zaproszenie do udziału w postępowaniu i negocjacji warunków

Warszawa 26.09.2016
ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I NEGOCJACJI
WARUNKÓW UMOWY
na
Pielęgnację ogrodu i prace porządkowe na terenie Ambasady Republiki Indii w
Warszawie
I.
INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM
Nazwa zamawiającego:
Ambasada Republiki Indii
Adres siedziby:
ul. Myśliwiecka 2
00-459 Warszawa,
Telefon, telefaks:
22 540 00 00
Poczta elektroniczna [e-mail], adres internetowy
http:// www.indembwarsaw.in
e-mail: [email protected]
[email protected]
(0-75)
77-32-17
II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest :
1.1. pielęgnacja trawników;
1.2. grabienie liści;
1.3. pielęgnacja kwietników sezonowych, donic;
1.4. pielęgnacja rabat bylinowych;
1.5. utrzymanie dróg, chodników, alejek i placów;
1.6. utrzymanie czystości dróg, chodników, alejek i placów;
1.7. utrzymanie dróg, chodników w okresie zimy;
1.8. nasadzenia drzew, krzewów i żywopłotów (wiosenne i jesienne)
1.9. pielęgnacja nowych nasadzeń drzew, krzewów i krzewów żywopłotowych
1.10.
pielęgnacja fontann i sadzawek
2. Dane ogólne o nieruchomości.
Powierzchnia całkowita terenu
1.
9 657,00 m2
Powierzchnia zabudowy
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
Budynek Główny
Rezydencja A i B
Budynek Mieszkalny Personelu
Budynek Bliżniaczy Ochrony
Wartownia ul. Myśliwiecka
Wartownia ul. Kawalerii
Śmietnik
Razem powierzchnia zabudowy
Drogi i parkingi
Chodniki
Tarasy i pochylnie
Sadzawka A
Sadzawka B
Powierzchnia zieleni
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
Krzewy - grupy
Byliny i trawy ozdobne
Runo parkowe i trawniki
Razem powierzchnia zieleni
1 008,20 m2
362,80 m2
581,00 m2
76.30 m2
26,28 m2
26,28 m2
15,96 m2
2 096,32 m2
2 051,80 m2
648,60 m2
612,90 m2
112,00 m2
79,00 m2
320,00 m2
438,00 m2
3 297,88 m2
4 055,88 m2
3.
Szczegółowy zakres zamówienia:
3.1 Pielęgnacja trawników.
3.1.1 Koszenie trawników.
a) Wykoszenie trawników: parkowych, dywanowych, na skarpach,
chwastów w zadrzewieniach oraz jednorocznych samosiewów
z wygrabieniem i wywozem biomasy na składowisko.
b) Koszenie należy wykonać maksymalnie nisko dostosowując się do istniejących
nawierzchni trawników, optymalna wysokość trawy po skoszeniu powinna
wynosić 5 cm.
c) Koszenie trawników przy drzewach i krzewach należy prowadzić tak, aby nie
uszkodzić roślin.
d) Zamiatanie alejek, chodnika i dróg ze ściętej trawy na bieżąco podczas koszenia.
e) Wywóz biomasy winien odbywać się w tym samym dniu po zakończeniu
każdego etapu koszenia na danym obiekcie.
Bieżące zasypywanie dołów na trawnikach z podsiewem trawy.
f) Terminy koszenia według potrzeb.
g) Podlewanie trawników.
3.1.2
a)
b)
c)
d)
Renowacja trawników.
Wysianie mieszanki traw.
Uwałowanie.
Przykrycie nasion 2 cm warstwą torfu.
Podlanie wg potrzeb.
3.2. Grabienie liści.
1.1.1. Grabienie liści w terenie zielonym, na bieżąco.
1.1.2. Grabienie jesienne i wiosenne.
Wygrabienie opadających liści wraz z pozostałymi zanieczyszczeniami
z trawników, skupin krzewów, żywopłotów oraz dróg, chodników i alejek
z wywozem biomasy na składowisko.
3.2. Pielęgnacja kwietników, donic i rabat bylinowych .
3.2.1.
Odchwaszczanie, przycinanie, usuwanie przekwitniętych kwiatostanów
na bieżąco w całym sezonie wegetacyjnym.
3.2.2. Podlewanie, nawożenie, ochrona przed chorobami i szkodnikami według
potrzeb na bieżąco w sezonie wegetacyjnym.
3.2.3. Zabezpieczenie roślin na okres zimowy.
3.3. Pielęgnacja żywopłotów
3.4.1.
Bieżące odchwaszczenie, nawożenie nawozami mineralnymi,
oraz ochrona przed chorobami i szkodnikami, według potrzeb w okresie wegetacyjnym.
3.4.2. Formowanie żywopłotów.
3.4.3. Podlewanie w okresie letnim.
3.5. Utrzymanie i renowacja alejek i placów.
3.5.1. O nawierzchni żwirowej.
a) Wałowanie w okresie wiosennym z uzupełnieniem warstwy górnej
b) Bieżące odchwaszczanie metodą dopuszczoną do stosowania na terenach
ogólnodostępnych wraz z wywozem na składowisko biomasy. Nie określa
się krotności.
c) Odcięcie brzegów trawnika z wywozem na składowisko biomasy,
3.5.2. O nawierzchni z kostki kamiennej.
a) Bieżące odchwaszczanie metodą dopuszczoną do stosowania na terenach
ogólnodostępnych wraz z wywozem biomasy.
Nie określa się krotności.
b) Odcięcie brzegów trawnika z wywozem .
3.5.3. Utrzymanie w czystości alejek i placów.
a) Bieżące utrzymanie w czystości nawierzchni dróg, placów, chodników i alejek w tym zamiatanie:
opadłych gałązek, kory, liści i innych zanieczyszczeń, bieżące odsłanianie brzegów.
3.5.4. Utrzymanie alejek w okresie zimy
a) Oczyszczanie na bieżąco chodników, dróg, placów ze śniegu i lodu.
b) Posypywanie piaskiem wg potrzeb, w szczególności ciągów pieszych
stanowiących dojścia do budynków.
c) W przypadku braku opadów śniegu obowiązkiem Wykonawcy jest
utrzymanie i rozliczanie alejek na całym terenie w czystości jak w pkt. 1.5.3.
4.
Koszty roślin jednorocznych i innych, nasion traw i materiałów zabezpieczających przed
przemarzaniem rozliczane są na podstawie postarczonych faktur .
5. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE
Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego
wybranemu Wykonawcy.
III.
OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY
SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który :
1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają
obowiązek posiadania takich uprawnień;
2) posiada wiedzę i doświadczenie;
3) dyspononuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz personelem zdolnym do wykonania zamówienia;
4) ktorego firma ma stabilną, dobrą kondycję ekonomiczną i finansową
IV.
INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY
W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Wymagane oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w
postępowaniu:
1) oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,
2) aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji gospodarczej ― wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy
przed datą złożenia dokumentów,
3) Ew. pełnomocnictwa
Oświadczenia i dokumenty żądane przez zamawiającego w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w
postępowaniu należy składać w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez
wykonawcę.
V.
INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ
PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW ORAZ WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH
DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcą:
Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują:
1) pisemnie, na poniższy adres:
Nazwa zamawiającego:
Ambasada Republiki Indii w Warszawie
Adres:
ul. Myśliwiecka 2
Kod pocztowy, miejscowość, województwo
00-459 Warszawa, województwo mazowieckie
2) faksem, na nr :
(22) 540 00 01
3)
elektronicznie, na adres :
e-mail:
[email protected]
[email protected]
Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu lub pocztą elektroniczną
uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została
niezwłocznie potwierdzona pisemnie.
Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcą:
Yogesh Pandey:
[email protected]
Julie Walecka:
[email protected] ,
nr telefonu:
22 540 00 09 ( English Only ) , 22 540 00 17 ( English and Polish)
VI.
PRZYGOTOWANIE OFERTY, MIEJSCE ORAZ TERMIN JEJ ZŁOŻENIA
Przygotowanie oferty.
1) Zaoferowana przez Wykonawcę cena obejmować będzie wszelkie koszty związane z realizacją umowy.
2) Cenę oferty należy wyrazić w złotych polskich.
3) Termin związania ofertą wynosi 30 dni . Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania
ofert.
4) Zainteresowane firmy proszone są o złożenie oferty zawierającej oświadczenie o spełnieniu warunków
uczestnictwa w przetargu i oferty finansowej w zaklejonej kopercie . Ofertę cenową z rozbiciem robót należy
umieścić w kopercie oferty finansowej. Koperty należy zaadresować następująco:
Wykonawca:
Nazwa i pełne dane
Zamawiający:
Szef Kancelarii Ambasady Indii
ulica Myśliwiecka 2,
00-459 Warszawa
OFERTA NA:
OFERTA NA UTRZYMANIE TERENU AMBASADY REPUBLIKI INDII W WARSZAWIE
Data i miejsce złożenia ofert.
1. Ostateczny termin złożenia ofert : 20.10.2016
2. Ambasada Republiki Indii w Warszawie, ul. Myśliwiecka 2
VII.
MIEJSCE ORAZ TERMIN NEGOCJACJI
O miejscu i terminie negocjacji zamawiający poinformuje wykonawcę .
VIII.
INFORMACJE O TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY
Zamawiający przekazuje wraz zaproszeniem istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści
zawieranej umowy.
WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
1. Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
2. Wzór Oferty
3. Wzór umowy
....................................
( miejscowość , data )
Nazwa (firma) i adres wykonawcy
(pieczątka )
Załącznik nr 1 .
AMBASADA REPUBLIKI INDII
W WRSZAWIE
00-459 WARSZAWA
UL. MYŚLIWIECKA 2
OŚWIADCZENIE
O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia na utrzymanie terenu Ambasady Republiki Indii
oświadczamy, że:
1. posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli ustawy
nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
2. posiadamy wiedzę i doświadczenie
3. dysponujemy potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
4. znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
………..................................................................................
(czytelny podpis(y) i pieczątka imienna osoby uprawnionej)
....................................
(miejscowość, data)
Nazwa (firma) i adres wykonawcy
(pieczątka )
NIP : ................................................................
REGON: .........................................................
Nr faksu........................................................
Załącznik nr 2
AMBASADA REPUBLIKI INDII
W WRSZAWIE
00-459 WARSZAWA
UL. MYŚLIWIECKA 2
OFERTA
Utrzymanie terenu Ambasady Republiki Indii w Warszawie przy ul. Myśliwieckiej 2
Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym SIWZ na następujących warunkach:
lp
Przedmiot
zamówienia
1.
Pielęgnacja
roślinności,
utrzymanie
czystości na terenie
Ambasady, w tym
odśnieżanie terenu i
przynależnych
terenów przyległych
RAZEM
Cena netto
za 1 miesiąc
Szacowana
liczba
miesięcy
12
Wartość
netto
VAT
%
Wartość
brutto
Cena całkowita za realizację zamówienia
Szacunkowa Cena netto ................. . zł. /słownie złotych: .......................................................,
Szacunkowa Cena brutto …………….. zł. /słownie złotych: .......................................................,
VAT ........%
Załącznik nr 3.
UMOWA
Zawarta w dniu ……
pomiędzy
Ambasadą Republiki Indii z siedzibą w Warszawie przy ulicy Myśliwiecka
Zamawiającym,
2,
zwanym dalej
reprezentowanym przez:
1. …………………………………………………………………….
a firmą ………...z siedzibą w ………………………. wpisaną do ….. pod numerem ……………. Nr NIP
…………… Nr regon ……………..
zwanymi dalej WYKONAWCĄ , reprezentowaną przez:
……………………………………………………………….
…………………………………………………………………
Zawarta w trybie przetargu nieograniczonego o następującej treści:
§1
PRZEDMIOT UMOWY
1. Przedmiot umowy stanowi utrzymanie terenu Ambasady Indii w Warszawie w zakresie i na
zasadach określonych w załączniku nr 1 do niniejszej umowy będący OPISEM PRZEDMIOTU
ZAMÓWIENIA..
2. Usługa wskazana będzie wykonywana przy ulicy Myśliwieckiej 2 na terenie Ambasady Republiki
Indii.
§2
TERMIN OBOWIĄZYWANIA UMOWY
1. Umowa niniejsza będzie obowiązywała w okresie 12 miesięcy od daty podpisania umowy. Okres
obowiązywania umowy może być przedłużony za obopulną zgodą stron.
§3
WYNAGRODZENIE UMOWNE
1. Łączne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy wynosi ……………… zł
netto (słownie:………………………………………… )+ obowiązujący podatek VAT .
2. Ceny jednostkowe za świadczenie usług określonych w § 1 umowy, podane są w ofercie
Wykonawcy stanowiącej załącznik do niniejszej umowy. Ceny jednostkowe są stałe i niezmienne
przez cały okres obowiązywania umowy.
3. Rozliczenia między Stronami będą realizowane w okresach 3 miesięcznych.
4. Płatność wynagrodzenia będzie realizowana przelewem na podstawie faktury VAT w terminie 15
dni od daty jej złożenia u Zamawiającego.
5. Za dzień płatności uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego należną kwotą.
§4
OBOWIĄZKI WYKONAWCY
1. Wykonawca zobowiązany jest do :
1.1. stosowania przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (tekst jednolity
Dz.U. z 2009 r. Nr 151, poz. 1220 z pózn. zm.);
1.2. realizacji prac zgodnie ze sztuka ogrodnicza, obowiązującymi przepisami, zasadami wiedzy technicznej,
należytą starannością, dobrze jakościowo i estetycznie;
1.3. zapewnienia wykwalifikowanego personelu oraz sprzęt i narzędzia potrzebne do wykonania
zlecenia.
1.4. zapewnienia wywozu biomasy na bieżąco,
1.5. zapewnienia dostawy środków ochrony roślin, nawozów, oraz innych uzupełniających
materiałów ogrodniczych takich jak kora, nasiona traw do miejscowej renowacji trawników.
1.6. zapewnienia na terenie wykonywania prac należytego ładu i porządku, oraz utrzymania terenu prac
wolnym od przeszkód komunikacyjnych;
2. Wykonawca będzie wykonywał roboty zgodnie z przepisami BHP z zachowaniem bezpieczeństwa
osób wykonujących pracę, jak i osób trzecich.
3. Wjazd ( wyjazd ) oraz przebywanie pracowników Wykonawcy na terenie kompleksu odbywać się
będzie na podstawie wydanych przez sekcję ochrony obiektów Zamawiającego przepustek.
§5
OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO
1. Zamawiający zobowiązany jest do comiesięcznego odbioru wykonywanych robót w formie protokółu
odbioru robót.
2. Zamawiający zobowiązany jest do terminowego regulowania dostarczonych przez Wykonawcę
prawidłowych faktur.
§6
KARY UMOWNE
1.
Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy kar umownych za:
1) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 5 %
wynagrodzenia umownego brutto, określonego w § 3 ust. 1 umowy;
2. Zapłata kar umownych odbywać się będzie przez potrącenie naliczonej kary umownej z faktury VAT
bądź w drodze wystawienia noty obciążeniowej.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach
ogólnych jeżeli wartość naliczonych kar umownych nie pokrywa wysokości poniesionej szkody.
§7
PRZEDSTAWICIELE STRON
1. Wykonawca wyznacza do nadzoru nad właściwym wykonywaniem niniejszej umowy i do kontaktu z
Zamawiającym:
……………………………………………………………………..
2. Zamawiający wyznacza do nadzorowania świadczenia usługi i kontaktów z Wykonawcą:
……………………………………………………………………..
§8
ODSTĄPIENIE OD UMOWY
1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w
interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający
może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych
okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego
mu z tytułu wykonania części umowy.
2. Niniejsza umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem miesięcznego
okresu wypowiedzenia bez podania przyczyn.
3. Prawo odstąpienia od umowy przysługuje Zamawiającemu, jeżeli stwierdzone zostaną powtarzające
się (co najmniej trzy zdarzenia) zaniedbania w wykonywaniu usług utrzymania terenu stanowiących
przedmiot umowy. Zaniedbania muszą być stwierdzone pisemnie przez przedstawicieli
Zamawiającego. Prawo do odstąpienia od umowy z powyższego powodu może być wykonane przez
Zamawiającego w terminie 30 dni od powzięcia przez niego wiadomości o trzecim lub kolejnym
zaniedbaniu.
4. Odstąpienie od umowy lub jej rozwiązanie powinno nastąpić w formie pisemnej i zawierać
uzasadnienie pod rygorem nieważności takiego oświadczenia.
§9
ZMIANY W UMOWIE
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w zakresie ustawowej zmiany
podatku VAT.
2. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 10
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wszelkie spory wynikłe ze stosowania niniejszej umowy Strony umowy poddają pod rozstrzygnięcie
sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu
Cywilnego, ustawy -Prawo zamówień publicznych, ustawy o ochronie osób i mienia oraz
rozporządzeń wykonawczych do tych ustaw.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
4. Integralną część umowy stanowią załączniki do umowy.
WYKONAWCA
ZAMAWIAJĄCY