Jak zorganizować produktywne spotkanie

Processum - efektywna organizacja
Processum - efektywna organizacja
MAGDALENA LEMPERT
PROCESSUM
kusja jest szybsza, a podejmowanie decyzji
sprawniejsze.
Na spotkaniu
Jak zorganizować
produktywne spotkanie
W utrzymaniu dyscypliny pomagają żelazne zasady prowadzenia spotkań. Oto niektóre z nich:
Sprawna organizacja pracy w firmie to nie tylko perfekcyjnie przygotowana linia produkcyjna czy zoptymalizowane procesy. To
poszukiwanie efektywności wszędzie, chociażby w sposobie prowadzenia codziennych spotkań. A są one przecież nieodłącznym
elementem pracy każdej organizacji. Bez zebrań nie będzie skutecznej komunikacji, współpracy, wymiany myśli, planowania przyszłości czy wspólnego wyciągania wniosków. Narady są po prostu konieczne w każdym biznesie. Dlaczego więc tak często ich nie
lubimy?
P
racując z różnymi organizacjami, spotykamy się często z opinią, że takie narady to strata czasu, bo zwykle niewiele
z nich wynika. Pracownicy i menedżerowie
narzekają, że są zapraszani na debaty, które
ich nie dotyczą, zgromadzeni nie dochodzą
do żadnych wniosków, a ciągłe spotykanie
się uniemożliwia realizację codziennych
obowiązków. W niektórych firmach funkcjonuje już nawet pobłażliwy angielski termin
„meeting management”, określający sposób
zarządzania organizacją poprzez nieustanne
spotkania wszystkich ze wszystkimi.
• O to, by spotkanie rozpoczęło się o czasie,
dba gospodarz, czyli organizator, który
poza tym pilnuje realizowania planu spotkania, decydując o przechodzeniu do kolejnych wątków.
• Na każdym spotkaniu powinien być także sekretarz, czyli osoba, która na bieżąco
notuje ustalenia. Dzięki temu można mieć
pewność, że we wnioskach nic nie zostanie pominięte. Jeśli w trakcie spotkania
zostały ustalone zadania do wykonania,
sekretarz powinien nie tylko je zanotować, ale też upewnić się, że wyznaczono
termin ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie.
Tymczasem o organizację efektywnych spotkań wcale nie jest trudno. Potrzeba jedynie
konsekwencji i zastosowania się do kilku
zasad, które sprawdziły się w wielu przedsiębiorstwach. Są zatem gotową receptą na
sukces.
• Organizator spotkania powinien dbać
o to, aby dyskutować na te tematy, które były zaplanowane. Jeśli pojawiają się
wątki poboczne, to nie powinny stawać
się elementem dyskusji. Rolą sekretarza
jest je zanotować, a organizatora – zaplanować, kiedy te dodatkowe zagadnienia
zostaną omówione.
Zanim dojdzie do spotkania w jednej sali
Zanim uczestnicy zbiorą się w jednym miejscu, spotkanie należy dobrze przygotować.
Odpowiadać za to powinien organizator. Do
jego zadań należy:
• Rolą organizatora jest także podsumowanie dyskusji i dojście do konkluzji. Nawet
najciekawsza rozmowa będzie jałowa,
jeśli nie skończy się jakimś konkretnym
wnioskiem.
• poinformowanie uczestników o planowanym spotkaniu,
• ustalenie miejsca spotkania,
• zarezerwowanie odpowiedniej sali dostosowanej do liczby zaproszonych,
• zadbanie o niezbędne wyposażenie (np.
rzutnik, tablicę do notowania, napoje),
• wysłanie uczestnikom planu spotkania.
Nieodłącznym elementem każdego spotkania powinien być jego plan. Może go
przygotować sam organizator albo inna
wyznaczona osoba. Z pewnością jednak powinno się spisać – choćby w kilku krótkich
punktach – w jakim celu spotkanie zostało
zorganizowane i jakie zagadnienia będą
omawiane. Organizator powinien przesłać
plan do uczestników na kilka dni przed spotkaniem (a najlepiej wraz z samym zaprosze-
4 | Polski Przemysł – październik 2012
• Spotkania powinny zaczynać się punktualnie, nie należy czekać na spóźnialskich.
Czas obecnych na spotkaniu powinien
być bezwzględnie szanowany. Zbyt długie oczekiwanie na niepunktualnych jest
demotywujące dla tych, którzy zdążyli.
Jeśli zostaną zmuszeni do jałowego wyczekiwania, następnym razem mogą już
nie przybyć na czas.
• Jeśli spotkanie trwa kilka godzin, warto co
jakiś czas (zwykle nie rzadziej niż co 1–1,5
godz.) zrobić przerwę. Inaczej uczestnicy
zaczną się dekoncentrować lub pojedynczo wychodzić z sali, co zdezorganizuje
przebieg spotkania.
• Bardzo ważne jest, aby wprowadzić zasadę niekorzystania podczas spotkań
z telefonów i komputerów. Mało jest
tak ważnych spraw, które nie mogą poczekać półtorej godziny. W niektórych
firmach problem dekoncentracji pracowników spowodowanej używaniem
urządzeń mobilnych okazał się na tyle
palący, że kierownictwo sięgnęło do rozwiązań bardziej stanowczych, np. każdy
uczestnik wchodzący na spotkanie musi
pozostawić telefon w koszyku przed wejściem do sali.
• Rolą organizatora jest także zakończenie
spotkania o czasie. Przedłużanie zebrań
zawsze irytuje uczestników. I trudno się
temu dziwić. Przecież siedząc na spotkaniu dłużej, niż to było w planie, są oni już
spóźnieni na kolejne!
Po zakończonym spotkaniu sekretarz powinien niezwłocznie rozesłać do wszystkich
uczestników notatkę ze spotkania.
Najtrudniejsza zmiana przyzwyczajeń
Sposób prowadzenia spotkań jest odbiciem
kultury organizacyjnej firmy. Odpowiedzialność za ich jakość spoczywa nie tylko na
organizatorze, ale też i na samych uczestnikach. Punktualne przybycie, wcześniejsze
zapoznanie się z planem, przygotowanie
się, kulturalna dyskusja, niekorzystanie z telefonów to elementy, za które odpowiadają
wszyscy zaproszeni. Jeśli kierownictwo firmy
chce wypracować system produktywnych
spotkań, musi osobiście zaangażować się
w zmianę złych nawyków. Przykład idzie
z góry, więc także od zarządu oczekiwać należy pozytywnych wzorców, takich jak punktualność czy przestrzeganie planu spotkania.
Dobre praktyki, które pracownik obserwuje
u przełożonych, są znacznie skuteczniejsze
od spisanych zasad. Jeśli w trakcie spotkań
członkowie zarządu nie odbierają telefonów
i nie korzystają z komputerów, to można
mieć pewność, że nie będą tego robić także
pozostali pracownicy.
Kierownictwo firmy powinno też zadbać
o czytelny przekaz dotyczący kultury prowadzenia spotkań. W niektórych firmach
obowiązujące zasady są zilustrowane na
planszach i powieszone w salach konferencyjnych. Najważniejsza jednak jest zawsze
konsekwencja. Nawet najlepsze zasady niewiele dadzą, jeśli przełożeni nie zechcą od
czasu do czasu przypomnieć, jak powinno
wyglądać dobre spotkanie.
Przy odrobinie konsekwencji i zaangażowania efektywne spotkania mogą się odbywać
w każdej firmie – bez względu na jej wielkość
czy złożoność. Z naszej obserwacji funkcjonowania rozmaitych organizacji wynika, że
wypracowanie kultury produktywnych zebrań znacznie podnosi efektywność i jakość
działania komórek oraz zespołów (w tym
projektowych). Małym nakładem sił i środków kierownictwo firmy może więc wykonać
duży krok w kierunku poprawy organizacji
pracy, a co za tym idzie, także zadowolenia
pracowników. Warto o tym pamiętać. ■
Magdalena Lempert – konsultant i coach,
specjalizuje się w poprawie efektywności organizacji. Współpracuje z firmami z różnych
sektorów rynku, wspomagając je w skutecznym wdrażaniu nowych rozwiązań organizacyjnych.
*
SKANUJ I CZYTAJ ON-LINE
reklama
niem). Plan musi być realistyczny zarówno
pod względem liczby tematów, jak i czasu
przeznaczonego na ich poruszenie. Jeśli na
spotkanie można przeznaczyć jedną godzinę i ma w nim wziąć udział kilka osób, to należy założyć, że w tym czasie uda się omówić
nie więcej niż jeden bądź dwa tematy.
Obowiązkiem uczestników jest z kolei zapoznanie się z planem spotkania, zanim się na
nie wybiorą. Częstym błędem jest zapraszanie na zebranie zbyt wielu osób niezwiązanych bezpośrednio z tematem. Zwykle jest
to spowodowane przekonaniem, że każda
dodatkowa osoba może wnieść do dyskusji
coś ciekawego. W rezultacie na spotkaniu
połowa zaproszonych szybko stwierdza, że
przyszła na darmo, i traci zainteresowanie tematem. Nerwowo patrzy na zegarki, odbiera
maile lub telefony i z niecierpliwością czeka
na koniec. Albo umyka pod byle pretekstem.
Należy więc dokładnie wybrać tych, którzy
na spotkaniu będą naprawdę niezbędni.
Resztę zainteresowanych można poinformować o konkretnych ustaleniach lub poprosić
o indywidualną opinię po spotkaniu.
Mniejsza grupa uczestników spotkania zwykle będzie bardziej zaangażowana. W wąskim
gronie łatwiej o aktywne uczestnictwo, dys-
www.polskiprzemysl.com.pl