ZAPYTANIE OFERTOWE o wartości szacunkowej przekraczającej

Załącznik Nr 5
do Regulaminu Zamówień Publicznych
ZAPYTANIE OFERTOWE
o wartości szacunkowej przekraczającej 1.000 Euro netto,
a nieprzekraczającej 14.000 Euro netto
1. Zamawiający: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Łowiczu
ul. Podrzeczna 30, 99-400 Łowicz
Regon:
NIP:
Tel./fax
e-mail:
750196838
834159319
(046) 837 03 44
[email protected]
zaprasza do złożenia oferty na:
2. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie spotkania organizacyjnego z grupą
docelową zgodnie z założeniami współfinansowanego przez Europejski Fundusz
Społeczny projektu UMIEM WIĘCEJ realizowanego przez Powiatowe Centrum Pomocy
Rodzinie w Łowiczu w ramach Priorytetu VII poddziałania 7.1.2. Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki ogółem dla 154 osób w wieku: 15-65 w tym 90 osób niepełnosprawnych.
3. W spotkaniu uczestniczyć będą 154 osoby w tym realizatorzy projektu i zaproszeni goście.
W ramach spotkania Wykonawca ma obowiązek:
1) zorganizować w dzień roboczy (poniedziałek-piątek) w terminie pomiędzy 20 a 28
marca br. spotkanie z podziałem na 2 grupy (I grupa 47 osób + 9 osób obsługi, II
grupa 98 osób + 9 osób obsługi).
2) udostępnienie na zasadzie wyłączności salę mieszczącą jednorazowo min 107 osób w
godzinach (I grupa – 13-15, II grupa – 15.30-17.30)
3) osobne miejsca siedzące dla uczestników spotkania (ogółem: I grupa – 98, II grupa dla 47 osób), przedstawicieli PCPR w Łowiczu w liczbie 9 osób oraz stoliki nakryte
obrusami.
4) sala powinna być wyposażona w nagłośnienie, flipczart, sprzęt multimedialny (ekran,
rzutnik),
5) uczestnicy powinni mieć łatwy i bliski dostęp do łazienek i toalet. W łazienkach lub
toaletach powinien znajdować się papier toaletowy, ręczniki jednorazowe oraz mydło.
6) zapewnić: 1 ciepły posiłek/dwudaniowy obiad, ciasto, owoce, ciepłe napoje w tym
kawa, herbata bez ograniczeń, zimne napoje (soki 100%, wodę mineralną w proporcji
1:1 w ilości nie mniejszej ½ litra na osobę, cukier, mleczko lub śmietankę do kawy,
serwetki. Posiłek ma być przygotowany dla 154 osób. I grupa – 56 porcji (uczestnicy +
9 osób obsługi PCPR), II grupa – 98 porcji (osoby niepełnosprawne).
7) posiłek/posiłki powinny być przygotowane zgodnie z przepisami BHP i SANEPID.
8) zamawiający wyklucza używanie zastawy jednorazowej. Naczynia powinny być
czyste, nie wyszczerbione,
9) dodatkowe atrakcje: zaproponowane przez Wykonawcę
10) W przypadku, gdy miejsce spotkania odbędzie się poza miastem Łowiczem - oferent
zapewnia, na własny koszt, dojazd do proponowanego miejsca spotkania oraz powrót
wraz z ubezpieczeniem wszystkich uczestników.
11) Zamawiający dopuszcza realizację usługi przez podwykonawców w zakresie transportu.
4. Czas realizacji zamówienia:
W dzień roboczy (poniedziałek-piątek) w terminie pomiędzy 20 a 28 marca 2014r. w
godzinach 13.00 – 17.30
5. Termin składania ofert:
11 marca 2014r. do godz. 12.00
6. Sposób przygotowania i miejsce złożenia oferty:
Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.
Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
W formularzu ofertowym należy wskazać: cenę oferty netto oraz brutto za dana usługę.
Ceny muszą być podane cyfrą i słownie. W formularzu ofertowym należy osobno wskazać
koszty związane z organizacją spotkania oraz koszt usługi gastronomicznej.
Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
Ofertę należy dostarczyć osobiście lub za pośrednictwem poczty, kuriera (liczy się data i
godzina dostarczenia oferty do PCPR w Łowiczu , nie zaś data stempla pocztowego) w
zaklejonej kopercie z zamieszczoną nazwą i adresem oferenta oraz adnotacją „Nie
otwierać przed 12 marca 2014r. do godz. 12.00 ,,spotkanie organizacyjne z grupą
docelową – projekt UMIEM WIĘCEJ realizowany w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Łowiczu w ramach
Priorytetu VII poddziałania 7.1.2. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”.
Za ważną uznaje się ofertę, która została zarejestrowana w sekretariacie PCPR w
terminie wskazanym powyżej.
Miejsce złożenia oferty:
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Łowiczu
ul. Podrzeczna 30
99-400 Łowicz
7. Kryteria wyboru oferty:
Kryteriami decydującymi o wyborze oferty będą:
- cena – 50%
- lokalizacja i wyposażenie sali (dostępność dla osób niepełnosprawnych) – 10%
- atrakcyjność menu – 30%
-doświadczenie w organizowaniu tego typu imprez dla grupy min. 50 osób w przeciągu
ostatnich 3 lat – 10% (poparte referencjami lub protokołami odbioru usługi). W przypadku
braku potwierdzenia należytego wykonania zamówienia - 0%
8.
Miejsce i sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej
szczegółowe warunki udziału w zamówieniu:
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Łowiczu, 99-400 Łowicz, ul. Podrzeczna 30.
Osoba do kontaktu: P. Małgorzata Janicka tel. 837 03 44.
9.
Wymagania, jakie powinien spełniać i załączyć Wykonawca zamówienia w zakresie
dokumentów i oświadczeń (np.: koncesje, zezwolenia, zaświadczenia, licencje):
Zostały zamieszczone w pkt 5 Formularza ofertowego
10. Warunki gwarancji: (nie dotyczy)
………………………………………………………………………………………
11. Warunki serwisu: (nie dotyczy)
…………………………………………………………………………………………………
12. Warunki transportu: w przypadku organizacji spotkania poza miastem Łowiczem –
zapewnienie transportu dla wszystkich uczestników spotkania sprawnym środkiem
transportu wraz z ubezpieczeniem uczestników spotkania.
13. Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną zawarte w jej treści
(jeżeli wymagana jest forma pisemna umowy):
Załącznik do formularza ofertowego
…………………………………………
(podpis Kierownika Zamawiającego)
Łowicz, dnia 06 marca 2014r.