zapytanie ofertowe - audyt projektu

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
Poznań 2012.01.12
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z realizacją projektu: „Nauczyciel na praktykach – nauczyciel na czasie”
prowadzonego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, priorytet III. Wysoka
jakość systemu oświaty, działanie 3.4. Otwartość systemu edukacji w kontekście uczenia
się przez całe życie, poddziałanie 3.4.3 Upowszechnianie uczenia się przez całe życie –
projekty konkursowe Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” z siedzibą w Poznaniu
przy ulicy Mansfelda 4, pok. 200, 60- 855 Poznań, poszukuje Wykonawcy, który w ramach
prowadzonej
przez
siebie
działalności
zrealizuje
zamówienie
dotyczące
audytu
zewnętrznego.
NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy”
Ul. Mansfelda 4
60-855 Poznań
Tel. Kierownika Projektu – Joanna Michnikowska 512 894 203
e-mail: [email protected]
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
strona projektu: http://www.nauczycielnapraktykach.kde.edu.pl
TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
• Postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o zasadę konkurencyjności.
• Postępowanie prowadzone w języku polskim, wszelkie informacje i dokumenty winny
być sporządzone w języku polskim.
• Dokumenty, materiały i inne informacje złożone w języku innym niż polskim nie
będą rozpatrywane.
• Niniejsze zapytanie ofertowe jest:
Zamieszczone
na
stronie
internetowej
http://www.nauczycielnapraktykach.kde.edu.pl
Zamawiającego
Udostępnione do wglądu w siedzibie Zamawiającego
Zamieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie zewnętrznego audytu projektu
realizowanego przez Wyższą Szkołę Zawodową „Kadry dla Europy” w Poznaniu pt.
„Nauczyciel na praktykach – nauczyciel na czasie” prowadzonego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, działanie 3.4.
Otwartość systemu edukacji w kontekście uczenia się przez całe życie, poddziałanie 3.4.3
Upowszechnianie uczenia się przez całe życie – projekty konkursowe.
Numer umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL.03.04.03-00-089/10-00
Informacje dotyczące projektu . „Nauczyciel na praktykach – nauczyciel na czasie”
Wartość projektu: 1 516 350,00 zł
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
Wartość dofinansowania: 1 516 350,00 zł
Planowania liczba uczestników szkoleń: 150 (po weryfikacji wniosku o płatność ostateczna
liczba uczestników wynosi 163).
Liczba szkoleń zaplanowanych w projekcie: 2
Okres realizacji projektu: 01.04.2011 – 31.12.2012
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.
Zakres zamówienia/usługi
Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny projektu i opracowuje raport z audytu zgodnie
z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej II stopnia (IP2 – Ośrodek Rozwoju Edukacji - ORE)
dla Priorytetu III Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, określonymi w dokumencie
System Realizacji POKL obowiązujący od 01.01.2012.
W sytuacji zmian wytycznych przez IP2 dotyczących wymagań audytu, w czasie pomiędzy
wyborem wykonawcy a realizacją zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do
przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu.
Definicję i cel audytu zewnętrznego, sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów
w ramach POKL, rezultaty przeprowadzonego audytu, a także informacje na temat tego, jakie
elementy powinien zawierać raport określają wytyczne IP2 określone powyżej
Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje Raport z audytu zgodnie z wytycznymi
IP2, a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami.
Wykonawca przygotuje trzy egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także
przekaże go w wersji elektronicznej.
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
Opis i wielkość zamówienia/usługi
Oferta powinna określić cenę oraz możliwość przeprowadzenia audytu, którego zadaniem jest
wskazanie, czy wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a projekt jest
realizowany zgodnie z umową i wnioskiem oraz harmonogramem. W konsekwencji
przeprowadzenia audytu, ma zostać wydana opinia w tym zakresie, gdzie audytor
poświadcza, że wszelkie zadania wykonane w ramach projektu zostały lub nie zostały
wykonane zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie realizacji projektów w ramach
poddziałaia 3.4.3 POKL. a w szczególności:
•
Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności:
Weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów
dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w
ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych wnioskach
o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross –
financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów księgowych o
poniesieniu wydatku w ramach projektu oraz weryfikację
prawidłowości sporządzania metodologii wyliczania kosztów
pośrednich ryczałtem,
Weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających
fakt zakupu zamówionych towarów i usług,
Sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków
dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla Programu
Operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki 2007 – 2013,
Sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej
działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z
realizacją projektu w ramach POKL,
Sprawdzenie statusu początkowego beneficjenta.
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
•
Sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności
przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez
odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013, Wytycznych w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach POKL, dokumentacji konkursowej oraz
założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez
potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń),
•
Sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o
uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z ustawą z dnia
29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych,
•
Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej
postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą
realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta,
•
Ocena prawidłowości zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności
wydatków oraz stosowanie zasady uczciwej konkurencji i równego
traktowania.
•
Sposób realizacji działań promocyjnych,
•
Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu,
•
Zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi ( w tym
polityką równych szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju)
Raport z zamówienia/usługi powinien zawierać następujące elementy:
•
Informacje ogólne
data sporządzenia raportu,
numer audytowanego przedsięwzięcia,
imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie,
termin przeprowadzenia audytu,
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
okres objęty audytem.
•
Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu
cel audytu,
zakres przedmiotowy audytu,
zastosowanie technik audytu,
audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić
identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz
sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z
audytu.
•
Ustalenie stanu faktycznego – zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu.
•
Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze
wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma
charakter systemowy.
•
Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień.
•
Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje.
•
Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie
ogólnym i szczegółowym audytu.
•
Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie
poniesionych wydatków, sporządzone na kosztorysie projektu.
TERMIN SKŁADANIA OFERT
Oferty można składać do 27.01.2012 r. do godz. 15.00 w siedzibie wykonawcy osobiście,
pocztą lub kurierem. Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 1 lutego 2012 r. a 29
lutego 2012 r.
WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWNIU OFERTOWYM ORAZ OPIS SPOSOBU
DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW
Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna
nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie spełniający
wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów realizowanych w
ramach podziałania 3.4.3 POKL.
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i
doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia.
• Przez podmiot/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie
rozumie się:
Osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane
przez organizację, która jest członkiem IFAC – International Federation
of Accountants,
Osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu
wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych Dz U. Nr 249, poz. 2104, z poen. Zmianami,
Osoby, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad
obowiązujących przez 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących
w ustawie o finansach publicznych).
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące
warunki:
• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności,
jeżeli przepisy prawa i wytyczne IP2 nakładają obowiązek ich posiadania,
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
• posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia (w tym
doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze
środków budżetu państwa, doświadczenie w przeprowadzeniu audytu
projektów finansowanych ze środków pomocowych, wiedzę z zakresu
funkcjonowania funduszy strukturalnych),
• dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia,
Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności
i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia stanowi wymóg
w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na
temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą
bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia. Warunkiem ubiegania się
o przeprowadzenie audytu powinno być spełnienie warunku bezstronności i niezależności
w stosunku do badanego Beneficjenta.
WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ
WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW
UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu do oferty należy
załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez
wykonawcę lub osobę upoważnioną, następujące oświadczenia i dokumenty:
• oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywana określonej działalności lub
czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
• oświadczenie o posiadaniu wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia –
wymaga się by osoby przeprowadzające audyt posiadały minimum 3 letnie
doświadczenia w przeprowadzeniu audytów oraz uczestniczyli minimum w 10
audytach projektów finansowanych ze środków UE.
• Oświadczenie o posiadaniu minimalnych kwalifikacji audytora wymagane przez IP2
• Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia,
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
• Oświadczenie, że znajdują się sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej
wykonanie zamówienia.
Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w
ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy – w skład zespołu
audytowego musi wchodzić biegły rewident.
KRYTERIA OCENY OFERT
W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiajacy
zastosuje następujące kryteria:
• Cena oferty – 80 %
• Doświadczenie – 20 %
Cena – 80 pkt. (podstawa wyliczenia: cena brutto)
C = (C min/ C x)*80
C – ilość punktów przyznanych danej ofercie za cenę brutto
C min – minimalna cena brutto zaoferowana w odpowiedzi na zapytanie
C x – cena brutto rozpatrywanej oferty
Doświadczenie oferenta w zakresie przeprowadzenia audytów projektów ze środków
Europejskiego Funduszu Społecznego: 20 pkt. (D=D1+D2)
- doświadczenie w latach (D1): 10 pkt. (doświadczenie w zakresie liczby lat prowadzenia
audytu w ramach projektów realizowanych ze środków UE – poniżej 3 lat – 0 pkt., 3 i więcej
lat 10 pkt.)
- doświadczenie w zakresie liczby projektów (D2) realizowanych ze środków UE, w których
oferent przeprowadził audyty: 10 pkt. (mniej niż 7 projektów – 0 pkt., 8 i więcej -10 pkt.)
Zamawiający zastrzega sobie prawo:
• Żądania wyjaśnień potwierdzających posiadanie umiejętności i doświadczenia w
zakresie przeprowadzenia audytów,
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Człowiek – najlepsza inwestycja”
• Podjęcia dalszych negocjacji w celu zawarcia umowy,
• Rezygnacji z wyboru oferty bez podania przyczyny,
• Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na
to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów
oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami,
• Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcia
negocjacji z oferentami w wypadku gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę
jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia.
INFORMACJE
O
FORMALNOŚCIACH,
JAKIE
POWINNY
ZOSTAĆ
DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W
SPRAWIE ZAMÓWIENIA
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację na
własnej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie na tablicy ogłoszeń. Umowa zostanie
zawarta w terminie 7 dni od zakończenia postępowania. O miejscu i terminie podpisania
umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę.
ZATWIERDZAM
_______________________________________________________
Wyższa Szkoła Zawodowa „Kadry dla Europy” ~ 60-855 Poznań ~ ul. Petera Mansfelda 4
tel. (061) 65 82 477~ faks (061) 663 20 64 ~ e-mail: [email protected]
www.kde.edu.pl ~ NIP 7811766001 ~ REGON 300951312