docUchwała Nr 28/2007/VII - Politechnika Lubelska
download 
Reklamacja Transkrypt
Uchwała Nr 28/2007/VII - Politechnika Lubelska
Uchwała Nr 28/2007/VII Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 8 listopada 2007 r. w sprawie oceny funkcjonowania administracji Politechniki Lubelskiej Na podstawie § 73, ust. 2 Statutu Politechniki Lubelskiej Senat u c h w a l a, co następuje: § 1. Senat, po zasięgnięciu opinii komisji senackich, przyjmuje do wiadomości przedstawione przez Kanclerza „Sprawozdanie dotyczące oceny funkcjonowania administracji Politechniki Lubelskiej”, stanowiące załącznik do niniejszej uchwały. § 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podpisania przez Rektora. Przewodniczący Senatu Politechniki Lubelskiej Rektor Dr hab. inż. Józef Kuczmaszewski, prof. PL Załącznik do Uchwały Nr 28/2007/VII Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 8 listopada 2007 r. SPRAWOZDANIE DOTYCZĄCE OCENY FUNKCJONOWANIA ADMINISTRACJI POLITECHNIKI LUBELSKIEJ Informacja przygotowana przez Kanclerza na posiedzenie Senatu w dniu 8 listopada 2007 roku Lublin, 2007 2 3 Spis treści OCENA ADMINISTRACJI POLITECHNIKI LUBELSKIEJ .......................................... 5 OCENA W PODSTAWOWYCH GRUPACH PRACOWNIKÓW .................................. 11 JEDNOSTKI PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO JM REKTOROWI ................................. 13 Biuro Rektora i Organizacji Uczelni ................................................................................................. 13 Dział Spraw Osobowych ................................................................................................................... 13 Zespół Radców Prawnych ................................................................................................................. 14 Stanowisko Audytu Wewnętrznego .................................................................................................. 14 Kancelaria Tajna – Stanowisko Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Stanowisko ds. Planowania Obronnego................................................................................................................ 14 Stanowisko ds. Planowania i Analiz Ekonomicznych....................................................................... 15 Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej .............................................................................................. 15 JEDNOSTKI PODLEGŁE PROREKTOROWI DS. OGÓLNYCH ................................ 15 Centrum Informatyczne Politechniki Lubelskiej............................................................................... 15 Wydawnictwo Politechniki Lubelskiej.............................................................................................. 16 Ośrodek Wynalazczości i Ochrony Własności Intelektualnej........................................................... 17 Sekcja ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Ochrony Przeciwpożarowej................................. 17 Stanowisko ds. Promocji Uczelni...................................................................................................... 18 JEDNOSTKI PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO PROREKTOROWI DS. NAUKI.......... 18 Biuro Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych ........................................................................ 18 Biblioteka Politechniki Lubelskiej i Biblioteki Wydziałowe ............................................................ 19 Centrum Innowacji i Zaawansowanych Technologii Politechniki Lubelskiej .................................. 21 Lubelskie Centrum Transferu Technologii Politechniki Lubelskiej ................................................. 21 JEDNOSTKI PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO PROREKTOROWI DS. STUDENCKICH ............................................................................................................. 22 Dział Nauczania i Toku Studiów....................................................................................................... 22 Dział Spraw Studenckich .................................................................................................................. 24 Zespół Świadczeń Stypendialnych ................................................................................................ 24 Zespół Domów Studenckich ......................................................................................................... 24 Zespół ds. Żywienia i Gastronomii ............................................................................................... 25 Zespół Wspomagania Działalności Studenckiej............................................................................ 25 JEDNOSTKI PODLEGŁE KANCLERZOWI ................................................................... 25 Dział Administracyjno-Gospodarczy ................................................................................................ 25 Kancelaria Uczelni ........................................................................................................................ 25 4 Archiwum Zakładowe ................................................................................................................... 26 Administrowanie obiektami i terenami wspólnie z kierownikami obiektów ................................ 26 Nadzór nad eksploatacją środków transportu................................................................................ 27 Biuro Zamówień Publicznych ........................................................................................................... 27 Dział Gospodarki Materiałowej i Zaopatrzenia ................................................................................ 28 Sekcja Spraw Socjalno-Bytowych Pracowników ............................................................................. 29 Dział Techniczny............................................................................................................................... 30 Sekcja Nadzoru Inwestycji i Remontów ........................................................................................... 31 Dział Księgowości............................................................................................................................. 31 Pracownicy inżynieryjno-techniczni ................................................................................................. 33 5 OCENA ADMINISTRACJI POLITECHNIKI LUBELSKIEJ Informacja przygotowana przez Kanclerza na posiedzenie Senatu w dniu 8 listopada 2007 roku Zgodnie z § 71 Statutu Politechniki Lubelskiej administracja jest powołana do wykonywania bieżących zadań w zakresie czynności administracyjnych, finansowych, technicznych i usługowych związanych z wykonywaniem przez Uczelnię zadań podstawowych dydaktycznych i naukowych. Organizację i zasady działania administracji określa Regulamin Organizacyjny Politechniki wprowadzony Zarządzeniem Nr R-32/2005 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 10 czerwca 2005 roku, z późn. zm., w którym określone są szczegółowo zadania i uprawnienia każdej jednostki organizacyjnej administracji Politechniki Lubelskiej. Zgodnie z § 115 pkt 1 Statutu Politechniki Lubelskiej raz w kadencji władz akademickich odbywa się ocena administracji Politechniki Lubelskiej. W szerokim ujęciu administracją określamy wszystkich pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Jest to 566 pracowników podzielonych na grupy w zależności od wykonywanych czynności i przynależności do odpowiedniej jednostki, zestawienie zawiera tabela nr 1, 2 i 3 (stan na dzień 30 września 2007 r., 545 pracowników w pełnym wymiarze + 21 w niepełnym wymiarze). Tabele nr 2 i 3 wskazują na liczbę pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Nie ma prostej zależności pomiędzy liczbą studentów a liczbą pracowników administracji, jednak pewne liczby mają swoją wymowę. W roku 1990 liczba pracowników niebędących nauczycielami akademickimi wynosiła 6 687 osób, a na wszystkich rodzajach studiów studiowały 2 854 osoby, od tamtego czasu liczba nienauczycieli systematycznie maleje. W roku 2000, po oddaniu domów studenta w dzierżawę, liczba nienauczycieli znacznie zmalała do poziomu 512 pracowników, podczas gdy liczba studentów wynosiła 8 646 osób. Obecnie liczba nienauczycieli wynosi 566 osób przy liczbie około 11 000 studiujących osób. W związku z nałożeniem na Uczelnię nowych zasad zamówień materiałów i usług oraz wykonywania robót budowlanych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, powołano w 2002 r. jednostkę p.n. Biuro Zamówień Publicznych. W celu wprowadzenia najnowszych technologii utrzymania i rozwoju systemów informatycznych w roku 2003 powołano Centrum Informatyczne Politechniki Lubelskiej. W celu koordynacji, organizowania i realizacji badań i usług technicznych powołano w 2006 r. Centrum Innowacji i Zaawansowanych Technologii Politechniki Lubelskiej oraz w 2007 r. – Lubelskie Centrum Transferu Technologii Politechniki Lubelskiej. W przygotowanym materiale przedstawiono główne zadania poszczególnych jednostek administracji i grup pracowników oraz liczbowe rezultaty ich pracy świadczące o rozmiarach realizowanych zadań. 7 Tabela nr 1 Stan i struktura zatrudnienia na dzień 30 września 2007 r. pełnozatrudnionych pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w poszczególnych jednostkach organizacyjnych (bez urlopów bezpłatnych i wychowawczych) Wydz. M Wydz. IBiS Wydz. IŚ Wydz. EiI Wydz. ZiPT DS Zespół ds. Żywienia i Gastr. 43 17 10 38 28 - - 6 142 Pracownicy wydawnictwa - - - - - - - 2 2 Pracownicy nauk.-tech. - - - - - - - 1 1 Pracownicy biblioteczni - - - - - - - 38 38 Pracownicy administracyjni 12 9 5 10 15 3 3 111 168 Robotnicy dział. podst. 6 - - - - - - - 6 Konserwatorzy - - - - - - - 13 13 - - - - - - 16 - 16 29 15 10 17 14 31 2 38 156 - - - - - - - 3 3 90 41 25 65 57 34 21 212 545 Grupa pracowników Pracownicy inż.-tech. Pracownicy Zespołu ds. Żywienia i Gastronomii (produkcja) Pracownicy obsługi Kierowcy Razem Adm. Ogółem Centralna Na dzień 30 września 2007 r. zatrudnionych było w niepełnym wymiarze czasu pracy 21 pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, a 5 przebywało na urlopach bezpłatnych lub wychowawczych. 8 Tabela nr 2 Stan zatrudnienia na 31 grudnia danego roku (na podstawie sprawozdań Z-01 i Z-06) Rok Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi 1990 687 1991 626 1992 593 1993 588 1994 557 1995 537 1996 545 1997 545 1998 549 1990 542 2000 512 Tabela nr 3 Stan zatrudnienia na 31 grudnia danego roku (na podstawie sprawozdań S-12) Rok Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi 2001 515 Pracownicy naukowotechniczni 2 2002 530 2 40 147 341 2003 556 1 42 142 371 2004 568 1 44 146 377 2005 573 1 44 149 379 2006 558 1 40 149 368 W tym Pracownicy biblioteczni 38 Pracownicy Administracja Inżynieryjnoi obsługa techniczni 143 332 9 W bieżącej kadencji Zarządzeniem Nr R-14/2006 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 28 marca 2006 r. dokonano po raz pierwszy oceny pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Oceną objęto pracowników zatrudnionych na danym stanowisku pracy co najmniej 1 rok. Ocena taka będzie przeprowadzana co trzy lata, poczynając od 2006 roku. Ocena przeprowadzana jest według arkusza ocen zawierającego kryteria punktowe, oddzielnie dla pracownika i kadry kierowniczej. Arkusz zawiera samoocenę, ocenę przełożonego, wnioski przełożonego, uwagi ocenianego i wnioski przełożonego wyższego stopnia. Odpowiednie arkusze Zał. Nr 1, 2 i 3 w załączeniu. Politechnika Lubelska jako pierwsza w kraju wśród wyższych uczelni przeprowadziła w czerwcu 2006 roku taką ocenę. Podsumowanie oceny według tabeli nr 1 dla poszczególnych jednostek i grup pracowników przedstawia się następująco: Dla Wydziału Mechanicznego – 84 pracowników podlegających ocenie ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 75 pracowników, 88% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 9 pracowników, 12% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 0 pracowników, 0% Dla Wydziału Inżynierii Budowlanej i Sanitarnej – 36 pracowników podległo ocenie ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 25 pracowników, 69% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 11 pracowników, 31% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 0 pracowników, 0% 10 Dla Wydziału Inżynierii Środowiska – 20 pracowników podległo ocenie ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 6 pracowników, 30% 13 pracowników, 65% 1 pracownik, 5% Dla Wydziału Elektrotechniki i Informatyki – 58 pracowników podległo ocenie ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 45 pracowników, 77% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 12 pracowników, 20% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 1 pracownik, 3% Dla Wydziału Zarządzania i Podstaw Techniki – 50 pracowników podległo ocenie ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 45 pracowników, 90% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 3 pracowników, 6% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 2 pracowników, 4% Dla pracowników Działu Socjalnego Studentów i pracowników DS – 37 pracowników podległo ocenie ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 31 pracowników, 84% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 6 pracowników, 16% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 0 pracowników, 0% Dla pracowników żywienia i gastronomii – 13 pracowników podległo ocenie ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 11 pracowników, 84% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 2 pracowników, 16% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 0 pracowników, 0% 11 Dla pracowników administracji centralnej – 166 pracowników podległo ocenie (łącznie z obsługą centralną i robotnikami), w tym pracownicy biblioteki – 21 pracowników ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 121 pracowników, 73% 40 pracowników, 24% 5 pracowników, 3% OCENA W PODSTAWOWYCH GRUPACH PRACOWNIKÓW Ocena w podstawowych grupach pracowników – 464 osób podległo ocenie pracownicy inżynieryjno-techniczni 125 pracowników ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 108 pracowników, 86% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 16 pracowników, 13% 1 pracownik, 1% pracownicy administracji 146 pracowników ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 137 pracowników, 94% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 8 pracowników, 5% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 1 pracownik, 1% pracownicy obsługi 172 pracowników ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 96 pracowników, 56% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 69 pracowników, 40% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 7 pracowników, 4% pracownicy Biblioteki 21 pracowników ¾ ocenę powyżej 80 p. otrzymało 19 pracowników, 90% ¾ ocenę w granicach 65-80 p. otrzymało 2 pracowników, 10% ¾ ocenę poniżej 65 p. otrzymało 0 pracowników, 0% 12 Od oceny bezpośredniego przełożonego nie odwołał się żaden pracownik. Najniższa ocena jaką otrzymał pracownik to 34 punkty. Pierwsza ocena miała w dużym stopniu charakter formalny, na pewno kolejne oceny będą miały coraz większe znaczenie dla merytorycznej oceny pracownika. Pracownicy tak szeroko rozumianej administracji podnoszą swoje kwalifikacje. Spośród ogólnej liczby 566 pracowników wyższe wykształcenie posiada 266 osób, ponad 50 osób posiada specjalistyczne uprawnienia – dotyczy to głównie pracowników technicznych oraz specjalistyczną najnowszą wiedzę – dotyczy to głównie pracowników Biura Zamówień Publicznych i Kwestury. Zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych określone zostały w Regulaminie Organizacyjnym wydanym w 2005 roku. Ostatnie sprawozdanie, które przyjął Senat w dniu 28 czerwca 2007 roku, odzwierciedla pracę administracji na tle całości działalności Uczelni. Warto jednak scharakteryzować zakres działalności poszczególnych grup pracowników i jednostek w obsłudze zadań podstawowych, zarządzaniu Uczelnią, w tym obsługi kadrowej, finansowej i organizacyjnej, działalności dydaktycznej, naukowej, socjalnej studentów i pracowników, remontowej i inwestycyjnej, obsługi, w tym dozoru i zapewnienia czystości. 13 Najważniejsze zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych są następujące: JEDNOSTKI PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO JM REKTOROWI Biuro Rektora i Organizacji Uczelni (6 osób) ¾ Kompleksowa obsługa administracyjno-techniczna sekretariatu rektora. ¾ Obsługa administracyjna posiedzeń Senatu i Kolegium Rektorskiego. ¾ Opracowanie i wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych, ich ewidencja i aktualizacja, przy współpracy z podstawowymi jednostkami organizacyjnymi. ¾ Obsługa prasowa i współpraca z mediami. ¾ Wydawanie „Biuletynu Informacyjnego Politechniki Lubelskiej”. ¾ Redagowanie pism i przygotowywanie materiałów analitycznych i okolicznościowych. Średnio w roku wydawanych jest 90 aktów normatywnych, przygotowywanych 1 800 pism i materiałów analitycznych oraz 1 700 druków okolicznościowych. Dział Spraw Osobowych (5 osób) ¾ Załatwianie wszystkich spraw osobowych z nawiązywaniem, zmianą i rozwiązywaniem stosunku pracy. ¾ Prowadzenie ewidencji osobowej, koordynacja przygotowywania wniosków o nagrody i odznaczenia. ¾ Ewidencja i nadzorowanie korzystania z urlopów, zwolnień i szkoleń. 14 ¾ Kompletowanie dokumentacji oraz załatwianie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na renty i emerytury. ¾ Organizacja działań związanych z okresową oceną nauczycieli akademickich oraz pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. ¾ Prowadzenie ewidencji badań lekarskich, sporządzanie wykazów pracowników objętych badaniami w danym roku. ¾ Prowadzenie ewidencji zatrudnienia pracowników Politechniki Lubelskiej poza Uczelnią. Zespół Radców Prawnych (2 osoby – 1,5 etatu) ¾ Świadczenie pomocy prawnej na rzecz Politechniki Lubelskiej, w tym udzielanie porad i konsultacji pracownikom. ¾ Występowanie w charakterze pełnomocnika przed sądami i innymi organami administracyjnymi. ¾ Opiniowanie tworzonych w Uczelni aktów wewnętrznych i umów zawieranych z jednostkami zewnętrznymi. ¾ Bieżące konsultacje prawne. Stanowisko Audytu Wewnętrznego (1 osoba) ¾ Prowadzenie analizy i przedstawianie Rektorowi niezależnej oceny funkcjonowania Uczelni w zakresie finansowym, organizacyjnym i gospodarowania mieniem. ¾ Analiza obszarów ryzyka występujących w działalności Uczelni. W każdym roku przeprowadzone są co najmniej 3 audyty. Kancelaria Tajna – Stanowisko Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Stanowisko ds. Planowania Obronnego (2 osoby) ¾ Zapewnienie ochrony informacji niejawnych i ochrony fizycznej jednostkom Politechniki Lubelskiej stosownie do wymogów. 15 ¾ Przygotowywanie dokumentacji i aktualizacja planu operacyjnego zgodnie z wytycznymi Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Stanowisko ds. Planowania i Analiz Ekonomicznych (1 osoba) ¾ Sporządzanie planów osobowych funduszu płac w poszczególnych grupach i jednostkach organizacyjnych Uczelni. ¾ Prowadzenie ewidencji i wyliczanie wskaźników ekonomicznych w oparciu o bieżący stan zatrudnienia, limity i wzrost środków na płace. Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej (1 osoba) ¾ Prowadzenie planowanych i doraźnych kontroli w zakresie gospodarczym, organizacyjnym, dyscypliny pracy i finansowym. ¾ Opracowywanie analiz i wniosków pokontrolnych. W roku 2007 przeprowadzono 15 kontroli. JEDNOSTKI PODLEGŁE PROREKTOROWI DS. OGÓLNYCH Centrum Informatyczne Politechniki Lubelskiej (4,5 etatu) ¾ Tworzenie, utrzymanie oraz rozwijanie systemów informatycznych wspierających zarządzanie Uczelnią. ¾ Redagowanie strony internetowej Uczelni. ¾ Szkolenia w zakresie rozwijanych sieci informatycznych i współpraca z administratorami sieci i baz danych w poszczególnych jednostkach. ¾ Bieżąca konserwacja i modernizacja sieci i sprzętu. W bieżącym roku Centrum wykonało: 9 Projekt Modernizacji Sieci Politechniki Lubelskiej. 9 Wdrożono System Elektronicznej Legitymacji Studenckiej. 16 9 Wdrożono nowe moduły oprogramowania dla Uczelni – kasa, akademiki, magazyn, skład osobowy, rekrutacja elektroniczna – modyfikacja danych studenta (łącznie ze zdjęciem). 9 Przeprowadzono modernizację sieci komputerowej. 9 Prowadzone jest serwisowanie sprzętu, 2007 r. – łącznie ok. 200 napraw na kwotę 39 176,53 zł. 9 Założono konta pocztowe studentom I roku. 9 Wykonano małe programy informatyczne – aktualizacja i utrzymanie. 9 Świadczona jest pomoc studentom w zarządzaniu siecią i doborze sprzętu, zamawianie. 9 Prowadzona jest modernizacja sieci internetowej Uczelni. 9 Prowadzony jest monitoring sieci. 9 Redagowana jest strona WWW. Wydawnictwo Politechniki Lubelskiej (3 osoby) ¾ Realizacja procesu wydawniczego we współpracy z dziekanami wydziałów i autorami publikacji. ¾ Kierowanie wydawnictw do recenzji, kontrola przygotowania i druku. ¾ Prowadzenie magazynu wydawnictw uczelnianych, dystrybucji egzemplarzy bezpłatnych i sprzedaży wysyłkowej. Rocznie wydaje się średnio 16 pozycji wydawniczych, w tym: 9 monografii ok. 10 pozycji, 9 wydawnictwa informacyjne 3 pozycje, 9 pomoc dydaktyczna 3 pozycje. 17 Ośrodek Wynalazczości i Ochrony Własności Intelektualnej (1 osoba) ¾ Przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej wynalazków i wzorów użytkowych, prowadzenie postępowania przed Urzędem Patentowym. ¾ Kompletowanie literatury patentowej krajowej i zagranicznej we współpracy z Urzędem Patentowym. ¾ Prowadzenie informacji patentowej i nadzór nad badaniami patentowymi dla pracowników i studentów Uczelni. W 2007 roku przygotowano 20 zgłoszeń wynalazków, a uzyskano 22 patenty i prawa ochronne, udzielono 142 informacji i przeprowadzono badania. Sekcja ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Ochrony Przeciwpożarowej (2 osoby) ¾ Kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przez pracowników przepisów BHP. ¾ Dokonywanie okresowych ocen oraz analiz stanu ochrony przeciwpożarowej budynków, obiektów oraz terenów Uczelni. ¾ Udział w opracowywaniu wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy i zachorowań na choroby zawodowe. ¾ Realizacja zadań pokontrolnych Państwowej Straży Pożarnej i Państwowej Inspekcji Pracy. ¾ Prowadzenie szkoleń dla pracowników i studentów w zakresie BHP i Ppoż. Każdego roku przeprowadzane są 4 kontrole stanowisk pracy, sporządzanych jest 15 wniosków powypadkowych, przeprowadza się szkolenia dla około 200 osób. 18 Stanowisko ds. Promocji Uczelni (1 osoba) ¾ Współpraca z rzecznikiem prasowym, Biurem Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych, Działem Nauczania i Toku Studiów, Działem Spraw Studenckich, Biurem Rektora i Organizacji Uczelni, organizacjami studenckimi i innymi jednostkami w celu promowania Uczelni w kraju i za granicą. ¾ Opracowywanie i wydawanie materiałów informujących o Uczelni, współpraca w redagowaniu strony internetowej. JEDNOSTKI PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO PROREKTOROWI DS. NAUKI Biuro Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych (6 osób) ¾ Prowadzenie spraw administracyjnych dotyczących programów międzynarodowych. Uczelnia uczestniczy w 4 Międzynarodowych Programach Edukacyjnych i Naukowo-Badawczych, w ramach tych programów zawarto 42 umowy z 35 ośrodkami zagranicznymi w 18 krajach. ¾ Obsługa administracyjna i finansowa wyjazdów zagranicznych i pobytu gości zagranicznych w Uczelni. Średnio w roku w ostatnich latach ponad 300 nauczycieli akademickich wyjeżdżało za granicę na staże naukowe, konferencje i sympozja oraz w ramach wymiany międzynarodowej. ¾ Obsługa administracyjna i finansowa prowadzonych w Uczelni badań naukowych w ramach projektów badawczych i na bezpośrednie zamówienie podmiotów gospodarczych. Według statystyki za ostatnie trzy lata w Uczelni realizowanych jest średnio w roku 65 projektów badawczych MNiSzW o wartości około 3,5 mln zł oraz 170 grantów wewnętrznych o wartości ponad 800 tys. zł, ponadto 19 kilkadziesiąt opracowań na bezpośrednie zamówienie podmiotów gospodarczych o wartości w każdym roku około 1 mln zł. ¾ Prowadzenie spraw formalnych dotyczących rozwoju kadry, w tym studiów doktoranckich, staży naukowych, stypendiów i urlopów, konferencji i sympozjów. Działalność tą można określić liczbą osób, która korzysta z różnych form pomocy, jest to średnio rocznie ponad 600 osób. Do zakresu obowiązków tego stanowiska należy obsługa corocznych promocji oraz festiwalu nauki. Biblioteka Politechniki Lubelskiej i Biblioteki Wydziałowe (42 osoby, w tym 14 z wyższym wykształceniem bibliotecznym, 20 z wykształceniem wyższym, pozostałe osoby z wykształceniem średnim lub nieukończonym wyższym) Zadania biblioteki określa Statut Politechniki Lubelskiej oraz odpowiednie regulaminy. Biblioteka jest jednostką ogólnouczelnianą o zadaniach usługowych, dydaktycznych i naukowych oraz jest ogniwem ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. Obecnie Biblioteka, zgodnie z ogólnymi tendencjami, wdraża pewną liczbę usług płatnych, głównie reprograficznych. Pracownicy Biblioteki uczestniczyli w 2006 r. w ponad dwudziestu konferencjach, szkoleniach i spotkaniach, w tym w dwóch międzynarodowych, napisali sześć artykułów i kilkanaście mniejszych opracowań. W 2007 r. udziału w konferencjach było już 10, dwie z nich miały międzynarodowy charakter. Była też jedna podróż studyjna (do bibliotek belgijskich). Zasadnicze przedsięwzięcia międzybiblioteczne w jakich uczestniczy Biblioteka to: 20 ¾ Narodowy Uniwersalny Katalog Centralny NUKAT (drugi po BG AGH dostawca haseł przedmiotowych z zakresu nauk technicznych), a poprzez NUKAT – zasilanie informacją bibliograficzną o pracach publikowanych w Polsce katalogu światowego WorldCat (OCLC Pica), ¾ Baza danych o zawartości polskich czasopism technicznych BazTech (dofinansowanie MNiSW), ¾ Portal dziedzinowy nauk technicznych BazTol (dofinansowanie MNiSW) – prace przygotowawcze, ¾ Biblioteka Cyfrowa Politechniki Warszawskiej, gdzie opublikowane zostały cztery (następne w przygotowaniu) prace naukowe i skrypty pracowników naszej Uczelni jako Kolekcja Politechniki Lubelskiej. Przedsięwzięcie to ma charakter pilotażowy i pozwala zgromadzić doświadczenia niezbędne do budowy w niedalekiej przyszłości Lubelskiej Biblioteki Cyfrowej we współpracy z bibliotekami naukowymi regionu. Zakres obowiązków i osiągnięcia biblioteki scharakteryzować można następującymi wskaźnikami: 9 Prenumerata czasopism drukowanych krajowych – 258 tytułów, 9 Prenumerata czasopism drukowanych zagranicznych – 43 tytuły, 9 Liczba dostępnych tytułów czasopism elektronicznych pełnotekstowych – 7 343 tytuły, 9 Liczba operacji polegających udostępnieniu książki lub czasopisma w czytelni lub wypożyczalni – 99 687 operacji, 9 Liczba operacji polegających na udostępnieniu książki lub czasopisma w czytelni lub wypożyczalni na jednego zarejestrowanego użytkownika – 13,4 operacji/użytkownika, 9 Liczba odwiedzin w Ośrodku Informacji Naukowo-Technicznej – 9 700, 9 Liczba operacji polegających na udostępnieniu (na miejscu i elektronicznie) norm i baz danych –14 900 operacji. 21 Centrum Innowacji i Zaawansowanych Technologii Politechniki Lubelskiej (2 osoby) Centrum zostało powołane uchwałą Senatu Politechniki Lubelskiej Nr 1/2006/II z dnia 23 marca 2006 r. w sprawie powołania Centrum Innowacji i Zaawansowanych Technologii Politechniki Lubelskiej. W ramach prac Centrum Innowacji i Zaawansowanych Technologii przeprowadzono następujące działania: 9 Opracowano informator zawierający aktualną ofertę Politechniki Lubelskiej dla podmiotów gospodarczych (wersja książkowa). 9 Stworzono serwis internetowy www.innowacje.pollub.pl, w ramach którego można przeglądać ofertę Politechniki Lubelskiej dla podmiotów gospodarczych. 9 Kierowanie od kwietnia 2007 r. projektem „Przystanek kariera – doradztwo zawodowe dla studentów Politechniki Lubelskiej”. 9 Udział w projekcie „Lublin Miasto Wiedzy”, gdzie Politechnika Lubelska razem z innymi uczelniami lubelskimi jest partnerem umowy konsorcjum. 9 Obsługa projektu Centrum Innowacji i Zaawansowanych Technologii Politechniki Lubelskiej w ramach zgłoszenia do Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej (opracowanie ankiet sprawdzających stan zaawansowania i przygotowania prac dla firmy Ernst&Young oraz opracowanie ankiety dla Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości). Lubelskie Centrum Transferu Technologii Politechniki Lubelskiej (1 osoba) Do zadań Centrum należy współpraca z jednostkami działającymi w strukturze Politechniki w realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych oraz w zakresie ich pozyskiwania, a także inicjowanie i rozwijanie bezpośredniej współpracy między Uczelnią a przedsiębiorcami w zakresie techniki, organizacji oraz szeroko rozumianego transferu technologii i przedsiębiorczości. 22 W ramach prac Lubelskiego Centrum Transferu Technologii przeprowadzono następujące działania: 9 Obsługa projektów Wschodnie Innowacyjne Centrum Architektury oraz Rozbudowa i modernizacja Wydziału Inżynierii Budowlanej i Sanitarnej w ramach zgłoszenia do Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. (ankieta dotycząca stanu zaawansowania projektu dla firmy Ernst&Young oraz ankieta dla Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości). 9 Udział w konkursie Ministerstwa Gospodarki RP na dofinansowanie akademickich inkubatorów przedsiębiorczości. Projekt Lubelskiego Inkubatora Przedsiębiorczości PL, zawierający biznesplan, koncepcję organizacji i strategii oraz schemat organizacyjny jednostki, zajął w konkursie 3. miejsce – otrzymano dotację w wysokości 11 561 zł. 9 Obsługa grantu i prace nad powołaniem Lubelskiego Inkubatora Przedsiębiorczości Politechniki Lubelskiej. 9 Opracowanie informatora – oferty Politechniki Lubelskiej dla podmiotów gospodarczych. 9 Stworzenie serwisu internetowego www.innowacje.pollub.pl - przeglądarki oferty Politechniki Lubelskiej dla biznesu. 9 Opracowanie bazy danych 180 największych przedsiębiorstw Lubelszczyzny i wysyłka oferty. JEDNOSTKI PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO PROREKTOROWI DS. STUDENCKICH Dział Nauczania i Toku Studiów (6 osób) Do głównych zadań realizowanych przez Dział należą w szczególności: 23 ¾ opracowywanie rocznych planów zadań dydaktycznych dla poszczególnych kierunków, specjalności i lat studiów; ¾ dokonywanie rozliczeń nauczycieli akademickich w zakresie godzin ponadwymiarowych, prowadzonych prac dyplomowych oraz zajęć realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych; ¾ opracowywanie analiz z obciążeń nauczycieli akademickich na podstawie planowanych i wykonanych zajęć dydaktycznych; ¾ prowadzenie ewidencji studentów Uczelni oraz księgi absolwentów; ¾ prowadzenie sprawozdawczości z zakresu toku studiów i rekrutacji dla GUS i Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego; ¾ opracowywanie projektów aktów normatywnych (uchwał Senatu i zarządzeń Rektora) dotyczących w szczególności organizacji dydaktyki w świetle prawa o szkolnictwie wyższym i aktów wykonawczych; ¾ opracowywanie informatora i innych materiałów informacyjnych dla kandydatów na studia; ¾ przygotowywanie materiałów i uczestnictwo w targach edukacyjnych dla młodzieży szkół średnich; ¾ organizowanie Dni Otwartych Drzwi Uczelni; ¾ współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi Uczelni, spoza Uczelni, Ministerstwem w sprawach dotyczących realizacji procesu dydaktycznego, prowadzenia kierunków studiów, „minimum kadrowego” i innych; ¾ współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni, Ministerstwem, BUWiWM dotycząca studentów obcokrajowców. O wielkości realizowanych zadań mogą świadczyć następujące dane (dot. r. ak. 2006/2007): 9 liczba studentów: prawie 11 tysięcy na 11 kierunkach studiów, w tym: – liczba przyjętych na pierwszy rok studiów: 2412 9 liczba wydanych dyplomów ukończenia studiów: 1850 24 9 liczba godzin zajęć dydaktycznych (zrealizowanych przez 580 nauczycieli akademickich): – efektywnych 181 067 godz. – obliczeniowych 17 250 godz. – ponadwymiarowych 49 115 godz. 9 wypłata za godziny ponadwymiarowe i dopłaty w ogólnej kwocie 2 566 920 zł, 9 liczba sporządzonych i rozliczonych umów cywilnoprawnych dotyczących dydaktyki: 172 umowy, kwota wypłat 614 860 zł, 9 liczba sporządzonych umów cywilnoprawnych dotyczących prowadzonych prac dyplomowych: 277 umów, kwota wypłat 352 080 zł, 9 opracowywanie w każdym roku akademickim kilkunastu projektów uchwał Senatu i zarządzeń Rektora związanych z dydaktyką. Dział Spraw Studenckich (73 osoby) Prowadzi działalność poprzez cztery zespoły: Zespół Świadczeń Stypendialnych (5 osób) Prowadzi wszystkie sprawy dotyczące przyznawania i wypłacania studenckich świadczeń stypendialnych, ubezpieczeń zdrowotnych studentów. Opracowuje w oparciu o obowiązujące przepisy i wielkości dotacji regulamin pomocy materialnej oraz wysokość świadczeń stypendialnych. Średnia miesięczna liczba wypłacanych świadczeń wynosi 7 980. Zespół Domów Studenckich (40 osób) Administruje 4 domami studenckimi, w których znajduje się 1 400 miejsc noclegowych i terenami do nich przyległymi. 25 Głównym obowiązkiem Zespołu jest: ¾ Utrzymanie budynków w należytym stanie sanitarnym, sprawności eksploatacyjnej i bezpieczeństwa P.Poż. ¾ Prowadzenie ksiąg meldunkowych. ¾ Ewidencja opłat za korzystanie z zakwaterowania i likwidacji zadłużenia. ¾ Prowadzenie gospodarki środkami trwałymi, przedmiotami i materiałami niezbędnymi do utrzymania czystości i sprawności urządzeń. Zespół ds. Żywienia i Gastronomii (23 osoby) ¾ Administrowanie budynkiem stołówki, utrzymywanie w sprawności technicznej zgodnie z warunkami BHP i Ppoż., prowadzenie gospodarki środkami trwałymi, przedmiotami i materiałami. ¾ Planowanie i codzienne przygotowywanie dań obiadowych i produkcji gastronomicznej do sprzedaży w barkach. ¾ Prowadzenie dokumentacji finansowej zakupów i sprzedaży, prowadzenie barków, organizacja przyjęć okolicznościowych na zlecenie. Zespół Wspomagania Działalności Studenckiej (5 osób) ¾ Wspomaganie rozwoju kultury studenckiej poprzez pomoc organizacyjną i finansową zespołom. ¾ Organizowanie imprez kulturalnych i sportowych oraz wyjazdów na festiwale, przeglądy artystyczne w kraju i zagranicą. JEDNOSTKI PODLEGŁE KANCLERZOWI Dział Administracyjno-Gospodarczy Kancelaria Uczelni (1 osoba) Przyjmowanie oraz rozdzielanie korespondencji, doręczanie korespondencji i przesyłek zewnętrznych oraz wewnętrznych poszczególnym jednostkom i osobom. 26 Odbiór przesyłek poleconych z Urzędu Pocztowego, prowadzenie ewidencji otrzymanej i wysłanej korespondencji. Średnia liczba dzienna przesyłek: 9 wewnętrznych (listy, faktury, delegacje) – ok. 160 przesyłek/dzień, 9 zewnętrznych – ok. 40 listów/dzień, ponadto przesyłki okolicznościowe: 9 zewnętrzne – ok. 2 400 przesyłek/rok, 9 wewnętrzne – ok. 3 300 przesyłek/rok. Archiwum Zakładowe (1,5 etatu) ¾ Prowadzenie archiwum zgodnie z ustawą i instrukcją o organizacji archiwum zakładowego. ¾ Wydawanie zaświadczeń na podstawie materiałów archiwalnych w zakresie upoważnienia udzielonego przez Rektora. ¾ Gromadzenie i opracowywanie materiałów dla tworzonego Muzeum Politechniki Lubelskiej. ¾ Prowadzenie ewidencji pieczątek, przechowywanie insygniów i tóg. Rocznie przyjmowanych jest do archiwum ok. 400 akt i ponad 3 000 dokumentacji niearchiwalnych, wydawanych jest ok. 500 zaświadczeń dla celów emerytalno-rentowych absolwentom Politechniki Lubelskiej. Administrowanie obiektami i terenami wspólnie z kierownikami obiektów (1 osoba centralnie, 11 osób – kierownicy obiektów) ¾ Zapewnienie sprawności eksploatacyjnej budynków i budowli, w tym sprzętu i instalacji oraz dbanie o ich estetykę. ¾ Oznakowanie dróg ewakuacyjnych w budynku, ciągów komunikacyjnych i pieszych na terenie kampusu. ¾ Dekoracja budynków z okazji świąt państwowych i innych okoliczności. 27 ¾ Prowadzenie ewidencji środków trwałych, przedmiotów i wydawanych materiałów. ¾ Rozliczanie dostarczanych do budynków mediów, jak: energia cieplna, elektryczna i woda. ¾ Nadzorowanie pracy pracowników obsługi (portierów i porządkowych), liczba tej grupy w skali Uczelni to 160 osób. Nadzór nad eksploatacją środków transportu (1 osoba + 4 kierowców) ¾ Rozliczanie czasu pracy kierowców. ¾ Ubezpieczanie pojazdów, prowadzenie rejestru i fakturowanie wykonanych usług transportowych. ¾ Zamawianie i rozliczanie usług transportowych zewnętrznych. ¾ Prowadzenie dokumentacji eksploatacyjno-technicznej pojazdów oraz postępowań związanych z likwidacją i sprzedażą środków transportu (Uczelnia posiada 5 jednostek transportowych). Biuro Zamówień Publicznych (5 osób) ¾ Koordynowanie i organizowanie wszystkich postępowań wynikających z realizacji w Uczelni ustawy Prawo zamówień publicznych. ¾ Przygotowywanie na podstawie prognoz i zapotrzebowań z poszczególnych jednostek rocznych planów zamówień publicznych w dziedzinie robót budowlanych, zakupów i usług. ¾ Przygotowywanie dokumentów do Komisji Przetargowej w przypadku, gdy wartość szacunkowa zamówienia przekracza 60 tys. EURO. ¾ Sprawowanie kontroli i nadzoru funkcjonalnego nad jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prawidłowej realizacji postanowień ustawy Prawo zamówień publicznych i zarządzeń Rektora w tym zakresie. 28 ¾ Współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych, występowanie jako pełnomocnik przed sądami powszechnymi w przypadku pozwania Uczelni jako strony. Zakres pracy Biura Zamówień Publicznych można scharakteryzować następującymi liczbami, dane za 2006 rok: 9 przetargi nieograniczone - 61 postępowań na kwotę 12 348 000 zł 9 zapytania o cenę - 70 postępowań na kwotę 2 800 000 zł 9 zamówienia z wolnej ręki - 40 postępowań na kwotę 1 264 000 zł 9 negocjacje bez ogłoszenia - 2 postępowania na kwotę 1 360 000 zł Razem przeprowadzono 173 postępowania na kwotę 17 772 000 zł. Poprawa koniunktury w budownictwie oraz innych branżach, takich jak np. przemysł meblowy czy komputerowy, wprowadziło duże utrudnienia w pracy biura. Ze względu na bardzo dużą różnorodność zamawianych mebli, zestawów komputerowych czy też małych robót budowlanych coraz trudniej jest o konkurencyjne oferty, a w większości przypadków całkowitego ich braku. Dlatego też, oprócz rutynowego przygotowania postępowania przetargowego, biuro musi też zadbać o zwiększenia zainteresowania wśród ewentualnych dostawców i wykonawców. Przy dostawach polega to na takim ułożeniu poszczególnych zadań, aby zachęcić oraz ułatwić ich realizację przez większą grupę dostawców. W przypadku robót budowlanych jest to oprócz rutynowego ogłoszenia przypomnienie znanym firmom o toczącym się postępowaniu, a tym samym zwiększenie zainteresowania oraz pewności otrzymania oferty. Dział Gospodarki Materiałowej i Zaopatrzenia (11 osób) ¾ Przyjmowanie zamówień i realizacja zakupów materiałów, wyposażenia, sprzętu i aparatury naukowo-badawczej dla wszystkich jednostek Uczelni. ¾ Prowadzenie materiałów. dokumentacji zakupów oraz magazynu zakupionych 29 ¾ Opracowywanie kwartalnych i rocznych planów zakupów materiałów i środków codziennego zapotrzebowania. ¾ Przygotowywanie niezbędnych dokumentów oraz uczestnictwo w odprawach celnych. Charakterystyczne wielkości dla pracy tego działu to: 9 zakupy aparatury, oprogramowania i wyposażenia na kwotę średnio 4 200 000 zł/rok, 9 zakup środków i materiałów na kwotę 2 700 000 zł/rok, 9 liczba jednostek zakupowych (faktur przelewowych i gotówkowych) 3 600 dokumentów/rok. Sekcja Spraw Socjalno-Bytowych Pracowników (3 osoby) ¾ Prowadzenie wszystkich spraw związanych z bieżącą i planowaną pomocą rzeczową dla pracowników, emerytów i rencistów. ¾ Prowadzenie dokumentacji i obsługa administracyjna Komisji opiniującej podania o pożyczki, zapomogi, wczasy, itp. ¾ Organizowanie imprez okolicznościowych, jak: spotkania, wycieczki dla pracowników, dzieci pracowników, emerytów i rencistów. ¾ Administrowanie bazą wypoczynkową, mieszkaniową i hotelową Uczelni, ¾ Prowadzenie kartoteki pomocy socjalnej dla pracowników, emerytów i rencistów. ¾ Współpraca ze związkami zawodowymi w zakresie prowadzonej działalności. Charakterystyczne wielkości liczbowe wynikające z pracy sekcji to: liczba osób, które średnio w każdym roku korzysta z różnych form pomocy 9 wczasy stacjonarne – 264 osoby/rok, 9 wczasy turystyczne – 1 420 osób/rok, 30 9 kolonie i obozy – 250 osób/rok, 9 zapomogi losowe i pożyczki zwrotne – 300 osób/rok, 9 upominki rzeczowe dla pracowników i emerytów – 1 854 osoby/rok, 9 imprezy okolicznościowe (choinka dla dzieci, spotkania emerytów, wycieczki, piknik PL) – 1 100 osób/rok, 9 pobyt w Domu Wypoczynkowym Pracowników Politechniki Lubelskiej w Kazimierzu Dolnym – 550 osób/rok. Roczny budżet Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wynosi ok. 3 mln zł. Dział Techniczny (14 osób w czterech brygadach: ogólnobudowlanej, elektryków, sanitarnej i ślusarzy oraz 2 pracowników zatrudnionych na stanowiskach umysłowych) ¾ Utrzymywanie w sprawności eksploatacyjnej budynków i budowli, zapewnienie dostaw energii cieplnej i elektrycznej, wody i gazu. ¾ Wykonywanie bieżącej konserwacji i napraw budowlanych, elektrycznych, sanitarnych, wodno-kanalizacyjnych, centralnego ogrzewania i ciepłej wody. ¾ Zapewnienie całodobowych dyżurów branży elektrycznej i sanitarnej, usuwanie powstających awarii instalacji i urządzeń. ¾ Wykonywanie bieżących i planowanych remontów budynków i instalacji. ¾ Organizowanie i nadzorowanie zewnętrznych usług konserwatorskich. Zakres pracy Działu mogą zobrazować następujące liczby: 9 przeprowadza się około 1 500 konserwacji/rok 9 przyjmuje się i usuwa ponad 2 000 awarii/rok, 9 w bieżącym roku zostało przeprowadzonych lub będzie ukończonych 35 tematów remontowych o wartości ok. 365 000 zł. 31 Sekcja Nadzoru Inwestycji i Remontów (3,5 etatu) Główne zadania sekcji to: ¾ Przygotowanie, organizowanie i nadzorowanie prac inwestycyjnych i remontowych prowadzonych na obiektach Uczelni. ¾ Przygotowywanie niezbędnych materiałów do zlecenia projektów technicznych. ¾ Przygotowywanie wniosków na pozwolenie na budowę lub zgłoszenie rozpoczęcia robót. ¾ Przygotowywanie specyfikacji i umowy do przetargu na roboty budowlane. ¾ Kontrola zgodności przebiegu robót z umową i dokumentacją techniczną. ¾ Sprawdzanie i akceptacja ksiąg obmiarów oraz kosztorysów powykonawczych. ¾ Uczestnictwo w odbiorze i ocenie robót. ¾ Przygotowanie dokumentów do odpowiednich instytucji państwowych, w celu pozwolenia na użytkowanie budynków i instalacji. ¾ Prowadzenie ksiąg eksploatacji budynków i budowli, wykonywanie corocznych przeglądów. Dane liczbowe obrazujące pracę sekcji za 2006 rok to: 9 23 nadzorowanych inwestycji i prac remontowych, 9 12 900 841 zł wyniosła wartość nadzorowanych robót. Dział Księgowości (Kwestura) Jedną z najważniejszych i największych jednostek organizacyjnych w Politechnice Lubelskiej jest Kwestura, gdzie zatrudnionych jest ogółem 20 osób. Składa się ona z trzech działów, tj.: ¾ Działu Księgowości Finansowej, ¾ Działu Rachuby Płac, 32 ¾ Działu Księgowości Kosztów. Charakterystykę tej jednostki organizacyjnej przeprowadzono na końcu, ponieważ wszystkie działania prowadzone przez jednostki organizacyjne mają swój wymiar finansowy, którego ostatnim etapem jest obsługa finansowa prowadzona właśnie przez Kwesturę. Do najważniejszych zadań Kwestury należy: ¾ Nadzór nad przestrzeganiem przez wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni zasad dyscypliny finansowej, majątkowej i księgowej. ¾ Merytoryczna analiza zasadności wydatków w jednostkach organizacyjnych Uczelni. ¾ Efektywne zarządzanie finansami Uczelni. ¾ Prowadzenie planowej gospodarki finansowej Uczelni według planu rzeczowo-finansowego dla jednostek organizacyjnych oraz kontrola limitów finansowych w poszczególnych jednostkach. ¾ Prowadzenie szczegółowej ewidencji księgowej dla poszczególnych jednostek Uczelni. Podsumowując powyższe, pracownicy Kwestury rozliczają wszystkie zdarzenia gospodarcze w Uczelni, tj.: ¾ Naliczają wynagrodzenia, współpracują z ZUS, naliczają składki emerytalne, rentowe, zdrowotne. ¾ Prowadzą obsługę finansową wszelkiego rodzaju zakupów, które związane są z funkcjonowaniem Uczelni, utrzymaniem budynków i budowli, prowadzeniem procesu dydaktycznego i badań naukowych oraz inwestycji. ¾ Prowadzą rozliczenia dotyczące projektów międzynarodowych, unijnych oraz Programów Rozwoju Polski Wschodniej, współpracując z jednostkami pośredniczącymi tym projektom. ¾ Przygotowują projekty aktów normatywnych tj. uchwał i zarządzeń, dotyczących gospodarki finansowej całej Uczelni. 33 ¾ Prowadzą obsługę finansową dotyczącą pomocy materialnej dla studentów, ZFŚS, spraw emerytów, Domu Wypoczynkowego Pracowników Politechniki Lubelskiej w Kazimierzu Dolnym oraz budynku mieszkalnego Politechniki Lubelskiej usytuowanego przy ul. M. Brzeskiej 11 w Lublinie. Wszystkie wyżej wymienione zadania wymagają obszernego zakresu fachowej wiedzy oraz ogromnego nakładu pracy. Na koniec podaję kilka przykładów obsługi finansowej. Kwestura wykonuje: 9 dziennie około 9 miesięcznie około 9 rocznie około 1 086 operacji gospodarczych, 25 000, 347 000. Oddzielną jednostką przyporządkowaną do kwestury jest Sekcja Inwentaryzacji. Głównym jej zadaniem jest: ¾ Prowadzenie ewidencji majątku, w tym środków trwałych, przedmiotów nietrwałych i materiałów. ¾ Przeprowadzanie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w związku ze zmianą odpowiedzialności osób. ¾ Przeprowadzanie inwentaryzacji doraźnej w przypadku zdarzeń losowych. Pracownicy inżynieryjno-techniczni (razem we wszystkich wydziałach i administracji 146 osób) Szacunkowa liczna grupa pracowników realizuje ważne zadania polegające na: ¾ Przygotowaniu stanowisk w laboratoriach i pracowniach do zajęć dydaktycznych, ¾ Pomocy technicznej w prowadzonych przez jednostkę badaniach naukowych, ¾ Utrzymywaniu w sprawności technicznej aparatury i urządzeń służących do badań naukowych i ćwiczeń dydaktycznych. 34 Uwagi końcowe W krótkim podsumowaniu można stwierdzić, że administracja Politechniki Lubelskiej dobrze realizowała przewidziane dla tej grupy statutowe obowiązki opisane szczegółowo w Regulaminie Organizacyjnym. Świadczą o tym wyniki pracy uwidocznione w rocznych sprawozdaniach, w tym w ostatnim sprawozdaniu z 2007 r. W ostatnich latach ważne sfery działalności Uczelni poddawane były zewnętrznym kontrolom, w tym kontroli Urzędu Wojewódzkiego, NIK w odniesieniu do inwestycji realizowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach ZPORR. Przed administracją Uczelni stają nowe wyzwania, ciągłego zdobywania i doskonalenia wiedzy z zakresu prawa Unii Europejskiej, umiejętności stosowania w obrocie finansowym dokumentów rozliczeń międzynarodowych, przygotowania do lepszego wykorzystania środków EFRR, EFS, POPW i środków MNiSzW oraz międzynarodowych programów pomocnych. Oddzielny ważny problem, w którym powinni uczestniczyć również pracownicy administracji to umiędzynarodowienie studiów, przygotowanie jak najszybciej ścieżek kształcenia w języku angielskim. Kanclerz Politechniki Lubelskiej Mgr inż. Mieczysław Hasiak Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr R-14/2006 z dnia 28 marca 2006 r. ARKUSZ OCENY PRACOWNIKA Imię i nazwisko ..................................................................................................................................... Nazwa jednostki organizacyjnej............................................................................................................... Stanowisko .............................................................................................................................................. Staż pracy ogółem ............... w tym na danym stanowisku .................................................................. L.p. 1 I II III IV V x/ Kryterium Skala punktów 2 Specjalistyczna wiedza i kompetencje – posiadanie wiedzy specjalistycznej i wykorzystywanie jej na zajmowanym stanowisku, − wprowadzanie nowatorskich rozwiązań zmierzających do usprawnienia pracyx, − podnoszenie kwalifikacjix. 3 0 – 30 Ogólna sprawność w działaniu − samodzielność w wykonywaniu pracy i podejmowaniu decyzji, − umiejętność realizacji zadań w sytuacjach trudnych (np. skomplikowane zadania), − zaangażowanie w wykonywane zadania, − podejmowane prace z własnej inicjatywy uzgodnione z przełożonymx. 0 – 25 Samoocena Ocena przełożonego 4 5 0 – 10 .................... ............................ 0 – 10 0 – 10 .................... .................... ............................ ............................ 0 – 10 .................... ............................ 0–5 0–5 0–5 .................... .................... .................... ............................ ............................ ............................ Realizacja powierzonych zadań − jakość i staranność wykonywanych zadań, − wydajność i tempo pracy, terminowość, − kreatywność w doskonaleniu organizacji pracy, − wykazywanie troski o dobre imię uczelni na zajmowanym stanowisku. 0 – 25 0 – 10 0–5 0–5 .................... .................... .................... ............................ ............................ ............................ 0–5 .................... ............................ Ocena współpracy z przełożonym − stosunek do otrzymywanych poleceń, − dyspozycyjność, − zdyscyplinowanie. 0 – 10 0–4 0–3 0–3 .................... .................... .................... ............................ ............................ ............................ Ocena cech osobowych − identyfikowanie się z zadaniami uczelni, − umiejętność współpracy w zespole, − komunikatywność. Łączna liczba punktów 0 – 10 0–4 0–3 0–3 0 – 100 .................... .................... .................... ............................ ............................ ............................ wymienić konkretne osiągnięcia na odwrocie arkusza (odn. p. I, odn. p. II) Wnioski bezpośredniego przełożonego w stosunku do ocenianego: ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................ ................................ Data i podpis oceniającego Uwagi ocenianego: (zgadzam się z oceną, nie zgadzam, dlaczego, inne uwagi) ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................ ................................. Data i podpis ocenianego Wnioski przełożonego wyższego stopnia /Kierownik pionu/Dziekan/ Kanclerz/Prorektor/Rektor/ w stosunku do ocenianego uwzględniając stanowisko bezpośredniego przełożonego i uwagi ocenianego ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................ ................................ Data i podpis oceniającego Pouczenie: Pracownikowi przysługuje odwołanie od niniejszej oceny w terminie 14 dni od dnia przeprowadzonej oceny do przełożonego wyższego stopnia. Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr R-14/2006 z dnia 28 marca 2006 r. ARKUSZ OCENY STANOWISK KIEROWNICZYCH Imię i nazwisko ..................................................................................................................................... Nazwa jednostki organizacyjnej.............................................................................................................. Stanowisko .............................................................................................................................................. Staż pracy ogółem ............... w tym na danym stanowisku .................................................................. I. Cechy osobowościowe kierownika Liczba punktów Samoocena Ocena przełożonego 1. Wytrwałość i konsekwencja w działaniu 0-5 ............ .................... 2. Poczucie odpowiedzialności i rzetelność pracy 0-5 ............ .................... 3. Zdolność do funkcjonowania w zespole 0-5 ............ .................... 4. Reagowanie na sytuacje konfliktowe 0-5 ............ .................... 5. Zdolność do działania w warunkach stresu i ryzyka 0-5 ............ .................... 6. Zdolność do samodzielnego rozwiązywania problemów 0-5 ............ .................... zmian, otwartość na twórcze pomysły pracowników 0-5 ............ .................... 8. Motywacja do własnego rozwoju zawodowego 0-5 ............ .................... 9. Zdolność tworzenia, oryginalność myślenia, kreatywność 0-5 ............ .................... 10. Zdyscyplinowanie i dyspozycyjność 0-5 ............ .................... 11. Talent przywódczy 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... i podejmowania decyzji 7. Akceptowanie zmian i zdolność dostosowywania się do II. Umiejętności kierownicze 1. Planowanie: 1.1. Umiejętność koordynowania planów jednostki z zadaniami uczelni 1.2. Umiejętność sprawowania efektywnej kontroli realizacji planów i wyciągania wniosków 1.3. Umiejętność posługiwania się rachunkiem ekonomicznym w podejmowaniu decyzji 1.4. Umiejętność planowania wielowariantowego, myślenia systemowego i perspektywicznego dla zapobieżenia nieoczekiwanych zdarzeń 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 2.2. Umiejętność prowadzenia dyskusji, narad, zebrań 0-5 ............ .................... 2.3. Umiejętność zarządzania personelem 0-5 ............ .................... 3.1. Umiejętność dyscyplinowania podwładnych 0-5 ............ .................... 3.2. Umiejętność motywowania podwładnych do 0-5 ............ .................... 3.3. Umiejętność rozwiązywania konfliktów w zespole 0-5 ............ .................... 3.4. Umiejętność obiektywnej oceny podwładnych 0-5 ............ .................... 3.5. Umiejętność wyzwalania inicjatywy i zaangażowania 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 0-5 ............ .................... 2. Organizowanie: 2.1. Umiejętność kształtowania więzi i współpracy między ludźmi i jednostkami organizacyjnymi 2.4. Umiejętność negocjowania 3. Motywowanie: efektywnej pracy 4. Doradztwo i nauczanie: 4.1. Okazywanie pomocy podwładnym w rozwiązywaniu zadań 4.2. Umiejętność wyjaśniania problemów i zjawisk oraz przekazywania zadań 4.3. Umiejętność zainteresowania podwładnych „nową wiedzą” w obszarze pracy zawodowej 4.4. Umiejętność szacowania potrzeb szkoleniowych w odniesieniu do siebie i podwładnych 5. Kwalifikacje: 5.1. Udokumentowane dodatkowe kwalifikacje merytoryczne przydatne na danym stanowisku 5.2. Znajomość obowiązujących na zajmowanym stanowisku aktów prawnych i uregulowań wewnętrznych uczelni. Ogółem 150 Wnioski bezpośredniego przełożonego w stosunku do ocenianego: ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................ ................................ Data i podpis oceniającego Uwagi ocenianego: (zgadzam się z oceną, nie zgadzam, dlaczego, inne uwagi) ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................ ................................. Data i podpis ocenianego Wnioski przełożonego wyższego stopnia /Kierownik pionu/Dziekan/ Kanclerz/Prorektor/Rektor/ w stosunku do ocenianego uwzględniając stanowisko bezpośredniego przełożonego i uwagi ocenianego ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................ ................................ Data i podpis oceniającego Pouczenie: Pracownikowi przysługuje odwołanie od niniejszej oceny w terminie 14 dni od dnia przeprowadzonej oceny do przełożonego wyższego stopnia. Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr R-14/2006 z dnia 28 marca 2006 r. Protokół z rozpatrzenia odwołania Pracownika od wyników oceny okresowej Imię i nazwisko Pracownika .................................................................................................................. Stanowisko ............................................................................................................................................ Komórka organizacyjna ......................................................................................................................... Oceny dokonywał .................................................................................................................................. Odwołanie Pracownika rozpatrzone zostało z następującymi wnioskami: ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ........................................................... ........................................................... (data) (podpis rozpatrującego odwołanie) Z w/w wnioskami zapoznałem (am) się: .............................................. (data) ...................................... (podpis pracownika) ............................................................................. (podpis przedstawiciela Związku Zawodowego, uczestniczącego na wniosek pracownika) ........................................ (podpis oceniającego)
