Tekst do folderu OfficeObjects e-Forms

OfficeObjects®e-Forms
Rodan Development Sp. z o.o. 02-820 W arszawa, ul. W yczółki 89 , tel.: (+48-22) 643 92 08, fax: (+48-22) 643 92 10,
http://www.rodan.pl
Spis treści
Wstęp ................................................................................................................................................................... 3
Łatwość tworzenia i publikacji formularzy ......................................................................................................... 3
Bezpieczeństwo danych ....................................................................................................................................... 4
Otwartość architektury........................................................................................................................................ 4
Form Editor ........................................................................................................................................................ 4
Wypełnianie formularzy ...................................................................................................................................... 5
2
Wstęp
Wszystkie firmy i instytucje używają formularzy. Są to różnego rodzaju raporty, sprawozdania
finansowe, zeznania podatkowe, zamówienia a także ankiety. Obieg formularzy w tradycyjnej formie
jest procesem bardzo złożonym, począwszy od drukowania, kopiowania, wypełniania i przesyłania,
a kończąc na aktualizacji i analizie otrzymanych danych. Tego typu działanie wymaga, zarówno od
sprawozdawców jak i autorów formularzy, dużych nakładów czasu i pieniędzy.
OfficeObjects®e-Forms powstał w celu usprawnienia przepływu informacji w organizacjach
o rozproszonej strukturze oraz pomiędzy różnymi firmami i instytucjami. Może być wykorzystywany
w działalności wymagającej zbierania dużej ilości sprawozdań, z odległych geograficznie punktów.
Rozwiązanie jest szczególnie skuteczne w zakładach ubezpieczeniowych, instytucjach finansowych,
ośrodkach badania opinii publicznej, urzędach jak i w przedsiębiorstwach, gdzie raportowanie jest
integralną częścią obszaru działań firmy. Formularze są również wykorzystywane jako graficzny
interfejs użytkownika dostępny w ramach zadań procesów pracy obsługiwanych przez moduł
OfficeObjects® WorkFlow.
OfficeObjects®e-Forms
jest
oprogramowaniem
przeznaczonym
do
kompleksowej
obsługi
sprawozdawczości finansowej. Umożliwia tworzenie i dostosowywanie formularzy elektronicznych do
warunków panujących w danym obszarze biznesowym. Pozwala na publikację formularzy w formie
elektronicznej oraz inteligentne gromadzenie i zarządzanie danymi generowanymi przez podmioty
sprawozdawcze. Formularze są dostępne poprzez przeglądarkę internetową, co pozwala na pełną
informatyzację procesu pozyskiwania żądanych informacji. System umożliwia wprowadzanie danych
przez podmioty sprawozdawcze bez konieczności zakupu jakiegokolwiek oprogramowania.
OfficeObjects®e-Forms umożliwia udostępnianie złożonych formularzy elektronicznych w wersji offline co pozwala na wprowadzanie danych bez połączenia urządzenia użytkownika z Internetem. Po
zakończeniu wypełniania formularza i uzyskaniu połączenia przez Internet z aplikacją wykorzystującą
wprowadzane dane następuje przesłanie zawartości formularza.
OfficeObjects®e-Forms
zapewnia
obsługę
podpisu
elektronicznego
zgodnie
z
ustawą
®
z dn. 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym. W połączeniu z OfficeObjects WorkFlow
umożliwia obsługę sprawozdań zgodnie ze zdefiniowanymi procesami pracy.
OfficeObjects®e-Forms jest gotowym produktem z możliwością pełnej integracji z dowolnymi
systemami aplikacyjnymi i relacyjnymi bazami danych. W pełni odwzorowuje struktury środowiska
biznesowego oraz umożliwia jego dynamiczne modyfikowanie w systemie. Umożliwia szybkie
i uzasadnione reakcje na zmiany rynkowe, co zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstwa.
Łatwość tworzenia i publikacji formularzy
OfficeObjects®e-Forms umożliwia w prosty sposób tworzenie formularzy elektronicznych o dużej
3
objętości i skomplikowanych strukturach. Kluczowym etapem w procesie budowania formularzy jest
stworzenie hierarchicznej klasyfikacji danych (taksonomii), której elementy mogą być powiązane
z polami formularza. W oparciu o przygotowaną taksonomię upoważnieni pracownicy, za pomocą
edytora formularzy, mogą tworzyć elektroniczne arkusze oraz określać powiązania poszczególnych
pozycji z elementami taksonomii. Dzięki dostępnym w systemie kreatorom możliwe jest automatyczne
generowanie formularzy o ściśle określonej strukturze.
Dla każdej komórki formularza lub ich grupy można określić zestaw atrybutów wpływających na ich
wygląd oraz zastosowanie (np. atrybuty danych finansowych: numeryczne, walutowe, binarne lub
określające przedział czasu). Atrybuty te można dowolnie modyfikować, a dzięki ich wykorzystaniu
system zapewnia prawidłowe wypełnianie formularzy przez umożliwienie wprowadzania tylko
poprawnych wartości w odpowiednich polach. Gotowe formularze są automatycznie publikowane na
stronie internetowej publikacji formularzy.
Bezpieczeństwo danych
OfficeObjects®e-Forms zapewnia przesyłanie sprawozdań finansowych w bezpiecznym połączeniu
za pomocą łączy szyfrowanych. System umożliwia obsługę podpisu elektronicznego zwykłego lub
kwalifikowanego zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001 r. Ponadto, dostęp do danych
zgromadzonych w systemie jest możliwy tylko przez uprawnionych użytkowników.
Otwartość architektury
System OfficeObjects®e-Forms jest stworzony w oparciu i technologię J2EE, co zapewnia działanie
na dowolnych platformach serwerowych i klienckich. Umożliwia przygotowywanie sprawozdań
finansowych bez konieczności zakupu jakiegokolwiek oprogramowania i ponoszenia dodatkowych
kosztów przez podmioty sprawozdawcze. Rozwiązanie cechuje się łatwością integracji z innymi
systemami oraz możliwością korzystania z danych w ich bazach.
Form Editor
Form Editor jest modułem systemu OfficeObjects®e-Forms używanym przez projektanta
formularzy. W module tym definiowana jest taksonomia, wygląd formularza oraz powiązania między
komórkami
formularza
i
taksonomią.
Taksonomia
pozwala
wydzielić,
uporządkować
oraz
udokumentować pojęcia, które następnie są wykorzystywane do tworzenia formularzy elektronicznych.
Strony formularza mogą być w prosty sposób tworzone za pomocą dostępnych kreatorów. Każda
zakładka formularza składa się z prostokątnej siatki pól, które mogą być łączone w dowolny
prostokątny układ. OfficeObjects®e-Forms pozwala na dokładne odzwierciedlenie formy papierowej
formularza do formy elektronicznej, z uwzględnieniem rodzaju czcionek, kolorów, formatów i ramek.
Zapewnia dużą kontrolę nad wyglądem formularza oraz umożliwia wykorzystanie wiedzy zdobytej w
trakcie pracy z arkuszami kalkulacyjnymi do stworzenia formularza o dowolnym wyglądzie.
Form Editor pozwala na skojarzenie z dowolną wersją formularza skryptu, przy użyciu którego możliwe
jest programowanie obsługi formularza. Przy użyciu skryptów twórca formularza może określić
dowolnie zaawansowane reguły sprawdzania poprawności danych wpisanych w pola formularza lub
stworzyć program eksportujący dane do formatu XML lub dowolnej składnicy danych.
4
System umożliwia obsługę wersjonowania zarówno taksonomii, formularzy oraz skryptów dołączonych
do formularzy.
Rys.2. Widok powiązań z powiązań komórek formularza z taksonomią
Rys.3. Publikacja formularzy
Wypełnianie formularzy
Formularze elektroniczne są udostępniane jako zakładka obiektu informacyjnego (dokument) w
module OfficeObjects® Document Manager lub bezpośrednio jako graficzny interfejs użytkownika
realizującego zadanie w procesie pracy OfficeObjects® WorkFlow
Użytkownik ma możliwość
wypełnienia pól, które zostały wskazane przez projektanta formularzy. Dzięki atrybutom związanym z
polami formularza i wskazówkom zawartym w formularzach odnośnie sposobu ich wypełniania, system
5
zapewnia wprowadzanie tylko poprawnych wartości w odpowiednich polach. Moduł e-Forms Client
pozwala również na aktualizację wartości słownikowych, zapisanie i odczyt formularza do pliku a także
jego wydrukowanie. Skrypt stworzony przez twórcę formularza pozwala na automatyczną weryfikację
poprawności wpisanych do pól formularza danych oraz na eksport danych do pliku w formacie XML.
Przesyłanie poufnych danych, w celu spełnienia obowiązku sprawozdawczego, jest możliwe dzięki
wykorzystaniu warstwy bezpiecznego połączenia. System zapewnia otrzymanie potwierdzenia, że
operacja przesłania sprawozdania została wykonana.
Rys.4. Przykład formularza gotowego do wypełniania
6