REGULAMIN KONKURSU pn. „PROFESJONALIŚCI W SŁUŻBIE

REGULAMIN KONKURSU
pn. „PROFESJONALIŚCI W SŁUŻBIE OBYWATELOM”
II EDYCJA
Celem konkursu pn. „Profesjonaliści w służbie obywatelom” jest promocja nowoczesnych rozwiązań
w administracji rządowej (jakościowych, proefektywnościowych, komunikacyjnych, organizacyjnych,
infrastrukturalnych w zakresie standardów obsługi klienta), zachęcanie do podnoszenia jakości
świadczonych przez urzędy usług oraz poprawa wizerunku i zaufania do administracji rządowej.
Ponadto, konkurs będzie promował urzędy, które wyróżniają się na tle innych instytucji stałym
usprawnianiem dotychczas wypracowanych standardów obsługi klienta, samodzielnie inicjują
rozwiązania modernizacyjne i − przede wszystkim − kierują się dobrem klientów.
Korzyści płynące z konkursu:
1) zwiększenie motywacji pracowników urzędu do podejmowania innowacyjnych działań,
2) poprawa jakości usług poprzez upowszechnienie nagrodzonych rozwiązań wśród urzędów
administracji rządowej,
3) wzrost identyfikacji pracowników i klientów z urzędem,
4) promocja oraz podniesienie prestiżu urzędu i osób w nim zatrudnionych,
5) możliwość ciągłego wyznaczania standardów dotyczących obsługi klienta i stanowienie przykładu
do naśladowania dla innych instytucji.
1. ORGANIZATOR KONKURSU
Organizatorem konkursu jest Szef Służby Cywilnej.
2. UCZESTNICY KONKURSU
Uczestnikami konkursu mogą być wszystkie urzędy administracji rządowej, które zatrudniają
członków korpusu służby cywilnej i stosują obligatoryjne standardy zarządzania zasobami ludzkimi
w służbie cywilnej. Ponadto spełnią określone w punkcie 3 niniejszego regulaminu warunki konkursu.
3. WARUNKI UCZESTNICTWA W KONKURSIE
3.1.
W konkursie biorą udział urzędy, które spełnią następujące warunki formalne:
1) wypełnią formularz ankiety, który będzie składał się z dwóch części: I część – pytania
zamknięte (ankietowe), II część – opis dobrej praktyki;
2) przekażą ankietę zgłoszeniową oraz opis „dobrej praktyki” do Departamentu Służby
Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa),
w regulaminowym terminie do 31 października 2014 r. (decyduje data stempla
pocztowego); dokumentacja ta obejmuje: i) wydruk ankiety wypełnionej elektronicznie
i podpisanej (oryginał oraz dwie kopie), ii) załączniki do ankiety, iii) płytę CD z całością
dokumentacji w wersji elektronicznej, w tym formularz ankiety zapisany w wersji
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 75 39; faks: (22) 694 65 45; e-mail: [email protected]
1
edytowalnej, umożliwiającej np. automatyczną weryfikację liczby użytych wyrazów czy
też aktywację lub skopiowanie podanego linku);
3) przekażą oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie ewentualnych wizyt
monitorujących w urzędzie, zawierające również deklarację udzielenia pomocy w ich
realizacji, podpisane przez dyrektora generalnego lub kierownika urzędu (wzór
oświadczenia stanowi integralną część ankiety);
4) spełnią warunek formalny osiągając pułap 50% pozytywnych odpowiedzi z I części
ankiety (jest to warunek przekazania zgłoszenia do Komisji Konkursowej).
3.2.
Urząd może przesłać opis tylko jednej dobrej praktyki1, wprowadzonej w okresie ostatnich
dwóch lat2, która będzie podlegała ocenie Komisji Konkursowej. W celu potwierdzenia
złożonych informacji urząd zobowiązany jest dołączyć do zgłoszenia (jako załączniki
do ankiety) dokumenty poświadczające faktyczne wdrożenie dobrej praktyki (np. zdjęcia,
formularze, wydruki, inne dokumenty). Dokumenty, z dopiskiem na kopercie „Konkurs Szefa
Służby Cywilnej”, należy przesłać na adres:
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów
Departament Służby Cywilnej
Al. Ujazdowskie 1/3
00-583 Warszawa
3.3.
Opis dobrej praktyki będzie podlegał ocenie członków Komisji Konkursowej według
następujących kryteriów:
1) innowacyjności (stopnień unikalności i nowatorstwo rozwiązania), przy czym dobrą
praktyką nie jest realizacja obowiązku ustawowego, natomiast może nią być sposób
realizacji tego obowiązku,
2) skuteczności (efektywności rozwiązania w zakresie podnoszenia jakości i zakresu obsługi
klienta),
3) powtarzalności i powszechności (możliwości zastosowania rozwiązania w innych
urzędach).
3.4.
Niespełnienie warunków formalnych, określonych w pkt 3.1.-3.2., eliminuje urzędy z dalszego
udziału w konkursie.
4. PRZEBIEG KONKURSU
4.1.
Konkurs przebiegać będzie w 6 etapach. Terminarz etapów konkursu:
1) Etap I konkursu (czerwiec 2014 r.) − ogłoszenie II edycji konkursu,
2) Etap II konkursu (od lipca do 31 października 2014 r.) − nadsyłanie zgłoszeń do konkursu,
3) Etap III konkursu (listopad 2014 r.) − ocena formalna zgłoszeń,
4) Etap IV konkursu (grudzień 2014 r. – luty 2015 r.) − prace Komisji Konkursowej (ocena
zgłoszeń i dobrych praktyk),
5) Etap V konkursu (luty – marzec 2015 r.) − opracowanie wyników i wyłonienie laureatów
konkursu oraz przygotowanie rekomendacji dotyczących wyróżnień,
1
Dobra praktyka − osiągnięcie lub rozwiązanie z zakresu dbałości o jakość obsługi i relacji z klientem, które funkcjonuje
w urzędzie, i które z uwagi na swoją użyteczność powinno zostać upowszechnione w administracji rządowej.
2
Tzn. od 1 stycznia 2012 r.
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 75 39; faks: (22) 694 65 45; e-mail: [email protected]
2
6) Etap VI konkursu (I połowa 2015 r.) − uroczyste ogłoszenie wyników i wręczenie nagród
laureatom konkursu.
4.2.
Organizator konkursu zastrzega sobie prawo do zmiany terminów poszczególnych etapów.
5. ZASADY PRACY KOMISJI KONKURSOWEJ
5.1.
Komisja Konkursowa czuwa nad przebiegiem konkursu oraz dokonuje wyboru laureatów
konkursu.
5.2.
Do udziału w Komisji Konkursowej zaproszeni zostali:
1) przedstawiciel Rady Służby Cywilnej,
2) przedstawiciel Krajowej Szkoły Administracji Publicznej,
3) przedstawiciel Federacji Konsumentów,
4) przedstawiciel Fundacji Instytut Spraw Publicznych,
5) przedstawiciel Krajowej Izby Gospodarczej,
6) przedstawiciel Rady Gospodarczej,
7) przedstawiciel Rady Działalności Pożytku Publicznego,
8) przedstawiciel Rzecznika Praw Obywatelskich,
9) przedstawiciel Szefa Służby Cywilnej,
10) przedstawiciel Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,
11) przedstawiciel Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji,
12) przedstawiciel Ministerstwa Finansów.
5.3.
Komisja Konkursowa realizuje swoje działania zgodnie z Regulaminem Pracy Komisji
Konkursowej, o którym mowa w pkt 5.5.
5.4.
W sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem, mających istotne znaczenie dla przebiegu
konkursu, decyzje podejmuje Komisja Konkursowa.
5.5.
Regulamin Pracy Komisji Konkursowej
1) Zadaniem Komisji Konkursowej jest wyłonienie maksymalnie trzech laureatów
i przyznanie im tytułu Laureata II edycji Konkursu Szefa Służby Cywilnej „Profesjonaliści
w służbie obywatelom”, a także przygotowanie rekomendacji dotyczących przyznania
maksymalnie trzem urzędom nagród specjalnych (wyróżnień) Szefa Służby Cywilnej
za dobre praktyki, które powinny być w sposób szczególny promowane w administracji
rządowej.
2) Komisja może zaproponować Szefowi Służby Cywilnej dodatkowe wyróżnienia
w określonych przez siebie kategoriach, ustanowionych w zależności od charakteru
i liczby zgłoszeń, przy czym ostatecznie wszystkie nagrody i wyróżnienia nie mogą zostać
przyznane więcej niż 15% zgłoszonych do konkursu urzędów.
3) Członkowie Komisji wybierają ze swojego grona Przewodniczącego.
4) Komisja Konkursowa spotyka się na posiedzeniach organizowanych przez Szefa Służby
Cywilnej co najmniej dwa razy w trakcie trwania konkursu. Dopuszcza się możliwość
podejmowania i zatwierdzania decyzji Komisji Konkursowej w trybie obiegowym.
5) Skład Komisji Konkursowej zatwierdza Szef Służby Cywilnej.
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 75 39; faks: (22) 694 65 45; e-mail: [email protected]
3
6) Komisja Konkursowa przed przystąpieniem do oceny zgłoszeń i dobrych praktyk,
spełniających warunki formalne, przyjmuje ogólną procedurę oraz kalendarium prac.
7) Komisja Konkursowa wybiera laureatów konkursu spośród urzędów, które osiągnęły
pułap 50% pozytywnych odpowiedzi z I części oraz zgłosiły dobrą praktykę w II części
ankiety:
a) poprzez ocenę dobrych praktyk (suma punktów według kryteriów określonych
w pkt 3.3);
b) w przypadku tej samej sumy punktów − poprzez głosowanie, zwykłą większością
głosów, przy czym rozstrzygający jest głos Przewodniczącego Komisji.
8) Zastrzega się możliwość przeprowadzenia przez członków Komisji Konkursowej wizyt
monitorujących, jak również wyjaśniania wątpliwości związanych z ocenianymi
rozwiązaniami poprzez korespondencję roboczą.
9) Komisja może w wyjątkowych sytuacjach nie wybrać laureata lub laureatów konkursu,
albo przyznać tylko jeden tytuł Laureata II edycji Konkursu Szefa Służby Cywilnej
„Profesjonaliści w służbie obywatelom”.
10) Decyzja Komisji Konkursowej jest ostateczna.
6. SEKRETARIAT KONKURSU
6.1.
Sekretariat Konkursu odpowiada za obsługę organizacyjną konkursu, ocenę formalną
nadesłanych przez urzędy zgłoszeń (analiza i podsumowanie I części ankiety),
przygotowywanie materiałów do prac Komisji Konkursowej, a także za bieżący monitoring
nad prawidłowym przebiegiem konkursu.
6.2.
W skład Sekretariatu Konkursu wchodzą przedstawiciele Departamentu Służby Cywilnej
KPRM.
6.3.
Członkowie Sekretariatu mogą przeprowadzać wizyty monitorujące oraz zwracać się z prośbą
o przesłanie dodatkowych informacji i dokumentów w celu weryfikacji nadesłanych zgłoszeń.
6.4.
Sekretariatem Konkursu kieruje osoba wskazana przez Dyrektora Departamentu Służby
Cywilnej KPRM.
7. ROZSTRZYGNIĘCIE KONKURSU I NAGRODY
7.1.
Laureaci konkursu otrzymują pamiątkową statuetkę oraz tytuł Laureata II edycji Konkursu
Szefa Służby Cywilnej „Profesjonaliści w służbie obywatelom”.
7.2.
Urzędy wyróżnione w konkursie otrzymają pamiątkowe dyplomy.
7.3.
Wyniki konkursu zostaną ogłoszone w II kwartale 2015 r. Wręczenie nagród nastąpi
w terminie wskazanym przez Szefa Służby Cywilnej, po rozstrzygnięciu konkursu.
7.4.
Informacje o laureatach konkursu oraz wyróżnionych urzędach zostaną opublikowane
w Przeglądzie Służby Cywilnej oraz w Serwisie Służby Cywilnej (www.dsc.kprm.gov.pl).
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 75 39; faks: (22) 694 65 45; e-mail: [email protected]
4
7.5.
Rozwiązania opisane w dobrych praktykach, które zwyciężą, będą stanowić przedmiot
aktywnego upowszechniania przez Szefa Służby Cywilnej.
8. INFORMACJE ORGANIZACYJNE
8.1.
Poniżej zamieszczony został wzór ankiety zgłoszeniowej do konkursu. Uprzejmie prosimy
o wypełnienie ankiety zgodnie z informacjami zawartymi w regulaminie konkursu.
8.2.
W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących regulaminu lub przebiegu konkursu, osoby
zainteresowane mogą kontaktować się z pracownikami Departamentu Służby Cywilnej KPRM:
tel.: (22) 694 75 39, (22) 694 76 86, e-mail: [email protected].
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Departament Służby Cywilnej:
Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa;
tel.: (22) 694 75 39; faks: (22) 694 65 45; e-mail: [email protected]
5