SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU

1(nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny)
SPRAWOZDANIE
Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK
1.
2009
Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1)
Lp.
Nazwa jednostki
1
2
1.
2.
•
•
Starostwo Powiatowe w Rawiczu – jednostka, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny
I LO w Rawiczu
Zadanie audytowe Nr 0942-1/09 było realizowane w I Liceum Ogólnokształcącym w Rawiczu. Zadanie Nr 0943-1/09 było realizowane w Wydziale Geodezji,
Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Rawiczu. Natomiast zadanie Nr 0942-2/09 zatytułowane „Wycena czasowa
stanowisk pracy” było realizowane we wszystkich komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego.
Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego
Lp.
Imię i nazwisko2)
Nazwa stanowiska
Numer telefonu
Adres poczty
elektronicznej
Wymiar czasu pracy
(w etatach)
Kwalifikacje
zawodowe3)
Udział w szkoleniach
w roku sprawozdawczym
(w dniach)
1
2
3
4
5
6
7
8
1.
Alina Janowicz
Audytor wewnętrzny
(65) 545-24-68
a.janowicz@powia
trawicki.pl
1 etat
1 dzień
Zaświadczenie
nt. Audyt wewnętrzny a
Ministra Finansów Nr
kontrola zarządcza,
1456/2005 o złożeniu samoocena kontroli oraz
egzaminu na audytora zarządzanie ryzykiem w
wewnętrznego
jednostkach sektora
finansów publicznych”
1
1)
2
3
Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy.
)
Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego.
)
Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 58 pkt 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych oraz art. 23 ustawy z dnia 8 grudnia 2006 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz
niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 249, poz. 1832). Należy wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W
przypadku braku ww. kwalifikacji zawodowych należy wpisać „–”.
4)
Niepotrzebne skreślić.
1
2
TAK
Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny
audytu wewnętrznego?
3.
Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym
Lp.
1
1.
2
3
5
)
8
Temat zadania
audytowego5)
Zadanie
zapewniające
(Z) albo
czynność
doradcza (D)
Audyt
wewnętrzn
y zlecony
Typ obszaru
działalności,
w którym
przeprowadzo
no zadanie
audytowe
Obszar
działalności
związany z
dysponowanie
m środkami, o
których mowa
w art. 5 ust. 3
ustawy
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nie
Wspomagająca
Nie
Zamówienia
publiczne
1 etat
1 etat
35
35
Nie
Nie
Wspomagająca
Nie
Zarządzanie
1 etat
1 etat
-
13
Nie
Nie
Wspomagająca
Nie
Zarządzanie
1 etat
1 etat
40
40
Nie
Ocena systemu
zamówień publicznych
Zadanie
w I Liceum
zapewniające
Ogólnokształcącym w
Rawiczu
Ocena organizacji pracy
w Wydziale Geodezji,
Zadanie
Kartografii, Katastru i
Gospodarki
zapewniające
Nieruchomościami
Wycena czasowa
stanowisk pracy w
Starostwie Powiatowym
Czynności
doradcze
Opis obszaru
Liczba
Liczba
Czas
Czas
Powołani
działalności audytorów audytorów przeprowa przeprowa
e
wspomagając wewnętrzny wewnętrzny
dzenia
dzenia
rzeczozn
ej7)
ch
ch
zadania
zadania
awcy
przeprowad przeprowad audytowego audytoweg
zających
zających
o
zadanie
zadanie
audytowe
audytowe
(w dniach)
(w dniach)
Wykonani
(w etatach) (w etatach)
Plan8)
e
Plan8)
Wykonanie
Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego.
Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania
jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstaw owej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami.
)
Kolumnę należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: „Gospodarka finansowa” albo „Zakupy”, albo „Zarządzanie mieniem”, albo
„Bezpieczeństwo”, albo „Systemy informatyczne”, albo „Zarządzanie”.
)
W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego, należy wpisać „-”.
6)
7
Oceny pracy audytu wewnętrznego dokonano po zakończeniu realizacji zadania 0943-1/09
korzystając z Ankiety jakości prac audytu wewnętrznego – druk opracowany przez Ministerstwo
Finansów.
w Rawiczu
4.
Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych
Lp.
1
Temat zadania
zapewniającego lub
przedmiot czynności
doradczej5)
Zadanie
zapewniając
e (Z) albo
czynność
doradcza
(D)
Efekty przeprowadzenia
zadania audytowego9)
Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski
Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia
lub opinie i wnioski
2
3
4
5
6
Zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia
lub opinie i wnioski:
wprowadzenia usprawnień:
1.
Ocena systemu
Zadanie Identyfikacja znacznego
zamówień
zapewniaj
ryzyka/ wykrycie
publicznych w I
ące
znacznej
Liceum
nieprawidłowości
Ogólnokształcący
m w Rawiczu
1.Do składu komisji przetargowej nie
powoływać Dyrektora Szkoły, a pracownikom
powołanym do składu komisji przypisać na
piśmie obowiązki i odpowiedzialność za
określony zakres prac w zakresach czynności,
zgodnie ze Standardami kontroli finansowej,
bądź powierzyć przygotowanie i
przeprowadzenie postępowania o udzielenie
zamówienia odrębnym pismem, zgodnie z art.
15 ust. 2 Prawa zamówień publicznych.
2.Powołując skład komisji przetargowej
określić, kto jest przewodniczącym,
sekretarzem i członkiem, aby było wiadomo,
jakie zadania spoczywają na każdej z osób –
stosując art. 20 i 21 ust. 3 ustawy.
1.Ryzyko braku nadzoru nad pracami komisji
przetargowej, skoro w jej skład wchodzi dyrektor.
Ustawa mówi wyraźnie, iż dyrektor zatwierdza
prace komisji. Brak zobowiązania, w zakresach
czynności pracowników, do wykonywania
czynności z zakresu zamówień publicznych.
2.Brak jasnego rozdziału obowiązków
poszczególnych członków komisji przetargowej.
3.Brak powierzenia obowiązków na piśmie tzw.
3.Jeśli w skład komisji przetargowej wejdzie
„osobie trzeciej”, która jest w składzie komisji
tzw. „osoba trzecia” (nie będąca pracownikiem przetargowej, ale nie wiadomo za co odpowiada.
zamawiającego) powierzyć na piśmie zakres
prac związanych z przygotowaniem i
9
)
Należy wybrać odpowiednio: „Zapewnienie o prawidłowości działania” albo „Wzrost efektywności i skuteczności działania”, albo „Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów”, albo „Doprowadzenie do działania
zgodnego z prawem”, albo „Identyfikacja znacznego ryzyka”, albo „Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej”, albo „Wykrycie znacznej nieprawidłowości”.
przeprowadzeniem postępowania
przetargowego, stosując art. 15 ust.2 ustawy.
4.Brak spójności w zapisach Regulaminu szkoły i
4.Powiązać zapis Regulaminu organiz. Szkoły i zakresach czynności, dotyczących zamówień
zakresu czynności Głównego specjalisty w
publicznych.
zakresie odpowiedzialności za zamówpubl.
5.Prowadząc postępowanie w trybie przetargu 5.Ryzyko związane z łamaniem zapisów ustawy
nieograniczonego spełniać wymagania
Prawo zamówień publicznych – brak ogłoszenia
ustawowe dla tego trybu, a w szczególności
o zamówieniu.
zamieszczać ogłoszenie o zamówieniu w
Biuletynie Zamówień publicznych w celu
umożliwienia składanie ofert wszystkim
zainteresowanym wykonawcom, zgodnie z art.
39 ustawy w powiązaniu z art. 11 ust. 1 pkt 1.
6.Sporządzać roczne sprawozdania o
udzielonych zamówieniach publicznych i
przekazywać je Prezesowi Urzędu Zamówień
Publicznych, stosując art. 98 ustawy.
7.Opracować nowy regulamin udzielania
zamówień publicznych powyżej 14 000 euro,
którego treść nie byłaby sprzeczna z zapisami
ustawy Pzp, a jednocześnie by zapisy w nim
zawarte przystawały do sytuacji w I LO, patrz
art. 47 ustawy o finansach publicznych.
6.Ryzyko nie stosowania ustawy Pzp w związku
z nie sporządzeniem sprawozdania rocznego o
udzielonych zamówieniach i nie przekazania go
Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.
7.Regulamin udzielania zamówień publicznych
powyżej 14 000 euro zawiera zapisy sprzeczne z
ustawą Pzp.
8.Regulamin udzielania zamówień do 14 000
8.Opracować nowy regulamin udzielania
euro nie normuje w zasadzie żadnej kwestii z
zamówień publicznych do 14 000 euro, który tego obszaru, jest bardzo ogólny.
określałby w sposób szczegółowy tryb
postępowania przy zamówieniach
podprogowych oraz sposób dokumentowania
działań jednostki podczas wyboru wykonawcy.
Przy opracowaniu regulaminu mieć na
względzie art. 35 ust. 3 i art. 47 ustawy o
finansach publicznych.
9.Opracować nowy regulamin prac komisji
przetargowej, którego zapisy będą zgodne z
ustawą Prawo zamówień publicznych.
9.Regulamin prac komisji przetargowej jest
niezgodny z ustawą Pzp.
10.Zadbać, by osoby odpowiedzialne za
stosowanie przepisów z zakresu zamówień
publicznych dobrze zapoznały się z treścią
ustawy i rozporządzeń wykonawczych w celu
opracowania procedur wolnych od błędów oraz
przygotowania i prowadzenia postępowań
zgodnie z przepisami.
10.Słabe procedury i liczne błędy w prowadzeniu
postępowań potwierdzają, iż pracownicy
odpowiedzialni za ten zakres prac mało
szczegółowo zapoznali się z przepisami w tym
obszarze.
11.Ogłoszenie o zamówieniu:
11.Ryzyko nie zamieszczenia ogłoszenia na
- jeśli ustawa tego wymaga zamieszczać na portalu UZP oraz ryzyko zamieszczenia ogłoszeń
stronach portalu internetowego Urzędu
w różnych terminach narusza ustawę Pzp.
Zamówień Publicznych,
- dokumentować datę zamieszczenia
ogłoszenia w siedzibie zamawiającego,
− zadbać by daty zamieszczenia
ogłoszenia w BIP, na portalu, czy w prasie
lokalnej były zgodne, stosując łącznie art.
11 i art.40 ustawy Pzp.
12.Ryzyko zastosowania nieuprawnionego trybu
12.Udzielając zamówień publicznych stosować z ustawy Prawo zamówień publicznych, innego
tryby podstawowe, a jedynie w uzasadnionych niż podstawowy.
przypadkach inne tryby, zgodnie z art. 10
ustawy Pzp.
13.Ryzyko błędnie ustalonej wartości
13.Wartość szacunkową zamówienia ustalać w szacunkowej zamówienia, brak
udokumentowania sposobu ustalenia wartości
ten sposób, aby było wiadomo, co stanowiło
podstawę określenia wartości, kto dokonał tego szacunkowej.
ustalenia, kto to zatwierdził, a przede
wszystkim stosować art. 32 ust. 1 i art. 33 ust.1
ustawy Pzp, czyli przy robotach budowlanych
brać pod uwagę szacunkowe wynagrodzenie
wykonawcy, bez podatku od towarów i usług,
czyli z kosztorysu inwestorskiego – wartość
kosztorysową netto.
14.Ryzyko nie unieważnienia postępowania,
14. W sytuacji, gdy nie zostanie złożona żadna mimo że była do tego podstawa. Działanie wbrew
oferta w postępowaniu, stosować art. 93 ust. 1
ustawy i unieważnić postępowanie, a nie
podawać w dokumentacji, że przetarg się nie
odbył.
ustawie.
15.Ryzyko braku protokołu postępowania w
15. W trakcie prowadzenia postępowania o
sytuacji, gdy nie złożono żadnej oferty. Jednak
udzielenie zamówienia sporządzać protokół
postępowanie było prowadzone.
postępowania zawierając w nim elementy
wymagane art. 96 ust. 1 ustawy oraz według
wzoru określonego w rozporządzeniu
wykonawczym do ustawy. Protokół sporządzać
także, gdy nie złożono żadnej oferty nie
podlegającej odrzuceniu.
16.Ryzyko błędnie podanej kwoty, bezpośrednio
16. W kolejno prowadzonych postępowaniach przed otwarciem ofert, jaką zamawiający
zamawiający powinien, bezpośrednio przed
zamierza przeznaczyć na sfinansowanie
otwarciem ofert podawać kwotę, jaką zamierza zamówienia.
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, w
sposób odpowiedzialny i wiarygodny. Nie
można zamierzać przeznaczyć kwotę wyższą
niż jest zabezpieczona w planie finansowym
jednostki. Zgodnie z art. 34 ust. 1 uofp w
jednostkach sektora finansów publicznych
wydatki stanowią nieprzekraczalny limit, co
oznacza, że j.s.f.p. może dysponować tylko
takimi środkami, jakie zostaną jej przyznane w
planie finansowym.
17.Brak przesłanek do zastosowania trybu innego
17. Zamierzając zastosować tryb inny niż
niż podstawowy, a taki tryb został zastosowany.
podstawowy, np. negocjacje bez ogłoszenia,
czy zamówienie z wolnej ręki należy pamiętać,
że w ustawie zostały enumeratywnie wyliczone
okoliczności uprawniające zamawiającego do
zastosowania tego rodzaju trybów. Należy, więc
szczegółowo przeanalizować dokumentację i
stwierdzić, czy występują przesłanki do
zastosowania trybu innego niż podstawowy,
stosując art. 62 ust. 1 i art. 67 ust. 1 ustawy. W
protokole postępowania należy szczegółowo
opisać, z której przesłanki podanej w ustawie
korzystano.
18.Ryzyko, że udzielono zamówienia z wolnej
ręki, a brak udokumentowania sposobu
postępowania, co narusza zapisy ustawy Pzp.
18. Udzielając zamówienia z wolnej ręki
dokumentować, że zamawiający zapraszając do
negocjacji wybranego przez siebie jednego
wykonawcę przekazał informacje niezbędne do
przeprowadzenia postępowania, czyli co będzie
przedmiotem negocjacji, ogólne warunki
umowy lub jej wzór, zgodnie z art. 68 ust. 1
ustawy.
19.Ryzyko, że udzielono zamówienia z wolnej
ręki wykonawcy, a brak wymaganych oświadczeń
19. Udzielając zamówienia z wolnej ręki
przez niego złożonych, co powinno być podstawą
zadbać, aby wykonawca złożył oświadczenie o do jego wykluczenia.
spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
Zgodnie z art. 68 ust. 2 oświadczenie takie
należy złożyć najpóźniej wraz z zawarciem
umowy, a zawierać powinno informacje
wymagane art. 22 ust. 1 ustawy Pzp.
Konsekwencją zaniechania przez wykonawcę
złożenia oświadczenia o spełnieniu warunków
udziału w postępowaniu winno być
wykluczenie go z postępowania na podstawie
art. 24 ust. 2 pkt. 3 ustawy.
20.Ryzyko zaciągnięcia zobowiązań finansowych
ponad zatwierdzony plan finansowy jednostki.
20. Nie zaciągać zobowiązań finansowych
ponad zatwierdzony plan finansowy Jednostki,
stosując art. 34, 35 i 193 ustawy o finansach
publicznych. Należy pamiętać, iż zaciągnięcie
zobowiązania bez upoważnienia albo z
przekroczeniem zakresu upoważnienia do
zaciągania zobowiązań jednostki sektora
finansów publicznych ma znamiona naruszenia 21.Brak ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w
dyscypliny finansów publicznych, zgodnie z
BZP, narusza art.95 ust. 1 Pzp.
art. 15 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o
odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych (Dz. U. 2005.14.114 z
późn. zm.).
21. Po zawarciu umowy w sprawie zamówienia
publicznego zamawiający powinien zamieścić
ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP,
zgodnie z art. 95 ust.1 ustawy Pzp.
2
Zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub
Zadanie
wprowadzenia usprawnień:
Ocena organizacji zapewniaj
Zwiększenie
pracy w Wydziale
ące
efektywności i
1.W zakresach czynności trzech pracowników
Geodezji,
skuteczności kontroli Ośrodka dookreślić, jakie „inne uprawnione
Kartografii,
wewnętrznej/doprowadz osoby” mogą zlecić Im wykonywanie
czynności, czy również Kierownik Ośrodka.
Katastru i
enie do działania
Gospodarki
zgodnego z prawem
2.Nie zostało wyraźnie określone w zakresach
Nieruchomościami
czynności Naczelnika i Kierownika, na czym
polega nadzór Kierownika Ośrodka nad
pracownikami Ośrodka, a na czym polega
nadzór Naczelnika Wydziału nad
funkcjonowaniem Ośrodka. Z uwagi na to
należałoby to dokładnie sprecyzować, aby
kompetencje te się nie powielały, bądź nie
wykluczały. Szczególnie jest to istotne w
obliczu zarzutów z zewnątrz, że Kierownik
Ośrodka nie ma pełnej swobody w
podejmowaniu decyzji. W zakresach
obowiązków należałoby także jednoznacznie
określić kto podejmuje decyzje w zakresie
spraw, którymi zajmuje się Ośrodek.
Ryzyka, do których odnoszą się wydane
zalecenia lub opinie i wnioski:
1. W zakresach czynności kilku pracowników
Ośrodka nie dookreślono, kto poza
kierownictwem Starostwa i Naczelnikiem
Wydziału może zlecać wykonanie określonych
czynności.
2. Z uwag na fakt, że Wydziałem GKKiGN
kieruje Naczelnik, a ponadto w ramach wydziału
funkcjonuje Powiatowy Ośrodek Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej, którym kieruje
Kierownik tego Ośrodka nie uściślono
kompetencji obu panów. Nie podano czy
Naczelnik nadzoruje prace Ośrodka, czy też sam
wydaje decyzje, bez konsultacji z Kierownikiem,
pozbawiając go, być może, możliwości
kierowania Ośrodkiem.
3.Zadbać, by dla pracowników Ośrodka (pani
M. Dzikowskiej, p. E. Szulc i p. G. Przybyła)
zadania zawarte w zakresach obowiązków
(typu: gromadzenie, prowadzenie i
udostępnianie powiatowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego) wynikały z
upoważnień nadanych przez Pana Starostę.
3.Przepisy regulują, że uprawniony do
prowadzenia, gromadzenia i udostępniania
powiatowego zasobu geodezyjnego i
kartograficznego jest Starosta. Pracownicy mogą
wykonywać te czynności jedynie z upoważnienia
Pana Starosty, a upoważnień takich im nie
nadano, a czynności wykonywali.
4.Zadbać, by zatrudnienie osoby obsługującej
4.Pracownik Ośrodka obsługujący osoby
pobierających wypisy i wyrysy zostało
uregulowane zgodnie z literą prawa.
5.Z uwagi na fakt, że jednostki wykonawstwa
geodezyjnego zgłaszają swoje niezadowolenie
z tego, kto dokonuje przyjęcia dokumentacji
uzyskanej w wyniku wykonania roboty, czy kto
przeprowadza kontrole audytor poddaje pod
rozważenie możliwość ustalenia jasnego i
czytelnego rozdziału zadań między Naczelnika
Wydziału i Kierownika Ośrodka i zapisanie
tego w dokumencie. Dopiero w takim
przypadku możliwe byłoby egzekwowanie,
spisanych w tym zakresie, ustaleń.
6. Zadbać, by wykonywane czynności
kontrolne, dokumentacji przekazywanej do
zasobu, mieściły się w terminie do 6 dni
roboczych od dnia złożenia dokumentacji do
kontroli, zgodnie z paragrafem 9 ust. 4
rozporządzenia.
pobierające wypisy i wyrysy był zatrudniony w
ramach umowy zlecenia, mając dostęp do szeregu
danych. Nie będąc pracownikiem nie posiadał
upoważnienia do dostępu do danych osobowych.
5.Przedstawiciele jednostek wykonawstwa
geodezyjnego sugerowali, że Naczelnik
kontrolując dokumentację robi to zbyt dokładnie i
zbyt długo oraz, że kontroluje wybrane przez
siebie firmy, nie zawsze będąc przy tym
obiektywnym.
6.W trakcie audytu stwierdzono sporadyczne
przypadki wykonania czynności kontrolnych
przedłożonej dokumentacji po upływie 6 dni
roboczych, czyli przekroczono termin ustawowy.
7.Jednostki wykonawstwa geodezyjnego były
obciążane fakturami z bardzo dużym
opóźnieniem. Stwierdzono, wiele takich
przypadków, a opóźnienia były znaczne. Fakt ten
jest sprzeczny z ustawą o VAT.
7. Niezwłocznie podjąć starania, by wystawić
zaległe faktury obciążających jednostki
wykonawstwa geodezyjnego, co reguluje
ustawa o podatku od towarów i usług - art. 19
ust. 4, a to spowoduje także dostosowanie się
do zapisów ustawy o rachunkowości. A
następnie zadbać, aby faktury były wystawiane
na bieżąco, nie później niż w 7. dniu, licząc od
dnia wykonania usługi.
8. Materiały składane przez geodetów kontroluje
w momencie przyjęcia osoba do tego
8. Prawidłowo zorganizować obszar
upoważniona, czyli Kierownik Ośrodka lub
sprawdzania materiałów składanych przez
Naczelnik Wydziału. Ponadto, były kontrolowane
geodetów, co do obszaru zaznaczonego na
przez pracownice wystawiającą faktury. Zarówno
mapie z obszarem zgłoszonym do rozliczenia. Naczelnik, Jak i Kierownik twierdzili, że
Skoro Kierownik sugeruje zaniechanie takiej
podwójna kontrola jest zbędna, zabiera czas.
kontroli przez Pracownicę wystawiającą
Choć, jak wyjaśnia pracownica, w trakcie
faktury, twierdząc, że jest to podwójna praca,
ponownego sprawdzenia przez nią ujawniane
bo wcześniej skontrolowała to osoba
były błędy, co do powierzchni.
upoważniona do kontroli dokumentacji,
należałoby rozważyć może wybiórcze kontrole.
9.Dokumentacja złożona przez geodetów
skontrolowana była po terminie ustawowym - 6
9. W związku z tym, iż stwierdzono 2
dni roboczych, nieliczne przypadki. Ponadto,
przypadki dokonania kontroli złożonej przez
dokumentacja jednej z firm geodezyjnych była
geodetów dokumentacji po ustawowym
kontrolowana tylko przez Naczelnika.
terminie 6 dni roboczych zadbać, by takie
sytuacje zostały wyeliminowane i jednocześnie
zaniechać preferowania w tym zakresie
jakiejkolwiek z firm geodezyjnych.
10.
Naczelnik Wydziału GKKiGN działa w
obrębie powiatowego zasobu geodezyjnego i
10. Z uwagi na to, że Naczelnik Wydziału nie kartograficznego dlatego, że ma uprawnienia
posiada upoważnienia Starosty Rawickiego
geodety powiatowego. Nie nadano jemu
wydanego na podstawie art. 40 ust. 3 pkt 3
odrębnego upoważnienia. Aby przedmiotowa
ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo
sytuacja nie budziła wątpliwości tego rodzaju, że
geodezyjne i kartograficzne do działania w
Naczelnik nie powinien kontrolować
imieniu Starosty, a w szczególności do
przyjmowanych opracowań, bądź, że Naczelnik
gromadzenia, prowadzenia oraz udostępniania kontroluje tylko wybrane przez siebie
powiatowego zasobu geodezyjnego i
opracowania, audytor uznał za zasadne wpisanie
kartograficznego, jak również do kontroli
w zakresie czynności Naczelnika możliwość
opracowań przyjmowanych do tego zasobu, co kontrolowania oraz zakres kontrolowania.
we wcześniejszej części sprawozdania audytor
uznał, jako zgodne z prawem, warto byłoby
ująć ten obowiązek w zakresie czynności.
Ujęcie w zakresie czynności da podstawę
Naczelnikowi do wykonywania:
- kontroli w czasie nieobecności Kierownika
Ośrodka – zapewniłoby to ciągłość działania
przy przyjmowaniu operatów,
- kontroli operatów w sytuacjach wyjątkowego
spiętrzenia przyjętych dokumentacji,
- kontroli wybiórczej opracowań wcześniej
skontrolowanych przez Kierownika –
wykonywanie funkcji nadzorczej nad
Ośrodkiem – kontrola wykonywana
sporadycznie w celu sprawdzenia rzetelności i
terminowości wykonania tej kontroli przez
Kierownika. Audytor sceptycznie odnosi się do
pomysłu pozbawienia Naczelnika Wydziału
możliwości kontroli operatów.
11. Decyzje podjęte przez Kierownictwo
Starostwa Powiatowego odnośnie punktu 10
zaleceń winny niezwłocznie znaleźć
odzwierciedlenie w zakresach czynności
Naczelnika i Kierownika Ośrodka, bądź w
innym dokumencie regulującym organizację
pracy Ośrodka.
12. W związku z faktem, że wiele robót
geodezyjnych nie jest oddawanych w terminie
podanym w zgłoszeniu pracy geodezyjnej
podjąć starania w celu rozwiązywania tego
problemu:
- poprzez ustalenie na piśmie, jakie zostaną
podjęte działania, kolejne kroki, a następnie
monitorowanie sytuacji,
- poprzez dostosowanie się do zapisów
rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia
19 lutego 2004 roku w sprawie wysokości opłat
za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz
udzielenie informacji, a także za wykonywanie
wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego
(Dz. U. Nr 37, poz. 333), w części dotyczącej
pobierania opłat w przypadku niedostarczenia
dokumentacji po upływie 10 dni od zadeklar. w
zgłoszeniu daty zakończenia prac.
3
Wycena czasowa Czynności Wzrost efektywności i
stanowisk pracy w doradcze skuteczności działania
Starostwie
Opinie i wnioski audytora mające na celu
wprowadzenie usprawnień w obszarze
audytowanym:
1. Mieć na względzie, iż dokonanie
oceny pracy pracowników Starostwa
Powiatowego nie powinno być tylko
spełnieniem obowiązku ustawowego,
11. Nakładanie się kompetencji i
odpowiedzialności Naczelnika i Kierownika
Ośrodka w zakresie przyjmowania i kontroli
operatów. Brak pisemnego uregulowania tych
kwestii budzi zastrzeżenia Kierownika Ośrodka i
zewnętrznych firm geodezyjnych.
12.Zdarzały się dość liczne przypadki oddawania
robót geodezyjnych po terminie podanym w
zgłoszeniu pracy geodezyjnej. Słabo prowadzony
był monitoring w tym zakresie przez Ośrodek.
Ryzyka, do których odnoszą się wydane opinie
i wnioski:
1.Ryzyko, które ujawniono w trakcie wywiadu z
pracownikami Starostwa, gdzie duża ich część
uznała, że ocena pracy pracowników była tylko
spełnieniem obowiązku ustawowego. Na pewno
cel ustawodawcy w tym zakresie był inny.
Powiatowym w
Rawiczu
jak twierdzi 70 % naczelników i 64 %
pozostałych pracowników.
2.Na jakość pracy i czas jej wykonania ma wpływ
spełnienie przez pracownika kryteriów
2. Dokonując oceny pracowniczej
podstawowych. Ryzyko niedoceniania kryteriów
docenić to, że spełnienie kryteriów
podstawowych podczas oceny pracowniczej.
obowiązkowych przez pracownika:
sumienność, bezstronność, sprawność,
umiejętność stosowania odpowiednich
przepisów, planowanie i
organizowanie pracy, postawa etyczna 3.Brak wiedzy specjalistycznej z zakresu
- przekłada się na jakość pracy i czas zajmowanego stanowiska; mała samodzielność;
jej wykonania.
słaba umiejętność radzenia sobie w trudnych
3. Dążyć do tego, aby pracownicy mieli sytuacjach - wydłuża czas potrzebny na
wiedzę specjalistyczną z zakresu
wykonanie określonych obowiązków.
swego stanowiska, by byli samodzielni
i radzili sobie w sytuacjach trudnych –
bo cechy te znacznie ograniczą czas
4.W trakcie oceny pracowniczej ujawniono
wykonywania zadań, potwierdza to 80 pewne niedociągnięcia. Naczelnicy stawiali
% naczelników.
oceny dobre bo niektórzy pracownicy są mało
4. Po dokonaniu oceny pracy
samodzielni, nieraz brakuje im doświadczenia,
pracowników rozważyć zasadność
nie zawsze radzą sobie z problemami. Mimo
opracowania planu doskonalenia
powyższego brak planu poprawy sytuacji w tym
kadry, mającego na celu
zakresie.
zminimalizowanie pewnych
niedociągnięć ujawnionych w trakcie
oceny.
5. Przemyśleć konsekwencje stawiania 5.Przy dokonywaniu oceny pracowników
tak dużej ilości ocen średnich. Taka
stawianie w większości ocen „dobrych”, gdy one
sama ocena „dobra” dla dwóch
nie w pełni oddają jakość wykonywanej pracy,
różnych pracowników pracujących
zaangażowanie i kwalifikacje powoduje niekiedy
słabo i bardzo dobrze powoduje, że:
demobilizację do pracy.
- pracownik pracujący słabo, a oceniony dobrze
zupełnie nie otrzyma motywacji, by pracować
lepiej,
- pracownik pracujący bardzo dobrze, a
oceniony dobrze nie ma mobilizacji do lepszej
pracy.
Ponad 1/3 pracowników (35%) ocenionych
„dobrze” uważa, że uzasadniona byłaby dla
6.Ryzyko nie uwzględnienia przy ocenie
nich ocena wyższa.
pracowników jednocześnie kilku elementów:
6.
7.
8.
9.
Złożony problem oceny pracowników
powinien łączyć: ocenę wymagań
stawianych pracownikowi z
efektywnością jego pracy, z jego
zaangażowaniem, z posiadanymi
kompetencjami. Osoby oceniane (100
% naczelników i 91 % pozostałych
pracowników) uważa, że zasadnym
byłoby by oceniający uwzględnił
powyższe elementy.
wymagań stawianych pracownikowi,
efektywności jego pracy, zaangażowania,
kompetencji.
7.Ryzyko, że naczelnicy są zestresowani z
powodu przeciążenia jakościowego i ilościowego
pracą.
Z uwagi na to, że naczelnicy w
znacznej mierze są zestresowani z
powodu przeciążenia ilościowego
pracą (75%) oraz przeciążenia
jakościowego pracą (88%) podjąć
działania, w kierunku lepszej
organizacji stanowisk pracy w celu
bardziej racjonalnego wykorzystania 8.Ryzyko braku systemu motywacyjnego z
czasu pracy.
jasnymi kryteriami premiowania i awansowania.
Rozważyć wprowadzenie systemu
motywacyjnego, z jasnymi kryteriami
premiowania i awansowania.
Zadbać o zmniejszenie
czasochłonnych prac, które nie są
obowiązkami merytorycznymi, a tylko
pośrednio są związane z pracą.
Uciążliwość z tego tytułu zgłasza 38
% naczelników i 14 % innych
pracowników, wskazując jako jeden z
ważniejszych przyczyn tej opinii:
elektroniczny obieg dokumentów ElDok.
10. Stworzyć w Starostwie mechanizmy
do zatrzymania w pracy najlepszych
pracowników. 100 % naczelników i 93
9.Ryzyko wprowadzania czasochłonnych prac,
dodatkowych obowiązków, które tylko pośrednio
dotyczą zagadnień merytorycznych, powodując
jednocześnie, że na pracę merytoryczną pozostaje
coraz mniej czasu, np. El-Dok. Uciążliwość
równoległego prowadzenia spraw
merytorycznych i kontakt z petentem
wymagającym udzielenia szczegółowych
wyjaśnień.
% innych pracowników uważa, że nie
ma takich mechanizmów. A
odchodzący, dobrze przygotowani
pracownicy, zasilają inne instytucje.
11. Powiązać wielkość wynagrodzenia z
efektywnością pracy. Brak tego
powiązania potwierdziło 100 %
naczelników i 93 % innych
pracowników. Gdy jest najlepsza
kadra, wtedy efektywniej pracuje, a to
powoduje załatwienie spraw w
krótszym czasie.
12. Kłaść nacisk na samokształcenie, co
spowoduje, że pracownicy nie będą
już tak mało samodzielni.
10.Brak mechanizmów zatrzymania w Starostwie
najlepszych pracowników powoduje, że osoby
dobrze wykształcone, posiadające wysokie
kwalifikacje i umiejętności odchodzą zasilając
inne instytucje i tam ich wiedza jest
wykorzystywana bez konieczności ponoszenia
nakładów i straty czasu na naukę.
11.Brak powiązania wysokości wynagrodzenia z
efektywnością pracy. Jeśli kadra jest słabiej
przygotowana, gorzej wynagradzana, też gorzej
pracuje, a to przekłada się na czas załatwiania
spraw.
12.Ryzyko, że pracownicy są mało samodzielni
potwierdził dość duży odsetek naczelników.
5.
Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym
Lp.
Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających
Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności
sprawdzające
(w dniach)
Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających
czynności sprawdzające
(w etatach)
1
1.
6.
2
W roku sprawozdawczym 2009 nie były prowadzone
czynności sprawdzające.
3
4
-
-
Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe
Lp.
1
1.
2
7.
Temat zadania zapewniającego lub przedmiot
czynności doradczej
2
Ocena działalności w zakresie postępowania
administracyjnego w Powiatowym Centrum
Pomocy Rodzinie w Rawiczu
Szkolenia w Starostwie Powiatowym w
Rawiczu: wydatki z tym związane i efektywność
– opiniowanie obszaru
Zadanie zapewniające (Z)
albo czynność doradcza (D)
Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej
3
4
Zadanie zapewniające
Czynności doradcze
1/ Realizacja zadania poza planem audytu pt. „Ocena organizacji pracy w Wydziale
Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami”.
2/ Dłuższa absencja chorobowa audytora wewnętrznego.
1/ Realizacja zadania poza planem audytu pt. „Ocena organizacji pracy w Wydziale
Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami”.
2/ Dłuższa absencja chorobowa audytora wewnętrznego.
Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 10)
Audytor Wewnętrzny
(-) Alina Janowicz
19.01.2010
(data)
(podpis i pieczęć audytora wewnętrznego/koordynatora komórki audytu
wewnętrznego)
Starosta
(-) Zdzisław Maćkowiak
1
0)
W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego.
(data)
( podpis kierownika jednostki)