Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA OPOLSKI
Opole, 8 września 2015 r.
FBC.V.1611.9.2015
Pani
Izabela Kik
Opolski Wojewódzki Inspektor
Ochrony Roślin i Nasiennictwa
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji
rządowej1, art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1, 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych2 oraz art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie3 w dniach od 11 czerwca do 13 lipca 2015 r. Opolski
Urząd Wojewódzki w Opolu przeprowadził w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin
i Nasiennictwa w Opolu (ul. Wrocławska 172, 45-835 Opole - dalej: Inspektorat) kontrolę
problemową, której przedmiotem była realizacja planu finansowego na 2014 r., w tym skuteczna
realizacja dochodów budżetowych i oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi. Kontrolą
objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r.
Kontrola przeprowadzona została przez Henryka Wróbla - inspektora wojewódzkiego
w Wydziale Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, na
podstawie upoważnienia Wojewody Opolskiego znak: FBC.V.057.17.2015 z dnia 10 czerwca
2015 r.
W wyniku kontroli, działalność Inspektoratu w kontrolowanym zakresie ocenia się jako
pozytywną, pomimo stwierdzonej nieprawidłowości. Powyższa ocena ogólna wynika z ocen
cząstkowych obszarów objętych kontrolą. Podstawą oceny pozytywnej było m.in. prawidłowa
realizacja dochodów budżetowych i terminowe ich przekazywanie na rachunek dochodów
budżetu państwa, dokonywanie wydatków w sposób celowy i zgodny z planem, a także
księgowanie ponoszonych wydatków w układzie zadaniowym z jednoczesnym księgowaniem
ich w układzie tradycyjnym, co pozwalało na prawidłowe i terminowe sporządzenie sprawozdań.
Wykazana nieprawidłowość dotyczyła nieprzeprowadzenia na dzień bilansowy
inwentaryzacji zapasów materiałów (paliwa w samochodach służbowych).
1
(Dz. U. Nr 185, poz. 1092)
(Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.)
3 (Dz. U. z 2015 r., poz. 525)
2
Opolski Urząd Wojewódzki, ul. Piastowska 14, 45-082 Opole, www.opole.uw.gov.pl
2
1. Realizacja dochodów budżetowych.
Zaplanowane na 2014 r. dochody budżetu państwa w kwocie 467.000 zł, zrealizowano
w wysokości 443.261,81 zł (94,92%), m.in. z tytułu opłat sankcyjnych i opłat za przeprowadzone
badania.
Kontrolą objęto realizację dochodów budżetowych za miesiąc marzec, czerwiec i grudzień
2014 r. na łączną kwotę 83.691,68 zł (18,88%). Uzyskane dochody były terminowo
i w prawidłowej wysokości przekazywane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa,
zgodnie z wymogami § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie
szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa4.
Na koniec 2014 r. wystąpiły należności budżetowe w kwocie 3.448,82 zł, z tego zaległości
dotyczące 5 dłużników stanowiły 3.088,82 zł. W 2015 r. (w styczniu i lutym) uregulowano
należność na kwotę 1.095,72 zł. Kontrola akt dłużników nie wykazała nieprawidłowości
w zakresie podejmowanych działań windykacyjnych. W okresie objętym kontrolą dłużnicy nie
złożyli wniosków o umorzenie należności, odroczenie terminu spłaty lub rozłożenie płatności
na raty.
2.
Realizacja wydatków
2.1 Plan finansowy Inspektoratu na rok 2014 ustalony w wysokości 3.977.516 zł, wykonano
w kwocie 3.945.650,12 zł (99,2%), z tego wydatki bieżące stanowiły 3.884.950,12 zł
i majątkowe - 60.700 zł. Niewykorzystaną kwotę 2.865,88 zł zwrócono na rachunek bankowy
Wojewody Opolskiego 31 grudnia 2014 r.
Kontrolą objęto wydatki poniesione przez Inspektorat w łącznej kwocie 469.430,67 zł
(11,89%), m.in. na zakup materiałów i wyposażenia, usług remontowych i pozostałych, dostępu
do sieci Internet, telekomunikacyjnych, energii oraz opłaty za utrzymanie pomieszczeń
(czynsze, media), podróże służbowe, różne składki, opłaty na rzecz budżetu jednostek
samorządu terytorialnego, a także zakupy inwestycyjne.
Wykonane wydatki były zgodne z planem finansowym, celowe oraz prawidłowo
udokumentowane i ujęte w ewidencji księgowej.
Sposób udzielenia zamówień i stosowanie obowiązujących w tym zakresie uregulowań
wewnętrznych, sprawdzono na przykładzie wydatków bieżących poniesionych w ramach
zakupów materiałów i wyposażenia w łącznej kwocie 28.822,85 zł5 i zakupów usług
pozostałych w łącznej kwocie 4.622,48 zł6, a także majątkowych w kwocie 60.700 zł (zakup
samochodu osobowego Peugeot Partner).
Objęte kontrolą wydatki dot. zakupu samochodu osobowego, poprzedzone były procedurą
przewidzianą w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych7,
a w przypadku pozostałych wydatków, których wartość nie przekraczała równowartości
14.000 euro - procedurą wewnętrzną obowiązującą w Inspektoracie, określającą sposób
udzielenia zamówień publicznych (wybór wykonawców zamówień poprzedzony był
udokumentowanym badaniem oferty rynkowej).
(Dz. U. z 2014 r., poz.82 z póź.zm.)
poniesionych na zakup sprzętu komputerowego, tonerów do urządzeń wielofunkcyjnych, programów użytkowych, programów
operacyjnych, drukarki
6 poniesionych na opracowanie dokumentacji projektowej przebudowy sekretariatu w Inspektoracie oraz przegląd techniczny
i konserwację sprzętu laboratoryjnego w laboratorium Inspektoratu
7 ( Dz.U. z 2013 r., poz.907 z późn. zm.)
4
5
3
W trakcie kontroli dokonano aktualizacji uregulowań wewnętrznych w zakresie zamówień
publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty
30.000 euro (dla zamówień realizowanych po 16 kwietnia 2014 r.) - zarządzenie nr 8/2015
Opolskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa z dnia 9 lipca 2015 r.
w sprawie wprowadzenia w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa
zakładowych aktów prawnych normujących procedury zamówień publicznych.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie przeprowadzonego postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego na zakup samochodu osobowego.
2.2 W zakresie gospodarki samochodowej ustalono, że jednostka na dzień 31 grudnia 2014 r.
posiadała 13 samochodów osobowych (w tym 1 zakupiony w grudniu 2014 r.). Dla
12 pojazdów prowadzone były dzienne karty drogowe oraz dodatkowo miesięczne karty kontroli
zużycia paliwa.
W zakresie prowadzenia kart drogowych, stanowiących podstawę ewidencjonowania
i rozliczania ilości zużytego paliwa oraz liczby przejechanych kilometrów, kontroli poddano karty
drogowe wystawione w styczniu i grudniu 2014 r. Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym
obszarze.
Na koniec 2014 r. Inspektorat dokonał spisu stanu paliwa w samochodach służbowych
drogą spisu z natury. Stan paliwa pozostającego w zbiornikach samochodów wyceniono na
kwotę 3.380,80 zł, bez skorygowania kosztów działalności operacyjnej o niezużyte materiały.
Naruszono tym art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości8.
Z ustaleń kontroli wynika, że w Inspektoracie pełną wartością wszystkich zakupionych
materiałów obciążano od razu właściwe koszty, rezygnując z ewidencji wartościowej zapasów.
Odnosząc się do powyższych ustaleń kontroli, Główny Księgowy w pisemnym wyjaśnieniu
podał:
(…) Na podstawie Art.4 ust.4. ustawy o rachunkowości w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony
Rośli i Nasiennictwa, z uwagi na brak istotnie ujemnego wpływu na obraz i ocenę sytuacji finansowej oraz
wynik finansowy, przyjęto i zapisano w polityce rachunkowości jednostki, że materiały zakupione
i wydane pracownikom uznaje się za zużyte, a na dzień bilansowy nie koryguje się kosztów roku
o wartość nie zużytych materiałów. Zgodnie z tą zasadą paliwo wlane do baków samochodów traktowane
jest pod względem kosztów jak materiał zużyty.
Dla celów informacyjnych i kontrolnych Dział Administracji weryfikuje stan paliwa
w samochodach na koniec roku, a Dział Księgowości wycenia stwierdzona ilość, nie ma to jednak
odniesienia na koszty działalności roku 2014.
Złożone wyjaśnienie ww. kwestii uznaje się za niezasadne. Zgodnie z art. 4 ust.4 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jednym z uproszczeń stosowanych powszechnie
w jednostkach budżetowych jest rezygnacja z prowadzenia magazynu materiałów i ich bieżącej
ewidencji, czyli przyjęcie w polityce rachunkowości, że materiały są bezpośrednio po zakupie
odpisywane w koszty działalności jednostki.
Zatem nie jest możliwe odstąpienie od inwentaryzacji na dzień bilansowy zapasów
odpisywanych w koszty na dzień ich zakupu na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości.
8
(Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.)
4
Koszty materiałów powinny zostać zinwentaryzowane w drodze spisu z natury na ostatni
dzień roku obrotowego. Spis należy następnie wycenić, skorygować koszty działalności
operacyjnej o niezużyte materiały i wykazać je w księgach rachunkowych oraz bilansie.
2.3 W 2014 r. Inspektorat w ramach funkcji 21 Polityka rolna i rybacka, realizował zadanie
21.1.W Rozwój produkcji roślinnej i ochrona roślin uprawnych oraz 2 podzadania i 2 działania.
W procesie planowania w zakresie budżetu zadaniowego uczestniczyły wszystkie komórki
organizacyjne Inspektoratu, przedstawiając propozycje celów i mierników, za które odpowiadają
merytorycznie.
Operacje dotyczące planowania oraz wykonania budżetu w układzie zadaniowym
ewidencjonowano na koncie 990 - Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie
zadaniowym, w sposób zapewniający pełną i rzetelną prezentację danych w zakresie planu
oraz poniesionych wydatków, a także prawidłowe sporządzenie sprawozdań budżetowych.
Wielkości mierników wykazane w sprawozdaniach w układzie zadaniowym były zgodne
z dokumentacją źródłową.
3.
Ewidencja księgowa i sprawozdawczość budżetowa.
Ewidencja księgowa dochodów i wydatków prowadzona była zgodnie z przyjętą
w jednostce polityką rachunkowości i zapewniała możliwość pełnej i rzetelnej prezentacji
danych, w tym w układzie zadaniowym.
Wydatki objęte kontrolą ujęto do właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie
z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych9.
Sprawozdania budżetowe za 2014 r. jednostka sporządzała prawidłowo i terminowo,
a wykazane w nich dane wynikają z ewidencji księgowej.
W związku ze stwierdzoną w wyniku kontroli nieprawidłowością, proszę o podjęcie
stosownych działań w celu jej wyeliminowania, ustalając nie później niż na dzień bilansowy
stan niezużytych materiałów, odpisanych w koszty bezpośrednio po zakupie, dokonując ich
wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu.
Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, proszę
o poinformowanie o sposobie wykonania zalecenia, w terminie 30 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
WOJEWODA OPOLSKI
Ryszard Wilczyński
9
(Dz. U. z 2014 , poz. 1053, z późn. zm.)