1. Konkurs na ofertę promocji Programu ESPON w trakcie
Transkrypt
1. Konkurs na ofertę promocji Programu ESPON w trakcie
1. Konkurs na ofertę promocji Programu ESPON w trakcie prezydencji Polski w UE Krajowy Punkt Kontaktowy ESPON zaprasza do udziału w konkursie na propagowanie i promocję Programu ESPON i jego wyników w ramach Przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej (Prezydencji). Adresatami konkursu są instytucje prywatne, publiczne i pozarządowe zajmujące się promocją oraz komunikacją społeczną wyników badań i wiedzy w formie skutecznego, atrakcyjnego i przystępnego przekazu skierowanego do różnych grup odbiorców. ESPON jest Europejską Siecią Obserwacyjną Rozwoju Terytorialnego i Spójności Terytorialnej. Jest to program badawczy dotyczący rozwoju przestrzennego, związany z funduszami strukturalnymi UE. Program rozpoczął się w 2002 roku i jest finansowany częściowo ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz częściowo przez kraje członkowskie oraz Islandię, Liechtenstein, Norwegię i Szwajcarię. Celem programu jest zapewnienie politykom i praktykom na poziomie wspólnotowym, krajowym oraz regionalnym systematycznej, nowej i porównywalnej wiedzy na temat trendów w rozwoju terytorialnym Europy oraz wpływu wdrażanych polityk na regiony i obszary europejskie. Wiedza ta ma bezpośrednio wspierać formułowanie i realizowanie zadań strategicznych. Program ESPON ma dostarczać wiedzy wykraczającej poza standardowe, tradycyjne analizy sporządzane przez Komisję Europejską. W sumie ponad 130 instytucji badawczych z całej Europy jest zaangażowanych w projekty badawcze, działania wspierające i koordynujące Programu. Krajowe Punkty Kontaktowe ESPON (KPK ESPON) tworzą sieć i służą jako łączniki pomiędzy środowiskami praktyków i badaczy we wszystkich krajach członkowskich. Zadaniem przedstawicieli szczebla ministerialnego ze wszystkich krajów zaangażowanych w Program ESPON oraz przedstawicieli Komisji Europejskiej zasiadających w Komitecie Monitorującym jest zapewnienie praktycznego wymiaru realizowanych badań. 2. Cel konkursu Celem konkursu jest wzmocnienie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących wiedzy o rozwoju terytorialnym Polski w kontekście europejskim w oparciu o wyniki badań ESPON. W szczególności chodzi o: 1. Poinformowanie o istnieniu, działaniach i wynikach badań Programu ESPON 2013. 2. Dostarczenie wiedzy o wynikach badań ESPON istotnych dla Polski poprzez promowanie map ESPON. 3. Podniesienie umiejętności czytania map i korzystania z materiałów kartograficznych. 4. Podniesienie świadomości i wiedzy na temat rozwoju terytorialnego Polski w kontekście europejskim. Termin rozpoczęcia i zakończenia działań: 20 lipca – 15 grudnia 2011 r. Maksymalna wysokość budżetu: 47 000 PLN brutto – ok. 38 000 PLN netto Termin składania ofert: 17.07.2011, godz. 20.00. Forma składania ofert: elektronicznie e-mailem na adres [email protected] wyłącznie na formularzu, który jest załącznikiem regulaminu. 3. Podmioty uprawnione do wzięcia udziału w konkursie Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2 Adresatami konkursu są instytucje prowadzące działalność gospodarczą, tj. rozliczające się za pomocą rachunków lub faktury VAT. W szczególności podmioty prywatne, publiczne i pozarządowe zajmujące się promocją oraz komunikacją społeczną wyników badań i wiedzy w formie skutecznego, atrakcyjnego i przystępnego przekazu skierowanego do różnych grup odbiorców. W konkursie nie może brać udziału podmiot, który: 1. nie prowadzi działalności gospodarczej, 2. został postawiony w stan upadłości lub likwidacji, 3. do kierowania jego działalnością został powołany zarząd komisaryczny, 4. zawarł ugodę z wierzycielami, zawiesił swoją działalność lub znajduje się w podobnej sytuacji wynikającej z prawa polskiego, 5. zostały wydane prawomocne orzeczenia na jego niekorzyść w sprawach o naruszenie etyki zawodowej na zasadach res iudicata (tj. od których nie jest możliwe odwołanie), 6. zostały wydane prawomocne orzeczenia na zasadach res iudicatia w sprawach o nadużycie, korupcję, uczestnictwo w organizacjach przestępczych lub każdej innej nielegalnej działalności, 7. stwierdzono niewywiązywanie się z obowiązków w związku z innym kontraktem lub inną procedurą przyznawania dotacji finansowanej z budżetu Wspólnoty; 8. występuje konflikt interesów, 9. dokumenty i informacje wymagane przez Zleceniodawcę jako warunek uczestnictwa w konkursie zostały złożone przez nieuprawnione osoby lub nie dostarczono ich w ogóle, 10. nie wywiązywał się z obowiązków w zakresie płacenia składek na ubezpieczenia społeczne lub z obowiązków podatkowych zgodnie z przepisami prawa polskiego. 4. Grupy docelowe Zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 działania informacyjne i promocyjne dotyczące zarówno Narodowej Strategii Spójności jak i wszystkich programów operacyjnych będą kierowane do trzech podstawowych grup: • ogółu społeczeństwa, • beneficjentów (projektodawców), • potencjalnych beneficjentów Programu ESPON 2013 (potencjalnych projektodawców). Prowadzone działania ESPON są skierowane do różnych grup odbiorców, a w szczególności: • podmiotów działających w ramach sieci ESPON oraz innych projektów i przedsięwzięć realizowanych w ramach Funduszy Strukturalnych związanych z rozwojem i współpracą terytorialną, • instytucji badawczych i środowisk akademickich, studentów, • przedstawicieli władz centralnych oraz różnych szczebli samorządu terytorialnego, • środowisk opiniotwórczych i przedstawicieli ciał doradczych. Ponadto działania komunikacyjne w Polsce adresowane są również do: • mediów, • partnerów społecznych i gospodarczych, • instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy europejskich, • decydentów i liderów, • środowisk opiniotwórczych. Celem działań komunikacyjnych skierowanych do odbiorców rezultatów jest dostarczenie rzetelnych informacji o możliwościach wykorzystania wyników ESPON, kreowanie świadomości na temat korzyści, jakie one oferują, motywowanie oraz stwarzanie warunków, aby grupa ta mogła pełnić funkcję ambasadorów Programu ESPON. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 3 Działania skierowane do pracowników instytucji w ramach sieci ESPON oraz realizujących inne projekty i przedsięwzięcia w ramach funduszy strukturalnych związane z rozwojem i współpracą terytorialną mają na celu zbudowanie systemu komunikacji wewnętrznej, umożliwiającego współpracę i wymianę doświadczeń pomiędzy poszczególnymi instytucjami i ich pracownikami. Z punktu widzenia strategii komunikacji szczególnie istotne jest zapewnienie zrozumienia i akceptacji idei przewodniej Programu ESPON jakim jest współpraca między badaczami a praktykami. Prowadząc działania informacyjne i promocyjne dla poszczególnych grup, należy jednocześnie zadbać o zbudowanie sieci powiązań pomiędzy poszczególnymi odbiorcami działań komunikacyjnych, aby w razie potrzeby mogło dochodzić do interakcji między nimi. I tak na przykład media realizujące określone działania promocyjne powinny mieć łatwy dostęp do pracowników KPK ESPON, beneficjentów oraz do pracowników i instytucji zajmujących się realizacją projektów, by móc wykorzystać ich doświadczenia w dalszej komunikacji. Współpraca z mediami ma na celu dostarczanie rzetelnych i zrozumiałych (tak zredagowanych, aby nadawały się do bezpośredniego użycia) informacji, a przez to również motywowanie do formułowania kompetentnych, rzeczowych i pożądanych strategicznie przekazów. Powinna dążyć do popularyzacji wyników ESPON. Należy dokładać starań, aby działania realizowane we współpracy z mediami były prowadzone na zasadzie partnerstwa na rzecz użytecznej społecznie komunikacji. Szczególną rolę mają tu do odegrania media regionalne i lokalne w przypadku wyników o charakterze terytorialnym, a w przypadku wyników tematycznych – media branżowe, które powinny stać się istotnym partnerem. Działania adresowane do ogółu społeczeństwa koncentrują się głównie na kreowaniu świadomości na temat istoty i korzyści wynikających z wykorzystywaniu badań przestrzennych w rozwoju, zrozumieniu ich istoty oraz na tworzeniu klimatu zainteresowania, akceptacji i życzliwości, w szczególności przez nadawanie rozgłosu kluczowym wynikom projektów badawczych ESPON. 5. Działania Działania podejmowane w ramach informowania poszczególnych grup odbiorców potencjalnie zainteresowanych korzystaniem z wyników badań ESPON mogą być realizowane poprzez między innymi: 1) szkolenia, warsztaty tematyczne lub studia przypadków, 2) konferencje, seminaria, 3) spotkania otwarte z ekspertami, 4) wywiady, wypowiedzi eksperckie w mediach ogólnokrajowych, regionalnych i lokalnych (w tym wywiady telewizyjne, audycje radiowe), 5) dodatki do prasy, artykuły prasowe, odpowiadające tematycznie potrzebom informacyjnym czytelników danego tytułu, 6) serwisy/portale internetowe, 7) publikacje (m.in. broszury, ulotki), itp. 8) konkursy w środkach masowego przekazu. Premiowana będzie oferta realizowana przy współpracy lub w partnerstwie z mediami (wydawcami prasowymi, nadawcami radiowymi i telewizyjnymi itp.).Wszystkie materiały i wydarzenia realizowane w ramach zadania muszą zawierać informację o instytucji finansującej i wykonawca musi umieścić na nich logo Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 (POPT 2007-2013) i Unii Europejskiej (UE), wraz z informacją o finansowaniu zadania ze środków POPT 2007-2013 i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR). Działania obowiązkowe, konieczne do uwzględnienia w ofercie: 1. Analiza SWOT 2. Identyfikacja szczegółowych grup docelowych Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 4 3. Opracowanie strategii promocji na podstawie Strategii Komunikacji Programu ESPON i Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce wraz ze wskazaniem głównych form i kanałów komunikacji. 4. Opracowanie planu działań promocyjnych ESPON. 5. Odświeżenie wizualne strony www.espon.pl 6. Krótki film promocyjny do zamieszczenia w serwisach typu YouTube™ i na stronie www.espon.pl 7. Nowa ulotka KPK ESPON i/lub folder informacyjny o projektach ESPON 8. Zestawy map (w tubach) dla praktyków 9. Notatki prasowe - jedna na miesiąc 10. Artykuł sponsorowany w tygodniku Polityka lub podobnym (opłata za samą publikację zostanie uregulowana ze środków zewnętrznych, więc kosztów publikacji nie należy brać pod uwagę w opracowaniu kosztorysu niniejszej oferty) 11. Promocja wydarzeń: warsztat ESPON (październik 2011), międzynarodowe seminarium ESPON w Krakowie (listopad/grudzień 2011) 12. Gadżety ESPON tematycznie powiązane z aspektem kartograficznym badań, potrzebami grup docelowych, wynikami programu (np. kalendarz z mapami ESPON na każdy miesiąc, zestaw map ESPON z perforacją do odrywania, puzzle itp.) 13. Zapewnienie udziału przedstawicieli KPK ESPON w tematycznie powiązanych wydarzeniach organizowanych przez inne instytucje. Działania dodatkowe powinny zostać uwzględnione w ofercie. Wykonawca może posłużyć się poniższą tabelą w sformułowaniu działań dodatkowych: Metoda Marketing obywatelski PR Rozgłos (publicity) Wysyłka bezpośrednia Networking Prezentacje, wystąpienia Wypowiedzi oficjalne, nieoficjalne Uwagi Marketing obywatelski polega na aktywizacji tych grup społecznych, dla których Program ESPON i jego efekty są szczególnie istotne. Może być z powodzeniem stosowany, szczególnie na szczeblu regionalnym i lokalnym oraz w odniesieniu do przedsięwzięć organizowanych przez instytucje społeczeństwa obywatelskiego np. poprzez system debat środowiskowych, lokalnych oraz tematycznych. . PR – rozumiany jako budowanie intelektualnie inspirującej aury marki Programu ESPON jako całości i w jej tematycznych i terytorialnych modułach - jest narzędziem, które należy stosować wobec większości grup interesariuszy. Naturalnym partnerem przy uprawianiu PR są media. Działania PR mają szansę zwiększyć zrozumienie i wykorzystywanie wyników ESPON. Należy podkreślić, iż prowadząc działania PR zajmujemy się przede wszystkim konkretnymi problemami, nie zaś produktami, czy usługami. Elementem PR szczególnie ważnym dla komunikacji Programu ESPON mogą być np. działania informacyjne i motywacyjne, czy też promowanie przykładów skutecznego wykorzystywania wyników ESPON w praktyce.. PR jest również podstawowym narzędziem wspierającym oddziaływanie Programu ESPON na/przez środowiska opiniotwórcze. Rozgłos można uzyskać np. przez organizowanie konkursów, wystaw warsztatów, komunikowanie sukcesów organizacji (np. przez nagłaśnianie korzystnych dla niej wyników badań), organizowanie otwartych drzwi w instytucjach, spotkania w szkołach i na uczelniach. Najważniejsze, aby wszystkie te działania wspierały i komunikowały ideę przewodnią Programu ESPON. Najwdzięczniejszą materią do publicity są pozytywne wyniki badań dla polskich regionów i miast. Z zainteresowaniem mogą się również spotkać zagrożenia dla polskich regionów wynikające np. ze scenariuszy demograficznych. Ważna jest personifikacja, tzn. najłatwiej zyskać uwagę pokazując autentycznych ludzi w autentycznych sytuacjach. Tego typu narzędzie może być stosowane w odniesieniu do bardzo wąskiej grupy interesariuszy (głównie praktycy, twórcy programów i projektów rozwojowych), dla których otrzymana informacja może być często pierwszym profesjonalnym kontaktem z wynikami Programu ESPON. Do grupy potencjalnych odbiorców należą też decydenci. Należy przy tym wziąć pod uwagę fakt, że obecnie skuteczność materiałów drukowanych spada, są one często wyrzucane, gdyż odbiorcy – z powodu rażącego ich nadmiaru automatycznie rezygnują z ich czytania. Dlatego materiały te powinny być rozdysponowane w atrakcyjnej formie, np. plakatów z mapami ESPON opatrzonych krótkim komentarzem dotyczącym wniosków dla Polski. Tworzenie sieci współpracy dla skutecznej komunikacji wyników Programu ESPON powinno rozpocząć się od określenia kluczowych kompetencji każdego z uczestników sieci. W tym kontekście zasadne jest budowanie współpracy między badaczami i przedstawicielami uniwersytetów, ekspertami, praktykami na szczeblu krajowym, regionalnym i lokalnym oraz mediami, w szczególności branżowymi i naukowymi. Celem tej współpracy jest skuteczne komunikowanie o istocie i zasadności wykorzystania wyników ESPON. Aby sieć współpracy dobrze funkcjonowała należy połączyć ją z innymi, funkcjonującymi już strukturami sieciowymi. W kontekście Programu ESPON prezentacje KPK ESPON lub partnerów projektów badawczych mogą być wykorzystywane w odniesieniu do grup odbiorców, którym zależy na precyzyjnej informacji. Należy pamiętać, aby obok informacji merytorycznych, znajdowały się w nich przekazy, które będą wzmacniały główne atrybuty oraz ideę przewodnią Mogą przybrać formę uczestnictwa w debetach publicznych, programach i audycjach radiowych, telewizyjnych, panelach eksperckich, konferencjach prasowych itd. Ważne jest, aby reprezentowały one jasny i zrozumiały i spójny przekaz odnośnie wyników badan ESPON i ich znaczenia dla kraju, używając (na ile to Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 5 Bezpośredni kontakt z pracownikami instytucji Publikacje, materiały drukowane Gadżety możliwe) względnie jednorodnego języka. Wspólnym kluczem wszystkich wypowiedzi powinna być powszechna znajomość głównych procesów rozwojowych, wyzwań i potencjałów, jak też wykorzystywania map i materiałów kartograficznych w procesach decyzyjnych, planowaniu zadań publicznych, analizach i badaniach. W komunikacji wyników Programu ESPON postrzeganie najważniejsze jest bezpośrednie dotarcie do ludzi – urzędników, którzy odgrywają kluczową rolę w planowaniu rozwoju, procesach decyzyjnych i opracowywaniu strategii. Zrozumienie przez nich i wykorzystywanie wyników badań ESPON determinuje skuteczność programu. Pracownikom tym należy zapewnić możliwość szkolenia z zakresu wykorzystywania wyników badan przestrzennych w opracowywaniu programów rozwojowych. Skutecznym narzędziem jest zaangażowanie w ten proces praktyków zaangażowanych w projekty ESPON Targeted Analysis (Priorytet 2). Materiały drukowane powinny być adresowane do tych grup odbiorców, którzy wymagają specyficznej informacji (praktycy, partnerzy społeczni i gospodarczy, decydenci). Adresowane do młodzieży, mediów i ogółu społeczeństwa i do komunikowania ogólnych przekazów nt. Programu ESPON będzie nieefektywne – niewiele osób je przeczyta. Nakład powinien być dostosowany do rzeczywistych potrzeb i liczebności odbiorców. W komunikowaniu wyników Programu ESPON kluczem jest idea przewodnia Programu. Zachowując stosowny umiar, można użyć gadżetów w komunikacji, zwłaszcza z młodzieżą oraz opinią publiczną – gadżety podnoszą świadomość o wynikach badań przestrzennych, a to jest jeden z celów komunikacji z tymi grupami. Należy pamiętać o spójności z innymi elementami wizualnymi, o dobrym wzornictwie gadżetów oraz, co bardzo istotne, o ich użyteczności. Planując produkcję gadżetów trzeba mieć szczególnie na uwadze grupę docelową i sposób dystrybucji. Gadżety przeznaczone dla ogółu powinny być dystrybuowane podczas imprez masowych, o popularyzatorskim charakterze (np. targi, pikniki). 6. Co zapewni zleceniodawca: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Materiały i informacje merytoryczne (treść). Przetłumaczone mapy w formacie gotowym do edycji (grafika wektorowa). Bazy kontaktów niezbędne do realizacji zadań promocyjnych. I Raport Syntetyczny ESPON: publikacja wyników badań w polskiej wersji językowej. Udział osób w wydarzeniach promujących ESPON. Stałą współpracę merytoryczną i organizacyjną Dokumenty dotyczące wymiaru terytorialnego polityk europejskich (Agenda Terytorialna, ESDP) 7. Podstawy prawne konkursu Konkurs jest realizowany w ramach projektu pomocy technicznej POPT.03.05.00-00-004/07, realizowanego: 1) w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013, zatwierdzonego Decyzją Komisji Europejskiej z dnia 25 lipca 2007 r., Nr CCI 2007 PL 161 PO 004, i zmienionego Decyzją z dnia 24 lutego 2009 r., zgodnie z Komunikatem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 26 marca 2009 r. (M.P. Nr 21, poz. 273), 2) i zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, z uwzględnieniem zmian do niego zatwierdzonych przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu 20 kwietnia 2009 r., zgodnie z Komunikatem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 11 maja 2009 r. o zmianach wprowadzonych do Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna (M.P. Nr 32, poz. 475). 8. Finansowanie konkursu i płatności Konkurs realizowany jest w formie zapytania ofertowego przy pełnym finansowaniu zadań ze środków Zleceniodawcy, co oznacza, że nie wymagany jest żaden wkład własny. Maksymalny budżet oferty wynosi 47 000 PLN (brutto). Płatności zrealizowane zostaną w transzach. Pierwsza w wysokości 50% w ciągu 10 dni od podpisania umowy, a pozostałe 50% w kolejnych transzach ustalonych w umowie z wykonawcą po zakończeniu kolejnych etapów zadania. Płatności wypłacane będą zgodnie z faktycznie poniesionymi wydatkami, ujętymi w sprawozdaniach częściowych i końcowym z realizacji Zadania. Zleceniobiorca rozlicza się ze Zleceniodawcą za pomocą faktury VAT bądź rachunku. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 6 9. Wytyczne i zasady dotyczące przygotowania oferty konkursowej Formularz wniosku o przyznanie dotacji należy wypełnić zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu Konkursu, znajdującym się na stronie www.espon.pl. Formularz wniosku należy wypełnić w sposób staranny i przejrzysty, aby ułatwić jego ocenę. W celu zapewnienia jasności i czytelności wniosku należy posługiwać się językiem precyzyjnym i dostarczyć wystarczającą ilość szczegółowych informacji, a w szczególności należy podać, w jaki sposób cele konkursu będą osiągnięte, wykazać korzyści związane z jego realizacją oraz uzasadnić zgodność projektu z celami Konkursu. Formularz należy wypełnić w języku polskim. Formularz wniosku należy przesłać w formie elektronicznej wraz z wymaganymi załącznikami zawierającymi pieczęcie i podpisy osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu (np. w formie skanu) na adres e-mailowy [email protected] . Termin składania ofert upływa 17 lipca 2011 roku o godzinie 20.00. Za datę i godzinę wpływu uznawana jest data i godzina otrzymania e-maila. Oferty przesłane: 1) przesłane w inny sposób niż określony w pkt 9., 2) przesłane po upływie wyznaczonego terminu, 3) dostarczone pod inny adres, aniżeli wskazany w pkt 9., nie będą rozpatrywane. Informacji dotyczących konkursu udziela: Katarzyna Wojnar Krajowy Punkt Kontaktowy ESPON EUROREG - Centrum Europejskich Studiów Regionalnych i Lokalnych Uniwersytet Warszawski tel. +48 22 55 20 748 kom. 502 388 479 [email protected] 10. Kryteria oceny ofert Kryteria oceny formalnej [tak/nie] Oferta, która posiada uchybienia formalne dotyczące takich kwestii jak: 1) oferta nie jest odpowiedzią na konkurs, 2) oferta została złożona przez nieuprawnionego wnioskodawcę, 3) wartość budżetu przekracza 47 000 PLN (brutto) jest odrzucana. Kryteria oceny merytorycznej [90%] Ocena zaproponowanych działań (45%): 1) pomysł na promocję i spodziewane rezultaty projektu – 15% 2) dobrze zdefiniowana grupa docelowa – 15% 3) adekwatność doboru narzędzi i działań komunikacyjnych – 15% Doświadczenie wnioskodawcy (45%) 4) zasoby kadrowe, sprzętowe i merytoryczne – 15% 5) zrealizowane dotychczas projekty i opinia poprzednich zleceniodawców - 15% 6) potencjał kontaktów z mediami – 15% Kryterium ceny [10%] Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna