Zapytanie ofertowe dotyczące menadżera

Cieszyn, dn. 24.08.2016 r. Zapytanie ofertowe 1. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności. 2. Zamawiający: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, 43‐400 Cieszyn 3. Przedmiot zamówienia: Menadżer projektu, kody CPV 79420000‐4 ‐ Usługi związane z zarządzaniem Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. 4. Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 31.08.2018 r. 5. Składanie ofert częściowych: Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 6. Miejsce, termin oraz sposób składania ofert: Oferty należy składać wyłącznie na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego: −
osobiście na adres: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, 43‐400 Cieszyn, pokój nr 6 , −
pocztą na adres: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, 43‐400 Cieszyn, −
pocztą elektroniczną na adres e‐mail: administracja@kc‐cieszyn.pl. Oferty należy złożyć do godz. 15.00 w dniu 31.08.2016 r. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, a została złożona w formie elektronicznej, zobowiązuje się do dostarczenia oryginału oferty najpóźniej przed podpisaniem umowy z Zamawiającym. 7. Termin związania ofertą: 30 dni 8. Kryteria wyboru oferty: cena – 100% 9. Ocena i wybór oferty: Zamawiający dokona oceny oferty pod względem formalnym i merytorycznym. Oferty przygotowane na innym formularzu, zawierające treści niezgodne z zapytaniem ofertowym, niezawierające kompletu załączników, bądź błędne, zostaną odrzucone. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciw Zamawiającemu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania wyjaśnień od Oferentów w zakresie dotyczącym oferty. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta zawierająca komplet dokumentów oraz najwyższą liczę punktów dla danego przedmiotu zamówienia wymienionego w pkt. 3 zapytania. Punkty będą przyznawane w następujący sposób: [(najniższa oferta cenowa/badana oferta)*100%] * 100 W sytuacji uzyskania przez oferty tej samej liczby punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów do przedstawienia ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. 10. Zamawiający wyklucza z postępowania Wykonawców, którzy posiadają powiązania kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na: −
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, −
posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji, −
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, −
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 11. Po wyłonieniu Wykonawcy umowa zostanie podpisania w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem ewentualnych ograniczeń, jakie w tej sprawie na Zamawiającego nałożyć może przygotowywana aktualnie do podpisu umowa (lub jej brak) o dofinansowanie dla projektu pt. „Udostępnienie cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego on‐
line”, którego dotyczy niniejsze zamówienie. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w podpisanej umowie, wymagane będzie sporządzenie aneksu w formie pisemnej. 12. Osoby do kontaktu: a. w sprawach formalnych: Beata Golasowska, tel. +33 851 38 45 b. w sprawach merytorycznych dotyczących zakresu działań projektowych: Jolanta Sztuchlik, tel. +33 851 38 44 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 24.08.2016 Szczegółowy opis zamówienia – Menadżer projektu Nazwa projektu: Udostępnienie cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego on‐line Beneficjent: Książnica Cieszyńska Wartość projektu: 760 200,00 PLN Termin realizacji: 1.09.2016‐31.08.2018 Charakterystyka projektu: Projekt realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014‐2020 Oś Priorytetowa 2. Cyfrowe śląskie, Działanie 2.1. Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych. W ramach projektu zrealizowane zostaną następujące zadania: dostawa i konfiguracja nowego systemu bibliotecznego, konwersja wytworzonych dotychczas przez Książnicę Cieszyńską katalogowych danych do formatu MARC 21 i ich migracja do nowo zakupionego systemu bibliotecznego oraz opracowanie kolekcji druków zwartych wydanych na Śląsku Cieszyńskim do 1939 r., jej digitalizacja i udostępnienie cyfrowych kopii, a ponadto modernizacja serwisów internetowych biblioteki i promocja projektu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy ‐ w tym okresie, wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują, minimum dwie usługi zarządzania projektami finansowanymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego (w zakresie Kierownika Biura Projektu i/lub Zarządzania Projektem), o wartości (projektu) minimum 700 000,00 PLN każdy. Do potwierdzenia wykazem wykonanych, a w przypadku usług okresowych lub ciągłych wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (wg załącznika nr 3 do zapytania ofertowego z dnia 24.08.2016 r.). 2) brak jest podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy PZP. Do potwierdzenia oświadczeniem o braku podstaw do wykluczenia (w załączniku Nr 4 do zapytania ofertowego z dnia 24.08.2016 r.); Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych dokumentów, lub złożenie dokumentu w niewłaściwej formie (np. niepoświadczone przez wykonawcę za zgodność z oryginałem odpisy lub kopie) lub zawierającego błędy, spowoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Zamawiający informuje, iż oferty składane w postępowaniu o zamówienie publiczne są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia. Zakres obowiązków Menadżera projektu: ⎯ koordynacja oraz nadzór nad realizacją projektu (księgowy, administracyjny, przetargowy), w tym m.in.: o analiza i sprawdzenie dotychczasowych dokumentów związanych z realizacją projektu od dnia podpisania umowy, o prowadzenie systematycznego monitoringu dokumentacji tworzonej i/lub przechowywanej w związku z realizacją projektu przez Lidera Projektu i Partnerów Projektu, szczególnie zaś potwierdzającej wnoszenie wkładu rzeczowego oraz kwalifikowalność kosztów, o przeprowadzanie – w uzgodnieniu z Beneficjentem projektu – procedur związanych ze zmianami harmonogramu projektu, a także – w razie konieczności wprowadzenia zmian w umowie dotacyjnej – prowadzenie całokształtu spraw związanych z wynegocjowaniem tychże zmian z instytucją dotującą, a następnie ich wdrożeniem, o przygotowywanie projektów korespondencji kierowanej przez Beneficjenta do podmiotów zewnętrznych uczestniczących w procesie finansowania, monitorowania i rozliczania projektu w zakresie umów dotacyjnych, a także monitorowanie tej korespondencji, o czynny udział w kontrolach i audytach przeprowadzanych przez instytucje do tego upoważnione na podstawie umów dotacyjnych, o zarządzania ryzykiem w projekcie, o tworzenie miesięcznych, kwartalnych i rocznych raportów monitoringowych stanowiących podstawę do kontroli finansowego rozliczania projektu i zawierających charakterystykę podjętych działań, ich skutków oraz postępów w zakresie realizacji założonych wartości produktowych, o skompletowanie dokumentacji rozliczeniowych niezbędnej do sporządzania wniosków o płatności, a także – na wniosek instytucji dotującej – wprowadzanie do ww. dokumentacji ewentualnych korekt i uzupełnień, w terminach i formie zgodnej z umowami dotacyjnymi i z uwzględnieniem stosownych wytycznych, o rozliczanie rzeczowo‐finansowe projektu zgodnie z warunkami zawartymi w umowie dotacyjnej z uwzględnieniem odpowiednich wytycznych w sprawie raportowania i monitorowania, o udzielanie ustnie, a na wniosek Beneficjenta pisemnie, bieżących konsultacji, opinii i porad, odnoszących się do wszystkich problemów związanych z realizacja projektu, a mieszczących się w zakresie przedmiotowym objętym obowiązkami Menadżera Projektu określonymi w niniejszej umowie, o uzyskiwanie formalnej, pisemnej aprobaty Beneficjenta dla działań, mogących skutkować zmianami w harmonogramie i sposobie realizacji projektu, a podejmowanych przez Menadżera Projektu w stosunku do wszelkich podmiotów zewnętrznych, w tym przede wszystkim instytucji dotującej oraz pozostałych instytucji zaangażowanych, na podstawie umowy dotacyjnej, w proces kontrolowania i monitorowania projektu; ⎯ koordynacja oraz nadzór nad przebiegiem prac objętych projektem, w tym m.in.: o opracowanie i uzgodnienie z Beneficjentem (w terminie do czterech tygodni od daty zawarcia umowy) technicznego harmonogramu planowanych w ramach projektu działań, precyzyjnie określającego zakres zadań oraz terminy rozpoczęcia i ukończenia realizacji poszczególnych etapów tychże zadań, z uwzględnieniem postanowień umowy dotacyjnej, a także stosownych procedur wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych, o koordynowanie i prowadzenie bieżącego monitoringu przebiegu wszystkich realizowanych w ramach projektu zadań pod kątem ich zgodności z harmonogramem oraz umowami dotacyjnymi, a także zgłaszanie Beneficjentowi zauważonych w tym zakresie nieprawidłowości wraz propozycjami ich usunięcia, o obsługa administracyjna zamówień publicznych realizowanych w ramach projektu, polegająca na przygotowywaniu wszystkich dokumentów wymaganych w danym postępowaniu na podstawie stosownych uregulowań prawnych oraz – w stosownych przypadkach – uzyskiwaniu dla nich akceptacji ze strony komisji przetargowej oraz czynnym udziale przedstawiciela Menadżera Projektu w posiedzeniach tejże komisji. o udzielanie pomocy prawnej w ewentualnych negocjacjach prowadzonych przez Beneficjenta z wykonawcami zadań, dotyczących zmian w zakresach rzeczowo‐
finansowych usług i/lub dostaw realizowanych przez tych wykonawców na rzecz Beneficjenta. o przygotowywanie – na wniosek Beneficjenta – projektów umów (jak również ich ewentualnych aneksów), które mają zostać zawarte w związku z realizacją projektu z wykonawcami zadań, a także uzyskiwanie dla projektów tychże umów pozytywnej opinii radcy prawnego, o obsługa administracyjna (w tym przygotowanie niezbędnej dokumentacji), a także bezpośredni udział w formalnych odbiorach dostaw i usług, realizowanych na rzecz Lidera Projektu i Partnerów Projektu przez wykonawców zadań, ⎯ Menadżer projektu winien jest stawić się w siedzibie Beneficjenta na każde żądanie tego ostatniego i we wskazanym przez niego terminie. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego z dnia 24.08.2016 r. ………………………………………………….. ………………………………………………….. Nazwa oferenta ………………………………………………….. ………………………………………………….. Adres oferenta ………………………………………………….. Nr tel. ………………………………………………….. Adres e‐mail Formularz ofertowy Przedstawiam ofertę cenową na: Lp. 1 Przedmiot oferty Cena netto PLN Menadżer projektu RAZEM Cena brutto PLN 1. Oświadczam/y, że cena ofertowa zawiera wszystkie niezbędne koszty do realizacji przedmiotu zamówienia. 2. Oświadczam/y, iż uważam/y się związany/mi niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 3. Oświadczam/y, że znajduję/my się w sytuacji ekonomiczno‐finansowej zapewniającej wykonanie zadania. 4. Oświadczam/y, że akceptuję/my treść zapytania ofertowego oraz opis przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). 5. Oświadczam/y, że nie jestem/jesteśmy powiązany/i osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na: −
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, −
posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji, −
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, −
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. ………………………………………………….. ………………………………………………….. Miejscowość, data Pieczęć i podpis oferenta Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego z dnia 24.08.2016 r. ………………………………………………….. ………………………………………………….. Nazwa oferenta ………………………………………………….. ………………………………………………….. Adres oferenta ………………………………………………….. Nr tel. ………………………………………………….. Adres e‐mail Wykaz usług W zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wykonaliśmy następujące usługi: Data Lp. Przedmiot usługi Odbiorca Wartość brutto wykonania 1 2 3 4 Uwaga ! Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług, np. referencje. ………………………………………………….. Miejscowość, data ………………………………………………….. Pieczęć i podpis oferenta Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego z dnia 24.08.2016 r. ………………………………………………….. ………………………………………………….. Nazwa oferenta ………………………………………………….. ………………………………………………….. Adres oferenta ………………………………………………….. Nr tel. ………………………………………………….. Adres e‐mail O Ś W I A D C Z E N I E Oświadczamy niniejszym, iż spełniamy warunki udziału w postępowaniu oraz brak jest podstaw do wykluczenia Naszej Firmy z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności karnej z art. 233 § 1 kk. ………………………………………………….. Miejscowość, data ………………………………………………….. Pieczęć i podpis oferenta