Open Space

Open Space Autor: Piotr Banach
Istotą metody Open Space jest otwarcie przestrzeni umożliwiającej i wspomagającej
rozwój konstruktywnych idei i zdolności u wszystkich uczestników danej organizacji czy grupy.
Ileż to spotkań, szkoleń, warsztatów, konferencji i posiedzeń mamy już za sobą... Każde
z nich było zapewne inne. Każde z nich niosło ze sobą określoną treść, przekazywaną przy
użyciu różnorodnych metod. Pamiętam szkolenie, które było bardzo interesujące. Ale sama
konferencja? Stracony czas. Ciągle ktoś coś mówił. Było strasznie nudno. Jedyne,
co zapamiętałem z tej konferencji, to rozmowy w kuluarach. Czy nie można by takich
konferencji organizować w inny sposób?
Czy nie ma metody, która byłaby bardziej produktywna? Czy nie ma sposobu na to,
by podczas takiej konferencji lepiej wykorzystać czas, by bardziej zaangażować wszystkich
uczestników, by skończyć z nudnymi wystąpieniami prelegentów, a zająć się tym, co naprawdę
dla nas jest ważne?
Open Space Technology
Jest taka metoda prowadzenia konferencji, która nazywa się Open Space Technology.
Jej istotą jest otwarcie przestrzeni umożliwiającej i wspomagającej rozwój konstruktywnych
idei i zdolności u wszystkich uczestników danej organizacji czy grupy. Podstawowym
założeniem Open Space jest to, że wiedza, zdolności twórcze i zdolności uczenia się są cechami
każdej organizacji. Często wykorzystywane są one jednak w niewielkiej tylko części, gdy
są niejako w uśpieniu lub są zablokowane.
Temat i ludzie
Konferencja Open Space nie ma z góry przygotowanego programu. Nie są przewidziani
również żadni referenci z gotowymi prezentacjami na foliach czy w komputerze. Jest tylko
jeden, przygotowany wcześniej, główny temat konferencji, który jest tematem ważnym dla
wszystkich uczestników spotkania, który jest tematem kompleksowym (jest wiele różnych
możliwości podejścia do tego tematu, są różne zdania i opinie na ten temat i nikt nie
ma gotowych rozwiązań i odpowiedzi)i który jest tematem pilnym — powinien być omówiony
już „wczoraj”. W konferencji Open Space biorą udział ludzie, którym zależy na szybkim
podjęciu przygotowanego tematu. Najlepiej, jeśli uczestnicy Open Space reprezentują różne
poglądy, podchodzą do tematu z różnych pozycji, chcą aktywnie włączyć się w opracowanie
tematu konferencji i są gotowi podjąć odpowiedzialność za wypracowane podczas konferencji
zamierzenia.
Forum jest realizowane dla miasta Gdyni na zlecenie MOPS Gdynia w ramach badania:
„Diagnoza ekonomii społecznej w Gdyni - stan obecny, warunki rozwoju, rekomendacje.”
Wprowadzenie w metodę
Podczas Open Space każdy z uczestników konferencji ma możliwość zaproponowania
swojego własnego tematu szczegółowego w odniesieniu do tematu głównego.
Po wprowadzeniu w metodę uczestnicy publikują swoje propozycje na przygotowanych
wcześniej tablicach, a następnie każdy wybiera tematy, które go interesują. W ten sposób
tworzą się wokół konkretnych tematów grupy robocze.
Praca w grupach
Grupy pracują równolegle w miejscach przygotowanych do tego wcześniej. Od samych
uczestników zależy, ile grup roboczych powstanie. To uczestnicy weryfikują jakość, ważność
i pilność postawionych wcześniej tematów szczegółowych. To uczestnicy decydują o tym, jaki
temat, gdzie i kiedy będzie realizowany. Każda grupa dokumentuje swoją pracę. Proponujący
temat jest odpowiedzialny za wypełnienie wcześniej przygotowanego formularza
dokumentacji. Dokumentację z pracy w grupach publikuje się dla tych, którzy uczestniczyli
w pracy innych grup. Na zakończenie tej części konferencji Open Space wszyscy uczestnicy
otrzymują do ręki komplet dokumentacji ze wszystkich grup.
Formułowanie zamierzeń
Aby nie skończyło się to wszystko tylko na pięknych, ale bezowocnych dyskusjach, jest
jeszcze jedna część konferencji Open Space. W ostatniej fazie, po zapoznaniu się z treścią
dokumentacji pracy wszystkich grup, każdy uczestnik spotkania może zaproponować
konkretne zamierzenie na przyszłość, konkretny projekt do realizacji czy konkretną sprawę,
która powinna być podjęta. Tutaj rozstrzyga się, czy konferencja przyniesie zamierzone cele.
Ważne są dwie sprawy: 1) aby za konkretną propozycją stała konkretna osoba, która
(przynajmniej w pierwszym etapie) przejmie odpowiedzialność za wprowadzanie w życie
wypracowanych zamierzeń; 2) aby zaplanować „pierwszy krok” w kierunku realizacji
zamierzenia, bo jeżeli nie będzie kroku pierwszego, nie będzie i następnych. Również i ta część
konferencji jest dokumentowana. Wypełnione formularze z konkretnymi ustaleniami
dotyczącymi zamierzeń na przyszłość są dołączone do dokumentacji z pracy w grupach.
Metoda Open Space zawsze funkcjonuje
Open Space zawsze funkcjonuje i nie jest to tylko pusty frazes czy jakiś slogan
reklamowy. Według statystyk, stosowano tę metodę już ok. 30 tysięcy razy w 75 krajach
świata. Metodą Open Space prowadzono konferencje zarówno w wysoko uprzemysłowionych
krajach Ameryki Północnej i Europy Zachodniej, jak i wśród prostych plemion afrykańskich.
Mimo iż ta metoda jest bardzo popularna na Zachodzie, w Polsce pozostaje prawie nieznana.
Forum jest realizowane dla miasta Gdyni na zlecenie MOPS Gdynia w ramach badania:
„Diagnoza ekonomii społecznej w Gdyni - stan obecny, warunki rozwoju, rekomendacje.”