Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi

Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
SZCZEGÓŁOWE ZASADY GOSPODAROWANIA
ŚRODKAMI PUBLICZNYMI POD WZGLĘDEM
GOSPODARNOŚCI I CELOWOŚCI
W ZESPOLE SZKÓŁ GIMNAZJALNYCH
W GLIWICACH
PROCEDURA KONTROLI FINANSOWEJ
PROCEDURA DYSPONOWANIA ŚRODKAMI PIENIĘŻNYMI
PROCEDURA UDZIELANIA ZALICZEK
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
NA PODSTAWIE USTAWY O FINANSACH
PUBLICZNYCH WPROWADZA SIĘ PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE KONTROLE
POD WZGLĘDEM LEGALNOŚCI, CELOWOŚCI I GOSPODARNOŚCI.
ROZDZIAŁ I
1)
Szczegółowy system funkcjonowania wstępnej kontroli celowości wydatkowanych
środków wynika z ustalonych poniżej zasad dokumentowania wszelkich operacji
gospodarczych i finansowych.
Wydatki budżetowe zostają sprawdzone pod względem merytorycznym (dyrektor), formalnorachunkowym (główny księgowy), na dowód czego dokument potwierdzający wydatek
zostaje zaparafowany przez te osoby.
2)
Wszystkie operacje gospodarcze – wydatki dokonywane ze środków publicznych
zostają kontrolowane pod względem zgodności z planem finansowym.
Kontrola ta prowadzona przez głównego księgowego jest potwierdzona przez złożenie
podpisu na dokumencie księgowym stanowiącym podstawę do dokonania wydatku.
ROZDZIAŁ II
ZASADY WSTĘPNEJ OCENY CELOWOŚCI WYDATKÓW PONOSZONYCH
W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ ZADAŃ, W TYM KOSZTY FUNKCJONOWANIA
ZESPOŁU ORAZ SKRÓCONE ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW
1)
Wstępna ocena celowości (merytorycznie) wydatków dokonywana jest przez
dyrektora Zespołu Szkół Gimnazjalnych, która polega na sprawdzeniu przydatności dla
potrzeb szkoły.
2)
Główny księgowy przeprowadzając kontrolę bieżącą i następną ma prawo żądać od
pracowników odpowiedzialnych w zakresie swoich obowiązków:
-
udzielenia w formie pisemnej lub ustnej niezbędnych informacji i wyjaśnień jak
również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń uzasadniających dokonaną
wstępną ocenę celowości i gospodarności wydatków,
-
usunięcia w wyznaczonym terminie stwierdzonych nieprawidłowości.
3)
Ocenę celowości wydatków związanych z funkcjonowaniem zakładu w zakresie
wypłat wynagrodzeń (ze stosunku pracy jak i umów zleceń) i wszelkich kosztów z tym
związanych dokonuje: dyrektor placówki.
Ocena kosztów wynagrodzeń dotyczy w głównej mierze sprawdzenia czy:
Strona 2
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
-
zachodzi
zgodność
z
aktualnym
projektem
organizacyjnym
placówki
a wynagrodzeniami wypłacanymi,
-
umowy pozostałe (o dzieło, zlecenia) wypłacane nie noszą znamion umów o pracę,
-
czy obsada etatowa przewidziana w strukturze organizacyjnej znajduje odbicie
w stanie faktycznym zatrudnienia,
-
czy wynagrodzenia, ustalone i wypłacane są zgodnie z prawem obowiązującym
w tym zakresie.
Dowodem sprawdzenia dokumentów związanych z kontrolą o której mowa w pkt. 3) jest
umieszczenie podpisu przez dyrektora na listach płac.
4)
Wstępną kontrolę celowości wydatków administracyjno-gospodarczych, rzeczowych
dokonuje dyrektor. Polega ona na sprawdzeniu czy:
-
wydatek ma charakter wymierny i uzasadniony do przydatności w funkcjonowaniu
placówki,
5)
wydatek jest niezbędny i dokonano go w sposób oszczędny i gospodarny.
Wydatki z ZFŚS wypłacane są zgodnie z regulaminem Funduszu Świadczeń
Socjalnych.
Wydatki z ZFŚS dokonywane są wg podanej kolejności:
osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS składają wnioski o wypłatę świadczeń takich jak:
-
pożyczki długoterminowe,
-
zapomogi (losowe i pozostałe),
-
dofinansowanie do wypoczynku,
-
pozostałe
do dyrektora Zespołu który rozpatruje wnioski o wypłatę ww. świadczeń.
Zaakceptowane wnioski są wypłacane wnioskodawcom.
ROZDZIAŁ III
SPOSÓB WYKORZYSTANIA WYNIKÓW OCENY I KONTROLI, O KTÓRYCH
MOWA W ROZDZALE I i II
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez głównego księgowego w ramach
prowadzonej kontroli wydatków zobowiązany on jest o tym fakcie powiadomić dyrektora
placówki w formie ustnej lub pisemnej.
W przypadku stwierdzenia istotnego naruszenia prawa, sprawa podlega przedłożeniu
organowi nadzorującemu w celu podjęcia decyzji.
Strona 3
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
ROZDZIAŁ IV
PROCEDURA W PRZYPADKU NIEOBECNOŚCI OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH
ZA PRAWIDŁOWE ROZLICZENIE WYDATKÓW.
W przypadku nieobecności dyrektora zastępuje go wice-dyrektor lub osoba wyznaczona
przez dyrektora.
W przypadku nieobecności głównego księgowego zastępuje go księgowa.
ROZDZIAŁ V
PROCEDURA DOKONYWANIA:
A.
ZAKUPÓW MATERIAŁÓW I WYPOSAŻENIA
1)
Zakup środków czystości następuje po wyliczeniu przez sekretarza potrzeb na każdy
rejon sprzątania w skali jednego miesiąca.
2)
Zakup
pozostałych
materiałów
bieżących
jest
dokonywany
na
podstawie
zapotrzebowania pisemnego złożonego przez pracowników na koniec miesiąca lub
w nagłych przypadkach w danym momencie.
Po
wpłynięciu
dokumentu
zewnętrznego-bezgotówkowego
(faktura,
rachunek)
do
sekretariatu ds. gospodarczych zostaje on wprowadzony do ewidencji oraz opatrzony datą
wpływu i numerem sprawy. Następnie przekazany do dyrektora, który stwierdza celowość
dokonania tego zakupu.
3)
Dokument zostaje opisany przez sekretarza szkoły:
-
wskazuje przyczynę zakupu materiałów lub usług oraz wskazuje gdzie został
zaewidencjonowany wydatek albo uzyskuje potwierdzenie osób, którym wydano zakupiony
towar.
4)
Następnie dokument jest przekazywany do głównego księgowego, który dokonuje
kontroli zgodności z planem finansowym.
5)
Po sprawdzeniu i podpisaniu przez głównego księgowego dokument wraca do
dyrektora, który podpisuje sprawdzono pod względem merytorycznym i zatwierdzono do
zapłaty.
6)
Dokumenty wracają do głównego księgowego i są ewidencjonowane jako
zobowiązania do zapłaty w programie księgowym Qwant, a następnie w terminie nie
wcześniej niż jeden dzień przed terminem płatności realizowane w formie przelewu lub
czeku gotówkowego tj. wypłata w banku poprzez System Wypłat Elektronicznych (SWE).
Strona 4
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
7)
Dokumenty gotówkowe, które rozlicza zaliczkobiorca - ich zgodność z planem jest
dokonywana przed zakupieniem towaru bądź usługi.
8)
Zaliczkobiorca ustnie informuje głównego księgowego o konieczności zakupu danego
towaru lub usługi.
B.
STYPENDIÓW SZKOLNYCH
1)
Po otrzymaniu decyzji z Urzędu Miasta o przyznaniu stypendium dla danego ucznia
każdemu uczniowi, któremu przyznano stypendium wręcza się decyzję oraz katalog
możliwych zakupów, które będą refundowane z otrzymanego stypendium.
2)
Po wpłynięciu dokumentu zewnętrznego-bezgotówkowego (faktura, rachunek) do
sekretariatu uczniowskiego, zostaje on opatrzony datą wpływu oraz zostaje sprawdzony
z przyjętym katalogiem wydatków. Następnie przekazany do dyrektora, który stwierdza
celowość dokonania tego zakupu oraz sprawdza pod względem merytorycznym wydatek.
3)
Po podpisaniu przez dyrektora dokument zostaje sprawdzony i opisany do wypłaty.
4)
Następnie dokument jest przekazywany do głównego księgowego, który dokonuje
kontroli zgodności z planem finansowym oraz sprawdza zgodność wydatków pod względem
formalno-rachunkowym, następnie wprowadza do ewidencji należności z tytułu stypendiów
w programie Qwant.
Po sprawdzeniu i podpisaniu przez głównego księgowego dokument zostaje wprowadzony do
wypłaty w systemie bankowym. W sytuacji gdy osoba otrzymująca stypendium nie posiada
konta bankowego otrzymuje tzw. czek gotówkowy, tj. wypłata w banku poprzez System
Wypłat Elektronicznych (SWE).
ROZDZIAŁ VI
WZORY PODPISÓW OSÓB DOKONUJĄCYCH WYDATKÓW:
DYREKTOR Ewa Jarosz
...........................................................................................
Główny księgowy Agnieszka Teszka
...........................................................
Strona 5
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
Wicedyrektor Jolanta Kośmider
...........................................................
Księgowa Alicja Błaszkowska
...........................................................
Zmiany:
Kogo zmiana dotyczy i od kiedy dotyczy
(data):………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
Nowe osoby upoważnione:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
ROZDZIAŁ VIII
ODSTĘPSTWA OD USTALONYCH PROCEDUR:
Wszystkie przypadki w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności (awarie
i pozostałe) odstąpiono od zastosowania procedur są dokumentowane i zatwierdzane do
zapłaty przez dyrektora z adnotacją na dokumentach „ODSTĄPIONO OD PROCEDUR”.
Strona 6
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
Do „Szczegółowych zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem
gospodarności i celowości” dołączone są procedury uszczegóławiające niektóre zagadnienia
organizacyjno-finansowe jednostki.
Załączniki:
Nr 1 Procedura kontroli finansowej.
Nr 2 Procedura dysponowania środkami pieniężnymi.
Nr 3 Procedura kontroli udzielania zaliczek.
Strona 7
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
Załącznik nr 1
PROCEDURA KONTROLI FINANSOWEJ
w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach
1)
Sprawdzenie dokumentów księgowych pod względem:
-
Legalności - dotyczy stwierdzenia czy dana operacja księgowa miała miejsce, czy jest
zgodna z obowiązującym prawem.
-
Celowości - dotyczy zatwierdzania dokumentów do wypłaty.
-
Gospodarności - dotyczy zatwierdzenia zgodności wydatku (na dokumencie składane
są dwa podpisy – głównej księgowej oraz dyrektora).
Zatwierdzenie list płac do wypłaty - przygotowywanie podkładek do wypłaty, potwierdzanie
zgodności z zawartymi umowami, podpis dyrektora.
ZFŚS - kontrola wydatków socjalnych, pod względem zgodności z ustawą o finansach
publicznych, odbywa się zgodnie z Regulaminem ZFŚS, podpis dyrektora.
Umowy - do zawierania umów upoważniony jest dyrektor szkoły. Kontrola wydatków polega
na uzgodnieniu z główną księgową czy są zabezpieczone środki finansowe na koncie szkoły
na realizację wydatku.
Zaliczki – szczegółowa procedura – załącznik Nr 3.
2)
Zasady dokumentowania wszelkich operacji gospodarczych i finansowych
-
wszelkie operacje gospodarcze muszą być udokumentowane prawidłowymi
dowodami źródłowymi w sposób kompletny
-
każdy dowód źródłowy musi:
a)
być opisany ( opis musi zawierać cel i zasadność wydatkowania środków),
b)
być sprawdzony pod względem merytorycznym przez dyrektora placówki i formalno-
rachunkowym przez głównego księgowego; dowodem sprawdzenia są podpisy osób w/w,
c)
posiadać wskazanie z jakiej podziałki dochodów i wydatków będzie ponoszony
wydatek.
Opisane segregatory z dokumentacją księgowo-finansową znajdują się w pokoju głównego
księgowego.
Strona 8
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
WZÓR PIECZĄTEK UŻYWANYCH PRZEZ GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO:
Strona 9
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
Załącznik Nr 2
PROCEDURA
Dysponowania środkami pieniężnymi
W celu sprawowania kontroli nad ruchem środków pieniężnych na rachunkach bankowych
wprowadza się następujące kroki:
1)
Każda operacja finansowa w placówce musi być zatwierdzona przez dyrektora oraz
głównego księgowego.
2)
Transakcje elektroniczne realizowane są za pomocą programu internetowego ING
BusinessOnLine.
3)
Przelewy są zatwierdzane przez dyrektora i głównego księgowego.
4)
Zapłata zobowiązań dokonywana jest nie wcześniej niż na 1 dzień roboczy przed
terminem zapłaty zobowiązania.
Strona 10
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości
obowiązujące w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach wprowadzone poprzez zarządzenie Dyrektora
szkoły nr 21/13/14 z dnia 2 stycznia 2014 r.
Załącznik nr 3
PROCEDURY UDZIELANIA ZALICZEK
w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach
1)
Zaliczki pieniężne udzielane są z rachunku bankowego na bieżące, niezbędne
wydatki:
-
zaliczka na wydatki bieżące i pozostałe zakupy jest zaliczką stałą pobieraną przez
sekretarz - Witeszczak Bożena,
-
pozostałe zaliczki traktowane są jako zaliczki jednorazowe.
2)
Podstawą do udzielenia zaliczki jest wniosek o zaliczkę zatwierdzony przez głównego
księgowego i dyrektora.
3)
Osobami upoważnionymi do pobierania zaliczek są:
-
sekretarz - Witeszczak Bożena
-
osoba wskazana przez dyrektora lub wicedyrektora na wniosku o zaliczkę - w razie
potrzeby zaliczki jednorazowe.
4)
Rozliczenie zaliczki musi się zamykać:
-
na ostatni dzień miesiąca, w którym udzielono zaliczki - zaliczka na potrzeby
jednorazowe,
-
na ostatni dzień kwartału - zaliczka stała na artykuły przemysłowe i potrzeby bieżące.
5)
Zaliczkobiorca zobowiązany jest do starannego i rzetelnego przedstawienia
rozliczenia zaliczki.
6)
Ewentualnymi niedoborami powstałymi z tytułu rozliczenia zaliczki obciążany jest
zaliczkobiorca.
Strona 11