Konstytucja/wersja polska - Polska Szkoła Sobotnia im.Mikołaja

Konstytucja/wersja polska - Polska Szkoła Sobotnia im.Mikołaja

!
!
!
!
!
!
!
!
!
Polska Szkoła Sobotnia im. Mikołaja Kopernika w Birmingham
!
!
KONSTYTUCJA
!
!
!
!
!
!
!
Przyjęta dnia______________________
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
I Nazwa
!
Polska Szkoła Sobotnia im. Mikołaja Kopernika w Birmingham
!
II Lokalizacja organizacji
!
Birmingham, Anglia
!
!
!
III Cele organizacji
!
Celem PSS jest edukacja dzieci polskiego pochodzenia, zamieszkałych w Birmingham i
okolicach, w zakresie przedmiotów ojczystych oraz podtrzymywanie polskiej kultury, tradycji i wartości katolickich.
!
!
!
!
IV Zarządzania finansami
Zarząd Polskiej Szkoły Sobotniej posiada władzę do rozporządzania środkami finansowymi
szkoły tylko dla osiągnięcia celów statutowych szkoły. W szczególności do:
§ 1. zaciągnięcia pożyczek i obciążenia całej lub części swej własności, jako zabezpieczenia
majątkowego. Zaciągając kredyt hipoteczny PSS musi postępować zgodnie z sekcją 124 i
125 Charities Act 2011;
§ 2. zakupu, wzięcia w leasing lub wymianę, wynajęcia lub nabycia jakichkolwiek
pomieszczeń, które będą zaadaptowane do użytku przez PSS;
§ 3. sprzedaży, wynajęcia lub pozbycia się całości lub części swojego majątku. PSS musi
działać zgodnie z sekcją 117 i 119-123 Charities Act 2011;
§ 4. zatrudnienia i opłacenia personalu niezbędnego do wykonania prac dla PSS. PSS może
wynagrodzić pieniężnie członka Zarządu tylko na zasadach określonych w rozdziale VI;
§ 5. zdeponowania albo zainwestowania funduszy PSS; zatrudnienia profesjonalnego doradcy finansowego, oraz przeznaczenia środków finansowych na inne mienie PSS. PSS
może być reprezentowana przez osobę nominowaną na zasadach określonych w Trustee Act
2000.
!
V Przeznaczenie środków pieniężnych i zarządzanie majątkiem PSS
!
§ 1. Środki pieniężne i mienie PSS mogą być przeznaczona jedynie na realizację celów
statutowych PSS.
a) Członek Zarządu może otrzymać jedynie zwrot kosztów poniesionych w celu realizacji
zadań powierzonych mu przez Zarząd. Poniesione koszty nie mogą
przekraczać średniej ceny za dany produkt lub usługę. Jeżeli jest to
możliwe rachunek powinien być wystawiony na PSS;
b) Członek Zarządu może zostać ubezpieczony na koszt PSS zgodnie z Charities Act
2011(sekcja 189).
§ 2. Członkowie PSS nie mają prawa otrzymywać żadnego rodzaju wynagrodzenia w
sposób bezpośredni lub pośredni (jako dywidend lub bonusów). Prawo to nie
zabrania otrzymywania korzyści przez członka PSS, który nie jest członkiem
Zarządu w formie:
a) darowizny od PSS; członek PSS jest wówczas dar-biorcą;
b) odpowiedniego wynagrodzenia za wykonanie usług lub sprzedaż dóbr.
§ 3. Żadna z zasad opisanych w tym rozdziale nie ogranicza prawa członka Zarządu do
otrzymania korzyści zawartych w rozdziale VI.
!
VI Korzyści majątkowe z tytułu pełnienia funkcji członka Zarządu
lub związanych z nią osób
!
§ 1. Zasady ogólne
!
1.1. Członkowie Zarządu i osoby z nimi związane nie mogą:
a) nabywać lub przyjmować jakichkolwiek dóbr lub usług z PSS na preferencyjnych
warunkach;
b) sprzedawać własnych wyrobów lub usług PSS;
c) być zatrudnionym, lub otrzymywać jakiekolwiek wynagrodzenia od PSS;
d) otrzymywać jakichkolwiek korzyści finansowych w postaci pieniężnej lub przedmiotów
wartościowych od PSS, z wyjątkiem zwrotu kosztów określonego w paragrafie 2.
§ 2. Zakres korzyści majątkowych członków Zarządu i związanych z nimi osób
!
a) Członek Zarządu, lub związana z nią osoba mogą otrzymać korzyść od PSS jako darbiorca, gdy większość członków Zarządu nie otrzymuje tej samej korzyści.
b) Członek Zarządu może zawrzeć kontrakt z PSS na dostawę dóbr lub usług na zasadach
określonych w sekcji 185-188 Charities Act 2011.
c) Zgodnie z paragrafem 3 niniejszego rozdziału członek Zarządu lub związana z nim osoba mogą dostarczać PSS dobra materialne lub niematerialne nie wynikające ze sprawowanej funkcji w Zarządzie PSS.
d) Członek Zarządu lub związana z nim osoba mogą otrzymać odpowiedni procent od
pożyczki udzielonej PSS nie przekraczającej stopy procentowej wyznaczonej przez Bank
of England.
e) Członek Zarządu lub związana z nim osoba może otrzymać opłatę za wynajem
pomieszczeń PSS. Kwota za wynajem musi być odpowiednio niska. Zainteresowany
członek Zarządu, musi opuścić zebrania, na których składana jest propozycja wynajmu
lub wzięcia w leasing.
f) Członek Zarządu lub związana z nim osoba mogą wziąć udział we wszystkich transakcjach zakupu lub inicjatywach dochodowych na takich samych zasadach jak inni
członkowie PSS.
!
§ 3. Kontrola wydatków
!
PSS i członkowie Zarządu postępują zgodnie z VI 2.c, jeśli zachowane są następujące
warunki:
a) cena, lub maksymalna kwota za dostarczone dobra lub usługi jest określona w formie
pisemnej, jako umowa pomiędzy PSS a członkiem Zarządu, lub związaną z nim osobą
b) cena, lub maksymalna kwota za dostarczone dobra lub usługi nie przekracza średniej
ich wartości
c) Pozostali członkowie Zarządu są przekonani, że jest to korzystniejsza dla PSS transakcja
niż zawarcie kontraktu z dostawcą nie będącym członkiem Zarządu lub powiązaną z
nim osobą. Podejmując decyzję członkowie Zarządu muszą ocenić za i przeciw podjęcia
takiej decyzji.
d) Dostawca musi być nieobecny na zebraniu, na którym zostanie przedstawiona propozycja zawarcia kontraktu
e) Dostawca nie ma prawa brać udziału w głosowaniu i nie jest liczony do quorum, w momencie podejmowania decyzji
f) Powód podjęcia decyzji jest odnotowany w sprawozdaniu z zebrania Zarządu
g) Większość członków Zarządu nie partycypuje w korzyściach płynących z zawarcia kontraktu członka Zarządu lub powiązaną z nim/nią osobą
!
§ 4. W paragrafie 2 i 3 tego rozdziału
!
a) W skład PSS wchodzi każda organizacja, w której PSS:
i) posiada ponad 50% akcji
ii) kontroluje ponad 50% głosów związanych z akcjami organizacji
iii) posiada prawo do wyboru jednego lub więcej dyrektorów organizacji
b) powiązana osoba oznacza jakąkolwiek osobę określoną przez definicję zawartą w
rozdziale XXX.
!
!
!
VII Konflikt interesów i konflikt lojalności
Członek Zarządu musi:
§ 1. Poinformować o naturze i zasięgu jakiegokolwiek związku, bezpośredniego lub pośredniego, z możliwym kontraktorem PSS, którego rekomendował, a który wcześniej nie został
ujawniony; i
§ 2. wycofać się z dyskusji na temat transakcji oraz nie może wziąć udziału w głosowaniu
lub być liczonym jako część quorum w przypadku podejmowania jakiejkolwiek decyzji
przez Zarząd w sprawie, w której zaistniał konflikt interesów oraz w przypadku, gdzie istnieje prawdopodobieństwo, że może otrzymać jakąkolwiek korzyść (nie tylko finansową).
Członek Zarządu, który wycofał się z dyskusji zgodnie z punktem 2 nie może głosować i być
liczonym do quorum w jakiejkolwiek dyskusji podejmowanej w tej sprawie.
!
VIII Odpowiedzialność majątkowa członków Zarządu
!
Jeżeli PSS jest rozwiązane, członkowie PSS nie posiadają odpowiedzialności do dalszego
wspierania majątku PSS, jak również nie posiadają odpowiedzialności spłaty jakichkolwiek
długów PSS.
!
IX Członkostwo w PSS
§ 1. Przyjęcie nowego członka
!
a) warunki przyjęcia
Członkostwo w PSS jest otwarte dla każdego, kto jest zainteresowany wspieraniem celów
PSS, i kto, poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego, wyraża swoją zgodę stania się
członkiem PSS oraz przyjmuje na siebie obowiązki członków PSS zawarte w paragrafie 3
tego rozdziału.
Członkiem PSS może być osoba fizyczna, osoba prawna lub organizacja nieskorporowana.
!
b) procedury przyjęcia
!
Członkowie Zarządu:
i) decydują o formie aplikacji zgłoszeniowej;
ii) informują aplikanta o swej decyzji w ciągu 21 dni;
iii) mogą odrzucić aplikację, działając w interesie PSS;
iv) w przypadku odrzucenia aplikacji, informują aplikanta o powodach podjęcia tej decyzji i
wskazują możliwość apelacji;
v) sprawiedliwie rozpatrują apelacje i informują aplikanta o podjętej ostatecznej decyzji.
!
§2. Przekazanie członkostwa
Członkostwo w PSS nie może być przekazane innej osobie.
!
§ 3. Obowiązek członków PSS
Obowiązkiem każdego członka PSS jest, przy użyciu dobrej woli, aktywne wspieranie celów
PSS.
!
§ 4. Zakończenie członkostwa
!
a) Członkiem PSS przestaje być osoba lub organizacja, gdy:
i) członek PSS umiera, lub w przypadku organizacji, ulega ona rozwiązaniu;
ii) członek rezygnuje, wysyłając rezygnację do członków Zarządu;
iii) zadłużenie członka PSS nie jest w całości spłacone w terminie 6 miesięcy;
iv) członkowie Zarządu decydują, że w najlepszym interesie PSS jest zakończenie
członkostwa określonej osoby lub organizacji.
!
b) Zanim członkowie Zarządu podejmą decyzję o usunięciu członka PSS z PSS muszą:
i) poinformować członka o powodzie, dla którego rozpatrywane jest usunięcie członka;
ii) pozwolić członkowi PSS podać powody, dla których nie powinien być usunięty z
członkostwa w PSS w ciągu 21 dni;
iii) rozpatrzyć wniosek na zebraniu Zarządu;
iv) rozpatrzyć powody, które wcześniej przedstawił członek PSS, za nie usunięciem go z
PSS;
v) pozwolić członkowi, lub jego reprezentantowi, wypowiedzieć swoje racje podczas zebrania członków Zarządu.
!
§ 5. Opłaty członkowskie
PSS może zobowiązać członków PSS do wnoszenia odpowiednich opłat członkowskich.
!
§ 6. Członkowie wspierający i honorowi
a) PSS może posiadać członków wspierających i honorowych, oraz stworzyć zasady ich
przynależności włączając w to opłaty, warunki rozpoczęcia i zakończenia członkostwa;
b) Dalsze określenia dotyczące członkostwa w tym dokumencie nie odnoszą się do
członków wspierających i honorowych zgodnie z Charities Acts i General Regulations
lub Dissolution Regulations.
!
!
X Podejmowanie decyzji
!
!
§ 1. Zasady ogólne
Z wyjątkiem decyzji podejmowanych w określony sposób, a wskazanych w paragrafie 4
rozdziału 10, decyzje PSS mogą być podejmowane przez głosowanie podczas walnego zebrania członków PSS (paragraf 2 tego rozdziału) lub przez pisemną uchwałę (paragraf 3).
!
§ 2. Głosowania walnego zebrania
Członkowie PSS podejmują decyzję na mocy głosowania podczas walnego zebrania. Uchwała jest przegłosowana zwykłą większością głosów.
!
§ 3. Uchwały podejmowane nie na walnym zebraniu
!
a) Uchwała PSS wejdzie w życie jeżeli jest przegłosowana zwykłą większością głosów oddanych przez członków PSS uprawnionych do głosowania na walnym zebraniu i zostaną
spełnione następujące warunki:
i) kopia projektu uchwały została wysłana do wszystkich członków uprawnionych do
głosowania; i
ii) zwykła większość członków PSS wyraziła swoją akceptację uchwały i została ona otrzymana przez Zarząd PSS w ciągu 28 dni. Uchwała musi zawierać podpisy głosujących
członków PSS oraz potwierdzenie tożsamości, lub zachowywać inne zasady określone
przez PSS.
!
b) Uchwała pisemna może zawierać kilka kopii, które zostały podpisane przez jednego lub
więcej członków PSS.
!
c) Możliwość głosu posiadają tylko członkowie PSS, którzy w dniu, gdy projekt uchwały jest
po raz pierwszy zgłaszany, są członkami PSS.
!
d) Zarząd PSS musi złożyć projekt uchwały, jeżeli 10% członków PSS podpisało się pod projektem członków PSS.
!
e) Członkowie Zarządu PSS muszą w ciągu 21 dni od otrzymania projektu uchwały (podpunkt d) rozpocząć proces przygotowania uchwały jeżeli:
i) nie jest to projekt lekkomyślny lub zakładający publikację materiałów oszczerczych;
ii) Propozycja jest określona w sposób klarowny i możliwy do zrealizowania, jeśli zostanie
przegłosowany;
iii) Realizacja projektu jest zgodna z prawem Anglii i Walii.
!
f) podpunkty a i c odnoszą się do propozycji projektu zgłoszonego przez członków PSS.
!
§ 4. Wyjątkowe decyzje
a) Każda decyzja o usunięciu członka Zarządu musi zostać podjęta zgodnie z rozdziałem
15, paragraf 2.
b) Każda decyzja o wprowadzeniu poprawki do konstytucji musi być podjęta zgodnie z
rozdziałem 28 tej Konstytucji.
c) Każda decyzja o rozwiązaniu lub przejęciu PSS musi zostać podjęta zgodnie z rozdziałem 29 tej Konstytucji. Decyzje o przyłączeniu się PSS do innej organizacji lub
przekazanie zobowiązań innej lub innym CIO muszą zostać podjęte zgodnie z Charities
Act 2011.
!
!
XI Walne zebrania członków PSS
!
§ 1. Rodzaje zebrań
Przynajmniej raz w roku musi odbyć się doroczne zebranie członków PSS. Pierwsze musi
nastąpić w ciągu 18 miesięcy od momentu rejestracji, a kolejne nie później niż po 15
miesiącach. Członkowie PSS muszą otrzymać roczny raport finansowy (audytowany) oraz
sprawozdanie pracy Zarządu. Następuje wybór członków Zarządu zgodnie z rozdziałem 13.
!
Inne walne zebrania członków PSS mogą być zwoływane w dowolnym czasie.
!
Wszystkie walne zebrania muszą być zwoływane zgodnie z następującymi zasadami:
!
§ 2. Zwoływanie walnych zebrań
!
a) Członkowie Zarządu:
i) muszą zwołać walne zebranie członków PSS zgodnie z paragrafem 1, rozdział XI, i
ii) mogą zwołać walne zebranie w dowolnym czasie.
b) Członkowie Zarządu muszą w ciągu 21 dni zwołać walne zebranie członków PSS
jeżeli:
i) zażąda tego przynajmniej 40% członków PSS, poprzez złożenie podpisu na wniosku
ii) do podjęcia decyzji wymagana jest obecność wszystkich członków Zarządu
c) jeżeli w momencie złożenia wniosku walne zebranie członków PSS nie odbyło się w
ciągu 12 miesięcy, wówczas wymagane są podpisy minimum 10% członków PSS.
d) każdy taki wniosek może zawierać szczegóły projektu uchwały, która będzie przedstawiona na zebraniu.
e) uchwała jest prawidłowa jeżeli nie narusza prawa, nie zawiera treści zniesławiających
lub dokuczliwych.
f) Każde walne zebranie zwołane przez członków Zarządu na wniosek członków PSS musi
odbyć się w ciągu 28 dni od dnia złożenia wniosku.
g) Jeżeli członkowie Zarządu nie wywiążą się z obowiązku zwołania walnego zebrania na
wniosek 10% jego członków, wówczas zainteresowani członkowie mogą sami zwołać walne
zebranie.
h) Walne zebranie zwołane w ten sposób musi odbyć się w ciągu 3 miesięcy od momentu
złożenia wniosku.
i) PSS musi zwrócić wszelkie uzasadnione koszty poniesione przez członków PSS zwołujących zebranie.
!
!
§ 3. Informowanie o zebraniach
!
a) Członkowie Zarządu lub w szczególnych wypadkach członkowie PSS muszą poinformować wszystkich członków PSS oraz członków Zarządu, którzy nie są członkami PSS o
zebraniu 14 dni przed zebraniem.
b) Zasady 11.3.a nie obowiązują, jeżeli minimum 90% członków PSS wyrazi na to zgodę.
Odstępuje się od tej zasady, gdy sytuacja wymaga ściśle zachowanego terminu poinformowania o zebraniu zgodnie z Charities Act 2011 lub General Regulations.
c) Informacja o walnym zebraniu musi zawierać:
i) datę i godzinę zebrania;
ii) dokładny adres miejsca, w którym odbędzie się zebranie;
iii) informacje o projektach uchwał i problemach, które zostaną przedstawione na zebraniu
iv) proponowane poprawki do konstytucji
v) w przypadku dorocznego walnego zebrania: roczny raport finansowy, roczne sprawozdanie z pracy Zarządu oraz informacje o kandydatach do Zarządu, lub, gdy zezwala na
to sytuacja (rozdział 22) szczegóły możliwości głosowania za pomocą komunikacji elektronicznej.
d) Poprawnie zaadresowana koperta ze znaczkiem lub potwierdzenie drogą email’ową są
wystarczającym dowodem na wysłanie wiadomości o zebraniu. Wiadomość jest uznana za
dostarczoną w ciągu 48 godzin od momentu jej wysłania.
e) Zebranie nie może zostać unieważnione, gdy członek PSS nie otrzymał stosownej informacji na drodze nieumyślnego pominięcia przez PSS.
!
!
§ 4. Przewodniczenie zebraniom
Osoba wybrana przez Zarząd, zgodnie z 19.2, jeżeli jest obecna na zebraniu i wyraża swą
zgodę, przewodniczy zebraniu. Członkowie zebrania wybierają przewodniczącego zebrania.
!
§ 5. Quorum podczas walnych zebrań
!
a) Nie można rozpocząć dyskusji, jeżeli nie ma obecnego quorum.
b) Z zastrzeżeniem poniższych postanowień, quorum na walnym zebraniu stanowi minimum 10%. Organizacja reprezentowana przez osobę obecną na zebraniu jest liczona
jako obecna osobiście.
c) Jeżeli zebranie zostało zwołane na wniosek członków PSS i nie ma quorum w ciągu 15
minut od godziny określonej w zawiadomieniu o zebraniu, wówczas zebranie jest
odwołane.
d) Jeżeli walne zebranie zostało zwołane na wniosek członków Zarządu i w ciągu 15 minut
od planowanego rozpoczęcia zebrania nie ma quorum, wówczas przewodniczący zebrania odracza zebranie. Data, miejsce i godzina zebrania mogą zostać podane przez przewodniczącego, lub członkowie PSS będą o nich powiadomieni 7 dni przed ustaloną
datą.
e) Jeżeli nie ma quorum w ciągu 15 minut od rozpoczęcia odroczonego zebrania, wówczas
członek lub członkowie obecni na zebraniu stanowią quorum.
f) jeżeli w jakimkolwiek momencie zebrania quorum nie jest zachowane, wówczas obecni
mogą przedyskutować problemy i zagadnienia, oraz sporządzić zalecenia dla członków
Zarządu, ale nie mogą podejmować żadnych decyzji. Wszystkie decyzje, które muszą
być podjęte zostają przedłożone na odroczonym zebraniu.
!
§ 6. Głosowania podczas walnych zebrań
a) Decyzje są podejmowane przez zwyczajną większość głosów oddanych na zebraniu.
Każdy członek ma jeden głos.
b) Członkowie PSS głosują za podniesieniem ręki, chyba że zachodzi potrzeba utajnienia
głosowania. Tajne głosowanie może być zażądane przez przewodniczącego zebrania lub
przez minimum 10% członków PSS obecnych na zebraniu.
c) Tajne głosowanie dotyczące wyboru przewodniczącego oraz odroczenia zebrania
wchodzi w życie natychmiastowo, a decyzję o tajnym głosowaniu w każdej innej sprawie podejmuje przewodniczący zebrania. Wyniki tajnego głosowania muszę być podane w
terminie 30 dni od momentu głosowania.
d) Tajne głosowanie może zostać podjęte:
i) na żądanie podczas zebrania, lub
ii) w innym miejscu i czasie określonym przez przewodniczącego zebrania
iii) przez pocztę elektroniczną
e) w przypadku równej ilości głosów przewodniczący zebrania ma głos decydujący
f) zastrzeżenia wobec osoby głosującej muszą być zgłoszone na zebraniu, na którym został
oddany głos. Decyzja przewodniczącego zebrania jest ostateczna.
!
§ 7. Reprezentowanie podczas walnych zebrań
Organizacje będące członkami PSS mogą upoważnić osobę do pełnienia funkcji przedstawiciela na każdym zebraniu PSS. Przedstawiciel organizacji ma takie same uprawnienia jak
każdy inny członek PSS.
!
§ 8. Odroczenie zebrań
Jeżeli członkowie PSS obecni na zebraniu zdecydują o konieczności jego odroczenia, wówczas przewodniczący zebrania może wyznaczyć inną datę, miejsce i czas zebrania. Podczas
odroczonego zebrania mogą być rozważane sprawy i podejmowane decyzje, które były
przedmiotem odroczonego zebrania.
!
§ 9. Głosowanie za pomocą poczty elektronicznej
a) Członkowie PSS mogą wybierać członków Zarządu oraz podejmować inne decyzje,
łącznie z akceptacją poprawek do Konstytucji, na drodze elektronicznej.
b) Członkowie Zarządu muszą wyznaczyć dwie niezależne osoby, dbające o przebieg
głosowania oraz liczące głosy
c) Zarząd PSS musi wysłać do członków PSS nie mniej niż 21 dni przed upływem terminu
oddawania głosów:
i) wyjaśnienie kwestii poddanych pod głosowanie, formularz do głosowania, oraz procedury głosowania pocztą elektroniczną oraz szczegóły uchwały poddawanej pod
głosowanie lub kandydatów na członków Zarządu
d) Procedura głosowania za pomocą poczty elektronicznej wymaga podania imienia i
nazwiska członka PSS na górze email’a. Adres email’owy musi być uwierzytelniony w
sposób określony w procedurach głosowania email’owego.
e) Procedura głosowania musi określać datę i godzinę zamknięcia głosowania, i musi
stwierdzać, że wszystkie głosy, otrzymane po dacie zamknięcia głosowania, lub niezgodne z
procedurą głosowania, będą nieważne.
f) Komisja sktrutacyjna musi wykonać listę nazwisk członków, którzy oddali ważne głosy,
oraz listę członków, którzy oddali głosy nieważne. Listy te powinny być dostarczone do
członka Zarządu lub inne osoby nadzorującej głosowanie. Członek PSS, który oddał
nieważny głos na drodze email’owej, może ma prawo głosować podczas walnego zebrania i
jest liczony do quorum.
g) Komisja skrutacyjna musi odciąć i zachować każdą część wiadomości email’owej, która
zawiera imię i nazwisko członka PSS, aby głosowanie było ważne.
h) Głosy oddane pocztą email’ową muszą być przeliczone przez komisję skrutacyjną przed
zebraniem, na który ma odbyć się głosowanie. Komisja skrutacyjna musi dostarczyć przewodniczącemu zebrania pisemne potwierdzenie liczby ważnych głosów oddanych drogą
email’ową oraz liczbę otrzymanych głosów, które były nieważne. W przypadku nieważnych
głosów, komisja skrutacyjna musi odnotować powód unieważnienia głosów.
!
i) Komisja skrutacyjna musi zachować część email’a zawierającą imię i nazwisko głosującego, na której zapisuje czy odd any głos był ważny, a jeżeli był nieważny, komisja podaje
przyczynę.
!
j) Komisja skrutacyjna musi dostarczyć członkowi Zarządu, lub innej osobie uprawnionej,
wraz z wynikiem głosowania, wszystkie dowody ważnych i nieważnych głosów
drogą email’ową .
k) Komisja skrutacyjna nie może ujawnić wyniku głosowania drogą email’ową do momentu
podliczenia wszystkich głosów. Komisja skrutacyjna przedstawia na drodze pisemnej
wynik podliczonych ważnych głosów, otrzymanych w tym głosowaniu.
l) Po głosowaniu zlicza głosy ważne i nieważne otrzymane podczas głosowania i drogą
elektroniczną.
k) wszystkie spory dotyczące głosów oddanych drogą email’ową muszą być skierowane do
panelu utworzonego przez Zarząd PSS, składającego się z dwóch członków Zarządu
i dwóch osób niezależnych. Jeśli spór nie zostanie rozwiązany w sposób zadowalający, musi zostać skierowany do Electoral Reform Society.
!
§ 10. Użycie komunikacji elektronicznej
2. Z PSS
Każdy członek PSS i członek Zarządu mogą komunikować się drogą elektroniczną z PSS
przy użyciu adresu sprecyzowanego przez PSS dla tych celów.
3. Przez PSS
a)
Każdy członek Zarządu PSS, z chwilą przekazania PSS swojego adresu
email’owego wyraża zgodę na otrzymywanie od PSS informacji drogą
email’ową. Zasada ta nie obowiązuje, jeżeli członek Zarządu nie wyraził
zgody na wykorzystanie swojego adresu email’owego przez PSS w tym celu.
b)
Członkowie Zarządu mogą, zgodnie z odnośnymi regulacjami prawnymi,
publikować na stronie internetowej PSS -
i) informacje dla członków dotyczące walnych zebrań, określonych w rozdziale 11 paragraf 3
ii) informacje dla członków Zarządu o terminach zebrań Zarządu zgodnie z rozdziałem 19
paragraf 1, i
iii) wszelkie projekty uchwał skierowane do członków PSS lub członków Zarządu, zgodnie
z rozdziałem 10 oraz paragrafem 3 rozdziału 10.
c) Członkowie Zarządu muszą:
i) podjąć odpowiednie kroki, aby członkowie PSS i członkowie Zarządu otrzymali bezzwłocznie informację o ukazaniu się publikacji o każdej informacji i propozycji;
ii) wysłać kopie papierową informacji do każdego członka PSS i członków Zarządu, którzy
nie wyrazili zgody na otrzymywania informacji drogą elektroniczną.
XII
!
!
Członkowie Zarządu
!
!
§ 1. Zadania i obowiązki członków Zarządu
!
Członkowie Zarządu mają obowiązek sprawować kierownictwo nad PSS przy użyciu władzy
nadanej im przez PSS. Każdy członek Zarządu PSS jest zobligowany do:
a) wykonywania powierzonych mu przez PSS obowiązków przy użyciu władzy nadanej mu
przez PSS kierując się dobrą wolą w dążeniu do osiągnięcia celów PSS
b) starannego wykonywania powierzonych mu przez PSS obowiązków oraz wykorzystania
swoich umiejętności w uzasadnionych okolicznościach, mając na względzie:
i) zaoferowanie swej wiedzy i doświadczenia, i
ii) jeśli sprawuje funkcję członka Zarządu związaną z posiadanymi przez nią określonymi
kwalifikacjami, lub doświadczeniem, jak najlepsze wykorzystanie tych kwalifikacji dla
dobra PSS
!
§ 2. Członkiem Zarządu może być:
a) osoba fizyczna
b) osoba powyżej 16 roku życia, która nie przestaje automatycznie sprawować swej funkcji
ze względu na zasady zawarte w 15.1.f.
c) osoba, która wyraziła zgodę przyjęcia funkcji członka Zarządu.
d) Przynajmniej jeden z członków Zarządu musi mieć 18 lat lub więcej. Jeżeli wszyscy
członkowie Zarządu mają mniej niż 18 lat, wówczas ich rola ogranicza się do zwołania
zebrania członków PSS i wyboru nowego członka PSS.
!
§ 3. Liczba członków Zarządu
!
a) minimalna liczba członków Zarządu to 3 osoby. Jeśli liczba członków Zarządu się zmniejszy wówczas członkowie Zarządu mogą wyłącznie zwołać walne zebranie lub
wybrać członka Zarządu.
b) maksymalną liczbą członków Zarządu jest 7 osób. Członkowie Zarządu nie mogą
wybrać dodatkowego członka Zarządu, jeżeli w wyniku tego wyboru liczba członków
Zarządu przekroczyłaby dopuszczalne maximum.
!
§ 4. Pierwsi członkowie Zarządu
!
Pierwszymi członkami Zarządu są: Tomasz Szymaś, Katarzyna Pałka-Narkiewicz, Monika
Jędruszkiewicz, Mariusz Szlachtowicz i Elzbieta Chłopik
!
!
!
XIII Wybór Członków Zarządu
!
§ 1. Nominowani członkowie Zarządu
!
!
a) Podczas każdego dorocznego walnego zebrania Zarządu, członkowie PSS głosują nad
wotum zaufania dla każdego członka Zarządu. O wyniku głosowania decyduje zwyczajna
większość głosów.
!
b) Wakaty w zarządzie PSS, które są wynikiem głosowania nad wotum zaufania dla
członków Zarządu PSS, zostają wypełnione poprzez wybór przez członków PSS nowych
członków Zarządu podczas dorocznego walnego zebrania lub w sposób opisany w rozdziale
XIII, § 1, podpunkt c.
!
!
c) Członkowie zarządu mogą zdecydować o wyborze nowego członka na miejsce tego, który
zrezygnował ze swojej funkcji lub został z niej usunięty, zgodnie z rozdziałem 15
(Rezygnacja i odwołanie członków zarządu), lub też powołać dodatkowego członka, pod
warunkiem, że całkowita liczba członków Zarządu nie przekroczy liczby maksymalnej
określonej w rozdziale 12.3.
!
d) Członkowie Zarządu wybrani przez Zarząd odstępują od pełnienia swojej funkcji na
najbliższym dorocznym walnym zabraniu.
!
!
§ 2. Członkowie Zarządu nominowani z urzędu
!
Osoba pełniąca czasowo funkcję (dyrektora Polskiej Szkoły Sobotniej w Birmingham)
automatycznie, z racji pełnienia swojej funkcji staje się członkiem Zarządu.
!
!
Jeżeli taka osoba nie zgadza się na pełnienie funkcji członka Zarządu, powinna:
a) zanim zostanie nominowania, pisemnie poinformować Zarząd o nie wyrażeniu zgody na
pełnienie funkcji
b) po nominowaniu na stanowisko członka zarządu, zrezygnować z funkcji, zgodnie z
rozdziałem 15 (rezygnacja i odwołanie członków Zarządu)
!
Stanowisko powyższe jako członka Zarządu pozostaje wtedy nieobsadzone na czas
pełnienia przez tę osobę funkcji (nazwa stanowiska)
!
!
§ 3. Nominowani członkowie Zarządu
!
a) Walne zebranie członków PSS może powołać maksymalnie siedmiu członków Zarządu.
b) Każde walne zebranie, na którym powoływani są nowi członkowie Zarządu, powinno
być przeprowadzone zgodnie z obowiązującą procedurą.
c) Kadencja każdego członka Zarządu musi trwać 4 lata
d) Nowa kadencja wchodzi w życie:
!
i. z dniem powstania wakatu stanowiska; lub
ii. z dniem poinformowania członków PSS o nominacji członka Zarządu
Którekolwiek z powyższych ma miejsce później.
e) Wybrana osoba nie musi być członkiem PSS
f) Osoba, która nie jest członkiem PSS a została wybrana na członka Zarządu posiada takie
same obowiązki jak pozostali członkowie Zarządu i w swych wyborach i decyzjach zawsze
brać pod uwagę dobro i interes PSS.
!
!
!
!
!
!
XIV Informacje dla nowych członków zarządu
Przed, lub w chwili powołania nowych członków Zarządu, istniejący członkowie
powinni im dostarczyć:
!
!
!
!
(a)kopię niniejszego statutu, wraz z wszelkimi naniesionymi poprawkami; oraz
(b)najnowszą kopię rocznego sprawozdania z działalności członków zarządu PSS oraz
sprawozdanie finansowe.
!
XV Rezygnacja i odwołanie członków Zarządu
§1. Członek Zarządu zaprzestaje pełnienia swojej funkcji w sytuacji, gdy:
a) rezygnuje powiadamiając pisemnie PSS w obecności quorum
b) bez zgody pozostałych członków nie stawia się na zebrania Zarządu przez trzech
miesięcy i członkowie postanawiają odwołać go ze stanowiska.
c) umiera
d) przedstawia pisemną opinię lekarską o psychicznej lub fizycznej niezdolności do
pełnienia swojej funkcji przez okres dłuższy niż trzy miesiące
e) jest odwołany przez walne zebranie, stosownie do paragrafu 2 niniejszego rozdziału, lub
f) jest zdyskwalifikowany ze stanowiska członka Zarządu zgodnie z rozdziałem 178-180
Charity Act 2011 ( lub statutową poprawką wniesioną do tej ustawy)
!
§ 2. Członek Zarządu będzie usunięty ze stanowiska jeżeli taki wniosek zostanie wniesiony
na walnym zebraniu zwołanym w tym celu i zgodnie z wytycznymi rozdziału XI. Wniosek
zostaje zatwierdzony ( 2/3) większości głosów.
!
§ 3. Wniosek usunięcia członka Zarządu musi być poprzedzony co najmniej
dwutygodniowym okresem wypowiedzenia, podczas którego w/w członek zostaje pisemnie
poinformowany, że taki wniosek zostanie zgłoszony, z wyszczególnieniem powodów
usunięcia ze stanowiska. Musi on także otrzymać szansę pisemnego lub ustnego
przedstawienia swoich racji przed członkami PSS.
!
!
!
!
XVI Ponowne mianowanie członków Zarządu
Każda osoba rezygnująca z funkcji członka Zarządu w drodze rotacji lub też przez
uprzednie powiadomienie PSS może zostać wybrana ponownie. Członek Zarządu mający za
sobą (trzy) kolejne okresy kadencji nie może zostać wybrany do czwartej z kolei kadencji,
ale może zostać wybrany ponownie po okresie przerwy wynoszącej co najmniej I rok.
!
!
!
XVII Podejmowanie decyzji przez członków Zarządu
Decyzje Zarządu są podejmowane:
• na zebraniach członków Zarządu lub:
!
!
• w formie pisemnej lub elektronicznej uzgodnionej przez wszystkich członków
zarządu i składającej się z jednego lub więcej dokumentów zawierających tekst
podjętej decyzji.
XVIII Delegowanie uprawnień przez członków Zarządu
§ 1. Członkowie Zarządu mogą przekazać swoje uprawnienia lub zadania komisji lub
komisjom. Jeżeli tak robią muszą określić warunki, na których takie przekazanie następuje.
Pozostali członkowie zarządu mają prawo te warunki zmienić lub unieważnić delegowanie
uprawnień lub funkcji.
§ 2. Prawo delegowania zadań, określone w General Regulations jest uzależnione od
następujących warunków:
a)
komisja może składać się z dwóch lub więcej osób, ale przynajmniej jeden z
członków każdej komisji musi być członkiem Zarządu;
b)
wszelkie działania i sprawozdania komisji muszą zostać w całości przedstawione
członkom Zarządu jak tylko zostaną opracowane.
c)
Członkowie Zarządu powinni od czasu do czasu dokonywać rewizji warunków
porozumienia, które zostały ustalone na czas delegacji uprawnień lub zadań.
!
!
XIX Zebrania i obrady członków Zarządu
§ 1. Zwoływanie zebrań
a) Każdy członek Zarządu może zwołać zebranie Zarządu, pod warunkiem, że:
b) Członkowie zarządu decydują jak zebranie ma być zwołane i jaki okres
powiadomienia jest wymagany.
§ 2. Przewodniczenie zebraniom Zarządu
Członkowie Zarządu mogą powołać spośród siebie przewodniczącego zebrań i mogą także
w każdej chwili go odwołać. Jeżeli nikt nie został powołany na przewodniczącego lub osoba
ta nie wyraża zgody na prowadzenie zebrania albo jest nieobecna w ciągu 10 minut od jego
rozpoczęcia, członkowie mogą wybrać spośród siebie przewodniczącego tego
zebrania.
!
§ 3. Procedura spotkań Zarządu
a) Decyzje mogą być podejmowane tylko w obecności quorum. Quorum zebrania stanowi
dwóch członków zarządu lub liczba najbliższa jednej trzeciej liczby wszystkich członków
Zarządu, w zależności od tego, która liczba jest większa lub też może to być większa
liczba, o której czasowo zdecydują członkowie. Jeżeli członek Zarządu nie jest
uprawniony do głosowania w jakiejś kwestii, nie jest on brany pod uwagę jako członek
quorum.
b) Kwestie sporne rozstrzygane są większością głosów członków uprawnionych do
głosowania
c) W razie równowagi głosów, głos rozstrzygający ma przewodniczący zebrania
!
§ 4. Uczestnictwo w zebraniach zarządu metodą elektroniczną
!
a) Zebranie zarządu może odbyć się przy pomocy odpowiednich metod elektronicznego
przekazu, uzgodnionych przez członków, gdzie każdy uczestnik zebrania może
komunikować się z pozostałymi
b) Każdy członek biorący udział w takim spotkaniu liczony jest jako obecny na zebraniu
Zarządu.
c) Zebrania prowadzone za pośrednictwem środków elektronicznych muszą spełniać
warunki spotkań Zarządu, włącznie z przewodniczeniem i protokołowaniem zebrania.
!
!
!
!
XX Obwarowanie postanowień
§ 1. Stosownie do paragrafu 2 niniejszego punktu, wszystkie decyzje członków Zarządu lub
komisji członków zarządu są wiążące, niezależnie od tego czy uczestniczyli w nich
członkowie, którzy:
!
• byli odwołani ze stanowiska
• zrezygnowali z pełnienia funkcji lub byli zobligowani do rezygnacji zgodnie z
konstytucją
• nie byli uprawnieni do głosowania w danej kwestii z powodu konfliktu interesów, etc
!
jeżeli, bez głosu tego członka i przy wliczeniu go do quorum, decyzja była podjęta
większością głosów quorum.
§ 2. Paragraf 1 niniejszego punktu nie zezwala żadnemu członkowi Zarządu na zachowanie
korzyści płynących z decyzji podjętej przez zarząd lub komisję członków Zarządu, jeżeli (z
wyjątkiem paragrafu 1) decyzja okazała się nieważna lub członek Zarządu nie spełniał !
warunków rozdziału VII.
!
!
!
!
XXI Egzekucja dokumentów
!
!
§ 1. PSS nadaje ważność dokumentom przez podpisanie ich lub przystawienie pieczęci
(jeżeli organizacja posiada pieczęć)
!
§ 2. Dokument jest ważny gdy został podpisany przez co najmniej dwóch członków Zarządu
!
§ 3. Jeżeli organizacja posiada pieczęć:
!
a) musi ona spełniać warunki General Regulations
b) musi być ona używana tylko przez członków zarządu lub komisję upoważnioną przez
członków Zarządu. Członkowie zarządu mogą zdecydować kto podpisuje opieczętowane
dokumenty. Jeżeli członkowie nie zdecydują inaczej, każdy dokument powinien być
podpisany przez dwóch członków.
!
!
XXII Zastosowanie komunikacji elektronicznej
!
§ 1. Postanowienia ogólne
!
PSS stosuje się do wymagań przedstawionych w Zaleceniach Komunikacyjnych
zawartych w General Regulations, a w szczególności:
!
a) dostarczenia na żądanie, w ciągu 21 dni, wydruku każdego dokumentu lub informacji
przesłanej członkom w formie innej niż wydruk.
b) dostarczenia Komisji informacji w określonej formie.
!
!
!
!
XXIII Prowadzenie rejestrów
Zgodnie z General Regulations, PSS musi przestrzegać swoich zobowiązań dotyczących
prowadzenia rejestru swoich członków i członków Zarządu, oraz zapewnienia do nich
dostępu.
!
!
!
XXIV Protokoły
Członkowie Zarządu muszą prowadzić protokoły ze wszystkich:
§ 1. nominacji urzędników przez członków Zarządu
§ 2. obrad walnych zebrań
§ 3. zebrań członków Zarządu i komisji członków zarządu zawierające:
• nazwiska członków obecnych na zebraniu
• decyzji podjętych na zebraniu oraz
• przyczyn podjęcia danych decyzji (jeżeli istotne)
§ 4. decyzji podjętych przez członków Zarządu poza zebraniem Zarządu
!
!
!
!
!
!
XXV Dokumenty księgowe, raporty roczne,
dane kont bankowych, utrzymanie rejestrów
§ 1. Członkowie Zarządu muszą zgodnie wymaganiami zawartymi w Charities Act 2011 w
zakresie prowadzenia rachunkowości, oraz przygotowania rocznych raportów i sprawozdań. Raporty roczne oraz wyciągi z kont bankowych członkowie Zarządu muszą przesłać do
Charity Commission w ciągu 10 miesięcy od zakończenia roku podatkowego.
!
§ 2. Członkowie Zarządu muszą poinformować Charity Commission o zaistnieniu jakichkolwiek zmian danych PSS wprowadzonych do Centralnego Rejestru Organizacji
Charytatywnych w ciągu 28 dni.
!
!
!
!
XXVI Zasady dodatkowe
Członkowie Zarządu mogą okazjonalnie wprowadzić dodatkowe przepisy, które uznają za
konieczne do prawidłowego zarządzania PSS. Wszystkie zasady muszą być zgodne z
postanowieniami niniejszej konstytucji. Kopie wszelkich przepisów dodatkowych muszą być
udostępnione wszystkim członkom PSS na życzenia.
!
!
XXVII Spory
!
W przypadku wystąpienia sporu pomiędzy członkami PSS dotyczącego zgodności
postępowania z konstytucją PSS, a spór nie może być rozstrzygnięty na drodze porozumienia, strony sporu muszą spróbować w dobrej wierze rozstrzygnąć spór na drodze mediacji, zanim oddadzą sprawę na drogę są sądową.
!
!
!
XXVIII Poprawki do konstytucji
Zgodnie z klauzulą 224-227 Charities Act 2011r. :
§ 1. Konstytucja może być zmieniona tylko :
a) w drodze uchwały podpisanej przez wszystkich członków PSS ; lub
b) w drodze uchwały podjętej większością (min. 75%) głosów oddanych na walnym zebraniu członków PSS.
§ 2. Każda poprawka rozdziału 3 i rozdziału 29, lub jakiegokolwiek przepisu dotyczącego
otrzymywania korzyści finansowych przez członków Zarządu lub osób z nimi związanych
wymaga wcześniejszej pisemnej zgody Charity Commission.
§ 3. Zmiany, które są niezgodne z przepisami zawartymi w Charitied Act 2011 lub General
Regulations są nieważne.
§ 4. Kopia uchwały dotyczącej zmiany konstytucji, wraz z egzemplarzem zmienionej konstytucji PSS musi być przesłana do Charity Commission w ciągu 15 dni od daty podjęcia uchwały. Poprawka nabiera mocy prawnej w momencie wpisania jej do rejestru
organizacji charytatywnych.
!
!
XXIX Dobrowolna likwidacja lub rozwiązanie PSS
!
!
§ 1. Zgodnie z Dissolution Rregulations, PSS może się rozwiązać na podstawie uchwały
członków PSS. Każda decyzja członków PSS o zaprzestaniu działalności może być podjęta:
!
a) podczas walnego zebrania członków PSS zwołanego zgodnie z rozdziałem 11.
Członkowie uprawnieni do głosowania muszą zostać poinformowani 14 dni przed zebraniem.
i) przez uchwałę, która przeszła 75 % głosów członków uprawnionych do głosowania,
pub:
ii) przez uchwałę, która przeszła bez głosowania i przejawów buntu w odpowiedzi na pytanie zdane zgromadzeniu członków PSS; lub
b) przez uchwałę potwierdzoną pisemnie przez wszystkich członków PSS.
!
§2. Spłata zadłużenie PSS
!
a) każda uchwała o likwidacji PSS, lub przejęciu PSS bez likwidacji, może zawierać ustalenia dotyczące przeznaczenia majątku PSS.
b) Jeżeli ta uchwała (a) nie zawiera ustaleń na temat przeznaczenia majątku PSS, wówczas
członkowie Zarządu PSS muszą podjąć decyzję o przeznaczeniu majątku PSS.
c) W każdym wypadku majątek PSS musi zostać przeznaczony na cele charytatywne takie
same jak PSS, lub podobne do celów PSS.
§ 3. PSS musi przestrzegać ustaleń zawartych w Dissolution Regulations w procesie
usunięcia PSS z listy organizacji charytatywnych w Charity Commission, w szczególności:
a) członkowie Zarządu muszą przesłać wniosek do Charity Commission zawierający:
i) kopię uchwały, która została przyjęta przez członków PSS;
ii) deklarację członków Zarządu mówiącą, że PSS nie posiada zadłużenia i innej
odpowiedzialności; i
iii) oświadczenie członków Zarządu, że własność PSS została, bądź zostanie przeznaczona
zgodnie z konstytucją PSS;
b) członkowie Zarządu muszą wysłać kopię wniosku do wszystkich członków PSS oraz osób
zatrudnionych przez PSS i do każdego członka Zarządu, który nie był wtajemniczony
w tworzenie wniosku.
§ 4. Jeżeli PSS ma zostać zlikwidowane lub przejęte w innych okolicznościach, wówczas
należy postępować zgodnie z Dissolution Regulations.
!
!
!
XXX Interpretacja terminów
W tej konstytucji:
“Osoba związana z członkiem zarządu” oznacza:
a) dziecko, rodzica, wnuka, brat lub siostrę członka zarządu;
b) małżonek lub partner członka zarządu, lub ktokolwiek podlegający podpunktowi a;
c) osoba, która współpracuje w sposób zakontraktowany z członkiem zarządu lub jakąkolwiek osobą podlegającą podpunktowi a i b;
d) instytucja, które jest kontrolowana i) przez członka zarządu lub osobą z nią podlegającej podpunktowi (a, b i c), lub
ii) przez jedną lub więcej osób podlegających podpunktowi (d, i), gdy są powiązane
(e) organizacja, w której –
i) członek zarządu lub powiązana z nim osoba podlegające podpunktom (a-c) jest powiązana biznesowo;
ii) dwie lub więcej osób podlegających podpunkom (e), (i) które, wzięte razem, są powiązane biznesowo.
Sekcja 118 Charities Act 2011 ma zastosowanie w przypadku interpretacji terminów użytych w tej konstytucji.
“General Regulations” oznacza Charitable Incorporated Organisations (General) Regulation 2012.
“Dissolution Regulations” oznacza Charitable Incorporated Organisations (Insolvency and
Dissolution) Regualtion 2012.
“Communication Provisions” oznacza Communnications Provisions w części 10, rozdział
4 General Regulations.
“członek Zarządu” oznacza członka Zarządu PSS.
Głosowanie oznacza tajne głosowanie, nie koniecznie w formie pisemnej.
!