PZZ_Komisja_organizacji_imprez

Polski Związek Zapaśniczy
w Warszawie
Tel./fax.: (22) 624-81-11, 624-01-69, 652-19-03
e-mail: [email protected], www.zapasy.org.pl
KOMISJA
ORGANIZACJI IMPREZ SPORTOWYCH
2012 -2016
Opracowanie: Komisja Organizacji Imprez Sportowych PZZ
Zatwierdzona przez Zarząd PZZ w dniu …………………… 2013 roku.
1
Wszystkie działania Komisji Organizacji Imprez Sportowych Polskiego Związku
Zapaśniczego mają na celu ciągłe podnoszenie standardu organizacji przedsięwzięć
krajowych i międzynarodowych w sporcie zapaśniczym i grapplingu, a tym samym
budowanie pozytywnego wizerunku polskich zapasów, zwiększenia ich atrakcyjności
dla wszystkich uczestników zawodów, widzów i kandydatów na sponsorów oraz
postrzegania środowiska zapaśniczego jako partnera do współpracy przez instytucje
rządowe, samorządowe i media.
KOMISJA ORGANIZACJI IMPREZ SPORTOWYCH
Polskiego Związku Zapaśniczego działa w składzie 3 osobowym
1. Komisja składa się z przewodniczącego i członków komisji :
• przewodniczący: Witold Ciemierz,
• sekretarz
: Włodzimierz Koriakowski
• członek
: Agata Fiuczyńska Mikulska
2. Komisja
nadzoruje
organizację
i
przebieg
zawodów
ogólnopolskich
i międzynarodowych rozgrywanych w Polsce, oraz informuje na bieżąco Zarząd PZZ,
czy zostały przeprowadzone zgodnie z Regulaminem Imprez PZZ i przepisami FILA.
3. Komisja dokonuje kompleksowej oceny imprezy na Karcie Oceny Imprezy PZZ
(zał.nr 1) i na podstawie
dokonanych ocen sporządza raporty półroczne
i sprawozdanie roczne.
4. Członkowie komisji przed wyjazdem na zawody, informują Biuro PZZ w W-wie
o planowanym pobycie na danych zawodach, które przekazuje ofertę organizatora
imprezy celem sprawdzenia przez Komisję stopnia wywiązania się organizatora
z zobowiązań zawartych w ofercie.
5. Członek komisji obecny na zawodach, informuje organizatora o swojej obecności
i otrzymuje na swoją prośbę od organizatora program zawodów, scenariusz otwarcia
zawodów oraz ceremonii dekoracji zwycięzców i zakończenia imprezy, a także inne
informacje, celem ich weryfikacji do stanu faktycznego.
6. Członek komisji po zakończeniu zawodów dokonuje oceny pracy poszczególnych
komisji pracujących na zawodach oraz m.in. obsługi medycznej, wystroju hali
sportowej, logistyki, obecności mediów, obecności przedstawicieli władz lokalnych,
ilości kibiców, bazy noclegowej.
7. W przypadku rezygnacji z organizacji zawodów, komisja proponuje do akceptacji
Zarządu PZZ organizatora zastępczego z pośród klubów, które ubiegały się o tę
imprezę, lub organizatora, który aktualnie zabiega o jej przyznanie i gwarantuje jej
prawidłowy przebieg.
8. Członkowie Komisji Organizacji Imprez uczestniczą w zawodach na koszt Polskiego
Związku Zapaśniczego, otrzymując zwrot kosztów podróży zgodnie z regulaminem
PZZ oraz zabezpieczenie noclegu i wyżywienia w uzgodnionym terminie.
9. Komisja spotyka się w pełnym składzie dwa razy w roku, w celu omówienia
organizacji odbytych zawodów i przekazania wszelkich uwag i spostrzeżeń
Zarządowi PZZ.
2
10. Spotkania komisji są protokołowane.
11. Na koniec roku
komisja przedstawia Zarządowi PZZ ranking najlepszych
i najgorszych organizatorów oraz propozycje organizacji imprez na następny rok.
ROLA I ZADANIA
KOMISJI ORGANIZACJI IMPREZ SPORTOWYCH PZZ
Organizacja imprez sportowych powinna być postrzegana dużo szerzej. Nie tylko
przez pryzmat zawodów sportowych różnej rangi ( regionalnej, ogólnopolskiej
i międzynarodowej), ale także możliwości organizacji wielu przedsięwzięć towarzyszących,
wspomagających promocję zapasów i grapplingu, takich jak eventy, konferencje, spotkania
okolicznościowe, przedsięwzięcia służące pozyskaniu sponsorów.
Dlatego należy przyjrzeć się planowaniu koncepcyjnemu oraz logistycznemu w tej
dziedzinie, z uwzględnieniem kalendarzy imprez i poszczególnym etapom realizowanych
zadań:
• przygotowawczemu
• realizacyjnemu
• i końcowemu – czyli uzyskanym efektom.
Jednym z celów Komisji Organizacji Imprez Sportowych w kadencji 2012 – 2016
będzie dokonanie analizy oraz podsumowanie możliwości organizacyjnych i promocyjnych
środowiska zapaśniczego, a we współpracy z Komisją ds. Kontaktów z Administracją
Samorządową - ocena poziomu współpracy z samorządami i innymi instytucjami oraz
współpracy z mediami i efektywności promocji danego przedsięwzięcia w terenie.
Na bazie uzyskanych informacji Komisja zwróci uwagę na doprecyzowanie zasad
i postanowień, które powinien zawierać Komunikat Organizacyjny zarówno zawodów
krajowych jak i międzynarodowych oraz Regulamin Organizatora Imprez.
Członkowie komisji będą w miarę możliwości czynnie uczestniczyć w poszczególnych
etapach realizacji zadania, poprzez udział w spotkaniach przygotowawczych, pomoc
merytoryczno-organizacyjną oraz dokonywać końcowej oceny zrealizowanego zadania.
W przypadkach kontrowersyjnych ocena będzie podlegała wspólnemu omówieniu
z zainteresowanym. Stosowne raporty wnioski będą przygotowywane i przedstawiane
Zarządowi PZZ.
Komisja będzie też konsekwentnie przedstawiać propozycje usprawniające działania
organizacyjne, np. z zakresie akredytacji uczestników zawodów międzynarodowych.
Ponadto, do zadań Komisji należeć będzie wspólne z Zarządem PZZ
rozwiązań problemu dekoracji zawodników przy pustej hali zawodów.
poszukiwanie
Komisja będzie także analizować organizację poszczególnych imprez, pod kątem
wypracowania docelowo OSZCZĘDNOŚCI w Polskim Związku Zapaśniczym.
3
Przy dokonywaniu oceny Komisja będzie opierać się przede wszystkim na zapisach
Regulaminu Organizacji Imprez Sportowych PZZ, jednakże zwróci uwagę na poniższe
elementy składowe organizacji, m.in.
• standardy organizacyjne w Polsce i na świecie, wymogi FILA i PZZ,
• logistykę,
• sprawny i efektywny przepływ informacji w trakcie realizacji zadania,
• cele i oczekiwania uczestników a interes imprezy i organizatora, czyli jak nie paść
ofiarą nadmiaru konsumpcyjnych oczekiwań,
• kompetencje zespołu, jego zaangażowanie,
• zarządzanie pracą zespołu organizacyjnego,
• posiadanie lub możliwości pozyskania niezbędnego sprzętu i urządzeń,
• budowanie bazy wolontariuszy i efektywne zarządzanie wolontariatem na
imprezie,
• zabezpieczenie finansowe i kosztorysowanie imprez, zasady budowania i realizacji
budżetu danego zadania,
• metody prowadzenia negocjacji,
• zasady biletowania imprezy,
• bezpieczeństwo uczestników imprezy sportowej oraz zachowania niegodne
środowisku zapaśniczemu.
Ponadto w ramach organizacji imprez Komisja przyjrzy się jednocześnie towarzyszącym
działaniom promocyjnym i marketingowym.
Przewodniczący Komisji
Witold Ciemierz
4
KOMISJA ORGANIZACJI
IMPREZ SPORTOWYCH PZZ
KARTA OCENY IMPREZY PZZ
2012 -2016
Załącznik nr 1 : Projekt 1_1_2013.
NAZWA ZADANIA
TERMIN
MIEJCE ZAWODÓW
ORGANIZATOR
I. ETAP PRZYGOTOWAWCZY I REALIZACJA ZADANIA
I.
REALIZACJA ZADANIA
•
•
•
•
ZESPÓŁ ORGANIZACYJNY
KOMUNIKAT ORGANIZACYJNY
PROGRAM ZAWODÓW
PUNKTY 1-10
Zabezpieczenie osobowe, obsługa techniczna, wolontariat
Skuteczność działania i komunikacja
Treść ,
Terminowość /realizacja harmonogramu czasowego
NAGRODY
1. Nagrody regulaminowe
2. Nagrody dodatkowe
Zgodnie z Regulaminem PZZ
Sponsoring wg. rangi imprezy
TAK
Wymienić :
NIE
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 3 )
II.
Uwagi
PROMOCJA IMPREZY
PUNKTY 1-10
Kampania promocyjna / terminy publikacji
•
strony internetowe, Facebook/ YouTube (klub, WOZZ, PZZ)
•
formy promocji przez samorząd
•
media lokalne/regionalne/ogólnopolskie, transmisje/ relacje TV ( e-sport.tv, region, itd.
•
Telebimy, banery zewnętrzne, plakaty
•
Foldery, ulotki, zaproszenia, wydawnictwa okolicznościowe/kartki, zdjęcia, mapy, itp.
•
Rozdysponowanie zaproszeń – biletów
Gadżety reklamowe imprezy- płatne / bezpłatne
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 3 )
III.
Uwagi
ZAKWATEROWANIE
PUNKTY 1-10
Warunki pobytowe
Adekwatność ceny do oferowanych warunków
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 2)
IV.
wstaw X
WYŻYWIENIE
Miejsce wyżywienia :
• zawodnicy/trenerzy
• sędziowie/-VIP
w miejscu zakwaterowania
1 .Jakość posiłków w stosunku do ceny
• odpowiednia kaloryczność
właściwa
Forma posiłków i forma rozliczania
• bony/karta akredytacyjna
catering /lunch -boxy
PUNKTY 1-10
na obiekcie zawodów
na zewnątrz / bary-restauracje
niewłaściwa
zorganizowana/podawana
5
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 3)
V.
Uwagi
AKREDYTACJA/RECEPCJA
PUNKTY 1-10
Warunki i wyposażenie techniczne biura
Profesjonalizm działania obsługi , dostępność
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 2)
VI.
Uwagi
HALA/ OBIEKT SPORTOWY ZAWODÓW
PUNKTY 1-10
Przystosowanie obiektu: maty, zabezpieczenie sprzętu sportowego i sprzętu
technicznego, parking, monitoring , ochrona, porządek, higiena, bezpieczeństwo
Zaplecze szatniowo-sanitarne, miejsce rozgrzewkowe, dostęp do odnowy biolog,
Klimatyzacja/ nawiew – odpowiednia temperatura hali zawodów/
Organizacja widowni / miejsca/ widoczność/przestrzeń /bezpieczeństwo /
Oprawa wizualna hali: / ustawienia, dekoracje, oświetlenie, nagłośnienie/
Zabezpieczenie napoi dla sędziów / zawodników/ lub możliwości zakupu
Biuro Zawodów, wyposażenie, łącza
Oznaczenie ciągów komunikacyjnych i miejsc
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 8)
VII.
Uwagi
ZABEZPIECZENIE MEDYCZNE
PUNKTY 1-10
Prawidłowe
Niewystarczające
Ocena
VIII.
Uwagi
TRANSPORT
PUNKTY 1-10
Dojazd na miejsce zawodów
• transport własny/ transport publiczny
Zabezpieczenie transportu dla uczestników na miejscu
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 2)
IX.
OPRAWA ZAWODÓW
Uwagi
PUNKTY 1-10
Konferencja techniczna
•
organizacja
Ceremonia otwarcia zawodów
•
•
•
•
•
•
udział władz lokalnych, mediów, sponsorów
oprawa artystyczna – lub brak/odznaczenia
udział władz lokalnych, mediów
udział sponsorów
promocyjno-reklamowe
spotkania okolicznościowe dla środowiska
Suma :
Dekoracje zwycięzców
Zamknięcie zawodów
Imprezy towarzyszące
Średnia ocena (suma punktów: 4)
OCENA ZAWODÓW
KRYTERIA CZĄSTKOWE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
PUNKTY 1-10
Średnia
REALIZACJA ZADANIA
PROMOCJA IMPREZY
ZAKWATEROWANIE
WYŻYWIENIE
AKREDYTACJA
HALA/ OBIEKT SPORTOWY ZAWODÓW
ZABEZPIECZENIE MEDYCZNE
6
8. TRANSPORT
9. OPRAWA Z ZAWODÓW
SUMA PUNKTÓW :
ŚREDNIA OCENA KOŃCOWA: (suma punktów: 9 )
OCENA ZAWODÓW PODSTAWOWA
• ETAP KOŃCOWY I OCENA - dokonanie w terminie okresowym
Ponad standardowe zarządzanie organizacją imprezy i
PUNKTY DODATKOWE
PUNKTY 1-10
efekty
OPIS ZDARZEŃ
ZDARZENIA NEGATYWNE
OFERTA -
PUNKTY 1-10
OCENA WYKONANIA ZAPISÓW OFERTY DO STANU FAKTYCZNEGO
Plan
Wykonanie
Uwagi / koszt udziału 1 zawodnika
PUNKTY 1-10
Ilość uczestników
Kosztorys
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 2)
PRAWIDŁOWOSĆ ROZLICZENIA ŚRODKÓW ZGODNIE Z UMOWĄ PZZ
PUNKTY 1-10
Informacja udzielona Komisji przez Księgowość PZZ
Prawidłowość rozliczenia
Terminowość (po obu stronach)
Suma :
Średnia ocena (suma punktów: 2)
OCENA I UWAGI KOMISJI
EFEKTY KOŃCOWE * (docelowe, przesunięte w czasie)
Wzrost zainteresowania zapasami:
• orientacyjna liczba widowni
• w mediach :regionalnych, ogólnopolskich
Zwiększenie zakresu współpracy z samorządem terytorialnym w obszarze:
• Środki finansowe na szkolenie i imprezy
• Obiekty sportowe ( środki na obiekty nowe, remonty, modernizacje)
• Dofinansowanie ocenianego zadania
Zwiększenie naboru kandydatów na zapaśników - we wszystkich grupach
wiekowych , tworzenie nowych sekcji, likwidacja sekcji
Pozyskanie/ utrata sponsora
Oszczędności
UWAGI: (dotyczące np.)
•
•
•
•
•
•
Bezpieczeństwo
Porządek
Udział członków zarządu w ceremoniach
Media o zawodach - linki do mediów
Inne uwagi
załączniki (zdjęcia, skany )
OCENA KOŃCOWA ZAWODÓW : dokonuje Komisja Organizacji Imprez
Oceny cząstkowe
Ocena podstawowa zawodów
Punkty dodatkowe
Zdarzenia negatywne
7
Ocena wykonania zapisów oferty do stanu faktycznego
Prawidłowość rozliczenia środków zgodnie z umową PZZ
• 6 - 10 punktów – OCENA POZYTYWNA
• 1 - 5 punktów – OCENA NEGATYWNA
Podpisy dokonujących oceny
……………………………………….
……………………………………….
……………………………………….
8