawie
Kwiecień 2013
Najemca
Budynek
Powierzchnia (mkw.)
Axel Springer Trinity Park I
9.100
Generali
Marynarska Point
7.700
AXA
Warsaw Trade Tower
7.000
Gaz System
Cristal Park
6.500
Accenture
Europlex
5.800
Strona 2
© 2013, CBRE
Co więcej, przy przedłużeniu umowy najmu można uzyskać
dodatkowe udogodnienia w postaci zwolnienia z czynszu, jak
również budżet na odświeżenie powierzchni, który można
spożytkować na wydzielenie powierzchni dla podnajemcy.
Warto też porozmawiać o indeksacji i kosztach
eksploatacyjnych.
Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować zapisy umowy
najmu, a przede wszystkim zapisy dotyczące przywrócenia
powierzchni
do
stanu
wyjściowego.
Jeżeli
były
przeprowadzone zmiany, przebudowy w trakcie najmu, w
budżecie firmy są specjalne rezerwy na ten cel. Warto
zadbać, aby wykreślić zapisy o przywróceniu powierzchni do
stanu wyjściowego i wykorzystać zgromadzone środki na
działalność podstawową.
A jak poradził sobie wspomniany najemca z branży IT? Firma
prosperuje dobrze, jest liderem na rynku w swoim sektorze, a
jej prezes pamięta, że redukcja zobowiązań za najem biura,
jako jeden z elementów strategii naprawczej, pozwoliła
uratować spółkę i miejsca pracy.
Podsumowując: każdą umowę w każdym czasie warto
renegocjować!.
Praktyka na rynku biurowym Okiem eksperta
GAMBIT RENEGOCJACJI
W procesie renegocjacji zarówno deweloper jak i najemca
Struktura umów najmu w Warszawie
musi wziąć pod uwagę szereg czynników, które będą
decydowały o jego przewadze negocjacyjnej.
1. Pułapka przeszacowania. Najemca łatwo może
wpaść
w
pułapkę
przeszacowania
potencjalnych
Właściciele
Ekspansja
Nowe umowy
Przednajem
Renegocjacje
100%
kosztów szukania nowego biura (nowa aranżacja biura,
przeprowadzka,
obsługa
procesu,
przywrócenie
80%
powierzchni do stanu pierwotnego).
2. Dodatkowe
fundusze.
Właściciel
dodatkowo
oferuje fundusze na odświeżenie biura i przekonuje
najemcę do nowej umowy najmu za określony czynsz,
który wydaje się słusznym poziomem rynkowym.
60%
40%
20%
3. Dodatkowe koszty. W rzeczywistości najemca nie
uwzględnia znacznie wyższych kosztów, jakie właściciel
poniósłby w przypadku opuszczenia przez niego
budynku
(koszty
całkowitego
remontu,
0%
2007
2008
2009
2010
2011
2012
obsługa
transakcji, koszty marketingu, wyższe zachęty dla
nowego
najemcy,
czy
koszt
utrzymania
pustej
powierzchni).
4. Pułapka „win win”. Uniknięcie pułapki „win - win”
możliwe
jest
dzięki
zatrudnieniu
doradcy,
który
orientując się w warunkach rynkowych i faktycznych
kosztach ponoszonych przez wszystkie strony, może
wesprzeć najemcę w procesie negocjacji i uzyskać
znacznie
większe
oszczędności
niż
w
wyniku
samodzielnych działań.
5. Koszt doradcy. Ponosząc koszt doradcy, firma nie
tylko może uzyskać znacznie wyższe oszczędności, ale
również
zapewnić
sobie
warunki
najmu
zabezpieczające firmę w przyszłości przed nagłymi
zmianami koniunktury.
Całkowity poziom najmu w Warszawie (mkw.)
800,000
600,000
400,000
200,000
Kwiecień 2013
0
2007
Strona 2
© 2013, CBRE
2008
2009
2010
2011
2012
PODSUMOWANIE
Odnowienie lub ulepszenie umowy najmu:
■
Niezależnie od terminu zakończenia umowy
■
Każdy czas jest dobry na renegocjacje
■
Duże oszczędności dla firm
■
Nowe udogodnienia
Ważne: zatrudnienie agenta
■
■
■
Silniejsza pozycja firmy w negocjacjach
Doświadczenie agenta w podobnych transakcjach
Doświadczenia agenta w przygotowaniu procesu
Czas:
■
18 miesięcy przed zakończeniem umowy; dla
dużych firm i projektów nawet 24 miesiące
Praktyka na rynku biurowym Okiem eksperta
KONTAKTY
Więcej informacji odnośnie rynków nieruchomości komercyjnych:
CBRE Reprezentacja Najemcy
CBRE Doradztwo i Badania Rynku:
Daniel Bienias
Dyrektor
Rondo ONZ 1
00-124 Warszawa
t: +48 22 544 8038
e: [email protected]
Joanna Mroczek
Dyrektor
Rondo ONZ 1
00-124 Warszawa
t: +48 22 544 8061
e: [email protected]
+ FOLLOW US
GOOGLE+
FACEBOOK
WWW.CBRE.PL
Research and Consulting
Niniejszy raport został przygotowany przez Dział Doradztwa i Badań Rynku CBRE w Polsce, będący częścią CBRE Global Research and Consulting – sieci doświadczonych
konsultantów oraz ekspertów zajmujących się badaniem rynku nieruchomości komercyjnych, dostarczających raporty rynkowe, prognozy ekonometryczne oraz rozwiązania
doradcze dla inwestorów oraz najemców z całego świata.
Kwiecień 2013
Disclaimer
CBRE oświadcza, iż informacje zawarte w raportach pochodzą ze źródeł, które uważa za wiarygodne, jakkolwiek prawdziwość informacji nie została przez CBRE
zweryfikowana i związku z tym CBRE nie gwarantuje ani nie zapewnia, że informacje te są prawdziwe. Jakiekolwiek przewidywania, opinie, założenia, oszacowania
zawarte w raportach zostały podane jedynie dla przykładu i nie odzwierciedlają aktualnej ani przyszłej sytuacji na rynku. Ani CBRE ani jakikolwiek jej reprezentant, lub
pracownik CBRE nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Klienta powstałe na skutek wykorzystania w jakikolwiek sposób raportów w całości lub w części.
Stona 4
© 2013, CBRE