PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE GMINY

Załącznik
do zarządzenia Nr 6/2012
Wójta Gminy Rogowo
z dnia 29 czerwca 2012 r.
PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
W URZĘDZIE GMINY ROGOWO
§ 1. Zasady określają :
1) cel, zakres i zadania kontroli zarządczej;
2) elementy systemu kontroli zarządczej.
§ 2. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji
celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
§ 3. 1.Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
2. Celem kontroli zarządczej jest również :
1) zapewnienie Wójtowi Gminy niezbędnych informacji do efektywnego kierowania
Urzędem oraz podejmowania prawidłowych decyzji;
2) ocena stopnia wykonania zadań, prawidłowości i legalności działania oraz skuteczności
stosowanych metod i środków;
3) doskonalenie metod pracy Urzędu.
§ 4. Kontrola zarządcza jest procesem ciągłym opartym o standardy określone przez
Ministra Finansów w komunikacie Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. takie jak :
1) środowisko wewnętrzne;
2) cele i zarządzanie ryzykiem;
3) mechanizmy kontroli;
4) informacja i komunikacja;
5) monitorowanie i ocena.
§ 5. W jednostce wdraża się standardy, o których mowa w § 4 w następujących
obszarach :
1. Środowisko wewnętrzne , w tym :
1) przestrzeganie wartości etycznych - wszyscy pracownicy Urzędu, w tym zarządzający
są świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przy wykonywaniu
powierzonych zadań zarówno w kontaktach z klientami jak i innymi podmiotami
respektują postanowienia Kodeksu etyki, ustalonym przez Wójta Gminy Rogowo
odrębnym zarządzeniem. Kadra kierownicza codziennym postępowaniem
i podejmowanymi decyzjami wspiera i promuje przestrzeganie wartości etycznych
w jednostce;
2) kompetencje zawodowe - pracowników zapewniane są przez stawianie odpowiednich
wymagań adekwatnych do zajmowanych stanowisk, organizację otwartych
i konkurencyjnych naborów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska
urzędnicze, a także ciągłe szkolenie pracowników.
Na system podwyższania kwalifikacji zawodowych pracowników składają się :
a) planowanie potrzeb szkoleniowych zgłaszanych bezpośrednio przez pracowników
oraz Skarbnika Gminy - Kierownika Referatu Finansowego,
b) coroczny plan szkoleń wraz z planem środków finansowych,
c) ocena szkoleń dokonywana przez pracowników ( ankieta ),
d) służba przygotowawcza dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę
na stanowisku urzędniczym, zgodnie z procedurą ustaloną przez Wójta odrębnym
zarządzeniem.
W jednostce określa się w formie opisu stanowisk zadania wykonywane na
poszczególnych stanowiskach pracy. Opisy te są aktualizowane i podlegają okresowym
przeglądom. Przeglądy opisów są dokonywane także w przypadku zmian organizacyjnych.
Pracownicy Urzędu Gminy Rogowo zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych, w tym
kierowniczych stanowiskach urzędniczych poddawani są okresowej ocenie, zgodnie
z Regulaminem ustalonym przez Wójta Gminy odrębnym zarządzeniem.
Pracownicy Urzędu zatrudnieni na stanowiskach pomocniczych i obsługi podlegają
bieżącej ocenie wywiązywania się z powierzonych obowiązków przez osoby bezpośrednio
nadzorujące ich pracę;
3) struktura organizacyjna - jest adekwatna do wielkości jednostki oraz dostosowana do
realizowanych celów i zdań.
Zakres zadań realizowanych przez Referat Finansowy i poszczególne stanowiska pracy
oraz podległość pracowników określa Regulamin organizacyjny Urzędu, nadawany
przez Wójta Gminy odrębnym zarządzeniem.
Regulamin podlega okresowej ocenie w celu dostosowania zapisów do zmieniających się
warunków i przepisów prawa nakładających na jednostkę nowe zadania.
W odniesieniu do zadań realizowanych na danym stanowisku i zapisów aktualnie
obowiązującego Regulaminu organizacyjnego, każdemu pracownikowi na piśmie określa
się zakres zadań i obowiązków;
4) delegowanie uprawnień - w celu zapewnienia sprawnego wykonywania zadań, Wójt Gminy
deleguje osobom zarządzającym oraz pracownikom swoje uprawnienia wynikające
z przepisów prawa, na podstawie pisemnych upoważnień i pełnomocnictw.
Delegowanie uprawnień jest precyzyjnie określane i odpowiednie do wagi
podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego.
Przyjęcie delegowanych uprawnień pracownicy potwierdzają podpisem.
Rejestr upoważnień i pełnomocnictw prowadzony jest na stanowisku ds. kadr.
2. Cele i zarządzanie ryzykiem, w tym :
1) określenie misji jednostki – ustala się misję Urzędu Gminy Rogowo w brzmieniu :
„ Misją Urzędu Gminy Rogowo jest zapewnienie należytego, sprawnego i fachowego
realizowania zadań własnych, zleconych i powierzonych Gminie oraz tworzenie warunków
do rozwoju gospodarczego Gminy ”;
2 )określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji – cele i zadania Urzędu
wyznaczane są w rocznej perspektywie.
Cele i zadania Urzędu Gminy Rogowo do realizacji w danym roku kalendarzowym
określają :
a) Skarbnik Gminy – Kierownik Referatu Finansowego;
b) pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach urzędniczych, w tym na
kierowniczych stanowiskach urzędniczych;
c) kierownik oczyszczalni ścieków.
Propozycje celów i zadań składane są do Wójta Gminy Rogowo w terminie do
31 października danego roku, na rok przyszły.
Wójt Gminy spośród przedstawionych propozycji wybiera cele do realizacji w roku
przyszłym. Wójt może przyjmować do realizacji własne cele.
Przy określaniu celów brane są pod uwagę :
a) zadania własne gminy oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej;
b) zadania wykonywane na podstawie porozumień z organami administracji rządowej
i jednostkami samorządu terytorialnego;
c) zadania Referatu Finansowego i samodzielnych stanowisk pracy opisane
w Regulaminie organizacyjnym;
d) uchwała budżetowa lub plan finansowy jednostki na rok budżetowy;
e) lokalne strategie, plany, programy uchwalone przez Radę Gminy Rogowo.
Monitorowanie i ocena realizacji zadań odbywa się przez pryzmat oceny ryzyka;
3) identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka oraz reakcja na ryzyko – w Urzędzie dokonuje się
identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami
i zdaniami. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie
prawdopodobieństwa wystąpienia negatywnych zdarzeń i ich możliwych skutków. Wobec
zidentyfikowanych ryzyk określa się sposób reakcji na ryzyko ( tolerowanie, przeniesienie,
wycofanie się, działanie ) Wójt przy współudziale koordynatora oraz właściciela ryzyka w
stosunku do ryzyk zidentyfikowanych w kwadracie I oraz właściciele ryzyk w stosunku
do ryzyk zidentyfikowanych w kwadracie II, III i IV ustalają działania, które należy
podjąć w celu zmniejszenia ryzyka do poziomu akceptowanego.
Szczegółowy tryb zarządzania ryzkiem określa Wójt Gminy odrębnym zarządzeniem.
3. Mechanizmy kontroli, w tym :
1) dokumentacja systemu kontroli zarządczej – obejmująca procedury wewnętrzne, instrukcje,
dokumenty określające zakres zadań i obowiązków pracowników oraz inne dokumenty
wewnętrzne, jest rzetelnie dokumentowana. Dokumentacja ta jest dostępna dla wszystkich
osób, dla których jest niezbędna.
Dokumentacja zapewniająca realizację tego obszaru obejmuje :
a) procedury kontroli zarządczej,
b) procedury kontroli wewnętrznej , w tym finansowej,
c) Regulamin organizacyjny,
d) Regulamin pracy,
e) zakresy zadań i obowiązków pracowników,
d) upoważnienia i pełnomocnictwa,
e) Regulamin udzielania zamówień publicznych,
f) procedury obejmujące zasady obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowoksięgowych,
g) procedury obejmujące zasady polityki rachunkowości;
2) nadzór - w celu zapewnienia oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji wykonywanych
zadań, w Urzędzie prowadzi się nadzór nad ich wykonywaniem.
Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie zadań
i odpowiedzialności każdemu pracownikowi i systematyczną ocenę ich pracy
w niezbędnym zakresie, a także zatwierdzanie wyników pracy w decydujących
momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami;
3) ciągłość działalności - opiera się przede wszystkim na zagwarantowaniu ciągłości
wykonywania zadań, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych.
Zapewnienie ciągłość działalności osiąga się poprzez ustalenie zastępstw pracowników
w czasie ich nieobecności.
W zakresie zapewnienia ciągłości działalności systemu informatycznego, środki zaradcze
dotyczą między innymi:
a) ochrony systemu informatycznego przed zanikiem zasilania przez zastosowanie
wydzielonych obwodów elektrycznych i stosowanie zasilaczy awaryjnych,
b) zabezpieczania systemu przed działaniem szkodliwego oprogramowania przez
zastosowanie oprogramowania antywirusowego,
c) zabezpieczenia systemu przed atakami z sieci zewnętrznych przez stosowanie
m.in. programowych lub sprzętowych zapór ogniowych (tzw. firewall),
d) sporządzania kopii zapasowych i archiwizacji danych gromadzonych w systemie
informatycznym,
e) opracowania planu awaryjnego na wypadek poważnych zaburzeń i przerw
w poprawnym działaniu sprzętu, systemów, sieci, baz danych i aplikacji;
4) ochrona zasobów – dostęp do budynków, obiektów i pomieszczeń oraz zasobów
materialnych, informatycznych i o szczególnym znaczeniu dla gospodarki finansowej
jednostki ogranicza się wyłącznie do osób upoważnionych.
Osobom zarządzającym i pracownikom powierzona się odpowiedzialność za zapewnienie
ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki;
5) szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych wszelkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia związane
z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych mają swoje odzwierciedlenie
w dokumentacji. Dokumentacja jest kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie każdej
operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania
oraz po ich zakończeniu. Operacje finansowe, gospodarcze i inne zdarzenia są bez zbędnej
zwłoki rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, zgodnie z aktami prawnymi oraz
przepisami wewnętrznymi w zakresie dokumentacji polityki rachunkowości oraz procedurą
obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych.
Kluczowe obowiązki prowadzenia , zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji
finansowych , gospodarczych i innych zdarzeń rozdziela się pomiędzy różnych
pracowników;
6) mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych - służące zapewnieniu
bezpieczeństwa danych i systemu informatycznego w Urzędzie Gminy Rogowo
regulują odrębne akty wewnętrzne , między innymi :
a) Polityka rachunkowości,
b) Polityka bezpieczeństwa,
c) Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych
osobowych,
d) Instrukcja BHP do obsługi sprzętu komputerowego.
W zakresie zarządzania systemem informatycznym, mechanizmy te dotyczą między innymi:
a) ewidencjonowania i kontroli eksploatacji składników systemu informatycznego oraz
zasad usuwania danych i niszczenia wycofanych z użytku nośników danych i urządzeń,
b) kontroli dostępu do zasobów informatycznych w tym:
- fizycznych i logicznych środków ograniczenia dostępu do zasobów informatycznych
(oprogramowania, plików, sprzętu itp.); stosuje się identyfikatory i hasła dostępu,
- zasad i procedur przydzielania i cofania dostępu do poszczególnych zasobów
(np. danych, sieci, aplikacji, systemów); przydzielenie uprawnień jest dokumentowane;
prowadzi się rejestr użytkowników i przydzielonego im dostępu,
- fizycznych i logicznych środków zapobiegania i wykrywania nieuprawnionego dostępu
do zasobów informatycznych; w przypadku wykrycia nieuprawnionego dostępu
wyjaśnia się takie przypadki i podejmuje odpowiednie działania zaradcze,
- zasad bezpiecznego korzystania z zasobów Internetu,
c) kontroli oprogramowania systemowego i aplikacji, w tym:
- kontroli wejść użytkowników do oprogramowania i monitorowania ich działań,
- monitorowania zmian w oprogramowaniu systemowym i aplikacjach,
- weryfikacji legalności użytkowania oprogramowania systemowego i aplikacji;
zapobieganiu wprowadzenia do użytku nieautoryzowanych aplikacji lub zmian
w funkcjonujących aplikacjach,
- stosowania oprogramowania antywirusowego.
4. Informacja i komunikacja , w tym :
1) bieżąca informacja - – w celu zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom
odpowiednich, aktualnych , rzetelnych i kompletnych informacji potrzebnych do realizacji
zadań w odpowiedniej formie i czasie w Urzędzie Gminy Rogowo zapewnia się
przepływ bieżącej informacji zarówno w kierunku pionowym ( pomiędzy pracownikami,
a kadrą kierowniczą ) jak i poziomy ( pomiędzy pracownikami).
Realizację powyższego celu osiąga się poprzez przyjęcie struktury organizacyjnej
ułatwiającej przepływ informacji, gwarantującej jej bezpośredni charakter w obydwu
kierunkach.
Ponadto realizacji tego obszaru służy :
a) stała dostępność do aktualnego stanu prawnego w systemie LEX,
b) spotkania kadry kierowniczej z pracownikami organizowane w miarę potrzeb,
c) spotkania kadry kierowniczej;
2) komunikacja wewnętrzna – zapewnia się funkcjonowanie zasad komunikacji
wewnętrznej, zapewniającej przekazywanie informacji i danych wewnętrznych Urzędu.
Realizację standardu stanowią :
a) narady kadry kierowniczej z pracownikami,
b) funkcjonujący obieg dokumentów,
c) zasady postępowania w sprawie wydawania aktów,
d) zarządzenia kierownika jednostki,
e) dostęp do Internetu,
f) zapewnienie wewnętrznej i zewnętrznej poczty elektronicznej,
g) zapewnienie sieci komputerowej i telefonicznej;
3)komunikacja zewnętrzna - zapewnia się funkcjonowanie efektywnego systemu komunikacji
z klientami, dostawcami, usługodawcami, ekspertami i innymi podmiotami mogącymi
mieć wpływ na osiągane cele przez jednostkę .
Podstawowe formy komunikacji to :
a) kontakty z klientami na etapie załatwiania spraw z zachowaniem zasad określonych
w Kodeksie etyki,
b) zasady rozpatrywania skarg i wniosków,
c) zasady opracowywania odpowiedzi na interpelacje i wnioski,
d) biuletyn informacji publicznej,
e) strona www.rogowo.paluki.pl
f) wydawany kwartalnik „ Rogowo i Okolice ”,
g) informacje w prasie lokalnej,
h) informacje przekazywane za pomocą sieci komputerowej i telefonicznej,
i) sprawozdania zewnętrzne dla jednostek nadrzędnych.
5. Monitorowanie i ocena , w tym :
1) monitorowanie systemu kontroli zarządczej – w ramach wykonywania bieżących
obowiązków Wójt Gminy monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych
elementów.
Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są pracownicy pełniący
funkcje kierownicze, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane.
Spotkania z pracownikami są źródłem informacji zwrotnej dla zarządzających, czy kontrola
jest skuteczna;
2) samoocena - system kontroli zarządczej podlega corocznej samoocenie.
Samoocena jest dokonywana zgodnie procedura przyjętą przez Wójta odrębnym
zarządzeniem;
3) uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej – źródłem do uzyskania zapewnienia
o stanie kontroli zarządczej są wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej oraz kontroli
wewnętrznych i zewnętrznych.
Uzyskanie zapewnienia przedstawiane jest w formie oświadczenia o stanie kontroli
zarządczej za poprzedni rok. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej sporządzane jest
zgodnie z procedurą przyjętą odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy.
§ 6. System kontroli zarządczej w Urzędzie stanowi także :
1) kontrola instytucjonalna;
2) kontrola funkcjonalna;
3) samokontrola.
§ 7. 1. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy
przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
z posiadanego zakresu czynności służbowych. Samokontrola realizowana jest w ramach
powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.
2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Gminy Rogowo
bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli,
jest zobowiązany :
1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości;
2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.
4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach
zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania
w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.
§ 8. 1. Kontrola funkcjonalna sprawowana jest w ramach obowiązków nadzoru przez
Sekretarza i Skarbnika Gminy oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych
stanowiskach pracy, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone
w zakresach zadań i obowiązków bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali
zobligowani na podstawie innych przepisów lub indywidualnych upoważnień.
§ 9. Kontrola instytucjonalna realizowana jest przez :
1) Regionalną Izbę Obrachunkową i Najwyższą Izbę Kontroli w sytuacji, kiedy prowadzi
działania na zlecenie organu wykonawczego samorządu;
2) doraźne zespoły kontrolne powołane przez Wójta Gminy lub osoby upoważnione;
3) podmioty zewnętrzne, również osoby fizyczne na podstawie umowy cywilno – prawnej,
którzy zawodowo prowadzą działania kontrolne lub audytowe.
§ 10. 1. Wszystkie czynności kontrolne polegają na szczegółowym zbadaniu stanu
faktycznego i porównaniu go z obowiązującą dla niego normą oraz ustaleniem
nieprawidłowości.
2. Kontrola powinna być:
1) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach
prawnych oraz z niniejszym regulaminem, odpowiadająca założonym celom
kontroli zarządczej;
2) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem
zaleceń bądź wniosków pokontrolnych;
3) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów.
§ 11. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli, w tym finansowej w Urzędzie Gminy
Rogowo oraz
w
jednostkach
organizacyjnych gminy Rogowo, określa
Wójt Gminy
odrębnym zarządzeniem.
§ 12.1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Gminy – zwany
„ koordynatorem ”.
2. Koordynator sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania systemu kontroli
i prawidłowością wykorzystania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych.