pobierz - ministerstwo rozwoju

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zamówienie obejmuje organizację i obsługę spotkania w Łodzi w zakresie zapewnienia sali
konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną oraz usługą hotelarską na potrzeby konferencji
dla ok. 115 osób, organizowanej w terminie 31 maja – 2 czerwca 2017 r.
I. Zakres zamówienia:
Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i sprzętu technicznego:
■
W pełni wyposażona, zgodnie z przepisami BHP, sala konferencyjna dostosowana do liczby
uczestników - maksymalnie 115 osób. W zakres wymaganego wyposażenia sali wchodzą
m. in.:
-
Stół prezydialny dla 5 osób,
-
Krzesła dla uczestników,
-
Sprzęt konferencyjny (ekran, projektor multimedialny zdolny do współpracy
z laptopem),
-
Laptop z zainstalowanym pakietem oprogramowania umożliwiającym odtwarzanie
prezentacji multimedialnych przygotowanych w programie MS Power Point,
-
Sprzęt nagłaśniający (w tym także mikrofony na stole prezydialnym [min. 3 szt.] oraz
mikrofony przenośne [min. 2 szt.]),
-
Obsługa techniczna sprzętu,
-
Zapewnienie miejsca na rozłożenie banera (rozmiar: 130 cm x 200 cm),
-
Stolik rejestracyjny przy wejściu do sali,
-
Zaplecze sanitarne,
-
Bezprzewodowy dostęp do Internetu.
Wymagania dotyczące usług gastronomiczno-cateringowych obejmują:
-
Kolację w formie bufetu w restauracji hotelowej w dniu 31.05.2017 r. około
godz. 19.00, składającą się z zupy, dania głównego, deseru oraz napojów: soki,
woda, kawa, herbata (dla 115 osób). Konieczne dwie wersje: mięsna oraz dla
wegetarian;
-
2 obiady w formie bufetu w restauracji hotelowej w dniach 01-02.06.2017 r. około
godz. 13:00, składające się z zupy, dania głównego, deseru oraz napojów: soki,
woda, kawa, herbata (dla 115 osób każdy). Konieczne dwie wersje: mięsna oraz dla
wegetarian;
-
3 przerwy kawowe (2 przerwy w dniu 01.06.2017 r. [ewentualnie przerwa ciągła] oraz
1 przerwa w dniu 02.06.2017 r.) dla 115 osób, w formie bufetu (kawa, herbata [kilka
odmian], śmietanka [mleko], cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana - co
najmniej 0,5 litra na osobę, co najmniej dwa rodzaje soków owocowych, kilka
rodzajów ciastek/rogalików/mini drożdżówek, serwis gastronomiczny [zastawa
1
porcelanowa
i szklana],
obsługa).
Serwis
kawowy
musi
znajdować
się
w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej.
Do oferty usług gastronomicznych należy dołączyć propozycje menu oraz przerw kawowych
(po 3 propozycje w różnych wariantach cenowych).
Godziny podawania posiłków określone w przedmiotowym opisie przedmiotu zamówienia
oraz szczegółowe menu zostaną ostatecznie uzgodnione po wyborze Wykonawcy.
Wymagania dotyczące usługi hotelarskiej dla Zamawiającego obejmują:
-
Zapewnienie dla Zamawiającego noclegów ze śniadaniem dla 10 osób (noclegi
31.05/01.06.2017 r. i 01/02.06.2017 r.) w pokojach jednoosobowych – w ramach
umowy;
-
Informację
nt.
możliwości
zapewnienia
usługi
hotelarskiej
dla
pozostałych
uczestników spotkania (około 105 osób) - preferowane pokoje jednoosobowe.
Rezerwacje będą dokonywane indywidualnie przez uczestników spotkania. Koszty
noclegu pokrywają uczestnicy spotkania we własnym zakresie.
-
W czasie nieobejmującym zameldowania w pokojach Wykonawca zapewni
bezpieczne miejsce na przechowanie bagażu uczestników spotkania.
II. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy:
1. Hotel powinien odpowiadać standardowi hotelu minimum trzygwiazdkowego, zgodnemu
z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie
obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie
(Dz.U.06.22.169
z
późniejszymi
zmianami)
oraz
powinien
posiadać
możliwość
zapewnienia noclegu dla uczestników konferencji na swoim terenie.
2. W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia
z podaniem szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale
na koszty netto i brutto. Dodatkowo, należy załączyć kalkulację ww. kwoty w podziale
na koszty osobowe i stałe przy założeniu udziału 115 osób.
3. Menu będzie ustalane przez Zamawiającego na podstawie propozycji przedstawionych
przez Wykonawcę.
4. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej
na 14 dni przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi
na podstawie potwierdzonej liczby uczestników z uwzględnieniem podanych przez
Wykonawcę kosztów stałych i kosztów osobowych.
III. Warunki wyboru Wykonawcy:
1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie
2
prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub
doprecyzowania ofert.
2. Kryteriami oceny ofert będą:
kryterium nr 1 – cena – możliwość uzyskania od 0 do 12 pkt;
kryterium nr 2 – lokalizacja (obiekt powinien być położony nie dalej niż 5 km
od siedziby głównej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego (najkrótsza
możliwa odległość mierzona wg aplikacji Google Maps)) - możliwość uzyskania
od 0 do 6 pkt;
kryterium nr 3 – wyposażenie sali konferencyjnej – możliwość uzyskania od 0 do
2 pkt, gdzie 2 oznacza spełnienie danego kryterium, a 0 jego niespełnienie;
kryterium nr 4 – walory lokalowe - możliwość uzyskania od 1 do 6 pkt;
kryterium nr 5 – możliwości kwaterunkowe (należy podać liczbę dostępnych
miejsc noclegowych oraz wolnych pokoi we wskazanym terminie) - możliwość
uzyskania od 0 do 6 pkt.
3. Po wyborze Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków
zamówienia.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę oraz
ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
5. Ministerstwo
Rozwoju
zawiera
umowy
na
podstawie
własnych
wzorów
umów
stosowanych w Ministerstwie.
6. Zamawiający nie wpłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonywana jest
po wykonaniu usługi.
7. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów
Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia
którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez
wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
9. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej
przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta
zostanie odrzucona.
10. Oferty, przykładowe propozycje menu oraz zdjęcia obiektu należy przesyłać w wersji
elektronicznej na adres [email protected]. do 24 lutego 2017 r.
3
IV. Osoby do kontaktu:
- Pani Izabela Sokulska, tel. (022) 273 79 17
- Pani Bożena Piwowar, tel. (022) 273 79 18
4