Zobacz całe case study

Business Process Management
Case study
Wdrożenie procesu obsługi dokumentów w instytucji publicznej wspierającej działanie podmiotów gospodarczych w działaniach
służących bezpieczeństwu użytkowania urządzeń technicznych.
Sytuacja przed wdrożeniem
Omawiana instytucja publiczna to instytucja wspierająca działanie państwa, społeczeństwa i podmiotów gospodarczych w
szeroko rozumianych działaniach służących bezpieczeństwu użytkowania urządzeń technicznych i ochronie środowiska.
Papierowe dokumenty były przetwarzane ręcznie – pisma wchodzące, wychodzące, przekazywanie spraw między
departamentami według zadanego rozdzielnika, archiwizacja dokumentów. Firma szukała systemu do automatyzacji,
usprawnienia i uproszczenia obsługi dokumentów organizacji. System miał być niezawodny i umożliwiać lepszą komunikację
oraz wymianę danych między pracownikami.
Rozwiązanie
Rozwiązanie oparte na systemie Aurea BPM pozwoliło zaprojektować oraz zaimplementować procesy obsługi dokumentów
wewnątrz organizacji – rejestrowanie dokumentów wchodzących oraz wychodzących, delegowanie, zatwierdzanie oraz
archiwizacja dokumentów. System umożliwia dodawanie szablonów dokumentów do procesów w Aurea BPMN Modeler,
używania elementów ‘Smart Items’ do wyboru użytkowników i dokumentów z poziomu formularza obsługi zadań, automatyczne
wypełnianie szablonów dokumentów danymi z procesu i drukowanie gotowych dokumentów, uruchamianie procesu z poziomu
strony WWW. W system zostało wbudowane zaawansowane repozytorium dokumentów przechowujące wszystkie dokumenty,
umożliwiające ich bezpośrednie skanowanie do systemu oraz edycję i zapis on-line pozwala na ograniczenie czasu i kosztu
obsługi dokumentu.
Korzyści dla Klienta
Automatyzacja obsługi dokumentów oraz spraw skróciła czas podejmowania decyzji oraz wpłynęła na lepszą komunikacją
między uczestnikami procesu. Ograniczyła koszty związane z papierową obsługą i archiwizacją dokumentów.
Tecna Sp. z o.o. 01-823 Warszawa, ul. Kasprowicza 103A/9, tel.(+ 48 22) 487 90 70 fax (+ 48 22) 487 90 69 www.tecna.pl
KRS nr 0000273391; Sąd Rejonowy m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy
Kapitał zakładowy 100.000,- zł opłacony w całości; NIP: 524-25-94-678