N - Comenius

EUROPEJSKA BAZA PRODUKTÓW
EUROPEAN SHARED TREASURE (EST)
Przewodnik do bazy EST dla beneficjentów:
Comenius - Projekty Partnerskie Szkół
Comenius - Projekty Partnerskie Regio
Leonardo da Vinci - Projekty Partnerskie
Gruntvig - Projekty Partnerskie
Grundtvig - Projekty Wolontariatu Seniorów
Spis treści
1
2
3
4
5
6
7
Wstęp .................................................................................................................................. 3
1.1 Dla kogo jest Przewodnik? .......................................................................................... 3
1.2 Co to jest EST? ............................................................................................................ 3
1.3 Kto rejestruje dane w bazie EST?................................................................................ 3
1.4 Zobowiązania zawarte w umowie ............................................................................... 3
1.5 Ochrona danych osobowych ........................................................................................ 3
Rozpoczęcie pracy.............................................................................................................. 4
2.1 Logowanie i hasło ........................................................................................................ 4
2.2 Pola nie wymagające uzupełnienia .............................................................................. 4
2.3 Zapisywanie danych .................................................................................................... 4
Informacje o projekcie / projekt partnerski ........................................................................ 4
3.1 Partnerzy ...................................................................................................................... 4
3.2 Opis - obowiązkowy .................................................................................................... 5
3.3 Obszar tematyczny ...................................................................................................... 6
3.4 Logo (tylko dla koordynatora projektu) ...................................................................... 7
Produkty ............................................................................................................................. 8
4.1 Co to jest produkt końcowy? ....................................................................................... 8
4.2 Dodanie lub edycja produktów. ................................................................................... 8
4.2.1
Dodanie produktu partnera ................................................................................... 9
4.2.2
Dodanie produktu grupy partnerskiej ................................................................... 9
4.3 Opis produktu w roboczym i narodowym językach (obowiązkowy) ...................... 10
4.4 Język (pole obowiązkowe) ........................................................................................ 10
4.5 Odbiorcy .................................................................................................................... 11
4.6 Rodzaj produktu (obowiązkowe)............................................................................... 12
4.7 Dostępność................................................................................................................. 12
Przykłady dobrej praktyki ang. ‘Star projects’ ................................................................ 13
Promocja EST .................................................................................................................. 13
Aneks – często zadawane pytania: ................................................................................... 14
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
2
1 Wstęp
1.1 Dla kogo jest Przewodnik?
Dokument ten jest przeznaczony dla beneficjentów projektów partnerskich Comenius, Grundtvig,
Leonardo da Vinci zatwierdzonych do realizacji w edycjach 2009 i 2010 oraz dla beneficjentów
partnerskich projektów Comenius Regio i projektów Wolontariatu Seniorów w edycji 2009.
1.2 Co to jest EST?
Dostępna w Europie przez Internet baza European Shared Treasure (Europejska Baza Produktów
EST) dedykowana jest dla programów wymienionych powyŜej a jej cel to upowszechnianie projektów
w Europie i ułatwianie dostępu do rezultatów i wyników prac.
Promotorzy projektów mogą prezentować w bazie EST produkty końcowe i wyniki prac w projektach
Comeniusa, Leonardo da Vinci i Grundtviga jak równieŜ analizować inne projekty europejskie
w poszukiwaniu inspiracji i idei.
EST jest wspólnym interfejsem Narodowych Agencji dla programu „Uczenie się przez całe Ŝycie”
w krajach wdraŜających program i zaadoptowanym przez Komisję Europejską. Dostęp do interfejsu
uzyskać moŜna pod unikalnym europejskim adresem:
www.europeansharedtreasure.eu
1.3 Kto rejestruje dane w bazie EST?
Zasoby bazy EST są kombinacją informacji z formularzy wniosków i wkładu partnerów. W europejskiej
bazie EST kaŜdy partner z grupy realizującej projekt ma swój wpis.
Narodowa Agencja jest odpowiedzialna za umieszczenie podstawowych danych o projekcie i grupie
partnerskiej realizującej ten projekt w bazie EST.
Koordynator i partnerzy w projekcie są zobowiązani do rejestracji produktów końcowych i rezultatów
wypracowanych w czasie trwania projektu.
ChociaŜ kaŜdy z partnerów rejestruje dane tylko koordynator moŜe edytować opis projektu w języku
roboczym a takŜe załadować logo projektu wspólne dla grupy partnerskiej.
1.4 Zobowiązania zawarte w umowie
Artykuł (mówiący o upowszechnianiu rezultatów) umowy zawartej pomiędzy Narodową Agencją
a beneficjentami projektów partnerskich Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig oraz partnerskich
1
projektów Comenius Regio obliguje beneficjentów do rejestracji produktów końcowych i informacji
uzupełniających o realizowanym projekcie w bazie EST.
Ostateczny termin rejestracji produktów końcowych w bazie EST to 30 września roku zamykającego
projekt. Usilnie prosimy o przestrzeganie tego terminu.
Narodowa Agencja sprawdzi wpis kaŜdego beneficjenta w bazie EST. W przypadku gdy beneficjent
nie zarejestruje minimum wymaganych danych w bazie EST będzie proszony przez Narodową
Agencję o ich uzupełnienie. Niewykonanie w/w zobowiązania wynikającego z umowy spowoduje
zablokowanie płatności drugiej raty przyznanych środków finansowych aŜ do momentu uzupełnienia
wpisów w bazie.
1.5 Ochrona danych osobowych
Na komplet informacji zarejestrowanych w bazie EST składają się informacje z oryginalnego
formularza wniosku oraz informacje wpisane przez partnerów realizujących projekt. Państwa
oryginalny formularz wniosku został podpisany przez prawnego reprezentanta Waszej Instytucji, który
tym aktem wyraził zgodę na publikowanie danych osobowych i danych instytucji (informacje te
zawarte są w formularzu wniosku).
1
nie dotyczy Projektów Wolontariatu Seniorów
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
3
2 Rozpoczęcie pracy
2.1 Logowanie i hasło
Narodowa Agencja udostępnia
a) „Przewodnik do bazy EST dla beneficjentów”
zawierający podstawowe informacje
o wprowadzaniu danych i publikacji wpisów oraz
b) przekazuje beneficjentom unikalne hasło i identyfikator, który jest zmodyfikowanym numerem
umowy realizowanego projektu.
Numer projektu i unikalne hasło umoŜliwiają rejestrację informacji o projekcie i produktów końcowych.
Prosimy zalogować się do aplikacji dostępnej przez Internet pod adresem URL:
http://llp.est.org.pl/login.php
2.2 Pola nie wymagające uzupełnienia
Po zalogowaniu uŜytkownik zauwaŜy, Ŝe baza danych EST zawiera juŜ podstawowe informacje
o projekcie. Uzupełnień dokonano na podstawie danych formularza wniosku aplikacyjnego. W celu
rozliczenia projektu i akceptacji raportu końcowego wymagana jest aktualizacja danych bazy EST
zgodnie z realizacją i rezultatami partnerstwa.
2.3 Zapisywanie danych
Uzupełnianie danych moŜe być prowadzone w kilku sesjach. Aby zapisać dane po kaŜdorazowym
uzupełnieniu a takŜe w czasie edycji naciśnij klawisz Zapisz. Aby uniknąć utraty danych, zalecamy
częste zapisywanie danych.
3 Informacje o projekcie / projekt partnerski
3.1 Partnerzy
Sekcja Partnerzy w zakładce Projekt partnerski zawiera podstawowe informacje o partnerstwie
zgrupowane w trzech podsekcjach. Pierwsza zawiera nazwę programu i akcji, w ramach której
realizowany jest projekt, oraz jego język roboczy. Druga i trzecia – informacje na temat instytucji
koordynującej oraz instytucji/jach partnerskich. Ta sekcja jest prawie w całości wypełniona, uzupełnić
naleŜy dane osoby kontaktowej oraz adres e-mail instytucji.
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
4
3.2 Opis - obowiązkowy
W tej sekcji naleŜy krótko opisać projekt. Opis projektu zawiera cztery pola tekstowe:
- Tytuł w języku roboczym, Opis (język roboczy),
- Tytuł w języku narodowym, Opis (język narodowy).
Pole tekstowe Tytuł projektu w języku roboczym jest wypełnione i nie podlega modyfikacji. Wstępnie
wypełnione danymi z formularza wniosku, jest równieŜ pole Opis (język roboczy). Tylko koordynator
projektu ma uprawnienia do modyfikacji tego pola i robi to wówczas gdy opis pobrany z formularza
wniosku wymaga zmian. Przy edycji tekstu naleŜy uwzględnić, Ŝe opis kierowany jest do szerokiego
kręgu odbiorców zatem nie powinien być przygotowany w języku biurokratycznym.
Partnerzy i koordynator są zobowiązani do przetłumaczenia na swój narodowy język tytułu projektu
oraz jego opisu. JeŜeli język roboczy jest jednocześnie językiem narodowym naleŜy skopiować opis
z pola w języku roboczym do pola w języku narodowym uŜywając funkcji kopiuj / wklej.
Głównym celem zastosowania wielojęzykowych opisów jest umoŜliwienie odbiorcom z róŜnych krajów
analizy danych bazy i czerpanie korzyści z publikacji przykładów dobrych praktyk.
Maksymalna liczba znaków dla tych pól to 250 znaków na tytuł projektu i 2000 znaków na opis
projektu w kaŜdym z języków (włączając w to spacje). Liczbę znaków pozostałych do uzupełnienia
wskazuje tekst wyświetlany nad polami opisów.
Opis powinien być przygotowany zwięźle i zawierać kluczowe informacje na temat najbardziej
istotnych aspektów realizacji projektu, takich jak: cele, temat, metodologia, podjęte działania,
uzyskane rezultaty i korzyści dla uczestników projektu. Opisy w obu językach muszą zawierać te same
informacje.
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
5
JeŜeli jesteś koordynatorem projektu i chcesz aby opis projektu był atrakcyjny dla uŜytkowników
internetu popraw pole Opis (język roboczy) w języku roboczym a po naniesieniu poprawek poinformuj
partnerów aby zmodyfikowali swoje narodowe tłumaczenia.
Być moŜe poniŜsze dokumenty/strony internetowe pomogą w przygotowaniu dobrego opisu projektu:
•
broszura „How to write clearly” opracowana w 22 językach dostępna pod adresem:
http://ec.europa.eu/translation/writing/clear_writing/how_to_write_clearly_en.pdf
•
broszura „Making waves”: http://www.salto-youth.net/download/1408/MakingWaves.pdf
•
“Project lingua connections”: http://www.linguaconnections.eu/
•
“Writing for the web”: http://www.useit.com/papers/webwriting/
3.3 Obszar tematyczny
Sekcja słuŜy przedstawieniu zakresu tematycznego i edukacyjnego projektu oraz realizacji priorytetów
strategii lizbońskiej.
Tematyka i Obszary edukacyjne projektu to pola wypełnione i nie podlegające modyfikacji. Przy czym
projekty partnerskie Grundtviga i Leonardo da Vinci oraz projekty Volontariatu Seniorów nie mają
przypisanych obszarów edukacyjnych.
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
6
3.4 Logo (tylko dla koordynatora projektu)
Zachęcamy koordynatorów projektów do zamieszczenia logo projektu lub innego graficznego znaku
mającego znaczenie dla realizatorów i uczestników. Maksymalny rozmiar grafiki to 300p x 300p
– w przypadku jego przekroczenia wyświetlany jest komunikat o błędzie, akceptowane formaty to .jpg,
.png oraz .gif.
Aby sprawdzić rozmiar grafiki lub ustawić wymagany przed zamieszczeniem jej w bazie, moŜna
skorzystać z jakiegokolwiek bezpłatnego oprogramowania dostępnego w sieci, takiego jak Gimp
(www.gimp.org) , Picasa (www.picasa.com), Irfanview (www.irfanview.com) lub programu graficznego
(np. Photoshop).
NiezaleŜnie od kształtu logo projektu, w bazie EST zostanie ono wyświetlone w rozmiarze 80p x 80p
obok informacji na temat projektu. Usilnie zachęcamy koordynatorów do umieszczania logo lub innego
graficznego znaku przy projekcie gdyŜ czyni to bazę atrakcyjniejszą dla odbiorcy.
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
7
W celu załadowania logo wybierz opcję ‘Tak’. Przed załadowaniem logo musi być zapisane na
komputerze. Naciśnij klawisz Wybierz logo a aby go znaleźć, na kolejnym ekranie wybierz klawisz
‘Przeglądaj’. Po wskazaniu ścieŜki dostępu do zbioru naciśnij klawisz Prześlij logo.
4 Produkty
4.1 Co to jest produkt końcowy?
Ta sekcja jest przeznaczona na informacje o produktach końcowych (namacalnych efektach) projektu.
Podkreślmy, Ŝe dla akcji Comenius, Gruntvig oraz Leonardo da Vinci, pojęcie produkt ma bardzo
szerokie znaczenie i moŜe obejmować: publikacje, źródła multimedialne, produkcje artystyczne,
materiały audiowizualne, ale równieŜ spotkania, seminaria, wideokonferencje, wystawy, badania,
sposób upowszechniania a w niektórych przypadkach mobilności.
4.2 Dodanie lub edycja produktów.
KaŜdy partner musi zarejestrować przynajmniej 1 produkt końcowy do projektu w bazie EST
i uzupełnić wszystkie pola obowiązkowe. Zachęcamy do rejestracji produktów, które dają najlepszą
reprezentację projektu.
JeŜeli produkt ma postać elektroniczną, moŜe być bezpośrednio załadowany na serwer Narodowej
Agencji lub wskazany przez podanie adresu internetowego. W przypadku produktów nie mających
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
8
formatu elektronicznego naleŜy zarejestrować ich opis w bazie EST i w sekcji Dostępność wskazać
adres e-mail osoby dysponującej zasobem.
W sekcji Produkty mamy dwie opcje dodaj nowy produkt i zarejestruj wspólny produkt:
A – + Nowy produkt
B – + Wspólny produkt
4.2.1 Dodanie produktu partnera
W tej sekcji moŜna zarejestrować wszystkie produkty końcowe stworzone w organizacji partnerskiej.
Po kaŜdym wprowadzeniu nowego produktu tylko uŜytkownik rejestrujący, widzi dany zapis i moŜe go
wielokrotnie modyfikować. Klawisz Podgląd/Edycja widoczny przy kaŜdej nazwie produktu umoŜliwia
prezentację informacji o produkcie, a takŜe ich edycję.
Aby wprowadzić nowy produkt instytucji partnerskiej naleŜy wybrać klawisz + Nowy produkt w sekcji
Produkty.
KaŜdorazowe kliknięcie w menu na
produktów.
Produkty
pozwala obejrzeć listę wszystkich dodanych
4.2.2 Dodanie produktu grupy partnerskiej
JeŜeli produkt jest efektem pracy wspólnym dla całej grupy partnerskiej naleŜy wprowadzić go jako
Wspólny produkt.
Wspólny produkt moŜe zostać zarejestrowany przez dowolnego partnera grupy przy uŜyciu opcji
+ Wspólny Produkt. W kolejnym kroku aplikacja udostępni wspólny produkt (oznaczony flagą
europejską) innym beneficjentom grupy partnerskiej wybranego projektu. Po wyborze
Podgląd / Edycja partnerzy będą mogli uzupełnić opisy w swoim narodowym języku ale tylko partner
inicjujący rejestrację będzie mógł ten produkt usunąć.
Parametry produktu wspólnego (Odbiorcy, Dostępność, itp.) są ustalane przez partnera inicjującego
rejestrację wspólnego produktu i nie mogą być edytowane przez innych partnerów.
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
9
4.3 Opis produktu w roboczym i narodowym językach
(obowiązkowy)
Podobnie jak sekcja Opis projektu sekcja Opis produktu zawiera cztery pola tekstowe:
- Tytuł w języku roboczym, Opis (język roboczy),
- Tytuł w języku narodowym, Opis (język narodowy).
Pola tytułów i opisów muszą być wypełnione w obu językach: roboczym projektu i narodowym
beneficjenta. JeŜeli język roboczy jest jednocześnie językiem narodowym naleŜy skopiować opis
z pola w języku roboczym do pola w języku narodowym uŜywając funkcji kopiuj / wklej.
Maksymalna liczba znaków dla tych pól to 250 znaków na tytuł produktu i 500 znaków na opisy
w kaŜdym z języków (włączając spacje). Liczbę pozostałych do uzupełnienia znaków w polu opisowym
wskazuje tekst nad polem.
Po wypełnieniu tej sekcji naciśnij klawisz Zapisz.
4.4 Język (pole obowiązkowe)
NaleŜy wybrać co najmniej jeden język dla kaŜdego z produktów (nie ma górnego limitu liczby
zaznaczonych języków).
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
10
4.5 Odbiorcy
Proszę zaznaczyć odbiorców, do których adresowany jest dany produkt oraz – jeśli dotyczy – wiek
słuchaczy (uczniów, studentów, praktykantów, dorosłych, osób ze specjalnymi potrzebami itp.). Przy
wyborze odbiorców i przedziału wiekowego nie ma górnego limitu moŜliwych zaznaczeń. Naciśnięcie
przycisku Zapisz zaktualizuje wprowadzone informacje.
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
11
4.6 Rodzaj produktu (obowiązkowe)
Proszę wybrać rodzaj produktu (np. strona internetowa, materiały pedagogiczne, rękodzieło). MoŜna
wybrać tylko jedną opcję. Po wyborze przyciśnij klawisz Zapisz.
4.7 Dostępność
Ostatni krok to określenie dostępności produktu. Wymagane jest wskazanie, czy produkt jest dostępny
on-line, czy teŜ moŜe być zamawiany poprzez bezpośredni kontakt z instytucją.
Wyboru proszę dokonać spośród 4 opcji:
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
12
•
•
•
•
Niedostępny - produkt jest niedostępny,
Dostępny na zamówienie - w przypadku, gdy nie ma moŜliwości zamieszczenia produktu
w bazie, np. DVD o zbyt duŜym rozmiarze, ksiąŜka itp.; proszę podać adres e-mail osoby
kontaktowej,
Dostępny na stronie - w przypadku produktów juŜ dostępnych w internecie, w tym miejscu
naleŜy umieścić URL strony internetowej, za pośrednictwem której moŜna uzyskać dostęp do
produktu,
Do pobrania (przez internet) - w przypadku zbiorów nie przekraczających 5 MB, moŜliwe jest
załadowanie produktu bezpośrednio do bazy EST. Aby załadować produkt trzeba zaznaczyć
opcję Do pobrania i kliknąć na tekście Prześlij, w kolejnym oknie wskazać ścieŜkę dostępu
do zbioru na własnym komputerze a następnie wybrać Prześlij plik.
Niezbędne jest wskazanie, czy produkt jest chroniony prawem autorskim.
Po uzupełnieniu sekcji przyciśnij klawisz Zapisz.
PowyŜsze kroki naleŜy powtórzyć dla kaŜdego produktu.
JeŜeli wielkość zbiorów przekracza 5 Mb to niemoŜliwe jest załadownie produktu na serwer polskiej
bazy EST.
5 Przykłady dobrej praktyki ang. ‘Star projects’
W kaŜdym kraju Narodowe Agencje flagują w bazie EST projekty wyróŜnione, będące przykładami
dobrej praktyki, jako ‘Star projects’. Opierając się na jakości projektów i przypisanych do nich
produktów Narodowe Agencje identyfikują projekty będące przykładami dobrej praktyki i na poziomie
narodowym upowszechniają je.
Aby projekt został wyróŜniony raport końcowy z realizacji musi dokumentować jego atuty. NaleŜy
opisać trwałe rezultaty moŜliwe do upowszechniania, wpływ projektu na personel, uczniów, słuchaczy,
praktykantów i trenerów, na lokalną społeczność oraz wykazać europejską wartość dodaną płynącą
z realizacji projektu.
Projekty ‘Star projects’ będą eksportowane z bazy EST do europejskiej platformy EVE
upowszechniającej projekty realizowane w programach: „Uczenie się przez całe Ŝycie”, „MłodzieŜ
w działaniu”, „Aktywne obywatelstwo”. Więcej informacji na temat platformy EVE uzyskasz pod
adresem:
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/eve/
6 Promocja EST
Narodowe Agencje udostępniają EST poprzez swoje strony internetowe i w trakcie krajowych
wydarzeń. Prosimy o wsparcie w upowszechnianiu bazy EST przez umieszczenie linku do polskiej
strony internetowej EST: http://llp.est.org.pl na stronie projektu z tekstem ‘Jestem w bazie EST!’.
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
13
7 Aneks – często zadawane pytania:
Co robić jeŜeli pola wypełnione na podstawie formularza wniosku są nie aktualne lub zawierają
nieprawidłowe informacje?
NaleŜy skontaktować się pracownikiem nadzorującym projekt w Narodowej Agencji z prośbą
o skorygowanie danych.
Co naleŜy robić jeŜeli beneficjent zapomni swojego identyfikatora i hasła?
NaleŜy skontaktować się pracownikiem nadzorującym projekt w Narodowej Agencji z prośbą
o ponowne przesłanie danych identyfikacyjnych.
Czym skutkuje nie wpisanie danych do bazy EST?
Wprowadzenie danych do bazy EST jest zagwarantowane umową. Niewywiązanie się z umowy
spowoduje wstrzymanie płatności końcowej przez Narodową Agencję.
Czy muszę czekać na wpis koordynatora w bazie EST?
Nie trzeba czekać na wpis koordynatora. KaŜdy zapis w bazie EST jest niezaleŜny.
Co się stanie jeŜeli partner w projekcie nie wprowadzi informacji do bazy EST?
KaŜdy z partnerów musi zarejestrować przynajmniej jeden produkt w bazie EST. JeŜeli któryś
z partnerów nie dokona wpisu inne organizacje partnerskie nie ponoszą konsekwencji. Narodowa
Agencja partnera będzie kontaktowała się bezpośrednio z partnerem, który nie dokonał wpisu.
Dlaczego wszyscy partnerzy muszą rejestrować produkty, czy nie powinien tego robić
koordynator?
Wszyscy partnerzy muszą zarejestrować produkty wypracowane na poziomie lokalnym, które mogą
się róŜnić od wspólnych produktów wszystkich partnerów.
Kto powinien wprowadzić informacje o produktach wypracowanych wspólnie przez wszystkich
partnerów?
KaŜdy partner moŜe zainicjować rejestrację wspólnego produktu. Następnie kaŜdy z partnerów
uzupełnia opisy w swoim narodowym języku. Głównym celem zastosowania wielojęzykowych opisów
jest umoŜliwienie uŜytkownikom z róŜnych krajów analizy danych bazy w ich narodowym języku
i czerpanie korzyści z publikacji przykładów dobrych praktyk.
Czy naleŜy zapisywać kaŜdy ekran?
Nie, baza automatycznie zapisuje uzupełnienia i modyfikacje wykonane na kaŜdym ekranie. JednakŜe
zaleca się regularne zapisywanie danych po uzupełnieniu kaŜdej sekcji aby uniknąć ich utraty. NaleŜy
równieŜ zapisać projekt przed wylogowaniem się z bazy.
Czy jest moŜliwość modyfikacji produktu juŜ opublikowanego?
Tak jest moŜliwość edycji produktów po ich opublikowaniu.
___________________________________________________________________________________________________
Przewodnik do bazy EST
wersja 2 – 01/06/2011
14