Po drugiej stronie lustra

ARTYKUŁ SPONSOROWANY
Michał Mieszczanin
Licencja zarządcy nieruchomości nr 20215
Po drugiej stronie lustra
Czy to klimat zbliżających się Świąt – wzorem supermarketów – przeniknął już do miesięcznika
i nakazuje podążać myślą za kolejnymi przygodami bohaterów Alicji w krainie czarów? Ależ skąd, to
tylko przypadkowa zbieżność pojęć. Rozluźniając nieco gorset branżowego języka, można powiedzieć,
że swego rodzaju lustrem dla nieruchomości jest rzetelna analiza jej finansów. W niej – tak jak w lustrze
– doskonale widać wszystko, co interesuje właściciela, tam doskonale odbijają się wszelkie atuty oraz
niedostatki zabudowań i ich otoczenia.
J
ednak analiza finansowa to tylko
końcowy efekt ewidencji faktów gospodarczych. Jest ona
praktycznie – z niewielkimi wyjątkami
– rejestracją minionych zdarzeń. A te
zdarzenia toczą się przecież zgodnie
z ustanowionym dla nieruchomości lokalnym prawem. To decyzje właścicieli nadają rytm wszystkiemu, co dzieje
się później w sferze ekonomicznej. Tam, gdzie
jest wielu właścicieli, decyzje zwyczajowo
zapadają w formie uchwał. Te zaś najczęściej
są głosowane na zebraniach.
Komplet dokumentów – wystarczy
kliknąć
ADMINISTRATOR
Firma Mieszczanin już od 2005 roku wspomaga pracę zarządców wspólnot mieszkaniowych, ułatwiając im przygotowanie niezbędnej i masowej korespondencji oraz trwałą
ewidencję istotnych pism, wniosków czy
zaleceń. Nasi klienci bez trudu spełniają swe
powinności wobec przepisów prawa i praktyki
zarządzania, wymagających przygotowania
setek dokumentów, w tym wielu zawierających imiennie adresowane treści.
Baza danych zgromadzonych przez nasze
oprogramowanie zawiera nawet najmniejsze szczegóły dotyczące wielkości udziałów w częściach wspólnych nieruchomości
– zgodnie z aktami notarialnymi i stosowaną
w nich postacią ułamków zwykłych lub dzie-
listopad 2013
www.administrator24.info
Rys. Karta do głosowania.
10
siętnych. Fakt zakupu, sprzedaży lub darowizny lokali i będąca ich konsekwencją zmiana
wielkości tych udziałów – to wszystko jest
rejestrowane z niezbędną dokładnością. Wydruk powiadomień o zebraniu, list obecności
czy kart do głosowania: wszędzie prezentowane są aktualne wartości udziałów każdego
z właścicieli.
W zależności od oczekiwań właścicieli lub wymogów proceduralnych, karta do
głosowania z wykazem właścicieli oraz ich
udziałami może być umieszczona poniżej treści uchwały lub na odrębnej karcie papieru.
Można ją także drukować w innym wariancie
– każdy właściciel otrzymuje dla siebie indywidualny blankiet, na którym wyraża swą
wolę na temat każdej z uchwał odrębnie.
Dzięki naszym rozwiązaniom można skutecznie wspierać organizację różnych głosowań,
które mogą mieć miejsce podczas zebrania
wspólnoty. Typowy przypadek to sytuacja,
gdy głosowanie nad jedną z uchwał wymaga
obecności notariusza, a kilka pozostałych
odbywa się już bez niego. Nasze rozwiązania
pozwalają na wydrukowanie kart do
głosowania także w tym przypadku
w taki sposób, aby obecność notariusza na zebraniu nie była w żaden
sposób dłuższa niż czas niezbędny
do zebrania głosów nad pierwszą
uchwałą.
Wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom zarządców i wspólnot także
tam, gdzie wolą właścicieli jest wydrukowanie kart do głosowania innych niż mających
trzy opcje, tj. takich, na których nie występuje kolumna „Wstrzymał się od głosu”.
Dla każdej uchwały można wskazać, czy
ta kolumna wystąpi czy też nie, a masowy
wydruk kart do głosowania uwzględni te
wymagania.
Spółdzielnia mieszkaniowa
i jej organizacja
Firma Mieszczanin dostarcza także rozwiązania do zarządzania spółdzielnią i jej statutowymi organami. Ewidencja posiedzeń
rady nadzorczej lub zarządu jest uzupełniona
o uchwały przez nie podejmowane. W każdej
chwili można wydrukować historię zdarzeń
będących podstawą do analizy i podjęcia
decyzji dotyczącej członka spółdzielni.
Każdą decyzję – przyjęcie, zawieszenie,
wykluczenie itp. – można powiązać z konkretną uchwałą. Gdy rada nadzorcza podejmuje
decyzje w sprawie ustalania indywidualnych
stawek opłat eksploatacyjnych lub funduszu
remontowego, wówczas można dla każdej
z nich wskazać konkretną uchwałę.
Na potrzeby obsługi walnego zebrania nasze
oprogramowanie drukuje imienne (!) powiadomienia dla każdego z członków spółdzielni
oraz listy obecności. Co warte podkreślenia,
poprawnie analizujemy organizację walnego
zebrania realizowanego w częściach oraz fakt
posiadania przez członka spółdzielni prawa do
więcej niż jednego lokalu. Oprogramowanie
precyzyjne gromadzi informacje, w której z kilku części zebrania należy uwzględnić konkretną osobę, mającą kilka lokali rozproszonych po
zasobach spółdzielni.
ARTYKUŁ SPONSOROWANY
Sprawozdania finansowe na
zawołanie
Oprogramowanie firmy Mieszczanin eliminuje konieczność korzystania z programów typu Excel, Open Office itp. Nasze
rozwiązania oferują autonomiczne arkusze
kalkulacyjne, które sięgają bezpośrednio do
danych finansowych każdej nieruchomości
i pozwalają przygotować eleganckie i czytelne
sprawozdania zarówno do bieżących analiz,
jak i w formie załączników do uchwał. Nie
ma znaczenia, jaka jest forma władania nieruchomością. Dla każdej z nich można uzyskać
niezbędne analizy. Odrębne rozwiązania są
dostępne dla zarządów wspólnot, dla rad
nadzorczych spółdzielni mieszkaniowych lub
przedstawicieli gminy. Są wśród nich także
analizy do kontroli wykonania planów finansowych każdej z nieruchomości. Korzystając
z tego samego szablonu każdego ze sprawozdań, rocznie można zachować w programie
do dwunastu obliczonych jego wyników. Ta
funkcjonalność to kolejny powód, by zrezygnować z pakietów biurowych i nie martwić
się tym, gdzie, na jakim dysku i w jakim
folderze zapisano dokumenty.
Skuteczne głosowanie uchwał
Wbudowany do naszego programu edytor
pozwala efektywnie redagować i drukować
projekty uchwał. Można całe treści uchwał
efektywnie kopiować pomiędzy wspólnotami
czy w obrębie tej samej wspólnoty przygotowując projekty nowych dokumentów – to
kolejny atut i znaczące ułatwienie. Po zebraniu
Rys. Koszty i przychody.
nym z bazą danych można już wtedy korzystać
z tego kalkulatora oddanych głosów znacząco
przyspieszając obliczenia i likwidując ryzyko
błędu arytmetycznego, który może się pojawić
szczególnie gdy udziały są podane w formie
ułamków zwykłych.
Klienci firmy Mieszczanin drugi rok z rzędu
dysponują możliwością głosowania uchwał
przy pomocy Internetu. Dzisiaj już co dziesiąty
z naszych klientów korzystających z e-kartoteki stosuje tę opcję. Dotychczas oddano
w ten sposób głosy na ponad 1200 uchwał.
Imponująca jest dynamika wzrostu: w roku
2012 średnio ponad 20 uchwał miesięcznie,
a w roku 2013 w okresie od lutego do maja
– ponad 650. Ta forma oddawania głosów
jest doskonałym uzupełnieniem tradycyjnych
metod i skutecznie przyczynia się do likwidacji paraliżu decyzyjnego we wspólnotach.
www.administrator24.info
Te liczby utwierdzają nas w przekonaniu, że
e-kartoteka z ponad 1 250 000 logowań w tym
roku jest liderem na krajowym rynku podobnych rozwiązań.
Przegłosowane uchwały zaewidencjonowane w naszym programie – niezależnie od
A gdy zakończy się już intensywny okres
zebrań, nasze oprogramowanie pozwoli podejrzeć treści uchwał oraz imiennie oddane głosy,
w każdej chwili, bez potrzeby sięgania do szaf
pełnych segregatorów. A to często bywa
przydatne w rozmowie z właścicielem, który
właśnie odwiedził biuro swego zarządcy.
Dostarczamy rozwiązania, dzięki którym
każdą z przyjętych uchwał można uzupełnić
o zalecenia w niej zapisane. Tam bowiem
często wspólnota zobowiązuje swój zarząd
lub zarządcę do realizacji określonych prac.
W dowolnym momencie można uzyskać
wykaz niezbędnych działań, jakie należy
podjąć w przyszłym miesiącu, kwartale lub
w dowolnie wskazanym czasie. Tym samym
pomagamy skutecznie zlikwidować ryzyko
przeoczenia ważnych dla właścicieli i zarządcy
terminów.
To kolejne nasze rozwiązanie, które eliminuje potrzebę tworzenia dodatkowych dokumentów, wykazów, plików itp., które trzeba
umieszczać gdzieś na dyskach, zabezpieczać
przed nieupoważnionym dostępem czy przypadkowym usunięciem, a także cyklicznie
archiwizować.
listopad 2013
kart z głosami właścicieli można w programie uruchomić kalkulator oddanych głosów
rozpoznający tryb głosowania uchwały (wg
udziałów, jeden właściciel jeden głos), a także
małe i duże wspólnoty. W przypadku gdy na
zebraniu dysponujemy komputerem połączo-
Żółte alerty z elektronicznej szafy
ADMINISTRATOR
Rys. Głosowanie nad uchwałą.
metody oddawania głosów – można natychmiast umieścić w e-kartotece, gdzie poza ich
pełną treścią będzie także zgodna z wymogami
prawa informacja o wynikach głosowania. Nie
trzeba nic skanować, kopiować czy przesyłać
do Internetu. Natomiast klasyczny wydruk
uchwały zawiera miejsce na podpisy członków zarządu lub protokolanta – wszystko, co
potrzebne, by przy pomocy kilku kliknięć przygotować papierowe dokumenty do umieszczenia ich w segregatorach.
11