Kielce, 04.06.2012 Zapytanie ofertowe K /U/1/2012 Kierujący

Kielce, 04.06.2012
Zapytanie ofertowe K /U/1/2012
Kierujący zapytanie:
Caritas Diecezji Kieleckiej z siedzibą w Kielcach
ul. Jana Pawła II 3
25 – 013 Kielce
KRS 0000198087,
NIP 657-038-94-52,
zwane dalej Zamawiającym
Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art. 701
– 705 Kodeksu cywilnego na usługę cateringowa i wynajem Sali na spotkanie Seminarium Lokalnego
Partnerstw Lokalnych (Seminarium) w ramach projektu „Tworzenie i rozwijanie standardów usług
pomocy i integracji społecznej” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program
Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie
systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej).
I.
II.
Opis przedmiotu zamówienia
Na zakres zamówienia składają się: usługa cateringowa, obsługa konferencyjna i wynajem Sali
szkoleniowej (wraz z wynajęciem niezbędnych stolików i krzeseł, rzutnik multimedialny,
mikrofon bezprzewodowy, nagłośnienie Sali, zaciemnienie sali
podczas Seminarium, które odbędzie się w miejscowości Kraków (woj. małopolskie)
1. Lokalizacja: Kraków (województwo małopolskie) – do 1 km od dworca PKP
2. Termin: 27.06.2012 (catering - obiad, kawa/herbata/ciastka (podczas przerwy) i zapewnienie
Sali szkoleniowej wraz z obsługą konferencji)
a)
Ilość osób korzystających z wyżywienia – 80
b)
Ilość sal – 1: dla 80 osób
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1. Usługa cateringowa:
a. 27.06.2012 obiad dla 80 osób w formie obiadu, składający się z dwóch ciepłych posiłków,
surówek, napojów zimnych i ciepłych;
b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji
przedstawionych przez wybranego Wykonawcę:
c. zapewnienie napojów zimnych i ciepłych dla 80 uczestników:
Szczegółowy zakres obsługi konferencyjnej:
1. zapewnienie przerwy kawowej dla 80 osób w postaci:
a) kawy w termosach,
b) gorącej wody do herbaty w termosach oraz herbaty w saszetkach (min. 3 rodzaje),
c) dodatki: min. mleczko, cukier, cytryna,
d) ciasto (min. 3 rodzaje),
e) owoce (min. 3 rodzaje),
f) soki owocowe (min. 2 rodzaje),
g) woda mineralna (gazowana i niegazowana) w butelkach o pojemności 0,25 ml,
2. zastawa stołowa, obrusy i serwetki,
3. obsługa kelnerska do obsługi uczestników seminarium.
d. zamawiający zastrzega, że ostateczna liczba uczestników korzystających z cateringu może
ostatecznie ulec zmniejszeniu w granicach do 20%.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Harmonogram realizacji usługi:
1. Seminarium przewidziane jest w godzinach 10:30 – 16:00
2. Rozpoczęcie Seminarium o godz. 10.30 ( kawa /herbata z poczęstunkiem)
3. Długa przerwa kawowa z poczęstunkiem będzie miała miejsce o godzinie 13.00
4. Długa przerwa obiadowa będzie miała miejsce o godzinie 15.00.
Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień:
55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów
55311000-3 - Restauracyjne usługi kelnerskie dla ograniczonej grupy klientów
55100000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55120000-7- Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
2. Wynajem sali na spotkanie:
Wykonawca zapewni salę szkoleniową, która powinna pomieścić 80 osób (w tym samym
budynku, będzie realizowana usługa cateringowa). W ramach wynajmu Sali do dyspozycji rzutnik
multimedialny, mikrofon bezprzewodowy, nagłośnienie Sali, zaciemnienie Sali, niezbędne stoły i
krzesła
Harmonogram realizacji usługi:
5. Seminarium przewidziane jest w godzinach 10:30 – 16:00
6. Przygotowanie krzeseł i stołów na seminarium musi nastąpić najpóźniej na godzinę przed
rozpoczęciem spotkania.
7. Długa przerwa kawowa z poczęstunkiem będzie miała miejsce o godzinie 13.00
8. Długa przerwa obiadowa będzie miała miejsce o godzinie 15.00.
9. W ramach wynajmu sali do dyspozycji rzutnik multimedialny, mikrofon bezprzewodowy (2szt),
nagłośnienie sali, zaciemnienie sali, niezbędne stoły i krzesła (dla 80 osób)
Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień:
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
III.
Uwagi ogólne:
1. Nie później niż na 3 dni przed przyjazdem Zamawiający poinformuje Wykonawcę
o ostatecznej liczbie uczestników, którzy będą korzystać z usługi cateringowej. Cena będzie
zależna od potwierdzonej liczby uczestników.
2. Szczegółowy harmonogram posiłków dostosowany pod potrzeby Zamawiającego zostanie
dostarczony Wykonawcy na 72 godziny przed przyjazdem.
3. Termin płatności – do 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT /
rachunku.
4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na:
a. brak przedpłaty,
b. zawarcie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa.
IV.
Warunki udziału w postępowaniu:
1. Doświadczenie w zapewnieniu obsługi sali konferencyjnej dla minimum 3 wydarzeń typu
konferencja, szkolenia itp. dla co najmniej 50 osób każda – oceniamy na zasadzie spełnia/nie
spełnia.
2. Doświadczenie w organizowaniu cateringu dla minimum 3 wydarzeń typu konferencja, szkolenia
itp. dla co najmniej 50 osób każda – oceniamy na zasadzie spełnia/nie spełnia.
Wykluczeniu z postępowania podlegają podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub
kapitałowo, chyba że Zamawiający nie otrzyma żadnej innej oferty.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
•
V.
VI.
VII.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między
Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego
lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i
przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
Oferta powinna zawierać:
1. Ofertę cenową na załączonym formularzu – według załącznika nr 1.
2. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych bądź kapitałowych z zamawiającym.
3. Oświadczenie lub inne dokumenty potwierdzające posiadane doświadczenie, o którym mowa w
pkt. IV ppkt. 1 i 2.
Kryteria oceny ofert:
1. Cena usługi:
a. waga procentowa kryterium - 100%,
b. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium - oferta z najkorzystniejszą ceną
otrzymuje 100 punktów, a każda kolejna otrzymuje punktację pomniejszoną w sposób
proporcjonalny w następujący sposób:
Informacje końcowe
W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres
[email protected] lub w biurze Zamawiającego Sekretariat Biura Zarządu Caritas, I piętro, Pl. Marii
Panny 1, 25 – 010 Kielce do dnia 15 czerwca 2012 do godziny 09.00. Decydująca jest data wpływu oferty.
Pytania dotyczące oferty można kierować do p. Renaty Kaczmarczyk pod nr telefonu 41/334-90-13
Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym
Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert.
Załączniki:
1. Formularz ofertowy
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – wzór Formularza Oferty.
Oferta złożona w zapytaniu ofertowym na:
usługę cateringową , wynajem Sali konferencyjnej i obsługę konferencji na spotkanie podczas
Seminarium Lokalnego Partnerstw
Lokalnych w ramach projektu systemowego 1.18 „Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i
integracji społecznej”
Nr postępowania: K/U/1/2012
1. Zamawiający:
Caritas Diecezji Kieleckiej z siedzibą w Kielcach
ul. Jana Pawła II 3
25 – 013 Kielce
KRS 0000198087,
NIP 657-038-94-52,
2. Wykonawca:
Niniejsza oferta zostaje złożona przez:
Nazwa Wykonawcy:
Imię i nazwisko osoby do kontaktu:
Adres:
Nr telefonu:
Nr faksu:
Adres e-mail:
NIP
Regon
3. Oferta cenowa:
Cena jednostkowa / os.
(brutto)
l.p.
Nazwa pozycji z cennika
Liczba
1.
2.
Usługa cateringowa – przerwa
kawowa
Usługa cateringowa – obiad
80
3.
Wynajem sali
1
4.
Obsługa konferencji
Razem (brutto)
80
Suma
4. Oferent składając ofertę oświadcza, że:
a) zapoznał się z treścią niniejszego zapytania, oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do
zrealizowania zamówienia. Nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną
dodatkowych roszczeń finansowych.
b) gwarantuje wykonanie całości zamówienia zgodnie z treścią zapytania;
Data i Podpis
osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy
……..……………………………
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego